Politique de gestion documentaire

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1 Politique de gestion documentaire L application de cette politique est sous la responsabilité du cadre de direction qui remplit les fonctions de secrétaire général Adopté par le conseil d administration du 19 mai 2009 Abroge toute disposition antérieure relative à la gestion documentaire

2 Page 1 Table des matières 1. Définitions 2 2. Objet de la politique Cadre légal et réglementaire Champ d application de la politique Définition de la Gestion Intégrée des Documents (GID) Objectifs de la politique Gestion de l information Protection de l information Intégration des solutions technologiques Principes généraux Propriété des documents Compétence, attention et prudence Protection des renseignements personnels Principes particuliers Tenue des dossiers Accès à l information Normes et procédures de gestion Sécurité Gestion économique Identification et classification des documents Conservation et sort final des documents Enregistrement, exploitation et gestion des documents Transferts de support Principes de sécurité Accessibilité pour le personnel Garantie d intégrité et de pérennité Responsabilité des instances et des intervenants Les instances Le groupe de validation Le cadre responsable de la gestion documentaire Les gestionnaires Les services ou unités administratives Les archives de l organisation Entrée en vigueur...10

3 Page 2 1. Définitions Calendrier de conservation (et d élimination) - Liste des règles de conservation et d'élimination déterminées pour l'ensemble des séries documentaires du Collège Lionel-Groulx. Délai de conservation - Indicatif qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) actifs et semi-actifs du Collège Lionel- Groulx. Document - Document sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) produit ou reçu dans le cadre de toutes les activités des domaines administratifs et des domaines d affaires du Collège Lionel-Groulx et susceptible d'être utilisé pour consultation, étude ou preuve. De plus, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information le définit à l article 3 comme suit : «Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. Pour l application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite.» Document actif - Document sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) couramment utilisé à des fins administratives, financières ou légales et généralement conservé dans les espaces de bureau et sur les serveurs. Document d archives - Document sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) dont la valeur administrative en général ou la valeur financière ou légale en particulier est éteinte, qui a une valeur archivistique, historique ou patrimoniale et qui doit être conservé en permanence dans les archives du Collège Lionel-Groulx. Document de gestion des domaines administratifs - Document sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) relatif aux domaines administratifs du Collège Lionel-Groulx (incluant les fonctions de gestion administrative, de gestion des ressources humaines, informationnelles, financières, matérielles et immobilières, de gestion des communications et de gestion des affaires légales). Document de gestion des domaines d affaires - Document sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) relatif aux domaines d affaires qui découlent de la mission du Collège Lionel-Groulx. Document essentiel - Document sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) indispensable au fonctionnement du Collège Lionel-Groulx et qui assure la continuité des activités à la suite d'un sinistre et qui est généralement protégé dans un endroit désigné à cette fin. Document inactif - Document sous forme analogique (information sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) qui n'est plus utilisé à des fins

4 Page 3 administratives, financières ou légales et qui peut être conservé dans les archives du Collège s il a une valeur archivistique, historique ou patrimoniale ou qui peut être éliminé. Document numérique ou technologique - Document disponible sur support magnétique (disque dur, disquette, disque ZIP, ruban ) ou sur support optique numérique (cédérom, dévédé ). La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information le définit à l article 4 comme suit : «Un document technologique, dont l'information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements, doit être considéré comme formant un tout, lorsque des éléments logiques structurants permettent d'en relier les fragments, directement ou par référence, et que ces éléments assurent à la fois l'intégrité de chacun des fragments d'information et l'intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition. Inversement, plusieurs documents technologiques, même réunis en un seul à des fins de transmission ou de conservation, ne perdent pas leur caractère distinct, lorsque des éléments logiques structurants permettent d'assurer à la fois l'intégrité du document qui les réunit et celle de la reconstitution de chacun des documents qui ont été ainsi réunis». Document semi-actif - Document sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) occasionnellement utilisé à des fins administratives, financières ou légales et qui est généralement conservé dans un local d entreposage, sur un serveur spécifique ou sur un support optique numérique (cédérom, dévédé ). Document sur microfilm - Document disponible sous forme de bobine, de microfiche, ou de carte à fenêtre. Domaine - Point de départ d un schéma de classification qui partage les documents et les dossiers du Collège Lionel-Groulx en documents et dossiers de gestion des domaines administratifs et en documents et dossiers de gestion des domaines d affaires. Dossier - Ensemble de documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique), quel que soit le support d information, portant sur une activité associée à une fonction. Un dossier peut être composé d un ou de plusieurs documents. Élimination des documents - Action qui consiste à détruire des chemises de classement, des pochettes classeurs et des documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) ou à supprimer des informations en récupérant le support. Exemplaire principal Document sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) ou dossier qui contient l'information la plus complète sur une activité donnée. Exemplaires secondaires - Copies de documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) ou copies de dossiers constituées pour remplacer, pour une durée limitée et à des fins précises, l'exemplaire principal. Guide de gestion documentaire - Document qui contient toutes les instructions et procédures relatives à la gestion des documents actifs, semi-actifs, essentiels et des documents inactifs ainsi que le schéma de classification. Logiciel de Gestion Intégrée des Documents (GID) - Application informatique qui permet d enregistrer, de décrire et de repérer à l échelle corporative ou sectorielle (unités administratives) les documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichier informatique) et les dossiers, peu importe les supports utilisés, et d automatiser l application d un schéma de classification et d un calendrier de conservation et d élimination des documents.

5 Page 4 Politique À moins que le contexte n indique autrement, la présente politique sur la gestion documentaire du Collège Lionel-Groulx. Protection des renseignements personnels (PRP) - Action qui consiste à limiter l'accès aux renseignements personnels contenus dans certains documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) ou dans certains dossiers dans le but de protéger la vie privée des citoyennes et des citoyens conformément à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels. Règle de conservation et d'élimination - Indicatif qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) et des dossiers actifs et semi-actifs du Collège Lionel-Groulx et qui détermine quels documents devenus inactifs seront conservés ou éliminés. Répertoire institutionnel des documents - Liste de l'ensemble des chemises de classement, des pochettes classeurs et des documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) actifs, semi-actifs, essentiels et des documents d archives du Collège Lionel-Groulx. Répertoire sectoriel de documents - Liste des chemises de classement, des pochettes classeurs et des documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) qu ils soient actifs, semi-actifs ou essentiels et conservés par chaque service ou unité administrative du Collège Lionel-Groulx. Schéma de classification - Modèle hiérarchique et logique permettant l'identification des chemises de classement, des pochettes classeurs et des documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) de toutes les unités administratives du Collège Lionel-Groulx. Transfert des documents semi-actifs - Action qui consiste à déplacer des chemises de classement, des pochettes classeurs ou des documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) des postes de classement vers un lieu d entreposage ou sur un serveur spécifique ou sur un support optique numérique (cédérom, dévédé ). Versement des documents d archives - Action qui consiste à déplacer des chemises de classement, des pochettes classeurs ou des documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) des postes de classement ou du lieu d entreposage des documents semi-actifs aux archives définitives. 2. Objet de la politique La présente politique constitue le cadre général de la Gestion Intégrée des Documents (GID) analogiques (information consignée sur papier) et numériques du Collège Lionel-Groulx : documents actifs, documents semi-actifs et documents d archives. Elle regroupe l ensemble des règles institutionnelles qui déterminent les outils de gestion documentaire ainsi que les rôles et responsabilités des instances et des intervenants. Le chapitre 1 relatif aux définitions comprend la principale terminologie utilisée et fait partie intégrante de cette politique. 3. Cadre légal et réglementaire La politique de gestion documentaire du Collège Lionel-Groulx complète les dispositions de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques et de la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics. Elle s inscrit dans le contexte de l application de la Loi sur l accès aux

6 Page 5 documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, du Code Civil et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information. Elle tient compte des recommandations formulées par la norme ISO Information et documentation «Records Management» (2001). 4. Champ d application de la politique Cette politique s applique à l ensemble du personnel du Collège Lionel-Groulx. Elle vise tous les documents définis au chapitre 1. Elle exclut la gestion de la documentation de références (volumes, périodiques, etc.) qui n est pas issue des activités du Collège Lionel-Groulx. 5. Définition de la Gestion Intégrée des Documents (GID) La Gestion Intégrée des Documents (GID) est l ensemble des processus, des techniques et des technologies se rapportant à la conception, au développement, au déploiement, à l évaluation et à la maintenance des systèmes administratifs requis pour gérer les documents du Collège Lionel-Groulx. Elle constitue un système de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner accès aux personnes accréditées à tous les documents pertinents qui documentent les activités du Collège Lionel-Groulx. Dans la présente politique, le terme «document», tel que défini au chapitre 1, signifie les documents qui sont produits ou reçus dans le cadre de toutes les activités des domaines administratifs et des domaines d affaires du Collège Lionel-Groulx. 6. Objectifs de la politique La politique de gestion documentaire ou de gestion intégrée de documents (GID) vise l atteinte des objectifs suivants : 6.1 Gestion de l information La politique vise à favoriser une gestion réelle, efficace et économique des informations contenues dans les documents analogiques et numériques par la conception, le développement, le déploiement, l évaluation et la maintenance d un système institutionnel de Gestion Intégrée des Documents (GID). 6.2 Protection de l information La politique vise à favoriser la mise en place de mesures qui s imposent pour : assurer l authenticité, la fiabilité, l intégrité, l exploitabilité et la pérennité des documents et des dossiers; protéger les renseignements personnels contenus dans certains documents ou dans certains dossiers; protéger les autres informations sensibles ou confidentielles; protéger les documents et les dossiers essentiels au fonctionnement de l organisation. Le tout, selon les exigences de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information.

7 Page Intégration des solutions technologiques La politique vise à favoriser l intégration des solutions technologiques appropriées en vue de maximiser la gestion des documents disponibles sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques). 7. Principes généraux 7.1 Propriété des documents Le Collège Lionel-Groulx possède tous les droits de propriété sur les documents et les dossiers qu il a sous son contrôle (Loi sur les archives). 7.2 Compétence, attention et prudence Les documents et les dossiers du Collège Lionel-Groulx doivent être gérés avec toute la compétence, l attention et la prudence que commandent leurs valeurs et leurs caractéristiques. 7.3 Protection des renseignements personnels Le Collège Lionel-Groulx assume ses devoirs de protection concernant les renseignements personnels lors de la détention, de l utilisation, de la conservation et de l élimination des documents qui lui appartiennent. 8. Principes particuliers 8.1 Tenue des dossiers Le Collège Lionel-Groulx prend les mesures appropriées pour que ses dossiers soient complets et à jour, élément essentiel à une gestion efficace de ses opérations et à des relations harmonieuses avec les citoyens, ses clients ainsi que ses partenaires. 8.2 Accès à l information Le Collège Lionel-Groulx permet d assurer un accès rapide et efficace à l information nécessaire à ses opérations, que cette information provienne d une source interne ou externe, qu elle soit sous forme analogique (consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques). 8.3 Normes et procédures de gestion Le Collège Lionel-Groulx émet et diffuse les normes et les procédures administratives nécessaires en matière de gestion de ses documents et de ses dossiers. 8.4 Sécurité Le Collège Lionel-Groulx favorise l accès à ses documents et à ses dossiers et leur utilisation dans les limites imposées par les normes et les procédures de sécurité et par les lois et règlements en vigueur.

8 Page Gestion économique Les documents et les dossiers doivent être gérés dans un souci de préoccupation des coûts associés à leur création ou à leur réception, à leur conservation, à leur repérage et à leur manipulation. Le Collège Lionel-Groulx encourage l utilisation optimale des solutions technologiques appropriées et de tout autre moyen pour réduire les coûts relatifs à la gestion documentaire et accroître la qualité de sa gestion interne et sa productivité. 8.6 Identification et classification des documents Tous les documents créés ou reçus sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) et tous les dossiers sont identifiés et classifiés à l aide du schéma de classification établi et adopté. 8.7 Conservation et sort final des documents La durée de conservation à l état actif et semi-actif et le sort final à l état inactif de tous les documents sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) et de tous les dossiers du Collège Lionel-Groulx est consignée dans un calendrier de conservation (et d élimination) des documents qui est établi et tenu à jour en fonction des besoins du Collège Lionel-Groulx. Ce calendrier et ses mises à jour sont adoptés par les autorités compétentes du Collège Lionel-Groulx et transmis à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) pour approbation selon les exigences de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques. 8.8 Enregistrement, exploitation et gestion des documents Les documents créés ou reçus sous forme analogique (information consignée sur papier, sur film, sur microfilm ) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) ainsi que les dossiers sont enregistrés et décrits dans une solution logicielle de Gestion Intégrée des Documents (GID) complète et économique qui en assure le repérage et l exploitabilité corporative ou sectorielle, selon les droits d accès, et qui soutient l application rigoureuse et fonctionnelle du schéma de classification et du calendrier de conservation. 8.9 Transferts de support Le Collège Lionel-Groulx identifie, au besoin, les séries documentaires conservées sur papier et évalue la nécessité de les convertir en documents technologiques, soit en les numérisant, soit en les microfilmant. Le Collège Lionel-Groulx s assure de respecter les dispositions des articles 2837 à 2842 du Code Civil du Québec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information (particulièrement les articles 17 à 22). Il documente ses processus de transfert et prend les mesures appropriées pour assurer l authenticité, la fiabilité, l intégrité et l exploitabilité de ses documents technologiques. 9. Principes de sécurité 9.1 Accessibilité pour le personnel Le Collège Lionel-Groulx donne accès à son personnel aux documents et aux dossiers nécessaires à la réalisation du mandat qui leur est confié. Cette accessibilité est soumise aux règles internes du Collège Lionel-Groulx concernant l accès à l information et la protection des renseignements personnels.

9 Page Garantie d intégrité et de pérennité Des mesures physiques ou logiques de protection sont prises de façon à garantir l authenticité, la fiabilité, l intégrité, l exploitabilité et la pérennité de l information contenue dans les documents et les dossiers du Collège Lionel-Groulx, et ce, pendant tout leur cycle de vie. Ces mesures appliquées aux documents numériques répondent aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information. 10. Responsabilité des instances et des intervenants 10.1 Les instances Le conseil d administration adopte la présente politique et toute mise à jour ultérieure et confie au comité exécutif le mandat d adopter le schéma de classification et la mise à jour. Le comité exécutif adopte également le calendrier de conservation et d élimination des documents et toute mise à jour nécessaire. Ce calendrier et les mises à jour sont transmis à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) Le groupe de validation Le groupe de validation propose le schéma de classification et le calendrier de conservation et d élimination des documents et des dossiers du Collège Lionel-Groulx et leurs mises à jour. Ce groupe comprend des représentants des différentes unités administratives de l organisation et le cadre responsable de la gestion documentaire Le cadre responsable de la gestion documentaire Le cadre responsable de la gestion documentaire et la personne agissant comme documestre, le cas échéant, assurent le suivi de la conception, du développement, du déploiement, de l évaluation et du maintien du système institutionnel de Gestion Intégrée des Documents (GID). Le cadre de direction responsable de l application de cette politique est celui ou celle qui est chargé des fonctions de secrétaire général ou de directeur ou directrice des affaires dites corporatives à moins d une décision contraire de l instance chargée de la nomination des cadres en vertu de la Politique d embauche. Le rôle du cadre responsable et du documestre consiste à : faire la promotion de la gestion documentaire afin de sensibiliser le personnel du Collège Lionel-Groulx à l importance d une gestion réelle, efficace et économique des documents et des dossiers; coordonner la tenue à jour : o du schéma de classification des documents et des dossiers; o du calendrier de conservation et d élimination des documents et des dossiers et de préservation des documents d'archives; o du Guide de gestion documentaire incluant les normes, les procédures et les outils de gestion documentaire; assurer le support nécessaire : o aux responsables sectoriels pour l enregistrement, la description, le repérage, le classement ou la sauvegarde et la gestion des documents et des dossiers; o à l ensemble des unités administratives pour la mise en application du schéma de classification et du calendrier de conservation et d élimination des documents et

10 Page 9 des dossiers. effectuer le suivi de la mise en place et de la tenue à jour des systèmes administratifs et des mécanismes qui visent à assurer la protection des documents et des dossiers essentiels; assurer le soutien aux utilisateurs des services d entreposage des documents et des dossiers semi-actifs, d élimination des documents et des dossiers devenus inutiles d un point de vue administratif selon les règles de conservation et la préservation des documents d archives ayant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale; coordonner la formation continue du personnel, sur l'utilisation des composantes du système de gestion documentaire; évaluer les résultats obtenus pendant et après la mise en oeuvre du système de gestion documentaire; obtenir, au besoin, la collaboration de la personne responsable de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels lors de la mise en place et du contrôle de l application de la présente politique Les gestionnaires Les gestionnaires jouent un rôle actif au sein de leur service ou unité administrative. Ils veillent à ce que la politique y soit mise en pratique. Ils s assurent que les personnes de leur service ou unité administrative disposent de la formation et de toute l information nécessaire Les services ou les unités administratives Les services ou les unités administratives du Collège Lionel-Groulx : identifient une ou un documestre sectoriel en lien avec le ou la documestre institutionnel pour assurer la coordination des activités sectorielles de gestion des documents; appliquent les normes et les procédures relatives à la gestion des documents; identifient leurs documents et leurs dossiers actifs à l aide du schéma de classification des documents du Collège Lionel-Groulx; tiennent à jour un répertoire sectoriel de leurs documents et de leurs dossiers : la somme des répertoires sectoriels constitue le répertoire institutionnel des documents et des dossiers du Collège Lionel-Groulx; appliquent les règles de conservation et d élimination des documents et de préservation des documents d'archives telles qu elles ont été établies, adoptées et approuvées dans le calendrier de conservation et d élimination des documents du Collège Lionel-Groulx. À cette fin : o elles transfèrent dans les locaux d entreposage prévus leurs documents semiactifs; o elles éliminent, dans le respect des normes de sécurité et de protection de l information confidentielle, leurs documents inactifs devenus inutiles n ayant pas de valeur archivistique, historique ou patrimoniale; o elles conservent les exemplaires principaux de leurs documents inactifs devenus inutiles d un point de vue administratif mais ayant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale en respectant les exigences du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques.

11 Page Les archives de l organisation Les archives assurent, tel que prévu dans la Loi sur les archives, la conservation, la protection et l utilisation des documents d archives ayant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale que l organisation y verse selon les exigences du calendrier de conservation et d élimination. Les archives du Séminaire Sainte-Thérèse dont le Collège Lionel-Groulx assure la succession, peuvent être confiées à un organisme régional ou à la BAnQ dans le cadre d un protocole ou d une entente signée par la directrice générale et le secrétaire général. Toutefois, la cession définitive doit être approuvée par résolution du conseil d administration à moins qu elle résulte du protocole actuel en vigueur avec la BAnQ par défaut du Collège Lionel-Groulx de récupérer les fonds P107 et P108 (Séminaire Sainte-Thérèse et Abbé Proulx) dans le délai prescrit Entrée en vigueur et abrogation La Politique de gestion documentaire du Collège Lionel-Groulx entre en vigueur dès l approbation par le conseil d administration. Le système de classification et le calendrier de conservation entrent en vigueur dès l approbation du comité exécutif sous réserve de l approbation de Bibliothèque et Archives Nationales du Québec (BAnQ). Toute disposition antérieure d un règlement, d une politique ou d une directive portant sur les mêmes objets que la présente politique sont abrogés par la présente. Secrétariat général