PLAN DE CLASSIFICATION

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1 PLAN DE CLASSIFICATION Version 1.0 SEPTEMBRE 2007

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3 TABLE DES MATIÈRES Pages STRUCTURE GÉNÉRALE des ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES (documents de gestion) ORGANISATION ET ADMINISTRATION Histoire de l'ordre Organisation politique Organisation administrative Organisme affilié, relié ou auquel participe l'ordre Affaires juridiques GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONELLES Planification et organisation de l'information Acquisition, création et enregistrement de document Traitement, classification et repérage Consultation, recherche et diffusion Conservation et disposition Accès à l'information GESTION DES COMMUNICATIONS ET DES RELATIONS PUBLIQUES Planification des communications Organisation et participation à des événements Gestion de publication et de site Promotion et gestion de l'image de l'ordre Relations publiques Relations avec les médias GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Planification des effectifs et développement des compétences Gestion des postes Dotation en personnel Gestion des employés Relations de travail Avantages sociaux et régime de retraite... 4 Version 1.0 Septembre 2007

4 15000 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES Gestion du budget Financement et revenus Gestion des dépenses et déboursés Comptabilité GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ET IMMOBILIÈRES Gestion du matériel et équipement de bureau Gestion des ressources immobilières Gestion du courrier et de la messagerie GESTION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION Planification et organisation informatique Développement et acquisition de système Exploitation et maintien de système Accès et sécurité informatique Support et assistance informatique... 7 Version 1.0 Septembre 2007

5 STRUCTURE GÉNÉRALE des ACTIVITÉS D'EXPLOITATION (documents d'exploitation) ADMISSION À LA PROFESSION Accès à la profession Équivalence de diplôme et de formation Droit d'exercice particulier Inscription au Tableau de l'ordre EXERCICE DE LA PROFESSION Formation continue Inspection professionnelle Demande d'enquête du syndic, plainte et vérification Discipline Conciliation et arbitrage Indemnisation Reprise et cessation d'exercice Limitation et retrait du droit d'exercice Surveillance de l'exercice illégal et usurpation de titre GESTION DE LA PROFESSION Assurance responsabilité professionnelle Attestation et authentification Conseil et assistance déontologique Cabinet et société Gestion de compte en fidéicommis LÉGISLATION PROFESSIONNELLE, RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT DE LA PROFESSION Encadrement législatif et règlementaire du système professionnel Recherche et développement de la profession Sondage, avis et intervention politique Surveillance de la législation applicable au champ de pratique GESTION DE SERVICES OFFERTS AUX MEMBRES Administration de service de référence et autres Soutien aux regroupements professionnels Conseil et soutien en matière d'équité Programme d'aide et d'assistance aux membres INDEX...13 Version 1.0

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7 STRUCTURE GÉNÉRALE des ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES (documents de gestion) ORGANISATION ET ADMINISTRATION Histoire de l'ordre Document constitutif et historique Organisation politique Assemblée du Bureau de l'ordre Assemblée générale annuelle et spéciale Élection du Président et du Vice-président Étude et révision de l'organisation Mission et planification stratégique Nomination aux comités et organismes Séance du Comité administratif Section de l'ordre Rapports d activités et statistiques Organisation administrative Gestion de projet Gestion d'unité administrative Politique et directive administrative Réunion administrative Organisme affilié, relié ou auquel participe l'ordre (À développer selon les besoins de l'ordre) Conseil interprofessionnel du Québec Affaires juridiques Assurance et risque Réclamation Contrat, protocole et entente Contrat de biens et de service Contrat d achat de biens mobiliers capitalisables Bail Version 1.0 Septembre

8 11524 Entente avec les gouvernements et les organismes gouvernementaux Poursuite judiciaire GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONELLES Planification et organisation de l'information Norme, directive et procédure Orientation en gestion de l'information Veille informationnelle Acquisition, création et enregistrement de document Enregistrement institutionnel Formulaire et imprimé administratif Traitement, classification et repérage Plan de classification Traitement et indexation de procès-verbaux Consultation, recherche et diffusion Dossier de recherche Emprunt et rappel de document semi-actif Outil d'aide à la recherche Conservation et disposition Calendrier de conservation Élimination et recyclage de document inactif Gestion de dépôt de document Numérisation et transfert de support de conservation Protection de document essentiel Transfert de document semi-actif Accès à l'information Cadre organisationnel et législatif Demande d'accès à l'information Gestion du droit de retrait (liste commerciale ou philanthropique) Processus lié au contrôle de la profession Registre de renseignement personnel Documentation de référence Version 1.0 Septembre

9 13000 GESTION DES COMMUNICATIONS ET DES RELATIONS PUBLIQUES Planification des communications Orientation et organisation des communications Plan de communication Organisation et participation à des événements Cérémonie officielle Congrès de l'ordre Autre congrès, colloque, conférence Étiquette et protocole Événement interne Prix, concours, bourse et marque de reconnaissance Visite et tournée du président Gestion de publication et de site Édition du Rapport annuel Édition et dépôt légal de publication Gestion du site électronique de l'ordre Gestion de l'intranet Publication d'avis légal Promotion et gestion de l'image de l'ordre Campagne publicitaire Exposition et salon Identification visuelle et sceaux Production d'article de promotion Production sonore et visuelle Relations publiques Discours et allocution Mission et relations internationales Relations avec le public Relations avec les associations, compagnies et organismes Relations avec les membres Relations gouvernementales et lobbying Relations avec les médias Communiqué de presse Conférence de presse et entrevue médiatique Liste de presse Version 1.0 Septembre

10 13640 Message clé aux médias Revue de presse Publication d opinion Service de référence GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Planification des effectifs et développement des compétences Formation des employés Formation professionnelle de la main-d'oeuvre (P. L. 90) Plan de relève Planification de la main-d'œuvre Gestion des postes Classification de poste Comité d'évaluation de poste Description de poste Évaluation de poste Dotation en personnel Affichage de poste Agence de recrutement Banque de candidature Gestion des employés Absentéisme et maladie Dossier de l'employé Évaluation du rendement Rémunération du personnel Vacances Dossier accident de travail Relations de travail Convention collective et conditions de travail Négociation Plainte pour harcèlement ou autre Règlement de grief Avantages sociaux et régime de retraite Assurance collective Comité de retraite Demande de transfert de régime Version 1.0 Septembre

11 14640 Dossier du retraité Gestion financière du fonds de retraite Programme d'aide Liste des employés Activités sociales pour le personnel GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES Gestion du budget Comité des finances Préparation et modification du budget Financement et revenus Comptes à recevoir Cotisations Emprunt et hypothèque Facturation et recouvrement Investissement, placement, intérêts et autres revenus Opération bancaire et de conciliation Gestion des dépenses et déboursés Comptes à payer Demande de subvention Comptabilité Analyse financière Distribution comptable Préparation et vérification des états financiers Registre comptable Administration de la paie Vérification externe Fiscalité GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ET IMMOBILIÈRES Gestion du matériel et équipement de bureau Achat de matériel et d'équipement Entretien du matériel et de l'équipement Location de matériel et d'équipement Dossier des fournisseurs Appels d offres Soumissions refusées Inventaire des ressources matérielles Version 1.0 Septembre

12 16180 Contrat de vente surplus d inventaire et autres contrats de vente Gestion des ressources immobilières Acquisition et vente de ressource immobilière Aménagement et réaménagement des espaces Entretien de ressource immobilière Gestion de la sécurité de l'immeuble Gestion de stationnement Location de ressource immobilière Location et réservation de salle de réunion Plan et devis Gestion du courrier et de la messagerie Service de messagerie GESTION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION Planification et organisation informatique Architecture de l'information Norme et standard Orientation technologique Veille technologique Développement et acquisition de système Acquisition de système et de logiciel Développement de système Implantation et déploiement de système et de logiciel Exploitation et maintien de système Architecture de réseau (LAN; WAN; Téléphonique) Architecture de système Contrat de maintenance de système Gestion de la capacité de serveur Gestion de la configuration de serveur et poste client Gestion de nom de domaine (Internet) Plan de maintenance préventive Accès et sécurité informatique Continuité et plan de relève informatique Gestion de copie de sécurité Gestion d'accès et d'autorisation Version 1.0 Septembre

13 17500 Support et assistance informatique Documentation du service d'aide technique (Help Desk) Documentation de l'utilisateur Gestion de priorité et de niveau de service (SLA) Gestion d'incident, de problème et d'escalade Version 1.0 Septembre

14 STRUCTURE GÉNÉRALE des ACTIVITÉS D'EXPLOITATION (documents d'exploitation) ADMISSION À LA PROFESSION Accès à la profession Comité d'accès à la profession 21120a Demande d'admission à l'ordre (conforme) 21120b Demande d admission à l Ordre (non-conforme) Formation professionnelle (formation initiale) (diplômes donnant ouverture au permis) Équivalence de diplôme et de formation Comité des équivalences 21220a 21220b Révision Droit d'exercice particulier Demande d'équivalence de diplôme et de formation (conforme) Demande d'équivalence de diplôme et de formation (nonconforme) Autorisation spéciale Certificat de spécialiste Permis spécial («permis restrictif permanent») Permis restrictif temporaire Permis temporaire (art. 41) Inscription au Tableau de l'ordre Dossier du membre Coordonnées et changement d'adresse du domicile professionnel du membre Défaut de signaler un changement d'adresse Gestion du répertoire Gestion du Tableau de l'ordre Inscription annuelle au Tableau de l'ordre Version 1.0 Septembre

15 22000 EXERCICE DE LA PROFESSION Formation continue Colloque de formation Comité de la formation continue Cours et séminaire de formation continue Cyber formation Publicité et marketing de formation Inspection professionnelle Comité de l'inspection professionnelle Enquête spéciale 22230a 22230b Évaluation de la pratique professionnelle (Guides, lignes directrices) Évaluation de la pratique professionnelle (Questionnaire ou guide d évaluation selon l Ordre professionnel) Gestion et formation d'inspecteur Visite d'inspection professionnelle Demande d'enquête du syndic, plainte et vérification Comité de révision des plaintes 22320a Demande d'enquête conforme 22320b Demande d'enquête non-conforme Demande d'intervention (incluant directive et assistance au professionnel) Perquisition Prise de possession de dossier Révision de plainte faite au syndic Vérification de candidature pour diverses fonctions Discipline Comité de discipline Dossier du procureur de la plainte disciplinaire Greffe de plainte disciplinaire Plainte disciplinaire non-conforme Conciliation et arbitrage Arbitrage de compte d'un professionnel Comité d'arbitrage Conciliation de compte d'honoraire Conciliation de différend entre professionnels Demande d'autorisation de poursuivre (article 88 du Code des professions) Version 1.0 Septembre

16 22600 Indemnisation Comité du fonds d'indemnisation Réclamation au fonds d'indemnisation Recouvrement pour le fonds d'indemnisation Reprise et cessation d'exercice Abandon ou cessation sans avis Arrérage de cotisation Changement de statut au Tableau de l'ordre Demande de réinscription Limitation et retrait du droit d'exercice 22810a Déclaration de culpabilité criminelle ou disciplinaire (en lien avec l exercice de la profession) 22810b Déclaration de culpabilité (non liée avec l exercice de la profession) Faillite Radiation administrative (expertise médicale, cotisation ou autre somme impayée) Radiation disciplinaire Signalement et demande d'expertise médicale Stage de perfectionnement et suivi Exercice sous condition Surveillance de l'exercice illégal et usurpation de titre Comité sur l'exercice illégal 22920a Signalement d'exercice illégal (retenu, amenant à une poursuite) 22920b Signalement d exercice illégal (non retenu) GESTION DE LA PROFESSION Assurance responsabilité professionnelle Demande d'exemption et de remboursement Attestation et authentification Attestation et certificat de membre en règle Authentification de signature, émission et retour de sceaux Conseil et assistance déontologique Demande d'information Version 1.0 Septembre

17 23400 Cabinet et société Création et enregistrement de cabinet ou de société Dissolution de cabinet ou de société Gestion de compte en fidéicommis LÉGISLATION PROFESSIONNELLE, RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT DE LA PROFESSION Encadrement législatif et règlementaire du système professionnel Documentation professionnelle de l'ordre (Recueil et codification administrative, guides, directives aux membres, etc.) Intervention de l'ordre en droit professionnel Liaison avec les intervenants du système professionnel (Office des professions du Québec, ministère responsable de l'application des lois professionnelles, les ordres professionnels) Mise à jour du système professionnel et du Code des professions Modification de la Loi et/ou des Règlements de l'ordre Règlement de section Recherche et développement de la profession Comité relié à l'exercice et au développement de la profession Problématique de la pratique professionnelle Problématique de la composition et du profil du membership de l'ordre Problématique de l'équité et de la discrimination Problématique de la gestion de cabinet ou de société Sondage, avis et intervention politique Avis juridique Intervention politique, sociale et humanitaire (sauf les interventions législatives classées antérieurement) Sondage et étude Surveillance de la législation applicable au champ de pratique Comité d'étude relié au domaine Étude de projet de loi, de règlement ou de réforme législative Version 1.0 Septembre

18 25000 GESTION DE SERVICES OFFERTS AUX MEMBRES Administration de service de référence et autres Service de référence de section Soutien aux regroupements professionnels Conseil et soutien en matière d'équité Formation et sensibilisation Modèle de politique Programme d'aide et d'assistance aux membres Programme d'assistance parentale Version 1.0 Septembre

19 INDEX ALPHABÉTIQUE 6 A Accès à l'information Accès à la profession Accès et sécurité informatique Acquisition, création et enregistrement de document Acquisition du système Administration Administration de service de référence et autres Admission à la profession Affaires juridiques Aide et assistance aux membres Arbitrage Assistance aux membres Assistance déontologique Assistance informatique Assurance responsabilité professionnelle Attestation et authentification Avantages sociaux et régime de retraite Avis B Budget C Cabinet et société Cessation d'exercice Classification Communications Création de document Comptabilité Compte en fidéicommis Conciliation et arbitrage Conseil et assistance déontologique Conseil et soutien en matière d'équité Conservation et disposition Consultation, recherche et diffusion Courrier et messagerie L'index recense seulement les intitulés des premier et deuxième niveaux de classification. Version 1.0 Septembre

20 D Demande d enquête du syndic, plainte et vérification Dépense et déboursé Développement de la profession Développement des compétences Développement et acquisition de système Diffusion Discipline Disposition Dotation en personnel Droit d'exercice Droit d'exercice particulier E Employés Encadrement législatif et règlementaire du système professionnel Enregistrement de document Équipement de bureau Équivalence de diplôme et de formation Événement Exercice de la profession Exercice illégal Exploitation et maintien de système F Financement et revenus Formation continue G Gestion de l'image de l Ordre Gestion de la profession Gestion de publication et de site Gestion de comptes en fidéicommis Gestion de services offerts aux membres Gestion des dépenses et déboursés Gestion des employés Gestion des postes Gestion des ressources financières Gestion des ressources humaines Gestion des ressources immobilières Gestion des ressources informationnelles Gestion des ressources matérielles et immobilières Gestion des technologies de l'information Gestion du budget Gestion du courrier et la messagerie Version 1.0 Septembre

21 Gestion du matériel et équipement de bureau H-I Histoire de l'ordre Indemnisation Inscription au Tableau de l'ordre Inspection professionnelle Intervention politique L Législation applicable au champ de pratique Législation professionnelle, recherche et développement de la profession Limitation et retrait du droit d'exercice M Maintien de système Matériel et équipement de bureau Médias Messagerie N-O Organisation administrative Organisation et administration Organisation de l'information Organisation et administration Organisation et participation à des événements Organisation informatique Organisation politique Organisme affilié, relié ou auquel participe l'ordre P Participation à des événements Plainte et vérification Planification des communications Planification des effectifs et développement des compétences Planification et organisation de l'information Planification et organisation informatique Poste Programme d'aide et d'assistance aux membres Promotion et gestion de l'image de l Ordre Publication et site Version 1.0 Septembre

22 R Recherche Recherche et développement de la profession Régime de retraite Regroupement de professionnels Relations avec les médias Relations de travail Relations publiques Repérage Reprise et cessation d'exercice Ressources financières Ressources humaines Ressources immobilières Ressources informationnelles Ressources matérielles et immobilières Retrait du droit d'exercice Revenus S Sécurité informatique Service de référence et autres Services offerts aux membres Société Sondage, avis et intervention politique Soutien aux regroupements professionnels Soutien en matière d équité Support et assistance informatique Surveillance de l'exercice illégal Surveillance de la législation applicable au champ de pratique Système professionnel T-Z Tableau de l'ordre Technologies de l'information Traitement, classification et repérage Vérification Version 1.0 Septembre