Les archives de l entreprise à l ère du numérique. Présentée par: HAMMA Mustapha

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1 Les archives de l entreprise à l ère du numérique Présentée par: HAMMA Mustapha

2 Définition des archives Toute information enregistrée, produite ou reçue dans la conduite d'une activité institutionnelle ou individuelle, de son commencement à son achèvement, cette information comprenant le contenu, le contexte et la structure nécessaires pour fournir la preuve de l'activité

3 Document d archive Ecrit ou enregistrement créé ou reçu par une personne physique ou morale dans l'exercice de son activité. source: ISAD (G)

4 Caractéristiques d un document d archive (Selon l ICA) - l'authenticité, définie comme "la persistance dans le temps des caractéristiques originales du document en ce qui concerne son contexte, sa structure et son contenu", ce qui signifie que le document est bien ce qu il prétend être ; - la fiabilité définie comme la capacité d'un document "de servir de preuve fiable", en ce qui concerne l'autorité et la fidélité du document comme preuve.

5 Caractéristiques d un document d archive (Ajoutées par l ISO RM) - l'intégrité, qui renvoie au caractère complet et non altéré du document ; - l exploitabilité, définie comme la capacité du document à être localisé, récupéré, communiqué et interprété.

6 Archiver, un besoin - L entreprise doit archiver pour: - Prouver ce qu elle a fait ou ce qu elle n a pas fait ; - Justifier de son activité vis-à-vis des autorités de tutelle, vis-à-vis de l Etat, vis-à-vis d un audit interne ; - lors d un contentieux, produire les pièces nécessaires à la défense de ses droits et de ses intérêts

7 Archiver, un besoin - Pouvoir réutiliser des données dans la conduite des affaires comme des études déjà réalisées et réutilisables dans le cadre d un nouveau projet, au lieu de recréer l information, opération qui peut coûter cher et faire perdre un temps précieux ;

8 Archiver, un besoin - Préserver sa mémoire, tant pour constituer une culture d entreprise, que pour communiquer envers ses clients, ses partenaires, ses salariés, voire la société.

9 Fonction archivage «Ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter» Source: AFNOR

10 Document numérique Document électronique Terme générique désignant tout type de document sous forme d'enregistrement électronique.

11 Spécificités du document numérique - Distribué et hétérogène (supports, formats, origines, contenus) - Évolutif, voire volatile (facilement manipulable)

12 Archivage électronique Ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d'information. Source: Dématérialisation et archivage électronique, RIETSCH Jean-Marc, CHABIN Marie-Anne, CAPRIOLI Eric. Ed : Dunod. Paris, 2006.

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14 Cycle de vie : variantes terminologiques validation fixation échéance légale ou interne production des données stockage éloigné T - 1 T0 T1 T2 français archives courantes archives intermédiaires archives historiques anglais document record (current, non current) archive MAC 2006

15 Tableau comparatif GED/SAE Source:Groupe de travail AAF Section des archives économiques et d entreprises Fiche «Qu est-ce que l archivage électronique?»

16 Système d archivage électronique Ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d'information. Source: Dématérialisation et archivage électronique, RIETSCH Jean-Marc, CHABIN Marie- Anne, CAPRIOLI Eric. Ed : Dunod. Paris, 2006.

17 Architecture générale d un SAE Source:

18 Fonction versement Source:

19 Fonction stockage Source:

20 Fonction description Source:

21 Fonction consultation/communication Source:

22 Fonction administration Exploitation -Gérer la configuration -Contrôler l exploitation -Fournir des statistiques Conformité -Formats et standards -Protocoles Sécurité -Contrôle des accès -Protection des données -Restauration des données -Traçabilité Gestion Evolutivité -Données administratives -Facturation des prestations -Formats et supports -Veille technologique

23 Les étapes de mise en place d un SAE

24 Les préalables quels documents une organisation doit enregistrer et conserver ; pourquoi l'organisation doit enregistrer ces documents ; pendant combien de temps faut-il conserver les documents ; quelles autres caractéristiques des documents sont nécessaires et devraient être exigées. Faut-il conserver tous les documents créés ou reçus à l occasion d une opération particulière?

25 Définition des besoins volumes de données ; types de données (entre autres données à valeur légale ou non) ; durée de conservation des données ; fonctionnalités de gestion et de consultation, exigences de traçabilité et de destruction ; etc.

26 Evaluation des systèmes existants Capacité de ces systèmes à répondre aux besoins, (Il est recommandé de prendre en considération le fait que très souvent existent des pratiques d archivage sur des systèmes parallèles (disques partagés, disques personnels).

27 Evaluation des coûts (1) - Coûts d acquisition du matériel, du logiciel et des supports. - Coûts d exploitation (il est recommandé de faire une simulation d exploitation sur au moins trois ans sans oublier d y inclure les coûts associés comme celui de la maintenance).

28 Evaluation des coûts (2) D autres coûts sont à prendre en compte: - administration du système ; - migration des données et améliorations du matériel ; - besoin d entretien et manutention des supports ; - copie de sécurité ; - autres facteurs propres à l installation.

29 Pérennité de la solution choisie La pérennité du constructeur est à prendre en considération même si effectivement rien ne peut la garantir à 100 %. Ainsi la reprise ou le transfert des données doivent être précisément envisagés (modalités et coût).

30 Système ou plan de classement (1) Les documents peuvent être classés selon deux critères : par leur fonction, c'est-à-dire la relation des dossiers aux types différents d'activités et de transactions menées dans un environnement de bureau. On peut citer, par exemple, les dossiers d affaires, les dossiers judiciaires, les dossiers par sujets traités (sujets liés aux activités), les fichiers de personnel, les dossiers de correspondance, les sites Internet etc. ; et/ou

31 Système ou plan de classement (2) par leur forme et format. Exemple : les documents issus de traitement de texte, les bases de données, les documents hypertexte, les images, les documents produits par les tableurs, les courriers électroniques, les messages vocaux, les documents vidéo, etc.

32 Plan de classement Source: Moreq français

33 Exigences de base Pour réaliser les buts de conservation, les documents doivent être : authentiques ; complets ; accessibles et intelligibles ; techniquement exploitables ; et potentiellement réutilisables.

34 Métadonnées ISO les données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents Ainsi que leur gestion dans le temps

35 Les métadonnées 1-Métadonnées de gestion Les métadonnées de gestion sont celles qui ont été générées avec les documents eux-mêmes ou dans l'organisation qui les a créées. Elles peuvent comprendre des éléments comme l'auteur, la date de création, le titre, le caractère sensible des informations et des mots-clés. Ces métadonnées existent parce qu'elles étaient nécessaires à l accomplissement de la tâche pour laquelle les documents ont été créés.

36 Les métadonnées 2- Métadonnées archivistiques Les métadonnées archivistiques sont celles qu on ajoute, après la création des documents, pour en faciliter la gestion. Cela peut être fait par le service producteur des documents, comme éléments d une procédure de gestion des documents qui ne sont plus d utilité courante, ou par un destinataire final éventuel tel qu un service d Archives définitives. Les métadonnées archivistiques peuvent inclure des éléments tels que la dernière date de révision ou le nom du service producteur d une information.

37 Les métadonnées 3- Métadonnées techniques Les métadonnées techniques sont les métadonnées nécessaires à la compréhension et au traitement des documents. Certaines peuvent être considérées comme relevant des métadonnées de gestion, car elles proviennent du système original. Sous d autres aspects, on peut voir en elles des métadonnées archivistiques, dans la mesure où elles ont été ajoutées au cours du processus de conservation à long terme.

38 Les métadonnées Un document numérique / électronique, c est une suite de fichiers sans lien entre eux identifiant unique (localisation / identification) Métadonnées descriptives rattacher le document à l original / différentes versions d un document donner accès à la copie numérique / électronique Métadonnées de structure rattacher les fichiers entre eux reconstituer la structure du document Métadonnées administratives gérer la collection, c est-à-dire gérer les droits d accès préserver les informations techniques nécessaires à la lecture des fichiers garantir l intégrité des fichiers et le suivi de leurs éventuelles modifications

39 Les formats d archivage (1) Le format choisi doit : pouvoir représenter toute les informations, et leurs liens, contenus dans le document et considérés comme significatifs ; être défini par une norme internationale, nationale ou rendue publique ; avoir fait la preuve de sa longévité et être largement utilisé et répandu ;

40 Les formats d archivage (2) être directement utilisable pour communiquer les documents, ou permettre une conversion vers des formats ainsi utilisables ; être indépendant de tout logiciel ou matériel ;

41 Les formats d archivage (3) permettre une conversion automatisée du format d origine vers le format de conservation, avec détection et signalement automatiques des éventuels problèmes ou erreurs de conversion ; (facultatif) permettre une conversion automatisée du format de conservation vers celui d origine ou vers les formats courants du moment.

42 Formats d archivage Les standards

43 Les supports d archivage Le type de support est choisi en fonction de critères précis comme: - la durée de conservation, - la criticité des données à conserver, - l accessibilité, - la volumétrie - le coût.

44 Les différentes solutions de stockage de données numériques CD, DVD : 700 Mo ou 8,5 Go (10 ans) WORM :(Write Once, Read Many ; non réinscriptible) : Capacité jusqu à 12 T sur juke-box, Norme Z Disque Dur : 500 Go Max actuellement

45 Les différentes solutions de stockage de données numériques RAID : (Redundant Array of Inexpensive Disks) Niveau 0 à 6 suivant le niveau de sécurité souhaité (plusieurs disques font une «grappe») NAS : Network Attached Storage : Matériel de stockage (juke box de DVD par exemple) qui permet le partage des fichiers par l'intermédiaire du réseau. Ces matériels disposent en général de logiciels de sauvegarde automatique des données des PC connectés.

46 Conclusion L archivage électronique est devenu une nécessité: - Généralisation de l outil informatique - Internet - Ouverture de l économie - Partenariat - Echanges internationaux

47 Conclusion - Un système d archivage électronique doit être perçu comme un investissement et non comme une dépense - Un mauvais système d archivage= trous de mémoire. - L absence d un SAE= amnésie numérique

48 Conclusion Il s agit de choisir la bonne solution avec le meilleur rapport coût/performance par le biais d une étude technico-économique rigoureuse faisant appel à des spécialistes en la matière.

49 Conclusion Le retour sur investissement en matière d information est difficilement quantifiable, mais les dégâts causés par son retard, son absence ou sa perte l est facilement.

50 Merci pour votre attention