FORMATION PROFESSIONNELLE INFORMATION GÉNÉRALE RECONNAISSANCE DES ACQUIS ET DES COMPÉTENCES DES QUESTIONS... DES RÉPONSES...

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1 FORMATION PROFESSIONNELLE INFORMATION GÉNÉRALE RECONNAISSANCE DES ACQUIS ET DES COMPÉTENCES DES QUESTIONS... DES RÉPONSES... PROGRAMME DU DEP EN SECRÉTARIAT Description des cours PROGRAMME DU DEP EN COMPTABILITÉ Description des cours

2 Information générale Conditions d admission : Pour vous inscrire à l une des formations professionnelles suivantes : secrétariat ou comptabilité, vous devez : Être titulaire d un diplôme d études secondaires (DES) ou Être âgé d au moins 16 ans au 30 septembre de l année en cours et avoir obtenu les unités de 4 e secondaire en français, en anglais et en mathématiques ou Posséder une attestation d équivalence de niveau de scolarité (AENS) ou Être âgé d au moins 18 ans et réussir le Test de développement général (TDG) La durée du programme en secrétariat est de heures, et le nombre d unités à obtenir est de 99. Pour la comptabilité, la durée du programme est de heures, et le nombre d unités à obtenir est de 90. Certains équipements informatiques et quelques logiciels sont obligatoires pour suivre ces formations : Équipement informatique : Ordinateur PC Windows 2000 ou XP Imprimante Branchement Internet Navigateur Explorer Logiciels : Office XP ou 2003 (Word, Access, Excel, PowerPoint, Outlook) Aide financière aux études (Prêts et bourses) : Vous pouvez bénéficier du programme de prêts et bourses du gouvernement du Québec en complétant un certain nombre d heures par période d études de quatre mois. Site à consulter : Reçus pour fins d impôt : Vous recevrez à la fin du mois de février des reçus officiels pour votre déclaration d impôts. Ce n est pas nécessaire de communiquer avec nous pour l émission de ces reçus. Reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) : Le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) reconnaît maintenant que l on peut faire des apprentissages significatifs en dehors du système scolaire, que ce soit dans le cadre d un travail, d activités de bénévolat ou d activités sociales. Nos services permettent d accorder une reconnaissance officielle des apprentissages effectués dans un contexte extrascolaire en comptabilité ou en secrétatiat. Informez-vous auprès d une conseillère pour vérifier si vos acquis et vos compétences peuvent être reconnus officiellement. Sites à consulter : www2.inforoutefpt.org/rac 22

3 Des questions... des réponses Le diplôme d études professionnelles obtenu à la Formation à distance est-il le même que celui obtenu dans une école régulière? Oui. Vous suivez le même programme et vous aurez le même appui d enseignants qualifiés mais par téléphone ou par courriel. J ai obtenu, il y a plusieurs années, un diplôme d études secondaires, puis-je m inscrire en formation professionnelle plus précisément en comptabilité? Oui. Vous avez les préalables pour vous inscrire. Il s agit maintenant de communiquer avec une conseillère pédagogique qui vous guidera. Vous devez retourner dans les plus brefs délais le formulaire d inscription avec tous les documents obligatoires (photocopies du certificat de naissance grand format et du dernier relevé de notes du Ministère) et le paiement. Où dois-je passer mes examens? Vous passez tous les examens de formation professionnelle dans un centre de l'éducation des adultes ou une école de formation professionnelle de la commission scolaire la plus près de chez vous. Il est d'ailleurs indispensable de vérifier les logiciels disponibles ainsi que les versions de ces logiciels AVANT de vous inscrire. Veuillez noter que certaines commissions scolaires exigent des frais pour ce service. Comment puis-je obtenir mes résultats d'examen? Votre résultat est expédié par la poste sous forme de fiche de verdict. Un délai de 15 jours est prévu avant de recevoir votre sanction. Puis-je m'inscrire à un cours en secrétariat ou en comptabilité dans le seul but de me perfectionner? Oui. Vous pouvez suivre un cours pour améliorer vos compétences, sans obligation de vous présenter aux examens officiels. Vous suivrez ainsi un cours dit autofinancé, dont le prix est plus élevé que celui dans le répertoire. Communiquez avec nous pour connaître ces coûts. Puis-je m'inscrire à plusieurs cours en même temps? Oui, mais nous vous suggérons de vous concentrer sur un, deux ou trois cours pour assurer votre réussite. Comment puis-je joindre mon tuteur si j'ai des questions? Par courriel ou en laissant un message sur sa boîte vocale. Il jugera s'il doit vous répondre par courriel ou par téléphone. Ses coordonnées vous seront communiquées avec votre matériel de cours. 23

4 STRUCTURE DU PROGRAMME SECRÉTARIAT NOMBRE CODE UNITÉ TITRE D HEURES DEVOIR COÛT Métier et Formation $ Méthode de doigté $ (TAPTOUCHE) logiciel : 42 $ Révision de textes en français Volume obligatoire : Le français au bureau $ volume : 32 $ Gestion de l information $ Traitement de texte de base $ Rédaction en français $ Tâches comptables courantes $ Base de données $ Approche qualité $ Tâches comptables périodiques $ Communication $ Outils de télécommunication $ Communication bilingue* $ Correspondance en français $ Tableur $ Gestion du temps $ Correspondance en anglais* mise à niveau en anglais $ Lois du travail $ Traduction en anglais* $ Traitement de texte avancé $ Éditique $ Production de documents Facultatif : Introduction aux communications d affaires $ volume : 37 $ Réunions d affaires $ Mise à jour de dossiers $ Recherche d emploi $ Intégration au travail $ TOTAL Les examens de reprise coûtent 15 $ 99 * Il est préférable de faire les cours «Correspondance en anglais» ainsi que «Communication bilingue» en premier et de terminer par le cours «Traduction en anglais». 24

5 SECRÉTARIAT Description des cours Métier et formation Connaître la réalité du métier de secrétaire; Comprendre le programme de formation; Confirmer son orientation professionnelle. Note : Le devoir constitue l évaluation finale Méthode de doigté Maîtriser les touches du clavier alphanumérique; Utiliser les touches du pavé numérique; Apprendre une méthode de doigté pour atteindre une vitesse nette de 25 mots à la minute. Logiciels utilisés : TapTouche, Word Révision de textes en français Effectuer une première lecture; Vérifier et corriger les structures de phrases; Vérifier et corriger l orthographe et la grammaire; Vérifier et corriger la ponctuation, l écriture des nombres, l emploi des majuscules et les abréviations; Améliorer la qualité des textes Gestion de l'information Faire l inventaire des types et des séries de documents; Interpréter un plan de classification et un calendrier des délais de conservation; Classifier et classer des documents; Traiter des documents semi-actifs et inactifs. Préalable : Rédaction en français Traitement de texte de base Utiliser le système d exploitation Windows pour créer des dossiers et déplacer/copier des fichiers dans les dossiers appropriés; Disposer et modifier des textes; Enregistrer et récupérer des fichiers; Gérer des fichiers et des dossiers à l aide du traitement de texte et du système d exploitation; Utiliser des outils d aide à la rédaction; Utiliser des fonctions de mise en forme pour de longs documents (sections, numérotation de pages, en-têtes et pieds de page); Fusionner des textes avec des listes de données provenant de fichiers de Word ou d Access; Créer des tableaux; Imprimer des documents et effectuer des copies de sécurité. Logiciels utilisés : Windows, Word Rédaction en français Établir les plans des textes en relevant les idées principales; Composer des textes; Assurer la qualité des textes (absence de fautes); Effectuer la mise en page d une lettre; Préparer et disposer des enveloppes selon les normes postales. Préalable : Révision de textes en français 25

6 SECRÉTARIAT Tâches comptables courantes Apprendre la tenue de livres d une entreprise de services ou d une entreprise commerciale à l aide du logiciel Simple Comptable; Préparer les dépôts; Traiter les pièces justificatives relatives aux commandes de marchandises; Traiter des factures d achat; Produire des factures; Gérer une petite caisse; Produire des paies; Assurer le suivi de la correspondance. Logiciel utilisé : Simple Comptable Base de données Saisir les données, les modifier, les classer et les extraire; Mettre en forme les données exploitées; Produire des états et des étiquettes; Exporter des données vers Excel; Effectuer des copies de sécurité et optimiser une base de données. Logiciel utilisé : Access Approche qualité Comprendre le fonctionnement des organisations qui appliquent l approche qualité; Reconnaître l importance de sa participation dans le processus de gestion de la qualité; Se fixer des objectifs et déterminer des moyens pour atteindre la qualité dans son travail. Note : Le devoir constitue l évaluation finale Tâches comptables périodiques Effectuer un rapprochement bancaire; Produire des rapports; Effectuer des procédures de fin de période; Remplir des formulaires statutaires; Modifier des paramètres dans les modules du logiciel comptable; Assurer le suivi d un budget. Logiciel utilisé : Simple Comptable Communication Connaître les principes de la communication; Comprendre l importance de la communication pour le travail de bureau; Appliquer des principes et des techniques de communication; Être conscient de ses forces et de ses limites quant à sa façon de communiquer. Note : L ensemble des devoirs constitue l évaluation finale Outils de télécommunication Rechercher de l information dans Internet et utiliser les bons outils; Compresser et décompresser des fichiers avec ZipCentral ou WinZip; Transmettre de l information par courrier électronique; Recevoir de l information par courrier électronique; Gérer des favoris. Logiciels utilisés : Internet Explorer, Outlook Express, Microsoft Outlook 26

7 SECRÉTARIAT Communication bilingue Apprendre le protocole pour accueillir les visiteurs; Recevoir et acheminer les appels téléphoniques; Établir les communications téléphoniques. Préalable : Correspondance en anglais Logiciel utilisé : Internet Explorer Correspondance en français Planifier son travail; Rédiger, disposer et fusionner des lettres à deux pages à l aide d un logiciel de traitement de texte; Assurer la qualité des textes; Effectuer la mise en page; Classifier la correspondance et expédier le courrier; Recevoir et traiter le courrier. Préalables : Rédaction en français, Gestion de l information, Révision de textes en français Logiciel utilisé : Word Tableur Créer, sauvegarder, récupérer et modifier des feuilles de calcul à l aide d un chiffrier électronique; Déplacer et copier des cellules; Effectuer des calculs simples à l aide d opérateurs et des fonctions intégrées; Créer des graphiques; Effectuer des calculs mathématiques et statistiques; Utiliser l adressage relatif et absolu; Imprimer les feuilles de calcul et les graphiques; Importer et exporter des fichiers. Logiciel utilisé : Excel Gestion du temps Classifier les activités; Planifier l exécution d activités; Déterminer les activités pouvant être exécutées par d'autres personnes; Gérer les obstacles à l exécution des activités. Note : L ensemble des devoirs constitue l évaluation finale Correspondance en anglais Établir les plans des textes; Rédiger et réviser des textes à l aide d un logiciel de traitement de texte; Effectuer la mise en page; Classifier la correspondance; Adresser des enveloppes. Note : Ce cours comprend la mise à niveau en anglais. Logiciels utilisés : Internet Explorer, Word Lois du travail Interpréter les demandes des requérants et les renseigner; Rassembler les renseignements à fournir avec des réclamations; Produire des documents de réclamation; Rédiger des lettres à partir de mises en situation; Assurer le suivi des dossiers. Préalable : Rédaction en français Logiciels utilisés : Internet Explorer, Word 27

8 SECRÉTARIAT Traduction en anglais Préciser le contenu des textes; Distinguer les idées principales et les idées secondaires; Formuler des textes en anglais; Assurer la qualité de la traduction; Effectuer la mise en page à l aide d un logiciel de traitement de texte. Préalables : Correspondance en anglais et Communication bilingue Logiciels utilisés : Internet Explorer, Word Traitement de texte avancé Produire des documents personnalisés; Produire des formulaires et saisir des données; Saisir et disposer du texte en colonnes; Adapter le fonctionnement du logiciel à des besoins particuliers; Effectuer la numérotation automatique et la création de banques de textes; Produire des listes, des index et des tables des matières; Effectuer des calculs dans les tableaux; Trier du texte et des données; Créer, utiliser et modifier des styles afin de mettre en forme un document; Utiliser des modèles de documents; Exporter et importer des fichiers. Préalable : Traitement de texte de base Logiciels utilisés : Word, Excel Éditique Planifier la présentation d'un document. Déterminer l apparence des titres, des sous-titres, des mots importants et du texte; Déterminer le contenu et l apparence d en-têtes et de pieds de page; Utiliser la barre d outils «Dessin»; Insérer des graphiques et des images; Utiliser différents outils de mise en forme pour les images; Disposer des pages de présentation;. Faire la mise en page de l ensemble du document. Préalable : Traitement de texte avancé Logiciel utilisé : Word Production de documents Rédiger le contenu des documents et les disposer à l aide d un logiciel de traitement de texte; Assurer la qualité des textes; Effectuer la mise en page (numérotation hiérarchisée, style, table des matières, bibliographie, page de présentation, etc.); Classifier des documents; Atteindre une vitesse nette de 40 mots à la minute. Préalables : Traitement de texte avancé, Éditique, Gestion de l information Logiciels utilisés : Word, Excel 28

9 SECRÉTARIAT Réunions d'affaires Prendre connaissance des directives et des mises en situation; Vérifier la possibilité des ressources; Organiser son travail; Produire des avis de convocation et les documents d accompagnement à l aide d un logiciel de traitement de texte; Acheminer des documents nécessaires à la tenue de réunions; Aménager des salles de réunion. Préalables : Traitement de texte avancé, Rédaction en français Logiciels utilisés : Word, Excel Mise à jour de dossiers Organiser son travail tout en intégrant les notions apprises tout au long de la formation; Ajouter et retirer des données dans des documents avec Access; Changer des éléments de la mise en forme de documents en appliquant toutes les notions de la mise en page d un rapport; Réaménager des listes de données avec Access et Excel; Produire les nouvelles versions des documents; Vérifier son travail en appliquant les notions apprises en gestion du temps; Assurer le suivi ou l acheminement des documents mis à jour. Préalables : Gestion de l information, Traitement de texte avancé, Éditique, Excel, Access, Gestion du temps, Production de documents Logiciels utilisés : Word, Access, Excel, Internet Explorer, Outlook Express Recherche d'emploi Connaître les différents aspects d une méthode de recherche d emploi; Préparer une liste d employeurs potentiels; Consulter des sources d information; Préparer des documents pour la recherche d emploi : curriculum vitæ, lettres de présentation; Planifier sa recherche d emploi; Prendre contact avec des entreprises. Note : L ensemble des devoirs constitue l évaluation finale. Logiciels utilisés : Word, Internet Explorer Intégration au travail Être conscient de la place occupée dans une entreprise; Exercer différentes tâches professionnelles ou participer à leur réalisation; Être conscient des changements de perception qu entraîne un séjour de trois semaines en milieu de travail. Note : L ensemble des devoirs constitue l évaluation finale. 29

10 STRUCTURE DU PROGRAMME COMPTABILITÉ NOMBRE CODE UNITÉ TITRE D HEURES DEVOIR COÛT Métier et Formation (TAPTOUCHE) $ logiciel : 42 $ Recherche d information $ Tableaux et graphiques avec Excel $ Calcul de pièces $ Mise en page de correspondance $ Rédaction en français* Facultatif : Le français au bureau 7 96 $ Volume 32 $ Traitement de pièces $ Gestion de l encaisse $ Législation des affaires $ Interactions professionnelles $ Communication en anglais $ Production de paies $ Rédaction en anglais** $ Traitement des données $ Tâches courantes $ Efficience $ Coût d un bien et d un service $ Tâches de fin de période $ Tâches de fin d année $ Déclaration de revenus $ Système comptable $ Cheminement professionnel $ Intégration au travail $ 90 TOTAL 90 Les examens de reprise coûtent 15 $ * Mise à niveau obligatoire * * Il est préférable de faire le cours «Rédaction en anglais» avant le cours «Communication en anglais» 30

11 COMPTABILITÉ Description des cours Métier et formation Connaître la réalité du métier de commis-comptable; Comprendre le programme de formation; Confirmer son orientation professionnelle. Note : Le devoir constitue l évaluation finale. Logiciel utilisé : TapTouche Recherche d'information Utiliser le système d exploitation Windows pour créer des dossiers et déplacer/copier des fichiers dans les dossiers appropriés; Rechercher de l information dans Internet et utiliser les bons outils; Sélectionner et consulter les sources de référence; Rédiger et consigner les résultats de la recherche; Transmettre et recevoir de l information par courrier électronique; Compresser et décompresser des fichiers avec ZipCentral ou WinZip; Échanger de l information par téléphone en appliquant les normes du protocole téléphonique. Logiciels utilisés : Windows, Internet Explorer, Word, Outlook Express, Microsoft Outlook Tableaux et graphiques Planifier l organisation des données et la construction des feuilles de travail; Saisir et traiter les données; Présenter les données sous forme de tableaux et de graphiques; Effectuer des calculs mathématiques, statistiques ou financiers; Utiliser l adressage relatif et absolu; Lier les cellules de feuilles différentes; Établir une liaison de cellules d un classeur à un autre classeur; Appliquer les fonctions logiques et les fonctions recherche. Logiciel utilisé : Excel Calcul de pièces Calculer et préparer des pièces justificatives aux achats et aux ventes; Connaître les différents types de réduction accordées aux clients; Calculer des intérêts simples; Convertir une devise canadienne en devise étrangère et étrangère en canadienne; Calculer des intérêts composés et préparer des tableaux d amortissement d emprunt. Logiciel utilisé : Excel Mise en page de correspondance Disposer la mise en page de la lettre et préparer l enveloppe à l aide d un logiciel de traitement de texte; Saisir et disposer les composantes du texte; Peaufiner la présentation du texte; Ajouter des tableaux provenant d Excel à l intérieur du texte; Sauvegarder et imprimer le texte; Appliquer correctement une méthode de doigté. Logiciels utilisés : Word, Excel 31

12 COMPTABILITÉ Rédaction en français Établir le plan du texte (les éléments variables d une lettre d affaires); Composer et saisir le texte en formulant les idées principales et secondaires et ainsi assurer la qualité de la mise en forme; Réviser et imprimer le texte. Logiciel utilisé : Word Traitement de pièces Organiser son travail; Enregistrer les pièces au journal général; Effectuer les reports au grand livre général; Rédiger la balance de vérification; Vérifier et corriger les écritures; Classifier et traiter les pièces justificatives de différents types d entreprises. Logiciel utilisé : Excel Gestion de l'encaisse Préparer et remplir un bordereau de dépôt; Inscrire les écritures comptables reliées au dépôt et aux transferts de fonds; Apprendre le fonctionnement de la caisse enregistreuse; Gérer une petite caisse et inscrire les écritures comptables au journal général; Effectuer le rapprochement bancaire et inscrire les écritures comptables s y rapportant; Préparer un budget de caisse Législation des affaires Résoudre des cas simples d application des lois et des règles d éthique régissant le monde du travail; Traiter des demandes de requérants; Produire des documents pour des organismes gouvernementaux; Rédiger des lettres à partir de mises en situation. Préalable : Rédaction en français Logiciels utilisés : Internet Explorer, Word Interactions professionnelles Connaître les principes de la communication; Comprendre l importance de la qualité des relations professionnelles dans son travail; Appliquer des techniques de travail en équipe; Être conscient de ses forces et de ses limites quant à sa façon d établir des relations professionnelles. Note : L ensemble des devoirs constitue l évaluation finale. 32

13 COMPTABILITÉ Communication en anglais Appliquer le protocole téléphonique; Effectuer une demande de renseignements relatifs à la comptabilité; Répondre à une demande au sujet de la comptabilité; Traiter une plainte; Utiliser les outils de référence qui servent à établir une communication téléphonique. Préalable : Rédaction en anglais Logiciel utilisé : Internet Explorer Production de paies Ouvrir un dossier pour chaque employé; Préparer la paie manuellement; Calculer les contributions de l entreprise; Assurer le paiement des salaires; Produire des paies à l aide du logiciel; Vérifier et corriger les erreurs sur une paie avec le logiciel. Logiciel utilisé : Simple Comptable Rédaction en anglais Établir le plan du texte; Rédiger et disposer de la correspondance anglaise liée à la comptabilité; Effectuer la mise en page selon les normes de la correspondance, et ce, à l aide du logiciel de traitement de texte; Préparer des enveloppes. Logiciels utilisés : Internet Explorer, Word Traitement des données Planifier et créer la structure des tables d une base de données; Saisir et traiter les données en mode formulaire; Créer des formulaires et des sous-formulaires; Extraire des données selon certains critères à partir de requêtes sélection et de requêtes action; Produire des rapports et des étiquettes. Logiciel utilisé : Access Tâches courantes Recueillir et organiser les pièces justificatives; Assurer le suivi des transactions effectuées par les débiteurs et par les créditeurs; Assurer le suivi de l inventaire; Enregistrer les pièces aux journaux; Effectuer les reports au grand livre; Rédiger la balance de vérification; Enregistrer des transactions relatives aux créditeurs et aux débiteurs à l aide du logiciel comptable; Produire des rapports à l aide du logiciel comptable; Enregistrer des écritures de correction dans le logiciel comptable; Produire une copie de sécurité d un fichier. Logiciel utilisé : Simple Comptable 33

14 COMPTABILITÉ Efficience Utiliser le logiciel Outlook (agenda électronique) pour planifier les activités de l entreprise; Automatiser des tâches répétitives avec le logiciel Word; Analyser les caractéristiques des tâches effectuées en comptabilité; Créer des macro-commandes avec les logiciels Excel et Word; Exploiter des outils permettant d améliorer le rendement de son travail avec Internet et Windows; Explorer les Assistants des logiciels (Excel, Access, Word); Importer et exporter des fichiers; Atteindre une vitesse nette de 20 mots à la minute. Logiciels utilisés : Windows, Internet, Word, Excel, Access, Outlook, Outlook Express, Simple Comptable Coût d'un bien et d'un service Calculer le coût des marchandises vendues en distinguant un système d inventaire périodique d un système d inventaire permanent; Ventiler les charges par commandes, projets et activités; Calculer le coût d un projet, d une commande ou d une activité; Vérifier et classer les rapports. Logiciel utilisé : Excel Tâches de fin de période Préparer et rédiger une correspondance d affaires à l aide du logiciel Word; Effectuer les écritures de régularisation simples; Effectuer la perception des comptes; Comptabiliser les transactions relatives aux immobilisations et à l inventaire; Effectuer les remises de taxes et de déductions à la source; Produire les états financiers périodiques. Logiciels utilisés : Word, Excel, Simple Comptable Tâches de fin d'année Effectuer les écritures des courus et des différés; Produire les états financiers annuels; Effectuer les écritures de fermeture et de réouverture; Produire des états financiers prévisionnels et comparatifs; Produire un rapport financier à l aide d un logiciel de présentation; Remplir les formulaires statutaires; Assurer le suivi des comptes stratégiques. Logiciels utilisés : PowerPoint, Simple Comptable, Excel 34

15 COMPTABILITÉ Déclaration de revenus Recueillir les renseignements et les documents;. Effectuer les calculs et la saisie des données; Vérifier la déclaration du revenu préliminaire; Minimiser l impôt à payer; Produire la déclaration finale de revenus; Terminer le dossier. Logiciel utilisé : Impôt Rapide Système comptable Planifier la mise en place du système comptable; Effectuer la saisie des renseignements généraux; Enregistrer les écritures de départ; Vérifier l exactitude des écritures effectuées; Produire des listes et des rapports; Vérifier et classer des documents. Logiciel utilisé : Simple Comptable Cheminement professionnel Préparer une liste d employeurs potentiels; Rédiger un curriculum vitæ et des lettres de présentation; Reconnaître les facteurs intrinsèques et extrinsèques à l individu qui peuvent influencer son cheminement professionnel; Appliquer une démarche de recherche d emploi; Considérer des possibilités de cheminement de carrière; Prendre contact avec des entreprises. Note : L ensemble des devoirs constitue l évaluation finale Intégration au travail Se familiariser avec le milieu de travail; Ajuster ses perceptions à différents points de vue : contexte de travail, pratiques professionnelles, aptitudes, goûts, attentes et formation reçue; Se préparer à fonctionner dans le milieu de travail; Exercer différentes tâches professionnelles ou participer à leur réalisation; Séjour de quatre semaines en milieu de travail. Note : L ensemble des devoirs constitue l évaluation finale. 35