Zéro papier dès le premier jour

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1 Zéro papier dès le premier jour Économies de coûts et augmentation de productivité grâce à la numérisation

2 A digital archive Véritable référence dans le domaine de la numérisation, I-FourC offre la combinaison unique d une prestation de services et du développement de logiciels, entièrement axée sur l élimination du papier et l optimisation des flux de documents. I-FourC opère sur le marché depuis déjà de nombreuses années de façon très effective et flexible. Le principe permet que durant l opération de numérisation, toute l information soit accessible sous forme numérique à n importe quel moment. Grâce à d ingénieux services de gestion d archives et de scanning, combinés à des solutions logicielles avancées, I-FourC veille à ce que vous puissiez travailler dès le premier jour dans un environnement numérique «zéro papier». La continuité de votre processus global d entreprise est ainsi garantie de façon optimale. Travailler dans un environnement zéro papier Une information manquante ou incomplète signifie perte de temps, perte d argent et frustration. Dans une organisation pour qui clients et qualité de services viennent au premier rang, il est impératif d avoir toujours et partout accès à l information nécessaire et de ne pas avoir à chercher dans des archives papier bondées et non structurées. I-FourC offre la solution avec son concept unique: «Zéro papier dès le premier jour». Grâce à l utilisation de la technologie la plus récente et la plus avancée, I-FourC se charge de la numérisation de vos données papier, sans perturber vos activités quoti diennes. L information numérique est organisée selon vos souhaits, en correspondance parfaite avec les processus métiers déjà en place dans votre organisation. En automatisant et en optimisant les divers flux de documents, non seulement vous réalisez d importantes économies, mais vous améliorez également l efficacité interne de votre organisation et professionnalisez de surcroît votre image vis-à-vis de vos clients. Les spécialistes I-FourC sont reconnus pour leur très haut niveau d expertise et de qualité. Les clients décrivent I-FourC comme une organisation offrant une haute garantie de résultat. I-FourC, expert en numérisation appliquée

3 Services I-FourC La prestation de services d I-FourC vise à rendre la transition d une information papier en une information numérique la plus souple possible. I-FourC réalise cette tâche grâce à une combinaison unique de services tels que d une part l externalisation d archives, le scanning «à la demande» et le scanning complet d archives, et d autre part des solutions informatiques. Le programme d I-FourC se décrit le mieux comme un ensemble complémentaire de développements informatiques et de prestations de services. Outre un Quick-Scan gratuit, une stratégie souvent utilisée est de rassembler, en une matinée, toute l information papier d un service et de la mettre à disposition sous forme numérique en une seule fois. Pour cela, I-FourC opère dans une optique de qualité et de fiabilité visant la continuité des processus de travail du client. Grâce à son programme combinant prestations de services et développements informatiques, I-FourC est un partenaire qui pense activement avec vous afin de réaliser les objectifs souhaités et de relever les défis. I-FourC garantit une amélioration qualitative par une approche intégrale des personnes, des processus et des systèmes. L expertise d I-FourC vous permet de profiter d un réel savoir-faire et d une solide expérience en matière de développements informatiques, d équipements d information fiables et rapides adaptés à vos processus et à votre situation spécifique. Quick-Scan gratuit de vos archives Externalisation d archives selon les normes de sécurité les plus strictes avec garantie de restitutions à 100 % Stratégie différenciée en fonction de l actualité de vos pièces d archives Conseil professionnel sur la numérisation «en masse» et la numérisation «à la demande» Solutions numérisation «en masse» et la numérisation «à la demande» novatrices pour un environnement de travail zéro papier Garantie de la continuité de vos processus métiers

4 Projet de numérisation Entre le moment où la notion de numérisation est mise à l ordre du jour dans une organisation et le moment où les premiers résultats numériques sont en application, se cache un monde d aspect pratique: objectif, soutien, budgétisation,logiciels, équipements, sans oublier la réalisation pratique avec la main-d œuvre nécessaire. Depuis sa création, I-FourC a numérisé avec succès des millions de dossiers contenant des données à caractère personnel. Chaque fois, I-FourC a recherché la solution la plus appropriée pour numériser les documents papier le plus rentablement possible. I-FourC propose pour cela différents services de scanning, comme la numérisation «en masse» ou la numérisation «à la demande». Accessibilité multisite; votre information disponible à tout moment et partout Disponibilité 24/7 de votre information Numérisation de qualité supérieure jusqu à feuilles A4 par semaine Pas d interruption dans votre gestion d informations grâce à nos propres solutions informatiques Adaptation à votre mode de travail habituel grâce à I-FourC Virtual File Économie de coût en espace, personnel et fournitures de bureau Plus de souci de perte d information par vol, incendie ou dégâts des eaux Amélioration de la qualité des processus d exploitation internes Image professionnelle vis-à-vis de vos clients avec des bureaux ordonnés et sans paperasse selon la «clean desk policy»

5 Gestion d archives Dans toute organisation, des choix efficaces en matière de gestion d information s imposent. Il faut pour cela, faire une distinction entre une information immédiate et une information moins importante afin de décider quel document doit être traité en priorité dans sa transition du papier au numérique. C est pourquoi I-FourC vous offre la possibilité d entreposer votre information papier dans un bâtiment d archives hautement sécurisé. Equipé d une installation ultraperformante de détection et d extinction d incendie, il est également doté de dispositifs ultramodernes de détection d intrusion et de contrôle d accès ainsi que sous vidéosurveillance permanente et directement relié au centre opérationnel régional. Si vous utilisez ce service, vous pouvez à tout moment demander et consulter vos données à distance grâce à une numérisation «à la demande». I-FourC scanne alors les documents que vous avez demandés et vous êtes ensuite immédiatement en mesure de les consulter via I-FourC Virtual File, alors que les dossiers physiques restent dans le dépôt d I-FourC. Vos dossiers physiques sont bien entendu toujours demandables. De cette façon, le client reste en mesure de consulter ses données sans les inconvénients de paperasserie. Le dépôt d archives répond à des normes de sécurité extrêmement rigoureuses pour la protection des archives 80 km de rayonnages suspendus pour archivage individuel de dossiers Chaque dossier est enregistré individuellement et pourvu d un code à barres pour une accessibilité rapide Vos dossiers disponibles numériquement sur demande en moins d une heure Gain d espace sur vos précieux mètres carrés de bureaux

6 Solutions TIC Partenaire certifié de Microsoft, I-FourC utilise la technologie Microsoft. Net la plus récente et la plus avancée, garante d une intégration optimale, d un traitement rapide et d un développement logiciel efficace. I-FourC a investi à un stade précoce le développement du concept de logiciel en tant que service, en anglais Software-as-a-Service (SaaS). En collaboration avec notre partenaire, un centre de données certifié SAS70, ce développement a conduit à l élaboration d un concept facilement distribuable. Ainsi, avec I-FourC Virtual Archive, I-FourC rend accessible via Internet son logiciel pour gestion de dossiers entièrement conçu en interne. Par ailleurs, I-FourC offre les solutions uniques I-FourC Virtual File et I-FourC Virtual Scan pour la consultation et la numérisation d information via Internet. Logiciel conçu en interne par les concepteurs professionnels I-FourC Logiciel convivial pour la gestion de dossier et la conversion de documents Logiciel accessible via Internet; partout et à tout moment Logiciel faisant usage de la technologie commune; vous protégeant du risque de dépendance de votre fournisseur TIC (vendor-locking) Collaboration avec un centre de données certifié SAS70 Concept de logiciel en tant que service (SaaS) vous économisant des investissements coûteux en matériel et en connaissances informatiques

7 I-FourC Virtual Archive I-FourC Virtual Archive est la version SaaS de JIM: la version Web avec laquelle vous pouvez gérer tous vos îlots d information et télécharger des dossiers. Avec I-FourC Virtual Archive, I-FourC vous offre la possibilité de centraliser les données, une grande capacité de stockage et la disponibilité du module I-FourC Virtual File. En ligne, vous pouvez par ailleurs faire usage de formations concernant les produits et les équipements de numérisation. Il vous suffit d avoir une connexion Internet. Le concept de logiciel en tant que service (Software-as-a-Service) s est développé extrêmement vite. Cela devient la manière par excellence pour mettre à disposition des applications logicielles. La société I-FourC a elle aussi restructuré l utilisation de ses logiciels. Pour l hébergement via Internet, I-FourC collabore avec un centre de données certifié classe A. Virtual Archive correspond parfaitement à l approche conviviale d I-FourC. Ce que vous souhaitez, c est tout simplement pouvoir, à tout moment, partout et sans souci, consulter, traiter et mémoriser votre information. Sans que votre système soit surchargé et sans investissements coûteux. Vous payez pour l usage réel: par utilisateur Pas d investissements coûteux en logiciel; vous ne payez que pour l usage réel qui en est fait Économie de coûts informatiques grâce à une gestion centralisée Gain de temps du fait que vous n avez plus à procéder aux entretiens et aux mises à niveau Tout le monde a toujours la même version logicielle Haute disponibilité; l information peut être consultée et traitée partout et à tout moment Réduction des investissements en matériel tels que les serveurs Réduction des investissements en personnel informatique

8 I-FourC Virtual File Dans le cadre de la numérisation, avec le module I-FourC Virtual File, I-FourC offre une expérience unique. Avec I-FourC Virtual File, les documents scannés s affichent comme des dossiers papier traditionnels. Grâce à l utilisation de «skins», il est possible de faire correspondre exactement l apparence de l I-FourC Virtual File avec celle de vos propres dossiers physiques. Ce haut niveau de reconnaissance conduit à une acceptation plus rapide par les utilisateurs finaux. La convivialité d utilisation est aussi un point fort de l I-FourC Virtual File. Grâce à une technique d encrage numérique appelée «digital inking», il est possible de faire des annotations dans les documents directement via I-FourC Virtual File, exactement comme dans un dossier physique. Par ailleurs, les documents dans l I-FourC Virtual File peuvent être pourvus de feuilles de séparation ou pages intercalaires, permettant à l utilisateur de feuilleter le dossier et d effectuer une recherche plus rapide et ciblée du bon document. En combinaison avec une Tablette PC, l I-FourC Virtual File redevient sous presque tous les rapports un dossier «normal». Acceptation rapide par l utilisateur final du fait de la copie 1:1 du dossier physique Annotations ; écrire dans vos documents numériques avec le «digital inking» Recherche rapide et efficace grâce à la division avec pages intercalaires Reproduction professionnelle, reconnaissable et rapide de documents grâce à une technologie d imagerie sophistiquée Technologie Silverlight, disponible via Internet pour différents systèmes d exploitation

9 I-FourC Virtual File Dans le cadre de la numérisation, avec le module I-FourC Virtual File, I-FourC offre une expérience unique. Avec I-FourC Virtual File, les documents scannés s affichent comme des dossiers papier traditionnels. Grâce à l utilisation de «skins», il est possible de faire correspondre exactement l apparence de l I-FourC Virtual File avec celle de vos propres dossiers physiques. Ce haut niveau de reconnaissance conduit à une acceptation plus rapide par les utilisateurs finaux. La convivialité d utilisation est aussi un point fort de l I-FourC Virtual File. Grâce à une technique d encrage numérique appelée «digital inking», il est possible de faire des annotations dans les documents directement via I-FourC Virtual File, exactement comme dans un dossier physique. Par ailleurs, les documents dans l I-FourC Virtual File peuvent être pourvus de feuilles de séparation ou pages intercalaires, permettant à l utilisateur de feuilleter le dossier et d effectuer une recherche plus rapide et ciblée du bon document. En combinaison avec une Tablette PC, l I-FourC Virtual File redevient sous presque tous les rapports un dossier «normal». Acceptation rapide par l utilisateur final du fait de la copie 1:1 du dossier physique Annotations ; écrire dans vos documents numériques avec le «digital inking» Recherche rapide et efficace grâce à la division avec pages intercalaires Reproduction professionnelle, reconnaissable et rapide de documents grâce à une technologie d imagerie sophistiquée Technologie Silverlight, disponible via Internet pour différents systèmes d exploitation

10 I-FourC Scan Suite Numérisation et indexation sans souci avec l I-FourC Scan Suite. Au moyen de la reconnaissance de codes à barres, le logiciel indexe vos documents et les sauvegarde ensuite automatiquement au bon endroit dans les archives numériques. I-FourC Scan Suite comprend par ailleurs des fonctions de traitement et de contrôle étendues pour garantir une haute qualité de scanning. Ainsi, après numérisation, les images scannées sont affichées en miniature, les unes par rapport aux autres et une image détaillée de chaque document scanné apparaît automatiquement à l écran afin d en contrôler la qualité. À l aide de fonctions de recherche très étendues, vous pouvez consulter les dossiers déjà scannés et y ajouter facilement de nouvelles données. Il est de plus possible de reclasser les documents individuels derrière les onglets numériques présents dans le dossier virtuel. I-FourC Scan Suite exécute des contrôles techniques et visuels. Vous avez ainsi l assurance que l information numérisée est toujours correctement sauvegardée. Reconnaissance de codes à barres pour la formation d une structure logique de document Scanning noir/blanc ou couleur Haute qualité et haute vitesse de scanning Fonctions de traitement et de contrôle étendues Vérification des types de document et des pages intercalaires saisis Compléter intuitivement les dossiers numériques existants en y intégrant une nouvelle information numérisée Gestion de différents profils de numérisation

11 Responsabilité Sociale des Entreprises Le développement durable, c est déjà s interroger sur comment utiliser les ressources rares qui font notre prospérité, aussi bien dans le présent que dans le futur. La surface de la Terre a ses limites, les matières premières peuvent s épuiser et la capacité d absorption de l atmosphère et du milieu naturel est limitée. I-FourC considère qu il doit y avoir un équilibre entre les intérêts écologiques, économiques et sociaux. Aussi, I-FourC a l ambition d être un exemple d entreprise à responsabilité sociale. I-FourC vise constamment un équilibre entre la réalisation de bénéfices, le souci de l environnement, les intérêts des clients, des employés et de la société. C est pourquoi l entreprise investit depuis longtemps dans une gestion d entreprise durable en appliquant une politique RSE dans ses activités quotidiennes de préparation, planning, exécution, contrôle et évaluation tout en portant une attention particulière à l actualité sociale. De cette manière, I-FourC souhaite contribuer à la réduction de son empreinte écologique sur l économie actuelle. Quick-scan Pour toute personne ou organisation intéressée par les possibilités de numérisation, I-FourC offre sans engagement un Quick-Scan. Lors de ce Quick-Scan, un conseiller d I-FourC effectue une préanalyse sur la base d une visite de vos archives physiques et d entretiens avec plusieurs employés ou cadres de votre organisation, puis un calcul réel de vos coûts actuels liés à l archivage. I-FourC dresse ensuite la carte de tous les coûts et avantages pour vous faire une proposition pour la transition vers des archives numériques, y compris le potentiel d économies. Après quoi, sur la base de cette analyse de retour sur investissement, le client peut prendre une décision bien fondée. Dans sa démarche de RSE, I-FourC a par ailleurs depuis sa création mis en place un Fonds social. Chaque année, une partie de la prime de bénéfices est mise de côté par les employés d I-FourC dans le Fonds social. Cette somme est doublée par la direction. Cette action permet à I-FourC de verser des dons au profit de bonnes causes. I-FourC applique par ailleurs une politique responsable pour la destruction du papier. Tout le papier entré dans l organisation et dont la durée de vie juridique est expirée est détruit selon un procédé durable par une entreprise partenaire. L activité de base d I-FourC est bien entendu de travailler dans un environnement zéro papier. Les solutions I-FourC permettent de réduire non seulement l utilisation de papier, mais également la consommation d énergie, l utilisation d imprimantes et de toners, ainsi que la production d ozone. De cette manière, l entreprise réalise un haut rendement économique tout en contribuant à un développement durable.

12 Le concept total I-FourC I-FourC Scan Suite Un logiciel convivial vous permettant d effectuer un scanning très rapide et efficace de grandes quantités de documents et de les ajouter à vos archives numériques. I-FourC Virtual File Pour consulter vos dossiers numériques et les éditer comme s il s agissait de dossiers papier. I-FourC Virtual Archive L épicentre de toutes vos archives (internes/externes, sur support papier, numérique ou microfilm). Archivage externe Tous vos précieux dossiers, et les données à caractère personnel qu ils contiennent, entreposés en toute sécurité dans les archives d I-FourC. Numérisation Vos dossiers papier disponibles sous forme numérique en un tour de main. Souhaitez-vous savoir ce qu I-FourC peut signifier pour votre situation spécifique, quels produits et services dans le portfolio d I-FourC sont intéressants pour vous, ou désirez-vous fixer un rendez-vous pour un entretien sans engagement avec un de nos conseillers? Contactez I-FourC. I-FourC Technologies Pôle d Activités Industrielles et Technologiques ZI La Chesnois BP BRIEY Cedex - France T +33 (0) F +33 (0) E informatique@i-fourc.com Dec 2014 Zero papier dès le premier jour