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1 SAVOIR FAIRE RICOH Ricoh, numéro 1 en France sur le marché des copieurs professionnels N&B*, dispose d une large gamme de scanners Noir & Blanc et couleur alliant qualité d image et fonctionnalités avancées (vitesse, format). Ces scanners peuvent être utilisés en tant que postes de numérisation autonomes pour des petits cabinets, ou comme scanners réseau prêts à numériser des documents à distance. Le scanner vous permet donc de transformer vos documents papier en fichiers numériques, pour qu ils soient ensuite indexés, classés et partagés. Il vous permet d appliquer la puissance de la technologie numérique au papier : exploitation, distribution par , ou illustration de vos documents (insertion de photos, plans) Chaque jour vous imprimez des fichiers, vous copiez ou scannez des documents et vous envoyez des télécopies. Et si un même appareil réalisait toutes ces fonctions en alliant qualité, fiabilité et convivialité? Découvrez les multifonctions Ricoh qui vous permettront d optimiser votre parc bureautique et vous faciliteront la gestion de vos documents. Indexer ses documents : «GED» mon cabinet à être plus performant Même si le document scanné est lisible, encore faut-il pouvoir le retrouver dans une base de données contenant parfois des millions de fichiers Pour arriver à ce résultat, il vous faut absolument connaître 3 mots : Gestion Electronique de Documents (GED). La GED consiste à indexer des documents, afin de pouvoir retrouver le document à base de mots clés. Ainsi, grâce aux logiciels de GED et à la scannérisation, vous pouvez aujourd hui travailler sur votre prochaine plaidoirie à la campagne, chez vous, au tribunal n importe où, à partir du moment où votre ordinateur portable est équipé d un logiciel intelligent et d un matériel performant! Ces logiciels sont essentiels pour vous aider à répertorier tous vos documents, aussi bien les documents scannés que ceux conçus en version informatique (word, excel, ). En effet, le principe de la GED est d associer des documents de sources différentes (fax, conclusions en document word, conclusions adverses scannées, échanges de mails), de façon à vous simplifier les démarches et de vous organiser un bureau virtuel. Objectif avoué : obtenir un bureau sans dos- Avec les solutions Ricoh, il suffit de sélectionner depuis l écran tactile du multifonctions le type de document à numériser (éléments de dossiers clients, actes authentiques, minutes, factures ) pour qu il soit automatiquement distribué ou classé. Renseignements : Caroline RENARD - Chef de Marchés - Marchés Verticaux Tél , ou visitez notre site Internet : * Données Infosource 2006 Numéro 1 en France en 2005 en tant que constructeur et marque RD 53

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3 sier Bref, arriver à travailler dans des conditions «zen» et épurées. Les logiciels de GED ont plusieurs fonctionnalités qui sont particulièrement intéressantes pour les professionnels du droit : garantir l authenticité et la confidentialité des documents classer et indexer les documents rechercher les documents à l aide d un moteur de recherche travailler en mode collaboratif avec les autres membres du cabinet permettre aux clients d accéder à leurs dossiers tracer l évolution d un document (auteurs, modifications, validations ) Ainsi, la GED a à la fois un aspect pratique (ranger les documents dans un espace immatériel et les retrouver en un clic), juridique (constitution de preuves) et marketing (meilleure relation client). En d autres termes, la GED participe au knowledge management du cabinet en concentrant tout le capital intellectuel en un point unique. le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent, on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document. Une fois les documents indexés, les solutions de GED fournissent des moteurs de recherche puissants. Par exemple, le logiciel proposé par Nuance utilise un moteur de recherche appelé All-in-One Search. Cet outil permet de lancer des recherches textuelles complexes aussi bien sur des fichiers PC que sur des documents numérisés, des fichiers PDF ou des photos numériques. Ce moteur utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour «lire» le texte contenu dans les fichiers graphiques et PDF. L intérêt de ce type de logiciel est surtout qu il assure simultanément la conversation des documents papier en fichiers numériques, leur conversion en PDF en un clic, leur classement et leur compilation. Ainsi, la multiplicité des fonctions de ces logiciels de GED a pour objectif de vous simplifier l ergonomie d utilisation : en 3 clics, un document peut être scanné, PDFisé et classé. ARCHIVER LES DOCUMENTS EN LIMI- TANT LES COÛTS Ce n est pas forcément nécessaire de le rappeler, mais les logiciels de GED ont aussi pour objectif de rabaisser les coûts de l archivage de documents. Ceci pour deux raisons : le gain d espace et le gain de temps. Par rapport à un archivage papier, la GED vous permet de gagner un temps précieux, ce qui est essentiel pour une profession qui facture au nombre d heures travaillées. Sans compter le prix de l immobilier La GED révolutionne ainsi le stockage des documents et le travail en équipe. CHERCHER UN DOCUMENT : LA FIN D UN CASSE TÊTE CHINOIS En plus des documents papiers, les cabinets doivent aujourd hui faire face à une inflation des courriels. La correspondance électronique a en effet complexifié la recherche de l information. L avantage d une solution de GED est qu elle vous permet de classer des documents de sources différentes : elle peut très bien ranger un courriel correspondant au dossier Y, avec les autres éléments du dossier comme les preuves écrites scannées. Le plus important est de bien réussir l indexation des documents. Il existe deux façons d indexer ses documents : L'information est l'essence même des professions juridiques. Mieux elle est exploitée, partagée et traitée, meilleurs sont les résultats. Que vous soyez avocat, responsable d'un service juridique ou secrétaire juridique, il est essentiel de pouvoir partager des documents avec les clients, confrères et conseillers de manière simple et sécurisée. L'archivage des documents et la traçabilité de la correspondance, y compris les courriers électroniques et leurs pièces jointes, sont également indispensables. Adobe Acrobat PARTAGEZ ET GÉREZ DES DOCUMENTS JURIDIQUES EN TOUTE SÉCURITÉ La solution est un format sécurisé, indépendant du matériel et des logiciels utilisés : Le format Adobe Adobe PDF (Portable Document Format). Pour ceux qui créent : Adobe Acrobat capture, transforme, rapidement et économiquement, les documents papiers d'un dossier en un fichier Adobe PDF qui contient une image protégée et du texte généré par reconnaissance optique des caractères. II permet aussi l'archivage des documents manuscrits ou des documents annotés à la main puis signés. l'indexation classificatoire qui offre une description formelle du document, pour des soucis de rangement, en utilisant des métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc), afin de permettre l'utilisation de ces méta-données par le plus grand nombre d'outils de recherche. l'indexation par concepts qui vise plutôt Comment ménager un accès aux contrats et autres documents juridiques à toute une équipe en sécurisant leur partage? Comment compiler et retrouver plus facilement les informations indispensables? Comment limiter la responsabilité de l'entreprise et empêcher l'accès non autorisé aux données? Communiqué Pour ceux qui lisent et qui interagissent : Adobe Acrobat facilite l'échange des dossiers entre les différents intervenants, de lourds et volumineux documents papier sont remplacés par quelques fichiers Adobe PDF indexés et structurés, faciles à stocker dans un ordinateur portable. Recherches et comparaisons sont alors menées de façon très efficace dans une RD 55

4 Assurer la pérennité et la confidentialité des documents conservés L intérêt de l archivage des documents est avant tout de conserver les preuves légales. Ainsi, un bon archivage doit respecter trois conditions : l'authenticité: le document archivé doit être strictement identique à l'original. la pérennité: le système de stockage doit permettre une exploitation à court et long terme. Mieux encore, une duplication des données peut être faite afin d'éviter les risques de perte (court-circuit, destruction des sites par incendie, inondation, etc.) la confidentialité et l'inviolabilité: il faut un système de verrouillage des documents archivés de manière à n'autoriser l'accès qu'à certains utilisateurs. Le point le plus délicat reste la conservation légale des messages électroniques, notamment savoir comment authentifier la date d envoi et la réception d un courriel. Comme pour la signature électronique, il est possible de recourir à des tiers certificateurs qui garantissent le contenu du mail et des tiers horodateurs qui certifient la date du mail. Ainsi, la GED s inscrit aussi dans une volonté de restituer des preuves fiables et reconnues par le juge. CONTRÔLER LA TRAÇABILITÉ D UN DOCUMENT Certains logiciels de GED vous donnent aussi la possibilité de contrôler l accès aux documents et de vous indiquer tous les auteurs ayant apporté des modifications, ce qui constitue une fonctionnalité particulièrement intéressante pour vos professions où le processus décisionnel est long. Autrement dit, une solution de GED peut proposer de gérer les cycles de vie (version 1, version 2...) des documents et des circuits de diffusion automatiques paramétrables (pour information, pour validation, pour révision...) entre différents acteurs. De manière plus générique, on peut dire que c'est un système de gestion informatisé du cycle de vie d'un document électronique (texte, son, image, vidéo, etc) depuis sa création jusqu'à sa destruction. collection de fichiers. Chaque page peut être annotée, des passages surlignés ou barrés, des commentaires vocaux ou des liens vers d'autres fichiers ajoutés... Une fois protégés par mot de passe, les documents Adobe PDF peuvent par exemple être envoyés en toute sécurité par . Plusieurs versions d'un même fichier validé par plusieurs signataires peuvent être comparées facilement. TRAVAIL COLLABORATIF... Acrobat 7.0 est le logiciel idéal pour mener à bien vos travaux collaboratifs. Une panoplie complète d'outils d'annotation : Le crayon pour écrire et dessiner, le tampon semblable à un cachet, le surlignage, le soulignage et le texte barré, les notes, le commentaire audio, les tampons horodatés personnalisés. Les commentaires des réviseurs peuvent être rassemblés, organisés par date, par auteur ou par numéro de page. Les modifications apportées à un document sont associées à leur signataire. Révisions et annotations en ligne : Les fichiers Adobe PDF peuvent être ouverts dans un navigateur Internet dès qu'adobe Reader est installé sur le système. Plusieurs personnes peuvent ouvrir simultanément le même fichier Adobe PDF en bénéficiant des fonctions d'annotation d'adobe Reader si le fichier partagé a été autorisé par Acrobat Professional 7.0. La plupart des outils d'acrobat sont accessibles depuis le navigateur pour annoter un document Adobe PDF et lui apposer une signature numérique. LES "PLUS" DE LA SOLUTION ACROBAT POUR LES DOCUMENTS JURIDIQUES : Avec Adobe Acrobat 7.0, vous pouvez : Centraliser les données des différentes applications dans un seul document PDF indexable pour les communiquer aisément à vos clients, confrères, etc. Contrôler automatiquement l'accès aux données confidentielles et en limiter la diffusion. Accélérer le cycle de révision et de validation des contrats en interdisant aux réviseurs de modifier le document d origine. Assurer la traçabilité des documents, y compris les courriers électroniques et les pièces jointes. Adobe PDF est un format public, libre de droit, multi systèmes et multi plates-formes (diffusion aisée) et normalisé par l'iso : PDF/A pour l'archivage long terme et PDF/X pour les arts graphiques La fonction de signature d'adobe Acrobat Standard ou Professional est conforme à la loi n du 13 mars 2000 et au décret afférent du 31 mars S'il est protégé, le contenu d'un document Adobe PDF ne peut pas être modifié. Le rapport coût/fonctionnalités faut d'adobe Acrobat la référence sur le marché du document électronique. RD 56

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6 TRAVAILLER À DISTANCE AVEC SES COLLABORATEURS Dénommée «travail collaboratif», cette fonctionnalité permet aux collaborateurs du cabinet de fluidifier le partage de l information et d accéder aux documents à distance. Ainsi, il est tout à fait possible d accéder aux mêmes documents sur plusieurs sites différents. Le cabinet Gide Loyrette Nouel a par exemple choisi la solution Inerwomen en interne pour travailler sur des espaces collaboratifs, afin de faciliter une meilleure coordination sur les dossiers. C est aussi le cas du cabinet Wilde Sapte (Londres), qui a réduit une montagne de papiers en une immense base immatérielle de connaissances juridiques. La masse de documents utilisés par Wilde Sapte peut s'évaluer à des millions de pages, soit l'équivalent de quelque 50 gigaoctets. Wilde Sapte avait donc besoin d'un système capable de gérer le stockage, la recherche et l'archivage des documents internes, et de proposer une version complète et un historique de chaque document. L'entreprise a choisi la solution DOCS open car elle souhaitait un système doté de puissantes capacités de recherche, par date, auteur ou sujet. Le logiciel a été aussi installé dans les locaux de Wilde Sapte à Paris, où il est utilisé par une trentaine de personnes. Les locaux parisiens sont ainsi reliés au siège britannique par le biais du courrier électronique et de l'internet. AMÉLIORER SA RELATION CLIENT Il est aussi possible de proposer à vos clients un suivi de l avancement de leurs dossiers. C est le cas par exemple du cabinet Landwell qui a intégré une solution de GED (imanage WorkSite) pour créer des espaces de travail collaboratif internes sur les dossiers clients, mais aussi pour proposer un accès réservé à ses clients sur leurs dossiers. C est une façon de se démarquer des concurrents, en offrant la possibilité à ses clients de collaborer via Internet en direct sur leurs dossiers avec les avocats. Votre cabinet est producteur de nombreux documents, Vos archives s accroissent et menacent de saturer vos locaux, Vous souhaitez améliorer le classement et la recherche de vos dossiers, Vous envisagez d externaliser la conservation de vos archives. Archivage physique Archivage numérique Conseil et ingénierie documentaire C est pour répondre aux besoins des cabinets d avocats qu Archiv CLASS vous propose des solutions économiques adaptées à la gestion de vos archives. Un site de conservation confidentiel et sécurisé (normes DRIRE et APSAD), Un personnel tenu au secret professionnel, Une gestion claire, précise et informatisée de vos documents. CONTACT : Archiv CLASS - 7, rue Salvador Allende PALAISEAU Tél. : Fax : Mail : RD 58

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