PROFIL DE L EMPLOI. (gestion financière et paie) Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s):

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Technicien en administration (gestion financière et paie) Soutien technique 314-TECADM005 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des services financiers Comptabilité Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Traitement / Rémunération: Personnel du Collège Institution financière Organismes gouvernementaux Service des ressources humaines Fournisseur externe du système de gestion financière Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du coordonnateur au Service de la comptabilité, la personne occupant l emploi de technicien en administration, pour le poste en lien avec la gestion financière et paie, accomplit divers travaux techniques à caractère administratif. Spécifique au poste: Notamment, elle est responsable de certaines opérations financières en lien avec la résidence étudiante plus spécifiquement, elle vérifie et s assure de la conformité des documents reçus, de leur concordance avec le compte bancaire, concilie des données, au besoin, elle communique avec la personne responsable pour faire les ajustements. Elle supporte les utilisateurs en ce qui concerne la saisie des données en lien avec la paie pour l ensemble du personnel. Elle vérifie les transactions, fait des recherches, des analyses et s assure des corrections. Elle répond aux questions des salariés. Elle analyse et s assure de la conformité des versements concernant les prestations de la CSST et de la SAAQ. Elle fournit assistance lors des périodes de pointe et dans les dossiers spéciaux relatifs à la paie. Elle prend en charge divers dossiers sur une base ponctuelle. Elle participe à la production des états financiers intérimaires et de fin d année. Elle propose des modifications et collabore au développement du système informatisé de gestion financière. Elle vérifie et contrôle des transactions effectuées par d'autres personnes, décèle les erreurs et les corrige. Elle répond et renseigne les personnes usagères, principalement pour l utilisation du système informatisé de gestion financière. Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Exécuter un ensemble d activités en lien avec la paie. 1.1 Assister les utilisateurs en ce qui concerne la saisie des données; 1.2 Vérifier la liste des transactions de paie: Faire les recherches, les analyses et les corrections s il y a lieu; Assurer le suivi de corrections des paies subséquentes. 1.3 Répondre aux questions des salariés; 1.4 Effectuer les calculs nécessaires pour le paiement des congés parentaux et des absences en CSST et SAAQ et des demandes de simulation de paie; 1.5 Recueillir, maintenir à jour et saisir les données pour le calcul des vacances des enseignants en maladie de plus de trois mois; 1.6 Participer à l analyse et la mise en place des dispositions requises lors de nouvelles situations en lien avec l application des conventions collectives dans le système de gestion financière; 1.7 Produire le relevé d'emploi au départ d'un employé; 1.8 Fournir assistance en périodes de pointe et dans les dossiers spéciaux relatifs à la paie. 2. Accomplir diverses activités reliées aux états financiers. 2.1 Analyser les dossiers sous sa responsabilité en vue de la production des états financiers intérimaires et de fin d'année; 2.2 Effectuer les écritures de régularisation requises; 2.3 Préparer les feuilles de travail et les pièces justificatives de support aux postes budgétaires analysés; 2.4 Procéder à la fermeture de l'année financière dans le système informatisé de gestion financière; 2.5 Répondre à toute question des auditeurs indépendants relative aux dossiers sous sa responsabilité. 3. Réaliser certaines opérations financières en lien avec la résidence étudiante tout en agissant à titre de personne ressource pour le personnel administratif. 3.1 S assurer de la conformité des documents reçus, de leur concordance avec le compte bancaire, vérifier la validité des informations des encaissements et communiquer avec la personne responsable pour faire les ajustements, s il y a lieu avant de les verser dans le système de gestion financière; 3.2 Vérifier la concordance du rapport du fournisseur externe de transactions électroniques avec le relevé bancaire et enregistrer les frais afférents; 3.3 Concilier le compte bancaire; 3.4 Saisir les données en lien avec les chèques retournés; 3.5 Suivre les dossiers des chefs d étages: Voir si un chef d étage a travaillé au Collège, si oui, insérer un avantage imposable dans sa paie au montant du rabais pour le mois concerné; Fournir un fichier Excel pour la préparation des T4 et des T4A à la fin de l année fiscale. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6

4 3.6 Enregistrer dans le système de gestion financière les écritures de régularisation nécessaire à la comptabilisation des revenus, des comptes à recevoir et des revenus perçus d'avance à chaque fin de période; 3.7 Agir à titre de personne ressource pour répondre aux questions du personnel administratif de la résidence étudiante; 3.8 Préparer mensuellement le transfert de fonds du montant pour le remboursement du capital de l hypothèque et saisir les données pour le capital et les intérêts dans le système de gestion financière. 4. Effectuer diverses activités reliées à la gestion financière. 4.1 S assurer de l exactitude des dépenses concernant les ententes entre le MELS et le MSSS ainsi que leurs imputations au grand livre; 4.2 Procéder aux écritures de régularisation nécessaires à la préparation des conciliations bancaires mensuelles dans le système informatisé de gestion financière; 4.3 Maintenir à jour l'information concernant divers emprunts et marges de crédit dans le système de gestion financière; 4.4 Prendre en charge divers dossiers sur une base ponctuelle; 4.5 Former, supporter et remplacer le personnel du service, au besoin. 5. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Exécuter un ensemble d activités en lien avec la paie. 30% 2. Accomplir diverses activités reliées aux états 25% financiers. 3. Réaliser certaines opérations financières en lien avec 20% la résidence étudiante tout en agissant à titre de personne ressource pour le personnel administratif. 4. Effectuer diverses activités reliées à la gestion 20% financière. 5. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6

5 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Cours de «Spécialiste en conformité de la paie» de l Association Canadienne de la paie; Expérience pertinente dans un milieu collégial, dans le secteur public ou parapublic; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique); Systèmes informatisés de gestion financière. Doigté au clavier numérique; Orientation service à la clientèle; Bonne connaissance des principes comptables généralement reconnus; Facilité à transmettre ses connaissances; Aptitude à concilier des tâches multiples dans des délais précis; Connaissance du milieu scolaire; Tolérance face aux échéanciers serrés; Méthodique, rigueur, minutie et confidentialité de mise; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6

6 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6