PLATEFORME DE GESTION INTEGREE DES RELATIONS PRESSE DE L INRA CAHIER DES CHARGES

Transcription

1 PLATEFORME DE GESTION INTEGREE DES RELATIONS PRESSE DE L INRA CAHIER DES CHARGES Le service Presse-Opinion de l unité Cabinet de la présidence et Communication de l Inra produit une centaine de communiqués diffusés aux medias chaque année. Il recherche un prestataire pour la mise à disposition d un outil intégrant la diffusion d informations, la gestion des relations avec les journalistes et les retombées de ses actions. 1. L INRA L Institut national de la recherche agronomique est le second organisme de recherche européen en agronomie. Établissement public à caractère scientifique et technologique sous la double tutelle des Ministères en charge de l agriculture et de l enseignement supérieur-recherche, il est composé de 17 centres répartis. L Inra a pour mission de : produire et diffuser des connaissances scientifiques et des innovations ; contribuer à la formation, à la diffusion de la culture scientifique et technique, au débat science/société ; participer, par son expertise, à éclairer les décisions des acteurs publics et privés. Mr François Houllier est le Président Directeur général de l Inra depuis le 25 juillet Il est également Président de l alliance AllEnvi, Alliance nationale de recherche pour l environnement. 2. LE SERVICE DE PRESSE/OPINION DE L INRA Le service Presse-Opinion de l unité Cabinet de la présidence et Communication de l Inra est composé de cinq personnes : une responsable de service, deux attachés de presse, une chargée de veille et une assistante. Afin de valoriser les travaux et l image de l Inra à travers les médias, mesurer la e-reputation de l organisme, il a pour mission de : produire et diffuser des communiqués aux medias, en lien avec des travaux scientifiques ou des informations institutionnelles ; organiser des évènements presse (conférence, petit-déjeuner, voyage de presse) ; répondre aux demandes média (interviews, tournages ) ; évaluer les retombées médiatiques des actions presse ; faire de la veille sur certains sujets thématiques et/ou sensibles ; envoyer quotidiennement un panorama de presse à une cinquantaine de destinataires en interne.

2 Ses publics cibles : les medias généralistes (presse, télé, radio), spécialisés sciences, agriculture, environnement, consommation ; les medias en ligne : blogs, forums, médias sociaux et autres sources d informations en ligne ; deux cœurs de cible à développer/intensifier : presse grand public et institutionnelle + leader d opinion sur Internet 3. PRESTATIONS ATTENDUES Le marché est conclu pour une durée de 1 an à compter de sa date de notification. Il est reconduit tacitement par période de 1 an sans que sa durée ne puisse excéder 2 années. L INRA se réserve le droit de ne pas reconduire le marché, dans ce cas une décision de non reconduction est notifiée au titulaire avant l échéance annuelle du marché. Les prix sont fermes pendant la durée du marché. A. Accès à une base de données médias Le candidat doit proposer une prestation permettant de mettre à disposition des fichiers à jour de contacts medias français (presse écrite et audiovisuelle, blogs et webzines). Il donnera la possibilité de : constituer des listes de journalistes (sous différents formats) pouvant être enregistrées dans l outil ou exportées ; créer des fiches de contacts personnels ; accéder aux contacts audiovisuels (production, grilles des émissions ) EN OPTION : L Inra souhaite étendre la base de données à une base de contacts médias Europe et/ou Monde. B. Outil de diffusion des informations et de suivi des relations avec les journalistes L outil proposé par le candidat devra offrir les fonctionnalités suivantes : Pour la diffusion des informations : - envoi par mel des informations mises en forme (HTML) aux listes de journalistes ou à un seul contact (avec logos, photos, liens hypertextes et pièces jointes) - création et enregistrement des modèles de diffusion (nombre à préciser) Gestion des envois et des réponses : - suivi des envois : tracking sur l ouverture des mels et des pièces jointes et analyse des documents cliqués/téléchargés par chaque destinataires - pour les relances : renvoi sélectif des informations (soit individuellement soit à quelques journalistes ciblés) - accès à un historique au niveau des fiches des journalistes : recueil automatique des réponses ; suivi personnalisé des retours suite aux actions presse (invitation, réponses, demandes spécifiques, relances ) - envoi possible de questionnaires suite à une action presse

3 EN OPTION : Suivi individuel, dans le cadre des demandes medias et des échanges de mails : - envoi possible de mels à un contact unique avec une adresse d expéditeur générique, - possibilité de tracer les échanges directement dans la fiche du contact concerné - possibilité d accéder à une retombée presse en lien avec la demande et de l inclure dans la fiche du journaliste, - avoir accès à un récapitulatif quotidien ou chrono dans l outil pour consulter l ensemble des mels envoyés C. Données d analyse et mesure d impact Le candidat doit proposer des indicateurs et tableaux de bords pour fournir à l Inra des bilans quantitatifs et qualitatifs de ses activités Presse. Pour cela, il faudra : fournir des données d analyse afin d évaluer l impact des actions presse (fréquence, type de presse, taux de réponse aux envois d informations ) préparer à tous moments et en temps réel des rapports d analyse précis : évaluation de nos actions, impact de nos messages, analyse de nos retombées par types de médias, par tonalité, etc. fournir une analyse périodique des revues de presse D. Services associés Le candidat devra fournir les services complémentaires suivants : un paramétrage personnalisé de la plateforme et une assistance possible à tout moment sur ce service un service de formation à l outil et un accès à une assistance téléphonique un espace de stockage pour les communications et les analyses, comprenant leur archivage illimité l accès à l ensemble des outils de la plateforme doit concerner 6 personnes. E. Gestion des retombées presse écrite et audiovisuelle, web et médias sociaux L Inra souhaite disposer d une interface capable d intégrer automatiquement les flux du prestataire actuel pour les retombées presse écrite et médias audiovisuels. L Inra souhaite mesurer sa e-reputation : le candidat devra permettre une surveillance des médias sociaux (twitter, facebook, etc.), de la presse en ligne, des blogs, forums et toute autres sources d informations en ligne. Une fois intégrée, l outil proposé permettra : suivre les informations de la presse, des medias audiovisuels, web et réseaux sociaux liées aux citations Inra, François Houllier trier les articles par thématiques, mots-clés, actions presse (via un moteur de recherche?) réaliser des revues de presse avec toutes ces sources et les éditer dans un format 2.0 et pdf et avoir la possibilité de hiérarchiser les informations (stipuler le nombre de retombées et le nombre de pages) et pouvoir personnaliser la revue de presse. lier une retombée au profil d un journaliste

4 F. OPTION : Identification des influenceurs clés Dans le but d évaluer et de mettre en place une stratégie d influence, l Inra souhaite pouvoir bénéficier d une fonctionnalité permettant d identifier les influenceurs clés, les blogueurs, leaders d opinion sur Internet. 4. MODALITES DE REPONSE Date souhaitée pour la livraison : la plateforme devra être fonctionnelle dès le 1 er mars Constitution des candidatures : Les candidats devront produire un dossier complet incluant : - La présentation de la société et ses références. - Un mémoire détaillé présentant les caractéristiques de l outil et son adéquation avec les fonctionnalités demandées dans le cahier des charges. - Un devis détaillé par poste incluant l installation et le paramétrage de l outil sur site, la formation et l assistance. Les options devront également être chiffrées. - Une présentation de l interface web - La lettre de candidature, et le cas échéant l habilitation du mandataire pour ses cotraitants en groupement, DC1 ; - La déclaration du candidat aux marchés de l état DC2, avec notamment le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires concernant les prestations objet du marché, réalisées au cours des trois dernières années ainsi qu en annexe du DC2 : les moyens humains dont le candidat dispose pour réaliser les marchés de même nature ; la liste des références similaires de la clientèle publique et privée sur les trois dernières années ; - le cas échéant, le pouvoir de la personne habilitée à signer les documents du marché ; - Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet, attestant de son habilitation à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d exécution du marché (ou équivalent pour les sociétés non établies en France). - Le marché ne peut être attribué au soumissionnaire retenu que sous réserve que celui-ci produise, dans un délai de 3 jours ouvrés à compter de la demande de l Inra, les pièces suivantes : Une attestation fiscale pour l exercice n-1 à la date de la demande de l INRA (Soit l attestation fiscale téléchargeable sur le compte fiscal en ligne de l opérateur, soit un formulaire NOTI2) ; Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l'article L du Code de la Sécurité Sociale émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions, datant de moins de six mois ; Un extrait de l'inscription au RCS (K ou K-bis), délivré par les services du greffe du tribunal de commerce et datant de moins de 3 mois,(ou une carte d'identification justifiant de l'inscription au RM (Registre des Métiers), ou un

5 devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l adresse complète et le numéro d immatriculation au RCS ou au RM ou à une liste ou un tableau d un ordre professionnel, ou la référence de l agrément délivré par l autorité compétente, ou un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d'inscription). - un relevé d identité bancaire (RIB) avec BIC et IBAN. Pour produire les éléments demandés, le candidat peut télécharger les formulaires DC1, DC2, NOTI2 sur le site du MINEFE à l adresse suivante rubrique «formulaires non obligatoires» : Ces pièces sont à fournir également pour chaque cotraitant (membre du groupement, à l exception du DC1 à communiquer uniquement par le mandataire en cas de groupement). Remise des offres et date limite de remise : Les offres doivent être adressées par mail à presse@inra.fr avant le 6/02/2015 à 16 heures. Critères de sélection : Les offres proposées seront examinées selon les critères suivants : - qualité technique de l offre et adéquation avec le cahier des charges - prix - références (institutionnelle, scientifique, publique) - capacité à assurer et intégrer la totalité des prestations attendues - ergonomie et fonctionnalités de l'interface web Contacts : - Lise Poulet : presse@inra.fr - Valérie Bagieu : presse@inra.fr