Guide d autoformation. Mon Gestionnaire de formation Un petit guide de survie devant toutes les formations individuelles sur Internet

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1 Société pour l apprentissage à vie (SAVIE) Guide d autoformation Mon Gestionnaire de formation Un petit guide de survie devant toutes les formations individuelles sur Internet Par Dominique Leclair Québec Octobre 2002

2 AVANT DE COMMENCER Vous pouvez utiliser ce guide de deux manières différentes : 1-Suivre les étapes proposées dans le but de mieux gérer vos sessions «d autoformation». 2-Vous reporter à la table des matières et parcourir ce guide selon vos besoins du moment. Note : Par souci d alléger le texte, le présent guide utilise la forme masculine sans préjudice aucun. 1

3 TABLE DES MATIÈRES Ce guide est-il pour moi? 3 Les grandes lignes du guide.4 Les outils technologiques et l autoformation..5 Les outils technologiques : leur importance.5 Qu est-ce que l autoformation?... 5 L autoformation par Internet....6 La gestion du temps...7 L importance du plan d action...7 Les facteurs «perte de temps»....7 L importance d avoir une structure organisationnelle.. 7 Méthode pratique suggérée...8 Méthode de planification suggérée : la «Fiche-méthode»..8 Annexes 9 Annexe 1 : Présentation de la «Fiche-Méthode»....9 Annexe 2 : Liste des autoformations gratuites sur Internet..10 Références bibliographiques

4 CE GUIDE EST-IL POUR MOI? Pour savoir si ce guide est pour vous, prenez quelques minutes pour répondre au diagnostic de départ. 1. Je désire apprendre à utiliser des outils technologiques et je sais par où commencer? 2. Je gagne beaucoup de temps lors de l utilisation d outils technologiques (i.e. Word). 3. Lorsque je commence une autoformation, je la complète de A à Z. 4. Je suis motivé facilement lorsque j entreprends une autoformation. 5. Je gagne un temps fou à rechercher des autoformations qui comblent mes besoins. Si vous avez répondu «non» à une ou à plusieurs de ces questions, prenez le temps de parcourir ce guide. Il vous permettra de gagner du temps lors de vos sessions d auformation suivies par Internet. 3

5 GRANDES LIGNES DU GUIDE Objectif principal du guide L objectif principal du guide est de proposer aux intervenants communautaires une méthode de gestion simple et efficace pour les aider à mieux planifier et gérer leurs «autoformations» suivies par Internet. À la fin du parcours, l utilisateur constatera les avantages d utiliser la «Fiche-méthode» pour bien planifier ses sessions d autoformation. Contenu du guide Les facteurs critiques pour suivre une autoformation. Les concepts de gestion de temps. Méthode de gestion proposée : Une «Fiche-méthode» pour mieux planifier ses formations Liste d autoformations gratuites sur Internet. Utilisateurs du guide Ce guide s adresse principalement aux intervenants 1 qui travaillent pour des organismes communautaires et qui désirent améliorer leurs compétences technologiques; et par conséquent, leur permettra de gagner du temps. Notons que ce guide pourrait aussi servir aux chercheurs d emploi qui fréquentent les organismes communautaires aussi bien qu à toute personne désireuse de suivre des formations sur Internet. 1 Par exemple, les bénévoles, le personnel de soutien, les conseillers, etc. 4

6 LES OUTILS TECHNOLOGIQUES ET L AUTOFORMATION Les outils technologiques : leur importance Dans notre société industrialisée où la technologie règne en maîtresse, il est important de prendre le temps de s approprier les outils technologiques pour faciliter son travail. Chacun a des besoins différents selon les tâches à accomplir. Par exemple, si vous êtes un usager type de l ordinateur, vous l utilisez d abord et avant tout pour le traitement de texte, le courrier électronique et l accès à Internet. Si vous êtes un usager aux besoins plus techniques, vous utilisez des logiciels de base de données, de tableaux, de graphiques et même de programmation. Peu importe votre profil d utilisateur, ce que vous voulez c est d avoir des outils technologiques qui vous permettent de faire tout ce que vous avez besoin de faire, et ce, d une façon rapide et efficace. La solution proposée : l autoformation par Internet. Qu est-ce que l autoformation? Ce type de formation s appuie exclusivement sur le principe d appropriation des connaissances par l apprenant lui-même, qui possède les qualités nécessaires et suffisantes d autonomie. L autonomie est la capacité de l apprenant à réaliser des tâches sans l aide constante des autres (ceci ne l empêche pas de consulter les autres). Il sait trouver ce qui lui manque pour progresser. Pour développer son autonomie, il est important de s auto-évaluer et de bien se connaître. C est la pierre angulaire vers une autoformation qui soit bien adaptée à vos besoins. 5

7 L autoformation par Internet Consiste à suivre des sessions d autoformation gratuites par Internet selon les besoins du moment. Autoformations gratuites = MINE D OR SI Je mets l effort pour bien planifier et gérer mon temps SOLUTION Fiche-méthode Conseil : Avant d entreprendre des formations par Internet, il serait bénéfique de vous familiariser avec les concepts de base d Internet. À l adresse suivante x.html, vous trouverez des courts modules animés. Le temps passé à suivre ces modules vous permettra d en gagner plus tard! 6

8 LA GESTION DU TEMPS L importance du plan d action Toute personne qui veut entreprendre une autoformation devrait d abord commencer par faire un plan d action. Le plan indique ce qu il faut faire, quand et comment le faire ainsi que le matériel requis pour atteindre nos objectifs. «Les pratiques de bonne gestion du temps contribueront à assurer l'achèvement du projet en temps opportun.» 2 Le plan permet ainsi d éviter le gaspillage et par conséquent, de gérer son temps avec efficacité. Par exemple, avez-vous une définition claire des objectifs à atteindre en suivant cette autoformation? Sont-ils distincts et mesurables? Avez-vous déterminé les tâches à accomplir en vue d atteindre ces objectifs? Sont-elles réalistes? Les facteurs «perte de temps» Une méthode adéquate de gestion du temps vous permettra de réduire ou même d éviter les facteurs «perte de temps». Voici quelques-uns de ces facteurs : Ma tendance au perfectionnisme : Le travail se dilate jusqu à remplir la durée disponible pour son accomplissement. Mon manque de prévision : Se donner le temps de bien faire, pour ne pas refaire. Ma dispersion : Faire un travail en continu prend moins de temps qu en plusieurs fois. L importance d avoir une structure organisationnelle La mise sur pied d une structure appropriée est aussi très importante pour gagner du temps. Une structure est un agencement rationnel de tous les éléments essentiels pour assurer le bon fonctionnement d une activité. Le plan d action s insère dans cette structure globale. Une structure efficace : facilite la visibilité de l ensemble des activités; permet de mieux gérer et d analyser les composantes. 2 Bureau des technologies d apprentissage, «À propos de la gestion du temps» Référence électronique : 7

9 MÉTHODE PRATIQUE SUGGÉRÉE Méthode de planification suggérée : la Fiche-méthode 3 La «Fiche-méthode» est un outil simple et efficace pour aider l usager à mieux planifier sa démarche d apprentissage. «Il est important de prendre le temps de choisir une méthode de planification, de l apprendre et de la respecter» 4. Les trois composantes de la fiche-méthode sont les suivantes : La préparation L action Le suivi Note : Ce guide propose une liste non exhaustive de diverses autoformations gratuites disponibles par Internet. Voir cette liste à l annexe 2. 3 Voir Annexe 1 4 Bureau des technologies d apprentissage, «À propos de la gestion du temps» Référence électronique : 8

10 ANNEXE 1: LA FICHE-METHODE Méthode pour structurer son temps et planifier ses activités de formation 1-Préparation : En début d apprentissage Je détermine mon objectif d apprentissage en identifiant des critères de vérification visibles. Je veux être capable de À la fin de la formation, je devrais être en mesure de : a) b) c) Je fixe un délai à la réalisation de mon objectif. Je me fixe un temps pour faire un survol des formations disponibles. Je veux consacrer minutes/heures pour réaliser cet objectif. J alloue minutes pour la recherche de formations Voir la description des formations dans la boîte à outils Consulter Internet, livres, etc. Parler aux gens de votre entourage Possibilités : a) b) c) 2-Action : En cours d apprentissage Titre de la formation choisie : Emplacement : J ai toujours mes objectifs en tête 3-Suivi : En fin d apprentissage J ai rencontré mes objectifs J ai respecté le temps alloué pour cette formation J ai aimé ce genre de formation Autres commentaires 9

11 ANNEXE 2 : LISTE DES AUTOFORMATIONS (version papier) Ce tableau énumère quelques autoformations gratuites sur Internet. N hésitez pas à vous l approprier en ajoutant les formations de votre choix et en inscrivant vos commentaires personnels. Catégories de formation Système d exploitation Traitement de textes Exemples d autoformations Des Mini-Formations pour maîtriser WINDOWS dex.php Source :Informatique pour tous, 2001 WORD 97 r/word/index.html Source : Projet Est-Ouest NB, 1997 WORD hp Source :MemoClic WORD Source : Page personnelle Description Mini-formations illustrées sur divers thèmes du système WINDOWS. Menu facile d accès. i.e. Configurer, personnaliser, gérer, etc. Autoformation pour débutant. Très complet. Thèmes abordés : -Notions de base -Création -Gestion -Mise en forme Etc. Plusieurs modules illustrés et(ou) animés sur divers aspects du logiciel (i.e. modèles, styles, mise en page, options, etc.) Plusieurs modules d autoformation. Site très textuel mais complet avec exercices et astuces. 10

12 Chiffriers électroniques Tableur Excel 2000 : Volet 1 e/excel/xl0011.php Tableur Excel 2000 : Volet 2 e/excel/xl0013.php Tableur Excel 2000 : Volet 3 e/excel/xl0014.php Tableur Excel 2000 : Volet 4 e/excel/xl0015.php Source : :Informatique pour tous, 2001 Autoformations en plusieurs volets : illustrées et même animées à l occasion. Volet 1 -Présentation -Environnement Volet 2 -Opérations de base -Formats d'affichage -Recopie et calcul Volet 3 -Fonctions -Formules de calcul Volet 4 -Mise en forme Base de données Se former à ACCESS com/access/supportdecours/index.htm Internet Source : Institut de Formation pour Adultes de Genève, révisé le Découvrir Internet Source : Agence de la Francophonie, Site révisé le Techniques de recherche avancées : Introduction dvanc.htm Source : Learn The Net, Site révisé le Autoformation complète du logiciel Access en 61 leçons illustrées. Leçons varient entre 15 et 80 minutes. Leçons très méthodiques : temps requis, résumé, sommaire, exercices, etc. Fort complet, surtout textuel, il comporte quelques activités interactives et un module d'autoévaluation Comment maîtriser les recherches d'information complexes en ligne (i.e. troncature, logique booléenne, restrictions, etc.) 11

13 Gestion de projet Trousse de recherche d information dans Internet. roduction/index.html Source : Centre collégial de formation à distance, Site révisé le L ABC de la gestion de projet Source : Bureau des Technologies d Apprentissage, Site révisé le Trucs indispensables : comment survivre et réussir en tant que directeur de projet ches_f.html Source : Bureau des Technologies d Apprentissage, Site révisé le Compétences de base en gestion de projet Source : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Site révisé le Ce site très complet propose des moyens d'utiliser de façon efficace toute la richesse de l Internet. Ce guide de recherche explore les étapes suivantes : -Préparation -Recherche -Analyse -Diffusion Ce module contient les notions de base de la gestion de projet : -Cycle de vie -Caractéristiques d un projet bien mené -Planification -Temps, Coûts -Qualité -Communication Liste utile des choses «à faire et à ne pas faire» lorsque vous gerez un projet. Ce site, surtout axé sur les projets de technologie de l information, détaille les compétences de base nécessaires à la gestion d un projet. Il aborde aussi la gestion d une perspective générale. Les grands principes d une bonne gestion de projets md=mod&idm=gac Source : ToutApprendre, Site révisé le Un mini-cours de 15 minutes explorant les thèmes suivants : -Acteurs du projet -Mise en œuvre -Outils méthodologiques 12

14 Communication La gestion du temps : Des méthodes pour apprendre (sous forme de capsule audiovisuelle) Source : Anneau des ressources francophones de l éducation, Site révisé le Communication écrite : Formules de correspondance commerciale tres/index.htm# Source :Pour parler affaires (Chambre de commerce et d industrie de Paris) Cette courte capsule audiovisuelle, ponctuée par un écran qui en affiche les points forts, explore les thèmes suivants : -Perception du temps -Réagir de façon équilibrée -Réussir à gagner du temps -Plan d'action -Aides et outils -Éviter la pression Ce site présente diverses formules pour écrire des lettres d affaires adéquates. L usager peut ensuite mettre en pratique ces formules. Communication écrite : 130 types de lettres d affaires Source : Entreprise française CIEL : Outils de gestion, Site révisé le S initier à l écriture en ligne md=mod&idm=hfa Source : ToutApprendre, Site révisé le OUTLOOK Express 5 /OutlookExpress.html Source : CIRFFI (Centre Interinstitutionnel de Ressources pour les Formateurs de la Formation Individualisée), Site révisé le Ce site présente plusieurs modèles de lettres d affaires. Ce site vise à libérer les petites entreprises des contraintes de gestion. Un mini-cours de 15 minutes démontrant à l usager les meilleures techniques d écriture pour être lu sur le Web. À noter que ces techniques peuvent s appliquer à l écriture en général! Ce site offre des minicours illustrés divisés en 5 thèmes : -Envoyer un courriel -Organiser -Personnaliser -Utiliser le carnet d adresses -Gérer 13

15 RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES BEAULIEU, G (1999) Répertoire des sites Internet en carrière et en orientation, Québec : Les éditions Septembre Médias. 208 pages. LAJOIE, Jacques et GUICHARD, Éric (2002). Odyssée Internet : Enjeux sociaux. Québec : Presse de l université du Québec. 201 pages. LEBRUN, Nicole et BERTHELOT, Serge (1996). Pour une approche multimédiatique de l enseignement, Montréal : Les éditions nouvelles AMS. OCDE, Cyberformation : Les enjeux du partenariat (2001). Enseignement et compétences. Centre pour la recherche et l innovation en enseignement. France. 122 pages. SAUVÉ, Louise et autres (2001). Rapport de l analyse de besoins des réseaux d apprentissage communautaire. Québec. Production par SAVIE. 25 pages. Centre collégial de formation à distance (2001).Trousse de recherche d information dans Internet. [Site Web]. (page consultée le 10 août 2002). Développement des ressources humaines du Canada (2001). Bureau des technologies d apprentissage. [Site Web]. (page consulté le 10 août 2002) Office de la langue française (2002). Le grand dictionnaire terminologique [Site Web]. (page consulté le 15 août 2002) THOT (2002). Nouvelles de la formation à distance. [Site Web]. (page consulté le 15 août 2002) Université de Nantes (2002). Autoformation : Apprendre par soi-même. [Site Web]. (page consulté le 15 août 2002) 14