Questionnaire d évaluation de la Fonction Comptable des sociétés d assurance

Transcription

1 GT012 Rev octobre 2002 Questionnaire d évaluation de la Fonction Comptable des sociétés d assurance Contribuer à la performance de l entreprise 153 rue de Courcelles Paris cedex 17 Tél Fax oqc@cs.experts-comptables.org SIRET APE 913E

2 Introduction Préface : L Observatoire de la Qualité Comptable Créé fin 1998 à l initiative du Conseil Supérieur de l Ordre des Experts-Comptables, sous l égide des principales organisations patronales et associations professionnelles du monde de la gestion et de la finance, l Observatoire de la Qualité Comptable a pour objectif de promouvoir une fonction comptable véritablement adaptée aux besoins des décideurs internes et externes à l entreprise. Pour atteindre cet objectif, l Observatoire s est entouré d une équipe pluridisciplinaire de professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de benchmarking, de formation et de publication dans le but d évaluer et de faire connaître l impact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes économiques, tels que la globalisation et l émergence des entreprises en réseau, sur les métiers comptables. Par ses actions, l ambition de l Observatoire est d améliorer et faire évoluer les compétences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la réflexion en équipe, la formation, la production d articles, d ouvrages et d outils interactifs, et leur apporter un socle, un système de valeurs et des références en phase avec les attentes de leurs clients et les objectifs de l entreprise, qui donnent un sens à leur action. Cet observatoire s adresse à tous les professionnels des fonctions financières, comptables et de gestion qui peuvent en devenir «Membre Associé». ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 2.

3 Introduction Sommaire PREFACE :... 2 L OBSERVATOIRE DE LA QUALITE COMPTABLE... 2 INTRODUCTION... 4 OBJECTIF DE L ENQUETE «BENCHMARKING» DE LA FONCTION COMPTABLE... 5 DEFINITION DE LA FONCTION COMPTABLE... 6 LES 20 PROCESSUS DE LA FONCTION COMPTABLE... 7 SIGNALETIQUE DE L'ETABLISSEMENT... 8 SYSTEME DE NOTATION DE L'ENQUETE... 9 QUESTIONNAIRE D EVALUATION GENERALE DE LA FONCTION COMPTABLE MISSION DU RESPONSABLE DE LA FONCTION COMPTABLE ORGANISATION DE LA FONCTION COMPTABLE COLLABORATEURS DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCE QUALITE DE LA FONCTION COMPTABLE COUT TOTAL DE LA FONCTION COMPTABLE EVALUATION DE LA FONCTION COMPTABLE PAR LA DIRECTION DE L ETABLISSEMENT QUESTIONNAIRE D EVALUATION DES 20 PROCESSUS DE LA FONCTION COMPTABLE PROCESSUS N 1 GESTION DES REFERENTIELS COMPTABLES PROCESSUS N 2 ORGANISATION / METHODES / SYSTEME D INFORMATION COMPTABLE PROCESSUS N 3 CENTRALISATION ET GESTION DES ARRETES COMPTABLES PROCESSUS N 4 PRODUCTION DU REPORTING INTERNE ET PREVISIONS A COURT TERME PROCESSUS N 5 PRODUCTION DE L'INFORMATION FINANCIERE EXTERNE PROCESSUS N 6 PRODUCTION DES DOCUMENTS FISCAUX PROCESSUS N 7 CONSOLIDATION GROUPE PROCESSUS N 8 PRODUCTION DES ETATS REGLEMENTAIRES PROCESSUS N 9 PRIMES ET ENCAISSEMENTS PROCESSUS N 10 SINISTRES ET DECAISSEMENTS PROCESSUS N 11 COMPTABILITE DES INTERMEDIARES PROCESSUS N 12 REASSURANCE : ACCEPTATIONS ET CESSIONS PROCESSUS N 13 INVENTAIRE TECHNIQUE PROCESSUS N 14 PLACEMENTS IMMOIBILISER ET GESTION LOCATIVE PROCESSUS N 15 PLACEMENTS FINANCIERS ET PARTICIPATIONS PROCESSUS N 16 TRESORERIE PROCESSUS N 17 MOYENS GENERAUX ET LOGISTIQUE PROCESSUS N 18 FRAIS DE PERSONNEL PROCESSUS N 19 COMPTABILITE DE GESTION PROCESSUS N 20 COMPTES INTRA-GROUPE Pour chaque processus de 1 à 22 Définition du processus Questionnaire d évaluation - statistiques - services rendus - système informatique - pratiques du processus ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 3.

4 Introduction INTRODUCTION ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 4.

5 Introduction OBJECTIF DE L ENQUETE «BENCHMARKING» DE LA FONCTION COMPTABLE Dans le vaste mouvement qualité que les entreprises ont mis en œuvre et qui peu à peu couvre l'ensemble des fonctions, fonctions tournées vers l'extérieur comme fonctions de support interne, la profession comptable, sous l'égide du Conseil supérieur de l'ordre des Experts-Comptables (CSOEC), a entrepris de travailler sur la définition du concept de la qualité appliqué au domaine comptable et sur une méthodologie de certification qualité de la fonction comptable d'entreprise. L'idée force de cette réflexion a été d'appliquer au système de production et de communication de l'information comptable, une approche industrielle de la qualité. Dans le monde concurrentiel que nous connaissons, pour pouvoir déboucher sur des actions d'amélioration, un diagnostic doit pouvoir s'appuyer sur des comparaisons avec d'autres entreprises, c'est le «benchmarking». Cette technique se définit comme une démarche permanente de recherche et d'évaluation des pratiques les meilleures et mise en œuvre d'approches similaires visant à optimiser la performance de l'entreprise. C'est pourquoi le CSOEC a souhaité, dans le cadre de la création d'un Observatoire de la qualité comptable, réaliser une enquête, d abord auprès des entreprises industrielles, sur le thème de l'évaluation du niveau de qualité de la fonction comptable, de qualité des prestations fournies, de qualité du dispositif mis en place pour assurer la mission, et de son coût. Cette première enquête a été réalisée en Un groupe de professionnels de la fonction comptable «Assurances» a souhaité que soit réalisée une enquête similaire pour les entreprises ou groupes d assurances. C est l objet du présent document. L'objectif de cette enquête vise l'établissement d'une base de données sur les processus majeurs de la fonction comptable (voir liste des processus), devant servir de point de départ pour des actions de «benchmarking» de la performance et de l'optimisation des coûts. En effet, la démarche de «benchmarking», si elle repose d'abord sur la constitution d'une base de données, doit se poursuivre dans un deuxième temps par une phase d'analyse et de dialogue entre deux ou plusieurs entreprises afin de comparer, au-delà des chiffres, leurs pratiques respectives. L'ensemble des entreprises pourra ainsi tirer bénéfice de l'exploitation de cette base de données qu'il conviendra de compléter et de réactualiser au fil du temps. JL. Mullenbach Observatoire de la Qualité Comptable ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 5.

6 Introduction DEFINITION DE LA FONCTION COMPTABLE La fonction comptable peut se définir comme un processus, ayant à satisfaire un certain nombre de clients internes et externes à l'entreprise, et étant en relation avec un certain nombre de «fournisseurs», essentiellement internes à l'entreprise. Ce processus est lui-même interfacé avec d'autres processus de l'entreprise et se décompose en sous processus. 20 sous processus ont été identifiés (voir la liste ci-après), groupés en 3 catégories : les 8 processus «comptables» correspondant à des activités situées au cœur de la fonction, 5 processus «en liaison avec les processus amont métiers d assurance», 3 processus «en liaison avec les processus amont gestion des actifs d assurance», et 4 processus «gestion interne» qui sont en liaison avec les processus et systèmes amont. Chaque sous-processus est à son tour décomposé en activités, lesquelles sont réalisées par des acteurs «comptables», appartenant ou non aux services comptables. Il est important de noter que la fonction comptable dépasse ainsi la notion organisationnelle de Services Comptables, puisqu elle regroupe les comptables appartenant aux services comptables et exerçant des activités relatives au processus comptable, mais aussi des acteurs hors des services comptables et exerçant aussi des activités relatives au processus comptable. Dans le cadre de cette enquête et dans l'esprit de la démarche assurance qualité, cette approche par les processus a été privilégiée car elle permet d appréhender toutes les facettes de la fonction comptable. Il est donc demandé aux responsables comptables répondant à l enquête de le faire en prenant en considération l ensemble de la fonction comptable de l entreprise objet de l enquête (et pas seulement la partie de la fonction comptable dont ils ont la charge). ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 6.

7 Introduction LES 20 PROCESSUS DE LA FONCTION COMPTABLE Les processus «comptables» 1. Gestion des référentiels comptables 2. Organisation / méthodes / système d'information comptable 3. Centralisation et gestion des arrêtés comptables 4. Production du reporting interne et prévisions à court terme 5. Production de l'information financière externe 6. Production des documents fiscaux 7. Consolidation groupe 8. Production des états réglementaires Les processus «en liaison avec les processus amont métiers d assurance» 9. Primes et encaissements 10. Sinistres et décaissements 11. Comptabilité des intermédiaires 12. Réassurance : acceptations et cessions 13. Inventaire technique Les processus «en liaison avec les processus amont gestion des actifs d assurance» 14. Placements immobiliers et gestion locative 15. Placements financiers et participations 16. Trésorerie Les processus «gestion interne» (en liaison avec les processus de gestion interne) : 17. Moyens généraux et logistique (fournisseurs, immobilisations, frais professionnels) 18. Frais de personnel 19. Comptabilité de gestion 20. Comptes intra-groupe Note : par convention, les processus suivants ne sont pas compris dans le périmètre de la Fonction comptable utilisé pour ce questionnaire : paie, audit. ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 7.

8 Introduction SIGNALETIQUE DE L'ETABLISSEMENT Objectif de ce chapitre Permettre de connaître les caractéristiques de votre établissement et ainsi faciliter des analyses par catégorie. PERIMETRE Ensemble du groupe Groupe partie française Sous-groupe métier STATUT JURIDIQUE 1. Société anonyme 2. Mutuelle code des assurances 3. Mutuelle code de la mutualité 4. Institution de prévoyance 5. Autre FINANCIER 6. Coté 7. Non coté CANAL DE DISTRIBUTION 8. Agents généraux 9. Guichet bancaire 10. Salariés 11. Courtiers 12. Vente directe METIER 13. Vie 14. Non vie TAILLE 15. Total Bilan... MF 16. PNB... MF EFFECTIF DE L'ETABLISSEMENT (en équivalent temps plein) 17. Entre 0 et 1000 personnes 18. Entre 1001 et personnes 19. Au-delà de personnes ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 8.

9 Introduction SYSTEME DE NOTATION DE L'ENQUETE Objectif de ce chapitre Fournir un guide au rédacteur de l enquête afin de l aider à attribuer une note aux différentes questions. L'ensemble du questionnaire objet de cette enquête se compose de 2 types de questions. Les unes portent sur des sujets quantifiables, les autres portent sur une évaluation qualitative. LES QUESTIONS «QUANTITATIVES» Les questions portent sur des informations quantifiables, de volume, de coûts, etc., déterminées par comptage exhaustif ou plus fréquemment sur une base statistique. L'établissement y répond s il connaît ou peut rapidement déterminer la réponse. Si l'information n'est pas disponible, une non-réponse est une information dans le cadre de l'enquête. LES QUESTIONS «QUALITATIVES» Le questionnaire est structuré par groupe de questions portant sur un thème donné. Chaque question élémentaire est évaluée et le groupe de questions donne à son tour lieu à une notation d'ensemble qui est le reflet moyen de l'évaluation du groupe de questions. En matière de qualité qui nous concerne dans ce questionnaire, il est rare que les situations soient tranchées, que tout soit parfait ou à l'inverse que rien n'existe. Afin de refléter ces situations, la notation porte sur 5 notes, allant de 1 (excellent) à 5 (médiocre). Un certain nombre de questions élémentaires portent par exemple sur la formalisation d'un processus ou d'une procédure. Le guide de notation suivant peut être utilisé : note 1 : la documentation existe, elle est complète, elle est à jour, elle est connue et appliquée systématiquement ; note 2 : la documentation existe, elle est à jour, elle n'est pas connue de tous et pas toujours appliquée note 3 : la documentation est rudimentaire, elle n'est pas à jour, elle n'est pas connue de tous et n'est pas toujours appliquée ; note 4 : la documentation n'existe pas mais le sujet est identifié par une partie du personnel et en partie appliqué de fait ; note 5 : la documentation n'existe pas, le sujet n'est pas identifié, il n'y a pas de dispositif en place ; note 9 : ne sait pas ou non applicable à l'entreprise ; L'évaluation globale d'un groupe de questions peut être structurée de la façon suivante : note 1 : situation d'excellence sur tous les points, note 2 : situation satisfaisante (note 1 ou 2) sur la plupart des points, note 3 : situation passable (note entre 2, 3 et 4), à améliorer sur un certain nombre de points, note 4 : situation insatisfaisante sur plusieurs points (note 4 et 5), note 5 : situation de non-qualité sur presque tous les points (note 4 et 5), note 9 : ne sait pas. ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 9.

10 QUESTIONNAIRE D EVALUATION GENERALE DE LA FONCTION COMPTABLE 153 rue de Courcelles Paris cedex 17 Tél Fax oqc@cs.experts-comptables.org SIRET APE 913E

11 MISSION DU RESPONSABLE DE LA FONCTION COMPTABLE Objectif de ce chapitre Permettre de positionner le Responsable de la fonction comptable dans l entreprise et de cerner la mission qui lui est confiée. Note : dans la suite du document, nous utiliserons le terme de «Responsable comptable» pour mentionner le Responsable de la fonction comptable, quel que soit son titre exact dans l établissement. POSITION 20. Quel est le titre exact du responsable comptable? A qui est-il hiérarchiquement rattaché? Quel est son niveau hiérarchique par rapport au DG (n-1, n-2, n-3)? Evaluation de la de la position QUELLES SONT LES MISSIONS DU RESPONSABLE COMPTABLE DECRITES CI-APRES QUI CORRESPONDENT LE MIEUX A LA SITUATION DE VOTRE ENTREPRISE? MISSION DE COMPTABILITE OPERATIONNELLE 24. Produire les résultats légaux, fiscaux et réglementaires périodiques 25. Produire le reporting périodique de groupe 26. Produire les rapports de gestion interne pour la DG 27. Produire les rapports de gestion interne pour les directions opérationnelles 28. Etre responsable de l'analyse et de la justification des situations 29. Etre responsable de l'analyse de la performance de l'établissement 30. Etre responsable du système de contrôle interne de l'établissement 31. Evaluation de la mission de comptabilité opérationnelle MISSION D ETABLISSEMENT DES NORMES 32. Etre responsable de l élaboration des normes internes 33. Etre responsable de l application des normes groupe 34. Evaluation de la mission d établissement des normes MISSION CONCERNANT LE SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE 35. Assurer la maîtrise d ouvrage relative au système d'information vis-à-vis du service informatique prestataire 36. Ou assurer non seulement la maîtrise d ouvrage mais également la maîtrise d œuvre relative au système d information (pour la partie fonctionnelle, hors technique informatique) 37. Ou être simple correspondant utilisateur du service informatique en charge du système d'information qui en assure et la maîtrise d ouvrage et la maîtrise d œuvre 38. Etre responsable des paramètres des applications informatiques comptables (définition initiale et maintenance) 39. Evaluation de la mission concernant le système d information comptable Cochez la case correspondante = 1 : importante 2 : moyenne 3 : limitée ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 11.

12 MISSION DE MANAGER DE PERSONNES 40. Etre responsable hiérarchique de tous les services comptables 41. Etre responsable fonctionnel de l'ensemble des collaborateurs de la fonction comptable y compris ceux hors des services comptables 42. Etre responsable hiérarchique d une partie des services comptables, et non responsable (hiérarchique ou fonctionnel) des autres 43. Evaluation de la mission de manager de personnes MISSION D'AIDE A LA DECISION DE LA DIRECTION 44. Le responsable comptable ou un représentant présente les résultats comptables périodiques à la DG 45. La DG demande fréquemment des informations au responsable comptable 46. Les responsables de directions opérationnelles demandent des informations au responsable comptable 47. Evaluation de la mission d aide à la décision de la direction EVALUATION GLOBALE DE LA MISSION 3 2 Cochez la case correspondante = 1 : importante 2 : moyenne 3 : limitée 3 Cochez la case correspondante = de très large à très limitée ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 12.

13 ORGANISATION DE LA FONCTION COMPTABLE Objectif de ce chapitre Permettre de déterminer le type d'organisation de la fonction comptable (centralisée / décentralisée, le nombre de niveaux hiérarchiques, etc.). DEGRE DE CENTRALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE A quelle organisation appartiennent les processus / activités suivantes de la fonction comptable? (Si un processus donné est couvert par deux organisations, services comptables et autre, prière de donner une appréciation du % des effectifs de chacune des organisations) Services comptables % Hors services comptables % Non applicable 48. Gestion des référentiels comptables 49. Organisation / méthodes / système d information comptable 50. Centralisation et gestion des arrêtés comptables 51. Production du reporting interne et prévisions à CT 52. Production de l information financière externe 53. Production des documents fiscaux 54. Consolidation groupe 55. Production des états réglementaire 56. Gestion technique primes / encaissements 57. Gestion technique sinistres / décaissements 58. Comptabilité des intermédiaires 59. Réassurance et co-assurance 60. Inventaire technique 61. Placements immobiliers et gestion locative 62. Placements financiers et participations 63. Trésorerie 64. Moyens généraux et logistique 65. Frais de personnel 66. Comptabilité de gestion 67. Comptes intra-groupe 68. Autres (préciser) Evaluation du degré de centralisation de l organisation LES COLLABORATEURS EN CHARGE DES ACTIVITES CI-DESSUS SONT-ILS : 70. regroupés au siège dans un site unique 71. répartis dans divers entreprises 72. regroupés pour l essentiel au siège avec des petits groupes répartis dans les entreprises 73. Evaluation du degré de centralisation géographique Cochez la case correspondante = 1 : centralisé 2 : moyen 3 : décentralisé ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 13.

14 EXTERNALISATION DES ACTIVITES COMPTABLES 74. Des activités sont-elles externalisées / sous-traitées? Si oui, lesquelles? Des activités sont-elles traitées en mode services partagés au niveau du groupe? Si oui, lesquelles? Des activités sont-elles traitées en tant que prestataire de services pour compte de tiers? 79. Si oui, lesquelles? EVALUATION GLOBALE DE L ORGANISATION Cochez la case correspondante = 1 : centralisé 5 : décentralisée ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 14.

15 COLLABORATEURS DE LA FONCTION COMPTABLE Objectif de ce chapitre Evaluer le niveau de qualification et le nombre de collaborateurs de la fonction comptable EFFECTIFS (en équivalent temps plein) 81. Total des effectifs de la fonction comptable dont effectif des services comptables dont effectif hors des services comptables Ratio effectif fonction comptable / effectif établissement (cf. tableau des effectifs p.20).. Sur les années 95, 96 et 97, les effectifs de la fonction comptable ont-ils : 85. augmenté 86. été stables 87. baissé NIVEAU DE FORMATION GENERALE 88. bac % 89. Bac + 2 ou 3... % 90. Bac + 4 et >... % NIVEAU DE FORMATION PROFESSIONNELLE COMPTABLE 91. Aucun diplôme en comptabilité... % 92. Diplôme de comptabilité... % 93. Diplôme d'expertise comptable... % CATEGORIE PROFESSIONNELLE 94. Cadres avec des responsabilités hiérarchiques... % 95. Cadres spécialistes... % 96. Non-cadres... % AGE 97. Age moyen... ans ANCIENNETE 98. Ancienneté moyenne dans l entreprise... ans 99. Ancienneté moyenne dans le poste... ans 6 Afin de compléter cette partie, se reporter à la section «Coût total de la fonction comptable», partie «calcul du coût des ressources humaines» page 17 ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 15.

16 CAPACITE A UTILISER L'OUTIL INFORMATIQUE (% de collaborateurs aptes) 100. Interface avec applications informatiques de traitement comptable, saisie, correction... % 101. Tableur... % 102. Requêtes, Infocentre... % 103. Installation / maintenance des applications informatiques... % 104. EVALUATION GLOBALE DE LA QUALITE DES RESSOURCES HUMAINES Cochez la case correspondante = 1 : bonne 5 : médiocre ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 16.

17 ASSURANCE QUALITE DE LA FONCTION COMPTABLE Objectif de ce chapitre Apprécier la conformité du dispositif assurance qualité d'ensemble de la fonction comptable, aux règles internationales d'assurance qualité (ISO), lesquelles définissent l'assurance qualité comme l'ensemble des actions préétablies et systématiques, nécessaires pour donner la confiance appropriée en ce qu'un produit ou service, satisfera aux exigences relatives à la qualité. ENGAGEMENT DIRECTION Définition par écrit par la direction de la politique de qualité comptable Désignation formelle d'un responsable de la qualité comptable Existence d'un recensement des principaux «clients» de la fonction comptable, internes et externes à l entreprise Existence d'une procédure de formalisation des besoins de la fonction comptable d une part, des produits attendus d autre part (de type contrat client / fournisseur) Existence d'une formation spécifique aux concepts de la démarche qualité EVALUATION DE L ENGAGEMENT QUALITE DISPOSITIF QUALITE 9 Système qualité 111. Prise en compte dans les habitudes de travail de la démarche qualité (boucle de la qualité : étude du besoin, conception des processus, réalisation du service, analyse de dysfonctionnement, correction) Création d un comité qualité par la direction comptable (réunion périodique de suivi des plans d action qualité tenue par le management)... Documentation 113. Existence d'un système de documentation cohérent (exemple : manuel assurance qualité, manuel procédures, manuel instructions) Existence d'une procédure de mise à jour de la documentation (règles d'approbation / de diffusion / de conservation / date de révision / nom du responsable)... Identification et traçabilité du produit 115. Exigence formelle d'un chemin d'audit (audit trail), dans tous les processus comptables 116. Existence d'un plan de classement et d'archivage des pièces comptables... Actions correctives et préventives 117. Dispositif formel de correction des anomalies : exigence formelle que toute prestation non conforme (fiabilité, délai etc.) et identifiée soit enregistrée, analysée et corrigée par les responsables ayant reçu autorité pour les actions correctives... Maîtrise des enregistrements relatifs à la qualité 118. Existence d'indicateurs de qualité Existence d'un tableau de bord de mesures de la qualité au niveau du responsable de la fonction comptable... 8 Cochez la case correspondante = 1 : bonne 5 : médiocre 9 Cochez la case correspondante = 1 : excellente 9 : médiocre ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 17.

18 120. Existence en particulier d un indicateur de mesure de la satisfaction des «clients» de la fonction comptable... Formation 121. Existence d'un plan de formation pour les collaborateurs de la fonction comptable Existence, dans ce plan de formation, de modules spécifiques à la qualité EVALUATION DU DISPOSITIF QUALITE MAITRISE DES PROCESSUS Conception / documentation des processus Dispositif comptable 124. Existence d'une comptabilité générale / de comptabilités auxiliaires Existence d'une comptabilité de gestion (ou analytique) Intégration de ces comptabilités par l'utilisation d'un plan de compte unique / clé comptable unique Existence d'une comptabilité analytique par organisation Existence d'une comptabilité analytique par projet Existence d'une comptabilité analytique par activité... Maîtrise des processus de la fonction comptable Formalisation par la direction du rôle de la fonction comptable dans l entreprise Décomposition de la fonction comptable en plusieurs processus Désignation d'un responsable unique pour chacun de ces processus comptables Exigence d'un plan d'action assurance qualité pour chacun des processus comptables (en matière de conception et/ou de la documentation et/ou des contrôles internes et/ou du fonctionnement et/ou de l'amélioration)... Pour chaque processus : finalité et découpage en activités liste et description des informations / prestations à fournir par le processus liste des «clients» du processus liste des «fournisseurs» du processus... Maîtrise de la conception des processus Existence de cahiers des charges formels lors de projets de conception et de mise en œuvre de nouvelles solutions... Système d information 139. Existence d'une méthode formelle de conduite de projets informatiques Utilisation de mécanismes et techniques de test pour valider les nouvelles applications Prise en charge dès la conception d un système de contrôle du fonctionnement des applications informatiques Existence d une cartographie des applications informatiques... Documentation des processus Cochez la case correspondante = 1 : excellente 9 : médiocre ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 18.

19 143. La documentation relative aux processus est-elle connue et accessible aux collaborateurs 144. La documentation est-elle maintenue à jour selon la procédure de l entreprise Mise à disposition des collaborateurs de revues techniques comptables et fiscales EVALUATION FONCTIONNEMENT ET AMELIORATION Fonctionnement / amélioration des processus Maîtrise du fonctionnement et amélioration des processus 147. Existe-t-il un mécanisme de détection et de correction des anomalies? Si oui, est-il automatisé? Suivi périodique par le management de la correction des anomalies Mesure effective selon une périodicité régulière des indicateurs de qualité Etablissement de plans d'action d'amélioration du processus par le management Existence de groupe qualité... Système d information N/A 153. Réalisation du contrôle du bon fonctionnement des traitements informatiques Réalisation d'un ou de plusieurs audits informatiques au cours des 3 dernières années Le résultat a-t-il été jugé satisfaisant?... Contrôles des restitutions 12 Existence de procédures documentées de contrôles et vérifications pour garantir que les restitutions comptables satisfont les spécifications : au cours du processus de production comptable avant communication aux utilisateurs... Maîtrise des méthodes de contrôle Pré-contrôle des résultats à l'aide d'un pré-arrêté de clôture Contrôle des résultats par analyse comparative avec le budget Contrôle des résultats par analyse comparative avec les résultats de la période précédente 161. Analyse / justification périodique des comptes de bilan Préciser la fréquence : Mensuelle Trimestrielle Annuelle 165. Suivi par âge des écritures en comptes d'ordre et comptes d'attente Réconciliation périodique de la comptabilité analytique et de la comptabilité générale Préciser la fréquence : Mensuelle Trimestrielle Annuelle 170. Réconciliation périodique des comptabilités auxiliaires et de la centralisation Préciser la fréquence : Mensuelle 11 Cochez la case correspondante = 1 : excellente 9 : médiocre 12 Cochez la case correspondante = 1 : bon 5 : médiocre ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 19.

20 Trimestrielle Annuelle 174. Réconciliation périodique des déclarations avec les comptes (TVA, DAS...) Préciser la fréquence : Mensuelle Trimestrielle Annuelle 178. Auto-contrôle des processus à l'aide de check-lists (programme de travail) Contrôle de l'exécution de ces contrôles par un superviseur en interne... Audit internes / externes Réalisation d audit des processus par l'audit interne Réalisation d audit des processus par des auditeurs externes... N/A 182. Existe-t-il une liste de suivi des recommandations des audits internes / externes? Les recommandations acceptées ci-dessus sont-elles toutes appliquées?... Stockage des informations Conservation des pièces justificatives conformément à la réglementation et aux instructions spécifiques de l entreprise Procédure de conservation et d archivage des justificatifs de comptes Existence d une procédure générale de sauvegarde des informations Existence d une procédure de conservation, en ligne avec la réglementation fiscale de comptabilité informatisée EVALUATION FONCTIONNEMENT ET AMELIORATION EVALUATION GLOBALE DE L ASSURANCE QUALITE Cochez la case correspondante = 1 : bon 5 : médiocre 14 Cochez la case correspondante = 1 : excellente 9 : médiocre ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 20.

21 COUT TOTAL DE LA FONCTION COMPTABLE Objectif de ce chapitre Permettre de déterminer le coût global de la fonction comptable et de calculer un certain nombre de ratios significatifs tels que : ratio coût de la fonction comptable / total des frais généraux + commissions, ratio effectif de la fonction comptable / effectif total de l entreprise, ratio nombre d entreprises qui calculent le coût de la fonction comptable / total des entreprises, ratio coût informatique de la fonction comptable / coût total de la fonction comptable, ratio coût des prestations externes (sous-traitance, conseil, audit ) / total du coût, coût moyen d un collaborateur de la fonction comptable, analyse de la corrélation coût de la fonction comptable et taille / activité / des entreprises. Note 1 : l objectif du questionnaire étant de constituer une base d informations cohérentes, nous vous demandons de bien vouloir effectuer l exercice de détermination du coût de la fonction comptable selon la méthode établie ci-après et correspondant à l année Note 2 : afin de pouvoir analyser le poids relatif de chaque processus, il est important de bien préciser l estimation des effectifs pour chacun des processus. Note 3 : la définition de chacun des processus est donnée dans la partie 3 du questionnaire. CALCUL DU COUT DES RESSOURCES HUMAINES Détermination des effectifs de la fonction comptable Note : les effectifs déterminés ci-dessous comprennent l ensemble du personnel (effectif entier ou partiel) dont l activité concourt à la prestation de la fonction comptable (y compris encadrement et support de secrétariat ou autre), telle que décrite dans l introduction (cf. définition de la fonction comptable page 5). Processus 190. Gestion des référentiels comptables 191. Organisation / méthodes / système d information comptable 192. Centralisation et gestion des arrêtés comptables 193. Production du reporting interne et prévision à CT 194. Production de l information financière externe 195. Production des documents fiscaux 196. Consolidations groupe 197. Production des états réglementaires 198. Gestion primes / encaissements 199. Gestion sinistres / décaissements 200. Comptabilité des intermédiaires 201. Réassurance et co-assurance 202. Inventaire technique 203. Placements immobiliers et gestion locative 204. Placements financiers et participations 205. Trésorerie 206. Moyens généraux et logistique (fournisseurs, immobilisations, frais professionnels) 207. Frais de personnel 208. Comptabilité de gestion 209. Comptes intra-groupe 210. Total de la fonction comptable 211. <Ressources affectées à la gestion pour compte de tiers> 212. TOTAL NET Dans les services comptables Effectif ETP (équivalent temps plein) Hors des services comptables Total ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE ASSURANCES 21.