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Jean-Charles Labonté
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1 Jeudi 17 janvier 17h30 19h30 à GAP «Valoriser les savoir-faire en adaptant le système d'information à l'activité» Régis BOUCHACOURT / Renaud Zigmann MIT-CONSEIL - Xsalto Jeudi 17 janvier

2 Une entreprise, c est: Chaque fonction a des informations qui sont liées aux autres Gestion des RH: Affectation / Paie / Disponibilité Achat / Gestion des Stocks Processus de production Un ERP ou PGI c'est la gestion de tout ou partie des «briques» d informations à partager.. Contrôle de gestion Client Commercial / SAV Comptabilité Jeudi 17 janvier

3 L'information d'entreprise L'entreprise manipule beaucoup d'information Comptabilité, facturation, GRH, production, stock, suivi de production, information client, catalogue, propositions commerciales, achats, courrier, plannings, veille stratégique, veille concurrentielle Toutes les informations se recoupent et sont pour une bonne part partagées Certaines informations sont structurées, d'autres moins Les canaux d'arrivée et de diffusion de l'information sont très variés et le seront de plus en plus Jeudi 17 janvier

4 Le contexte Taille Intégrer un ERP ou PGI c'est contraindre l outil au métier, pas l inverse (même si adaptation). Des Hommes et des Femmes Traitement de l information Métier Habitudes Historique Jeudi 17 janvier

5 De manière évolutive Le temps... Ce qui est vrai à un moment du développement de l'entreprise ne l'est plus ensuite Le système d'information doit accompagner et / ou faciliter le développement ou le repliement L'entreprise doit maîtriser son information et ne pas être contrainte par son information Les circuits de l'information sont toujours l'objet de compromis efficacité / coût / stabilité Des Solutions pratiques? Jeudi 17 janvier

6 Les logiciels de gestion Logiciels traditionnels : SAGE, Quadra, etc Logiciels CRM étendus : SugarCRM, Salesforce, etc Logiciels ERP Les logiciels les plus utilisés dans la gestion d'information voire dans la gestion tout court : Excel, Access, Word... Pourquoi? Parce que l environnement, évolutif, est complexe Et qu au quotidien, on se concentre sur l objectif court terme Intégrer une solution ERP, c est se projeter dans les perspectives de développement Jeudi 17 janvier

7 L'information est rebelle L'information de l'entreprise possède une structure, une vie, un circuit de validation, et une utilisation spécifiques à chaque entreprise L'information ne vaut que si elle est utilisable et accessible Exemple : la liste des clients ou des fournisseurs dans un logiciel de compta n'est souvent pas facilement utilisable pour d'autre usages Le passage en mode serveur coût souvent cher et cela nuit à la fonctionnalité L'information vaut que si elle est ouverte : import / export, conversions, enrichissement, connexion La structuration de l'information dans une petite entreprise doit être graduelle, agile et pragmatique Jeudi 17 janvier

8 Le besoin MIT Environnement Normatif (ISO) Traçabilité Besoin de structuration des process autour du client Développement conséquent et intégration nouveau métier Développement Régional, donc gestion nomade hors siège Autonomie des collaborateurs (confiance / contrôle) Jeudi 17 janvier

9 Je construis mon système d'information Travailler dans une logique de LEGO Je construis des briques d'information qui s'assemblent Je modifie les briques si «ça ne marche pas» Je fais marche arrière si les briques deviennent trop complexes Je fais marche avant si je vois que ça marche mal Je dispose d'indicateurs sur l'utilisation des briques pour en valider l'utilité Jeudi 17 janvier

La mise en œuvre Identification du besoin réel Structuration du cahier des charges «générique» Revue des solutions existantes Constat initial Les solutions intégrées étaient trop

Cahier des charge précis (finalement pas assez!

10 La mise en œuvre Identification du besoin réel Structuration du cahier des charges «générique» Revue des solutions existantes Constat initial Les solutions intégrées étaient trop «haut de gamme» Peu d adaptation possible Nécessité d outil plus progressif Solution Pas d outil «clé en main» Acquisition d un outil ADAPTABLE à notre besoin Le Mise en œuvre Cahier des charge précis (finalement pas assez!) Sélection des briques Acceptation des versions V0, V1 V10 Démarche très «participative» Intégration progressive des briques et des métiers A ce jour, le système Fonctionne Est sécurisé Est approprié par l équipe qui demande les dev S étend aux autres métiers Développe la prochaine version Jeudi 17 janvier

11 Brique Annuaire Société / personne Société Partage des informations Personnes et leurs fonctions Annuaire Archivage des données spécifiques, des échanges Relations inter / intra société Jeudi 17 janvier

12 Impératif: Adaptabilité Evolutif: ajout / suppression de champs Adaptabilité Base de données ouverte: liaison expert comptable Souple et ouvert: extraction, import, relié Jeudi 17 janvier

13 Brique Communication Gérer les éléments de communication Partage des informations Gestion des documents Communication Diffuser une information en intra et extra Gérer les images : photothèque, gérer les droits diffusion Jeudi 17 janvier

14 Brique Coopérer Partager l'information Gérer des agendas partagés de personnes ou de ressources Etre notifié, notifier Coopérer Tracer les modifications des données Réserver, libérer, commenter Jeudi 17 janvier

15 Brique Sécuriser Gérer des droits d'accès Sécuriser Retrouver une version antérieure de l'information Donner une vision limitée aux besoins de chaque personne Jeudi 17 janvier

16 Brique Gestion commerciale Archiver les devis, suivre leur réalisation Processus de validation Gestion commerciale Connaître l'état du portefeuille commercial Apports des interlocuteurs commerciaux Jeudi 17 janvier

17 Brique Gestion projet Générer automatiquement un projet Optimisation de l information client Affecter / Structurer les tâches de chacun Gestion projet Chacun trouve l info précise au moment où il le souhaite Adapter le projet indiv au projet de base Suivre l évolution Jeudi 17 janvier

18 Toutes les informations sur le site : Prochain RDV Jeudi 13 février 2013 À Embrun Jeudi 17 janvier

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