Gérez efficacement vos mails avec Outlook 2013

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1 Avant-propos A. L un formidable outil de communication 9 B. Gérer ses s : une difficulté récente 10 C. À propos de cet ouvrage 10 Gérez l'avalanche des mails A. Introduction Qui sont les envahisseurs de votre boîte de réception? 15 a. Quelques chiffres pour poser le problème 15 b. Origine des s 15 c. Quelqu un vous écrit 16 d. Le mailing de masse et les messages de service Diagnostic : qui vous écrit? 17 a. Présentation du diagnostic 17 b. Rechercher tous les messages reçus le mois dernier 18 c. Regrouper les messages par expéditeurs 21 d. Analyser les résultats Objectif de ce chapitre : maîtriser sa boîte de réception Principe de base 24 B. Mise en pratique : trier les s entrants Principe de fonctionnement Organiser ses dossiers 27 a. Présentation 27 b. Créer un dossier sous la racine 28 c. Déplacer un dossier 30 d. Autres actions sur un dossier 31 e. Déplacer des messages 32 1/7

2 f. L archivage des messages Règles de tri alternatives Classement alternatif Mettre en place un tri automatique 34 a. Paramétrage d une règle de tri 34 b. Les règles étendues 36 c. Généralisation des règles de tri à tous les messages entrants 45 C. Hiérarchiser et traiter les demandes Mise en œuvre Terminer manuellement le tri de la boîte de réception 46 a. Principe 46 b. Les fonctionnalités qui vous facilitent la vie Gérer les messages à traiter 55 a. Principe 55 b. Les fonctionnalités qui vous facilitent la vie 56 D. Mieux gérer ses s en quelques mots Règles et principes Méthodologie 63 Communiquez mieux par mail A. Introduction Approche écologique des s 67 a. Aperçu de la situation 67 b. Les errements du système 68 c. Un peu d écologie Diagnostic : quel correspondant êtes-vous? 72 a. Objectifs 72 b. Recherche des messages envoyés 72 c. Regroupement des messages par destinataires 73 d. Les destinataires en copie 76 e. Les réponses aux messages 77 2/7

3 f. Les messages transférés 78 g. Les messages sans objet Déterminez votre profil Objectif de ce chapitre : mieux communiquer par Principe de base 81 B. Optimisez votre communication Choisissez vos destinataires 81 a. Déterminez le but de votre message 81 b. Restreignez le nombre de destinataires 82 c. Adaptez-vous au contexte Règles d adressage 83 a. Le message initial 83 b. Les réponses Choisir le bon média Du bon usage du transfert Attention aux pièces jointes 85 C. Aidez vos correspondants Définir l objet du message Faire évoluer les objets et scinder les conversations Définir clairement les rôles des destinataires Les accusés de réception 88 a. Accuser réception des demandes 88 b. Demander un accusé de réception 89 D. Quelques astuces et règles d usage Utilisez les groupes de contacts Évitez les messages longs Un seul thème par message Signez vos messages 92 a. Pourquoi signer ses messages 92 b. Utiliser les signatures automatiques Soignez votre langage, votre orthographe et la grammaire Règles classiques d usage 96 3/7

4 7. Conflits, énervements, escalade des messages Attention aux pièges 97 E. Agir au niveau de l entreprise 98 Optimisez votre environnement de travail A. Introduction 101 B. Adapter son environnement de travail Personnaliser l affichage d Outlook 101 a. Thèmes, polices et couleur 101 b. Volet de lecture 103 c. Volet des dossiers 104 d. Barre des tâches 106 e. Volet de personnes 107 f. Modification rapide de l affichage Personnaliser Outlook en fonction de vos besoins 110 a. Ajouter des favoris 110 b. Distinguer des messages 112 c. Utilisation avancée des règles 113 d. Classer par catégories 115 e. Utiliser la recherche avancée 118 f. Afficher les messages sous forme de conversations Les contacts 120 a. Utilisation du gestionnaire de contacts 120 b. Mise à jour des contacts 121 c. Modifier la carte de visite Modification du ruban 123 a. Présentation 123 b. Créer un onglet et y ajouter un groupe 123 c. Ajouter des commandes 126 d. Déplacer des éléments du ruban 129 e. Supprimer des éléments du ruban 129 4/7

5 5. Diminuer la fréquence de mise à jour de la boîte de réception 131 a. Ne pas confondre et messagerie instantanée 131 b. Modification de la fréquence de mise à jour de la messagerie 131 C. Gérer plusieurs boîtes Ajouter des boîtes supplémentaires à Outlook 133 a. Aperçu technique 133 b. Ajout d un compte supplémentaire Un webmail pour centraliser ses boîtes personnelles 137 a. Qu est-ce qu un webmail? 137 b. Centralisez vos messageries sur un webmail 137 D. Les accès multiples Aperçu du problème Piste de solution 138 Maintenance générale et sécurité A. Introduction L une activité sensible Objectif : conserver un bon niveau de performance et de sécurité 141 B. L épuration et l archivage des s Critères d archivage et d épuration 142 a. Qu est-ce que l archivage? 142 b. Portée de l archivage Mise en place de l archivage automatique 144 a. Mise en service de l archivage automatique 144 b. Adaptation aux dossiers 147 c. Épuration des archives Épurer et archiver manuellement certains messages 151 a. Pourquoi épurer et archiver manuellement 151 b. Rechercher les messages lourds La compression des fichiers de données 152 5/7

6 a. Contrôler la taille nécessaire au stockage des données 152 b. Contrôle de la taille du fichier de données 153 c. Compression du fichier de données Opérations sur les fichiers de données 154 a. Fermeture d un fichier de données 154 b. Ouverture d un fichier de données Les recherches dans les archives 156 a. Généralités sur la recherche 156 b. Rechercher dans tous les fichiers de données 157 C. Les exports et les sauvegardes Exporter ses données Protection du fichier export Les sauvegardes 160 D. La sécurité Introduction 160 a. La messagerie et la sécurité 160 b. Usurpation d identité 161 c. Vol ou fuite de données 161 d. Sabotage 161 e. Chercher un niveau de sécurité correct La confidentialité 162 a. Protéger son identité 162 b. Comment protéger son identité 163 c. Séparer le professionnel du personnel 164 d. Blocage du téléchargement des images dans les s L interception des s 165 a. Protéger le contenu de ses s 165 b. Qu est-ce que le cryptage? 166 c. Cryptage symétrique 166 d. Cryptage asymétrique Le piratage 168 a. Protéger l accès à ses comptes mail 168 b. Protéger son ordinateur 169 6/7

7 c. Protéger ses fichiers de données 169 d. Le stockage des pièces jointes Le phishing 170 a. Qu est-ce que le phishing? 170 b. Comment s en prémunir? Les virus 171 a. Qu est-ce qu un virus? 171 b. Comment s en protéger? 171 Index 173 7/7