Saisie et indexation de données intelligentes

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1 Gestionnaire de numérisation Version 4.1 Saisie et indexation de données intelligentes

2 Gestionnaire de numérisation version 4.1 Saisie et indexation de données intelligentes Le gestionnaire de numérisation s intègre parfaitement aux appareils MD de Canon et aux numériseurs de la série DR pour un rendement optimal en matière de saisie, d indexation et d acheminement des données. Il permet d utiliser un système de saisie/indexation centralisé avec des numériseurs de la série DR et un système de saisie/indexation réparti avec des appareils. Il maximise votre investissement en matériel Canon. Le gestionnaire de numérisation de Canon est un système d indexation avancé qui simplifie la numérisation par lot et l indexation. Spécialisé dans les travaux à volume important, le gestionnaire de numérisation offre aux entreprises de toutes tailles le soutien qu il leur faut sur le plan de la production pour traiter la paperasse avec rapidité et précision. Cette application frontale de saisie et d indexation transforme les documents papier en information d affaires électronique qu elle transmet au gestionnaire de documents ou à des systèmes de gestion de documents de marque autre que Canon aux fins de stockage, de gestion et de récupération. De plus, elle est facile à utiliser avec ses assistants et une interface utilisateur intuitive qui permet aux utilisateurs du bureau d effectuer des fonctions d indexation avancées. Les assistants et le lanceur de travaux simplifient la création des travaux, l établissement de lots, l enregistrement de formulaires et l automatisation du routage et augmentent davantage le traitement des documents. Avec le gestionnaire de documents, c est la solution idéale pour toute entreprise qui doit numériser, indexer et récupérer de grandes quantités de documents papier afin d améliorer la productivité en milieu de travail et de diminuer ses coûts de main-d œuvre et de stockage. Fonctionnement Appareils Gestionnaire de numérisation Reconnaissance de codes à barres/formulaires Indexation ROC par zones, préindexation et postindexation automatiques Diffusion automatique selon les valeurs d indexation Tutoriel sur l indexation automatique Lanceur de travaux Manipulation et recherche de documents Gestionnaire de documents Numériseurs TWAIN et ISIS MD Importation de fichiers Exportation de fichiers Fichiers électroniques Windows MD

3 Solution essentielle de numérisation et d indexation réseau distribuées Cherchez-vous une solution de saisie distribuée pour libérer votre entreprise des processus consommant beaucoup de papier? Comment vos employés des bureaux distants peuvent-ils saisir les bons de commande à temps pour les traiter rapidement? Éprouvez-vous parfois des problèmes de traitement centralisé en raison de la perte ou du retard d expédition de documents papier venant des bureaux satellites? Êtes-vous à la recherche d une solution de saisie intelligente qui reconnaît, indexe et achemine automatiquement de nombreux types de documents papier et qui les livre au bon destinataire avec des appareils multifonction? Tirant parti des produits multifonction de Canon, le gestionnaire de numérisation offre une solution de numérisation par diffusion pour convertir des documents papier en données numériques dans de multiples établissements reliés aux réseaux existants. Il est doté d une technologie avancée d indexation et d acheminement automatique reposant sur la reconnaissance des feuilles de couverture, des codes à barres et des formulaires. C est donc une solution simple mais puissante qui décentralise la saisie des documents de votre entreprise distribuée en vue d améliorer l efficacité opérationnelle. Les documents numérisés peuvent alors être envoyés au gestionnaire de documents qui en assure la gestion centrale et la récupération rapide. Ce dernier utilise un système réparti pour saisir, indexer et envoyer des documents numérisés à une zone de stockage central à partir de n importe quel endroit dans l entreprise. Une société de transport déploie la solution suivante pour traiter ses commandes et ses rapports de vente quotidiens dans ses nombreuses succursales partout au pays. Les représentants des ventes des bureaux éloignés n ont qu à choisir la destination établie dans l appareil et à appuyer sur le bouton de démarrage. Le gestionnaire de numérisation fonctionne à l arrière-plan pour appliquer automatiquement les index (numéro de commande, nom du produit, nom de vente, etc.) et les acheminer vers les dos- 2 3 siers désignés dans le gestionnaire de documents. Les préposés au traitement des commandes et les directeurs des ventes Scénario peuvent avoir accès instantanément aux commandes et aux rapports 1 en vue de les examiner et de les traiter. 4 Document Manager Client Document Manager Client Document Manager Client

4 Fiez-vous au gestionnaire de numérisation pour simplifier les tâches d indexation complexes, répondre à vos besoins en matière d imagerie et de flux de travaux, réduire les coûts et augmenter l efficacité du traitement des documents. Numérisation des documents pour les entreprises qui utilisent beaucoup de papier. Recherchez-vous un système de numérisation et de gestion des documents de niveau production pour vos archives centrales? Estce que votre entreprise de prêts hypothécaires génère documents papier par mois, envahissant vos locaux d entreposage? Devez-vous embaucher plus d employés à temps plein pour s occuper du processus de saisie des données? Croyez-vous qu une solution d indexation intelligente vous permettrait de récupérer l information sur vos clients plus rapidement et vous permettrait de mieux les satisfaire? Combiné aux numériseurs de la série DR de Canon ou à d autres numériseurs conformes aux normes de l industrie, le gestionnaire de numérisation est la solution idéale pour un système centralisé de saisie de documents. Il permet de réduire grandement les coûts du travail manuel et les délais de traitement des documents. Les documents commerciaux peuvent être indexés automatiquement en vue d une recherche et d une récupération futures. Vous pouvez réduire de beaucoup les coûts reliés au travail manuel en automatisant les tâches de l opérateur et le traitement des documents papier grâce à la reconnaissance des codes à barres et des formulaires. Le gestionnaire de numérisation peut exporter des documents numérisés vers le gestionnaire de documents ou d autres systèmes de gestion de documents aux fins de stockage et de récupération grâce à une intégration transparente. En combinant les tâches des numériseurs de la série DR, du gestionnaire de numérisation et du gestionnaire de documents de Canon, vous pourrez créer un environnement de saisie de données efficace et bâtir un système de gestion des documents beaucoup plus puissant. Scénario Sans le gestionnaire de numérisation Un arrondissement scolaire déploie la solution suivante pour remplacer ses processus manuels d archivage et de récupération des dossiers des élèves. Cette solution contribue à réduire les coûts et à accroître la productivité. Dossiers scolaires Bulletins scolaires imprimés et dossiers médicaux de la maternelle jusqu à la douzième année. Classeur d archivage Sur papier pendant une période de cinq ans après l obtention du diplôme. Avec le gestionnaire de numérisation Lieu de stockage Au sous-sol des bureaux administratifs. Récupération de dossiers pour répondre aux demandes de renseignements Trois employés à temps plein se rendent au soussol, repèrent le fichier selon l année puis le nom et produisent une copie ou inscrivent les renseignements sur papier. Retour au bureau pour répondre aux questions du demandeur. Dossiers scolaires Bulletins scolaires imprimés et dossiers médicaux de la maternelle jusqu à la douzième année. Numérisation et indexation Au moyen des numériseurs de la série DR ou des appareils jumelés au gestionnaire de numérisation. Système de stockage central électronique Fichiers sauvegardés dans le gestionnaire de documents aux fins de stockage central. Récupération de dossiers pour répondre aux demandes de renseignements En quelques clics depuis l ordinateur du bureau.

5 Le lanceur de travaux automatise le flux de travaux. La fonction de lancement de travaux (Job Launcher) de la version 4.1 est une application simple qui exécute les travaux créés avec le gestionnaire de numérisation. Elle affiche une fenêtre contenant des boutons associés à des noms de travail. Chaque bouton représente un processus de flux de travaux particulier créé d avance par l administrateur. L utilisateur final peut sélectionner et lancer un travail d un seul clic et le processus complexe n exige que des connaissances techniques de base. Cela simplifie l opération et en cache la complexité à l utilisateur, tout en augmentant de beaucoup l efficacité du traitement de volumes importants de formulaires de types semblables et mixtes. Aperçu des caractéristiques Méthodes d indexation souples : ROC par zones, préindexation, postindexation et masque de saisie Prise en charge de tout dispositif de numérisation compatible ISIS et TWAIN Prise en charge de fichiers TIFF, BMP, PDF et PDF à compression élevée aux fins d indexation Reconnaissance automatique des codes à barres, des formulaires et ROC par zones Acheminement automatique en fonction du code à barres, de formulaires multiples et de page couverture. Extraction des données textuelles des fichiers image et sortie sous forme de fichiers PDF consultables Intégration avec Canofile MD pour Windows Avantages pour les clients Économies en matière de stockage, de diffusion et de main-d œuvre pour le traitement Précision et fiabilité accrues des données saisies et diminution des erreurs d entrée manuelle Efficacité et productivité du bureau améliorées par la numérisation et l indexation automatiques de grandes quantités de documents Récupération future de documents facile grâce à la numérisation et à l indexation Prise en charge des systèmes de saisie de données, tant distribués que centralisés, pour répondre aux différents besoins de l entreprise Intégration parfaite avec les appareils, les numériseurs de la série DR et le gestionnaire de documents pour assurer la stabilité et un rendement optimal

6 Configuration de système requise Configuration minimale Système d exploitation Windows 2000 Professionnel/Server/Advanced Server (Service Pack 4 ou plus récent) Windows XP Édition familiale/professionnel (Service Pack 2 ou plus récent) Windows Server 2003 Standard/Entreprise (Service Pack 2 ou plus récent) Windows Server 2003 R2 Standard/Entreprise (Service Pack 2 ou plus récent) Windows Vista MD Édition Familiale Basique/Édition Familiale Premium/Édition Intégrale/Édition Affaires/Édition Entreprise Matériel Unité centrale Pentium MD 3 d au moins 1 GHz Mémoire de 512 Mo ou plus Numériseur compatible ISIS ou TWAIN ou appareil Logiciel facultatif Gestionnaire de documents Consultez notre site Web à l adresse Une meilleure façon de travailler OK CANON Windows et Windows Vista sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et (ou) dans d autres pays. ISIS est une marque de commerce d EMC Corporation. Pentium est une marque déposée d Intel Corporation ou de ses filiales aux États-Unis et (ou) dans d autres pays. CANON, et CANOFILE sont des marques déposées de Canon Inc. aux États-Unis et peuvent aussi être des marques déposées ou des marques de commerce dans d autres pays. est une marque déposée de Canon Canada, Inc. au Canada et est une marque de commerce de Canon Inc. dans certains autres pays. IMAGEANYWARE est une marque de commerce de Canon Inc. Tous les noms de produit mentionnés et autres marques sont des marques de commerce de leurs propriétaires respectifs. Les spécifications et les dates de disponibilité peuvent être modifiées sans préavis. 2008, Canon Canada Inc. Tous droits réservés. 0120W iWSMv4.1-10M -LGK imprimé sur du papier recyclé au canada