G.E.D. Gestion Électronique des Documents

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1 G.E.D Gestion Électronique des Documents

2 L externalisation de vos logiciels entreprises : une solution aux problèmes de coûts, de sécurités et de réactivités Que ce soit par la communication, par les échanges ou par la collaboration, le partage de l information définie la performance et la réactivité d une entreprise. Les logiciels SaaS (Software as a Service) offrent aujourd hui la possibilité à l entreprise de gérer plus efficacement son organisation, grâce à Internet. Avec nos solutions externalisées, vous aurez une complète maîtrise de vos différents problèmes de coûts et de sécurité. Maîtrise des coûts Organisation simplifiée Souplesse et simplicité Plus besoin d être préoccupé par la maintenance ou l investissement de matériels et de logiciels Plus besoin de mises à jour / Bénéficiez de formations, d assistance / Système de sauvegarde externalisé à plusieurs niveaux Accès au logiciel 24h/24-7j/7 en tout point du globe afin d accéder à l ensemble des données, de travailler, modifier, créer, imprimer, envoyer par mail et partager un document Pour Créateurs - Artisans - Auto-entrepreneurs Pour TPE - Professions Libérales PME et PMI 2

3 Notre module GED, un outil adapté à vos besoins Choisissez un outil collaboratif et augmentez votre productivité! Le logiciel GED permet de classer vos documents selon vos attentes et participe ainsi au processus de travail collaboratif dans le partage et l échange d informations entre les services. Il vous aide à réduire vos impressions, votre stock de papier, votre temps de classement et vos coûts, pour le respect de l environnement et l augmentation de vos gains de productivité. Faites place à la dématérialisation! Un outil collaboratif Un outil simple et astucieux Un outil sécurisé Fluidifiez et accélérez les échanges entre vos services, vos collaborateurs, vos différents sites géographiques, mais aussi, avec vos clients, banques, experts comptables, partenaires, fournisseurs... en fonction des droits d accès attribués ; Centralisez au sein d espaces de travail collaboratif l ensemble des documents à destination de vos groupes de travail et partagez en temps réel l information nécessaire à vos travaux ou projets communs ; Définissez les actions et droits de vos différents collaborateurs : les droits de consultation, d impression, de modification, de création en fonction des dossiers, des services... ; Créez et gérez les comptes utilisateurs : gestion fine des droits d accès et d utilisation. Soyez alerté par mail des modifications faites ou des échéances arrivant à termes grâce à la fonction «alerte», en lien direct avec l agenda ; Centralisez l ensemble des documents reçus et produits quotidiennement dans votre entreprise, quel que soit leur support ou média d origine ; Transférez un ou plusieurs fichiers depuis votre disque dur ou votre scanner ; Réduisez le temps alloué au classement et à la recherche de documents tout en optimisant leur gestion ; Accédez 24h/24 à tous vos fichiers, de n importe quel ordinateur pour les visualiser, les présenter ou bien les imprimer ; Assurez vous une prise en main facile et rapide avec son interface intuitive et ergonomique. Bénéficiez d une parfaite confidentialité de vos documents ; Accès aux documents et aux différentes fonctionnalités de l application sécurisés via des profils entièrement paramétrables ; Gardez une traçabilité de toutes les informations créées ; Applications et informations centralisées sur un serveur hébergé en datacenter sécurisé, et accessibles directement depuis votre navigateur Internet. Échanges entre votre navigateur web et la GED d e-tag sécurisés via le protocole HTTPS, dès la phase de connexion ; Restez à l abri des actes de vol, de malveillance, d espionnage ou des défauts de sauvegarde grâce à la protection par certificat SSL 128- bits et le cryptage des données. e-tag vous accompagne dans une démarche eco-citoyenne de respect de l environnement! 3

4 Détails des fonctionnalités - GED Dépôt des documents En téléchargement et numérisation (scanner) Par télécopie et courrier Par Imprimante virtuelle Par Drag & Drop (copier / coller) Récupération par téléchargement Gestion des documents Glisser / déposer les répertoires Renommer / déplacer / supprimer Créer / modifier les dossiers Indexation des documents (automatique ou manuelle) Personnalisation de l arborescence des dossiers Versioning (contrôle de version) Workflow (circuit de validation) Création de formulaire Historique de diffusion des documents Accès multi-utilisateurs Compte administrateur Définition du nombre d utilisateurs Gestion des dossiers et des profils par utilisateur Droits de création / modification des dossiers Indexation des documents Moteur de recherche en ligne (simple et multicritères) Annotation des documents Intranet Agenda partagé Gestion des tâches Gestion de projet Outil de communication 4

5 Détails des fonctionnalités - GED Fonctionnalités avancées Création de mémos sur les documents Annotation des documents Alerte sur les documents, en lien avec l agenda Diffusion des documents en sélectionnant le média approprié (mail, fax, courrier simple ou recommandé) Enregistrement direct depuis les applications métiers, bureautiques ou comptables Supervision et sécurité Facilité de personnalisation pour être en phase avec la logique organisationnelle de l entreprise : interface aux couleurs de l entreprise... Suivi de la taille disque Statistique d utilisation Création et gestion des comptes utilisateurs Gestion fine des droits d accès et d utilisation (création, consultation, édition, téléchargement...) Cryptage SSL 128 bits SSO (Single Sign-On) Bon à savoir Clic &TaG Que demander de mieux! - Une entreprise consacre de 5 à 15% de son CA à la gestion de ses documents papiers. - Un employé consacre plus de 300 heures par an à la recherche de ses documents papiers. - Plus de 20% des documents papiers sont mal classés et introuvables dans une entreprise. - Un employé imprime environ 45 feuilles par jour. - 7,2 millions d arbres sont abattus chaque année pour produire du papier. 5

6 Société e-tag 14, avenue de l Opéra PARIS Tel : Fax : [email protected] SARL au capital de Euros RCS APE : 723 Z