TÉLÉ-SERVICES TÉLÉ-SECRÉTARIAT

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1 TÉLÉ-SERVICES TÉLÉ-SECRÉTARIAT 1

2 INTRODUCTION INTRODUCTION... externalisez la gestion de votre standard une assistante Exodial au service de vos collaborateurs... Une relation privilégiée avec vos clients... L accueil téléphonique fait partie intégrante de l image de votre entreprise. Vos prospects, vos clients, et plus généralement tous vos interlocuteurs y attachent une grande importance. Néanmoins, un véritable accueil professionnel coûte cher et ne s improvise pas. De plus, un tel dispositif doit aujourd hui s intégrer avec votre présence sur internet, vos démarches commerciales, votre service clientèle... Une offre Exodial pour chacun de vos besoins Exodial s adresse aux entreprises qui souhaitent développer une relation privilégiée avec leurs interlocuteurs tout en maîtrisant leurs coûts. Professionnaliser votre accueil téléphonique, développer votre chiffre d affaire, réduire vos coûts téléphoniques... Quel que soit votre besoin, Exodial a une réponse pertinente. Mettez en place un service client sur mesure Grâce à l offre service client d Exodial, vous mettez en place un service après-vente, une unité de vente à distance, une hot-line Développez votre chiffre d affaire grâce à notre offre de télémarketing. Pour vos campagnes de marketing direct, téléphone, mailing, promotions, jeux, Développez votre activité sur internet : Du simple site vitrine au site de e- commerce le plus élaboré, Exodial développe votre site internet en toute cohérence avec votre dispositif téléphonique. Bénéficiez des avantages Exodial : une gamme de services unique encore plus d économies un service sur mesure une solution humaine une technologie exclusive du simple site vitrine au site de e-commerce le plus élaboré un service client sur-mesure... Offrez à votre entreprise un accueil téléphonique professionnel :... et réduisez vos coûts avec notre offre de standard externalisé. En débordement de votre standard ou de manière permanente, Exodial accueille vos interlocuteurs et les met en relation avec vos collaborateurs. Faîtes gagner du temps à vos collaborateurs et offrez leur les services d une assistante personnelle. Avec l offre de secrétariat d entreprise, une assistante Exodial est au service de vos collaborateurs. Elle répond pour eux au téléphone, prend leurs messages, gère leur agenda, frappe leurs courriers et les assiste dans leur quotidien. Une gamme de services unique : standard externalisé, secrétariat d entreprise, site internet,... Encore plus d économies : Exodial vous apporte des tarifs très compétitifs et vous aide à maîtriser vos coûts Un service sur mesure : Exodial propose une offre de services très souple. C est Exodial qui s adapte à vos besoins et non l inverse Une solution humaine : un personnel expérimenté pour le plus haut niveau de qualité Une technologie exclusive : grâce à une maitrise technologique de bout en bout, Exodial répond au plus près à vos attentes et fournit des services inédits

3 NOS SERVICES STANDARD EXTERNALISÉ Un standard téléphonique professionel à un coût abordable Votre standard téléphonique joue un rôle crucial dans votre entreprise. Il est au coeur de votre dispositif d accueil et contribue ainsi à façonner votre image. Il peut également être l un des pivots de votre organisation en facilitant la communication ou le partage de ressources entre vos collaborateurs. Pourtant, trop souvent, il est source de coûts et de tracas: perte de temps, débordement, soucis techniques,... Une offre de service complète... C est pourquoi Exodial vous propose une offre de services couvrant l ensemble de vos besoins : depuis l accueil de vos interlocuteurs jusqu à la gestion externalisée de votre installation téléphonique, Exodial a la réponse à vos besoins. Standard d entreprise... des horaires étendus pour un coût abordable... Améliorez l accueil de vos interlocuteurs et réduisez vos couts Offrez à votre entreprise un accueil téléphonique sur des horaires étendus pour un coût abordable : en complément ou en remplacement de votre dispositif d accueil téléphonique, Exodial accueille vos interlocuteurs et les met en relation avec chacun de vos collaborateurs. Vous réduisez vos coûts. Vos interlocuteurs bénéficient d un accueil rapide, chaleureux et professionnel. Comment ça marche? Vos appels sont orientés vers Exodial en permanence ou en débordement de votre standard Nous recevons vos appels de 8H à 20H en semaine et de 8H à 12H le samedi Vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries Vous choisissez le message d accueil Nous mettons vos interlocuteurs en relation avec vos collaborateurs ou avec leur messagerie vocale Réservation de ressources... optimisez vos ressources... Nous optimisons le planning de vos salles de réunions, véhicules,... Nos assistantes sont à la disposition de vos collaborateurs pour gérer et optimiser vos ressources communes : salles de réunion véhicules professionnels... A tout moment, vos collaborateurs peuvent accéder aux plannings de réservation. Comment ça marche? Nous recevons les appels de vos collaborateurs de 8H à 20H en semaine et de 8H à 12H le samedi Nous prenons les réservations en fonction des règles définies par vous Le planning de réservation est disponible sur l extranet Exodial, sur votre intranet ou sur tout autre support (fax, minitel, ) 3 3 Téléphonie hébergée La téléphonie du futur à portée de main Avec la téléphonie hébergée, bénéficiez des tarifs et services habituellement réservés aux grandes entreprises Economisez ainsi sur tous vos coûts téléphoniques: abonnements, maintenance, communications,... Offrez à vos collaborateurs des services innovants (messagerie unifiée, remontée de fiche contact, ) Comment ca marche? Chacun de vos collaborateurs est relié par internet à notre plateforme de téléphonie hébergée et dispose d un numéro de téléphone Il peut passer/recevoir des appels Il dispose d un boite vocale et de toutes les fonctionnalités d une installation téléphonique classique (renvoi, transfert, annuaire,.)

4 NOS SERVICES NOS SERVICES SECRETARIAT D ENTREPRISE Un secrétariat à la carte pour vos collaborateurs Vous envisagez l embauche d une assistante? Mais vous n avez pas un volume d activité jusitifant une embauche à temps plein. En permanence ou de manière ponctuelle, notre équipe d assistantes est au service de vos collaborateurs pour assurer leur secrétariat : répondre au téléphone gérer leur agenda gérer leur base de contacts frapper leur courrier Accueil téléphonique... tous les appels sont renseignés... Gestion d agenda Plus de temps et de disponibilité pour vos collaborateurs Grâce à ce service, les collaborateurs de votre entreprise ne sont plus perturbés pendant leurs réunions, déplacements, rendez-vous Pour quelques minutes ou en permanence, leurs interlocuteurs sont accueillis de manière professionnelle et pris en charge selon les consignes de vos collaborateurs. Tous les appels sont renseignés. Exodial s appuie sur des méthodes éprouvées, permettant de gérer selon les consignes de vos collaborateurs toutes les situations d appel. Nous gérons l agenda de vos collaborateurs Pour ceux de vos collaborateurs dont l activité repose sur une gestion rigoureuse de leur agenda : Exodial propose un service de gestion d agenda. Exodial prend leurs rendez-vous en même temps que leurs messages. Comment ca marche? Un numéro de téléphone Exodial est attribué à chaque collaborateur Il peut renvoyer ses appels sur ce numéro quand il le souhaite Nous recevons les appels de 8H à 20H en semaine et de 8H à 12H le samedi Les interlocuteurs sont reconnus et pris en charge selon les consignes de vos collaborateurs Les coordonnées de tous les interlocuteurs sont renseignées En cas d appel urgent, nous transférons l appel vers vos collaborateurs Nous transmettons les messages par internet, fax, SMS, , téléphone En dehors de nos horaires d ouverture, une messagerie vocale est activable Les messages vocaux sont transmis par au destinataire Frappe de documents... trois niveaux d urgence... Pour gagner encore plus de temps Les collaborateurs de votre entreprise peuvent faire appel à Exodial pour frapper leurs courriers, compte-rendus Des assistantes spécialement formées retranscrivent par écrit en utilisant leurs formats. Ils choisissent le niveau d urgence qui leur convient: express (sous 4 heures ouvrées), normal (sous 8H ouvrées), lent (sous 16H ouvrées). Grâce à l extranet sécurisé Exodial, ils communiquent en toute sécurité et en toute simplicité avec Exodial. Comment ca marche? Vos collaborateurs nous font parvenir le document à frapper (fax, enregistrement sur dictaphone, serveur vocal) Ils précisent le niveau d urgence Ils reçoivent un avis de réception Ils disposent par internet ou par de leurs documents frappés et relus Nous signalons toute incertitude sur l orthographe d un mot Grâce à l extranet sécurisé, ils communiquent avec Exodial en toute confidentialité

5 NOS SERVICES SERVICE CLIENT Mettez en place un service client sur-mesure... une stratégie gagnante pour nombre de PME... Conduire efficacement le développement des relations avec sa clientèle n est plus réservé aux grandes entreprises. C est aujourd hui une stratégie gagnante pour un nombre croissant de PMEs. Pourtant, la gestion de la relation client ne s improvise pas. Elle exige : maîtrise du savoir-faire humain de l accueil et du contact compétences en marketing direct investissement dans une solide infrastructure telecom et informatique Grâce à l offre service client d Exodial : vous mettez en place un service après-vente, une unité de vente à distance, une hot-line. Vous gagnez en productivité Vous améliorez vos informations et vos fichiers clients Vous offrez un nouveau service à vos clients Exemples de prestations : Service client premier niveau Service après vente Service de vente par correspondance Mailings clients Relances factures Méthodologie Un service sur mesure Pour une entreprise, chaque initiative à destination de ses clients est essentielle. C est pourquoi, Exodial collabore en partenariat étroit avec vous à la mise en place de votre service client. A votre écoute, Exodial analyse vos besoins, s accorde sur les objectifs précis quantitatifs et qualitatifs de la prestation. L accroche éventuelle... Exodial analyse vos besoins... Les accélérateurs de décision (promotions, cadeaux, délai) Le déroulement de la conversation Les attitudes et comportements à adopter Les questions/objections éventuelles et les réponses à apporter Le glossaire du vocabulaire spécifique à l activité et à la société Les annexes : brochure de la société cliente, revue de presse La procédure des contrôles qualité de nos prestations (formation de nos opérateurs / opératrices, écoutes, vérification du script ) 5 5 Une méthodologie éprouvée Notre méthodologie permet de définir : Les objectifs du service pour l entreprise et ses clients Les objectifs fixés aux équipes Exodial (taux de retour, de qualification,...) Les mailing : courriers préliminaires aux entretiens téléphoniques ou courrier de suivi Le script et les guides d entretien Quel que soit la prestation choisie, notre équipe d informaticiens pourra intégrer notre infrastructure technique à vos applications, intranet et systèmes d information, afin de garantir la collaboration la plus efficace et la plus sûre.

6 NOS SERVICES NOS SERVICES TELEMARKETING Développez votre activité avec notre plate-forme de télémarketing Pour vos campagnes de marketing direct, téléphone et mailing, de promotions et jeux, Vous bénéficiez des techniques de gestion de la relation client les plus élaborées. Vous augmentez votre base clients plus efficacement avec un taux de retour maximal. Vous accumulez une information fiable à forte valeur ajoutée sur vos prospects. Exodial est votre partenaire aussi bien au quotidien que lors d opérations plus ponctuelles. Nous agissons comme le support et le prolongement de vos équipes commerciales. Exemples de prestations : Qualification de fichiers Campagnes de marketing direct / one to one Prise de rendez-vous pour la force commerciale Campagnes promotionnelles et jeux Evènementiel : relances d inscription Sondages et études de marché 6 6 SITE INTERNET... votre site de e- commerce en toute cohérence avec votre accueil téléphonique... Le commerce électronique n est pas réservé aux grandes entreprises Vous aussi, créez un site de vente en ligne. Du simple site vitrine au site de e- commerce le plus élaboré, Exodial développe votre présence sur internet. En s appuyant sur un réseau de partenaires infographistes, développeurs informatiques et consultants marketing, Exodial satisfait vos besoins les plus spécifiques. Exodial construit pour vous une solution complète de gestion multicanal de vos contacts (téléphone + internet)

7 NOS SERVICES EXODIAL EN BREF EXODIAL EN BREF Nos points forts... Exodial est votre partenaire privilégié dans la gestion de votre activité vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie... Une gamme de services unique Exodial vous offre une large gamme de services : du simple accueil téléphonique aux campagnes marketing les plus sophistiquées En permanence ou de temps en temps, pour des opérations récurrentes ou pour des opérations ponctuelles : Exodial a la réponse à vos besoins Sur internet, par téléphone ou par courrier, Exodial vous assiste dans la gestion de vos contacts Grâce à son réseau de partenaires (infographistes, consultants marketing, comptables, ), Exodial vous donne accès aux compétences les plus pointues Encore plus d économies Exodial vous propose des prix très compétitifs Avec Exodial, pas d engagement de durée, pas de frais de dossier, pas de coûts cachés De multiples formules tarifaires adaptées à vos besoins Exodial s engage sur l efficacité de ses prestations à travers des objectifs qualitatifs et quantitatifs Exodial s engage à une transparence complète des opérations effectuées pour vous. Un service sur mesure Chez Exodial, un interlocuteur commercial unique est à votre écoute pour définir et faire évoluer votre service Grâce à la souplesse et à l efficacité de son infrastructure technologique, Exodial vous apporte une grande souplesse dans la gestion de votre service Une solution humaine Exodial dispose d un personnel expérimenté Nos opératrices sont choisies sur leur capacité d écoute, leur élocution, leur dynamisme et leur chaleur humaine Elles sont formées en permanence Exodial met à votre service une équipe soudée et stable d opératrices Une technologie exclusive Exodial est équipé d une infrastructure à la pointe de la technologie afin de vous offrir les services les plus performants Exodial a développé en interne une suite d outils informatiques spécialement conçus afin de s adapter à vos besoins les plus spécifiques Exodial investit en permanence dans son infrastructure technologique afin de vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie Grâce à des compétences pointues en informatique et en telecom, Exodial assure l intégration avec vos applications ou systèmes d information. 7 7

8 Pour tout renseignement, contactez notre service clientèle Exodial : 66 rue des grands champs, Paris Téléphone : [email protected]