Présentation du système MCAGED

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2 Sommaire Sommaire Présentation du système MCAGED... 3 Première Partie MCAGED Courrier... 4 Deuxième Partie MCAGED Archives... 7 Troisième partie MCAGED Pnumeris...10

3 Présentation du système MCAGED Le système MCAGED est la solution simple au problème de suivi des dossiers, courriers et archives des entreprises et administrations. Il intègre trois modules complémentaires respectant le cycle de vie des dossiers de l entreprise. Trois grands modules le compose : MCAGED Courrier, Archives et Numérisation. Il a été implementé pour prendre en compte les procédures et modes de fonctionnement de l entreprise. Intuitif, souple et de prise en main aisé. MCAGED COURRIER Solution Informatique permettant la prise en charge du courrier administratif. Elle intègre les principales opérations liées au suivi du courrier (Enregistrement, traitement, relance, cotation, ) et des recherches multicritères. La prise en charge des procédures et les audits en font un outil indispensable pour une gestion sereine et efficace du courrier. MCAGED ARCHIVES Logiciel de gestion de fonds d archives, système de classement, de localisation, de versement des documents, suivi des salles, boîtes d archives, dossier, document et le royannage ; la recherche multicritère et plein texte. MCAGED PNUMERIS Module de numérisation des fonds d archives, OCR. Traitement de scanners, affectation des documents numérisés avec boîtes d archives, dossier etc Souple, intuitif et interface avec MCAGED Archives 3

4 Première partie MCAGED courrier Types de courriers Enregistrement d un courrier

5 PRESENTATION DE L APPLICATION MCAGED courrier est une application informatique permettant de prendre en charge les opérations relatives à la gestion administrative, au suivi et au traitement du courrier. Son paramétrage étendu, supporte les procédures et les trajets des courriers les plus complexes ; sa puissance et sa simplicité, alliées à une vitesse impressionnante, notamment par son module de recherche multicritère, en font un outil incontournable. Ce logiciel est destiné à gérer tout type de courrier Entrant et Sortant (Courrier Départ et Courrier Arrivée, Interne...) et quelqu en soit le format (papier, fax numérique, document scanné, , fichier informatique de type bureautique...). Il comble les limites du système manuel. Caractéristiques Architecture client/serveur et interface web ; Postes clients Windows/Linux; Serveur Windows/Linux ; Etats sur mesure ; Menus intuitifs ; Paramétrage avancé. Les fonctionalités de base de l application Le Logiciel MCAGED courrier est utilisé pour matérialiser les différentes opérations liées à la gestion administrative du courrier notamment : L enregistrement du courrier ; La consultation ; Le traitement ; L audit et les indicateurs. Importance MCAGED COURRIER MCAGED COURRIER assure : L amélioration de la productivité ; La sécurité des documents manipulés ; La disponibilité des informations ; La réduction du support papier ; La réduction des photocopies ; La réduction des espaces de stockages ; La traçabilité du processus de traitement ; L élimination de la perte des documents ; L amélioration de la qualité de service. Les possibilités de l application Possibilité de modéliser les procédures de traitement; Possibilité de décrire les types de courriers ; Possibilité de gérer des délais de traitement théoriques par type de courrier ; Possibilité d auditer le système et de faire des relances automatiques ; Possibilité de notifier par mail un destinataire (en option) ; 5

6 Possibilité de traiter les courriers par ordre de priorité en fonction du délai de réalisation théorique ; Possibilité de générer automatiquement des courriers de réponse via une interface bureautique ; Possibilité de classer des courriers ; Gestion de l annuaire téléphonique ; Sécurité avec gestion des profils utilisateurs. Statistiques Une multitude parmi lesquelles : Liste des courriers arrivés en attente de réponse ; Temps moyen de traitement des courriers par type, par service, par personne comparé au délai théorique ; Nombre de courriers reçus par période, par type, par service, par personne ; Liste des courriers par service et par agent ; Liste des courriers par type et période ; Liste des courriers ayant un délai de traitement dépassé ( par service et par agent). 6

7 Deuxième partie MCAGED Archives Listes des boîtes d archives numérisées

8 PRESENTATION DE MCAGED ARCHIVES MCAGED Archives est un logiciel de gestion des fonds d archives qui intègre les différentes missions (cadre général du classement, conservation, consultation, élimination) d un service d archives. Cette application se traduit par: Une gestion intégrée autour de produits largement distribués : Windows, Word, Excel, permettant l intégration complète de MCAGED Archives à la bureautique environnante, Une base de données modulaire et évolutive, Oracle Server, autorisant une mise en place progressive selon les différentes charges de travail. Une adaptabilité aux différentes modalités de gestion des services d archives et Une grande simplicité d utilisation. MCAGED Archives est structurée et très ouverte. La procédure concernant les fonctionnalités, les personnes (archivistes, fournisseurs et lecteurs) et les cotes sont gérés de manières indépendantes pour s adapter au fonctionnement particulier de chaque service d archives. Les versements, les entrées par voie ordinaire sont gérés des Sous-menus permettant de classer et associer les cotes. MCAGED Archives s adapte aux méthodes de travail de l entreprise 8

9 FONCTIONNALITES GENERALES Gestions des documents/dossiers/boîtes d archives Suivi des versements ; Gestion des prêts des dossiers/ documents / boîtes d archives ; Gestions des éliminations/destructions ; Recherche multicritères (mots clés, expressions) de documents, dossiers et boites d archives ; Recherche plein texte ; Gestion des utilisateurs de l application (Création, gestion des profils utilisateur par poste) ; La gestion des salles d archives. Processus d archivage 9

10 Troisième partie MCAGED PNUMERIS

11 Présentation de MCAGED PNUMERIS Pnumeris est une solution de gestion de numérisation des documents qui permet d archiver, d indexer, d enregistrer, d attacher et de visualiser tous les formats de documents papiers sous la forme numérique. C est une application qui transforme facilement les documents existants, les archives papiers et formats d image, en une information exploitable. A l aide d un scanner, l utilisateur envoie ses documents sur son serveur Pnumeris; Pnumeris réceptionne ensuite ces documents pour récupérer tous les éléments du texte afin de les indexer automatiquement. Ces informations sont traitées à l aide d un moteur OCR (reconnaissance optique des caractères) très précis. L indexation peut se réaliser de manière automatique ou manuelle. L avantage de l indexation manuelle réside dans un nombre d options plus important. La suite logicielle se caractérise par sa simplicité de mise en place, son utilisation aisée, et sa flexibilité. 11

12 Fonctionalités générales de MCAGED PNUMERIS Solution adaptable et indépendante du type de scanner ; Interface simple, facile à utiliser ; Archivage des documents (import de fichier de tout format, compression de données) ; Format de fichier ouvert pour sauvegarder toute l information ; Export des documents vers un espace de Stockage ; Recherches multicritères (mots clés, Expressions, Côtes, salles, Année) ; Recherches des documents ou des boîtes d archives numérisés ; Gestion des privilèges (utilisateur, profil, groupe,...). 12

13 Présentation Présent sur le territoire camerounais de depuis plusieurs années, MCA s est fixé comme objectif de déployer ses activités dans les régions CEMAC et CE- DEAO. Riche de son expérience, MCA aide les entreprises et organismes du secteur public et privé à créer, déployer, optimiser et gérer leur système d information. Le cabinet met à la disposition des organisations et des particuliers, des compétences et des produits pour aider à organiser différemment, à comprendre les enjeux de l externalisation et à mieux réagir à leurs évolutions. En alignant ainsi les technologies de l information avec les processus métier, les organisations améliorent et rationalisent les opérations, et bénéficient également d un meilleur retour sur les investissements technologiques. ACTIVITÉS de MCA Conseils SARL Le Cabinet propose un ensemble de services à valeur ajoutée autour des systèmes d information des entreprises. Il s agit entre autre : L externalisation des Systèmes d information Des études et conseils Des séminaires et réunions De la mise en place des Systèmes d Information De l infogérance 13

14 Nos produits MCAGED Archives : Gestion Electronique des Archives MCAGED COURRIER : Gestion administrative du Courrier MCAGED PNUMERIS : Numérisation des Archives GPHARM : Gestion des Officines de Pharmacie GCLINIC : Gestion des Cliniques GRH : Gestion des Ressources Humaines et Paie PATRIMO : Gestion du Patrimoine de l Entreprise SICAV : Gestion Informatisée des Caisses communes POWERSCHOOL : Gestion Scolaire et une dizaine de logiciels développés dans le cadre de l infogérance 14

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16 B.P Yaoundé-Cameroun contact@mcaconseils.biz Tél./Fax : / /