Mise en œuvre du PGI dans les enseignements tertiaires

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1 Stage académique Mise en œuvre du PGI dans les enseignements tertiaires Nord Franche-Comté Lycée du Grand Chênois - 24 mars / 6 avril 2011 Le PGI dans les enseignements tertiaires Stage académique 2011 Page 1

2 1. Philosophie globale des PGI Un peu de vocabulaire pour commencer PGI = progiciel de gestion intégré (équivalent d ERP = Entreprise Resource Planning en anglais) Client/serveur = type d architecture informatique permettant de spécialiser et répartir les tâches attribuées aux différents composants du réseau, le serveur proposera un ou des services aux clients du réseau. En fonction de leurs capacités plus ou moins étendues et de leur mode de fonctionnement, on parlera de client léger (navigateur en particulier) client riche ou enrichi (navigateur + extensions ou client spécifique) client lourd (application spécifique) SGBDR = système de gestion de bases de données relationnelles (Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, mysql ) Un schéma de base pour mieux comprendre Exemple d un PGI en architecture client-serveur Données Serveur «Client» Comptabilité «Client» Paie-GRH «Client» Gestion commerciale Un PGI, c est une base de données unique, gérée par un SGBDR et alimentée par les différentes applications du progiciel. o L application de gestion commerciale est souvent l application centrale car elle génère un grand nombre de données nécessaires aux autres : les commandes clients et fournisseurs vont générer plus ou moins automatiquement les documents achats et ventes et les écritures comptables qui en découlent, mettre à jour les stocks... o Les données sont partagées et accessibles en fonction des droits attribués aux utilisateurs. Le PGI dans les enseignements tertiaires Stage académique 2011 Page 2

3 Un exemple d intégration du PGI - la chaîne commerciale Calcul des besoins commande Fournisseur réception Fournisseur Facture fournisseur Magasinier Entrée Achat Service commercial Base de données commune Sortie Génération automatique des écritures comptables Vente Les données sont mises à jour en temps réel et partagées par l ensemble des service concernés en fonction des droits attribués aux utilisateurs. Service comptable Les applications interrogent la base en utilisant le langage SQL et produisent les documents (souvent en pdf) Trésorerie Devis commande Client livraison Client Facture client Le PGI dans les enseignements tertiaires Stage académique 2011 Page 3

4 2. Un PGI Pour qui? Pourquoi? Comment? La mise en place d un PGI en entreprise : o concerne en principe tous les services et tous les acteurs de l organisation. Les objectifs sont principalement : o l homogénéisation : des procédures, des documents, des circuits d information o la réduction des coûts (à plus ou moins long terme), o la communication : il est plus facile d échanger des informations homogènes et de réduire ou supprimer l effet «spaghetti» lié à l évolution désordonnée des systèmes d information, o la simplification voire l élimination de certaines tâches administratives automatisables (à plus ou moins long terme). Source Avec leur aimable autorisation La mise en œuvre : o nécessite une remise à plat des procédures et habitudes de travail, o peut requérir plusieurs mois d installation, paramétrage et adaptation, o représente un investissement important (même en cas de recours à un logiciel libre et gratuit pour lequel le paramétrage sera facturé par une société de services), o s appuie sur une infrastructure technique lourde centrée sur un SGBDR et nécessite donc des compétences internes ou externes. Le PGI dans les enseignements tertiaires Stage académique 2011 Page 4

5 3. Avantages et inconvénients des PGI Du fait de leur conception, les PGI présentent un certain nombre d avantages sur le plan de l organisation du travail mais aussi quelques inconvénients, surtout sur le plan technique. Il s agit ici de les comparer aux applications morcelées traditionnelles. Avantages Communication facilitée du fait du partage des données Mise à jour en temps réel pour tous les acteurs Cohérence et homogénéité des données, réduction des redondances Suivi/action sur les flux d information (workflow) Ergonomie commune aux différentes applications Gestion des droits d accès facilitée Réduction du poids des tâches comptables Suppression de «l effet spaghetti» lié aux applications entremêlées Inconvénients Infrastructure technique importante Centralisation des données donc forte dépendance technique Remise à plat préalable des processus, temps de mise en place et paramétrage donc coût élevé Rigidité Captivité vis-à-vis de l éditeur du progiciel Moindre visibilité des traitements Sentiment de «dépossession» pour certains acteurs 4. Quelques exemples de solutions techniques Libre et gratuite OpenERP : base de données MySql (serveur hébergé en ligne ou sur machine dédiée, serveur d application ou simple poste de travail) Client léger = navigateur sur les stations de travail Compiere, OpenBravo Propriétaires et payantes Cegid Business Suite : base de données Microsoft SQL Server (serveur dédié de préférence) (RIP) Client riche sur les stations de travail Sage 100 Edition Entreprise : base de données Microsoft SQL Server (serveur dédié de préférence) (RIP) Client riche sur les stations de travail EBP OpenLine (RIP) SAP : leader sur le marché des grandes entreprises L étendue des besoins détermine bien entendu l éventail réel des solutions possibles. Le caractère libre de certaines solutions n empêche pas le coût élevé des services attachés à l installation et au paramétrage des applications! Les coûts varient de 0 à plusieurs dizaines de milliers d euros Les domaines d application du PGI En fonction du secteur d activité et de la solution adoptée, on trouvera toujours un certain nombre d applications de base, dont principalement : o La gestion commerciale + gestion de la relation clientèle + gestion d affaires o prise en compte ou non des aspects logistiques, GPAO, SAV o La gestion comptable + gestion des immobilisations + gestion des états financiers, fiscaux o La gestion de la paie + gestion des ressources humaines + gestion des formations, des absences Le PGI dans les enseignements tertiaires Stage académique 2011 Page 5

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