Archivage numérique de documents SAP grâce à DocuWare

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1 Connect to SAP Product Info Archivage numérique de documents SAP grâce à DocuWare Connect to SAP relie DocuWare au module SAP ArchiveLink intégré à SAP NetWeaver par le biais d une interface certifiée. Connect to SAP prend en charge tous les types de documents et de stratégies de classement SAP, ainsi que l archivage de données SAP. Connect to SAP assure une intégration parfaite de SAP et du puissant système de GEIDE DocuWare. Un simple clic suffit pour accéder à tout moment aux documents qui accompagnent les processus métier et dont l intégrité est garantie. Architecture du produit Intégrée à la configuration de DocuWare, l installation du module Connect to SAP est simple et rapide, et s effectue en quelques clics. Grâce à la flexibilité de l architecture DocuWare, ce module est prêt à fonctionner de façon autonome dès la fin de l installation, sans qu il soit nécessaire d avoir recours à des applications tiers ou à d autres intégrations. La configuration d une amoire d archivage électronique DocuWare pour la prise en charge de documents provenant de SAP requiert un seul paramétrage dans l Administration centrale de DocuWare. C est également là que s effectue la configuration du serveur HTTP SAP et du transfert de code-barres SAP. Toutes les bases de données prises en charge par DocuWare (MSSQL, MySQL et Oracle) peuvent être utilisées pour archiver et gérer des documents. Bénéfices Recherche directe de documents dans SAP Intégration de business workflow et de business objects Protection des données grâce au système d authentification SAP Accès aux documents sans SAP 1

2 Tous les clients DocuWare autorisés peuvent accéder aux documents et données à partir de SAP. Des attributs supplémentaires simplifient la recherche. Avec DocuWare Request, vous pouvez également créer des armoires électroniques autonomes sur CD/DVD ou support USB avec les documents SAP appropriés. Vous pouvez ainsi rechercher des documents dans une armoire électronique de n'importe quel ordinateur, sans avoir à installer de logiciel en plus. Il est aussi possible de configurer l'accès via un navigateur Web sur Internet ou l'intranet en toute simplicité. Scénarii types La collaboration DocuWare-SAP porte non seulement sur les documents entrants, mais aussi sur ceux générés par le système SAP. Le module Connect to SAP prend en charge les stratégies d archivage suivantes lors de l archivage des documents : Documents entrants, scénario principal («post-archivage avec lecture de code-barres») 1. Le code-barres est apposé sur le document (par ex. une facture fournisseur). 2. La facture est vérifiée et enregistrée dans SAP. 3. SAP génère un business object et saisit le code barres. 4. La pièce comptable est numérisée, le code-barres reconnu et le document archivé dans DocuWare. 5. DocuWare transmet à SAP une tableau contenant le code-barres et la carte d indentité du document. 6. SAP recherche la pièce comptable et la relie, à l aide du code-barres, au document DocuWare correspondant. 7. L utilisateur peut à tout moment accéder directement au document DocuWare depuis le business object correspondant. Bien entendu, Connect to SAP prend également en charge le «pré-archivage». L utilisateur numérise tout d abord la facture fournisseur entrante et l archive dans DocuWare, le code-barres faisant office d entrée d indexation. La facture est ensuite vérifiée et enregistrée dans SAP, qui génère le business object correspondant. Celui-ci est relié au document DocuWare archivé grâce au tableau des code-barres. Business Workflow SAP Connect to SAP prend également en charge le «post-archivage via Business Workflow». Dans ce cas, les documents sont numérisés et transférés à DocuWare avec leur carte d indentité SAP. L utilisateur crée le business workflow et différentes personnes peuvent accéder aux documents archivés dans DocuWare pendant le processus par le biais de leur carte d identité SAP. 2

3 Documents sortants 1. L écriture comptable et le business object (par ex. une commande) sont générés dans SAP. 2. La commande est physiquement imprimée. Parallèlement, ArchiveLink la stocke dans l archive dans DocuWare avec une carte d identité SAP spécifique, par le biais d une imprimante virtuelle. 3. Grâce à cette carte d identité spécifique, il est possible d accéder au document archivé dans DocuWare lors de l édition du business object correspondant. Listes d impression et archivage de données SAP Connect to SAP prend aussi en charge l archivage des listes d impression avec liens hypertexte et celui des données d archive SAP au format REO. Configuration technique Composants OLE Les composants OLE permettent de numériser, afficher, imprimer et d archiver des documents. Le masque de numérisation DocuWare s ouvre directement depuis l interface SAP pour que vous puissiez numériser les documents sur un PC local. Grâce à l automatisation OLE, SAP pilote la visionneuse DocuWare de manière à ce que les documents puissent être visualisés depuis l application SAP, dans le programme d affichage de DocuWare. Serveur et connexion HTTP SAP Le serveur HTTP et le composant de transfert de codebarres SAP reposent sur ArchiveLink 4.5. Le Service de Gestion de Contenu KPro (CMS) peut utiliser ArchiveLink avec l interface du serveur de contenu HTTP qui s y trouve. Le serveur HTTP SAP communique avec les répertoires de contenu d ArchiveLink. Création d une connexion HTTP SAP dans L Administration de DocuWare afin de relier DocuWare à un répertoire de contenu SAP SAP archive les documents dans DocuWare et les affiche par l intermé-diaire du serveur HTTP SAP. Une destination de communication précise est assignée à chaque répertoire de contenu. Pour que plusieurs serveurs HTTP SAP puissent communiquer avec des réper-toires de contenu portant le même nom (par ex. un système de test et un système de production), chaque connexion configurée dans l Administration de DocuWare doit être associée à un seul et unique répertoire de contenu SAP. Assignation d une connexion HTTP SAP à une archive compatible avec SAP Ces connexions assurent le lien entre le serveur HTTP et les répertoires de contenu SAP. Le serveur HTTP SAP peut communiquer avec les serveurs DocuWare au travers des mécanismes d authentification de Windows (Kerberos, NTML, Negotiate) ou de SSL. 3

4 Transfert de code-barres et connexion distante SAP DocuWare transmet à SAP des tableaux contenant les code-barres des documents archivés et la carte d identité de chacun d entre eux. SAP peut ainsi associer les business objects et les documents DocuWare, ce qui permet d accéder à ces derniers depuis SAP. Le processus de génération du tableau des code-barres est prédéfini. Il est piloté par le Workflow Server DocuWare. Le transfert s'exécute via une connexion SAP distante que le DocuWare Workflow Server connecte à une archive de contenu dans un système SAP. Le choix de la connexion distante devant relier DocuWare et le répertoire de contenu s effectue lors de la création du workflow. Des filtres permettent de limiter le contenu du tableau aux code-barres de documents présélectionnés. À la fin du processus, il est possible d assigner la valeur souhaitée aux entrées d indexation des documents dont le codebarres a été transposé. Création d une connexion au processus SAP en vue du transfert de code-barres Armoires d archivage électronique Les archives dans lesquelles les documents provenant de SAP seront classés doivent être compatibles avec SAP. Pour ce faire, il vous suffit de cocher la case Mappage SAP dans l Administration de DocuWare. Des champs spécifiques sont alors créés automatiquement dans la base de données. L un de ces champs contient la carte d identité du document SAP qui est générée en sus de la Assistant de configuration d un processus de carte d identité du document DocuWare. La carte d identité transfert de code-barres SAP avec choix de la du document SAP constitue le lien entre le business source object dans SAP et le document dans DocuWare. Soit DocuWare génère la carte d identité du document SAP et la transmet à SAP (scénario «documents entrants»), soit SAP la génère et la transmet à DocuWare (scénario «post-archivage via Business Workflow» et documents sortants). 4

5 Ajout de termes d indexation DocuWare met à votre disposition des fonctionnalités permettant d effectuer des recherches selon différents critères dans les documents créés dans SAP et archivés dans DocuWare. Étant donné l absence de critères d indexation susceptibles de faciliter les recherches après archivage des documents dans DocuWare, il est nécessaire d en ajouter à l archive. Ces critères sont extraits des bases de données SAP grâce à des programmes ABAP spécifiques aux applications, puis transférés à DocuWare. Dans le cas d une facture fournisseur par exemple, le programme ABAP détermine la carte d identité du document, la date de la facture, son montant et le compte fournisseur. Il recherche dans le fichier des fournisseurs le nom de l émetteur de la facture et inscrit toutes ces données dans un fichier d échange. DocuWare lit ce fichier et copie les données sous la forme de mots index ajoutés à l'id de document (matchcode) dans la base de données de l'armoire électronique avec la licence Autoindex. L'outil central DocuWare Administration configure et exécute Autoindex. Communication des composants de Connect to SAP avec ArchiveLink 5

6 Configuration requise et Fonctionnalités Configuration requise Configuration et personnalisation de SAP et de l'interface ArchiveLink SAP HTTP Server : Windows 2000 SP4, aucun système d'exploitation de serveur requis ; serveur ou station de travail, 512 Mo de RAM, 1 Go recommandé Interface SAP ArchiveLink version 4.5 ou supérieure SAP R/3 4.5B ou version supérieure, avec composants OLE à partir de la version 4.6C Licence d'exploitation DocuWare 5 + licence industrielle ou autant de licences réseau complètes que d'utilisateurs SAP devant accéder à DocuWare Pour la reconnaissance de codes barres : Barcode & Forms et application Scan App de DocuWare, importation également possible avec DocuWare Import Pour l'indexation des termes de recherche : DocuWare Autoindex et programme ABAP pour l'extraction des données La configuration requise pour DocuWare 6.5 est indiquée dans des fiches techniques séparées. Fonctionnalités Archivage et assignation de documents à des business objects Prise en charge des scénarii standards d archivage avec lecture du code-barres SAP pour les documents entrants Intégration des documents archivés aux scénarii de Business Worklow SAP Archivage et affichage de listes d impression Archivage et affichage de fichiers d archives provenant de l archivage de données SAP Prise en charge de documents SAP Interface ArchiveLink version 4.5 entièrement fonctionnelle Bénéfices de la fonctionnalité cache de DocuWare Archivage de documents dans leur format d origine 6

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