TERMES DE REFERENCE DE LA FOURNITURE ET DE L INSTALLATION DE L EQUIPEMENT TELEPHONIQUE DU NOUVEAU SIEGE DE L OAPI

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1 Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (OAPI) TERMES DE REFERENCE DE LA FOURNITURE ET DE L INSTALLATION DE L EQUIPEMENT TELEPHONIQUE DU NOUVEAU SIEGE DE L OAPI Novembre

2 1- Objectifs et besoins Le présent marché a pour objet l acquisition, l installation et la mise en place d équipements téléphoniques pour le siège de l Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (OAPI) ainsi que la maintenance associée. L OAPI souhaite renouveler le système téléphonique qu elle utilise pour son siège. La proposition devra porter sur le remplacement de l ensemble de l infrastructure PABX existante et la fourniture de combinés téléphoniques en remplacement total des combinés existants soit 130 postes. Le prestataire devra veiller à la compatibilité de sa proposition technique avec l infrastructure existante, notamment concernant le câblage. Les câblages physiques horizontal et vertical ne seront pas modifiés dans le cadre de ce marché. Les matériels livrés par le prestataire sont neufs et en état de sortie d usine. Toutes les précautions nécessaires devront être mises en œuvre en cours de travaux pour assurer le parfait état de conservation des matériels tant pendant le stockage que durant le montage. En complément des indications données dans les paragraphes précédents, le périmètre de la prestation comprend au minimum : la fourniture et l installation d un PABX ; la fourniture de 130 postes téléphoniques IP ; la fourniture et le déploiement d un logiciel de taxation ; la fourniture de quatre (4) passerelles pour la téléphonie mobile ; la fourniture d une station d énergie de deux (2) heures d autonomie ; le raccordement des installations aux réseaux CAMTEL, Orange et MTN ; la migration des paramétrages de l ancien matériel vers le nouveau de manière la plus transparente possible, incluant la reprise de l ensemble des données correspondantes et notamment l annuaire ; les aménagements éventuellement nécessaires de l infrastructure de réseau téléphonique ; la fourniture d une documentation détaillée du système ; la garantie des équipements d un an (après réception) effectuée gratuitement pour remplacement des pièces, main d œuvre, déplacements. La prestation inclue également : les matériels, logiciels et accessoires (même s ils ne sont pas expressément mentionnés aux présents termes de référence) nécessaires 2

3 pour que les installations soient en ordre de marche au jour de la mise en service ; l étiquetage et la mise en ordre de marche de terminaux téléphoniques numériques ; les essais et mises au point nécessaires pour mettre les installations en parfait état de fonctionnement et les livrer conformes aux spécifications des présents termes de référence ; tous les travaux nécessaires à la circulation et la fixation des câbles et de leurs supports ; les opérations de nettoyage en fin de chantier ; toutes relations de coordination avec les services opérationnels de l OAPI et de CAMTEL, ainsi que d éventuelles formalités administratives relatives aux travaux. Une visite du site devra être effectuée. Aucun devis supplémentaire lié à la méconnaissance des locaux ou des installations présentes ne sera accepté. 2- Câblage Le pré-câblage banalisé cat. 7 existant sera utilisé. Il appartient au soumissionnaire de s assurer de sa conformité. Le câblage existant se compose de : 160 prises murales RJ45 chacune reliée à une baie de brassage secondaire par un câble SFTP de catégorie 7 ; 8 baies de brassage secondaires qui devront être équipées d un Switch 24 ports POE avec module Transceiver SFP ; Chacune des baies secondaires sera reliée à la baie principale par une dorsale en fibre optique ; La baie principale comprendra entre autres : 1 Switch CISCO 3750, 1 Module GLC-T RJ45 CISCO et 1 Switch 4948 CISCO. 3- Caractéristiques techniques minimales de l autocommutateur L autocommutateur proposé sera de structure entièrement numérique. Il sera de type CISCO Business Edition 6000 ou équivalent. Il devra pouvoir disposer, dès la mise en service, de la faculté de SDA (Sélection Directe à l Arrivée). 3

4 Ses modules d exploitation et de gestion sauront gérer, (de base sans addition de cartes ou achat de logiciel supplémentaire), des accès multi-opérateurs avec notamment la fonction de routage des appels au moindre coût ainsi que la messagerie vocale. En outre, l autocommutateur sera de format type Rack avec kit d installation adapté à la baie réseau existante (42U). Il devra être Full IP et permettre une évolutivité vers : une messagerie unifiée l intégration d un module d optimisation des coûts d acheminement des communications Son administration devra pouvoir se faire depuis une ou plusieurs stations distantes (PC sous Windows) reliées au réseau interne de l Organisation. Les stations distantes sont exclues du présent marché. Fonctionnalités Le prestataire décrira en détail toutes les facilités offertes par son système et mises à la disposition des utilisateurs. La description précisera en plus du mode d emploi, les éventuelles limitations quantitatives ou de simultanéité ainsi que les incompatibilités. Par ailleurs, une distinction très nette devra être faite entre les facilités disponibles de base et celles nécessitant un développement logiciel spécifique et/ou une extension particulière. Les fonctionnalités suivantes doivent être disponibles obligatoirement pour tous les postes : Renvoi (commandé, immédiat, sur non réponse, etc ) Verrouillage de poste Conférence à 3 ou plus Rappel automatique sur non réponse Messagerie en cas d absence Des fonctions complémentaires d exploitation doivent également être disponibles pour certains postes, selon un paramétrage modifiable : 4

5 Groupement de postes (prise d appels possible depuis plusieurs postes faisant partie d un même groupement) Musique de garde personnalisable Gestion de la configuration, des incidents et des alarmes Gestion de la taxation et observation du trafic Les fonctions d administration, à réaliser depuis un ordinateur de type PC fourni par l Organisation indépendamment du présent marché, doivent inclure au minimum : Administration de l annuaire Administration de la configuration des postes Station d énergie Une station d énergie devra permettre une autonomie de 2 heures minimum sans altérer l exploitation normale des machines. La puissance des batteries sera déterminée en fonction de la capacité maximale des équipements. Standard Un standard téléphonique composé d un poste est à prévoir. Ce standard doit permettre de : recevoir des appels extérieurs et les transmettre à tous les postes téléphoniques internes mettre en garde individuellement une ou plusieurs lignes intervenir en tiers sur une communication, donner des renseignements, router différents appels, plus toutes les autres fonctions traditionnelles d un standard L équipement du poste du standard inclut un casque combiné. Le poste du standard pourra inclure un logiciel fonctionnant sur un ordinateur de type PC existant fourni par l Organisation et non exclusivement dédié au standard. 4- Combinés téléphoniques Les combinés téléphoniques doivent répondre aux caractéristiques suivantes : afficheur numérique 4 touches personnalisables au minimum 5

6 prise de ligne sans décrocher possibilité d appel mains-libres répertoire de numéros abrégés personnels un switch incorporé permettant la connexion d un pc directement au téléphone possibilité de configurer des VLAN (pour différencier les réseaux PC et téléphonie) Le prestataire proposera trois (3) modèles différents allant du plus sophistiqué au moins sophistiqué répartis comme suit : Modèle 1 : 3 postes Modèle 2 : 40 postes Modèle 3 : 87 postes Les combinés téléphoniques devront tous être fournis avec pour chacun un cordon réseau catégorie 7 de 3m minimum permettant de le relier à une prise réseau RJ Réalisation des travaux Le prestataire fournira son calendrier définitif de réalisation lors de la notification du marché. Ce calendrier définitif est en cohérence avec le planning prévisionnel remis dans son offre. Les travaux seront réalisés en site occupé et devront s effectuer de façon à entrainer une gêne aussi réduite que possible. Le prestataire prendra les dispositions nécessaires pour que les interruptions de service de téléphonie soient planifiées et réduites au strict minimum, et qu elles aient lieu de préférence en dehors des jours ouvrés. 6- Recette L OAPI procédera au contrôle technique des installations avant la mise en service. La recette provisoire sera prononcée après un ensemble de contrôles sur site. A la suite des essais, et compte tenu d une qualité de service minimum qui sera à déterminer, la mise en service pourra être décidée. 6

7 A l issue de la recette un procès-verbal de recette provisoire sera établi. Ce procès-verbal comportera les réserves éventuelles de non conformité aux spécifications techniques prévues. Si les résultats ne sont pas satisfaisants, un ajournement sera prononcé et notifié au soumissionnaire. Le soumissionnaire sera tenu d effectuer à ses frais, et dans un délai de 15 jours calendaires maximum à compter de la notification, tous remplacements, modifications, réparations, adjonctions ou mises au point nécessaires. Après exécution complète des travaux imposés, il sera procédé à de nouveaux essais, à la demande du soumissionnaire. Tous les frais liés aux essais et contrôles supplémentaires effectués, en cas d ajournement, seront directement supportés par le soumissionnaire. La recette définitive sera prononcée lorsque les installations auront fonctionné pendant une période probatoire de un (1) mois et après la levée des réserves mentionnées lors du contrôle sur site. La recette définitive entraînera le transfert de propriété et le début de la période de garantie qui sera d un an minimum. 7- Documentation Document technique La documentation est à fournir et comporte au minimum les éléments suivants : schémas synoptiques des installations mentionnant l équipement effectif, la capacité câblée et les capacités d extensions ultérieures schémas de câblage et autres plans de brassage utilisés schémas d implantation des organes toutes notices d utilisation d éléments manipulables, notamment : postes opérateurs, terminaux de relation homme-machine guides opératoires des dialogues homme-machine décrivant, exemples à l appui, toutes les possibilités offertes et notamment : annuaire téléphonique, gestion des postes numériques, gestion des lignes principales et autres circuits extérieurs, utilisation des programmes de test, possibilités d observation et mesure du trafic notices de maintenance en particulier le calendrier d entretien préventif et les procédures d intervention et dépannage. 7

8 Les schémas et notices explicatives associées seront fournis en un exemplaire papier. L ensemble de la documentation sera également proposé sur support électronique. Notices utilisateurs Le soumissionnaire fournira au titre du marché des notices utilisateurs, en nombre d exemplaires au moins égal au nombre de postes en capacité câblée : La présentation et le contenu des diverses notices seront soumis à l approbation de l OAPI sur conseil du soumissionnaire et devra tenir compte des plans de numérotation spécifiques aux installations. 8- Garantie Les garanties apportées par le prestataire sont celles normalement en usage pour des fournitures et travaux de même type et pour de tels marchés. En aucun cas la durée de garantie ne peut être inférieure à un an à dater de la mise en service. 9- Maintenance du système Formation du personnel Le prestataire assurera la formation : des assistants de direction (10) des standardistes (2) et du personnel chargé de l administration de l autocommutateur (3). La formation des personnes désignées par le maître de l ouvrage à l utilisation des installations fait partie du marché. 8

9 Cette formation devra durer le temps nécessaire pour que ces personnes soient à mesure de maîtriser les installations et user d un savoir-faire sans assistance de la part du prestataire. Contrat de Maintenance L entreprise remettra lors de sa soumission, un projet de contrat des prestations de maintenance du système de sécurité incendie. Le soumissionnaire devra proposer dans son offre: l entretien complet des installations pendant la période de garantie fixée à un an minimum ; il devra également faire une proposition pour la réalisation de ces prestations après la période de garantie. Pendant la période de garantie, en plus des visites mensuelles d entretien préventif, le prestataire devra procéder aux réparations y compris les pièces de rechange. 10- Constitution du dossier et critères d évaluation Les offres devront contenir : une copie certifiée conforme de l extrait d inscription au registre de commerce ; la situation vis-à-vis de l administration fiscale ; la situation vis-à-vis de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale ; la soumission faisant connaître les noms, prénoms, qualité, domicile, nationalité du soumissionnaire, la dénomination et le siège du bureau, s il s agit d une personne morale ; les moyens humains et matériels (joindre les CV du personnel et les attestations d appartenance) ; les références techniques, nature des travaux déjà réalisés, dates, lieux et preuves ; les agréments de représentation s il y a lieu le justificatif de paiement des frais de participation à l appel d offres d un montant de FCFA versé dans le compte de l OAPI ouvert à ECOBANK sous le numéro clé 25. 9

10 Les offres devront parvenir à l adresse : OAPI, Place de la Préfecture Nlongkak, B.P. 887 Yaoundé-Cameroun, Tél , au plus tard le jeudi 19 décembre 2013 à 12h00. Elles devront obligatoirement être présentées sous plis fermés portant uniquement la mention : «Appel d offres public en vue du choix d une entreprise chargée de la fourniture et de l installation de l équipement téléphonique du nouveau siège de l OAPI à Yaoundé. A n ouvrir qu en commission)». L OAPI choisira librement l offre du soumissionnaire qui lui paraîtra la meilleure suivant les critères ci-après : N Critères Note 1 Présentation générale de l offre /5 2 Compréhension des objectifs de la mission /20 3 Références professionnelles du soumissionnaire et de son /30 personnel clé. 4 Eléments du coût (conditions et facilités de paiement) /35 5 Chronogramme d intervention /10 TOTAL /100 L ouverture des offres aura lieu le jeudi 19 décembre 2013 à 12 heures 30 au siège de l OAPI. Les résultats du présent appel d offres seront publiés à l adresse : En cas d annulation de l appel d offres, les soumissionnaires ne pourront prétendre à aucune indemnité. 10