ELOECM Conference2015

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1 ELOECM Conference2015 Les solutions ELO Fonctionnalités Stéphane MONTRI Consultant ELO France

2 Intégration Serveur / Client Serveur- Backup Signature électronique Optimisation des processus d Entreprise Aperçu des fonctionnalités ELO Intégration ERP ELO ECM Suite ELO isearch Recherche intelligente Classification des documents Intégration MS Office ELO pour appareils mobiles Traitement automatique des factures Serveur- Réplication 2

3 Les solutions ELO Focus sur la GED ELO Office Votre entrée dans le monde de la gestion documentaire ECM / GED ELO Professional Solution ECM client-serveur modulaire conçue pour les besoins des petites et moyennes entreprises. ELO Entreprise Plateforme ELO évolutive pour les infrastructures plus complexes. PRA, load balancing LAD / RAD ELO DocXtractor Classement, traitement intelligent et automatique de documents entrants LAD / RAD Intégration ERP, CRM, ELO BLP Intègre de manière efficace les systèmes ERP/CRM à la plateforme ECM d ELO 3

4 Résumé des fonctions La gestion documentaire avec ELO Gestion documentaire ERP CRM CAO ACQUISITION INDEXATION STOCKER CYCLE DE VIE WORKFLOW ACCEDER RECHERCHER CONSERVER 4

5 Acquisition / Indexation Glisser / Déposer et OneClick OCR Dropzone Impressions virtuelles (pdf, tif) Import automatique depuis un répertoire Surveillance de répertoire Intégration automatique de métadonnées (MS Office, PDF, Image, ) Import d une arborescence par glisser / déposer Import de masse XML 5

6 Stockage Plan de classement Dépôt automatique Gestion des espaces de stockage Déplacement des documents physiques Cryptage des données 6

7 Cycle de vie / Workflow Durée de rétention des documents Gel des documents Workflow avec formulaires Délégation / Remplacement Automatisation des traitements 7

8 Accéder / Rechercher Authentification ELO Import synchro annuaires Gestion des droits Fonctionnalités, accès aux documents Aperçu Check-out / check-in Annotations Commentaires (fil d informations) Recherche puissante isearch 8

9 Conserver Conservation long terme Traçabilité Fonctions de réplication Fonctions de backup 9

10 Les modules complémentaires Pour ELOprofessional et ELOenterprise ELO XC / SAND : Archivage automatique des s (Exchange ou Domino) ELO Signature : Signer électroniquement vos documents ELO Barcode : Lecture automatique des codes à barre ELO Notebook : Votre ELO en mode déconnecté pour les itinérants ELO Backup / Replication : Sauvegarde et réplication de l infrastructure ELO ELO isearch : Extensions du moteur de recherche intégré en standard 10

11 Stratégie multi client Accédez à ELO selon votre besoin Client Java Client Windows Client Web Client Android / ios Client Messagerie Client MS Office Client Notebook Client Explorer Webdav, SharePoint 11

12 Interface ELO Référentiel de documents Organisation du classement des documents (armoires, classeurs, dossiers, ) Reflète l archivage physique Structure complétement paramétrable Apparence MS Office 2013 Des espaces de travail personnalisables 12

13 Les espaces de travail Naviguer dans la solution Archive : vue principale, affiche l arborescence et le contenu du référentiel ELO Boîte de réception : espace intermédiaire en attente d indexation propre à chaque utilisateur Presse-papier : Liste de documents utilisés Tâches : Démarrer ou interagir dans un workflow En Traitement : Documents en cours de modification par l utilisateur Recherche : Module de recherche isearch Mon ELO : agrégation des flux d information concernant l utilisateur, possibilité de s abonner au flux d information d un document 13

14 Indexation Métadonnées des documents Typologie de documents Masques paramétrables Utilisation en recherche Indexation automatique avec OCR Listes de mots clés dynamiques Historique des modifications Autorisations Options techniques 14

15 Indexation Métadonnées des documents 15

16 Indexation Métadonnées des documents 16

17 Travail sur les documents Annotations, Palette d outils dans l aperçu Post-it Notes de documents Surlignage Tampons Masquage de zones sensibles 17

18 ELO et la mobilité Client Web ELO Accès Intranet/Extranet Aperçu de documents Indexation Modification documents Workflows 18

19 ELO et la mobilité Clients smartphones et tablettes Client natif pour Android et ios incluant : Accès au référentiel ELO Boîte de réception / Client de scan Workflows Recherche isearch Sauvegarde en local Synchronisation entre appareils 19

20 ELO DMS Desktop Intégration transparente dans Microsoft Office A partir d Office 2007 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) Ruban ELO dédié 20

21 Versions et flux d informations Versioning et ELO Feed Gestion des versions des documents Visualisation des versions précédentes Comparaison de deux versions d un document Numérotation automatique paramétrable Flux d informations 21

22 Fonctions de recherche isearch Recherche par Indexation (métadonnées) Critères pré-définis (date, type de document, utilisateur, ) Plein texte Notes Commentaires de versions Fonctionnalités Favoris Classeur dynamique Pertinence de résultat Auto complétion Suggestions (que voulez-vous dire?) Synonymes Opérateurs logiques SimFinder (recherche de similarité) Interface Thesaurus OntologyNet (documents liés par contenu) Cartes de connaissances 22

23 Fonctions de recherche Exemple 23

24 Modélisation de processus Les workflows dans ELO Standard dans la solution ELO Types: Ad-Hoc : Workflows prêts à l emploi Standard : Conception depuis l interface ELO Avec formulaire : Création de formulaires associés aux workflow Fonctionnalités Concepteur graphique Modèles Délégation / Remplacement Monitoring visuel Journalisation Escalades (équipes/groupes) 24

25 Conception de Workflow Workflow et formulaires 25

26 Conception de Workflow Workflow et formulaires 26

27 Gestion des s Conserver et rechercher Depuis Outlook et Lotus Notes Archivage Exchange et Domino automatique (basé sur des règles) Corps du message et pièces jointes Office 365, Googl , 27

28 Gestion des s Conserver et rechercher 28

29 Personnaliser votre ELO Scripting Pour le client Java (personnalisation de l interface utilisateur) Côté serveur Plugiciel ELO pour interface Eclipse Moteur d automatisation (ELOas) avec outil de debug Librairies ELOas prêtes à l emploi Scripting pour le client Web 29

30 ELOECM Conference2015 Des questions? Stéphane MONTRI Consultant ELO France