Programme d appui à la prévention et la prise en charge de la malnutrition aigüe sévère au Mali

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1 1 Programme d appui à la prévention et la prise en charge de la malnutrition aigüe sévère au Mali Nom et Prénom Fonction Affectation Responsable hiérarchique (superviseur direct) Collaboration Subordonnés Catégorie LOGISTICIEN TERRAIN Kayes Chef de projet - Logistique centrale CRM - Départements Comptabilité, Santé, Opérations de la CRM - Equipe CRF Assistant Logistique/Admin TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité du chef de projet CRM et en lien fonctionnel avec la logistique centrale CRM, le Logisticien terrain est en charge de : a) Responsabilités générales Le Logisticien-Terrain sera en charge de la logistique générale du projet; notamment la gestion des achats des biens, des services et des travaux, la supervision de la gestion de l entreposage, la gestion des équipements, la supervision de la gestion du parc-automobile, la gestion des installations des maisons et bureau, le suivi des réparations et entretiens ainsi que la veille sécuritaire dans la région de Kayes. b) Responsabilités spécifiques Plus spécifiquement, le Logisticien-Terrain aura à gérer les achats, les équipements, les réhabilitations et constructions, le parc informatique, le personnel sous sa supervision ainsi que la sécurité. En outre, il aura à superviser la gestion du parc automobile de la base de Kayes et l entrepôt. 1. Gestion des achats de biens et de services

2 Se familiarise avec le contexte commercial local et analyser le marché dans la région de Kayes afin d identifie les fournisseurs des biens et service, conduire des études du marché et mettre sur place une base des données appropriées etc. Assure l application des procédures d achat. Réceptionne et centralise les réquisitions de la base de Kayes. Suit les contrats et les bons de commandes de la base de Kayes. Procède au choix des fournisseurs en collaboration avec l équipe projet et le Coordinateur Logistique de la CRf ; Réalise les acquisitions des biens au niveau local et remet les réquisitions émises pour les achats au niveau national et international au coordinateur logistique de la CRF en relation avec le siège, pour les importations. Contrôle la conformité des articles (quantitatif, qualitatif, contrefaçons). Effectue les cotations en assurent leur conformité aux procédures de Bailleur de fonds. Etablit et suit les appels d'offres en collaboration avec la logistique centrale CRM et le Coordinateur Logistique CRf, réceptionne les travaux provisoires et définitifs. Négocie les prix et les conditions de vente (délais, S.A.V., garanties, pénalités de retard etc.). Participe à la contractualisation auprès des certains fournisseurs d'offres en collaboration avec la logistique centrale CRM et le Coordinateur Logistique CRf Contribue à la réalisation et au suivi du Tableau Passation Marchés du projet ; Priorise les achats à réaliser en coordination avec l équipe programme et le Coordinateur Logistique CRf ; Assure la mise à jour des outils de suivi des achats et des réquisitions ; Assure l archivage et la conformité des tous les dossiers d achats 2. Gestion des équipements de la Base de Kayes a) Matériel opérationnel Connaît et suit le matériel présent dans la Base de Kayes en mettant à jour régulièrement la base des données établies pour cet effet. Participe à l harmonisation des matériels utilisés par le projet. Sécurise le matériel, assurer son suivi pour éviter une disparition. Fait signer tout utilisateur une fiche de responsabilité Facilite les commandes de consommables et éviter les ruptures de stocks. Réclame et conserver les documents techniques relatifs au matériel technique importé. Assure la maintenance préventive, les révisions des machines au besoin. Assure ou sous-traiter les réparations, gérer les pannes. Prévoit le remplacement avant la mort du matériel en coordonnant avec le Chef de projet. b) Gestion du parc informatique Suit les procédures de maintenance software, procédure de sauvegarde et préservation des données. Prend en charge la petite maintenance hardware, nettoyages, connectique, installation de périphériques. Prend en charge la saisie, exploitation informatique des données sur l activité logistique. Forme le personnel aux techniques et procédures utilisées dans le programme, notamment la base des données Stock et Parc-auto. Forme les utilisateurs d équipements sur les matériels très techniques ou coordonner l appel à un technicien expérimenté. 3. Réhabilitations et constructions 2

3 3 Définit avec les autres membres de l équipe, la nature des travaux à engager (cahier des charges et prescriptions techniques). Etablit les appels d offres et coordonne l élaboration de cahiers des charges en fonction de la nature des travaux à engager. Remplit les formalités administratives auprès des services compétents (permis de construire, autorisation de coupe de bois etc.). Organise et gère le chantier ou sous-traiter les travaux. S assure de la conformité des travaux et assure sa participation aux processus de réception provisoire et définitif. Signe et fait signer les PV des processus. 4. Veille sécurité Recueille les informations sur l environnement sécu de la Région de Kayes, les risques humains et naturels qui y sont liés, notamment les évènements ou incidents et les communiquer aux DMI présents sur place et au coordinateur logistique. Informe le personnel national et expatrié des règles à respecter et des sanctions éventuelles établies par l équipe de coordination. Indique les différents comportements et attitudes lors des déplacements (ceinture de sécurité, limitation de vitesse, horaire de kiss etc.). S assure du respect de l ensemble des règles notamment des contraintes journalières (plein des véhicules, stationnement en position de départ, équipe joignable en permanence etc.). 5. Supervision de la gestion du parc-auto par l Assistant Log/Admin de la Base de Kayes Il doit s assurer que la gestion du parc-auto est bien faite par l Assistant Log/Admin de la base de Kayes conformément aux points ci-après : a) Gestion du parc Coordonne l'utilisation des véhicules de la base et planifier les affectations pour les sorties terrain. Participe au recrutement et sélection des chauffeurs. Met en place et suivre les cahiers de bord. Assure les contrôles techniques et le suivi administratif Gère le garage, les stocks de consommables et les pièces de rechange. Encadre les chauffeurs et prend des actions lorsqu une faute est commise ; Fait respecter la limitation des vitesses et toutes règles sécu par les chauffeurs de la Base. b) Maintenance Prend en charge maintenance préventive, entretiens périodiques, bilan avec les chauffeurs, essais des véhicules. S assure de révisions périodiques internes ; S assure et prend en charge la maintenance curative, gestion de panne (diagnostic, mise en place d une stratégie de réparation). Procède au contrôle du travail sous-traité, réception des réparations. Identifie des garages à Kayes et Yélimané et développer une relation de réciprocité et de confiance. 6. Supervision de la gestion du stock par l Assistant Log/Admin de la Base de Kayes

4 Le Logisticien-Terrain doit s assurer que la gestion des stocks est bien faite par l Assistant Log/Admin de la base de Kayes a) Gestion physique Réception, contrôle qualitatif et quantitatif des livraisons, entrées de stock. Prend en charge le plan d aménagement, rangement du stock de Kayes. Assure le bon stockage des médicaments et la gestion de la chaine du froid. Inventaire périodique des stocks de Kayes et mise à jour de la base des données. Contrôler les dates de péremption, application des mesures phytosanitaires en concertation avec le Logisticien-Terrain. Prend en charge la sécurité des stocks et minimise le risque lié au vol et incendie, contrôle des accès. b) Gestion administrative Met en place une base des données mise à jour régulièrement. Contrôle les réceptions et sorties des stocks. Gère les flux (commandes et sorties). S assure de la conformité des documents de transport, lettre de transport, liste de colisage, certificat de don, bon de livraison, GRN au départ et à l arrivée des marchandises. Prépare l enlèvement, le transport des colis, et la préparation des véhicules. Supervise le travail des manutentionnaires engagés dans l entrepôt et leur garantit un minimum de sécurité 7. Gestion du personnel sous sa supervision Planifie les responsabilités et les tâches de chacun (horaires, congés, gardes...). Supervise le travail et contrôle le résultat. Evalue les compétences, les qualités humaines et le travail réalisé. Prend en compte les difficultés de son équipe et décider les changements dans les attributions des tâches, le cas échéant. Constitue un recours technique pour son équipe, résoudre les problèmes en trouvant des systèmes appropriés. Est à l écoute, tenir compte des propositions et des difficultés de son équipe, conseiller et arbitrer si besoin les conflits. 8. Reporting Contribue à le rapport mensuel d activités pour la partie le concernant ; Procède à la mise à jour régulière des outils des suivi qui seront lui fournis ; Informe régulièrement la logistique centrale CRM et le Coordinateur Logistique CRf de l état d avancement des activités. EXIGENCE DU POSTE Respect de la confidentialité des informations PROFIL REQUIS ET CONDITIONS D ELIGIBILITE Avoir une expérience minimum deux (02) ans dans la gestion logistique Formation universitaire en sciences économies ou logistique/transport 4

5 Avoir une bonne maîtrise de l outil informatique (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Internet) Etre immédiatement disponible Etre apte à effectuer des déplacements ATOUTS ET QUALITES Maîtrise du Français (écrit et parler) Capacités rédactionnelles Capacité à travailler sous pression Intégrité, rigueur et sens de l organisation Capacité à manager/superviser une équipe restreinte Adhérer aux principes et valeurs du Mouvement Croix-Rouge/ Croissant Rouge JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL Les horaires du travail sont conformes à ceux en vigueur dans la région. Du fait des contraintes du programme et des responsabilités du poste, il est demandé souplesse et flexibilité par rapport aux horaires et jours de travail. En effet, il est important de signaler que ces éléments peuvent être modifiés pour répondre aux exigences des activités et du terrain. Les informations ci-dessus pourront être modifiées selon les circonstances opérationnelles. Il pourra notamment être demandé à l employé d effectuer des heures supplémentaires. 5 Je soussigné (e). Certifie avoir lu et compris cette fiche de poste et m engage à faire mon possible pour la respecter et apporter mon support aux programmes et aux membres de l équipe de la Croix Rouge Malienne. Fait à Bamako, le. Signature de l Employé Signature du Superviseur