"Le Référentiel des Métadonnées Documentaires" ou "le MDM appliqué au Records Management"

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1 OPUS Conseils Le 27 Mai 2013 V2 "Le Référentiel des Métadonnées Documentaires" ou "le MDM appliqué au Records Management" Stratégie en matière Documentaire, par Jacques LERET INTRODUCTION Les Entreprises du secteur Industriel comme du secteur Tertiaire sont fortement mobilisées par l'accroissement des données qui conditionnent et pilotent leurs Activités. Ces informations sont le plus souvent réparties dans différentes bases, mises en place à mesure du développement de leur Système d'informations. Leur difficulté est de faire face à la volumétrie de plus en plus élevée de ces données, à leur éparpillement, leur volatilité et aux risques inhérents à d'éventuelles incohérences. Une approche de type Master Data Management (MDM) est une réponse face à ces difficultés croissantes, et fournit des solutions concrètes pour gérer efficacement de gros volumes de données, mais surtout pour les organiser, les sécuriser, les tracer et les partager. Ce document expose comment l'application d'une démarche de type MDM peut être utile et applicable en matière de Gestion Documentaire et comment les principes du Records Management se trouvent plus facilement opérationnels grâce la mise en œuvre d'un Référentiel des Métadonnées Documentaires. Inscription : OPUSCONSEILS_REFERENTIELMDM_27MAI2013JL_V2.DOCX PAGE 1 / 6

2 RÉSUMÉ OPÉRATIONNEL : En matière informatique, la dualité entre "État de l'art" et "Normalisation" ne progressent que si des outils et des solutions peuvent apporter une concrétisation des bonnes pratiques et des recommandations exposées dans ces normes. << Dualité identique entre Recherche et Expérimentation : Que serait la théorie de Copernic (héliocentrisme) sans les lunettes astronomiques et l'opiniâtreté de Galilée. >> Il en est ainsi pour les principes du Records Management qui ont été introduits par la norme ISO en 2003, et sont développés aujourd'hui au travers de la série de normes ISO 30.30X concernant la Gestion des Documents d'activité (GDA). Comment mettre en œuvre les bonnes pratiques du Records Management sans des outils adaptés pour les concrétiser? Debra Logan, du Gartner Group constatait en Janvier 2010 : "What is Information Governance? And Why is it So Hard?" La réponse qu'elle propose tient à l'absence de responsabilité affectée à cette gouvernance, et pour diverses raisons : Manque de prise de conscience au plus haut niveau de l'entreprise Nécessité d'une expression des bonnes pratiques et des enjeux, claire et simple Mise en œuvre d'outils qui favorisent la prise de contrôle des informations La démarche proposée dans ce document, en réponse au Gartner Group, consiste à utiliser les outils de type MDM, Master Data Management pour concrétiser une responsabilité attachée aux métadonnées, aux règles et aux exigences qui portent sur le cycle de vie des documents. 1) La première partie de ce document traite de la dualité Données-Documents au sein des Entreprises, et comment les solutions MDM permettent d'urbaniser ces données. 2) La seconde partie reprend les principes du Records Management et les architectures fonctionnelles qui en découlent, en justifiant le partage des métadonnées qui conditionnent le cycle de vie des documents. 3) La dernière partie expose comment l'utilisation de Référentiel MDM dans le domaine documentaire permet d'affecter une responsabilité MOA pour gérer les métadonnées communes du Records Management. SOMMAIRE 1. Dualité Données-Documents Recours aux Solutions MDM pour urbaniser le S.I La Dualité Données / Documents... 3 Ce qui justifie la matérialisation et la gestion des Documents... 3 Les Bénéfices et Apports d'un Référentiel MDM Principes du Records Management Architectures Fonctionnelles qui en découlent Les principes du Records Management... 4 La Constitution d'une Entité Responsable le Groupe GDA... 4 L'Analyse et l'inventaire des Activités et des Fonds Documentaires... 4 Architecture Fonctionnelle Cible et Infrastructure Techniques GED/SAE Avantages d'un Référentiel MDM appliqués au Domaine Documentaire et au Records Management... 5 La constitution d'un Référentiel des Méta-Données Documentaires ou Référentiel MDM... 5 OPUSCONSEILS_REFERENTIELMDM_27MAI2013JL_V2.DOCX Page 2 / 6

3 1. DUALITÉ DONNÉES-DOCUMENTS RECOURS AUX SOLUTIONS MDM POUR URBANISER LE S.I. La Dualité Données / Documents La dualité Données/Documents se concrétise le plus souvent dans les entreprises par une prépondérance donnée aux informations structurées 1, gérées dans des bases de données et exploitées au quotidien par des applications Métiers. Que ce soit dans le Secteur Industriel avec la CFAO, le PLM et la Gestion de Configuration, ou dans le Secteur Tertiaire avec le CRM, les bases de Données Comptables et Financières, les Données de Production des ERP, la productivité justifie des applications efficaces, des traitements rapides et des réponses immédiates, et donc l'accumulation des données. La dématérialisation supprime les versions papiers des documents utilisés précédemment comme "supports" des processus métiers, pour la collecte et le transport des informations. Naturellement la recherche de productivité consiste à transposer nos anciens documents papier en processus de gestion de données (ERP et Workflow). Comment justifier le recours aux Documents Électroniques dès lors que les processus métiers s'appuient sur les Données Structurées 2 et non plus sur des Données Non Structurées 3 (= Documents). L'exemple le plus évident de cette dualité est celui des "Factures Clients". Ce sont d'abord des données dans l'erp financier ou comptable. Une dématérialisation des Factures de type EDI, permet de transmettre ces données d'erp à ERP directement entre Entreprises. Quel besoin de matérialiser les factures en un format électronique de type "PDF signés". L'efficacité prime. Les "Données" renvoient aux conditions opérationnelles d'exploitation des informations et donc à l'efficacité qu'apporte une gestion des informations "en ligne". Les "Données" renvoient aux données de conception, d'exploitation, de production, à la gestion de configuration, au PLM, au cycle de vie du produit, au Métier. La prise en charge et la gestion des "Documents" est le plus souvent perçue comme une "contrainte". Ce qui justifie la matérialisation et la gestion des Documents La norme ISO RM a introduit en 2003, les principes du Records Management. Cette norme est directement issue du contexte de l'époque, aux États-Unis, concrétisé par la loi couramment appelé "Sarbanes-Oxley" ou SOX de 2002, sur la réforme de la comptabilité des sociétés cotées et la protection des investisseurs. Une loi fédérale, votée par le congrès, imposant de nouvelles règles sur la comptabilité et la transparence financière. Elle fait suite aux différents scandales financiers révélés dans le pays aux débuts des années 2000, tels ceux d'enron et de Worldcom. entreprises, pour rendre la communication de l'information financière plus fiable et pour lutter contre les comportements déviants et frauduleux des entreprises. Cette loi est d'autant plus importante que c'est une des seules lois fédérales encadrant le système comptable américain. En réponse à ces nouvelles exigences, le Records Management introduit en 2003 les principes et les règles essentielles pour assurer la "Traçabilité et la Préservation" des documents, via leur authenticité, leur intégrité et des conditions de conservation qui préservent ces caractéristiques. En cela, le Records Management répond directement aux objectifs de la loi SOX : transparence. Seuls les "Documents" permettent cette traçabilité (en produisant une image fixe d'une situation 4 ), ce que les Bases de Données ne peuvent pas assurer (toujours dans la dynamique de l'exploitation). La dualité Données-Documents trouvent sa justification dans la répartition des objectifs : efficacité opérationnelle pour les données ; traçabilité des activités et préservation des informations pour les Documents. Les principes du Records Management ont été repris depuis par toutes les grandes règlementations US : FDA 21 CFR Part 11 5 recommandations essentielles FAA C Records Organization, Transfer, and Destruction Standards 10 Steps of Records Management DOE O 243.1B Records Management Program DOE O 200.2, Information Collection Management Program Les Bénéfices et Apports d'un Référentiel MDM 5 La dualité Données/Documents va donc s'accroitre aux seins des S.I. La production de Documents s'intensifie afin de répondre aux exigences de traçabilité des activités. Celle des Données métiers va continuer également de croitre. Face à l'éparpillement et au morcellement des Données métiers, le Master Data Management (Gestion des Données de Référence en français) fournit une réponse concrète pour désigner, identifier, gérer et suivre chacune des Données de Référence, et s'assurer qu'elles sont partagées, limitant ainsi les risques d'incohérence. Cette méthode d'urbanisation des données permet de sécuriser les informations (les évolutions sont contrôlées et cohérente) et permet surtout de mettre en place une entité responsabilité de ces données, domaine par domaine. Cette démarche MDM appliquée aux Données Structurées doit profiter de la même manière aux Données non Structurées, c est-à-dire, aux Documents. Cette loi a pour objectif d'accroître la responsabilité des 1 Informations structurées = Bases de Données 2 Données structurées = Bases de Données 3 Données non Structurées = Documents 4 C'est le concept même d'enregistrement Qualité qui trace et enregistre la preuve d'un fait, d'une opération, d'une activité 5 MDM Master Data Management OPUSCONSEILS_REFERENTIELMDM_27MAI2013JL_V2.DOCX Page 3 / 6

4 2. PRINCIPES DU RECORDS MANAGEMENT ARCHITECTURES FONCTIONNELLES QUI EN DÉCOULENT. Les principes du Records Management Les principes du Records Management reposent sur le constat que les Activités Métiers nécessitent, utilisent et produisent des Documents. Ces documents alimentent et/ou tracent des Processus, des Procédures, des Opérations qui ont été effectuées. De ce fait, en accordant une très haute attention à la gestion de ces Documents d'activités 6, en termes de cycle de vie, de disponibilité, de protection, de conservation, d'authenticité et d'intégrité, on s'assure de leur Valeur Probante et d'une vision globale, historique et pérenne dans le temps, des Activités de l'entreprise (la "Compliance"). La mise en œuvre d'une démarche de Records Management implique concrètement : La Constitution d'une entité Responsable le Groupe GDA (en tant que Records Manager) Un travail d'analyse et d'inventaire des Activités et des Fonds Documentaires Une Infrastructure logicielle et matérielle de Gestion des Documents et des Archives La mise en œuvre d'un Référentiel Documentaire sous la responsabilité du Groupe GDA, mise en œuvre de la solution d'archivage en particulier. Ces tâches sont particulièrement difficiles à conduire, ce qui explique qu'elles sont le plus souvent ignorées, car elles impliquent un travail d'inventaire, un diagnostic et une remise en cause importante des schémas retenus, afin de faire place à une vraie gestion du "Cycle de Vie des Documents". Elles impliquent également un panel très large d'interlocuteurs : les MOA Métiers, Applications et Organisation, les MOE DSI, le Juridique ainsi que les personnes en charge des archives traditionnelles. L'inventaire doit porter sur : L identification des Fonds Documentaires qui sont produits et leurs Activités associées : Natures, Structures des fonds et, implicitement, les responsabilités impliquées. L identification des Niveaux d'exigences et des Niveaux de Services attachés à ces fonds : Exigences archivistiques, Valeur Probante des fonds, Mode d'utilisation et d'accès attendus. L identification des Applications productrices et/ou détentrices de ces Fonds leur forme, leur nature : Identification des documents, mécanismes de collecte, intégration avec la GED La Constitution d'une Entité Responsable le Groupe GDA Le Groupe GDA a pour objectif de constituer la MOA de tous les projets répondant aux Besoins Documentaires et d'archivage aussi bien traditionnels qu'électroniques. Le Responsable GDA, ou Records Manager, regroupera autour de lui, les représentants des différentes Activités Métiers et des Services Supports (juridique) afin d'exprimer besoins documentaires communs et les contraintes opérationnelles, et au final, conduire les phases de déploiement. L'ensemble des directives, des moyens et des procédures proposées par le Groupe GDA, pour répondre aux besoins documentaires, constituent la Politique de Gestion des Documents et des Archives. L'Analyse et l'inventaire des Activités et des Fonds Documentaires Les tâches d'analyse préalables des Activités et des Fonds Documentaires sont essentielles pour la mise en place d'une démarche de Records Management. Ce sont les phases A à C de la norme RM ISO Cette analyse conditionne en effet toutes les définitions et descriptions des mécanismes et des besoins qui justifient la Architecture Fonctionnelle Cible et Infrastructure Techniques GED/SAE Le Records Management implique une architecture fonctionnelle cible qui sache faire la distinction entre, d'une part, les besoins d'exploitation courants, et d'autre part les besoins de préservation à long terme des informations. Cette distinction entre GED et Archivage a été formalisée dans la norme OAIS ISO 14721, avec la définition stricte d'un dispositif d'archivage autonome et indépendant et donc pérenne, afin de délivrer des Archives exploitables à des fins de preuve. Le socle GED ne doit répondre qu'aux seuls besoins opérationnels, quotidiens des gestionnaires et des Applications Métiers, pour délivrer les documents dans les meilleures conditions ; En revanche, le dispositif d'archivage ne répond qu'aux seuls besoins de préservation et archivistique (à valeur probante ou non) archives courantes, intermédiaires et définitives. Cette distinction fondamentale des périmètres GED et SAE est la seule manière d'appliquer les principes du "Records Management". Les moyens GED relèvent de la même criticité que ceux affectés aux applications métiers (disponibilité, redondance), alors que pour les moyens SAE seules les exigences du Records Management et du Label NF 461 s'appliquent. 6 "Documents d'activités" traduction de "Records". OPUSCONSEILS_REFERENTIELMDM_27MAI2013JL_V2.DOCX PAGE 4 / 6

5 3. AVANTAGES D'UN RÉFÉRENTIEL MDM APPLIQUÉS AU DOMAINE DOCUMENTAIRE ET AU RECORDS MANAGEMENT La constitution d'un Référentiel des Méta-Données Documentaires ou Référentiel MDM Cette distinction des périmètres fonctionnels GED et Archivage conduit naturellement à devoir partager des définitions communes, des règles communes et des processus documentaires qui traverseront les 2 périmètres afin de couvrir le Cycle de Vie complet des Documents. Le besoin d'un espace de définition commun à la GED et à l'archivage rencontre les mêmes exigences que celles qui conduisent les applications métiers à mettre en commun les Données de Référence et donc un Référentiel MDM. Le Référentiel des Méta-Données Documentaires a pour objet de regrouper l'ensemble des informations nécessaires et utiles aux Applications Métiers comme aux outils GED et Archivage, afin de parler un même langage, de traiter les mêmes objets documentaires, les mêmes flux, de respecter les mêmes règles de gestion, les mêmes exigences, communes et partagées. Au même titre que les Données de Référence Métiers des Activité, les Méta-Données Documentaires qui régissent les Cycle de Vie des Documents et des Archives doivent faire l'objet d'une même attention, des mêmes outils et d'une responsabilité unique. Il revient au Groupe GDA en charge de la Gestion des Documents et des Archives, de prendre également en charge la définition et la constitution de ce Référentiel MDM, avec, en particulier : L'inventaire et l'identification des Fonds Documentaires Cette inventaire identifie et associe les fonds documentaires aux Activités et donc implicitement aux propriétaires, aux juridictions, aux droits attachés. Les Règles de gestion : Cycles de Vie et les Exigences légales et règlementaires de conservation Les règles de gestion sont attachées aux Typologies et aux Natures. Elles définissent tout au long du cycle de vie, les évènements, les étapes des différentes phases et leurs durées. Les Typologies et Natures des Documents Les typologies et natures servent de référence pour appliquer les règles de gestion des cycles de vie et des exigences de conservation. Les Exigences Légales, Règlementaires les Profils d'archivage Les profils d'archivage décrivent les étapes attachées strictement aux archives. Ces informations conditionnent le versement des documents dans le Système d'archivage Électronique. EN CONCLUSION La constitution du Référentiel des Métadonnées va de pair avec la mise en œuvre d'un Groupe GDA. Le Référentiel MDM des Métadonnées sera la source unique et commune pour l'ensemble des outils et applications qui traitent des activités métiers, des documents et des archives. Le principal avantage d'une démarche MDM appliquée au Domaine Documentaire est de focaliser, autour du Référentiel MDM des Métadonnées la responsabilité du Groupe GDA et ainsi d'adresser l'une des principales causes du défaut de déploiement de la dématérialisation des documents et de la mise en œuvre du Records Management. OPUSCONSEILS_REFERENTIELMDM_27MAI2013JL_V2.DOCX PAGE 5 / 6

6 Par Jacques LERET, DG d'opus Conseils Tel : OPUSCONSEILS_REFERENTIELMDM_27MAI2013JL_V2.DOCX Page 6 / 6