ORDRE DES ARCHITECTES DU QUÉBEC GUIDE DE GESTION DES ARCHIVES DES BUREAUX D ARCHITECTES

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1 ORDRE DES ARCHITECTES DU QUÉBEC GUIDE DE GESTION DES ARCHIVES DES BUREAUX D ARCHITECTES

2 GUIDE DE GESTION DES ARCHIVES DES BUREAUX D ARCHITECTES Ce document a été produit par les Archives nationales du Québec et l Ordre des architectes du Québec Rédaction I Brigitte Racine I Caroline Sauvageau Avec la collaboration de I André Bourassa I Robert Desaulniers I Robert Pelletier I Lucille Vachon Décembre 2005

3 TABLE DES MATIÈRES PRÉSENTATION INTRODUCTION POURQUOI GARDER ET PROTÉGER LES DOCUMENTS DES ARCHITECTES? QUE SONT LES ARCHIVES? GESTION DES ARCHIVES, UNE NÉCESSITÉ PLAN DE CLASSIFICATION CLASSIFICATION ET CLASSEMENT DES ARCHIVES CALENDRIER DE CONSERVATION PRÉSENTATION DES RÈGLES DE CONSERVATION APPLICATION DES RÈGLES DE CONSERVATION CONSERVATION DES DOSSIERS DE PROJETS PROTECTION DES DOCUMENTS ESSENTIELS GESTION DES DOCUMENTS TECHNOLOGIQUES REPÉRAGE DE L INFORMATION VOLONTÉ EXPLICITE DE L ENTREPRISE ADMINISTRATION CONSTITUTION ET HISTORIQUE ORGANISATION ADMINISTRATIVE CONTRÔLE ET ÉVALUATION DIRECTION AFFAIRES LÉGISLATIVES ET JURIDIQUES ÉTHIQUE ET DÉONTOLOGIE LÉGISLATIONS GOUVERNEMENTALES OPINIONS JURIDIQUES POURSUITES ET RÉCLAMATIONS CONTRATS, CONVENTIONS ET ENTENTES GESTION DES RESSOURCES HUMAINES PLANIFICATION DES BESOINS EN PERSONNEL GESTION DU PERSONNEL GESTION DES DOSSIERS DES EMPLOYÉS GESTION DES CONDITIONS DE TRAVAIL SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES STATUT FINANCIER DE L ENTREPRISE GESTION COMPTABLE GESTION DES ENGAGEMENTS BUDGÉTAIRES GESTION DES IMPÔTS ET DES TAXES GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES GESTION DES RESSOURCES MOBILIÈRES GESTION DES RESSOURCES IMMOBILIÈRES GESTION DE L INVENTAIRE GESTION DE LA SÉCURITÉ GESTION DES ASSURANCES GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ET COMMUNICATIONS PROMOTION ET REPRÉSENTATION RELATIONS AVEC LES MÉDIAS RELATIONS EXTÉRIEURES GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS GESTION DE LA DOCUMENTATION DE RÉFÉRENCE GESTION DES SYSTÈMES INFORMATIQUES GESTION DU SITE WEB GESTION DES MOYENS DE COMMUNICATION GESTION DES DOSSIERS DE PROJETS DÉFINITION DU MANDAT PROJET PRÉLIMINAIRE PROJET DÉFINITIF ATTRIBUTION DES CONTRATS SERVICES DURANT L EXÉCUTION DES TRAVAUX PHASE DE L APRÈS CONSTRUCTION CRITÈRES DE SÉLECTION DES DOSSIERS DE PROJETS INDEX ALPHABÉTIQUE LEXIQUE BIBLIOGRAPHIE

4 PRÉSENTATION L intérêt historique des archives architecturales n est plus à démontrer. En effet, ces archives permettent, entre autres, de suivre certains aspects de l évolution de la société québécoise comme les transformations de son habitat, de son tissu urbain et de son environnement. Les archives architecturales constituent également une source de données essentielles pour mieux connaître et apprécier l art de l architecture et pour mieux le pratiquer. Ainsi, le recours aux archives est incontournable pour les architectes qui doivent travailler à la restauration de bâtiments anciens ou à la réhabilitation d édifices existants, des opérations de plus en plus fréquentes. Aussi importe-t-il de convaincre les architectes d assurer la pérennité de leur production professionnelle qui viendra un jour enrichir le corpus documentaire des archives architecturales. C est dans cet esprit qu en octobre 2003, l Ordre des architectes du Québec a pris l initiative de demander aux Archives nationales du Québec de constituer un groupe de travail ayant pour mandat de réaliser un guide de gestion des archives à l intention des bureaux d architectes. Le présent Guide de gestion des archives des bureaux d architectes a donc comme premier objectif de sensibiliser les architectes à la nécessité de conserver et de mettre en valeur les documents produits et reçus dans l exercice de leurs fonctions et qui présentent un intérêt indéniable pour l histoire du Québec. Ce guide se veut un outil pour aider les architectes dans l identification, l organisation et le tri des documents d intérêt historique qui formeront la mémoire de leur propre entreprise et contribueront à la constitution et à la mise en valeur du patrimoine architectural du Québec. Le guide sert aussi un deuxième objectif plus immédiat, en offrant une méthode de classification et des règles de conservation qui aideront les architectes à mieux gérer leurs documents administratifs lors des opérations quotidiennes et courantes. Ils y trouveront aussi quelques conseils sur la gestion des documents technologiques et sur la protection des documents essentiels. Les petits comme les gros bureaux d architectes y trouveront leur compte, puisque les avantages d une saine gestion des documents ne sont plus à démontrer: accès à l information plus facile, plus rapide et plus sécuritaire; échanges plus efficaces avec les clientèles; uniformisation des pratiques; économie d espace, de temps et d argent, etc. Le Guide de gestion des archives des bureaux d architectes a été réalisé par Brigitte Racine et Caroline Sauvageau des Archives nationales du Québec, qui ont pu s appuyer sur un groupe de travail formé de messieurs André Bourassa, architecte du bureau Bourassa & Gaudreau, architectes, Robert Desaulniers, conservateur en chef adjoint et archiviste en chef au Centre Canadien d Architecture, Robert Pelletier, architecte du bureau Demers Pelletier, architectes et de madame Lucille Vachon, directrice du centre de Montréal des Archives nationales du Québec. La qualité de leur travail mérite d être soulignée et nous les en remercions. Nous tenons également à remercier monsieur Normand Pratte ainsi que messieurs Claude Jean et Faber Cayouette, respectivement des bureaux Architectes Boutros et Pratte et Cardinal Hardy et associés pour leur accueil et leur disponibilité lors des visites effectuées dans le cadre de la rédaction du présent guide. Nous espérons que cet ouvrage répondra aux impératifs administratifs de gestion des dossiers des architectes tout en favorisant la conservation et la diffusion des archives architecturales. Sylvie Lemieux Conservatrice et directrice générale Archives nationales du Québec André Bourassa Président Ordre des architectes du Québec 4

5 INTRODUCTION 1 POURQUOI GARDER ET PROTÉGER LES DOCUMENTS DES ARCHITECTES? Les documents des architectes sont des sources inestimables pour l étude de l architecture, de l environnement bâti et de l histoire des sociétés. Ils renferment des informations d une grande valeur pour connaître le développement des quartiers et des villes, les transformations de l espace public, l aménagement du territoire, ainsi que les rêves et les aspirations d individus et de collectivités au regard de leur cadre bâti. Les archives des bureaux d architectes forment, au fil des ans, des ensembles documentaires riches et cohérents qui renseignent sur la commande architecturale publique et privée, la recherche de solutions architectoniques, l incidence des nouveaux matériaux et des nouvelles technologies ainsi que l effet des réglementations sur la conception architecturale. Ces archives documentent également l évolution de la profession d architecte et la place qu elle occupe dans la société. Les dossiers et les plans des bureaux rendent compte du travail des architectes, des stratégies et des moyens déployés pour répondre aux besoins des individus et des communautés en termes d habitat, d organisation spatiale, de mobilité, d échanges et de communication. Au regard des projets, les archives des bureaux d architectes montrent les mérites des partis présentés, les résistances des clients et les compromis, et permettent de comprendre et d interpréter les succès et les échecs. Plus important encore, les archives révèlent un processus de design complexe qu on ne saisirait pas dans sa totalité par le seul examen des ouvrages construits. Ainsi, les croquis, les esquisses, les études révèlent les aspects plus privés et mêmes intimes de la conception et de l acte de création, les parcours de l imagination et le cheminement de la pensée ; bref, tout l art de l architecte. Les archives de l architecture ne se limitent pas aux archives des architectes; mais celles-ci sont les seules à pouvoir, sans coup férir, documenter les rapports complexes qui s établissent entre maîtres d œuvre et maîtres d ouvrage, promoteurs, entrepreneurs, consultants et intervenants divers. Parce qu elles sont uniques et formées de dossiers généralement complets, et qu en principe elles contiennent une documentation exacte et conforme, les archives des bureaux d architectes sont pour les historiens, les chercheurs et les citoyens concernés des sources de première importance. L étude de l architecture et de son histoire, de l urbanisme, de l aménagement du paysage, du patrimoine architectural, n est pas concevable sans la consultation des sources premières que sont les archives des architectes et des bureaux d architectes. Qu elles soient conservées dans les agences ou dans le dépôt d archives d un centre spécialisé, d un musée ou d une bibliothèque, ces archives doivent être accessibles, repérables et protégées. L importance des archives doit d abord et avant tout être reconnue et valorisée par les architectes eux-mêmes, qui n hésiteront pas à protéger et à sauvegarder leurs documents à caractère historique. Une fois les structures érigées et les périodes de prescription écoulées, certains documents conservent des valeurs de témoignage et de recherche qui justifient qu on les préserve. Les dessins, notamment, sont souvent les seuls témoins précis des constructions disparues et des projets non réalisés. Ainsi considérées, les archives forment le patrimoine des bureaux et deviennent, pour les architectes, une source de référence utile pour la transmission du savoir. Elles peuvent également servir à des fins de promotion et contribuer, dans certains cas, à la renommée des bureaux. À un autre égard, empruntées pour des expositions ou pour illustrer des publications, utilisées comme matériel didactique et visuel dans des cours de formation, les archives participent à la culture architecturale et sont utiles à la société. Enfin, les archives dites historiques des bureaux, rassemblées, documentées et préservées, peuvent être avantageusement transmises aux successeurs ou trouver le chemin d une institution d archives privée ou publique qui prendra la relève au plan de la conservation et les mettra à la disposition des étudiants, des chercheurs et des citoyens intéressés. 1 Une partie de ce texte est inspirée de l introduction du Guide de gestion des archives de maisons d édition, rédigée par monsieur Gilles Héon en août 2004, archiviste alors à l emploi des Archives nationales du Québec. 5

6 QUE SONT LES ARCHIVES? Pour bien des personnes, les archives demeurent encore des documents anciens, rares et précieux, sans utilité évidente pour la conduite des affaires courantes. Pourtant, depuis l adoption de la Loi sur les archives au Québec en 1983, ou encore plus récemment en vertu de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information, les archives répondent aux caractéristiques suivantes : elles sont l ensemble des documents produits ou reçus dans le cadre des activités d une personne ou d une entreprise, quelle que soit leur forme (manuscrit, photographie, carte, plan, etc.), quel que soit leur support (papier, microfilm, magnétique, etc.) et quelle que soit leur date. Elles sont conservées pour leur valeur de preuve, de témoignage et d information en cas de référence future, prochaine ou éloignée. Les archives comprennent donc toutes les informations créées par une entreprise dans le cadre de ses activités, en autant que ces informations soient portées sur un support tangible, qu elles soient structurées de façon intelligible et qu elles soient compréhensibles sous forme de mots, de sons ou d images. Les archives ont valeur de preuve en autant qu elles témoignent des raisons premières pour lesquelles elles ont été créées. À ce titre, elles sont utilisées comme sources d informations administratives, légales et financières courantes. Elles ont valeur de témoignage en ce qu elles renseignent, tant leurs créateurs que les chercheurs éventuels, sur les principes fondateurs, les orientations et les activités spécifiques de l entreprise. Finalement, elles ont valeur d information parce qu elles permettent de connaître le contexte social, culturel, voire physique, dans lequel a évolué l entreprise. Ces valeurs démontrent la diversité des angles sous lesquels les documents peuvent être exploités. Ainsi perçus, les documents deviennent une source de gestion, nécessaire tant au processus de prise de décision qu aux opérations quotidiennes et ce, à tous les niveaux hiérarchiques. Si le patron d une entreprise y réfère pour orienter ses décisions d ordre stratégique, le commis de bureau les utilise pour l exercice de ses tâches opérationnelles. Les archives constituent aussi un témoignage de l existence et du rôle joué par l entreprise dans son milieu professionnel, dans la société même. Leur importance est telle qu à titre de ressources informationnelles, elles se situent au même rang dans une organisation que les ressources humaines, financières et matérielles et elles devraient être tout autant considérées. Sans informations, c est-à-dire sans archives, une entreprise ne saurait tout simplement pas exister. GESTION DES ARCHIVES, UNE NÉCESSITÉ Bien peu d entreprises accordent à la gestion des archives la place qui lui revient. Pourtant, les avantages apparaissent évidents lorsque l on considère les problèmes rencontrés pour l entreposage et le repérage des informations, qu elles soient sur support traditionnel ou technologique, de même que les lenteurs et les lourdeurs administratives que ces problèmes occasionnent, l insatisfaction du personnel qui s ensuit et, finalement, les coûts que tous ces inconvénients entraînent pour l entreprise. Ainsi, pour contrer l augmentation phénoménale des informations présentes dans les entreprises, le besoin croissant d espace et d équipement de conservation des documents, les difficultés de repérage des informations stratégiques et opérationnelles ainsi que la diversité des pratiques de gestion documentaire développées par un personnel laissé à lui-même en cette matière, l élaboration d un programme de gestion des archives nous apparaît incontournable. Au surplus, l adoption d un tel programme facilitera l application et le respect des lois, ententes ou contrats auxquels l entreprise doit apporter les suites appropriées, de même qu elle permettra la réalisation d études prospectives à des fins de promotion ou de recherches scientifiques. Pour peu qu on s y arrête, l implantation d un programme de gestion des archives se révélera même des plus rentables pour l entreprise. L information et, partant, les documents qui la supportent sont tellement intimement liés au fonctionnement quotidien d une organisation que l on oublie qu on peut en tirer un meilleur profit en les gérant selon les normes professionnelles reconnues. Un programme de gestion des archives, en outre de s appuyer sur une volonté explicite, comprendra à la fois un plan de classification et un calendrier de conservation. 6

7 PLAN DE CLASSIFICATION Le plan de classification est un schéma structuré des activités d une entreprise permettant l organisation systématique, par sujet, des documents qu elle produit ou qu elle reçoit, afin d en faciliter la consultation. Il devient donc le premier instrument de repérage intellectuel des informations, lequel facilite les démarches de recherche tant administrative, légale et financière qu historique. Il permet d accéder rapidement au document recherché sans s attarder à des ensembles documentaires non requis. De plus, il fournit un cadre de référence uniforme utilisé par tout le personnel, ce qui permet de se prémunir contre les multiples initiatives de classification individuelles qui rendent la recherche aléatoire en l absence de la personne responsable de l information. Le plan de classification s arrime sur les mandats et les activités spécifiques menées par l entreprise. Au besoin, ces activités seront développées en sous-activités et même parfois en sous-sous-activités, chacune de ces réalités constituant l un des différents niveaux de classification identifiés, en partant du général au particulier, par les unités suivantes : séries, sous-séries, sous-sous-séries, constituées à leur tour de dossiers et de pièces. On comprendra de ce qui précède qu un plan de classification doit être adapté à la réalité de l entreprise pour laquelle il est créé ou, à tout le moins, au secteur d activités auquel elle appartient. Le plan de classification d un bureau d architectes, qui réalise des activités qui lui sont propres, ne saurait être identique à celui d un organisme gouvernemental ou municipal, ni à celui d une entreprise manufacturière ou de transformation. De même, afin de tenir compte de ses besoins réels, une entreprise n utilisera que certains des niveaux de classification du modèle proposé, lesquels pourront toutefois être récupérés advenant des modifications importantes ou des additions à son mandat. Le plan de classification présenté ci-après est composé de séries regroupant les documents de gestion et les documents d exploitation. Les documents de gestion concernent les activités relatives à l administration des ressources du bureau d architectes, tandis que les documents d exploitation concernent les activités propres aux fonctions du bureau d architectes, c està-dire celles qui le distinguent des autres entreprises. Le plan comprend six séries de gestion et une série d exploitation : ADMINISTRATION AFFAIRES LÉGISLATIVES ET JURIDIQUES GESTION DES RESSOURCES HUMAINES GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ET DES COMMUNICATIONS GESTION DES DOSSIERS DE PROJETS On classera dans la série «Gestion des dossiers de projets» les documents relatifs à la définition du mandat, au projet préliminaire, au projet définitif, à l attribution des contrats aux entrepreneurs ainsi qu aux services livrés par le bureau d architectes durant et après l exécution des travaux. Elle intègre tous les types de mandats réalisés par les bureaux d architectes, allant de la participation à des concours d architecture jusqu à la réalisation de divers travaux d expertise. Toutes les unités de classification comprises à l intérieur d un plan de classification sont identifiées par une numérotation structurée appelée «cote», portent un titre qui leur est propre et sont définies avec précision afin d éviter toute interprétation divergente pouvant conduire à une mauvaise classification des archives. Finalement, le présent guide, qui fusionne le plan de classification et le calendrier de conservation, associe à chaque unité de classification une règle de conservation qu on appliquera à tous les documents ou dossiers qui y seront classifiés. 7

8 CLASSIFICATION ET CLASSEMENT DES ARCHIVES La classification est l activité qui consiste à analyser un document ou un dossier afin d en déterminer le sujet et de lui attribuer une cote permettant de le repérer, conformément au plan de classification. Le présent guide comprend un index alphabétique qui, une fois le sujet du document déterminé, permet un accès facile à la structure de classification et, par conséquent, l attribution d une cote. La cote ici proposée correspond à un numéro à quatre chiffres. Plusieurs dossiers peuvent être classifiés à la même cote, mais chacun aura son propre titre. Le titre d un dossier est l expression qui identifie le plus exactement possible son sujet. Exemple : Cote Titre du dossier Avis juridiques Code civil Avis juridiques Code du bâtiment Afin de favoriser le repérage des informations, chaque dossier est classé à l intérieur d une unité de rangement dans l ordre numérique des cotes. Lorsque plusieurs dossiers portent la même cote, on pourra choisir de les classer par la suite dans l ordre alphabétique du titre ou l ordre numérique d un numéro séquentiel qui leur sera attribué. On pourra aussi s inspirer du plan de classification pour nommer un document «informatique». En effet, lors de l enregistrement d un tel document, la cote correspondant au dossier auquel il appartient peut constituer une partie du nom du fichier. Un lien sera ainsi créé entre les différents supports d information composant un même dossier. Pour les dossiers d exploitation (catégorie 7 000), le numéro de projet attribué par le bureau d architectes constituera le premier élément dont on tiendra compte pour le classement. Par la suite, la cote correspondant aux différentes étapes de réalisation d un projet déterminera l ordre à respecter. Exemple : # Projet Cote Titre du dossier Ville de Montréal Projet préliminaire Dessins conceptuels Ville de Montréal Projet définitif Relations avec le client Ville de Montréal Attribution des contrats Soumissions CPE L Enchanté Définition du mandat CPE L Enchanté Projet préliminaire Relations avec le client CPE L Enchanté Projet définitif Budgétisation des coûts À l intérieur d un dossier, les documents sur support papier sont habituellement classés en ordre chronologique, le plus récent document se trouvant sur le dessus. Un dossier volumineux pourra nécessiter l ouverture d un second volume. 8

9 CALENDRIER DE CONSERVATION Le calendrier de conservation, deuxième élément constitutif d un programme de gestion des archives et partie intégrante du présent Guide de gestion des archives des bureaux d architectes, détermine essentiellement les durées de conservation et la disposition finale des documents répertoriés à l intérieur du plan de classification, et ce, quel que soit leur support (papier, microfilm, magnétique, etc.). Outil indispensable à une bonne gestion des archives, le calendrier de conservation augmente l efficacité et la productivité du personnel en permettant d éliminer les documents conservés trop longtemps après leur période d utilité réelle. Le respect du calendrier de conservation entraîne des économies substantielles en matériel et espace d entreposage de même qu en temps de recherche puisqu il conduit à ne conserver que les documents utiles à la gestion administrative, financière et légale. De plus, cet instrument de travail permet d éviter la destruction de documents significatifs et importants lors d épurations sporadiques ou de «grands ménages». Finalement, le calendrier de conservation assure la constitution réfléchie de la mémoire de l entreprise au bénéfice des utilisateurs gestionnaires, des chercheurs et, à travers eux, de la collectivité tout entière. Comme le plan de classification, les règles de conservation présentées dans ce guide peuvent être adaptées par le bureau d architectes selon ses besoins et son envergure. Les durées actives et semi-actives proposées ici représentent des périodes de conservation minimales. Pour des raisons qui lui sont propres, le bureau d architectes peut déterminer des durées plus longues que celles suggérées. De plus, afin de minimiser ses opérations de déclassement, un bureau d architectes peut choisir de fusionner en une seule période de conservation les durées active et semi-active de chaque règle de conservation, en s assurant toutefois de respecter la durée minimale que représente le total des deux périodes. Le bureau d architectes pourra aussi préciser le support d information des documents qui constituent les exemplaires principaux destinés à la conservation permanente, le cas échéant. En effet, il n est plus rare aujourd hui de trouver à l intérieur d une organisation plusieurs copies d un même document sur différents supports. Par exemple, on imprimera volontiers un document sur papier qu on aura d abord créé avec un logiciel de traitement de textes et dont on sauvegardera également le fichier. De même, on numérisera une très grande quantité de documents sur support papier afin d en faciliter la diffusion. En juin 2001, l adoption de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information est venue encadrer cette réalité déjà très répandue. Cette loi énonce que les supports technologiques ont la même valeur juridique et peuvent servir aux mêmes fins que les documents sur support papier dont ils sont les équivalents fonctionnels. Elle ajoute que chacun peut utiliser le support d information et les technologies de son choix. Le choix du support d information de l exemplaire principal doit résulter d une décision qui tient compte de plusieurs facteurs, notamment, l espace accordé à l entreposage des documents destinés à la conservation permanente, la volonté exprimée ainsi que les moyens consentis par l entreprise pour l évolution des systèmes, le transfert et la migration des données informatiques, ainsi que la capacité et la nécessité d authentifier ou non les documents. PRÉSENTATION DES RÈGLES DE CONSERVATION La règle de conservation comporte plusieurs termes et codes élaborés par les archivistes pour en faciliter la présentation. Ainsi, à titre d exemple : Contrats, conventions et ententes RÈGLE DE CONSERVATION [ 1 ] Dossier(s) ou document(s) [ 2 ] Support(s) [ 3 ] Actif [ 4 ] Semi-actif [ 5 ] Disposition finale [ 6 ] Exemplaire principal [ 7 ] 888 (1) 6 ans T (2) Exemplaire(s) secondaire(s) [ 8 ] 888 (1) 0 D [ 9 ] (1) Période couverte par les contrats, conventions et ententes. (2) Conserver les originaux des contrats, conventions et ententes à l exception des contrats relatifs aux biens mobiliers. 9

10 [ 1 ] Règle de conservation : Ensemble des informations portant sur la conservation d une série documentaire. On y retrouve notamment l identification des supports d information, les durées minimales de conservation aux états actif et semi-actif ainsi que le mode de disposition (destruction, conservation ou tri) à l état inactif pour les exemplaires principal et secondaires. [ 2 ] Dossier(s) ou document(s) : «Un document est constitué d information portée par un support. L information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d images2». Un dossier est une délimitation intellectuelle et non matérielle qui rassemble des documents relatifs à un même sujet ou à une même activité, quel que soit leur support (papier, microfilm, magnétique, etc.). [ 3 ] Support(s) : Types de matériels qui portent l information, par exemple, papier, microfilm, ruban magnétique, disque magnétique et disquette, cédérom, etc. Lorsque plusieurs exemplaires d un document se trouvent sur différents supports, le bureau d architectes doit déterminer celui qui constitue l exemplaire principal. [ 4 ] Document actif : Document utilisé couramment pour sa valeur administrative, financière ou légale et nécessaire à l administration d une organisation. La durée active s exprime en nombre d années de conservation sur place en sus de l année courante de création ou encore par les codes 888 et 999. Le code 888 signifie que le document conserve son utilité jusqu au dénouement du sujet traité et il est toujours accompagné d une note explicative, telle la durée du contrat ou encore la durée du programme de perfectionnement, etc., placée en remarque(s). Pour sa part, le code 999 implique que le document demeure utile jusqu à son remplacement par une nouvelle version. La durée active suggérée dans ce guide est une durée minimale. Le bureau d architectes pourra déterminer une période active plus longue que celle proposée. [ 5 ] Document semi-actif : Document possédant toujours une valeur administrative, légale ou financière et requis occasionnellement pour l administration d une organisation. La durée semi-active s exprime en nombre d années de conservation dans un entrepôt ou dans des espaces quelque peu éloignés du lieu de travail des opérations courantes. La durée semiactive suggérée dans ce guide est une durée minimale. Le bureau d architectes pourra déterminer une période semi-active plus longue que celle proposée. [ 6 ] Disposition finale : Action posée lorsque les informations ont atteint les limites de leur utilité administrative, légale et financière. Les documents qui les supportent deviennent alors inactifs. La disposition finale s exprime par les lettres D, C, T. La lettre D signifie «destruction» et indique que les documents concernés ne renferment pas d informations utiles à la recherche historique postérieure. La lettre C «conservation», au contraire, entraîne la conservation permanente des documents puisqu ils ont une valeur historique significative utile en cas de référence future, prochaine ou éloignée. Enfin, la lettre T «tri ou échantillonnage» autorise une sélection de documents destinés à être conservés, précisée par une note explicative placée en remarque(s). [ 7 ] Exemplaire principal : Dossier ou document qui fait foi de référence officielle, qui est le plus complet sur un sujet donné et qui est généralement détenu par la personne ou l unité responsable du traitement de ce sujet. [ 8 ] Exemplaire(s) secondaire(s) : Dossier ou document utilisé à des fins de référence ou d information par de tierces personnes ou unités administratives dans le cadre de la conduite de leurs activités. Le dossier secondaire est souvent incomplet et surtout constitué de copies des exemplaires principaux. Le mode de disposition de l exemplaire secondaire est toujours la destruction. [ 9 ] : Espace où l on retrouve les notes explicatives qui expriment le dénouement de la durée active lorsque le code 888 est utilisé ou qui indiquent les précisions sur les critères de tri ou d échantillonnage à appliquer lorsque la lettre T est utilisée pour identifier le mode de disposition. Il peut aussi comprendre quelques indications additionnelles particulières à chaque règle de conservation. 2 Définition issue de l article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information, adoptée le 21 juin

11 APPLICATION DES RÈGLES DE CONSERVATION Les informations prescrites par les règles de conservation sont appliquées lors des opérations de déclassement des documents qui, pour une utilisation optimale des espaces occupés par ces derniers, devraient avoir lieu une fois par année dans les bureaux d architectes. Pour chaque dossier ou document, on doit d abord déterminer s il s agit d un exemplaire principal ou secondaire. Puis, le calcul des années de conservation s effectue à partir de la date de fermeture du dossier. Noter que pour les dossiers de gestion (catégories à 6 000) qui sont habituellement relatifs à des activités récurrentes, il est suggéré d ouvrir annuellement un nouveau dossier au début de l année financière de l organisation, correspondant parfois à l année civile, la date de fermeture étant alors le 31 décembre. Exemple : Cote Titre du dossier Réunions de direction Réunions de direction On ajoutera à cette date le nombre d années actives afin de déterminer, s il y a lieu, le moment du transfert du dossier à l état semi-actif, loin des activités courantes du bureau, ainsi que le nombre d années actives et semi-actives afin de déterminer le moment de la disposition finale prescrite par la règle de conservation (conservation, destruction ou tri). Pour les dossiers dont la durée active est exprimée par les codes 888 ou 999, la date de fermeture correspond à la date de la fin de l activité pour le 888, précisée dans les remarques, ou à la date du remplacement du document par une nouvelle version pour le 999. Par ailleurs, il est à noter que l utilisateur du calendrier de conservation, tout en respectant les durées de conservation qui y sont prescrites, peut éliminer à tout moment d un dossier les documents dits «éphémères» que sont par exemple les mémos téléphoniques, les confirmations de convocation à des rencontres, les notes manuscrites qui n ajoutent rien au contenu du dossier ainsi que les multiples exemplaires d un document. Dans ce dernier cas et si c est possible, on conservera de préférence le document original. CONSERVATION DES DOSSIERS DE PROJETS Les durées active et semi-active des dossiers de projets ont été établies en tenant compte des besoins administratifs, financiers et légaux des bureaux d architectes. Ainsi, la durée active «Jusqu au dernier service rendu ou, dans le cas des projets réalisés, jusqu à la fin des travaux» s est imposée aisément. La durée semi-active, quant à elle, «8 ans. S il y a plainte ou poursuite, le dossier est réactivé jusqu au règlement ou l exécution du jugement», exprime que les 8 années semi-actives recommenceront après le dénouement du dossier, lorsqu il y a plaintes pour vice de construction ou poursuites judiciaires. Cette durée semiactive a été précisée dans le respect des prescriptions du Code civil du Québec 3 et du Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes 4. Après la durée semi-active, il appartient à l architecte d identifier les dossiers de projets dont certaines parties méritent d être conservées en permanence et qui constitueront le fonds d archives, la mémoire de son entreprise. Il pourra consulter, à la page 70, une liste de critères qui le guideront dans sa réflexion. À titre d exemples, on considérera les projets qui ont reçu un prix ou une distinction, le caractère innovateur ou l impact d un projet pour la 3 Code civil du Québec, article Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes (L.R.Q., c. A-21, r. 14), articles 2.03 et

12 société. La disposition finale indiquée aux règles de conservation de chaque unité de classification de la série 7 000, «Gestion des dossiers de projets», s applique donc uniquement aux dossiers désignés par l architecte pour leur intérêt certain. Les dossiers de projets non retenus lors de cette sélection pourront être détruits après la durée semi-active. Et lorsque l architecte fermera définitivement les portes de son bureau 5, convaincu de la valeur historique de son fonds d archives, il se tournera vers une institution comme un centre d archives, un musée ou une université afin que de nombreux chercheurs puissent étudier sa contribution à l histoire et découvrir toute la richesse de ses œuvres. PROTECTION DES DOCUMENTS ESSENTIELS Les documents essentiels comprennent les informations indispensables au fonctionnement d une organisation et à la poursuite de ses activités après un sinistre ou un événement imprévu. Leur disparition aurait des conséquences administratives, financières et légales graves pour l organisation. C est pourquoi la mise en place de mesures de sécurité qui assurent la protection des documents essentiels doit absolument être envisagée par toute entreprise consciencieuse et responsable. Mais d abord, quels sont les documents dits «essentiels»? Ils sont évidemment liés aux activités essentielles de l organisation, à ses droits et à ses obligations, et peuvent être identifiés à l aide d une grille d évaluation permettant d en mesurer le degré d importance, en ayant pour objectif la continuité des activités après un sinistre. On y retrouve notamment les polices d assurance, les titres de propriété, les contrats avec des clients ou avec des fournisseurs, les dossiers des employés, les comptes à payer et à recevoir, les journaux comptables, les procédures administratives, les procès-verbaux de réunions décisionnelles, etc. La protection des documents essentiels sera assurée par l établissement de mesures qui prévoient, entre autres, la production de copies de sécurité des documents essentiels ainsi que l entreposage de ces copies, de préférence, dans un bâtiment quelque peu éloigné des activités de l entreprise. L élaboration d un plan d urgence qui détermine le rôle des différents intervenants, les directives à suivre en cas de situations d urgence, la liste des documents essentiels et leur lieu d entreposage est un atout certain. Et finalement, la mise en place d un système d alarme, de détecteurs de fumée, d extincteurs, de caméras de surveillance constitue autant d autres moyens d améliorer la sécurité des documents. GESTION DES DOCUMENTS TECHNOLOGIQUES Les années soixante-dix, on s en souvient, ont amené avec elles leur lot de solutions technologiques aux différentes situations de gestion des organisations. Les bases de données, les systèmes informatiques et les logiciels de traitement de texte ont fait leur apparition. On a alors cru que c était la fin des documents sur support papier tant il était aisé de travailler avec ces systèmes. Or, au contraire, cette facilité de créer et de recréer différentes versions corrigées, améliorées, révisées, en doubles et multiples exemplaires, des mêmes documents, a entraîné une prolifération incontrôlée de la masse documentaire des entreprises. Les bureaux d architectes, comme bien d autres entreprises, se sont laissé séduire par ces systèmes qui ont modernisé leurs pratiques. Ils se sont lancés dans la production de documents technologiques en appréciant les avantages que cela leur procurait dans l immédiat, sans penser à leurs besoins futurs. On sait maintenant que les technologies de l information évoluent à un rythme effarant et qu elles nécessitent énormément de ressources, tant humaines, matérielles que financières, pour maintenir un niveau concurrentiel. Plusieurs entreprises ont même été prises de vitesse et se sont retrouvées avec des documents illisibles, car la technologie qui les supportait s était éteinte. Par conséquent, elles ne pouvaient plus répondre aux obligations administratives, financières et légales liées à ces documents. 5 Règlement sur la cessation d'exercice d'un membre de l'ordre des architectes du Québec (L.R.Q.,c. A-21. r. 2.1). 12

13 Aujourd hui, il est clair qu on ne peut compter sur les supports dits «technologiques» (disques rigides et disquettes, CD et DVD) pour garantir la conservation des informations à plus ou moins long terme (plus de cinq ans). Lorsqu une entreprise acquiert une nouvelle technologie, elle devrait dès cette acquisition se préoccuper de son évolution future et se doter de ce qu on appelle un plan de migration. Cette précaution est d autant plus importante pour les entreprises qui auront opté pour les supports technologiques comme support de conservation permanente des archives. Le plan de migration assure que le transfert de l information, d un support vers un autre ou d une technologie vers une autre, soit possible et réalisable. Il doit aussi prévoir des cédules de vérification périodique des données et des supports de l information. Ces vérifications doivent être effectuées à des intervalles ne dépassant pas 5 ans. Elles devraient même être plus fréquentes, pour plus de sûreté. De plus, il peut arriver que l entreprise ait à prouver que le transfert de l information, requis par l évolution des systèmes informatiques, a été effectué dans le plus grand respect de l intégrité des documents d origine. «L intégrité du document est assurée, lorsqu il est possible de vérifier que l information n en est pas altérée et qu elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue. L intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu à sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction. Dans l appréciation de l intégrité, il est tenu compte, notamment des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie 6». Afin de garantir l intégrité et la valeur légale des documents technologiques, les opérations de migration de l information doivent être documentées. «La documentation comporte au moins la mention du format d origine du document dont l information fait l objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l intégrité, tant du document devant être transféré, s il n est pas détruit, que du document résultant du transfert. La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support 7». REPÉRAGE DE L INFORMATION Une masse documentaire plus ou moins importante exigera du bureau d architectes qu il se dote d un instrument de repérage de l information. Il peut s agir simplement d une liste alphabétique des titres de dossiers, qui référera à la cote déterminant l ordre de rangement de ces derniers, conçue à l aide d un logiciel de traitement de textes. On aurait avantage à enrichir cette liste de mots clés ou de synonymes afin de disposer de plus d une entrée permettant d accéder à l information. Par ailleurs, il existe sur le marché des logiciels de gestion documentaire constituant des moyens plus sophistiqués de repérer et de gérer l information. VOLONTÉ EXPLICITE DE L ENTREPRISE En guise de conclusion, il est important ici de rappeler que l implantation et le suivi d un programme de gestion des archives doivent résulter d une volonté explicite des architectes patrons. En effet, les impacts de la mise en œuvre d un plan de classification et d un calendrier de conservation sont généralement très importants sur le personnel et ses façons de faire, de même que sur l utilisation des ressources financières et matérielles de l entreprise. De plus, cette opération, qui implique un examen du contenu des dossiers existants pour en 6 Règlement sur la cessation d'exercice d'un membre de l'ordre des architectes du Québec (L.R.Q.,c. A-21. r. 2.1). 7 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, (L.R.Q., chapitre C-1.1), article 17, 3e et 4e alinéas. 13

14 assurer une meilleure classification ou une juste disposition, comporte un caractère confidentiel qu il faut nécessairement encadrer. Pour toutes ces raisons, il importe qu une volonté soit définie et exprimée au plus haut niveau de l entreprise. Idéalement, cette volonté prendra la forme d une politique - ou encore d une directive - précise, comprenant au moins les éléments suivants : son objet, son cadre officiel, sa portée, le partage des responsabilités et son entrée en vigueur. «on peut définir la politique de gestion des archives comme étant la façon concertée et réfléchie de mettre en place les moyens qui permettent d organiser et de traiter, de façon efficace et rentable, l ensemble des archives courantes, intermédiaires et définitives que génère une organisation dans le cadre de ses activités8». Son cadre officiel précisera de quelle personne ou de quelle instance émane la nouvelle politique. Pour sa part, la portée de cette politique permettra de déterminer qui et quoi sont touchés. Vise-t-elle tout le personnel et toutes les unités administratives ou seulement une partie de celui-ci ou de celles-là? Concerne-t-elle tous les documents ou seulement les dossiers de projets, les documents sur tous les supports ou seulement ceux sur le support papier? Par exemple, cette politique pourrait énoncer que l exemplaire principal se trouve sur le support papier pour toutes les séries documentaires de l entreprise, les autres supports constituant sans exception les exemplaires secondaires. Enfin, après avoir désigné les ressources humaines, matérielles et financières qui seront consacrées à sa réalisation, toute politique doit définir les responsabilités de chaque intervenant et fixer ses modalités d entrée en vigueur. Riche d un tel corpus, un bureau d architectes pourra non seulement assurer la gestion de ses documents de manière efficace et efficiente, mais aussi constituer sa propre mémoire, participant de la sorte à l enrichissement de nos connaissances sur ce secteur. 8 Carol COUTURE et collaborateurs (1999). Les fonctions de l archivistique contemporaine, Sainte-Foy, Presses de l Université du Québec, p

15 1 000 ADMINISTRATION Cette série regroupe les documents relatifs à la constitution et à l histoire du bureau d architectes ainsi qu à ses activités de planification, d organisation, de contrôle et d évaluation de nature administrative. On y trouve aussi les documents qui témoignent des échanges et des décisions prises lors des réunions du personnel. SOMMAIRE CONSTITUTION ET HISTORIQUE DOCUMENTS CONSTITUTIFS DOCUMENTS HISTORIQUES ORGANISATION ADMINISTRATIVE PLANIFICATION ADMINISTRATIVE CADRE NORMATIF STRUCTURE ADMINISTRATIVE CONTRÔLE ET ÉVALUATION RAPPORT D ACTIVITÉS STATISTIQUES REGISTRE DES PROJETS DIRECTION RÉUNIONS DE DIRECTION RÉUNIONS DE TRAVAIL CONSTITUTION ET HISTORIQUE Documents relatifs à la création et à l évolution du bureau d architectes Documents constitutifs Documents témoignant de l existence légale, de la mission et des valeurs du bureau d architectes de même que de son identification officielle. Lettres patentes, statuts, permis, licence, sceau, logo RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * C Exemplaire(s) secondaire(s) * D Documents historiques Documents relatifs à la création, à l évolution ainsi qu aux événements marquant l histoire du bureau d architectes. Documents antérieurs à la création du bureau d architectes, éphémérides, compilation de données historiques, chronologie, livre d or, documents relatifs à des distinctions honorifiques et à la réception de prix. * Supports d information des exemplaires principal et secondaires à déterminer C : Conservation 999 Jusqu au remplacement par une nouvelle version D : Destruction 888 Jusqu au dénouement précisé par une durée d utilisation T : Tri 15

16 1 120 RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 5 ans (1) 0 C Exemplaire(s) secondaire(s) * 2 ans 0 D (1) Le livre d or est versé aux archives seulement lorsqu il est complété ORGANISATION ADMINISTRATIVE Documents relatifs à la planification du travail, au cadre normatif ainsi qu à la structure administrative du bureau d architectes Planification administrative Documents relatifs à la détermination des orientations et des activités du bureau d architectes. Orientations, priorités, objectifs, plan d affaires, plan de développement, plan d action, plan de communication, échéancier RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 888 (1) 5 ans C Exemplaire(s) secondaire(s) * 888 (1) 0 D (1) Période couverte par le document ou jusqu au remplacement par une nouvelle version Cadre normatif Documents de régie interne relatifs à l encadrement administratif des activités du bureau d architectes. Politiques, directives, règlements, normes et procédures RÈGLE DE CONSERVATION RÈGLE DE CONSERVATION [ 1 ] Exemplaire principal * T (1) Exemplaire(s) secondaire(s) * D (1) Conserver les documents produits par le bureau d architectes Structue administrative Documents relatifs à la représentation schématique et à la répartition hiérarchique des fonctions du personnel du bureau d architectes. Politiques, directives, règlements, normes et procédures. * Supports d information des exemplaires principal et secondaires à déterminer C : Conservation 999 Jusqu au remplacement par une nouvelle version D : Destruction 888 Jusqu au dénouement précisé par une durée d utilisation T : Tri 16

17 1 230 RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * ans T (1) Exemplaire(s) secondaire(s) * D (1) Conserver l organigramme du bureau d architectes CONTRÔLE ET ÉVALUATION Documents relatifs à la compilation des différentes activités effectuées par le bureau d architectes ainsi qu aux résultats atteints Rapport d activités Documents de nature périodique faisant état des activités du bureau d architectes. Rapports d activités mensuels, semestriels ou annuels RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 888 (1) 3 ans T (2) Exemplaire(s) secondaire(s) * 888 (1) 0 D (1) Période couverte par le document. (2) Conserver les rapports d activités cumulatifs ou annuels Statistiques Documents de nature périodique et cumulative relatifs à différents aspects des activités du bureau d architectes. Statistiques RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 888 (1) 3 ans T (2) Exemplaire(s) secondaire(s) * 888 (1) 0 D (1) Période couverte par le document. (2) Conserver les statistiques cumulatives ou annuelles Registre des projets Registre où sont inscrits les mandats d un bureau d architectes, au fur et à mesure qu il les acquiert et comprenant, entre autres, une description sommaire ainsi que les coordonnées du client. Registre. * Supports d information des exemplaires principal et secondaires à déterminer C : Conservation 999 Jusqu au remplacement par une nouvelle version D : Destruction 888 Jusqu au dénouement précisé par une durée d utilisation T : Tri 17

18 1 330 RÈGLE DE CONSERVATION RÈGLE DE CONSERVATION [ 1 ] Exemplaire principal * 888 (1) 0 C Exemplaire(s) secondaire(s) * 888 (2) 0 D (1) Jusqu à la fermeture du bureau d architectes. (2) Tant qu utiles DIRECTION Documents produits et reçus relatifs aux réunions décisionnelles ainsi qu aux réunions de travail des employés du bureau d architectes Réunions de direction Documents relatifs aux réunions des employés de niveau supérieur du bureau d architectes. Avis de convocation, ordre du jour, procès-verbal, documents déposés, résolutions RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 2 ans 5 ans C Exemplaire(s) secondaire(s) * 2 ans 0 D Réunions de travail Documents relatifs à la tenue de réunions de travail sur différents aspects spécifiquement reliés aux activités du bureau d architectes. Avis de convocation, ordre du jour, procès-verbal, documents déposés. Note : Les documents relatifs aux réunions de travail tenues dans le cadre de la gestion des projets d architecture sont classés à la série RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 3 ans 0 T (1) Exemplaire(s) secondaire(s) * 1 an 0 D (1) Conserver les procès-verbaux, s il y a lieu. * Supports d information des exemplaires principal et secondaires à déterminer C : Conservation 999 Jusqu au remplacement par une nouvelle version D : Destruction 888 Jusqu au dénouement précisé par une durée d utilisation T : Tri 18

19 2 000 AFFAIRES LÉGISLATIVES ET JURIDIQUES Cette série comprend les documents relatifs à l éthique professionnelle, aux lois, politiques et règlements des organismes gouvernementaux touchant les activités du bureau d architectes, aux opinions juridiques ainsi qu aux poursuites et aux réclamations. On y trouve aussi les versions originales de tous les contrats, conventions et ententes engageant l entreprise. SOMMAIRE ÉTHIQUE ET DÉONTOLOGIE LÉGISLATIONS GOUVERNEMENTALES OPINIONS JURIDIQUES POURSUITES ET RÉCLAMATIONS CONTRATS, CONVENTIONS ET ENTENTES ÉTHIQUE ET DÉONTOLOGIE Documents relatifs aux règles et devoirs professionnels ainsi qu aux valeurs morales développés par le bureau d architectes telle la protection des renseignements personnels. Code de déontologie, mesures de protection des renseignements personnels et des informations de nature confidentielle RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * C Exemplaire(s) secondaire(s) * D LÉGISLATION GOUVERNEMENTALES Documents relatifs aux politiques, lois et règlements des différentes instances gouvernementales municipales, régionales, provinciales et fédérales, utiles à la gestion des activités du bureau d architectes. Lois, politiques et règlements RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * D Exemplaire(s) secondaire(s) * D * Supports d information des exemplaires principal et secondaires à déterminer C : Conservation 999 Jusqu au remplacement par une nouvelle version D : Destruction 888 Jusqu au dénouement précisé par une durée d utilisation T : Tri 19

20 2 300 OPINIONS JURIDIQUES Documents relatifs aux opinions des juristes et à la jurisprudence. Avis juridiques, jurisprudence, correspondance RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 888 (1) 0 C Exemplaire(s) secondaire(s) * 888 (1) 0 D (1) Tant que l avis répond à l état actuel du droit ou tant qu utile aux activités du bureau d architectes POURSUITES ET RÉCLAMATIONS Documents relatifs aux actions judiciaires impliquant le bureau d architectes. Correspondance, déclarations, sommations et citations à comparaître, mises en demeure, jugements RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 888 (1) 0 C Exemplaire(s) secondaire(s) * 888 (1) 0 D (1) Jusqu à l exécution du jugement ou du règlement CONTRATS, CONVENTIONS ET ENTENTES Documents relatifs aux différents contrats, conventions et ententes contractés par le bureau d architectes. Version originale dûment signée des contrats, conventions et ententes, correspondance, addenda. Note : Les originaux des contrats signés avec les clients dans le cadre de la gestion des projets d architecture sont classés ici RÈGLE DE CONSERVATION Exemplaire principal * 888 (1) 6 ans T (2) Exemplaire(s) secondaire(s) * 888 (1) 0 D (1) Période couverte par les contrats, conventions et ententes. (2) Conserver les originaux des contrats, conventions et ententes à l exception des contrats relatifs aux biens mobiliers. * Supports d information des exemplaires principal et secondaires à déterminer C : Conservation 999 Jusqu au remplacement par une nouvelle version D : Destruction 888 Jusqu au dénouement précisé par une durée d utilisation T : Tri 20