ARCHIVAGE DES ACTES D ETAT CIVIL

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1 La digitalisation, par scanner, des registres de l état civil vous offre : la suppression des manipulations de registres, la délivrance immédiate des copies d actes et/ou des extraits, l envoi d Actes et extraits par (.PDF) la production des listes alphabétiques annuelles, la production des tables décennales, le soulagement du personnel communal, une sécurité maximum en cas de sinistre, un service Etat-Civil à la pointe du progrès. Data Movers S.A. Bois du Chapitre, 13 B-1460 ITTRE Tél : 067/ Fax : 067/ info@datamovers.be Web site :

2 1. Principe de base des opérations d archivage 2. En quoi consiste le travail de Data Movers? 3. Quels sont les avantages pour les Communes? 4. Quels sont les inconvénients pour les Communes? 5. - Comment accéder aux archives créées? - Comment imprimer les actes archivés et leurs extraits? - L administration a-t-elle besoin de matériel spécialisé? - La solution proposée s intègre-t-elle dans l environnement informatique existant? 6. Une fois un registre traité que se passe-t-il pour les émargements ultérieurs? 7. Quelle est la durée du traitement initial? 8. Que coûte ce service? 9. Quelques exemples d impressions immédiates. 2

3 1. Principe de base des opérations d archivage Le document, c est-à-dire un acte complet, une fois numérisé ou "digitalisé " (photographié électroniquement au moyen d un scanner est transféré sur un support informatique (gravure sur CD/DVD), et est ainsi devenu inaltérable et inmodifiable. (CD- WORM : Write Once Read Many) 3

4 1.a. Etapes successives accomplies : Digitalisation des registres Transport, Scanning, Restitution des registres Traitement interne des images Création de la base de données / Indexation Indexation primaire (Commune, Année, type d acte, N de l acte) Indexations ultérieures (sont introduites par l Administration Communale ou par nous-mêmes) : nom(s), prénom(s), date(s), filiations, (au moyen des écrans de saisie contenant déjà les images d actes) Mise à disposition des logiciels Utilisation de l archive électronique (Installation et formation) Gestion des émargements (reçus par courrier ou par Fax et retournés par ) 4

5 1.b. Etapes successives accomplies : Processus de Numérisation Indexation Primaire (nom fichier image) Processus de Traitement de l'image Création des actes dans les Base de Données Gravure Séquentielle de CD-WORM ou DVD Fourniture d une Base de Données Relationnelle associée aux Images Indexations Complémentaires Enrichissement des données relatives aux actes Délivrance immédiate (3 clicks) des Actes et/ou Extraits Envoi immédiat (3 clicks) des Actes/Extraits par mail et sous Pdf Installation & formation Production des Tables Alphabétiques et Décennales Importation depuis -- Exportation vers -- vos programmes existants ou Intranet ou Internet ou.. Les registres sont chez le prestataire de services Les registres sont revenus à l Administration Prestations effectuées à l Administration 5 L Administration dispose des logiciels et de tous les actes numérisés.

6 2. En quoi consiste le travail de Data Movers? Transport en valise sécurisée, (avec bordereau d enlèvement précisant la date prévue de retour, signé par les deux parties) des registres selon le planning préalablement convenu. Manutention des registres, Préparation des Folios à scanner, Scanning des documents Vérification et comptage des documents / images, Fax à l Administration des Actes demandés lors du traitement des registres Restitution à l Administration Communale des registres traités, Sélection, "découpe", alignement, "nettoyage" et indexation des images des actes Commune, Année du registre, Type de registre, N de l acte. Transfert des images sur support numérique, CD-Worm / DVD Fourniture de la base de données, des logiciels et des actes sous forme d'archives électroniques, Mise à jour périodique des archives (scanning et mises à jour des nouvelles mentions marginales) (si l administration ne souhaite pas le faire elle-même) 6

7 3. Quels sont les avantages pour les Communes? Suppression totale des manipulations des registres, (avec accessoirement suppression de leurs réparations) Production immédiate de l acte ou de l extrait d acte recherché, sur papier personnalisé, Production des tables alphabétiques (rigoureuses) annuelles, Production automatique des tables décennales, dès traitement des registres sur 10 ans. (module en option) Gain de place potentiel, (maintenir les registres sur place et sous la main n est plus indispensable) Important gain de temps associé à une économie, (réduction du coût d entretien et de renouvellement de photocopieurs A3 dédicacés) Possibilité de consulter et défiler l acte/extrait recherché avant l impression, sur bases de clefs de recherches multiples, (N d acte, nom, nom de jeune fille, partie de nom, nouvelle ou ancienne identité, prénom(s), date, commune ) Rajout de mentions marginales ultérieures sur l acte initial, Recherche instantanée sur des dizaines d années, Indestructibilité des archives de l état civil après traitement, (multiples copies du support informatique) 7

8 4. Quels sont les inconvénients pour les Communes? Mise à disposition du (des) registre(s) le temps de l archivage (environ une semaine pour actes) En cas de demande d un acte d un registre en cours de scanning, celui-ci est immédiatement faxé à l Administration par le prestataire de services. 8

9 5. Comment accéder aux archives ainsi créées? Grâce aux modules de logiciels fournis. (la base de données et les programmes fournis sont protégés par mot de passe.) simplement au moyen d un (ou plusieurs) PC de l Administration, en exploitant les fichiers images depuis le disque dur (serveur) Comment imprimer les documents archivés? toujours en utilisant un PC de l Administration, disposant d une imprimante de bonne qualité L administration a-t-elle besoin de matériel spécialisé? Un PC standard, de type Pentium, convient parfaitement. La base de données MS-Acces sous Windows xx est recommandée, mais pas indispensable. La base de données, accompagnée des fichiers d images, se trouvant sur un PC ou le serveur de l administration, s intègre donc tout naturellement dans l environnement informatique existant (Win xx, NT, XP, Vista, Win 7 ) 9

10 6. Une fois un registre traité que se passe-t-il? L Administration Communale dispose d un étonnant outil de recherche, lui permettant de rechercher (3 Clics!), de visualiser et d imprimer, à la demande, l image exacte (avec les signatures) des actes ou simplement un type d extrait. Après le gros travail du traitement initial, une simple mise à jour, par exemple mensuelle, permettra d avoir à disposition une base de données "d images " parfaitement actualisée et prête à l emploi.(émargements) Les communes peuvent scanner elles-mêmes les émargements ultérieurs et les introduire dans la base de données existante. (ou confier ce travail au prestataire de services) 10

11 7. Quelle est la durée du traitement initial? La durée de traitement d un registre complet, c est-à-dire le temps durant lequel l Administration en sera séparé, varie en fonction de la taille, de l état du (des) registre(s), de leur contenu (écrits à la plume? dactylographiés?) et du nombre effectif d actes par page. Il est raisonnable de prévoir 1 semaine pour actes, le restant du travail, le plus important, ne nécessitant plus la présence physique des registres chez le prestataire de services. 11

12 8. Que coûte ce service? Outre les frais (uniques) d acquisition des logiciels (Modules Naissances, Mariages/Divorces, Décès et Spéciaux) d autres éléments variables interviennent dans le calcul du budget : Nombre de registres à traiter, Nombre et format des folios et des actes à digitaliser par page, Taille et état des registres, (dactylographiés, écrits à la plume, à la ronde...) Etat des feuilles, transparence des pages, feuilles "réparées"... Encodage des Actes? Urgence du traitement d archivage. En fonction de ces éléments, le coût d un acte traité pourra varier de 0,35 à 0,90. Cet investissement ne se fait qu une seule fois, quelque soit la fréquence ultérieure et la durée d utilisation du support. En effet les registres ont été «sauvés» une fois pour toute. 02/08 12

13 9.1. Exemple d impression d un acte scanné Web Web Cet acte a été établi il y a 38 ans... 13

14 9.2. Exemple d écrans " déroulants " 14

15 9.3. Exemple d écran de consultation Zone d indexation primaire Web Web Indexations complémentaires suite à émargements 15

16 9.4. Exemple d écran d indexation Web Web Boutons permettant différents facteurs de zoom Web Web 16

17 9.5. Exemple d écrans de consultation 17

18 9.6. Exemple d écrans de sélections 18

19 9.7. Exemple d écrans de sélection d impression 19

20 9.8. Exemple de production d extraits 20

21 9.9. Exemple de production d une table alphabétique annuelle. 21

22 DATA MOVERS S.A. 05/1997 < Home La S.A. DATA MOVERS, dont le siège social se situe dans le Brabant Wallon, a été crée en 1996 par deux actionnaires : Bruno FRISQUE et Etienne FRISQUE. Les expériences de Bruno Frisque comme créateur et dirigeant d une société américaine d informatique dans le Bénélux pendant 18 ans et celle d Etienne Frisque comme fondateur et administrateur des sociétés Promo-Control et Fast Movers ont été réunies pour approcher un marché nouveau et porteur : l archivage électronique et la saisie assistée par ordinateur. Dès la première année d activité Data Movers a généré un chiffre d affaires de 10 millions de FB et emploie une moyenne de 10 à 15 personnes, réparties dans le groupe. Data Movers, Service Bureau informatique, est spécialisée dans : - le scanning de documents et le traitement des images avec création de bases de données interactives, - le scanning et l encodage de documents bancaires, - la lecture et le dépouillement automatique de formulaires d enquêtes, - l encodage assisté par ordinateurs de formulaires manuscrits, - le scanning et l archivage électronique de documents. - le développement d applications spécifiques aux administrations communales des villes et communes de Belgique. Data Movers a développé, dès 1997, et grâce à l appui du chef de service de l état civil de la ville de La Louvière, un système «clef sur porte» qui permet à présent de retrouver les actes de l état civil, numérisés, immédiatement à l écran. Ces actes sont alors directement imprimés afin d en obtenir une copie intégrale authentique ou différents types d extraits. Le groupe Promo-Control / FastMovers, existant depuis plus de 15 ans et employant de 40 à 60 personnes, réalise un chiffre d affaires de plus de 250 millions de FB, tant en Belgique qu à l étranger, avec un profit de quelques 20 millions. Les clients les plus marquants sont FINA et la grande distribution (Delhaize, Biggs ) pour le couponing, le traitement des bons de valeur, les chèques repas, tickets restaurants et Belgacom et Proximus pour la nouvelle filiale Promo-Post. Les différentes sociétés, disposant de parcs informatiques spécifiques à leurs activités (AS/400 et réseaux NT) sont toutes reliées entre elles par réseaux. Il est à noter que les sociétés sont autofinancées et donc indépendantes financièrement. 22