PROFIL DE L EMPLOI. Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s):

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Soutien administratif 929-SECCL1001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des ressources humaines S/O Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Employés Candidats externes Fournisseurs Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du coordonnateur responsable du personnel de soutien et professionnel, la personne occupant l emploi de secrétaire administrative accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Spécifique au poste: Notamment, elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes-rendus, les procès-verbaux et les documents nécessaires au bon déroulement de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis. Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques. Elle tient à jour les échéanciers. Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies. Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d ordre général. Elle effectue des travaux de photocopie. Elle participe à l élaboration de systèmes de classement et les tient à jour. Elle traite les données financières (préparation des demandes d'avances, de chèques, d'engagement et de dépenses et autres). Elle tient à jour certains dossiers des personnes qu elle assiste et voit à l'agenda et aux échéanciers du service. Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d information, divers documents susceptibles d intéresser le personnel de l unité administrative et en assume la diffusion. Elle s occupe de la logistique des réunions de certaines activités du service et prépare les dossiers nécessaires. Plus spécifiquement, elle fournit une assistance reliée aux activités de dotation en utilisant le logiciel de gestion électronique des candidatures. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Assister et soutenir le personnel du service à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives. 1.1 Voir : Aux appels téléphoniques (prendre les messages téléphoniques ou autres, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels et/ou les messages); Au courrier (dépouiller et distribuer le courrier (incluant le courrier électronique) et répondre à certaines demandes); À l agenda et échéanciers du service. 1.2 Participer à la préparation et la réalisation des dossiers (préparer, rédiger à partir de notes manuscrites ou brouillons et voir à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire ou autres et en assurer la révision (orthographe et syntaxe)); 1.3 Coordonner l envoi de matériel et certains événements; 1.4 Compiler et maintenir à jour des données statistiques variées (entrevues, départs à la retraite, congés, formations, etc.), les transcrire en utilisant les logiciels appropriés et mettre en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques; 1.5 Fournir une assistance reliée aux activités de dotation en utilisant, entre autres, le logiciel de gestion électronique des candidatures (affichage, organisation de l'horaire, convocation, tests d'évaluation et autres); 1.6 Organiser l ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservation de salles et d équipements pertinents et autres selon les besoins); 1.7 Préparer et traiter certaines données financières relatives à diverses demandes de paiement et de facturation. 1.8 Conseiller sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. 2. Planifier et organiser la logistique de différentes activités (clinique de vaccination, formation et perfectionnement et autres) tout en assurant le bon déroulement. 2.1 Planifier l horaire de l'activité en collaboration avec les principaux intervenants; 2.2 Assurer la réservation de la salle, de l'équipement, d'accessoires et autres; 2.3 Transmettre diverses invitations aux employés par courriel; 2.4 Procéder à la recherche de fournisseurs pour certains services, colliger préalablement l'information pertinente avant de présenter les résultats. 3. Agir à titre de personne-ressource. 3.1 Accueillir et orienter les personnes; 3.2 Répondre et filtrer les appels du service; 3.3 Fournir aux personnes des renseignements d'ordre général; 3.4 Remettre les formulaires usuels du service. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6

4 4. Veiller au maintien de l'inventaire et à son approvisionnement. 4.1 Maintenir un système d'inventaire de la papeterie efficace permettant une vérification; 4.2 Participer à la sélection des équipements, des accessoires et des produits, s'il y a lieu; 4.3 Collaborer au processus d'approvisionnement pour certains achats: Rechercher et colliger l'information préalable et pertinente; Préparer et inscrire les réquisitions d'achats avec les spécifications requises; Accuser réception de la marchandise en s'assurant de la conformité; Entreposer et ranger la marchandise. 5. Assurer une gestion documentaire efficace. 5.1 Organiser les candidatures à l aide du logiciel de gestion électronique tout en assurant le suivi en lien avec les différents affichages et comité de sélection; 5.2 Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique; 5.3 Participer à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste, etc. 6. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Assister et soutenir le personnel du service. 40% 2. Planifier et organiser la logistique de différentes 30% activités (dotation, clinique de vaccination, formation et perfectionnement, dîner de Noël et autres) tout en assurant le bon déroulement 3. Agir à titre de personne ressources. 15% 4. Veiller au maintien de l'inventaire et à son 5% approvisionnement. 5. Assurer une gestion documentaire efficace. 5% 6. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6

5 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années. Autres conditions exigées: Niveau avancé de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire. Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d un secrétariat. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Outlook (agenda et courrier électronique); PowerPoint; Logiciel de gestion électronique des candidatures (CV Manager ou autres). Discrétion et confidentialité de mise; Orientation service à la clientèle; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome dans un environnement actif qui demande beaucoup de rigueur; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6

6 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6