BUREAU DE LA SÉCURITÉ DES TRANSPORTS DU CANADA

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1 BUREAU DE LA SÉCURITÉ DES TRANSPORTS DU CANADA Vérification de la disponibilité d outils de travail bilingues Le 25 avril 2007

2 TABLE DES MATIÈRES 1. RÉSUMÉ CONTEXTE OBJECTIF ET CRITÈRES OBJECTIF CRITÈRES DE VÉRIFICATION MÉTHODOLOGIE ENTREVUES AVEC LA DIRECTION ET PRÉPARATION DE LA LISTE DES INSTRUMENTS DE TRAVAIL D USAGE COURANT ET GÉNÉRALISÉ EXAMEN DES INSTRUMENTS DE TRAVAIL ET DES SYSTÈMES ÉLECTRONIQUES D USAGE COURANT ET GÉNÉRALISÉ RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION RESPONSABILITÉS DE LA DIRECTION INSTRUMENTS DE TRAVAIL SUR PAPIER D USAGE COURANT ET GÉNÉRALISÉ SYSTÈMES ÉLECTRONIQUES D USAGE COURANT ET GÉNÉRALISÉ INFONET/INFOPASSERELLE ET ACQUISITIONS DE LA BIBLIOTHÈQUE DROITS ET RESPONSABILITÉS DES EMPLOYÉS À L ÉGARD DES INSTRUMENTS DE TRAVAIL SATISFACTION RELATIVE À L UTILISATION DES DEUX LANGUES OFFICIELLES EN CE QUI CONCERNE LES INSTRUMENTS DE TRAVAIL AUTRES QUESTIONS CONNEXES RECOMMANDATIONS... 12

3 1. RÉSUMÉ La vérification de la disponibilité d outils de travail bilingues a été menée dans le cadre du plan de vérification et d évaluation du Bureau de la sécurité des transports (BST). Les services de Samson & Associés ont été retenus pour la conduite de la vérification. La vérification de la conformité avait pour objectif de déterminer la mesure dans laquelle le BST se conforme aux exigences de la politique du Conseil du Trésor sur la langue de travail en ce qui a trait aux instruments de travail et aux systèmes électroniques d usage courant et généralisé. La vérification a été menée en conformité avec la politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne, et les normes de l Institut des vérificateurs internes relatives à la pratique professionnelle de la vérification interne ont été appliquées. La vérification a eu lieu en février et en mars La vérification a consisté à interviewer des gestionnaires. En outre, deux instruments destinés à recueillir des renseignements ont été mis au point : la liste des instruments de travail et des systèmes électroniques d usage courant et généralisé, et leur disponibilité dans les deux langues officielles et un Questionnaire sur la disponibilité des instruments de travail dans les deux langues officielles, qui a été rempli par des employés du BST. La vérification permet de conclure :! qu il y aurait lieu d élaborer des critères relatifs à la bonne façon de déterminer quels sont les «instruments de travail et systèmes électroniques d usage courant et généralisé» et de réviser la liste actuelle en conséquence;! que le BST devrait envisager de rendre accessibles dans les deux langues officielles les instruments de travail qui ne sont actuellement qu en anglais, soit les outils suivants : o Investigation Standards and Procedures for Pipeline Investigations; o Safety Communication Standards for Rail Investigations; o Style Guide, un guide de rédaction des rapports.! que le BST devrait envisager de rendre accessibles dans les deux langues officielles les systèmes électroniques qui ne sont actuellement qu en anglais (Railway Occurrence Data System [RODS] et Pipeline Occurrence Data System [PODS]);! que les employés du BST devraient être informés officiellement de leurs droits en ce qui concerne l utilisation, dans les deux langues officielles, des instruments de travail et des systèmes électroniques d usage courant et généralisé, et de l existence des applications en format bilingue. D autres problèmes ont également été mentionnés. Il s agit des courriels adressés à tous les employés du BST dans une seule langue, les séances d information internes qui ont souvent lieu uniquement en anglais, et le nom de domaine du BST en ce qui a trait à la partie de l adresse de courrier électronique à droite du qui est uniquement en anglais ou en français. La fonction bilingue du nom de domaine (@bst-tsb.gc.ca) n est pas fonctionnelle. Samson & Associés 2

4 2. CONTEXTE Le BST est un petit organisme du gouvernement fédéral qui a été créé en 1990 et qui a pour mission de promouvoir la sécurité dans les réseaux de transport maritime, par pipeline, ferroviaire et aérien en :! menant des enquêtes indépendantes et, au besoin, des enquêtes publiques sur des accidents de transport, afin d en déterminer les causes et les facteurs contributifs;! rendant publics le résultat de ces enquêtes et les conclusions qui s'y rattachent;! établissant les manquements à la sécurité mis en évidence par les accidents de transport;! faisant des recommandations visant à éliminer ou à réduire le nombre de ces manquements à la sécurité. Le BST fonctionne indépendamment des autres ministères et organismes du Gouvernement, et relève du Parlement par l entremise de la présidente du Conseil privé. Le BST compte un effectif d environ 230 employés, dont 125 à son Administration centrale de Gatineau (Québec), 25 à son laboratoire technique d Ottawa (Ontario) et les autres dans les huit bureaux régionaux partout au Canada. Structure organisationnelle La structure organisationnelle du BST inclut la présidente, les membres du Bureau, le directeur exécutif ainsi que divers directeurs généraux (DG) et directeurs. La haute direction qui relève du directeur exécutif comprend le DG, Coordination des enquêtes, le DG, Services intégrés, et la gestionnaire, Communications. La Direction générale de la coordination des enquêtes est responsable des enquêtes menées par les directions des enquêtes (Aviation, Marine, Rail et Pipeline), de même que par la Direction de l ingénierie, la Division de la performance humaine et la Division de la macro-analyse. La Direction générale des services intégrés comprend la Division des finances et de l administration, la Division des ressources humaines, la Division de la gestion de l information, la Division de l informatique ainsi que la Section de la planification et des rapports ministériels. Les communications avec le public sont assurées par la Division des communications. Cadre législatif Le BST est assujetti à la politique du Conseil du Trésor sur la langue de travail et, à ce titre, doit fournir à ses employés des instruments de travail et des systèmes électroniques dans la langue officielle de leur choix. La Charte canadienne des droits et libertés stipule que «le français et l anglais sont les langues officielles du Canada; ils ont un statut et des droits et des privilèges égaux quant à leur usage dans les institutions du Parlement et du gouvernement du Canada». Il incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que leur milieu de travail soit propice à l utilisation effective des deux langues officielles, tout en permettant aux employés d utiliser l une ou l autre des langues Samson & Associés 3

5 officielles. La partie V de la Loi sur les langues officielles (LLO), qui traite expressément de la langue de travail, définit ce principe plus en détail et mentionne les obligations précises des institutions fédérales dans ce domaine. La LLO définit un certain nombre de régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, en plus de la région de la capitale nationale. Les régions incluent certaines parties du nord et de l est de l Ontario, la région de Montréal, certaines parties des Cantons de l Est, de la Gaspésie et de l ouest du Québec, de même que le Nouveau-Brunswick. À l extérieur des régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, les institutions fédérales doivent s assurer que les deux langues officielles reçoivent un traitement comparable dans les différentes régions unilingues dans lesquelles l une ou l autre des langues est en situation minoritaire. Cela signifie par exemple que si une institution met des instruments de travail en français à la disposition de ses employés d expression française qui travaillent dans une région dans laquelle l anglais prédomine, elle doit faire la même chose pour ses employés d expression anglaise qui travaillent dans une région dans laquelle le français prédomine, c.-à-d. leur fournir des instruments de travail en anglais. 3. OBJECTIF ET CRITÈRES 3.1 OBJECTIF La présente vérification de la conformité avait pour objectif de déterminer la mesure dans laquelle le BST se conforme à la politique du Conseil du Trésor sur la langue de travail en ce qui a trait aux instruments de travail et aux systèmes informatiques d usage courant et généralisé. 3.2 CRITÈRES DE VÉRIFICATION Les responsables de la vérification de la conformité ont adopté les critères mentionnés ci-après. Ces critères sont fonction des exigences stipulées dans les trois documents du Conseil du Trésor suivants :! Politique sur la langue de travail (1 er avril 2004);! Directive sur l utilisation des langues officielles sur les sites Web (15 juillet 2005);! Directive sur l utilisation des langues officielles dans les communications électroniques (15 juillet 2005). Samson & Associés 4

6 Critère n o 1 Instruments de travail d usage courant et généralisé Les instruments de travail doivent être fournis aux employés dans les deux langues officielles en même temps et les versions doivent être de qualité comparable. Les instruments de travail incluent : les manuels et les guides de politiques, les procédures et les directives; les guides et les documents nécessaires à la prestation de services au public ou aux employés, les lexiques et les publications institutionnelles officielles que les employés consultent, ainsi que les autres outils semblables que ces derniers utilisent dans l accomplissement de leurs tâches (par exemple les politiques, les procédures, les manuels, la correspondance, les descriptions de tâches, etc.). Il incombe au BST de décider au cas par cas si les instruments de travail respectent la définition «d usage courant et généralisé». Cette obligation s applique quel que soit le format utilisé pour fournir les instruments de travail aux employés (sur papier, électronique, etc.). Critère n o 2 Systèmes électroniques d usage courant et généralisé Les systèmes électroniques d usage courant et généralisé qui sont fournis aux employés le sont dans les deux langues officielles en même temps et sont de qualité comparable. Les systèmes électroniques incluent les applications logicielles, telles qu une suite de bureautique (traitement de texte, gestion de documents électroniques, tableur, courrier électronique, etc.). Pour ce qui est des systèmes informatiques, ceux mis à la disposition des employés comme sources d information ou outils de travail (le système AGILE, par exemple) doivent permettre de naviguer et d accéder à de l information dans l une ou l autre des langues officielles; l information doit également être accessible dans la langue officielle du choix de l utilisateur. Quant aux instruments de travail, c est à l institution qu il incombe de décider au cas par cas si les systèmes informatiques respectent la définition «d usage courant et généralisé». Critère n o 3 Droits et responsabilités des employés à l égard des instruments de travail Les employés sont informés et au courant de leurs droits et de leurs obligations en matière de langues officielles. Critère n o 4 Satisfaction relative à l utilisation des deux langues officielles à l égard des instruments de travail Les employés de l institution sont satisfaits de l utilisation des deux langues officielles au sein de leur unité de travail. Samson & Associés 5

7 Critère n o 5 Détermination des instruments de travail La direction du BST a déterminé au cas par cas si les instruments de travail respectaient la définition «d usage courant et généralisé». 4. MÉTHODOLOGIE Dans le cas de la présente vérification, nous avons utilisé la méthodologie suivante : 4.1 ENTREVUES AVEC LA DIRECTION ET PRÉPARATION DE LA LISTE DES INSTRUMENTS DE TRAVAIL D USAGE COURANT ET GÉNÉRALISÉ Nous avons interviewé dix gestionnaires afin de déterminer dans quelle mesure ils comprenaient l obligation de rendre accessibles des versions anglaise et française des instruments de travail d usage courant et généralisé. Nous avons également demandé aux gestionnaires de dresser la liste des instruments de travail et des systèmes électroniques d usage généralisé. À l époque de la vérification, le BST ne possédait ni la liste des instruments de travail d usage courant et généralisé, ni les critères servant à aider les gestionnaires à déterminer si certains instruments de travail devraient être considérés comme «d usage courant et généralisé». 4.2 EXAMEN DES INSTRUMENTS DE TRAVAIL ET DES SYSTÈMES ÉLECTRONIQUES D USAGE COURANT ET GÉNÉRALISÉ L équipe de vérification a examiné un échantillon des instruments de travail inclus dans la liste fournie par la direction, pour déterminer s ils existaient dans les deux langues officielles et si leur qualité et leur distribution ainsi que la synchronisation de leur installation sont les mêmes pour les deux langues. L équipe a examiné entre autres des documents de travail sur papier, des systèmes électroniques et des renseignements affichés sur l Infonet ou l InfoPasserelle. L échantillon a été établi en fonction d une méthodologie d échantillonnage rationnelle et du jugement professionnel, car le nombre total de documents de travail ne pouvait être déterminé avec certitude au moment de la vérification; celui-ci a été établi lorsque l équipe de vérification a communiqué avec les gestionnaires pour dresser la liste ou les interviewer. 4.3 QUESTIONNAIRES À L INTENTION DES EMPLOYÉS Un nombre échantillon (60) d employés du BST choisis dans tout l organisme ont reçu le Questionnaire tel que présenté dans le tableau 1. Le taux de réponse a été de 50 % (30 employés), ce qui est digne de mention. Le questionnaire traitait surtout de la satisfaction des employés face à la possibilité d utiliser dans les deux langues officielles les instruments de travail et les systèmes électroniques d usage courant et généralisé. Cette approche a été adoptée par souci d efficacité et pour limiter les interruptions au travail des employés. Samson & Associés 6

8 Le choix des employés était lui aussi fonction d une méthodologie d échantillonnage rationnelle et du jugement professionnel, et l équipe s attendait à recevoir au moins 30 questionnaires remplis Tableau 1 Nombre approximatif d employés au BST et méthodologie d échantillonnage Régions : Est Québec RCN Toronto Centre Nombre approximatif d employés Ouest Vancouver Total Choix Nombre de réponses prévues Nombre de réponses reçues RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION Les conclusions de l équipe de vérification exposées dans le présent rapport reposent sur des interviews de gestionnaires et les renseignements que ces derniers nous ont fournis durant la vérification pour nous permettre de dresser la Liste des instruments de travail et des systèmes électroniques d usage courant et généralisé, et leur disponibilité dans les deux langues officielles. Les conclusions reposent également sur un examen indépendant de différents outils de travail effectué en même temps que la collecte d information. Les réponses des employés du BST au Questionnaire sur la disponibilité des instruments de travail dans les deux langues officielles ont servi à corroborer les renseignements obtenus des gestionnaires. 5.1 RESPONSABILITÉS DE LA DIRECTION Le BST est reconnu dans le monde entier pour ses rapports d enquête et ses publications. La production de ces documents s appuie sur des instruments de travail et des systèmes. Il incombe au BST de déterminer quels sont les instruments de travail «d usage courant et généralisé» mentionnés dans la politique du Conseil du Trésor sur la langue de travail, datée du 1 er avril 2004 : «Il incombe à l institution de décider au cas par cas si les instruments de travail respectent la définition «d usage courant et généralisé». Cette obligation s applique quel que soit le format utilisé pour fournir les instruments de travail aux employés (sur papier, électronique, etc.)». Samson & Associés 7

9 Bien qu une liste préliminaire ait été dressée durant la vérification, nous avons remarqué qu il n y avait au BST aucun critère définissant les instruments de travail «d usage courant et généralisé». En conséquence, il n a pas été évident de déterminer la catégorie dont certains instruments de travail faisaient partie, à savoir la catégorie «spécialisée» ou la catégorie «générale». Par exemple, la partie IV du volume II du manuel de la Direction des enquêtes (Air) était indiquée comme «générale», tandis que la partie II du volume II du manuel de la Direction des enquêtes (Rail/Pipeline) était indiquée comme «spécialisée». Comme les deux manuels ont les mêmes fonctions d enquête, la catégorie devrait être la même dans les deux cas, soit la catégorie «générale». Des critères définissant les instruments de travail «d usage courant et généralisé» aideraient les gestionnaires à déterminer quels sont les instruments qui doivent être fournis dans les deux langues officielles. Ces critères élimineraient également toute ambiguïté dans la définition des instruments de travail «d usage courant et généralisé» au sein du BST, permettraient de créer un milieu de travail plus efficace et garantiraient le respect de la politique du Conseil du Trésor sur la langue de travail. 5.2 INSTRUMENTS DE TRAVAIL SUR PAPIER D USAGE COURANT ET GÉNÉRALISÉ La politique du Conseil du Trésor sur la langue de travail précise les obligations des institutions à l égard des instruments de travail sur papier ou électroniques d usage courant et généralisé, et acquis ou produits en leur nom. Les institutions ont l obligation de créer et d entretenir un milieu de travail propice à l usage effectif des deux langues officielles, de permettre à leur personnel d utiliser l une ou l autre des langues et de mettre en œuvre des mesures qui permettent aux employés d utiliser la langue officielle de leur choix en rapport avec les instruments de travail. À l exception de quelques documents mentionnés ci-après, le BST se conforme aux politiques du Conseil du Trésor. Tel qu il a été mentionné plus haut, la Liste des instruments de travail et des systèmes électroniques a été préparée conjointement avec les gestionnaires du BST. La liste énumère les instruments de travail actuellement en usage au BST. L équipe de vérification a remarqué certains instruments qui ne sont que partiellement bilingues ou dont la traduction est présentement en cours. Les documents uniquement en anglais que nous avons remarqués sont les suivants : Investigation Standards and Procedures for Pipeline Investigations (MOI Volume II, Part II); Safety Communication Standards for Rail Investigations (MOI Volume IV, Part III); Style Guide, un guide de style de rédaction des rapports. Les répondants au Questionnaire ont confirmé la situation et 73 % (22 répondants) d entre eux ont mentionné que les instruments de travail d usage courant et généralisé qu ils utilisent pour accomplir leurs tâches étaient «toujours» facilement accessibles dans la langue de leur choix. Les autres répondants (8 employés) ont mentionné que les instruments de travail d usage courant et généralisé étaient «souvent» accessibles dans la langue de leur choix. La plupart de ces répondants étaient d expression française. Samson & Associés 8

10 5.3 SYSTÈMES ÉLECTRONIQUES D USAGE COURANT ET GÉNÉRALISÉ Le BST ne respecte pas entièrement la politique du Conseil du Trésor sur la langue de travail à l égard des systèmes électroniques d usage courant et généralisé. Les systèmes électroniques de ce genre fournis aux employés du BST n existent pas toujours dans les deux langues officielles. Les nouvelles applications sont mises à la disposition des employés en anglais par défaut dans tout le BST, sauf au Québec, où elles sont en français par défaut. Ainsi, au moment de l ouverture du compte d un nouvel employé, les techniciens du centre d assistance informent ce dernier que le logiciel existe dans les deux langues, plus particulièrement dans le cas d un employé d expression française, et l installation du logiciel se fait dans la langue choisie par l employé. L équipe de vérification a examiné sur place la plate-forme du système AGILE et parcouru les différentes applications pour vérifier si elles existaient dans les deux langues officielles. Il a été remarqué que deux importantes applications, soit les systèmes PODS et RODS, existaient uniquement en anglais et que le système SISMAR n était que partiellement bilingue. Il a été confirmé que l application Horizon existait dans les deux langues officielles. La liste de l annexe I indique que les systèmes RODS et PODS ne sont pas fournis aux employés dans les deux langues. Les répondants au Questionnaire ont corroboré cette situation. Ils ont également mentionné que le système SISMAR ainsi que les logiciels Adobe Acrobat et Adobe Reader n existaient qu en anglais à l administration centrale. Cependant, tous les répondants ont indiqué qu ils avaient accès à du matériel informatique dans la langue de leur choix. L application SISMAR n est que partiellement bilingue. Les données enregistrées dans l application s affichent dans la langue entrée par chaque utilisateur du BST, mais l application est surtout en anglais. En ce qui concerne l application GX (application de gestion des salaires), deux répondants ont mentionné qu elle n était pas accessible dans la langue de leur choix; l application est toutefois bilingue. Il semblerait que les employés ne sont pas informés de l existence d une version dans chacune des deux langues. Les autres applications que les répondants ont mentionnées comme n étant pas accessibles dans la langue de leur choix sont ForeMost et ATIP Flow and Image. Les gestionnaires ont confirmé que ces deux applications existaient en anglais et en français. En ce qui concerne l application ForeMost, une version bilingue est installée sur les ordinateurs de bureau. Il s agit de passer d une langue à l autre. Ici encore, il semblerait que les employés ne sont pas informés de l existence de versions dans les deux langues et de la façon d y accéder. En ce qui concerne les applications GX, ForeMost et ATIP Flow and Image, les gestionnaires ont confirmé qu ils possédaient les permis appropriés d utilisation des applications. Selon ce qu il nous a également été expliqué, bien que certaines applications, par exemple les systèmes SISMAR, RODS et PODS, ne soient pas entièrement accessibles dans la langue française, elles sont démodées et le BST prévoit les remplacer par de nouvelles applications bilingues. Il semble toutefois que cela n aura pas lieu avant deux ou trois ans. Samson & Associés 9

11 Les répondants au Questionnaire ont mentionné dans une proportion de 63 % (19 répondants) que les systèmes électroniques d usage courant et généralisé qu ils utilisent pour accomplir leurs tâches étaient «toujours» facilement accessibles dans la langue de leur choix. Vingt-huit pour cent d entre eux (8 répondants) ont mentionné que les instruments de travail d usage courant et généralisé étaient «souvent» facilement accessibles dans la langue de leur choix. Trois répondants n ont pas répondu à cette question. 5.4 INFONET/INFOPASSERELLE ET ACQUISITIONS DE LA BIBLIOTHÈQUE En ce qui concerne l Infonet/InfoPasserelle du BST, le guide de l organisme à l intention des fournisseurs de contenu et des administrateurs de contenu désignés (juillet 2006) mentionne clairement qu en règle générale, toute la documentation affichée dans les répertoires du BST doit l être dans les deux langues officielles, en conformité avec les politiques sur les langues officielles (chapitre 3, page 39). Ce processus est compatible avec la Directive sur l utilisation des langues officielles sur les sites Web, qui mentionne que les institutions doivent respecter le droit des employés à travailler et à communiquer avec elles dans la langue de leur choix, en conformité avec les exigences énoncées dans la politique sur la langue de travail. De plus, la politique sur le développement des ressources documentaires contient un paragraphe sur les langues officielles qui mentionne que la documentation est généralement acquise en français ou en anglais. L achat d un même document dans les deux langues officielles est exclu. La langue choisie dépend de l utilisateur qui fait la demande. Les deux politiques sont conformes à la politique du Conseil du Trésor sur la langue de travail. L énoncé s applique également à l Infonet/InfoPasserelle du BST, plus précisément aux nouvelles applications telles que le système Amélioration de la gestion de l information et du lien entre les enquêtes (AGILE). Cette plate-forme de gestion intégrée de l information appuie l organisation et en particulier les équipes d enquête en leur offrant un ensemble intégré de documents, de contenu, de dossiers, de déroulement du travail, de formulaires ainsi que de pratiques et d outils de gestion de projets. L énoncé exclurait toutefois les applications dépassées (les systèmes RODS et PODS, par exemple) qui sont uniquement en anglais. 5.5 DROITS ET RESPONSABILITÉS DES EMPLOYÉS À L ÉGARD DES INSTRUMENTS DE TRAVAIL Les employés du BST ont mentionné qu ils étaient bien conscients de leurs droits et de leurs responsabilités à l égard des instruments de travail. En fait, 90 % (27 personnes) des répondants ont mentionné que le BST les avait informés de leurs droits et obligations concernant l utilisation de l une ou l autre des langues officielles au travail. Les interviews de gestionnaires ont permis de confirmer qu il n y avait au BST aucune mesure formelle visant à offrir aux employés des séances d information ou de sensibilisation sur leurs droits et obligations. De plus, le nombre de personnes qui ont mentionné que certaines applications n existaient pas dans les deux langues à l administration centrale indique qu il se peut que certains employés ne soient pas pleinement conscients de leurs droits ou ne soient pas au courant des applications qui sont actuellement bilingues. Par exemple, tel qu il a été mentionné à l article 5.3, les applications ForeMost, GX et ATIP Flow and Image existent dans les deux langues officielles, ce dont certains employés ne sont pas au courant. Samson & Associés 10

12 5.6 SATISFACTION RELATIVE À L UTILISATION DES DEUX LANGUES OFFICIELLES EN CE QUI CONCERNE LES INSTRUMENTS DE TRAVAIL Les répondants au Questionnaire ont exprimé une grande satisfaction en ce qui a trait à la possibilité de travailler dans la langue officielle de leur choix. Quatre-vingt-dix-sept pour cent (29 personnes) des répondants ont mentionné qu ils étaient satisfaits des conditions actuelles. De ceux-ci, 77 % (23 personnes) se trouvent dans la région de la capitale nationale et la région du Québec. De ce nombre, 13 % (9 personnes) sont d expression anglaise et 61 % (14 personnes) sont d expression française. Le taux de réponse et le mélange d employés d expression anglaise et d employés d expression française nous a permis d évaluer le niveau de satisfaction des employés à l égard de l accessibilité d instruments de travail bilingues. Les répondants ont toutefois exprimé une satisfaction mitigée à l égard de la disponibilité simultanée, dans les deux langues officielles, des instruments de travail et des systèmes électroniques d usage courant et généralisé. Vingt-sept pour cent d entre eux (8 personnes) ont mentionné que les instruments de travail étaient «toujours» accessibles simultanément, tandis que 40 % d entre eux (12 personnes) ont mentionné que c était «souvent» le cas, et que 34 % (10 personnes) n ont pas répondu. Parmi les répondants, il y avait autant d employés d expression anglaise que d employés d expression française. 5.7 AUTRES QUESTIONS CONNEXES Les répondants au Questionnaire ont mentionné certains cas où des courriels adressés à tous les employés du BST étaient rédigés dans une seule langue. Il a aussi été mentionné que les séances d information internes avaient souvent lieu uniquement en anglais lorsque certains des participants sont unilingues d expression anglaise. Ces affirmations ont été confirmées par deux des gestionnaires interviewés. Un employé a mentionné que certains cours de formation étaient donnés en français uniquement à Dorval. Nous avons également remarqué que dans le cas du nom de domaine du BST, la partie de l adresse de courrier électronique qui se trouve à droite du symbole «@» n était pas dans un format bilingue. La fonction bilingue du nom de domaine (@bst-tsb.gc.ca) n est pas fonctionnelle. Le nom de domaine du BST apparaît dans une seule langue, dans les deux formats suivants : «nom de l employé@tsb.gc.ca» ou «nom de l employé@bst.gc.ca.». Cette pratique est contraire à la Directive sur l utilisation des langues officielles sur les sites Web et aux Normes sur la normalisation des sites Internet ainsi qu aux normes connexes (partie 4, norme 4.3, et partie sur les langues officielles, normes 7.1 et 7.10), qui mentionnent que la signature et le nom de domaine de l institution doivent apparaître dans les deux langues officielles et dans l ordre prescrit à l annexe A de la Politique du Programme de coordination de l image de marque. Selon le Conseil du Trésor, les adresses de courrier électronique sont des éléments communs des documents de commercialisation, de promotion ou d information. Une convention relative aux noms de domaine et commune dans tout le gouvernement améliorera encore plus l image de marque, la présence et la visibilité du gouvernement fédéral. Samson & Associés 11

13 6. RECOMMANDATIONS Il est recommandé que le DG, Services intégrés, en consultation avec les gestionnaires : 1. élabore des critères qui aideront les gestionnaires à déterminer efficacement les instruments de travail et les systèmes électroniques qui correspondent à la définition d «instruments de travail d usage courant et généralisé», et examine la liste actuelle pour vérifier si elle est complète et exacte; 2. en fonction des critères convenus, envisage de rendre accessibles dans les deux langues officielles les instruments de travail et les systèmes électroniques unilingues anglais actuels qui sont d usage généralisé (par exemple les systèmes RODS, DODS et SISMAR), si ces instruments doivent être conservés à moyen ou à long terme; 3. offre des séances d information aux employés pour les informer de leurs droits et obligations à l égard de la langue de travail; 4. informe les employés des applications qui existent en format bilingue (les systèmes GX, ForeMost, ATIP Image and Flow, par exemple) et de la façon dont ils peuvent y accéder. Samson & Associés 12