BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION ADMINISTRATION

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1 BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION ADMINISTRATION

2 Rénovation de la filière tertiaire administratif Bac pro COMPTABILITE Bac pro SECRETARIAT Bac pro GESTION-ADMINISTRATION De la comptabilité vers la gestion du secrétariat vers l administration 2

3 LA NOTE D OPPORTUNITE

4 Bac secrétariat et Bac comptabilité : quelques éléments de la note d opportunité Une des filières les plus importantes du second cycle professionnel Sans pour autant être une filière attractive Avec une ambition de poursuite d études en BTS qui reste aléatoire Avec une forte concurrence du niveau III pour les métiers de la comptabilité et de l assistance 4

5 Les attentes des entreprises Des interventions dans des activités : d information, de communication de gestion, commerciales Une dimension d interface relationnelle Des compétences professionnelles affirmées. Des qualités de communication pour adapter les propos et les attitudes aux interlocuteurs, à l oral comme à l écrit Une culture quantitative de gestion au service de la décision

6 Celles-ci requièrent Autonomie et responsabilité Maîtrise des technologies Maitrise de compétences langagières et rédactionnelles Maîtrise de compétences relationnelles et professionnelles Maîtrise de savoirs-métiers (adaptabilité au contexte)

7 De nouvelles fonctions Gestionnaire administratif Assistant administratif Agent de gestion administrative Employé administratif Adjoint administratif Technicien des services administratifs Gestionnaire commercial Gestionnaire du personnel

8 POURSUITE D ÉTUDES BAC + 3 : LICENCE PROFESSIONNELLE BAC + 2 : BTS BTS ASSISTANT(E) de Gestion PME PMI BTS ASSISTANT(E) de Manager Technicien administratif Fonctions d encadrement BAC PRO (3ans) BAC PRO Gestion- Administration Niveau IV BEP Métiers des services administratifs validés dès la classe de première Niveau V après la 3 ème ENTRÉE DANS LA VIE ACTIVE Gestionnaire administratif

9 Présentation du nouveau référentiel

10 Le nouveau référentiel Un ensemble de 55 situations professionnelles mises en œuvre dans 4 pôles Pôle 1 Gestion administrative des relations externes Pôle 3 Gestion administrative interne ACTIVITE Pôle 2 Gestion Administrative des relations avec le personnel Pôle 4 Gestion administrative des projets

11 Pôle 1 STRUCTURATION DU BAC PRO GESTION ADMINISTRATION 3 CLASSES DE SITUATION 14 SITUATIONS PROFESSIONNELLES 1.1.1Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants Classe 1.1 Gestion administrative avec les fournisseurs Traitement des ordres d achat, des commandes Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies Évaluation et suivi des stocks Pôle 1 : Gestion administrative des relations externes Classe 1.2 Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers Gestion des règlements et traitement des litiges Participation à la gestion administrative de la prospection Tenue des dossiers clients, donneurs d ordre et usagers Traitement des devis, des commandes Traitement des livraisons et de la facturation Traitement des règlements et suivi des litiges Classe 1.3 Gestion administrative avec les autres partenaires Suivi de la trésorerie et des relations avec les banques Préparation des déclarations fiscales Traitement des formalités administratives Suivi des relations avec les partenaires-métiers

12 Pôle Tenue et suivi des dossiers des salariés Classe 2.1. Gestion administrative courante du personnel Gestion administrative des temps de travail Préparation et suivi des déplacements du personnel Transmission d informations à destination du personnel Pôle 2 : Gestion administrative des relations avec le personnel Classe 2.2. Gestion administrative des ressources humaines Classe 2.3. Gestion administrative des rémunérations et des budgets Participation au recrutement du personnel Participation à la mise en œuvre d'un programme d'accueil Suivi administratif des carrières Préparation et suivi de la formation du personnel Préparation des bulletins de salaire Préparation des déclarations sociales Participation à la préparation et au suivi budgétaire Classe 2.4. Gestion administrative des relations sociales Suivi administratif des obligations liées aux instances représentatives du personnel Préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux Participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la santé et la sécurité Participation à la mise en place d activités sociales et culturelles

13 Pôle 3 Classe 3.1 Gestion des informations Collecte et recherche d informations Production d informations structurées Organisation et mise à disposition des informations Pôle 3 : Gestion administrative interne Classe 3.2 Gestion des modes de travail 3.3 Gestion des espaces de travail et des ressources Organisation et suivi de réunions Gestion des flux de courriers Gestion des flux d appels téléphoniques Gestion d espaces collaboratifs Accueil, orientation et information des visiteurs des espaces de travail Maintien opérationnel des postes de travail et aménagement des espaces Gestion des contrats de maintenance, abonnements, licences informatiques Participation au suivi du budget de fonctionnement du service Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau 3.4 Gestion du temps Gestion des agendas Planification et suivi des activités

14 Pôle 4 Pôle 4 : Gestion administrative des projets Classe 4.1. Suivi opérationnel du projet Classe 4.2 Evaluation du projet Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Organisation de la base documentaire Production d états budgétaires liés au projet Traitement des formalités et des autorisations Suivi du planning de réalisation du projet Mise en situation des acteurs du projet Suivi des réunions liées au projet Suivi logistique du projet Signalement et suivi des dysfonctionnements liés au projet Participation à l élaboration des documents de synthèse Participation au rapport d évaluation Clôture administrative du projet

15 L organisation

16 Une nouvelle organisation Quitter le face à face..

17 Une identité professionnelle affirmée Pour mettre les élèves en activité professionnelle

18 Une salle repensée en 3 espaces

19 Un financement possible en interne

20 Grille horaire A répartir entre professeur de comptabilité et professeur de communication

21 PFMP Elargissement des lieux de PFMP à tout type d organisation proposant des activités de gestion administrative : TPE PME/PMI ETI Administrations Collectivités territoriales Associations

22 PFMP Durée : 22 semaines sur les 3 ans 16 semaines dans le cas d un cycle en 2 ans Programmation des périodes : relève de l autonomie des établissements et respecte la contrainte liée au BEP MSA (6 semaines)

23 LES ATELIERS REDACTIONNELS Pourquoi? Parce que les savoirs rédactionnels se construisent : ils ne sont pas innés Parce que les écrits sont complexes pour nos élèves Parce que les professionnels en font un incontournable

24 LES ATELIERS REDACTIONNELS Comment? Par la mise en place d ateliers en codisciplinarité (si possible)où chaque professeur apporte ses compétences disciplinaires spécifiques ateliers d observation et analyse du réel (avec des documents et supports de communication existants), Ateliers de simulation de situations professionnelles Ateliers de production d écrits (consignes de sécurité, compte-rendu de réunion) Ateliers d exploitation des PFMP

25 Les nouveaux outils

26 Liés aux évolutions technologiques PGI progiciel de gestion intégré, Deux solutions possibles : - Utiliser le produit d un éditeur privé (au choix de l établissement et de l équipe) OU - Utiliser OPEN ERP, logiciel libre de droit., implémenté d un générateur d activités mis en ligne sur le site du CERPEG Ce Générateur d activités va permettre aux équipes de travailler les situations professionnelles traversées par l élève de manière individualisée. Chaque activité mise en œuvre est ancrée dans le référentiel de certification Bac pro GA et rattachée au BEP MSA. GED gestion électronique des documents CES OUTILS FONT PARTIE INTEGRANTE DES SAVOIRS ASSOCIES SONT UN MOYEN D ACQUERIR LA COMPETENCE ET NON UN BUT EN SOI

27 L approche pédagogique

28

29 Les composantes d une situation professionnelle

30 Données de la situation Savoirs associés Performance attendue - Les données commerciales et comptables de l organisation - Les dossiers et informations sur les fournisseurs et sous-traitants - Les consignes de tenue des dossiers dans l entité - Les règles et procédures de sécurité des informations fournisseurs - Les exigences en matière de confidentialité - Les règles comportementales à adopter envers les fournisseurs - Un environnement numérique de travail de type PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques - Les types de fournisseurs : grossiste, détaillant, prestataire, sous-traitant, centrale d achat - Les méthodes de classement et d archivage avec Électronique des Documents (GED) - Les réductions commerciales et financières - Le processus automatisé des informations fournisseurs à l aide d un PGI Savoirs juridiques et économiques - Les types de structure des organisations - Les biens et les services - La sous-traitance Situation professionnelle Pôle 1 Gestion administrative des relations externes Aptitude générale : Maintenir la relation avec des tiers Classe 1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs Tenue des dossiers fournisseurs et soustraitants Complexité - Absence de fichier fournisseur - Cas d un fournisseur également client - Cas de sous-traitant d un fournisseur - Tarifs conditionnels et variables - Relations avec des fournisseurs UE et hors UE Aléas - Informations incertaines sur un fournisseur - Perte de l historique fournisseur - Anomalies dans un catalogue fournisseur - Défaillance d un fournisseur ou d un soustraitant Compétences Actualiser une base de données fournisseurs Critère d évaluation Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux fournisseurs Résultats attendus Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à jour en permanence.

31 EXEMPLE D ACTIVITE FINALITE S approprier le suivi administratif de la chaine commerciale. OBJET Réception et traitement d une commande client COMPETENCES MISES EN OEUVRE Passer des commandes fournisseurs Suivre le processus commande/livraison/facturation fournisseurs Assurer le traitement de devis et commandes clients Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation clients

32 CONTEXTE Ce scénario pédagogique s adresse à un groupe de seconde de 16 élèves OUTILS ET SUPPORT - Nombre d ordinateurs : 16 - Open ERP version un tutoriel «Découvrir Open ERP par l'exemple» - L organigramme, les règles de travail et les processus ORGANISATION Les élèves sont répartis en groupe de 4 élèves, chaque groupe représentant une entité (entreprise Biomag). Cette entreprise a donc été dupliquée 4 fois : - biomag01 : 4 élèves - biomag02 : 4 élèves - biomag03 : 4 élèves - biomag04 : 4 élèves Dans chacune des entités les rôles suivants ont été affectés aux élèves : - 1 élève responsable de la gestion administrative (c est le chef!) - 1 élève responsable de la gestion administrative des ventes - 2 élèves responsables de la gestion administrative des achats

33 REGLES DE TRAVAIL ET PROCESSUS Alerte sur les quantités à commander Signale la livraison des produits commandés En fin de cycle Responsable de la gestion administrati ve Gestionnaire administratif des achats Gestionnaire administratif des ventes Responsable de la gestion administrati ve réceptionne une commande client commande les produits manquants auprès des fournisseurs prépare la commande du client (BC, BL, Facture brouillon ) contrôle tous les documents (achats, ventes) et valide les factures (passage de l état brouillon à l état ouverte ce qui entraine la génération des écritures comptables)

34 SCENARIO PAS A PAS ETAPE SITUATIONS PROFESSIONNELLES SAVOIRS ASSOCIES Responsable de la gestion Évaluation et suivi des stocks - Les procédures automatisées de suivi des stocks administrative Réception des commandes Production d informations structurées - Les écrits professionnels clients par courriel - Les règles de la communication professionnelle Contrôle de l état des stocks Transmission de la demande des besoins en produits Gestionnaire administratif des achats Traitement des ordres d achat, des commandes - Les différentes procédures d achat, dont l appel d offres Traitement des achats - Le processus automatisé des achats et des Réception administrative approvisionnements à l aide d un PGI des produits commandés Traitement des livraisons, des factures et suivi - Les plannings de livraison et la réception des des anomalies Transmission de l état des marchandises opérations aux autres services - Le processus automatisé des livraisons et factures à l aide d un PGI - La chaîne des documents commerciaux Évaluation et suivi des stocks - Les procédures automatisées de suivi des stocks Gestionnaire administratif des ventes Création des bons de commande, de livraison et des factures Transmission de l état des opérations au responsable de la gestion administrative Responsable de la gestion administrative Contrôle et validation de la facturation Production d informations structurées - Les écrits professionnels - Les règles de la communication professionnelle Traitement des devis, des commandes - La chaîne des documents commerciaux - Le processus automatisé du traitement des commandes et des devis à l aide d un PGI - La dématérialisation des documents commerciaux Traitement des livraisons et de la facturation - Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l aide d un PGI - La dématérialisation des documents commerciaux Production d informations structurées - Les écrits professionnels - Les règles de la communication professionnelle Traitement des livraisons et de la facturation - Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l aide d un PGI - La dématérialisation des documents commerciaux Production d informations structurées - Les écrits professionnels - Les règles de la communication professionnelle

35 Mise en œuvre avec le PGI Un PGI, programme de gestion intégré, est constitué d'une suite de modules qui, de façon transparente, gèrent le système d'information de l'entreprise. Les PGI leaders du marché (SAP, Adonix) ont investi les grandes entreprises, puis les PME-PMI se sont emparées du concept en adaptant leur organisation aux PGI via des produits plus aisés à paramétrer mais aussi moins ambitieux (CEGID, OpenERP, EBP BusinessLine ). Un PGI modifie souvent l'organisation administrative de l'entreprise, il modifiera aussi la démarche didactique.

36 UNE SOLUTION PROPOSEE PAR LE CERPEG : OpenERP : C est un progiciel intégré de gestion ouvert, libre de droits comprenant de nombreux modules et notamment : gestion des ventes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion de projets et des activités de services, ressources humaines et gestion documentaire Un serveur de messagerie : Gestion de courriel entre les différents acteurs. Un générateur d applications : il permet au professeur de proposer aux élèves des travaux individualisés. Pour chaque élève, il est ainsi possible de choisir le contenu de la situation professionnelle en adaptant : la quantité d'informations à traiter le degré de complexité du travail à effectuer le type d'aléas éventuels

37 CREATION DE LA COMMANDE CLIENT Sélection de la situation professionnelle

38 CREATION DE LA COMMANDE CLIENT La situation professionnelle sélectionnée et sa place dans le référentiel Toutes les composantes de la situation professionnelle

39 PRISE DE CONNAISSANCE DES ACTIVITES A REALISER

40 PAGE D ACCUEIL DE L INTERFACE WEB D OPENERP

41 Ce scénario peut être reproduit, en temps réel, afin de s assurer que les compétences sont acquises. On peut ajouter un niveau de complexité ou d aléa pour les groupes maîtrisant le processus. L accent sera mis sur la découverte et la maîtrise du processus au moment de la formation. Nos élèves sont très rapidement capables de créer un document commercial, il est plus difficile pour eux de comprendre le suivi administratif de la chaîne commerciale

42 LES EPREUVES D EXAMEN E2 : Gestion administrative des relations avec le personnel : mode ponctuel écrit (3 heures coef 4) Une étude de cas comprenant plusieurs dossiers indépendants selon les classes de situations 21, 22, 23, 24 La correction est assurée par un enseignant chargé des enseignements professionnels

43 LES EPREUVES D EXAMEN E 3 : Pratiques professionnelles de gestion administratives (CCF, coef 10) : épreuve prenant en compte la formation en milieu professionnel E31 : pôle 1 - gestion administrative des relations externes (coef 3) E32 : pôle 3 - gestion administrative interne (coef 4) E33 : pôle 4 - gestion administrative des projets (coef 2) E34 : PSE

44 LES EPREUVES D EXAMEN E3 : 1 situation d évaluation par sous-épreuve (3 situations) qui s appuie sur le dossier professionnel du candidat : l extrait du passeport professionnel correspondant aux classes de situation du pôle évalué le compte-rendu d évaluation des PFMP, dûment complété par les tuteurs

45 LES EPREUVES D EXAMEN Qui évalue? Le professeur ou le formateur en charge des enseignements professionnels Le professeur ou le formateur de lettres en charge des ateliers rédactionnels