PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES

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1 PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES DESCRIPTION DE FONCTION Assistant administratif, Réceptionniste - Ressources Humaines 1. INTITULÉ DE LA FONCTION Assistant administratif, Réceptionniste - Ressources Humaines 2. DÉPARTEMENT / LIEU DE TRAVAIL Ressources Humaines / Siège 3. POSITIONNEMENT DANS L ORGANIGRAMME Rapporte au Directeur - Ressources Humaines. 4. BUT DE LA FONCTION effectue le suivi administratif de la gestion des absences et du temps de travail pour veiller au respect de la Procédure ; assure la permanence à la réception ; effectue le suivi des demandes de stages spontanées ; effectue la gestion administrative quotidienne liée au parking ; assure la relation avec Sympass ; effectue des tâches de backup en cas d absences d autres Assistants - Ressources Humaines. 5. RESPONSABILITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES effectue la gestion administrative de la présence et du temps de travail du Personnel : 65 % tient à jour le fichier «Absences» dans Novatime : Suit les demandes de congés Novatime et fait les modifications nécessaires en ce qui concerne les maladies, récupérations de mission ou temps partiels ou autres, vérifie au niveau des horaires et des jours d absence si les Collaborateurs se conforment à la Procédure «Présence et Temps de Travail», signale dans un premier temps au Salariés concernés («Contrevenants») puis, si besoin au Directeur - Ressources Humaines toute anomalie de pointage, d absence ou autre, prépare le fichier nécessaire pour l injection des incapacités de travail de Novatime dans Gesper, en collaboration avec les Représentants régionau, établit en début d année les jours fériés du Terrain et en informe les Salariés concernés, encode dans Novatime, gère les demandes d absences des Assistants technique junior et du Personnel Terrain dans Novatime, gère, attribue et configure les badges d accès et de pointage, quelques semaines avant la fin de chaque trimestre, informe les Salariés de l approche de la fin de la période de référence, en leur rappelant le minimum et le maimum d heures à reporter sur la période de référence suivante, au début du dernier trimestre de l année N, informe les Salariés de la politique de report de congés sur l année suivante N+1 (nombre et date limite pour consommer les congés de l année N), effectue un reporting mensuel (absences) ; Description de Fonction - Assistant administratif, Réceptionniste - Ressources Humaines - RHU_101_fr.pdf Page 1/6

2 assure la permanence à la réception, selon les horaires d ouverture en vigueur, en binôme avec l Assistant Gestion documentaire, Voyages, Réception : accueil des visiteurs : 3 % gère les demandes de stages spontanées : enregistre les demandes, s assure que les dossiers de candidatures reçues pour les places de stages sont complets à la réception, contacte éventuellement les candidats pour obtenir des précisions, tient un tableau de suivi, suggère les candidats au Équipes LuDev (Siège ou éventuellement Terrain), s assure que chaque candidat ait eu un Accusé de Réception puis une réponse (positive ou négative). Transmet toute l information nécessaire à la préparation du Contrat à l Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines : 5 % effectue la gestion administrative quotidienne liée au parking : 3 % gère l attribution des cartes et les locations journalières de parking, tient à jour le Tableau d Attribution des Places et, le cas échéant, la Liste d Attente du Personnel, assure les contacts avec le gardien du parking ; assure la relation avec Sympass et le suivi des inscriptions/désaffiliations et des commandes : 3 % à la demande du Directeur - Ressources Humaines, suit certains dossiers Caisse national de Santé (CNS)/assurance complémentaire pour des Salariés détachés sur le Terrain, considérant la difficulté de s occuper à distance de leurs dossiers de remboursement avec la CNS et/ou l assurance complémentaire : 3 % participe à la rédaction de Guide/Procédures (internes Ressources Humaines ou à publier sur le Manuel Qualité) de différents dossiers Ressources Humaines ou toute autre tâche ponctuelle : 3 % standard téléphonique ; assure l organisation logistique des missions des membres de la Direction des Ressources Humaines : enregistre la mission dans la Base, imprime les documents nécessaires, effectue la demande de Visa le cas échéant et en faire le suivi, fait le Mémo d Autorisation des Récupérations, réserve le logement, transmet l ensemble des informations au pays de mission, transmet la demande de PerDiems au Service Comptabilité et Finances, au différentes étapes, fait viser l ensemble des documents à un membre de la Direction et au Contrôle de Gestion ; effectue la mise sous enveloppe et la distribution des Fiches de Salaire ; effectue la distribution des chèques repas. Backups : 15 % backup de l Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines : effectuer la gestion administrative quotidienne liée au mouvement de Personnel en conformité avec les tetes légau et règlementaires : préparer les documents adéquats et coordonner l arrivée et la sorties des nouveau Salariés ou Stagiaires/Étudiants, assurer la relation avec les divers organismes et administration, orienter le Personnel vers les administrations adéquates lors de démarches administratives ; procéder au calculs et paiements des rémunérations : préparer les salaires mensuellement conformément à la Procédure et les commandes de chèque-repas, préparer les Fiches de Salaires et les rémunérations, mettre à jour Gesper Salaires (logiciel de gestion de la paie), encoder les données mensuelles des salaires dans le Tableau de Suivi budgétaire des salaires et dans les Tableau de Refacturation, effectuer les déclarations obligatoires auprès des différents organismes ; Description de Fonction - Assistant administratif, Réceptionniste - Ressources Humaines - RHU_101_fr.pdf Page 2/6

3 effectuer la gestion administrative quotidienne des assurances et pensions complémentaires : effectuer les demandes de couvertures, gérer les inscriptions des cotisations personnelles et vérifier les factures par rapport au Contrats, tenir à jour la Liste du Personnel assuré et la communiquer au courtier, aider le Personnel epatrié dans les demandes de remboursement, distribuer les Certificats individuels et assurer la diffusion des l information auprès des salariés ; effectuer la gestion administrative quotidienne liée au Personnel détaché sur le Terrain : effectuer les demandes en eonération d impôt et les détachements auprès de la CNS, orienter le Personnel détaché dans ses démarches administratives à Luembourg ; assurer le classement et la confidentialité de tous les documents et tenir les Dossiers du Personnel à jour ; backup de l Assistant Gestion documentaire, Voyages, Réception dans la gestion des billets d avion : réserve les billets de voyages, principalement d avion : réceptionne les demandes du personnel, fait des demandes de devis à deu agences de voyage minimum, transmet les devis au personnes concernées, procède à la réservation sur base de leur instruction ; transmet le billet au personnes concernées : émet le billet sur base des documents interne d autorisation de mission, le vérifie et le transmet au personnes concernées, encode les données des billets sur le système des cartes corporate ; vérifie les factures des billets : préenregistre la facture, transmet la facture au Service Contrôle de Gestion, au retour du Contrôle de Gestion, vérifie la facture sur base des devis, transmet à un Supérieur hiérarchique la facture pour «Bon à Payer» ; backup des tâches relatives au secrétariat général/courriers en cas d absence simultanée de l Assistant de Direction générale et de l Assistant Gestion documentaire, Voyages, Réception, notamment navette, timbres et poste (en cas d absence simultanée de l Assistant logistique et des deu Assistants citées ci-haut) et enregistrement des courriers IN et OUT. 6. COMMUNICATIONS Contacts internes a des contacts fréquents avec l ensemble du Personnel dans le cadre de la gestion administrative de la présence et du temps du travail, de la gestion des parkings. Contacts eternes a des contacts fréquents avec les visiteurs de l Agence en tant que réceptionniste ; a des contacts avec les candidats stagiaires ; a des contacts occasionnels avec les agences de voyage dans le cadre des demandes de devis, les réservations et émissions de billets d'avion ainsi que pour les facturations et litiges ; a des contacts occasionnels avec les hôtels dans le cadre des réservations de chambres ; a des contacts occasionnels avec Sympass. Description de Fonction - Assistant administratif, Réceptionniste - Ressources Humaines - RHU_101_fr.pdf Page 3/6

4 7. PROFIL DE COMPÉTENCES 7.1. Compétences professionnelles spécifiques Référentiel : Compétences principales / composants Maîtrisé Avancé Spécialisé 1. Effectuer la gestion administrative de la présence et du temps de travail du Personnel administrer la base de données Novatime en ce qui concerne les absences, maladies, récupérations, temps partiel, pointages, jours fériés, demandes de congés ; vérifier le respect des Procédures par les Collaborateurs et signaler les anomalies ; gérer, attribuer et configurer les badges d accès et de pointage ; effectuer des reporting régulier sur les absences et des informations au Personnel sur le report des heures et de congés. 2. Assurer la réception de l Agence accueillir les visiteurs ; tenir le standard téléphonique. 3. Effectuer la gestion administrative quotidienne liée au parking attribuer les cartes et les locations journalières ; gérer les listes d attente. 4. Assurer l organisation logistique des missions des membres de la Direction des Ressources Humaines produire les documents nécessaires les faire viser et les transmettre au destinataires, faire les demandes de Visa ; réserver les logements ; informer le pays de mission. 5. Effectuer diverses tâches administratives en relation avec la gestion des salariés administrer les cartes Sympass, inscriptions, désaffiliations, commandes ; suivre certains dossiers CNS/assurance complémentaire de Salariés détachés ; mettre sous enveloppe et distribuer les Fiches de Salaire, distribuer les chèques-repas ; gérer les demandes de stages spontanées. 6. Effectuer le backup de l Assistant Gestion documentaire, Voyages, Réception réserver les billets de voyages et les transmettre au personnes concernées ; vérifier les factures des billets, les transmettre pour paiement ; assurer la navette, la gestion des timbres et de la poste, l enregistrement du courrier IN et OUT en cas d absence des titulaires de postes. 7. Assurer le backup de l Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines préparer les documents adéquats et coordonner l arrivée et la sortie des nouveau Salariés ; orienter le Personnel vers les administrations adéquates lors de leurs démarches administratives, assurer la relation avec les divers organismes et administrations ; procéder au calculs et paiements de rémunérations ; effectuer la gestion administrative quotidienne des assurances et pensions complémentaires à l eception de la préparation des Tableau trimestriels de Refacturation pour Salariés mis à disposition ; pour le Personnel détaché sur le Terrain, effectuer les demandes en eonération d impôt et les détachements auprès de la CNS et orienter ce personnel dans ses démarches administratives au Luembourg ; assurer le classement et la confidentialité de tous les documents et tenir les Dossiers du Personnel à jour. Description de Fonction - Assistant administratif, Réceptionniste - Ressources Humaines - RHU_101_fr.pdf Page 4/6

5 7.2. Compétences professionnelles génériques Référentiel Maîtrisé Avancé Spécialisé Compétences informatiques Word Ecel Novatime Qbase Gesper Salaires Compétences liées à la Coopération au Développement Connaissance et compréhension de la Coopération au Développement luembourgeoise. Compétences scientifiques ou technologiques Principes de gestion des Ressources Humaines. Compétences liées à l environnement réglementaire, économique, politique Législation luembourgeoise en matière de présence et temps de travail. Législation en matière de Protection des données confidentielles. Compétences linguistiques Comprendre Oral Écrit Parler Écrire Français B2 B2 B2 B2 Anglais B1 B1 B1 B1 Luembourgeois A2 A2 A2 A Compétences transversales Référentiel (Maimum huit compétences) Aisance relationnelle Discrétion Écoute - Conseil Facilité informatique Organisation - planification Rigueur - Qualité Sens du client Sens du détail Situations courantes Situations complees Compétences LuDev Fleibilité Intégrité Esprit d équipe Respect Sens des responsabilités Description de Fonction - Assistant administratif, Réceptionniste - Ressources Humaines - RHU_101_fr.pdf Page 5/6

6 7.4. Formation et/ou Epérience Secondaire supérieur (Bac) ; Epérience de 1 an minimum en ressources humaines. 8. SIGNATURES Signature du Titulaire Signature du Supérieur Description de Fonction - Assistant administratif, Réceptionniste - Ressources Humaines - RHU_101_fr.pdf Page 6/6