Les Ateliers Info Tonic

Transcription

1 Les Ateliers Info Tonic La dématérialisation des processus documentaires Mardi 9 octobre h30-10h30 Grand Salon

2 La Gestion Electronique de l Information et des Documents d Entreprise Environnement et offre commerciale

3 Comprendre la GEIDE

4 Comprendre la GEIDE Un peu d histoire À ses débuts, la GED portait simplement sur la numérisation de documents. À cette époque, on ne parlait pas encore de gestion, de stockage, de mise à disposition de documents, mais simplement d archivage électronique. Aujourd hui, le terme GED (Gestion Electronique de Documents) est remplacé par le terme GEIDE (Gestion Electronique de l Information et des Documents d Entreprise). Le document provient maintenant de différentes sources (papier ou électronique) et n est plus simplement archivé, mais stocké dans le but de faciliter sa circulation dans l entreprise et tout au long de son cycle de vie.

5 Comprendre la GEIDE La numérisation du papier : dans quel(s) but(s)? Les enjeux de la numérisation et du stockage des documents papiers sont nombreux : libérer de la place dans les armoires en rendant électroniques des documents administratifs qui ne sont pas utiles en format papier ; rendre accessible des documents qui sont stockés dans des armoires de l entreprise ; rechercher très facilement les documents, chose plus ou moins complexe avec des documents papiers stockés dans des dizaines d armoires ; retrouver et rendre consultable et imprimable plus facilement les documents ; gagner du temps dans les temps de recherche, de partage, de consultation ; diminuer considérablement les risques de perte des documents ; sécuriser les accès à certains documents

6 Comprendre la GEIDE Les aspects légaux de l archivage électronique Deux termes sont à différencier : Le stockage électronique : le document n a pas besoin de faire office de preuve parce que les originaux sont conservés ou que le document n a pas de valeur légale ; L archivage électronique : il n existe plus que le document électronique et il doit être démontré qu il est conforme à l original. Dans le cas où le document original est lui-même un document électronique, il existe des outils permettant de démontrer que le document archivé dans la GED est bien conforme à l original : La signature électronique : différents niveaux de signatures (en fonction du type de document et de ses obligations légales) permettent de valider la conformité du document ; Le HASH Code : c est le code du document. Si le code est le même entre la date d archivage et le moment où le document est visualisé, cela veut dire que le document n a subit aucune modification. Dans le cas du papier, le document numérisé reste une copie. Juridiquement parlant, il s agit d un début de preuve. C est le juge qui sera à même d estimer la conformité et la probité du document. La signature électronique et le HASH Code apportent dans ce cas là, les preuves que la copie présente dans la GED est conforme à celle archivée après sa numérisation.

7 Comprendre la GEIDE Les documents électroniques dans la GEIDE Les documents électroniques présents dans la GEIDE sont les documents conçus et/ou diffusés électroniquement. Ce sont des documents créés par des logiciels de traitements de textes, tableurs, applications métiers Les documents électroniques sont stockés au même titre que des documents numérisés. Les avantages : Une création et une diffusion simplifiée grâce à un stockage unique du document ; Bénéficier d un seul et même outil de stockage quels que soient la source et le format du document (papier, électronique, provenant d applications bureautiques, métiers...) ; Des phases de recherche du document réduites ; Un suivi des dossiers clients optimisé (plus besoin d aller rechercher le contrat dans une armoire et les factures dans le logiciel de comptabilité par exemple) ; Relier les différents services de l entreprise et partager les documents ; Diffuser beaucoup plus facilement l information en ne sortant pas de l outil de GEIDE.

8 Comprendre la GEIDE Des fonctionnalités étendues En termes de fonctionnalités : Recherche optimisée par mots clés et sur le contenu du document en luimême (numérisé ou électronique) ; Gestion complète du cycle de vie du document ; Gestion du versioning : le fait de pouvoir mettre à jour une version sans créer un nouveau document, récupérer une ancienne version, connaître les différences entre deux versions Au niveau technique : Interfacer la GEIDE avec d autres applications utilisées dans l entreprise (bureautique, comptabilité, ERP, CRM, gestion de projet ) ; Programmer dans la GEIDE ; Ouverture sur le web : le fait de pouvoir visualiser et travailler sur ses documents directement depuis un navigateur web (en intranet par exemple).

9 Comment intervient la GEIDE dans le cycle de vie du document

10 Le cycle de vie du document

11 La GEIDE dans la vie du document La conception du document La conception d un document ne se cantonne pas à la simple rédaction et génération de celui-ci. Nous passons par les étapes de : écriture, relectures, sauvegardes ; corrections, validation par un collègue ou la direction ; stockage pour diffusion ; recherche pour des modifications ultérieures. Et cela pose quelques problèmes au quotidien : sauvegardes multiples du document ; difficultés dans le travail collaboratif sur un même document ; allers et retours d un document pour validation ; difficulté à connaître l état d avancement d un document.

12 La GEIDE dans la vie du document Le stockage du document Le stockage du document est l étape de la GEIDE qui permet de ranger celui-ci d une certaine manière, dans le but de le partager et de le retrouver le plus simplement possible. 3 types de stockages : 1. Les documents papiers, numérisés et stockés numériquement et en version papier Ce sont les documents administratifs qui doivent impérativement être gardés en version papier (factures, contrats). Sans la GEIDE : Document difficile à retrouver, pas de partage d information, document inaccessible en visualisation si un collègue l a emprunté Avec la GEIDE : Document accessible à tous et simultanément, facile à retrouver, qui peut être transmis rapidement sans les coûts postaux du papier

13 La GEIDE dans la vie du document Le stockage du document 2. Les documents papiers, numérisés et simplement stockés au format électronique Ce sont des documents d information qui ne sont pas à valeur légale (fiche de renseignements, proposition commerciale). Sans la GEIDE : Documents simplement au format papier, problèmes de consultation, des armoires encombrées et prenant beaucoup de place Avec la GEIDE : Tous les documents accessibles depuis la GEIDE, moins d armoires 3. Les documents de nature électronique Ce sont tous les documents rédigés électroniquement sur le poste de travail, et dont l original est une version électronique. Sans la GEIDE : Disques durs ou réseaux remplis, documents en doublons, que l on n ose pas effacer, difficulté à retrouver les documents, problèmes de classement en fonction des services, problèmes de version Avec la GEIDE : Pas de doublons, contrôle des versions, classement et recherche adaptés à chaque service

14 La GEIDE dans la vie du document L archivage électronique de document La différence entre le stockage et l archivage est que le document archivé n est plus d utilité immédiate, mais doit être présenté lors de contrôles administratifs, de litiges Mais cela a un coût non négligeable pour l entreprise : -> L archivage coûte cher : support, stockage et personnel archivant -> Le temps aussi : volume, nombre de recherches, temps passé -> Le mauvais classement, l oubli de remettre un dossier se paie également

15 Les logiciels de GEIDE

16 Les logiciels de GEIDE À quoi sert un logiciel de GEIDE? C est un système de stockage réseau Un logiciel de GEIDE ressemble au système de stockage de documents présent dans la majorité des entreprise. Il permet de partager des documents au format électronique (numérisés ou non), de les rechercher, les modifier avec quelques fonctionnalités supplémentaires. La GEIDE propose en plus du partage de fichiers, des fonctionnalités y facilitant l accès, optimisant leur sécurité, leur suivi Le but est de garantir une utilisation simple. Elle ne doit pas changer radicalement les méthodes de travail, mais s intégrer au plus près des besoins et habitudes de travail des utilisateurs (type «Explorateur Windows» avec des fonctionnalités accessibles par icones type Windows).

17 Les fonctions de recherche Les index Les index accompagnent le document dans la GEIDE. Ils permettent de qualifier un document afin de le retrouver plus facilement lors de la recherche. C est une autre méthode de recherche que par le classement en répertoire, qui peut être parfois plus simple et plus souple. Les index fonctionnent par type d index, puis par champs d un index. Par exemple, pour retrouver une facture d un client, il suffit de saisir dans l index «Factures», le nom du client. Toutes les factures de ce client apparaissent instantanément dans la GEIDE.

18 Les fonctions de recherche La recherche plein texte La recherche plein texte, c est le fait de retrouver un document en saisissant simplement un ou plusieurs mots. La GEIDE recherche tous les documents qui contiennent ce mot ou cette association de mots et remonte la liste de documents. La recherche plein texte se passe en deux temps : La lecture des documents Tous les documents sont lus par le logiciel, et les mots sont stockés dans des fichiers sécurisés. Le traitement des recherches Lorsque l utilisateur recherche un terme, le logiciel de GEIDE vient consulter les fichiers, et associe le mot clé aux mots stockés dans les fichiers. Il est parfois possible d associer des mots et des termes. Ainsi, nous pouvons rechercher les documents, et seulement les documents qui contiennent l association «geide» et «copieur» (pour une recherche de factures qui font référence à la vente de solutions de GEIDE et de copieurs).

19 Les fonctions de recherche La reconnaissance optique de caractères (OCR) L OCR est un système logiciel qui permet : La transformation d une image en son équivalent texte Le but est de pouvoir récupérer en texte un document qui a été numérisé afin de le modifier, ou de le compléter en évitant de resaisir la totalité du document. La lecture automatique de documents (LAD) Le but est d alimenter automatiquement les index d un document grâce à des données présentes dans le document. Il est ainsi possible de compléter les champs d indexation de chacun des documents d un lot de factures automatiquement (date de facturation, client, montant de la facture ). L indexation en plein texte Le but est de pouvoir indexer des documents numérisés au même titre que des documents «nés» électroniques, et ainsi de bénéficier d une recherche plein texte (cf.«la recherche plein texte»).

20 Les logiciels de GEIDE La gestion des versions de documents La gestion des versions permet de suivre et de conserver les diverses versions d un document, quelle que soit sa source (électronique, numérisé, bureautique, mail ). Le système de GEIDE est capable de détecter qu un document a été modifié et de conserver ou non ses anciennes versions afin de retourner à un état antérieur si nécessaire. Dans le cadre d une démarche qualité, la gestion des versions permet de mettre en place une réelle traçabilité des documents.

21 Les logiciels de GEIDE La gestion de l activité autour du document Pour aller un peu plus loin que le simple suivi des versions d un document, il est possible dans le système de GEIDE, de gérer l activité autour d un document. Concrètement, les utilisateurs peuvent planifier des activités, des tâches sur un document (relance client, contrat à échéance, fin de vie d un document, changement de version planifiée ).

22 Les logiciels de GEIDE La sécurisation de documents Toutes les données stockées dans la GEIDE sont sécurisées, que ce soient les documents ou les méta-données qui accompagnent le document. L accès aux documents se fait en fonction de droits. Ils peuvent être donnés à des groupes d utilisateurs ou à des utilisateurs directement. Ces droits vont beaucoup plus loin que ceux fournis par le système d exploitation. Il est par exemple possible de donner des droits aux dossiers, aux documents, mais aussi de donner l accès ou non à certaines fonctionnalités de la solution de GEIDE.

23 Le processus documentaire

24 Le processus documentaire Qu est ce que le processus documentaire? Un processus documentaire ou workflow documentaire est un déplacement de document électronique vers plusieurs personnes selon un schéma préétabli. Le processus peut être lancé vers plusieurs personnes en simultané pour information par exemple, ou suivre un schéma bien défini à des fins de validation en remontant la hiérarchie. De manière générale, le processus peut être considéré comme une extension de l . Toutefois, à la différence de l , le workflow connaît les destinataires du document, ainsi que les destinataires ultérieurs. Il existe deux types de processus : Les processus de diffusion et d approbation Ils sont «préenregistrés» dans la GEIDE. Il suffit simplement de définir les destinataires du processus. Les processus avancés Ces processus doivent être programmés directement dans la GEIDE.

25 Le processus documentaire Les processus de diffusion et d approbation Ce type de processus intervient le plus fréquemment lors d un besoin de partage de documents dans l entreprise. Le schéma est simple, puisque le document va être diffusé pour approbation ou simplement pour information à des utilisateurs de la solution de GEIDE. Les processus de diffusion et d approbation sont comparables à l envoi d un à tous les collaborateurs de l entreprise. À la différence que toutes les actions réalisées et les commentaires ajoutés sont suivis par le système, et sont «archivés» avec le document. Les processus peuvent être lancés en parallèle ou en série :

26 Le processus documentaire Les processus avancés Les processus avancés permettent d aller beaucoup plus loin dans la gestion du déplacement du document. En effet, certains systèmes de GEIDE proposent une interface de conception de processus en fonction de la typologie du document (facture, bon de commande, fiche de renseignements ), des informations lues dans le document Par exemple : Lorsqu une facture est numérisée et lue via un OCR, le système reconnait le montant de la facture. À la fin de la lecture, le système lance le processus «Facture > ». Ainsi, en fonction du montant de la facture, le processus dirigera le document vers le service de contrôle et validation, ou directement vers le paiement.

27 Les offres commerciales

28 Les offres commerciales Les solutions packagées La solution est vendue sous forme de «boite» prêt à l emploi, l étude des besoins est réduite au minimum. Le client choisit sur catalogue sa solution : Archivage des bons de livraison ; Archivage de factures fournisseurs ; Enregistrement et diffusion des courriers ; Archivage des s ; Archivage de bulletins de salaires C est une solution «BOX»!

29 Les offres commerciales Les solutions «clés en main» La solution proposée est basée sur une étude des besoins précis et surtout un périmètre bien défini. L important dans cette démarche est de définir des objectifs à court terme. Le but est de proposer une solution répondant point par point aux besoins exprimés et validés. Bien valider les besoins et les objectifs des clients! + =

30 Les offres commerciales Les solutions en mode projet Le mode projet est le cycle de vente le plus long, par définition les objectifs sont souvent à moyen ou long terme. Un aspect important du mode projet est l accompagnement du client, une notion importante qui implique des coûts. La solution proposée est modulaire et accompagnée d un planning précis. Un accompagnement pour une Solution adéquate!

31 Cadre et valeur légale des documents électroniques

32 Cadre et valeur légale Les obligations juridiques À la différence des écrits papiers dont la valeur légale est clairement établie, le cadre juridique des documents informatiques est beaucoup moins clair! Il est obligatoire de conserver tous les documents, quels que soient leur type et leur origine, qui sont susceptibles d être demandés à être produits de nouveau demain. Cen est pas le fait de ne pas avoir le document qui est préjudiciable, mais le fait de ne pas pouvoir le produire ou le présenter lors d un procès par exemple. L obligation de conservation s applique aussi bien au document papier qu au document électronique.

33 Cadre et valeur légale Valeur légale du document numérisé Depuis 2000, il n y a plus de différence faite par rapport au support utilisé. Théoriquement, le document papier et le document numérisé ont donc la même valeur légale. Pourquoi théoriquement? Il faut pouvoir prouver que le document «rematérialisé» est identique à celui numérisé. Le problème n est pas la dématérialisation, mais la «rematérialisation». Dans le cas ou le document sert de preuve, il faut prouver que le document fourni (qui a été numérisé puis imprimé par exemple) est bien le document qui a été numérisé. Sauf pour le cas des actes authentiques : dès lors que la validité d un document requiert l intervention d un officier public (vente de biens immobiliers, acte de mariage, donation ), le document numérisé ne peut servir de preuve lors d un recours en Justice. Le zéro papier reste possible, mais il faut faire attention à ce que le document n ait pas de valeur légale!

34 Cadre et valeur légale Valeur légale du document électronique Les documents créés et produits électroniquement ont une valeur légale quel que soit le type de document. Nous pouvons donc avoir : un document bureautique (Microsoft Office, Open Office ) ; un document PDF / TIFF ; un courrier électronique ; une page Internet ; des fichiers «médias» (vidéos, images, sons, sources InDesign, Photoshop...). Important, il faut considérer : la durée de conservation du document qui est propre à chaque type de document ; les conditions de conservation et de restitution du document ; que chaque affaire ou litige est à traiter au cas par cas et qu il est difficile de généraliser la gestion des litiges.

35 Document Média Système 33 rue des Granges Galand SAINT AVERTIN

36 Prochains thèmes des Ateliers Infotonic : Mardi 13 novembre : Net Entreprises Mardi 11 décembre : Application mobile, site mobile