Le records management dans le déploiement des applications métier : le cas Hispano-Suiza Safran

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1 CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET MÉTIERS École Management et Société Département Culture Information Technique et Société (CITS) INTD MÉMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD RNCP niveau I Présenté et soutenu par Julie DUFOUR 27/11/2012 Le records management dans le déploiement des applications métier : le cas Hispano-Suiza Safran Jury : Marie-Anne Chabin, Antonio Pacheco Promotion 42 1

2 Je dédie ce mémoire à ma mère 2

3 Remerciements Je tiens à remercier ma directrice de mémoire Marie-Anne Chabin qui a su m'orienter, m'aider, dans l'approche de ma mission et m'éclairer par ses nombreux écrits et ainsi à mieux comprendre mon sujet. Je remercie mon tuteur de stage, Antonio Pacheco, pour sa bienveillance et le temps qu'il m'a accordé. Sans oublier l'équipe gestion documentaire et archivage : Corinne Barillon, Jean-Luc Barnils, Jean-Marc Moulin, Thierry Savini et Nicolas Piout, qui ont fait preuve d'une extrême gentillesse à mon égard. Je remercie également l'équipe pédagogique de l'intd sans qui je n'aurais pas eu les connaissances nécessaires pour la compréhension de l'environnement de la gestion documentaire. J'exprime ma reconnaissance envers ma famille et mon entourage pour leur patience et leur aide durant les moments de doute. 3

4 Notice DUFOUR Julie. Le Records management dans le déploiement des applications métier : le cas Hispano-Suiza Safran Mémoire pour l'obtention du titre professionnel de Chef de projet en ingénierie documentaire, niveau I, INTD-CNAM, Paris. Résumé : Les Directions de système d'information, laissent peu de «marge» au records management dans le déploiement des applications métier ; or les usages documentaires des collaborateurs se font de plus en plus par le biais de l électronique et obligent les sociétés à envisager une gestion et un archivage des documents électroniques. Ce mémoire étudie le cas d'hispano-suiza Safran pour démontrer la légitimité et l'importance du records management dans la gestion des documents/données dans les applications métier. L'objectif est de déterminer quelles positions le records management (la gestion documentaire et l'archivage (GDA)) pourrait avoir, dans le déploiement des systèmes informatiques pour garantir le respect des exigences. Descripteurs : Records management ; Gestion documentaire ; Système d'information ; Applications métier, Exigences ; Ica-Req module 3 ; Industrie aéronautique. 4

5 Table des matières Table des matières Remerciements... 3 Notice... 4 Introduction...10 Première partie Contexte d'application Présentation de l'entreprise Contexte d'application de la gestion documentaire A propos de la norme ISO Présentation du Service GDA Définition des termes Qu'est-ce que la gestion documentaire, qu'est-ce que le records management?...21 Deuxième partie État des lieux et analyse des systèmes d'information Présentation des problèmes Enquête et analyse Enquête préliminaire à la recherche des records Analyse des activités Les outils hors de portée de la GDA Société Les outils gérant exclusivement des données Les outils CAO, PLM Les outils à surveiller, possible marge de manœuvre pour le Service GDA La gestion électronique des documents, Diamant Stock «L'orignal est mort, vive la trace numérique» Préconisations pour une approche records management (GDA) des systèmes d'information Le Service GDA, Conseiller en gestion de document Faire appliquer les procédures Élaborer une politique de gestion et d'archivage électronique des documents Pourquoi cette politique d'archivage n'est pas déjà envisagée? Solution intermédiaire, appliquer le document : Mesure conservatoires à court et moyen terme en vue de l'archivage de documents électroniques

6 Troisième partie Les exigences relatives à la gestion documentaire et l'archivage dans l'univers numérique Pourquoi réfléchir à la gestion des documents électroniques? Quelles normes pour nous guider? Document Safran GDA0039 Exigence de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques Présentation Les exigences Créer : Approuver : Diffuser : Verser Conserver Communiquer Détruire Fonctions d'administration Remarques Application chez Hispano-Suiza Évaluation d'un système Évaluation du point de vue de la gestion de configuration Safran Power (Réau) Utilisation de Diamant Stock Plan de classement et enregistrement de documents Conservation et diffusion Remarques Pour aller plus loin, comment archiver les informations des applications métier Synthèse du module 3 Recommandations et exigences fonctionnelles pour l archivage des documents dans les applications métier Pourquoi archiver des données dynamiques Comment archiver des données dynamiques Présentation des fonctionnalités Application chez Hispano-Suiza Réflexion autour du module Conclusion Vers l'archivage électronique Légitimer la place du records management dans le déploiement des applications métier

7 Bibliographie...81 Annexes...88 Annexe 1 Liste et analyse applications métier et leurs documents...90 Annexe 2 Exigences fonctionnelles pour l archivage des documents dans les applications métier, module 3 Ica-Req...94 Annexe 3 Tableau des exigences et fonctionnalités de GDA pour les applications informatiques

8 Liste des tableaux Tableau 1 Grille d'évaluation du plan de classement...63 Tableau 2 Grille évaluation de l'enregistrement des documents...64 Tableau 3 Grille d'évaluation de la conservation des documents...65 Tableau 4 Grille d'évaluation de la diffusion des documents...65 Tableau 5 Représentation des documents dans les applications métier...90 Tableau 6 Exigences et fonctionnalités de GDA pour les applications informatiques

9 Liste des figures Figure 1 Cartographie des applications métiers...30 Figure 2 Cycle de vie d'un document à archiver...50 Figure 3 Fonctionnalité des services OAIS Figure 4 Représentation des «armoires» dans Diamant Stock...62 Figure 5 Représentation des «tiroirs» et documents dans Diamant Stock...63 Figure 6 «Identification des composants d'information (ou données) constituant un document électronique engageant dans une base de données» Ica-Req [15 p15]...68 Figure 7 flux de données dans le système Business Object

10 Introduction 10

11 Le système d'information est «l ensemble des moyens humains et techniques mis en œuvre pour gérer les informations nécessaires au fonctionnement d une entreprise. Il couvre les grandes fonctions de création, archivage, transformation et diffusion de l information. À ce titre, il fait appel aux techniques informatiques de gestion des données, des traitements et des communications, ainsi qu aux méthodes de mise en œuvre de ces techniques» 1. Cette définition tirée du glossaire d'un manuel sur la modélisation XML évoque l'aspect du cycle de vie de l'information dans son ensemble, le système d'information SI, ne se résumant pas seulement à la diffusion de données. Cette vision est peu répandue car la gestion de l'information est «souvent ramenée à ses aspects techniques (le «système informatique»)» [3 p10]. Toutes les grandes entreprises ont une ««Direction des systèmes d'information» DSI dont l'ancêtre est la «Direction informatique»» [3 p10]. «Le plus souvent, la DSI est en charge de la gestion de l'infrastructure informatique, sa conception, sa maintenance et son évolution» [3 p10], si la DSI gère les systèmes qui dirigent le flux de l'information, elle ne s'occupe généralement pas des informations en elles-mêmes, de leur archivage, de leur pérennité à long terme au regard des exigences légales. La responsabilité du système d'information est souvent attribuée aux responsables informatiques ou aux supports CAO (conception assisté par ordinateur), PLM (Product Lifecycle Management, gestion du cycle de vie du produit) qui font en sorte que les informations soient disponibles dans les différents systèmes qui les hébergent. L'étude des besoins, la gestion du cycle de vie des documents/données, le cahier des charges et la mise en place des systèmes, sont majoritairement effectués en collaboration entre un responsable informatique et une personne du métier concerné (ingénieur méthode, gestion de configuration, Supply Chain par exemple). La conséquence est que les documents/données vivent dans les systèmes d'information sans durée limite de conservation, ce qui engendre : des moyens de stockage conséquents, des documents pas toujours pérennisés, en plusieurs exemplaires et freine la volonté d'archiver 2 des utilisateurs. Hispano-Suiza, la société étudiée dans ce mémoire possède un Service de gestion documentaire et archivage (GDA) mais celui-ci n'est pas consulté pour la gestion du cycle de vie des documents/données dans les systèmes d'information. Le Service GDA fait partie du processus Qualité, «Gérer le système de qualité, sécurité et environnement». La gestion des 1 Référence bibliographique [4] 2 Nota bene : les exigences de la politique d'archivage de la société du cas d'étude sont liées à un archivage physique et non électronique, cet aspect sera développer par la suite. 11

12 flux d'information est intégrée au processus «Mettre à disposition le système d'information» gouverné par la DSI, deux processus pourtant transverses à l'ensemble de la société mais qui ne se croisent pas. «Si l'informatique est sans conteste la discipline-mère des systèmes d'information, d'autre champs scientifiques sont également à la source de travaux majeurs. On peut mentionner ici les sciences de l'information» [3 p14], qui sont nécessaires dans un environnement évoluant vers le «tout numérique». Un document engeant la société, ayant une valeur probante, est appelé record 3, c'est un document traçant l'activité de l'entreprise et qui doit être archivé. La politique d'archivage d'hispano-suiza exige une conservation en format papier des records à défaut de règles en gestion et archivage des documents électroniques. Les systèmes d'information doivent uniquement servir de supports de travail et de diffusion de document. La bonne pratique à adopter est qu'une fois les documents créés, ils sont validés, par la suite archivés et détruits une fois leurs durées de conservation passées. Les avancées technologiques en matière de gestion de l'information, incitent au «tout numérique» ce qui rend le document papier et son archivage, presque obsolète et lourd administrativement pour les utilisateurs de ces systèmes, habitués aux avantages du format électronique. L'instauration d'une politique de gestion et d'archivage des documents électroniques semblent donc vitale pour l'entreprise. En attendant une prise de position face à la gestion et à l'archivage des documents électroniques ; quelles positions le records management (la gestion documentaire et l'archivage (GDA)) pourrait avoir, dans le déploiement des systèmes informatiques pour garantir la bonne gestion des documents/données. Quels sont les risques liés aux usages de ces systèmes en l'absence de politique de gestion et d'archivage l'électronique. Ce mémoire présente les usages des systèmes d'information de la société afin de définir la marge de manœuvre que le Service gestion documentaire et archivage pourrait avoir, dans leur déploiement. Pour garantir la bonne gestion du cycle de vie des documents/données, cette étude indique aussi les exigences formulées par le Groupe Safran, affilié à la société, pour le développement des applications métier ayant une fonction gestion documentaire et archivage (GDA). 3 On peut traduire le terme Record par document engageant la société, à archiver. 12

13 L'étude commence par une brève présentation de l'entreprise et son secteur d'activité en définissant le rôle actuel du Service GDA dans la société. Cette partie permet en outre d'expliquer certains termes de la gestion documentaire et de l'archivage pour permettre une meilleure compréhension des problématiques. La deuxième partie fait état des usages des systèmes d'information de la société et des documents/données qu'ils contiennent. Cette représentation des systèmes d'information (applications métier) permet de connaitre le niveau de risque et de réfléchir à des solutions pour maitriser ces risques. La troisième partie est consacrée à l'analyse d'un document Groupe, Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques 4 et du module 3 de la norme ISO (Ica- Req), en étudiant la question de l'application de l'archivage électronique. Une bibliographie analytique est proposée en fin de mémoire ce qui permet d'identifier et d'approfondir les thèmes traités. Les numéros entre crochet indiquent les références des documents cités, dans la bibliographie. Les numéros de pages avec les références entre crochet, informent de la position de la citation dans les documents cités. 4 Référence bibliographique [11] 13

14 Première partie Contexte d'application 14

15 1 Présentation de l'entreprise 5 Hispano-Suiza est une société crée en 1904 en tant que constructeur automobile. La société à évoluer par la suite dans l'équipement international de haute technologie en aéronautique. En 2005 Hispano-Suiza est intégré au Groupe Safran. Hispano-Suiza exerce deux domaines d activités : Les transmissions de puissance. Les convertisseurs électroniques de puissance et systèmes électriques. La société comprend trois sites : Colombes le siège social, qui a pour activités : o o la recherche, la conception, le développement, la production, les essais, la vente et le support de transmissions de puissance mécaniques pour moteurs d avions et hélicoptères, la fabrication d équipements hydromécaniques pour moteurs d avion. Réau (en Seine-et-Marne), qui a pour activités : o la recherche, la conception, le développement, la production, les essais, la vente et le support de convertisseurs électroniques de puissance et de systèmes électriques avion. Hispano-Suiza Polska (en Pologne), qui a pour activités : o o la production de pignons, de carters pour les transmissions de puissance et leur montage, la production de composants pour des moteurs d avions, d hélicoptères et les nacelles. 5 Référence bibliographique [2] 15

16 2 Contexte d'application de la gestion documentaire 2.1 A propos de la norme ISO 9001 Pour la gestion de l'activité documentaire Hispano-Suiza est certifié ISO 9001 qui exige la maîtrise des documents Qualité. Dans cette norme le «paragraphe «Généralité», explique que la documentation du système de management de la qualité doit comprendre : - l'expression documentée de la politique qualité et des objectifs «Qualité» ; - un manuel «Qualité» ; - les procédures documentées exigées par la norme ; - les documents nécessaires à l'organisme pour assurer la planification, le fonctionnement et la maîtrise efficace de ses processus - les enregistrements exigés par la norme» [12 p67]. La norme insiste sur le fait que les procédures doivent suivre un référencement spécifique et que leur rédaction doit être codifiée. La norme stipule aussi que les procédures, les instructions et les gammes de fabrication doivent être soumises à approbation par la Direction, une personne compétente ou le Chef d'atelier. Au sujet de la diffusion des procédures ou des enregistrements Qualité, «après approbation du document papier, le responsable Qualité conserve l'exemplaire papier. La diffusion des procédures et enregistrements qualité est effectuée par voie informatique, par le responsable Qualité, ou par voie papier au point Qualité» [1 p73]. La norme permet d'établir une politique Qualité documentée pour le bon déroulement du processus de management de la Qualité. 2.2 Présentation du Service GDA Le Service GDA se situe sur le site de Colombes, un correspondant archivage (pour 20% de son temps de travail) est installé à Réau. 16

17 Des correspondants gestion documentaire sont définis dans chaque processus de la société. Ils sont en charge du contrôle de la gestion des documents produits selon la procédure «Gérer la documentation». Le mémoire 6 d'hélène Henry, apprenti pour l'année en management de la Qualité fait état d'une disparité d'implication de ces correspondants dans la gestion documentaire, ce qui nuit au plan de communication qui entoure la maîtrise des documents. Activité du Service GDA : La gestion : des abonnements aux périodiques et de la bibliothèque technique. La gestion de documents internes (procédure, processus, spécifications, formulaires), c'est une mise à disposition des documents importants pour le fonctionnement de l'entreprise. Ces documents sont archivés physiquement par le Service GDA qui les intègre à un système de diffusion de documents, accessible par l'intranet Société : E-norm. La gestion de la diffusion des documents externes, utiles pour les fournisseurs et les prestataires, normes particulières et spécifications se fait par l'interface web de la base SpecHS. La gestion de l'archivage et la mise à disposition des plans sur un outil de GED : Diamant Stock. La gestion des archives délocalisées vers un tiers-archiveur, pour l'ensemble de la société. Chaque Direction a un local d'archive qui lui est propre et c'est le correspondant de la gestion documentaire qui supervise l'archivage dans ces locaux. Lorsqu'une Direction souhaite délocaliser ses archives, ils les versent au Service GDA qui prend en charge le transfert vers un tiers-archiveur. Veille normative Le Service GDA dépend de la Direction de la Qualité et de son management sous lequel est inclut le processus «Gérer la documentation» qui est un processus transverse à la société, ce qui signifie que toutes les Directions sont concernées. Ce processus englobe les procédures : GRP-0159 : Management de la gestion documentaire et de l archivage 7. GRP-0160 : Maîtrise de la gestion documentaire et de l archivage 8. 6 HENRY Hélène. Maîtrise des flux documentaires des processus. [Soutenance : 29 septembre 2011], Université de Cergy-Pontoise, Institut universitaire de Technologie de Cergy-Pontoise Département Qualité, Logistique Industrielle et Organisation. 7 Référence bibliographique [5] 17

18 GRP-0161 : Terminologie gestion documentaire & archivage (GDA) 9. GRP-0162 : Référentiel gestion documentaire et archivage (GDA) Safran. GRM-0012 : Guide pratique pour la conservation des documents archivés. Ces documents décrivent «les tâches à accomplir pour mettre le(s) processus en œuvre» [1 p33] pour une bonne gestion documentaire et l'archivage des documents. La gestion documentaire et l archivage ne se restreignent pas seulement aux documents orientés Qualité. Notons que le périmètre de gestion documentaire indiqué par le document, Management de la gestion documentaire et de l'archivage, «couvre tous les documents créés et reçus : sur l'ensemble de leur cycle de vie, quel qu'en soit le support, identifiés dans le Référentiel GDA Safran et/société». [5 p13] Ce document souligne aussi que «le périmètre de la GDA exclut les données qui sont gérées par les applications métier» [5 p13] La définition d'une «donnée» dans la Terminologie gestion documentaire & archivage (GDA) est la suivante : «Représentation ré-interprétable d'une information, sous une forme conventionnelle convenant à la communication, à l'interprétation ou au traitement. Par opposition à un document, une donnée non figée, est composée d'éléments structurants pouvant permettre la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information inscrite [ensemble de données : collection structurée de données exploitée par une application dédiée (CAO, ERP, Comptabilité)].» [7 p5] Suivant ces conditions, les documents créés par les applications ne sont pas sous la responsabilité du Service GDA, mais pour les besoins de l'étude liée à la problématique, nous allons admettre malgré ces indications que les documents issus de certaines applications entrent dans le périmètre de la gestion documentaire. Surtout si ces documents sont listés dans le Référentiel GDA, comme les Gammes de fabrication, les Instructions de Travail ou les documents Qualité (cette démarche est suscitée par le manque d'enthousiasme de l'archivage papier, des collaborateurs de la société). 8 Référence bibliographique [6] 9 Référence bibliographique [7] 18

19 2.3 Définition des termes Ces définitions sont tirées de Terminologie gestion documentaire & archivage (GDA) 10. Elles sont utiles pour la compréhension du sujet et listées par ordre alphabétique. Les définitions proposées par Safran sont mises en comparaison avec les définitions du Nouveau glossaire de l'archivage 11, de Marie-Anne Chabin. «Archivage : Processus comprenant la prise en charge, l'identification, le classement, le tri, l'inventaire, la conservation, la communication et le sort final afin de pouvoir reconstituer si nécessaire un fait et/ou une situation du passé.» [7 p3] Le Nouveau glossaire de l'archivage 12 met en avant ces démarches, appliqués aux documents qui engagent une entreprise et insiste sur le fait que le défaut d'archivage représente un risque pour l'entreprise. «Authenticité : Caractéristique d'un document dont on peut prouver : 1. qu'il est bien ce qu'il prétend être, 2. qu'il a été effectivement produit ou reçu, principe de non-répudiation 3. qu'il a été produit ou reçu au moment où il prétend l'avoir été. Cette qualité ne vise pas la fiabilité du contenu en tant que tel.» [7 p3] Le Nouveau glossaire de l'archivage propose la même définition. «Cycle de vie d'un document : Le cycle de vie d'un document est constitué d'étapes : la création, l'approbation, la diffusion, le versement, la conservation, la communication et la destruction.» [7 p6] Le Nouveau glossaire de l'archivage propose la même définition. «Document : Un document est un ensemble d'informations inscrites sur un support ; un document doit détenir les caractéristiques suivantes : - une référence unique, - des informations descriptives, - un contexte défini, - être figé à un instant T, - des règles de conservation, 10 Référence bibliographique [7] 11 Référence bibliographique [15] 12 Référence bibliographique [15] 19

20 - une traçabilité.» [7 p7] Le Nouveau glossaire de l'archivage donne une définition moins contraignante du document, qui se définit comme un «objet constitué d'un support et de l information qu'il porte, considéré comme un tout signifiant» [15 p36]. Une définition de document qui ne le restreint pas à son support ou son format. «Document à archiver : Document dont la typologie est présente dans le Référentiel GDA et à ce titre, destiné à devenir un document archivé» [7 p7]. Le Nouveau glossaire de l'archivage met en avant la notion de document engageant (en anglais record) ce qui sous-entend que le document doit être archivé, validé, authentique, fiable et intègre. Cette définition se rapproche de celle du document proposé par Safran. En anglais l'amalgame entre document et document à archiver n'existe pas, en effet document définit n'importe quel document (ainsi que les documents de travail), alors que le mot record, caractérise le document engageant, à archiver. «Document électronique : Document qui peut résulter, soit d'un processus de numérisation de l'information initialement sur support physique, soit d'un processus informatique (document électronique)» [7 p7]. «Document natif électronique : Document dont la création résulte d'un processus informatique» [7 p7]. «Intégrité : L'intégrité d'un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état» [7 p9]. Le Nouveau glossaire de l'archivage propose la même définition. «Pérennité : Aptitude à traverser le temps tout en restant exploitable par des méthodes simples» [7 p10]. Le Nouveau glossaire de l'archivage définit le mot pérennisation comme une «opération préventive ou curative de régénérescence de la lisibilité d un document imposée par l obsolescence récurrente des technologies numériques par le biais de migrations de format et/ou du support» [15 p37]. C'est une vision se référent aux problématiques de gestion de documents électroniques que la définition de Safran ne met pas en avant. «Sort final : Destination d'un document ou d'un ensemble de documents à l'expiration de la durée de conservation établie en fonction des exigences du Référentiel GDA : destruction, prolongation de conservation ou transfert en archives patrimoniales» [7 p11] 20

21 Le Nouveau glossaire de l'archivage propose une définition similaire. 2.4 Qu'est-ce que la gestion documentaire, qu'est-ce que le records management? Selon, Terminologie gestion documentaire & archivage (GDA), la gestion documentaire et l archivage se définissent comme l'«organisation et (l') administration de l'ensemble des opérations inhérentes au traitement des documents reposant sur : - les principes, règles, bonnes pratiques de GDA Safran, - le contrôle efficace et systématique de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents» [7 p8]. Cette définition proche du records management, définit le cadre du management des documents engageants vu par Safran. Le terme de records management est de plus en plus utilisé pour distinguer la gestion des documents probants, la gestion des documents de travail, dont le cadre réglementaire et les exigences sont différents. En effet, les professionnels de l information distinguent deux types de documents : les documents à valeur probante qui sont à archiver, records et les documents de travail qui n'ont pas de valeur de preuve, non records. La norme de référence en matière d'archivage, ISO 15489, définit le records management comme «Champ de l organisation et de la gestion en charge d un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l information liées à la forme des documents» [16 p9]. Marie-Anne Chabin propose une autre traduction et le définit comme une «Fonction chargée du contrôle rigoureux et systématique de la production, réception, conservation, utilisation et sort final des documents engageants, ainsi que des processus de capture et de maintenance des traces probantes et documentées de l activité d une entreprise ou d un organisme» [16 p9]. Cette définition place le records management comme une fonction, ce qui sous-entend des processus de management et l'intégration de cette fonction à un système. La gestion documentaire «est un moyen de coordonner la mise au point, la révision, le contrôle et la diffusion de documents (...) tout au long de leur cycle de vie» [12 p7]. Le cycle de vie se caractérise par «l'ensemble des phases qui permettent, globalement, de réaliser une activité déterminée» [12 p40]. 21

22 Le cycle de vie d'un document est déterminé par : la création, la correction, la validation, la diffusion, l'archivage, la destruction. Notons que «l archivage donne la priorité à la traçabilité et à la conformité de contenus figés et datés (horodatés) constituant des documents engageants pour leur détenteurs» [15 p6]. Le cas particulier de l'industrie aéronautique exige de tracer toutes les décisions prisent sur la conception, la définition et la fabrication d'une pièce, pour pouvoir justifier auprès du client et des autorités comment et pourquoi ces actions ont été menées. Ces actions sont tracées par les documents associés aux pièces. Dans ce secteur d'activité la durée de conservation des documents varie de trois à trente ans après la durée de vie de la pièce, ce qui dépasse généralement les 70 ans. La durée de conservation avoisinant un siècle pose deux problèmes essentiels dans l'archivage électronique : Peut-on anticiper les évolutions technologiques pour la conservation de documents? Comment lutter contre l'obsolescence des logiciels? Pour identifier les documents à archiver, les records, la Fonction GDA (Gestion Documentaire et Archivage) du Groupe Safran a mis en place un Référentiel GDA depuis octobre Ce référentiel permet aux collaborateurs de connaitre les informations nécessaires pour l'archivage d'un document : la responsabilité, le niveau de sensibilité, la durée de conservation, le point de départ de la durée de conservation, le support / format, la durée d utilité administrative. 22

23 Dans ce référentiel les supports d'archivage préconisés sont le papier ou l'électronique. Dans le cas d'un archivage électronique ce référentiel indique : «se référer au document GDA Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques. Se référer également aux fiches d'obligations légales relatives aux documents électroniques (au regard des législations nationales applicable)» 13, ce document GDA-0039 est détaillé dans la partie 3 : Document Safran GDA0039 Exigence de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques 14. Le référentiel informe aussi des exigences aéronautiques sur le format de conservation selon la norme XP PR EN 9130:2001: «- Toutes les formes de support d'enregistrement sont acceptables pourvu qu'elles répondent à la durée d'archivage exigée selon les conditions stipulées, que les données soient lisibles durant cette période, et que soit prévue leur compatibilité avec toute installation exigée. - En cas de stockage électronique de documents originaux signés/tamponnés, soit la numérisation permettant de restituer l'intégralité du document original, soit une méthode reconnue autorisant la transcription des données, doivent être utilisées. Point d'attention : l'archivage électronique de la documentation de la navigabilité peut ne pas être accepté par la FAA.» 15 L'archivage numérique n'est possible qu'à condition de suivre les exigences ci-dessus, Hispano-Suiza n'a pas un tel système d'archivage électronique, les documents pour être archivés doivent obligatoirement l'être en format papier, en notant un risque pour les documents natifs électroniques dont l original est la version électronique. Nous pouvons souligner que le Référentiel GDA est peu connu des collaborateurs de la société, il se trouve sur l'intranet de Safran et manque de visibilité. 13 Référentiel GDA, intranet Safran, Nectar. 14 Référence bibliographique [7] 15 Référentiel GDA, intranet Safran, Nectar 23

24 Deuxième partie État des lieux et analyse des systèmes d'information 24

25 1 Présentation des problèmes La société compte de nombreuses applications métier, serveurs, systèmes d'information et outils collaboratifs, qui gèrent chaque jour des documents et données numériques. Or la société n'a pas encore établi de politique pour la gestion des documents électroniques. Le Service GDA n'a pas de vision sur la gestion des informations de ces systèmes et ne sais pas si les documents traités sont des records, des copies numériques de records (pour la diffusion) ou des non records. La gestion numérique des documents est pratique pour les méthodes de travail, surtout si elles ont un aspect collaboratif ; mais le document, suivant les exigences de la société, doit être archivé par son original papier. Le turn over régulier, des salariés à majorité ingénieur n'améliore pas le problème car le manque de règle en gestion de document électronique favorise les gestions personnelles pour chaque type de document en fonction de chaque type de personne. Ce problème engendre des risques de perte de documents (car un document mal classé est un document perdu), des risques de multiplication de documents notamment dans les serveurs, des risques de destruction fortuite de documents, et des risques de manque d'authenticité, de pérennisation et d'intégrité pour les documents natifs électroniques. Un autre phénomène constaté, et à surveiller, est que beaucoup des collaborateurs confondent sauvegarde (qui est réglementé et géré par la DSI) informatique et archivage électronique (qui n'existe pas encore). Le risque de ce phénomène est que les collaborateurs de la société utilisent les systèmes d'information ou les serveurs comme support de conservation et pensent que leurs documents sont en sécurité, ce qui est le cas d'un point de vu informatique mais pas archivistique. Autre constat, certains collaborateurs numérisent des documents, ils les enregistrent dans le système et ne conservent pas la version originale papier. La maîtrise des documents est le point essentiel du management de la gestion documentaire et l'archivage. Mais comment contrôler tous les documents, est-ce possible, quels sont les risques? 25

26 2 Enquête et analyse La mission qui a servi de support d'investigation pour ce mémoire consistait à établir une cartographie 16 des applications métier d'un point de vue documentaire. Pour obtenir les informations utiles à cette étude nous pouvons diviser en trois parties les besoins : 1. Lister tous les systèmes gérant de l'information de la société, les applications, les bases de données, les serveurs. 2. Identifier les systèmes qui traitent des données brutes, ceux qui enregistrent des documents et ceux qui font les deux. 3. Pour la gestion de documents, trois options constatées : a. les documents dans les systèmes sont validés de manière manuscrite et les originaux sont correctement archivés. b. les documents sont natifs électroniques et leur validation s'effectue au travers du système qui les hébergent, les documents sont uniquement stockés dans le système. c. les documents sont seulement diffusés pour faciliter les échanges mais seulement des documents de travail, non records. Les options a. et c. sont des situations acceptables mais la b. peut engendrer des risques pour la société. 2.1 Enquête préliminaire à la recherche des records. Objectif 1 : Trouver le plus d'information possible sur les applications métier et les outils utilisés pour gérer l'information afin de lister ces applications. La première étape a été de questionner le responsable GDA sur les systèmes qu'il connaissait et dresser une liste des personnes à interroger, l approche de terrain est la plus adaptée pour ce type d'investigation. 16 Figure 1 Cartographie des applications métier p 30 26

27 Pour la deuxième étape il a été opportun de demander l'aide du Service informatique. Pour entretenir une conversation riche avec le responsable informatique, il a fallu en amont parcourir les documents relatifs à la gestion de la DSI via l'outil de diffusion de document de la société. S'informer seul pour mieux connaitre le sujet est une approche importante pour identifier les premiers éléments qui seront abordés lors de l'entretien avec le responsable informatique. Lors de cette recherche, il a été identifié un document, Obligations informatiques dans les cas de litigations (legal) hold 17. Cette procédure identifie et définit la conservation, de tous les documents et données électroniques, c'est une approche américaine qui interdit la destruction des données et documents en cas de procédure judiciaire ou d'enquête par une autorité de contrôle. Les pré-requis de cette procédure sont : Une cartographie des applications ; en effet ce texte fait mention que «chaque Société tient à jour une cartographie des applications informatiques opérationnelles par domaine fonctionnel et identifie celles potentiellement concernées par une éventuelle procédure litigations hold. Elle met également à jour un tableau des différents responsables (côté utilisateur et coté informatique) pour ces applications» 18 Cette cartographie est dissociée en deux tableaux Excel, le premier tableau liste les serveurs de la société et les applications qu'ils hébergent avec leur localisation. Le second tableau informe du périmètre d'application des serveurs avec les responsables informatiques en charge des applications et établit des détails techniques. Une cartographie des documents électroniques et des données, cette procédure souligne que «chaque Société tient à jour une cartographie des principaux documents électroniques et des données société, stockés sur les serveurs de fichiers via les garants/propriétaires/administrateurs de domaines de données» Hispano-Suiza Safran Processus. Obligations informatiques dans le cas de litigation (legal) hold. Processus : Mettre à disposition le système d'information, Hispano-Suiza, mai 2011, Colombes. GRP Hispano-Suiza Safran Processus. Obligations informatiques dans le cas de litigation (legal) hold. Processus : Mettre à disposition le système d'information, Hispano-Suiza, mai 2011, Colombes. GRP Hispano-Suiza Safran Processus. Obligations informatiques dans le cas de litigation (legal) hold. Processus : Mettre à disposition le système d'information, Hispano-Suiza, mai 2011, Colombes. GRP

28 Comme Hispano-Suiza n'a pas de politique de gestion des documents et données électroniques, il est, à mon sens, difficile de les cartographier, la procédure mentionne le Référentiel GDA pour déterminer la responsabilité des documents mais dans ce référentiel il n'y a pas de corrélation entre documents et serveurs qui pourraient les héberger. Durant l'enquête effectuée, aucun document n a été identifié suivant les critères exacts de cette cartographie des documents (ce qui ne signifie pas qu'elle n'existe pas mais elle n'est pas clairement identifiée). Le responsable de la DSI a pu répondre à certaines questions et nous a fourni une cartographie représentant le lien entre certaines applications métier et SAP. Cette cartographie est la base de l'étude et a permis, avec les éléments déjà connus, d'étoffer la liste des applications. Objectif 2 : Déterminer quels documents et quelles données sont stockés dans ces systèmes. Compte tenu du nombre de système, il est nécessaire d'établir un périmètre d'étude. Pour établir un périmètre d'action nous nous somme intéressés plus particulièrement aux systèmes liés à la fabrication d'une pièce : étude, conception, configuration, fabrication et/ou montage et système qualité. La première étape est d'identifier les applications utilisées pour ces actions, certains systèmes sont clairement identifiables ; pour d'autre il faut approfondir la recherche, interroger par mails les personnes qui pourraient nous orienter, en collaboration avec le responsable GDA. Pour obtenir les informations adéquates, nous avons fonctionné par entretiens avec les utilisateurs des systèmes et les responsables informatiques. Un questionnaire a été établi en fonction des personnes interrogées pour structurer l'évolution de l'entretien. La méthode utilisée pour établir le questionnaire se divise en deux parties : comprendre l'activité, le métier, pour pouvoir identifier les besoins du métier concerné, connaitre l'usage des systèmes en ciblant sur le traitement des documents. 28

29 Ces entretiens nous permettent de proposer le Tableau 5 Représentation des documents dans les applications métier Annexe 1 p 90, indiquant la présence ou non présence de records, dans les systèmes choisis pour l'étude. Nous avons aussi pu dessiner une cartographie des applications métier qui présente les liens entre les applications et les documents qu'elles traitent. Cette cartographie a été réalisée lors de la mission de stage qui a permit d'obtenir les informations nécessaires à ce mémoire. 29

30 Figure 1 Cartographie des applications métier 30

31 2.2 Analyse des activités Les outils hors de portée de la GDA Société. Le progiciel Deca est intégralement géré par un prestataire qui prend en charge les aspects techniques et fonctionnels de l'outil. L'archivage des données et documents est également garantit par le prestataire. La marge de manœuvre du Service GDA est restreinte dans ce type d'organisation, un audit sur la gestion de l'archivage pourrait être éventuellement effectué Les outils gérant exclusivement des données Les systèmes SAP et PM sortent du périmètre d'action du Service GDA car ce sont des outils de gestion de données de travail. Ils permettent de diffuser des informations d'un Service à un autre et de travailler presque simultanément. Les informations de ces systèmes sont pour la majorité, inscrites dans des documents qui sont archivés physiquement. Le problème de ces systèmes est que les données sont conversées ad vitam aeternam. Il n'y a pas de règle sur la durée de conservation des données, ce qui engendre des coûts de maintenance informatique importants. L'espace de stockage de SAP est sans limite, c'est un produit développé à la «carte» pour les entreprises dont les fonctionnalités techniques sont gérées par un prestataire. Pour PM la volumétrie des données pose des problèmes, PM un système relativement vieux, il n'y a plus d évolution possible de cet outil. La Direction informatique souhaite le changer. La question de l'archivage de données n'est pas encore la préoccupation de l'entreprise qui sauvegarde les logiciels qui ne sont plus actifs et les informations qu ils renferment. La question de l'archivage des données est étudiée dans la dernière partie du mémoire p Les outils CAO, PLM L'outil CATIA (Conception Assistée Tridimensionnelle Interactive Appliquée) est un système développé par Dassault aviation et comprend toutes les fonctionnalités de modalisation et conception de plan 2D et 3D. Les documents sont natifs électroniques. Ils sont pour la majorité enregistrés et validés via Smarteam puis conservés par le système. Il y a ici un questionnement à avoir sur l'archivage des documents natifs électroniques, comme les plans conçus par CATIA, sans politique d'archivage électronique. Pour l'instant ils sont sauvegardés dans le système, l'utilisation de CATIA pour la conception des plans, est

32 relativement nouvelle donc il n'y a pas encore de problèmes liés à la pérennisation de ceuxci. Smarteam est développé depuis l'année Dans la société, son champ d'application pour le moment est restreint au bureau d'étude et au bureau des méthodes. C'est un prestataire qui a pris en charge l'intégration de l'outil dans la société et il a travaillé sur des développements spécifiques. Smarteam n'est pas un outil d'archivage mais une solution de gestion collaborative de données, orientée produit, c'est une base de données où sont associés (par un lien informatique) des documents. Le Service GDA pourrait effectuer une étude approfondie sur la conservation des plans et leur pérennisation à très long terme dans ces systèmes. Le versement de ces plans dans un système d'archivage électronique semble être la solution appropriée. Nota bene : Les plans sont à conserver durant toute la vie de l'entreprise Les outils à surveiller, possible marge de manœuvre pour le Service GDA La gestion électronique des documents, Diamant Stock Diamant Stock 20 est un outil de gestion électronique de documents GED, qui permet de diffuser des documents. Suivant MoReq2 la distinction entre un système de GED et un système d'archivage, est que la GED «permet de modifier, de classer, de détruire ou de conserver, mais l archivage interdit de modifier, impose un classement et des règles de conservation/destruction» [15 p6]. Néanmoins les documents intégrés dans Diamant Stock ne sont pas modifiables, ils sont figés, l'outil propose d'organiser un plan de classement avec des dossiers, sous-dossiers et d'inscrire des informations descriptives pour chaque document. Le principal problème de cet outil, est qu'il y a et qu'il y a eu, un certain nombre d'administrateurs pouvant intégrer des documents aux systèmes, sans qu'un plan de classement global soit défini. La recherche de certains documents peut parfois être problématique «L'orignal est mort, vive la trace numérique» Cette formule d'isabelle Renard prend du sens dans les usages de la gestion des documents auprès des utilisateurs des systèmes, mais ces systèmes ne sont pas créés pour cela. En 20 5 Évaluation d'un système p 60 32

33 effet, les systèmes d'information ont été développés sans les exigences de pérennisation, d'authenticité et d'intégrité qui permettent de garantir l'archivage des documents. Les documents gérés par Change Synergy et Synergy CM, sont numérisés et diffusés dans ces systèmes. Cette activité ne serait pas un problème si l'archivage des originaux était garanti. La procédure Maîtrise de la gestion documentaire et l'archivage 21 fait clairement état des démarches à suivre ; mais lors de l'enquête réalisée, nous avons constaté que les usages étaient tout autre et que les originaux papiers n'étaient pas toujours conservés. Par exemple, la correspondance entre le chef de projet et le client. Les courriers électroniques sont créés avec un outil (engineering coordination mémo) appelé ECM. Ils font parfois état d une décision qui est signée de manière manuscrite. Ces documents sont ensuite numérisés envoyés aux clients et enregistrés dans Synergy, les versions papiers ne sont pas systématiquement conservées. Ces outils sont utilisés sur le site de Réau, l'archivage n'est pas soumis à un contrôle, le Service GDA étant sur le site de Colombes. L'archivage dépend de la bonne volonté des collaborateurs et il n'y a pas une forte culture d'archivage malgré les procédures existantes. La dématérialisation est courante dans de nombreuses entreprises, elle permet à l'aide d'un scan (procédé de numérisation), d' «accéder plus facilement à l'image des documents, à les diffuser rapidement, à les partager, à créer une copie de sécurité (security copy) en même temps d'une copie de consultation, (working copy)» [15 p6], mais l'original doit être conservé. La dématérialisation peut inclure des procédés informatiques et techniques qui permettent «d'attester la fidélité à l'original de la copie numérique, en s'appuyant par exemple sur les recommandations de la norme NF Z42-013» [15 p6]. Une telle technique n'est pas utilisée chez Hispano-Suiza. Les scans actuels ne permettent pas de garantir l'authenticité et l'intégrité des documents numérisés. Nota bene : la dématérialisation a un double sens, si le premier peut se résumer à une photo du document, il existe aussi la notion de «dématérialisation des processus». Cette notion «désigne la production numérique native : le document est créé par des outils informatiques, validé, diffusé et conservé électroniquement, sans recours au papier (...). Cette approche de la dématérialisation a été favorisée par la reconnaissance de l'écrit électronique comme preuve en 2000 (Code civil, art. 1316)» [15 p6] 21 Référence bibliographique [6] 33

34 Code civil, article 1316 : «La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tout autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leurs supports et leurs modalités de transmission» 22 Code civil, article : «L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité» 23 Code civil, article : «L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier» 24 Pour garantir les exigences spécifiées par le code civil, il est essentiel de définir si le document électronique est une numérisation du papier ou un document natif électronique. Marie-Anne Chabin dans son Nouveau glossaire de l'archivage présente des préconisations au sujet de la dématérialisation : «1. si on numérise du papier, il n est pas neutre de savoir quel est le support retenu pour l archivage car on ne gère pas de la même façon une copie de consultation et un original ou sa copie de substitution ; 2. si on produit un document numérique natif, il est important de repenser le rôle du document (que veut-on tracer par écrit?) afin de profiter au maximum des possibilités des technologies numériques au lieu de reproduire dans un cadre numérique un mode de formalisation de l écrit contraint par l environnement papier et souvent archaïque numériquement parlant. Il est patent que la dématérialisation des processus et le numérique natif montent en puissance, de sorte que la numérisation du papier, au regard de l histoire séculaire des techniques, peut apparaître comme un épiphénomène en décroissance. Chaque entreprise ou organisme doit traiter cette question dans sa politique d archivage» [15 p7]. 22 Source : SAFRAN. Fiche 1, Est-ce je peux détruire le document original sur support papier une fois celui-ci numérisé? Intranet Safran, Nectar [Consultation : juillet 2011] 23 Source : SAFRAN. Fiche 1, Est-ce je peux détruire le document original sur support papier une fois celui-ci numérisé? Intranet Safran, Nectar [Consultation : juillet 2011] 24 Source : Source : SAFRAN. Fiche 1, Est-ce je peux détruire le document original sur support papier une fois celui-ci numérisé? Intranet Safran, Nectar [Consultation : juillet 2011] 34

35 Marie-Anne Chabin explique ici que la numérisation du papier ne doit pas être la solution pour un archivage électronique, il est préférable de réfléchir au moyen technique (comme la signature électronique, l'horodatage et l'utilisation du PDF/A) pour archiver le document numérique natif afin de garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du document. La problématique du document natif électronique se trouve dans les bases SQUALE et GQAO. Prenons l'exemple de la base «Demande de dérogation», qui permet d'établir et de suivre les étapes de validation d'une demande de dérogation lors de la fabrication d une pièce. Cette base permet de renseigner des champs spécifiques dans un formulaire électronique, c'est la demande de dérogation. A ce formulaire, il peut être associé des documents de justification pour aider les différents acteurs du workflow de validation à prendre une décision. Les validations ne sont pas des signatures électroniques, elles permettent de tracer l'évolution du document d'un état à un autre. La validation finale appartient au gestionnaire de la qualité qui, grâce à son mot de passe Lotus, scelle le document, la dérogation est «close». Une fois la pièce livrée au client, le gestionnaire doit sélectionner le «bouton» Archiver. Le document (fichier s'il est accompagné de pièce jointe) est basculé sur une base de sauvegarde et le gestionnaire s'engage à imprimer le document pour l'archiver physiquement. Ce «bouton» se trouve aussi dans les bases documentaires, ad hoc et crée une ambiguïté chez l'utilisateur. Cette fonction d'archive est en réalité une sauvegarde des éléments dans une base similaire. L'autre problème des bases SQUALE et GQAO est que leur capacité n'est que de 64 gigaoctet, elles sont saturées. Il n'y pas de contrôle sur la taille des documents joints aux fichiers. Pour régler les problèmes liés à la volumétrie de données, les responsables techniques et fonctionnels de ces bases ont mis en place un système qui transfert dans un dossier dédié du serveur Société, les fichiers joints à la demande de dérogation. La demande de dérogation reste dans le système Lotus Notes. En 2011, une évaluation, à titre indicatif, de la base Demande de dérogation a été effectuée par le responsable de l'archivage électronique de la Fonction GDA Safran, en fonction des exigences Groupe pour la gestion de l'archivage numérique. Il a été constaté que l'outil n'a pas les caractéristiques suffisantes pour se substituer à un système d'archivage électronique car l'application ne gère que les données et non les documents joints, la dérogation n est donc pas figée dans son ensemble. 35

36 Le compte rendu de cette évaluation indique que «le positionnement contradictoire sur les versions papier et électronique entraîne des risques à court terme. En effet, il est précisé dans la présentation au GSAC 25 (Validation Électronique pdf) planche 1 que «la version officielle [est] sur l'outil informatique» et planche 5 que «solde de la dérogation un archivage papier au bon formulaire reste nécessaire» ; si la version «officielle» est électronique, l'archivage doit également être électronique. Du point de vue GDA et sans présager ou porter atteinte aux décisions du GSAC concernant la version de référence, l'archivage du formulaire papier est indispensable» 26. L'impression papier de la demande de dérogation «close» est le seul moyen de fusionner les données avec le formulaire de dérogation. Le risque majeur pour toutes les bases Lotus Notes est la pérennité de l'outil en lui-même. Le Groupe Safran ayant fait le choix des technologies Microsoft et non plus IBM (développeur des bases Lotus Notes), la pérennisation des bases sans la possibilité de les faire évoluer ne peut être garantie sur le long terme. Pour finir cette analyse des activités nous allons nous intéresser à l'outil Interleaf/Cogit. Cet outil (mis en place en 1991), établit et gère entre autre les instructions de travail (IT). L'outil est divisé en deux parties : une base opérationnelle qui permet aux collaborateurs des ateliers de montage et fabrication de visualiser les documents en PDF et une base de travail, sur laquelle les méthodistes développent les IT en fonction des informations transmises par SAP. Un ingénieur méthode a écrit un premier cahier des charges pour l'intégration d'un nouvel outil avec des fonctionnalités d'archivage électronique. A la lecture de ce cahier des charges, on peut constater que la partie archivage et le vocabulaire documentaire n'est pas maîtrisé, dans l'état, ce cahier des charges n'est pas opérationnel pour la partie gestion du cycle de vie des documents. Le processus pour l intégration d'un nouveau logiciel ou le remplacement d'un système est encadré par le responsable politique informatique, qui lors d'une campagne de gestion des systèmes d'information, étudie les systèmes pour en définir les besoins. Le responsable 25 GSAC est l'ancien nom d'osac, organisme pour la sécurité de l'aviation civil. 26 Source : FONCTION GDA SAFRAN. GDA0967_Rapport_évaluation_Squalederogation_ pdf, Safran [Document interne] 36

37 politique informatique a pour projet d examiner les grandes lignes pour le remplacement du système Product Manager, Interleaf/Cogit et GQAO (SQUALE). Suivant le choix du responsable politique informatique dans le développement des nouveaux systèmes Interleaf/Cogit et les Bases SQUALE, GQAO, le Service GDA pourrait proposer ses connaissances en records management et ainsi garantir la maîtrise du cycle de vie des documents engageants, un besoin constaté par l'étude des usages des utilisateurs. Pour Hispano-Suiza le papier n'est pas encore mort, il reste la référence pour l'archivage des documents. 37

38 3 Préconisations pour une approche records management (GDA) des systèmes d'information. 3.1 Le Service GDA, Conseiller en gestion de document. Dans le déploiement des systèmes d'information le Service GDA peut être un Conseiller pour ce qui concerne le cycle de vie des documents. Le Service GDA connait les réglementations et les exigences Groupe liées au traitement des documents dans les applications informatiques. Il peut aider, pour les parties dont il est expert, à de la rédaction du cahier des charges. Si le responsable politique informatique décide le changement de l'outil Interleaf/Cogit pour un outil de gestion documentaire électronique, la collaboration du Service GDA au cahier des charges est légitime. 3.2 Faire appliquer les procédures. Pour les systèmes, Synergy et les bases SQUALE et GQAO, deux solutions peuvent être envisagées pour garantir la maîtrise de l'archivage de données. L'archivage, pour répondre aux exigences Société, doit être en format papier, tout cela est précisé dans la procédure Maitrise de la gestion de la documentation 27, il n'y a peut-être pas assez de communication sur la valeur probante de l'original. Une grande campagne d'information semble nécessaire pour rappeler : o qu'il n'y a pas de politique de gestion des documents électroniques, o que l'archivage doit être impérativement en format papier, o que scanner un document sans système technologique adapté permettant l'horodatage et une signature électronique, n'est qu'une copie et n a la valeur juridique que d'une copie. En cas de contentieux, la partie d'adverse peut exiger l'orignal, laissant au juge le choix d'accepter ou non, la copie comme preuve. 27 Référence bibliographique [6] 38

39 La Fonction GDA Safran dépend de la Direction juridique, et met en avant dans la rubrique GDA de son intranet, des fiches sur les obligations légales relatives aux documents électroniques. Ces fiches répondent aux questions : «Est-ce je peux détruire le document original sur support papier une fois celuici numérisé?» «Qu'est-ce qu'une convention de preuve?» «Pour qu ils aient une valeur probante, est-ce que je dois imprimer tous mes documents électroniques?» «J'ai perdu mon original de contrat ; est-ce je peux fournir une copie à la place?» «Comment puis-je donner une valeur probante à mon contrat nativement électronique?» Elles permettent de connaitre les principes juridiques des questions, les références aux textes légaux sont citées (code civil), les jurisprudences sur ces questions sont développées et les fiches présentent la position de la Direction juridique du Groupe Safran. La diffusion et la mise en avant de ces fiches dans l'intranet Société via E-norm, permettrait de répondre à des questions que beaucoup de collaborateurs se posent. Un communiqué en partenariat avec la Direction juridique d'hispano-suiza sur les exigences légales de l'archivage comme décrit dans Maîtrise de la gestion documentaire et archivage 28 pourrait avoir un impact puissant sur les colorateurs de la société. Si la mise en place de ces actions s avère insuffisante, une évaluation des connaissances et des pratiques d'archivage peut être mise en place pour les cas où les collaborateurs ont pris l'habitude d'utiliser la copie numérique sans conservation de l'original. Ces préconisations mettent en application la procédure Management de la gestion documentaire et l'archivage (GDA), qui définit entre autre les missions du Service GDA Société : «mettre en application le plan de communication GDA», «établir et dispenser les actions de sensibilisation», «s'assurer du respect des règles GDA et réaliser des évaluations» [5]. 28 Référence bibliographique [7] 39

40 3.2.1 Élaborer une politique de gestion et d'archivage électronique des documents. Les pratiques de travail des collaborateurs de la société sont tournées vers le numérique. Les échanges se font par mail, le travail est collaboratif de manière virtuelle, les processus de validation sont dématérialisés en workflow numérique, alors pourquoi ne pas développer une politique de gestion et d'archivage de documents électroniques? Pour garantir le e- records management, des applications techniques sont nécessaires : pour établir des signatures électroniques, et pour la systématisation d'un horodatage certifié. Ceci engendrerait un investissement humain et financier conséquent. Mais l'avenir se dirige vers le tout numérique et c'est une étape incontournable dans les prochaines années. Le Groupe Safran a pourtant défini des exigences fonctionnelles pour la gestion des documents dans les systèmes informatiques qui ont une fonction gestion documentaire et archivage. Ces documents sont étudiés dans la troisième partie de ce mémoire : GDA-0039 Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques 29. GDA-0348 Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatique-fiches techniques 30. GDA Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques- Cas particuliers 31. Laisser les collaborateurs de la société gérer eux-mêmes, sans règles définies leurs documents électroniques engendre des risques. D'une part, si l'archivage papier n'est pas correctement fait et d'autre part, à cause de la surabondance et la multiplication des documents dans les serveurs Société. Durant l'enquête effectuée, nous avons constaté que les collaborateurs étaient désireux d'avoir des règles pour le classement des documents dans les serveurs. Le serveur utilisé sur le site de Réau est presque saturé et les utilisateurs se plaignent de ne pas trouver les documents. Il y a là un véritable besoin. 29 Référence bibliographique [11] 30 Référence bibliographique [10] 31 Référence bibliographique [9] 40

41 Au début de l'année 2012, le responsable du Service de Sous-système électrique, a pris l'initiative d'établir une procédure (DEV Gestion documentaire) pour la gestion documentaire relative à un Système/Produit de la Division Safran Power. Il a établi et diffusé une organisation sous la forme d'un plan de classement où il est rassemblé toutes les données et tous les documents générées au cours d'un projet. Le Service GDA n'a pas été informé de l'élaboration de cette procédure. Ceci démontre le manque de présence du Service comme Conseiller dans les techniques de gestion des documents. Une politique de gestion de documents électroniques pourrait légitimer la présence du Service GDA dans la gestion des documents des autres Directions. L'analyse des systèmes d'information montre qu'il y a des projets à mener dans la gestion des documents gérés par les applications métier ; soit parce que l'archivage physique des documents n'est pas systématique, soit car les besoins des utilisateurs obligent à repenser le système de gestion documentaire en prenant en compte l'obsolescence continue des logiciels. La Fonction GDA Safran a pour projet de développer un système hybride de gestion d'archivage papier et électronique, à cette occasion Hispano-Suiza sera dans l'obligation de mettre les ressources suffisantes pour établir des règles et une politique de gestion de documents électroniques Pourquoi cette politique d'archivage n'est pas déjà envisagée? Nous avons constaté plusieurs axes 32 qui pourraient expliquer cela : La politique informatique a été mise en place sans cette réflexion en amont. Des outils ont été mis à la disposition des utilisateurs sans prendre en compte la problématique d archivage. La sensibilité à l archivage des utilisateurs est donc faible. Il y a une population majoritaire d ingénieurs qui ont la volonté de résoudre le problème du moment, sans se projeter 30 ans plus tard. Ce qui fait que l'archivage n est pas été pris en compte au moment de la mise en place des outils. 32 Les axes développés dans ce paragraphe sont issus de discutions avec les différents collaborateurs durant l'enquête menée. 41

42 L outil informatique s est déployé dans toute la société depuis 15 ans, les utilisateurs ont eu en leur possession des outils sans prendre en compte la politique d archivage. L industrie informatique n avait pas non plus de solution à proposer à cette époque. Depuis 5 ans des solutions d archivage électronique ont commencé à se développer dans les sociétés industrielles mais cela a un coût certain pour les entreprises. La nécessité d'un tel système ne s est pas encore fait ressentir car Hispano-Suiza n a pas rencontré de problèmes majeurs. Aujourd hui les enquêtes ou audits sont menés sur des produits anciens sur lesquels il y a eu un archivage papier traditionnel donc l information est relativement facile à trouver. Si l enquête porte sur des informations récentes, il est nécessaire d utiliser des outils (application) pour montrer l'information. Il n y a jamais eu pour le moment de client ou autorité qui aient demandé de certifier l intégrité ou l authenticité d un document. L entreprise et l enquêteur ne sont pas sensibilisés à cette notion forte de l archivage et la société fait face avec les règles de sauvegarde que chaque Service se donne ou pas. L évaluation du risque d avoir un client doutant de l intégrité ou de l authenticité d une information reste faible. L archivage et la gestion documentaire ne sont pas au cœur des métiers de production. Ce sont des fonctions supports. Hispano-Suiza ne met pas son «énergie» pour les fonctions supports. La société souhaite mutualiser avec Safran et attend une solution Groupe à une politique d archivage. Chez Safran, les efforts sont importants pour ces problématiques. Hispano-Suiza seul n a pas la volonté de définir une politique d archivage électronique qui soit cohérente avec les évolutions du marché aujourd hui. Le problème de nombreuses sociétés est que la réflexion est exprimée en termes d outil et non de fonctionnalité. Il faudrait établir quelles sont les fonctions attendues par l outil, pour permettre de choisir un outil ; d'où l importance d'un cahier des charges fonctionnel. Le Service GDA pourrait travailler sur ce genre de projet mais il faudrait qu'on lui en donne à la fois, les moyens et l'opportunité. 3.3 Solution intermédiaire, appliquer le document : Mesure conservatoires à court et moyen terme en vue de l'archivage de documents électroniques 42

43 Le GDA-0013 Mesure conservatoire à court et moyen terme en vue de l'archivage de documents électroniques 33, est un document Safran. Il offre un modèle pour la gestion des «documents nativement électronique (dès leur création) en vue de versements dans un futur système d'archivage électronique» [8]. Ce document a pour objectif de limiter les risques liés à la conservation des documents électroniques ainsi que leur pérennité et leur intégrité. Il tend à limiter les risques d'«illisibilité des documents suite à l'obsolescence des formats et/ou des supports, l'impossibilité de retrouver un document suite à l'insuffisance ou l'absence d'informations descriptives» [8] Pour appliquer ce document, les pré-requis sont : «un dossier «Archives», une base de données pour gérer les informations descriptives des documents versés, un serveur sécurisé ou un espace dédié pour la conservation des documents.» [8] A ces prés-requis s'ajoute une recommandation Groupe indiquant qu'il est préférable que le serveur soit dédié à la conservation des documents électroniques et le Service GDA soit son administrateur fonctionnel. Il note aussi qu'une duplication de la sauvegarde du serveur par la DSI est souhaitable. Les étapes effectuées par le secteur responsable des documents : 1. l'indentification des documents à archiver ; 2. le contrôle du format des documents à archiver ; 3. le contrôle des informations descriptives des documents à archiver (Référence, titre, date, rédacteur, valideur, secteur de production...) : 4. la constitution du dossier «archives». Ce dossier est composé des fichiers source format PDF/A et du fichier index qui contient les informations descriptives (procéder au hachage du dossier, c'est un principe informatique sous forme de logiciel normalement disponible par la DSI) ; 5. la création d un espace «tampon», espace de stockage temporaire pour constituer des lots pour le versement ; 6. le renseignement du formulaire de versement ; Les étapes effectuées par le Service GDA : 7. la validation du formulaire de versement ; 33 Référence bibliographie [8] 43

44 8. la réception du versement avec l attribution d'identifiant pour chaque dossier et le reporter sur le formulaire de versement. Ce processus de versement est très proche de celui mis en place pour les archives physiques externalisées. Mais il est un moyen efficace et rapide à mettre en place pour limiter les risques liés à la conservation des documents natifs électroniques. 44

45 Troisième partie Les exigences relatives à la gestion documentaire et l'archivage dans l'univers numérique. 45

46 1 Pourquoi réfléchir à la gestion des documents électroniques? Les usages de travail dans des sociétés industrielles comme Hispano-Suiza où la course à la compétitivité rime avec évolution technologique, oblige à réfléchir à la gestion des documents électroniques. Nous l'avons vu dans la deuxième partie de ce mémoire, des outils déjà existants, permettent de gérer les documents électroniques, de les créer et les diffuser sans règle particulière pour les maîtriser. La suite logique du cycle de vie de ces documents est leur versement dans un système d'archivage électronique. C'est ce qui est appelé le e-record management ; bien que, comme le souligne Marie-Anne Chabin dans Le records management, concepts et usages, «il est presque superflu de parler de e-records management ou d'archivage électronique car tout est électronique, et ce qui ne l'est pas le sera bientôt et est de toute façon géré à l'aide de l'informatique» [16 p11]. Réfléchir à la gestion et aux règles relatives à la gestion des documents électroniques, c'est anticiper aujourd'hui les problèmes de demain. Aujourd'hui retrouver des documents archivés il y a 15 ans n'est pas un problème car les records de l'époque étaient systématiquement papier et les pratiques de leur archivage clairement identifiées. Mais dans 15 ans les documents créés aujourd'hui seront-ils toujours utilisables? 46

47 2 Quelles normes pour nous guider? Les documents précédés d'un astérisque (*) sont les documents qui ont servi de référence pour l'élaboration des exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques. ISO 16175, ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l archivage dans un environnement électronique 34 [14]. Cette norme est la seule qui n'est pas été utilisée par Safran pour l'élaboration des exigences des applications informatiques ayant des fonctionnalités d'archivage. Le Module 1 est une présentation des conditions générales à l'archivage numérique. Le Module 2, très proche de la norme MoReq2 n'apporte pas de variante remarquable. Le Module 3 offre en revanche une approche innovante dans l'archivage des données dans les applications métier. Le fait que ce module 3 ne soit pas un document de référence dans l'élaboration des exigences Safran, révèle que l'archivage des données est exclu par Safran. Or il n'y a pas de hiérarchie entre la valeur probante d'une donnée et celle d'un document. Les données sont peut-être plus difficiles à archiver, car elles exigent un système informatique de capture de données assurant la fixation de celle-ci pour garantir leur intégrité et authenticité. Pour autant, des procédés informatiques existent et le module 3 présente les fonctionnalités pour garantir ces exigences. * MoReq2, Exigences types pour le maîtrise de l'archivage électronique 35, définit les spécifications et les fonctionnalités du records management, dans la continuité de l'iso * ISO 14721: 2003 Systèmes de transfert des informations et données spatiales, Système ouvert s'archivage d'information, Modèle de référence. La norme a été révisée par ISO : 2012 * ISO : 2009 Information et document - L'ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core. 34 Titre d origine : Principles and functional requirements for records in electronic office environments, 35 Titre d origine : Model Requirement for the Management of Electronic Records, traduit en 2008 en français par la Direction des Archives de France. 36 ISO annexe p. 47

48 * ISO : Gestion de document - Format de fichiers des documents électroniques pour une conservation à long terme - Parti 1 : utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) * NF Z : 2009 Spécifications relatives à la conception et à l exploitation de systèmes informatiques en vue d assurer la conservation et l intégrité des documents stockées dans ces systèmes, connu sous le nom de Modèle OAIS (Reference model for an open archival information system). Elle a été révisée en juin 2012 sous le nom de Référence model for an open archival information system (OAIS), Recommended Practice, Issue 2. Cette nouvelle version précise de nombreux concepts dont celui de l'authenticité. Le modèle OAIS se pose dans la problématique de conservation pérennisé des informations à très long terme. * ISO 8601 : 2000 Eléments de données et formats d'échange - Echange d'informations - Représentation de la date et de l'heure. La norme a était révisée par ISO 8601 :

49 3 Document Safran GDA0039 Exigence de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques 37 Le responsable archivage électronique de la Fonction GDA Safran est responsable du document que nous allons présenter dans cette partie, ce document ne peut être communiqué à l'extérieur du Groupe Safran. Nous présenterons 38 seulement les rôles des acteurs dans la gestion des documents dans un système électronique de gestion documentaire et d'archivage. Les exigences et fonctionnalités sont détaillées dans l'annexe 3 p. 105 Tableau 6 Exigences et fonctionnalités de GDA pour les applications informatiques Présentation Ce document est un cadre pour aider les sociétés du Groupe Safran à la conception d'un cahier des charges en vue de l'acquisition d'une application informatique intégrant des fonctionnalités de gestion documentaire et d'archivage. Ce document propose un modèle pour la gestion des documents électroniques qui sont créés dans un système de gestion documentaire et y restent durant tout leur cycle de vie, ce document suit le processus «Gérer la documentation» [11]. Ce document est adressé à la Direction des systèmes d'information. Il est spécifié que toutes les applications ayant une ou plusieurs fonction(s) de gestion documentaire et archivage doivent «être conforme aux principes / exigences / fonctionnalités du présent document» [11]. Outre les deux premières parties du document qui présente le cadre général et les principes définis à l'application du document, celui-ci est divisé en deux grandes parties : «Cycle de vie» et «Administration». La partie Cycle de vie, comme son nom l'indique suit le cycle de vie d'un document à archiver, il est défini par la figure A ci-dessous : 37 Référence bibliographique [11] 38 Cette présentation est sous forme de synthèse. 39 Ce tableau est confidentiel l'annexe 3 l'est aussi et ne figura pas dans la version diffusion public de ce document. 49

50 Figure 2 Cycle de vie d'un document à archiver Secteur responsable Secteur responsable Service GDA Service GDA Créer Approuver Verser Conserver Détruire Secteur responsable Diffuser Communiquer Utilisateurs La partie Administration, définie les fonctionnalités administratives de l'archivage avec la gestion : des journaux, de la gestion des bases GDA, des rapports, des locaux d'archivage (si l'outil informatique est utilisé comme référentiel à l'archivage papier), des informations descriptives, de la conversion, la migration, du plan de classement. Pour chacun de ces sous-processus, le document décrit les exigences et les fonctionnalités que l'outil de gestion documentaire devrait être capable d'accomplir. 3.2 Les exigences Créer : Le sous-processus créé est à la charge du secteur responsable du document. Pour l'application de cette activité, quatre rôles majeurs : le responsable du document (il peut aussi être le rédacteur du document), le rédacteur, le contrôleur et le valideur. 40 L'ensemble des exigences et fonctionnalités sont répertoriés en Annexe 2 Tableau 6 Exigences et fonctionnalités de GDA pour les applications informatiques 50

51 Le responsable du document doit : o initier la fiche documentaire, o choisir la typologie documentaire, o choisir le modèle, o assigner les rôles, o soumettre le document à validation, o traiter les éventuels refus, o diriger le document vers le processus d'approbation. Le rédacteur s'engage à : o rédiger le contenu o intégrer les corrections proposées par le Correcteur. Le correcteur est chargé de : o proposer des corrections. Le validateur doit : o valider le document ou émettre un refus Approuver : Le sous-processus «Approuver» est à la charge du secteur responsable du document. Pour l'application de cette activité le rôle de l'approbateur est important il permet la validation comme document à archiver et le versement du document dans le système d'archivage. L'approbateur est chargé de : o analyser des informations descriptives non-figées, o approuver les informations descriptives ou émettre un rapport de refus, o mettre à jour ces informations, o approuver le document avec un système ayant un certificat de signature électronique, o diriger le document vers le processus de versement ou de diffusion. 51

52 3.2.3 Diffuser : Le sous-processus «Diffuser» est à la charge du secteur responsable du document. Pour l'application, ce processus est à la charge du responsable du document à archiver (seuls les documents archivés peuvent être diffusés). Le responsable du document à archiver doit : o compléter des paramètres de diffusion (définition des règles), o préparer la diffusion (générer les documents de traçabilité), o diffuser le document, o tracer la diffusion. o tracer la réception du document, après réception du document par le destinataire Verser Le sous-processus «Verser» est conjointement à la charge du secteur responsable du document et du Service GDA. Pour l'application de ce processus, on peut distinguer trois rôles : le secteur responsable, le Service GDA et l'administrateur système. Le secteur responsable doit : o constituer le document à archiver et l'insérer dans l'espace de versement, o Saisir et corriger les informations descriptives non-figées, o recevoir le rapport de fin d'opération de versement. Le Service GDA a pour tâche de : o contrôler le document à archiver et d'envoyer un rapport au système o attribuer la référence GDA, o diriger le document vers la conservation ou la diffusion si besoin. L'administrateur système s'engage à : o Analyser le rapport envoyé par le Service GDA Conserver Le sous-processus «Conserver» est à la charge du Service GDA qui en a le rôle principal. 52

53 Le Service GDA se doit de : o inscrire les documents archivés sur un support logique (c'est un support (WORM) particulier où l'inscription des informations est réversible mais les informations ne peuvent pas être modifiées), o horodater l'opération, o envoyer un accusé de réception des documents archivés au secteur responsable, o contrôler les informations descriptives figées (elles sont automatiquement figées après le processus de versement) «tout type de support» (support physique ou support logique réinscriptible), o sécuriser le support si c'est un support logique ou réinscriptible, o créer un support amovible si c'est un support physique, o intégrer le document Communiquer Pour la consultation des archives. Le sous-processus «Communication» est sous la responsabilité du Service GDA qui en est l'administrateur fonctionnel. Pour l'application de ce processus, nous pouvons distinguer deux acteurs majeurs : l'utilisateur et le Service GDA. L'utilisateur doit : o faire une recherche, o sélectionner les documents archivés à consulter, o s'identifier avec son accès réservé, o consulter les informations descriptives, o consulter les documents archivés s'il en a accès, o faire une demande de dérogation à l'administrateur fonctionnel, s'il n'en a pas l'accès. Le Service GDA est en charge de : o traiter la dérogation et envoyer un rapport au secteur responsable. 53

54 3.2.7 Détruire Le sous-processus «Détruire» est à la charge du Service GDA en collaboration avec le secteur responsable. Pour l'application de ce processus nous pouvons observer trois acteurs majeurs : le Service GDA, le secteur responsable et l'administrateur système. Le Service GDA s'engage à : o o o o o o o lancer la requête de destruction, constituer la liste des documents archivés à détruire envoyer la liste au secteur responsable, déclencher la destruction des documents archivés, après réception du formulaire de destruction du secteur responsable, analyser les justifications de prolongation, si le document est prolongé, traiter le certificat de destruction reçu de l'administrateur système, mettre à jour les informations descriptives des documents archivés qui reste dans le système. Le secteur responsable doit : o approuver la destruction des documents archivés o renseigner le formulaire de destruction. L'administrateur est chargé de : o détruire les documents archivés, o établir un rapport de destruction, o traiter le rapport de destruction, o envoyer un certificat de destruction à la Fonction GDA Fonctions d'administration. Journaux : Un journal est un enregistrement d'action majeur en rapport avec le cycle de vie des documents ou d'événements particuliers qui sont effectués dans le système, comme les évolutions et les différentes opérations dans un laps de temps définit. 54

55 Rapports : Le rapport est le résultat d'une requête émise dans le système, c'est l'enregistrement d'une opération. Ces enregistrements doivent être horodatés et inaltérables. Conversion : La conversion de documents ne soit pas altérer le document ni dans son contenu ni dans sa forme. Migration : La migration de documents doit être faite dans un espace de stockage dédié, la lisibilité et l'intégrité de ceux-ci doivent être garanties. Plan de classement : Le plan de classement doit en sa racine être unique pour l ensemble de la société mais il peut être incrémenté de plans de classement partiels suivant les besoins métier. Le plan de classement ne doit pas être figé, il est enrichi en fonction des besoins Remarques Ce document propose un cadre «clés en main» pour la compréhension et le développement d'un système de gestion documentaire et archivage. Nous avons répertorié toutes les fonctionnalités et exigences dans un tableau des fonctions 41 des systèmes de gestion de document proposé ici ; afin de permettre l'évaluation de systèmes ayant des fonctions de gestion d'archivage. Ce tableau pourrait être utilisé par les responsables informatiques pour prendre connaissance rapidement des exigences et des fonctionnalités d'un tel système qui garantit l'authenticité, l'intégrité et la pérennité des documents. Nous pouvons constater que le système décrit par ce document correspond aux caractéristiques présentes dans l'iso et mis en avant par Marie-Anne Chabin dans Le records management, concepts et usages Annexe 3 Tableau 6 Exigences et fonctionnalités de GDA pour les applications informatiques p Référence bibliographique [16] 55

56 «Les quatre caractéristiques du «record» : 1. authenticité (le document peut prouver qu il est bien ce qu il prétend être) ; 2. fiabilité (son contenu peut être considéré comme la représentation complète et exacte des faits qu il indique) ; 3. intégrité (qui renvoie au caractère complet et non altéré du document) ; 4. exploitabilité (document localisé, repéré, décrit et analysé)» [16 p9]. «Les cinq caractéristiques du système d archivage : 1. fiabilité du système (fonctionnement continu et cohérent) ; 2. intégrité (contrôles des utilisateurs, sécurité) ; 3. conformité à l environnement réglementaire et aux attentes des métiers ; 4. exhaustivité du périmètre documentaire (tous les documents engageants de l entreprise ou de l organisme) ; 5. caractère systématique des opérations de gestion (systématiser au mieux les méthodes de production et de conservation des documents)» [16 p9]. Deux autres documents d'application complètent le document GDA0039 Spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques : GDA0348 Spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques - Fiches Techniques 43, destiné à la DSI, constitue «l'ensemble des fiches techniques portant sur les fonctionnalités d'éléments du système d'information nécessaires à la mise en pratique des exigences fonctionnelles définies dans le document GDA-0039» Ce document précise les caractéristiques du moteur de référencement, moteur de diffusion, moteur de recherche, workflow et de la gestion des droits et accès. GDA0349 Spécifications fonctionnelles GDA pour les applications informatique - Cas particulier, 44 aussi destiné à la DSI et définit les fonctionnalités et exigences liées à l'externalisation de l'archivage électronique. Ces documents forment un guide pour l'élaboration d'un système de gestion de record qui est détaillé pour couvrir plusieurs cas de figure, les fonctionnalités décrites sont des généralités applicables à toutes les sociétés du Groupe et à adapter suivant l'activité des sociétés. 43 Référence bibliographique [10] 44 Référence bibliographique [9] 56

57 4 Application chez Hispano-Suiza. La situation actuelle d'hispano-suiza ne permet pas d'appliquer dans l'immédiat le document GDA0039, car la société ne possède pas les pré-requis nécessaires comme les signatures électroniques, Public Key Infrastructure (PKI), un système de gestion de clefs publiques pour gérer et garantir la fiabilité de liste de clefs. Ce système «offre un cadre global permettant d'installer des éléments de sécurité tels que la confidentialité, l'authentification, l'intégrité et non-répudiation tant au sein de l'entreprise que lors d'échanges d'information avec l'extérieur» 45 ce qui certifie la conformité des signatures électroniques. Admettons que les prés-requis techniques demandés par le document GDA0039, sont développés pour mettre en place un tel système. Le Service de gestion documentaire et archivage serait soumis à des changements organisationnels. Le management de gestion de l'archivage selon le modèle OAIS 46 est clairement définit dans le schéma, Figure 4-1 : OAIS Functional Entities (fonctionnalité des services) dont la copie et la traduction sont proposé ci-dessous : Pour la traduction et l'analyse de ce schéma nous nous somme appuyés sur la réflexion de Claude Huc qui dans l'article, un modèle pour l'organisation d'un centre d'archives numériques [13], étudie la première version (OAIS 2002) où le schéma «Figure 1. Le modèle fonctionnel de l OAIS et l identification des services» [17] ressemble à celui-ci. 45 Source : BENJADA Mustapha. PKI (Public Key Infrastructure). SECURITE INFO [Consultation : 20 septembre 2012] 46 Référence bibliographique [17] 57

58 Figure 3 Fonctionnalité des services OAIS 2012 Versement Planification de préservation Gestion des données Producteur Utilisateur SIP : Submission Information Package. Paquet d'informations à verser. Stockage d'archive DIP : Dissemination information package. Paquet d'informations diffusé. AIP : Archival Information Package. Paquet d'informations archivé. Dans un souci de clarté nous vous proposons les définitions originales tirées d'oais 2010 «Submission Information Package (SIP): An Information Package that is delivered by the Producer to the OAIS for use in the construction or update of one or more AIPs and/or the associated Descriptive Information» [17]. «Archival Information Package (AIP): An Information Package, consisting of the Content Information and the associated Preservation Description Information (PDI), which is preserved within an OAIS» [17]. 58

59 «Dissemination Information Package (DIP): An Information Package, derived from one or more AIPs, and sent by Archives to the Consumer in response to a request to the OAIS» [17]. La figure proposée illustre les étapes de gestion des documents dans un système d'archives électroniques suivant les exigences et spécification du document GDA0039. Pour permettre l'archivage suivant ce modèle, Claude Hus propose de diviser en trois fonctions ce processus : une fonction de «Collecte et préparation des données prenant en charge l'ensemble des tâches liées au versement» [13], une fonction de «Stockage d'archive» [13], une fonction de «Gestion des données et communication» [13], pour permettre l'accès des informations aux utilisateurs. Afin de suivre le management proposé ici, Hispano-Suiza peut choisir de mettre en place une équipe de records management qui prendra en charge de l'administration fonctionnelle du système ou faire appel à un prestataire. Pour le développement de fonction de gestion documentaire et archivage des systèmes d'informatique, le document GDA0039 et les documents techniques associés peuvent servir de modèle pour la rédaction d'un cahier des charges. Le Service GDA peut servir d'interprète pour les exigences et les fonctionnalités archivistiques ainsi travailler avec la DSI. Les intentions entre de la DSI et du Service GDA sont différentes. L'archivage est considéré par la DSI comme l'étape réalisée «à l'extrémité de la chaine et d'usage de l'information» [13], alors que les caractéristiques du record exigent sa prise en charge comme tel dès sa création. Les avancées technologiques des prochaines années vont rapprocher les métiers d'informaticien et de records managers surtout pour le développement de systèmes informatiques gérant les documents, le premier pour les développements techniques et le second pour les développements fonctionnels du système. 59

60 5 Évaluation d'un système L'évaluation des systèmes permet de situer le niveau de connaissance des utilisateurs sur les pratiques de gestion documentaire, archivage et de déterminer l'efficacité, la clarté du système. Hispano-Suiza n'a pas de système d'archivage électronique (SAE), nous proposons donc d'évaluer l'outil de gestion de document électronique Diamant Stock qui permet le stockage et la diffusion de document. L'évaluation en fonction des exigences étudiées précédemment est à adapter car ce logiciel n'est pas un SAE. Il s'agit de déterminer les limites de l'outil dans la gestion des documents. Comme son nom l'indique Diamant Stock semble être un outil de stockage. Les fonctionnalités de l'outil sont : l'importation de document dans le système, la classification des documents importés, l'accès aux documents, l'affichage du document dans le système. Initialement ce logiciel proposait des fonctionnalités d'archivage, celles-ci ont été abandonnées, sans doute car ces fonctionnalités ne respectent pas les exigences en vigueur. Le logiciel sert donc d'espace de stockage de documents, et assure leur classement et leur diffusion. Il est utilisé par plusieurs Directions et plusieurs processus métier. Nous allons pour cette évaluation nous intéresser à son utilisation par la gestion de configuration Safran Power. Le logiciel est en lien avec Product Manager (PM), une option "preview" permet de visualiser des documents à partir de PM, ce lien ouvre une fenêtre de Diamant Stock. Le logiciel propose trois rôles : Les administrateurs qui peuvent gérer la structure hiérarchisé du système, son arborescence, créer des groupes d'utilisateurs et les droits d'accès. Les utilisateurs modificateurs qui peuvent enregistrer des documents dans l'arborescence mise en place et modifier la fiche descriptive. 60

61 Les utilisateurs lecteurs qui peuvent voir, enregistrer et imprimer les documents diffusés. 5.1 Évaluation du point de vue de la gestion de configuration Safran Power (Réau). Nous avons élaboré des grilles d'évaluation en fonction des exigences Safran pour l'archivage électronique, que nous avons adapté à l'outil évalué et divisé en quatre grilles : Tableau 1 Grille d'évaluation du plan de classement. Tableau 2 Grille évaluation de l'enregistrement des documents. Tableau 3 Grille d'évaluation de la conservation des documents. Tableau 4 Grille d'évaluation de la diffusion des documents. Les réponses aux grilles ont été effectuées pour ce mémoire, après l'analyse de l'outil et de ses fonctionnalités. Nous avons choisi des indicateurs de 1 à 5 pour juger la satisfaction aux exigences Utilisation de Diamant Stock La gestion de configuration utilise Diamant Stock comme une base de partage et de stockage de documents. Il y existe deux types de documents : Les dossiers de changement à la définition qui sont constitués de toute la documentation autour des affaires (projets). La correspondance entre les clients et le projet. Cette correspondance se fait à partir d'un outil appelé ECM (engineering coordination mémo). Cet outil crée des courriers formalisés. Ces courriers sont créés dans l'application ECM, imprimés, signés de manière manuscrite, scannés pour être envoyés par mail aux clients et enregistrés dans Diamant Stock. Pour les nouvelles affaires, il a été constaté que les collaborateurs ne conservaient pas les documents originaux Plan de classement et enregistrement de documents. Le plan de classement est représenté sous forme d'«armoire» composé de «tiroirs» qui possède parfois des «classeurs», il y a donc quatre niveaux maximum pour le classement suivant les cas. 61

62 Pour visualiser cette représentation nous proposons des captures d'écran de ce classement. Figure 4 Représentation des «armoires» dans Diamant Stock Vue Tiroir Vue Tiroir Les éléments encadrés sont ceux qui sont gérés par la Direction Safran power (Réau) et sa gestion de configuration. Il n'y a pas de règles établies pour la dénomination de ce premier niveau de plan de classement, mais des habitudes. «Flux documentaire» englobe les courriers entre les clients et Hispano-Suiza gérés par affaire. «REAU-DOC» englobe les documents et les CAD 47 relatifs à une affaire comme on peut le voir par la capture ci-dessous. 47 Changement à la définition 62

63 Figure 5 Représentation des «tiroirs» et documents dans Diamant Stock Tableau 1 Grille d'évaluation du plan de classement Exigence Commentaire Niveau de 1 à 5 5= satisfait 3= partiellement satisfait 1= non satisfait Le plan de classement est construit sur une racine unique au niveau de la gestion de configuration Le nombre de niveaux et la structure du plan de classement répondent aux besoins métiers Le plan de classement est ouvert à d'autres applications Le plan de classement est enrichi en fonction des besoins opérationnels Dans les tiroirs flux de documentation on note une certaine difficulté à retrouver des anciens documents. La relation entre PM et Diamant Stock se fait par la liaison dont le chemin est enregistré dans PM. L'organisation des armoires et tiroirs se fait à la carte avec le responsable informatique de la société

64 Des groupes d'utilisateurs sont associés à un nœud du plan de classement. Le responsable GDA a un rôle dans la gestion du plan de placement Il est possible d'attacher un document sur plusieurs nœuds du plan de classement Le plan de classement est géré par le responsable métier et le responsable informatique mais il n'y a pas de règles définies par le responsable GDA L'évaluation du plan de classement est de 25/35 au niveau de la satisfaction de ces quelques exigences. Tableau 2 Grille évaluation de l'enregistrement des documents Exigence Commentaire Niveau de 1 à 5 5= satisfait 3= partiellement satisfait 1= non satisfait Chaque document possède obligatoirement une référence GDA et un minimum d'informations descriptives : la référence, l'adresse du plan de classement, le nom du responsable du document, le titre du document Le système de création de la référence est totalement anonyme et détaché de tout contexte lié à la société Le système permet la monté en version des documents Le document est au format archivage PDF/A Ce n'est pas une référence GDA mais une référence issue d'un autre outil (Mistral) qui a pour tâche d'attribuer des références aux documents suivant des catégories sauf pour les ECM. Les documents peuvent être enregistrés en Tiff, PDF et XML, il n'y a pas de contrôle L'évaluation de l'enregistrement des documents est de 15/20 au niveau de la satisfaction de ces quelques exigences. 64

65 Le niveau de satisfaction général pour le plan de classement et l'enregistrement de documents dans le système est de 40/55, soit environ 73% des exigences respectées Conservation et diffusion Tableau 3 Grille d'évaluation de la conservation des documents Exigence Commentaire Niveau de 1 à 5 5= satisfait 3= partiellement satisfait 1= non satisfait Le nombre de documents stockés n'est pas limité Le nombre de documents stockés n'est pas limité par le niveau de plan de classement Les documents sont stockés sur des ressources dédiées Seulement trois niveaux, pas de possibilité d'en rajouter L'évaluation de la conservation des documents est de 11/15 au niveau de la satisfaction de ces quelques exigences. Tableau 4 Grille d'évaluation de la diffusion des documents Exigence Commentaire Niveau de 1 à 5 5= satisfait 3= partiellement satisfait 1= non satisfait Un document diffusé n'est pas modifiable Seuls les documents préalablement archivés sont diffusés Comme le format n'est pas soumis à un contrôle, des documents sous le format Word peuvent être enregistrés, ils ne sont pas modifiables dans le système de stockage mais rien n'empêche un autre utilisateur de l'enregistrer sur son espace de travail et de le modifier. C'est le cas pour les CAD mais pas pour les ECM

66 L'évaluation de la diffusion des documents est de 4/15 au niveau de la satisfaction de ces quelques exigences Le niveau de satisfaction la conservation et la diffusion des documents dans le système est de 15/30, soit 50 % des exigences respectées. 5.2 Remarques Le niveau de satisfaction générale pour le plan de classement, l'enregistrement, la conservation et la diffusion de documents dans le système est de 55/85, soit environ 65% des exigences respectées. Le fait qu'il n'y ait pas de règles établies dans la gestion de document de Diamant Stock laisse les administrateurs et les utilisateurs du logiciel sans structure officielle pour gérer les documents. Si les documents de la gestion de la configuration possèdent un numéro Mistral, la dénomination des documents pose problème. Lors de l'enquête menée auprès des utilisateurs, il s est avéré que les documents étaient retrouvés rapidement plus par habitude que par performance du moteur de recherche. Celui-ci fonctionne avec des mots clés, attribués de manière significative par les collaborateurs qui enregistrent leurs documents dans le système, mais pour les anciennes affaires ce n'est pas évident. Cette difficulté se fait ressentir dans la gestion des ECM (les courriers numérisés en enregistrés dans le système) car il y un volume de documents important, documents en tout pour l'affaire la plus ancienne. Le Service GDA pourrait proposer un plan de classement adéquat, plus efficace et une étude sur un thésaurus pour l'ensemble des «armoires». Cette évaluation n'est pas exhaustive mais elle permet de démontrer que l'implication d'un administrateur documentaliste, pour ce genre d'application, pourrait être intéressant afin d'améliorer le temps de recherche des documents, d'alléger la volumétrie de stockage en développant l'intégration de PDF/A à l'ensemble de la société (qui est le format plus sécurisé d'un point de vu intégrité, authenticité des documents et le moins «lourd»). 66

67 6 Pour aller plus loin, comment archiver les informations des applications métier. Pour aller plus loin dans le records management, nous proposons une présentation sous forme de synthèse 48 explicative du module 3 de la norme ISO Recommandations et exigences fonctionnelles pour l archivage des documents dans les applications métier [14]. Cette présentation donnera suite à une réflexion personnelle autour de l'archivage de donnée. 6.1 Synthèse du module 3 Recommandations et exigences fonctionnelles pour l archivage des documents dans les applications métier Ce module est un guide indiquant des exigences fonctionnelles de système informatique pouvant gérer l'archivage de données dynamiques dans des applications métier Pourquoi archiver des données dynamiques Les entreprises mettent en œuvre des systèmes d'information pour automatiser leurs activités et leurs processus. Dès lors, le système d'information (application métier), bien qu'il n'ait pas été conçu dans ce but, produit une information électronique qui se trouve souvent être la seule preuve ou trace du processus. Sans cette trace, les entreprises risquent de ne pas pouvoir répondre aux exigences de légalité et de responsabilité [14 p5]. Les systèmes métier enregistrent généralement des données dynamiques et manipulables, la capture des données sur des documents engageants figés et la gestion de leur authenticité, fiabilité, exploitabilité et intégrité dans le temps représentent un véritable enjeu [14 p.5]. Cela engendre des risques de mauvaise gestion documentaire et de dépenses superflues car certaines entreprises possèdent un système d'archivage électronique (SAE) mais celui-ci ne capture par forcément la totalité des documents/données engageant(e)s à archiver [14 p5]. Les applications métier sont ordinairement conçues pour répondre à un certain type de processus métier (échelonnement des actions de l'activité). Les documents engageants (à 48 Cette synthèse du module 3 est une synthèse documentaire, référencé (numéro de page entre crochet) par le texte d'origine. La reformulation de certains éléments a pour objectif de synthétiser et de clarifier le propos suivant l'étude menée. 67

68 archiver) étant le produit d actions dont l ensemble forme un processus métier (par exemple, les actions composant le processus d une demande d autorisation), il s ensuit que l intégration des fonctionnalités d archivage dans les systèmes doit être entreprise du point de vue du processus métier [14 p10]. Les documents/données à archiver doivent être pertinents, c est-à-dire qu ils doivent être suffisamment probants pour rendre compte de la conduite des activités ou des actions effectuées. Une décision majeure sera donc largement documentée, tandis qu une action de routine peu risquée pourra être tracée par un nombre restreint d informations [14 p14] Comment archiver des données dynamiques Les informations engageantes peuvent se trouver dans des champs différents de la base de données des applications, réunis, ils forment un tout pour donner un document probant, traçant l'activité définit par le processus de l'application. La figure, Identification des composants d'informations (ou données) constituant un document électronique engagent dans une base de données, proposée dans le module 3, illustre bien ce phénomène. Figure 6 «Identification des composants d'informations (ou données) constituant un document électronique engageant dans une base de données» Ica-Req [15 p15] 68

69 Les données engageantes de la base de données constituent un document numérique qui est donc engageant. Le document doit cependant posséder des éléments permettant de définir le contexte de production et d'inclure des métadonnées d'archivage pour gérer la durée de conservation, les accès de consultation du document et faciliter sa recherche [15 p 17]. Après l'étape d'identification des documents à produire pour assurer la traçabilité des activités. Il est nécessaire de choisir une stratégie de gestion des documents engageant en fonction de l'évaluation des risques [15 p19] «Pour être considéré comme une trace authentique et fiable, le contenu doit être figé à un moment donné et être non modifiable» [15 p19], un procédé de capture et fixation de donnée doit donc être mis en place pour établir le record à partir des données engageantes. Trois scénarii sont présentés dans le module 3 pour permettre l'archivage des données : Concevoir l'application métier «de sorte qu'il possède les fonctions d'archivage en interne» [15 p 23]. o Les avantages : la gestion des records fait partie du processus métier, l'architecture technique proposée peut être réutilisée pour d'autres applications, cette technique offre une forte historisation des données. o Les aspects négatifs : les problèmes de stockage, les forts coûts de développement, la gestion des documents engageants doit être prise en compte dans l ensemble de l'entreprise. Intégrer l'application dans un système d'archivage électronique : o Les avantages : mutualisation du SAE pour plusieurs applications, SAE utilisable pour l'archivage globale de la société. o Les aspects négatifs : manque de continuité du processus métier, disfonctionnement possible lors de mises à jour des deux systèmes, difficultés pour la restauration des données et l'historique des événements dans l'application. Concevoir une «fonctionnalité d'export au sein du système métier afin d'exporter directement les documents engageants à archiver et leurs métadonnées dans un SAE» [15 p21]. 69

70 o o Les avantages : mutualisation du SAE pour plusieurs applications, adaptée pour les systèmes déjà existants. Les aspects négatifs : duplication des données, mettre en place un processus d'import-export, oblige les utilisateurs à manier deux systèmes, si une interface commune n'est pas développée Présentation des fonctionnalités Les exigences fonctionnelles sont présentées sous quatre axes. Afin de proposer une vision synthétique des fonctions clés du processus d'archivage des données des applications métier. Nous avons choisi d'expliquer les quatre axes et de proposer les exigences en annexe 2 p. 94. Les numéros de pages de ce paragraphe associés aux quatre axes présentés sont des liens actifs, qui renvoient aux exigences annexées dont il est question. L'application métier doit pouvoir, seule ou en relation avec un autre système pouvoir respecter la conformité des spécifications décrites ci-dessous. 1. Production et capture des documents engageants dans leur contexte p. 94 Ce premier axe sous entends : 1.1. Production et fixation du document, fixation des documents engageants. Cela permet de garantir l'intégrité des données inscrites sur le document numérique Métadonnées d'archivage, capture des métadonnées d'archivages. Cela permet de garantir la traçabilité de l'activité en paramétrant le contexte de production des données fixées Gérer les agrégats électroniques, la gestion des agrégats et les mécanismes d'aide au classement Classement des documents archivés, les outils de classement. 2. Gestion et maintenance des documents archivés p. 97 Ce deuxième axe sous entends : 2.1. Paramétrage des métadonnées, configuration des métadonnées Réaffectation, reclassement, duplication, extraction des documents archivés et clôture Reporting sur les documents engageants archivés Processus de sécurité en ligne, chiffrement, signature électronique. 70

71 3. Import, export et interopérabilité p Import Export, il est possible d'exporter les documents archivés vers un autre système (sécurité pour l'obsolescence de logiciel, même pour le SAE) 4. Conservation et destruction selon les règles p Conformité avec le référentiel de conservation applicable, durée de conservation de l'information Application du sort final, destruction ou prolongation, exécution Révision Destruction Métadonnées de sort final Reporting du sort final Application chez Hispano-Suiza Ce Module 3 est un document d'application pour l'archivage des données dans les applications métier. Les scénarii présentés offrent des solutions adaptés à différents cas de figure. Les difficultés rencontrées dans l'archivage des données de la base Dérogation expliquées dans la deuxième partie de ce mémoire paragraphe : «L'orignal est mort, vive la trace numérique», démontre le besoin de mettre en place des moyens pour l'archivage de données qui sont natives électroniques. La fonction GDA Safran a préféré insister sur l'impression de la demande de dérogation et son archivage papier, néanmoins des techniques informatiques suivant le module 3 auraient pu être mis en place et éviter les écueils : des utilisateurs qui n'impriment et n'archivent pas systématiquement ces dérogations, de l'archivage de données natives électroniques. Mais l'archivage de données dans les applications métier ne semble pas être la priorité du Groupe Safran, plusieurs raisons à cela : Suivant les conventions d'archivage d'hispano-suiza, la majorité des données traitées dans les applications métier doivent être archivées sous format papier. 71

72 Les applications métier sont des supports de travail permettant la circulation des informations, la base Dérogation par exemple a été conçu pour être un Workflow de validation pas un outil de GED et encore moins un SAE. Le Groupe Safran a pour projet de mettre en place un système SAE hybride gérant les références et l'emplacement de l'archivage papier, la gestion et le stockage de l'archivage électronique, la question de l'archivage des données sera peut être soulevée à cette occasion. Si les fonctionnalités de l'archivage des données dans les applications métier sont clairement établies dans le module 3 et qu'il suffirait de les adapter, pour élaborer un cahier des charges, il est nécessaire que la Direction informatique soit impliquée dans le projet. Faute de moyens humains, la Direction informatique ne peut aujourd'hui que faire fasse aux problèmes quotidiens. La DSI manque de temps et de volonté pour s'investir dans des projets de "fonction support", qui n'impactent pas directement le cœur de métier de la société, la production. 6.2 Réflexion autour du module 3 49 Les grands axes présentés dans le module 3 déterminent le fonctionnement d'un processus d'archivage de données dans les applications métier. Elles permettent de réfléchir à une nouvelle vision de la gestion du système d'information. Système qui en plus de la production ou de la diffusion d'informations électroniques, offre la possibilité de tracer dans son ensemble l'activité de l'entreprise en capturant et fixant les données dynamiques. Certaines applications produisent déjà des documents qui sont imprimés et archivés, la réflexion autour de ce module 3 soulève la question : toutes les données traçant l'activité des processus métiers sont-elles bien conservées? Nous avons vu dans notre étude, des outils permettant une assistance par ordinateurs, de conception ou de management de la qualité. La gestion de ces systèmes est soumis à ce genre de question, car le processus naturel de la création de document quelque qu'il soit, a besoin de règles, de cadre, pour être localisé et réutilisé, qu'il soit actif ou archivé. 49 Ica-Req module 3 Recommandations et exigences fonctionnelles pour l archivage des documents dans les applications métier [14] 72

73 Ce besoin émane des utilisateurs qui travaillent avec des outils permettant d'ouvrir le champ du tout numérique. Les caractéristiques développées dans ce module 3 sont à prendre en compte pour les investissements futurs de système d'information. Cela limitera les risques de nondisponibilité de document pouvant engendrer des risques juridiques et financiers relativement importants pour la société en cas le litige. Ce système d'archivage ne peut pourtant tracer toute l'activité de l'entreprise, les applications métier à données dynamiques étant mises à jour quotidiennement. C'est pour cela que le choix des éléments engageants est particulièrement important. L'extraction de données engageantes via un document numérique vers un SAE paraît être le plus efficace pour une société comme Hispano-Suiza dont les applications métier forment une constellation de systèmes tous intégrés dans l'immense toile qui forme le système d'information. Il est difficile d'avoir une vision globale et de cerner toutes les problématiques de chaque application qui ont chacune leurs caractéristiques, certaines créent un document, d'autres sont des workflow ou diffusent des données. Un outil, Business Object, peut susciter un intérêt dans l'archivage des bases de données d'applications métier qui ne sont plus actives. Le système Business Object peut être une solution alternative à l'archivage des données dans les applications numérique. Cet outil fonctionne avec une base de donnée Oracle (appelé par le responsable informatique la base «Info centre»). La base «Info centre» permet de formaliser l'extraction de données structurées dans un même système d'application (Oracle). Elle permet de migrer les données d'applications figées (celles qui ne sont plus actives mais qui restent disponibles pour la consultation, pour l'historique) dans un même système d'exploitation, ce qui réduirait les couts de maintenance et les risques d'obsolescence. Notons cependant que la plupart de données stockées dans ces applications se trouvent dans des documents archivés papier. La consultation des données est relativement fréquente et oblige l'accès à la consultation. La base «Info centre» peut aussi capturer des 73

74 données dans des applications actives. L'avantage de Business Object est qu'il permet d'établir, suivant les requêtes formulées par l'informaticien, des rapports, des reporting, des graphiques. Business Object est un moteur de recherche qui interprète et analyse les données de la base «Info centre» (Business Object peut aussi interroger des applications ayant un schéma simple sans passer par la base «Info centre»). Business Object est composé de deux parties : Une partie appelée univers (ce sont les Tables ou Schémas (vocabulaire Oracle)), définit des relations entre les tables et donne la possibilité de lire des données. Il s'agit de créer des requêtes d'interrogation. Une autre partie, Rapport, est un générateur de rapport en fonction d'une requête. Ces requêtes sont sous un modèle transparent pour l utilisateur, les informations entrent dans le générateur de rapport et l utilisateur perçoit ce rapport. Pour mieux comprendre le fonctionnement de ce système nous proposons la figure 7 cidessous qui définit le schéma de circulation des données. 74

75 Figure 7 flux de données dans le système Business Object Appli X Service informatique Appli Y Appli Z Base Info Centre -Données actives Appli A -Données figées Appli B Business Object Univers Rapport Back office, création de formulaire d interrogation (requête) anticipant les demandes potentielles sur la base de données. Infocentre Front office, moteur de recherche sur le résultat (Rapport) des interrogations faites sur Info Centre Infocentre Consultation par les utilisateurs Cet outil pourrait réduire les coûts de l'archivage des applications elles mêmes. Il permettrait aussi, joint à un système de certification d'authentification, d'horodatage et de transformation en format PDF/A, de tracer les activités des processus métiers gérées dans les applications métier, formaliser sous forme de rapports qu'ils seraient possible d'archiver numériquement. Sous condition que les activités tracées soient incluses dans le Référentiel GDA ; à défaut ces documents pourraient être intégrés dans un système de Knowlège management. 75

76 Conclusion 76

77 L'impossibilité pour une entreprise de produire à «une autorité, les documents justificatifs de ses actes ou de retrouver un document comportant des informations essentielles pour la poursuite de son activité» [15 p9], engendre des risques juridiques et financiers. Le records management permet de limiter ces risques en proposant un cadre constitué de fonctionnalités : «plan de classement, contrôles et sécurité, conservation, destruction, capture/déclaration, identification, recherche/restitution» [16 p11], issues de normes développées sur le sujet. Les normes sur l'archivage électronique offrent des exemples, des exigences et des solutions pour différents cas de figure et ouvrent le champ des possibles à de nombreuses améliorations dans la gestion des archives. Le records management ne se résume pas à la fin d'un processus, mais prend en compte le record dès sa création pour garantir que le document est fiable, d'où l'importance de l'authenticité et l'intégrité des documents archivés. La création de documents électroniques et leur «vie» dans l'univers numérique redéfinie les conventions de l'archivage. Cela engendre inévitablement des changements dans les pratiques archivistiques. Le document n'est plus palpable mais conceptuel, c'est le support visible ou invisible dans lequel l'information est enregistrée. Le cas d'hispano-suiza n'est pas isolé dans l'industrie la force des métiers est de concevoir et produire, pas de gérer les documents électroniques. Néanmoins, éduquer les collaborateurs de l'entreprise à cette nouvelle approche de l'archivage semble nécessaire pour garantir la sauvegarde pérenne des activités récentes ou passées. Nous l'avons vu, la majorité des activités récentes sont tracées de manière électronique. Sans nul doute, une politique d'archivage et de gestion de document électronique parait essentielle pour garantir l'archivage de ces activités. Plusieurs solutions sont énoncées dans ce document, tous les scénarios envisagés ne peuvent fonctionner qu'avec l'implication des collaborateurs, d'où la notion d'éducation à l'archivage. Pour cette éducation, il faut réduire les difficultés rencontrées entre les procédures d'archivages, les documents et les collaborateurs. 1. Pour la maîtrise de l'archivage en général Si les collaborateurs ne vont pas à l'archivage, l'archivage doit venir à eux. Pour cela, le responsable GDA pourrait : 77

78 Faire une liste en fonction du Référentiel GDA des documents à archiver avec les durées de conservation et les supports pour chaque groupe métier. Faire des formations supplémentaires aux correspondants gestion documentaire de chaque processus sur le fonctionnement du Référentiel GDA et la stratégie pour imposer un bon archivage. Faire des contrôles sur l'archivage des documents récents et demander les originaux, cette procédure est contraignante pour les collaborateurs mais le meilleur moyen de vérifier qu'un système fonctionne est de le «tester» régulièrement. Si l'archivage peut paraître une contrainte, il est obligatoire surtout dans des sociétés industrielles travaillant sur des produits aussi sensibles que l'aéronautique. 2. Vers l'archivage électronique Nous l'avons vu dans ce mémoire, les utilisateurs sont attirés par la gestion électronique des documents, cela offre des facilités de travail et permet d'accéder aux documents rapidement. Si les habitudes de travail sont de plus en plus numériques, il est logique que l'archivage le devienne lui aussi. L'élaboration d'un politique d'archivage électronique est donc la solution pour ne pas "perdre" des documents et garantir leur pérennité, authenticité et intégrité. Si la numérisation de document n'est pas une solution d'archivage, l'archivage numérique des documents natifs électroniques semble nécessaire. La fonction GDA Safran propose des solutions pour tendre vers l'archivage numérique. La Fonction GDA Safran a pour projet de mettre en place un système d'archivage hybride gérant les documents papiers, leur archivage physique et les documents électroniques, leur archivage numérique. En attendant la mise en place de ce système, Hispano-Suiza pourrait appliquer le document Mesure conservatoire à court et moyen terme en vue de l'archivage de documents électroniques 50 qui indique les procédés pour une conservation des documents dans l'attente d'un SAE. Pour appliquer ces mesures, le responsable du Service GDA doit travailler avec la DSI pour mettre en place ce système, comme nous avons vu dans le paragraphe : Solution intermédiaire, appliquer le document : Mesure conservatoires à court et moyen terme en vue de l'archivage de documents électroniques. 50 Référence bibliographique [8] 78

79 Une stratégie de communication est à mettre en place pour le bon fonctionnement d'un tel projet. Il est connu que l'échec d'un grand nombre de projet est une conduite du changement inadéquate et manquant d'efficacité. Une bonne conduite du changement est basée sur un accompagnement stratégique avec : Des leaders au sein de chaque profil de métier pour «montrer l'exemple» et entrainer le groupe. Une bonne communication autour du projet, une annonce en première page de l'intranet, des mails pour présenter les avantages d'une bonne gestion des documents électroniques. Être présent pour chaque collaborateur, qu'il sache que le Service gestion documentaire et archivage existe et répond à leur besoin. La communication autour de l'archivage en général semble être le principal problème, car pour tous les documents, les procédures existent au niveau Safran. Il faut les faire appliquer de manière stratégique. 3. Légitimer la place du records management dans le déploiement des applications métier L'intégration du records management, dans le déploiement des systèmes d'information, n'est pas évidente. Les systèmes d'information sont exclusivement gérés par les responsables informatique et les collaborateurs de la Société émettent leurs besoins suivant le processus métier. Il ne faut pas omettre la pérennisation, l intégrité et l'authenticité des documents et données circulant dans les systèmes d'information, car ces informations tracent souvent l'activité des processus métier qui définissent les preuves de l'activité elle-même. Des règles et d'exigences existent pour la gestion de l'archivage numérique, il suffirait de les suivre. La réalité d'application est néanmoins plus complexe que la théorie car elle engage des moyens humains, techniques et financiers qui ne sont pas forcément la priorité de l'entreprise. L'archivage doit s'adapter aux différents contextes d'applications. Le module 3 de la norme Ica-Req 51 ouvre une vision pragmatique des fonctionnalités pour l'archivage des données dans les applications métier. Des solutions sont envisageables mais dépendent de la volonté de la DSI. Il n'y a pas de hiérarchie entre la valeur probante d'une donnée, d'un document électronique ou un document physique, ce qui prime est l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du document/donnée, la question de l'archivage des données ne doit pas être éludés mais prise en compte dans les exigences d'archivage. 51 Référence bibliographique [14] 79

80 La volonté d'application de l'archivage électronique des données et documents pourrait être portée par le Groupe Safran qui pour le moment a établi des recommandations pour les applications informatiques ayant des fonctionnalités gestion documentaire et archivage sans pour autant l'imposer aux sociétés du Groupe Safran. Ces exigences liées à l'archivage électronique doivent être connues des responsables informatiques qui développent les systèmes d'information, aux risques que dans 10 ans ou 40 ans, leurs successeurs soient submergés par des problèmes, qu'ils n'avaient pas anticipés. L'obsolescence des logiciels, formats et systèmes étant le fléau de la pérennisation des documents numériques. Satisfaire aux exigences aujourd'hui, c'est éviter les problèmes de demain. 80

81 Bibliographie 81

82 Cette Bibliographie analytique a été arrêtée le 11 novembre 2012, elle référence les citations et les documents de référence de ce mémoire. Ces documents sont présentés de manière thématique, numérotés et classés par ordre alphabétique, si des documents ont le même auteur l'ordre est chronologique. Cette bibliographie suit les exigences des normes : Z décembre Documentation. Références bibliographiques : contenu, forme et structure et à la norme NF ISO Février 1998 Information et documentation. Références bibliographiques Documents électroniques, documents complets et parties de documents Elle est structurée en trois thèmes dont le troisième est lui-même divisée en trois : Mieux connaître l'univers aéronautique Système d'information Gestion documentaire o o o Documents interne Système documentaire Archivage / Record management Mieux connaître l'univers aéronautique [1] HOPSORT Laurent, FRANCES Michel. EN 9100 Décryptage dans un contexte aéronautique. Afnor. La Plaine Saint-Denis, Afnor éditions, p. ISNB : Les auteurs présentent les exigences spécifiques de la norme EN 9100:2009 en comparaison avec l'iso 9001:2008, norme décrivant le système de l'assurance Qualité dans l'univers aéronautique. Les paragraphes sur les exigences relatives à la documentation expliquent, grâce à des fiches explicatives des paramètres de la maîtrise de la documentation Qualité. Cet ouvrage offre dans un aspect synthétique, des bases solides pour appréhender les exigences de la Qualité dans le domaine particulier de l'aéronautique. Des exemples détaillés permettent de mettre en application les exigences énoncées dans le document. [2] HISPANO-SUIZA SAFRAN. Notre société [site internet]. Colombes. Hispano-Suiza. [Consulté le 20/07/2012]. < Le site d'internet d'hispano-suiza permet de connaître les produits fabriqués par l'entreprise. Les rubriques : Transmission de puissance et Systèmes électriques, 82

83 définissent clairement tous ces produits. Il a été utilisé pour la présentation de l'entreprise. Système d'information [3]De VAUHANY François-Xavier. Les grandes approches théoriques du système d'information. Lavoisier. Paris, Hermès science publications Lavoisier, 2009, Introduction, De la notion de systèmes d'information p [Collection : Management et information, dirigée par MANSON Nicolas]. ISSN : ISBN : L'introduction de cet ouvrage présente plusieurs définitions du système d'information en expliquant les notions et les théories sur le sujet. Ce texte permet aisément à un néophyte de comprendre les grandes lignes de ces différentes théories. [4]THOMASSON Jean-Jacques, LONJON Antoine, LIBERO Maesano. Modélisation XML [PDF en ligne]. Eyrolles. Paris, Eyrolles [Collection : Architect logiciel], [Consulté le 30/09/2012]. Glossaire. < Ce glossaire donne une définition intéressante du système d'information qui prend en considération le cycle de vie des données et documents. Gestion documentaire o Documents internes [Confidentiel] [5]HISPANO-SUIZA SAFRAN. Management de la gestion documentaire et de l'archivage (GDA) [GRP-0159]. Processus : Gérer la documentation. Macro Processus : Gérer le système Qualité, Sécurité et Environnement. Hispano-Suiza Safran, Colombes, validé le 28/11/2011. Ce document présente la stratégie à adopter en matière de gestion documentaire et archivage choisie par Safran. Il permet au Service GDA de maîtriser les risques liés à la gestion documentaire d'un point de vue management. [6]HISPANO-SUIZA SAFRAN. Maîtrise de la gestion documentaire et de l'archivage (GDA) [GRP-0160]. Processus : Gérer la documentation. Macro Processus : Gérer le système Qualité, Sécurité et Environnement. Hispano-Suiza Safran, Colombes, validé le 28/11/2011. Ce document présente la mise en œuvre (procédure) pour la gestion documentaire et l'archivage de la société. Il explique le détail du cycle de vie des documents et définie la stratégie prévue pour le Service GDA de la société. 83

84 [7]HISPANO-SUIZA SAFRAN. Terminologie gestion documentaire et de l'archivage (GDA) [GRP-0161]. Processus : Gérer la documentation. Macro Processus : Gérer le système Qualité, Sécurité et Environnement. Hispano-Suiza Safran, Colombes, validé le 28/11/2011. Ce document est un lexique déterminant les définitions des termes du domaine de la gestion documentaire et archivage. Il permet de donner des définitions utilisées dans d'autres documents traitant de la gestion documentaire et de l'archivage. [8]SAFRAN. Mesures conservatoires à court et moyen terme en vue de l'archivage de documents électroniques [GDA-0013]. Safran, Paris, validé le 28/01/2009. Ce document permet la mise en œuvre pragmatique pour la conservation de documents électroniques sans système d'archivage électronique. Ce document propose des solutions à court et moyen terme dans l'attente d'un SAE approprié. [9]SAFRAN. Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatique - Cas particulier [GDA-00349] [PDF]. Fonction GDA Safran, Paris, validé le 22/11/09. Ce document présente un cadre particulier pour l'application du document de base : Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques. Il s'agit de la mise en œuvre détaillée des fonctionnalités présentées. [10]SAFRAN. Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatique - Fiches technique [GDA-0348] [PDF]. Fonction GDA Safran, Paris, validé le 04/03/10. Ce document présente un cadre particulier pour l'application du document de base : Exigences de spécification fonctionnelles de GDA pour les applications informatique. Il s'agit de la mise en œuvre détaillé des fonctionnalités présentées. [11]SAFRAN. Exigences de spécifications fonctionnelles de GDA pour les applications informatiques [GDA-0039] [PDF]. Fonction GDA Safran, Paris, validé le 09/12/11. Ce document permet aux informaticiens, Fonction GDA ou collaborateur, d'élaborer un cahier des charges fonctionnelles pour le déploiement d'un système ayant des fonctions gestion documentaire et archivage. Comme les deux autres documents qui sont associés à celui-ci, il indique la mise en œuvre des fonctionnalités et des exigences internes et externes qu'un tel système doit respecter. 84

85 o Système documentaire [12]BOUTOU Olivier. Gestion documentaire. La Plaine Saint-Denis, Afnor éditions, 2009, p. 145, [Collection : 100 questions pour comprendre et agir], ISBN Cet ouvrage donne en quelques questions essentielles toutes les approches d'un système documentaire, ce document a un point de vu Qualité de ces approches, mais il est peut être une véritable aide pour une personne souhaitant développer ou améliorer un système de gestion documentaire. o Archivage / Record management [13]HUC Claude. Modèle pour l'organisation d'un centre d'archives numériques, Document numérique [PDF en ligne], Lavoisier, Vol. 8. [Consulté le 10/09/2012], p < page-87.htm>. ISSN : Cet article présente des exemples intéressants sur le développement d'un centre numérique, son parallèle avec le modèle OAIS appuie la légitimité de l'énoncé et permet une vision organisationnelle de la mise en place d'un tel système. [14]ISO [2011] 52, Ica-Req [2008], Principes et exigences fonctionnelles pour l archivage dans un environnement électronique [PDF]. Cette norme se divise en trois modules : Module 1 : Contexte et déclaration de principes, présente les raisons et nécessité de l'archivage en fonction de la norme ISO Ce module est essentiel pour connaitre les principes et risques liées à l'archivage. Module 2 : Recommandations et exigences fonctionnelles pour les systèmes d'archivage électronique. Très proche de la norme MoReq2, ce module expose les fonctionnalités indispensables pour un SAE. Il permet aussi de faire une grille d'évaluation pour «tester» les systèmes avec des exemples. Module 3 : Recommandations et exigences fonctionnelles pour l'archivage des documents dans les applications métier. Ce document est cité de nombreuses fois dans ce mémoire, il permet de comprendre et d'imaginer la mise en place de fonctionnalités pour l'archivage dans les applications. Les fonctionnalités très détaillées comportant différents scénarios font de ce module un guide pour le développement d'un tel système et pousse à la réflexion autour de l'archivage des données dynamiques. 52 La norme Ica-Req a été intégré à ISO en

86 [15]CHABIN Marie-Anne, Nouveau glossaire de l'archivage [PDF en ligne], février 2010, [Consulté le 10/09/2012]. < BIN2010_pdf> Ce glossaire définit d'une nouvelle manière les questions de l'archivage, sa mise en forme comme un document référencé répondant à des problématiques sur l'archivage, développe intelligemment toutes les notions et pousse à la réflexion sur ce domaine. [16]CHABIN Marie-Anne. Le records management, concepts et usages [PDF en ligne]. Afnor, mai 2012, [Consulté le 10/09/2012]. 1er partie : La première partie de ce document est particulièrement citée dans ce mémoire, surtout pour sa définition de record et records management. L'explication historique de ces notions permet de comprendre «d'où vient» le sens des mots et détermine la culture, l'origine du record, de l'archivage. < BIN2012_pdf> 2ème partie : La deuxième partie de ce document n'est pas citée dans ce mémoire mais il en émane les notions. Peu abordée dans ce mémoire, cette deuxième partie se remarque par l'explication détaillée des risques de non-disponibilité d'un record. < BIN2012_pdf> [17] OAIS, Juin 2012, Reference model for an open archival information system (OAIS), [PDF], CCSDS (Consultative Committee for Space Data Systems). Ce document énonce et explique les recommandations pour l'archivage électronique, dans ce mémoire nous nous sommes appuyés essentiellement sur la partie «4.1 Funtional model» du document et la figure associée que nous avons cité. Autres lectures pour mieux comprendre l'archivage et le records management mais qui ne sont pas citées dans le corps du mémoire : [18] Chabin Marie-Anne. Archiver, et après. Paris, Djakarta éditions, p.159. ISBN :

87 Cet ouvrage permet de découvrir l'origine, les notions et l'importance de l'archivage d'un point de vue sociologique. [19] Chabin Marie-Anne. Archivage électronique : problématiques et norme. Paris, Techniques de l'ingénieur, [Consulté le 12/07/2012]. f Cet article développe les problématiques de l'archivage numérique et les risques d'obsolescence des nouvelles technologies. [20] Chabin Marie-Anne. Archivage / Records management [Support de cours PDF]. Paris, janvier Ce support de cours de Marie-Anne a été la première approche dans l'univers de l'archivage, les définitions, les principes, les normes, toutes ces explications ont permis de mieux appréhender le sujet. 87

88 Annexes 88

89 89

90 Annexe 1 Liste et analyse applications métier et leurs documents Tableau 5 Représentation des documents dans les applications métier Sources Applications Documents/ -Dessinateur projeteur/ Bureau d'étude -responsable support CAO Site Colombes -Dessinateur projeteur/bureau d'étude -Support CAO Site Colombes Catia Documents : - Plan 2D - Plan 3D Smarteam intégré dans Catia Données Données : base de données Documents : - Plan 3D - Notes technique - Dérogations - Plans d'essais - Dossier d'étude conception (DEC)... Records/ Non records Ce sont des records Ce sont des records Commentaires C'est un outil de conception assisté par ordinateur (CAO). Les plans 3D sont sauvegardé dans le système, ce sont des documents natifs électroniques. Les plans peuvent être sauvegardé via Smarteam et enregistré sur un serveur dédié. Hormis les plans 3D, les documents de cette base sont normalement archivés physiquement dans le dossier d'étude conception. C'est un outil de travail collaboratif. Les documents de cet outil sont stockés sur un serveur dédié. -responsable gestion de configuration Diamant Stock Documents : - Plan de définition - Plan 2D Ce sont des copies numériques de records C'est un outil de gestion électronique de documents qui met le stockage et la diffusion de document. Ces documents sont pour la majorité des documents scannés et diffusé dans le

91 -responsable archivage des plans Site Colombes - Dossier de changement à la définition (CAD), - Courrier (ECM) - Consigne de mise en standard (CMS) - Spécifications. système -Gestion de configuration Site Réau Synergy CM Documents : - Changement à la définition CAD - Plan d'assurance qualité - Spécification client - Document relatif au design, aux choix technologique. Ce sont des copies numériques de records L'outil de travail collaboratif, les documents sont des copies numériques. -Gestion de configuration Site Réau -Gestion de Configuration Site Colombes Change Synergy Documents : -Problem Repport PR - Documents de justification Product Manager, PM Données structurées : définition des nomenclatures et description des articles, Documents : - Spécifications - Plan. Documents : records Copie de records L'outil permet de gérer le PR, d'en faire la demande et de suivre les étapes de l'évolution de PR, workflow. Normalement, ces documents sont archivés papier, une fois que le client a validé le changement. Cette base reprend tous les éléments d'un CAD qui est archivé. Support de travail et de transfert d'information pour SAP. Lien avec Diamants stock, les documents ne sont pas enregistrés dans PM, ils sont appelés via un lien. 91

92 - responsable système d'information production -Marque industrielle Site Colombes SAP Données structurées : - Nomenclature, - Gamme de fabrication, - Toutes les données qui concernent le flux de fabrication. Données : records SAP est un ERPE 53 qui est utilisé pour le montage et la fabrication des pièces (au niveau de la production), normalement toutes les données du système sont un moment inscrire sur des documents qui sont par la suite archivés. -Ingénieur Méthode Cogit/ Interleaf Document : Instruction de travail (IT) records L'outil permet l'établir et diffuser des IT, il fonctionne en lien avec SAP. Il stock des fichiers PDF, l'outil est archaïque. Il va être changé prochainement, il y a une forte volonté des utilisateurs pour inclure dans le nouvel outil des fonctions d'archivages électroniques. - responsable métrologie Site Colombes - responsables informatique des Bases Lotus Deca Base Lotus ad hoc Données structurées dans une base de données Document : Procès-verbaux Documents : Tout type de document électronique. Records Non records Gestion de parc d'outillages et instruments de mesure. L'outil est géré par un prestataire spécialisé dans le domaine. Ce prestataire prend en charge le développement fonctionnel et technique de l'outil ainsi que la sauvegarde des données sur ses serveurs et l'archivage des documents. Il existe plus de cent bases, ce sont des plateformes de diffusion de documents, elles permettent un travail collaboratif en définissant des groupes d'auteurs et des groupes de lecteurs. Elles peuvent tracer un circuit de validation pour la diffusion des documents. Il n'a pas été possible de faire une liste exhaustive de tous les documents de ces bases. Normalement elles doivent uniquement servir de base de travail et stockage de documents. 53 ERP : Entreprise Resource Planning (progiciel de gestion intégré) 92

93 Une décision Groupe oblige la société à arrêter l'évolution des bases Lotus, la DSI réfléchit à d'autre solution comme le développement de site SharePoint. - Ingénieur qualité (responsable fonctionnel des bases qualité) - responsable informatique (responsable technique des bases qualité) Bases SQUALE (Système qualité), et GQAO (Gestion qualité assisté par ordinateur). Ce sont des bases Lotus Notes, circuit d'approbation. Données semi structurées par des formulaires : - Demande de dérogation - Permis de produire - Notification of escape - Dossier de validation industrielle - Information sur les employés : habilitation, marque de contrôle. Des documents sont associés en pièces jointes à ces formulaires. Records et non records Au départ, ces bases ont été conçues pour suivre les statues des documents, ce sont des workflow de validation en parallèle du document papier. Les utilisateurs ont par la suite joints des documents de justifications aux formulaires. Les workflow se sont transformé par la force des choses en outil de gestion de document sans les règles adéquates. Normalement les documents se trouvant dans ces bases sont archivés physiquement. Une décision Groupe oblige la société à arrêter l'évolution des bases Lotus, la DSI réfléchit à une solution de migration pouvant identifier et récupérer les pièces jointes. -responsable gestion des documents interne et externe E-norm Documents : -Processus - Procédures - Spécifications - Documents technique - Formulaires (Imprimés) Copie de records Cet outil est une base Access qui met à disposition des documents importants de la société, tous les originaux des documents de cette base sont archivé physique par le Service GDA. 93

94 Annexe 2 Exigences fonctionnelles pour l archivage des documents dans les applications métier, module 3 Ica-Req La liste des exigences n'est pas exhaustive, nous avons choisi de présenté les exigences obligatoires et certaines optionnelles. Ces exigences sont extraites du module 3, Recommandation et exigences fonctionnelles pour l'archivage des documents dans les applications métier, de la norme ISO 16075, Ica-Req Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique. Publié par le Conseil international des Archives, ce module a été élaboré par une équipe constituée de membre du Conseil international des Archives et de l'australasian Digital Recordkeeping Initiative Conseil International des Archives Pour les besoins de ce mémoire nous avons choisi d'extraire les exigences en excluant les numéros (listant les exigences) et en changeant la mise en page (qui est originellement sous forme de tableau). Ce dispositif permet des liens (renvois) entre la synthèse de la norme réalisée dans la partie 6.1 (Synthèse du module 3 Recommandations et exigences fonctionnelles pour l archivage des documents dans les applications métier) et cette annexe qui reprend dans le détail les exigences de la norme. 1. Production et capture des documents engageants dans leur contexte 1.1. Production et fixation du document. Assurer que les documents électroniques validés ou reçus par le système peuvent être capturés et stockés avec leurs métadonnées, quels que soient leurs formats et leurs caractéristiques techniques. Comporter des mécanismes de capture des documents numériques reçus par le système : o automatisés ou o semi automatisés. Comporter des mécanismes garantissant sa capacité à capturer tous types de documents numériques, y compris ceux qui proviennent de systèmes de gestion documentaire externes. En voici quelques exemples : o applications bureautiques classiques, o logiciels de workflow, o systèmes de messagerie électronique,

95 o systèmes de commerce en ligne, o systèmes de gestion de contenu sur Internet, o systèmes de conception et d'art graphique, o logiciels multimédia, o systèmes d information d entreprise, o systèmes de sécurité, o autres systèmes d'information métier. Les documents archivés peuvent comporter plusieurs composants. Quand l application métier valide ou reçoit des documents numériques générés par des systèmes de messagerie électronique, elle peut permettre la capture des messages et de leurs pièces jointes directement à partir d une messagerie externe comme un client de messagerie. Quand l application métier valide ou reçoit des documents numériques générés par des systèmes de messagerie électronique, elle devrait pouvoir indiquer si un message électronique a une pièce jointe dans le système, Quand l application métier valide ou reçoit des documents numériques générés par des systèmes de messagerie électronique, elle doit pouvoir capturer et identifier tous les messages entrant et sortant avec leurs pièces jointes. Garantir que chaque document archivé ait un identifiant unique et stocker cet identifiant comme métadonnée du document. Permettre à l entreprise/organisme de définir le format ou la syntaxe de l'identifiant unique, lors de la configuration ou via des exigences ad hoc. Être sollicité, au moment de la capture, pour convertir un document électronique de son format d'origine, propre à l application initiale, dans un format compatible avec l application métier. Quand l'application métier intègre la conversion des formats numériques dans le processus de capture, elle doit garantir que le contexte, la structure et le contenu du format d'origine sont conservés et que les exigences relatives à la conversion ont été respectées. Faciliter le nommage des documents numériques : o soit par la saisie manuelle des noms par les utilisateurs ; o soit par un processus de nommage automatique défini par l'administrateur du système métier ou au travers d'exigences particulières. Quand l application métier permet le nommage des documents numériques, elle devrait fournir des outils de nommage comme : o un vérificateur orthographique, ou 95

96 o une alerte quand un utilisateur tente de produire et valider un document en utilisant un nom existant déjà dans le système. Quand l application métier permet le nommage des documents numériques, elle devrait être capable de limiter la possibilité de changer le nom du document à l'administrateur du système ou à un utilisateur dûment habilité. Fournir des mécanismes pour garantir qu un document électronique reçu par l application peut être capturé même si l'application initiale n'est pas reconnue par le système d exploitation Métadonnées d archivage. Gérer la variété de métadonnées décrites dans les normes de référence sur les métadonnées et toutes les autres métadonnées nécessaires à la gestion des affaires. Être capable de capturer automatiquement les métadonnées créées par une application de référence, un système d exploitation, un système d archivage électronique ou produites par l application elle-même. Capturer toutes les métadonnées définies lors de la configuration du système, et les conserver en relation étroite et permanente avec les documents concernés. Restreindre la possibilité de modifier les métadonnées d archivage, de sorte que : o lors de la production/capture, un utilisateur ne puisse corriger que certaines métadonnées ; o lors de la production/capture, d autres métadonnées ne puissent être corrigées que par un utilisateur habilité ; et o les métadonnées ne puissent être corrigées par la suite que par un utilisateur habilité. Les restrictions peuvent être précisées dans les exigences ou lors de la configuration par l administrateur système. Donner la possibilité à un administrateur système ou à un utilisateur habilité de modifier ou d écraser les métadonnées héritées par les documents et par les agrégats. Autoriser la mise à jour manuelle ou automatique de toutes les valeurs de métadonnées attribuées lors du classement ou après le reclassement d un document ou d un agrégat. Stocker les métadonnées sans limite de temps, même si le document concerné a été transféré aux archives historiques, supprimé ou détruit Gérer les agrégats électroniques 96

97 Permettre la production/capture et/ou la réception d agrégats électroniques où les documents sont reliés par des métadonnées d archivage de sorte que le processus d archivage puisse s appliquer à tous les documents de l agrégat Classement des documents archivés Permettre de classer les documents archivés et, s il y a lieu, les agrégats, en cohérence avec le plan de classement pour l archivage de l entreprise/organisme. Favoriser les liens et interactions entre le plan de classement pour l archivage et les autres processus de gestion tels que la capture, l accès, la sécurité, le sort final, la recherche, le repérage et le reporting. 2. Gestion et maintenance des documents archivés Paramétrages des métadonnées. Pouvoir collecter toutes les métadonnées afin de créer un profil de métadonnées pour un document ou un agrégat électronique. Permettre à un administrateur système, lors de la configuration du système, de définir la source de chaque métadonnée. Être capable d utiliser le contenu d une métadonnée pour déterminer un processus fonctionnel, quand la métadonnée peut être reliée à une fonction métier de l application. Quand l'application métier relie étroitement les métadonnées d'archivage à la fonction correspondante, les métadonnées devraient fournie des informations de description et une aide active pour exécuter cette fonction automatiquement. Si l'application métier gère des liens entres les fonctions de mise en œuvre du sort final et d'autres mécanismes de gestion de l'archivage, elle doit alerter l'administrateur en cas de révision des mécanismes de gestion des règles de conservation, et empêcher toute modification des catégories concernées jusqu'à la fin de la révision. Gérer des mécanismes de validation des contenus des métadonnées tels que : o le format, o les plages de valeurs, o la validation par rapport à une liste de valeurs préétablie, et o les références à un plan de classement valide (s il existe). Pouvoir gérer durablement un profil de métadonnées, à savoir : maintenir les liens avec le document et ajouter les métadonnées de gestion de l archivage Réaffectation, reclassement, duplication et extraction des documents archivés 97

98 Permettre de déplacer les documents électroniques archivés dans l application en fournissant des mécanismes de réaffectation ou de reclassement des documents (y compris, lorsqu elle gère la notion d agrégat, la réaffectation d un document à un autre agrégat) Reporting sur les documents engageants archivés Pouvoir faire un rapport sur les actions menées sur les documents ou sur les agrégats électroniques par l application elle-même ou par un mécanisme d'archivage électronique intégré ou interfacé pendant une période donnée Processus sécurité en ligne Enregistrer automatiquement les métadonnées relatives à la sécurité en ligne par exemple dans l historique des événements. Gérer l horodatage pour tous les documents engageants nécessitant une sécurité en ligne. Gérer le chiffrement des documents engageants archivés électroniquement. Dans le cas où l application métier gère le chiffrement des documents électroniques, elle doit, seule ou en relation avec d autres systèmes : Gérer la capture de métadonnées des documents archivés ou reçus sous forme chiffrée conformément aux normes du domaine, notamment pour : o le numéro de série ou l identifiant unique du certificat numérique, o le type d algorithme et le niveau de chiffrement, et o l horodatage relatif aux processus de chiffrement et de déchiffrement. Garantir que seuls les utilisateurs détenteurs de la clé de chiffrement peuvent accéder au document chiffré, en plus des autres contrôles d accès. Lorsque l application métier gère la capture, l identification et/ou la transmission de documents électroniques chiffrés et de leurs métadonnées, elle doit permettre la mise en œuvre d un plan de gestion de clés. Lorsque l application métier gère la capture, l identification et/ou la transmission de documents électroniques chiffrés et de leurs métadonnées, elle doit être capable de conserver les clés de chiffrement pendant la durée de conservation du ou des documents correspondants. Lorsque l application métier gère la capture, l identification et/ou la transmission de documents électroniques chiffrés et de leurs métadonnées, elle doit prévoir un stockage séparé et sécurisé des documents chiffrés et de leurs clés de déchiffrement. 98

99 Lorsqu elle stocke les certificats numériques des documents chiffrés ou signés électroniquement, avertir l administrateur système de l expiration prochaine des certificats. (relatif aux signatures électroniques) 3. Import, export et interopérabilité 3.1. Import Pouvoir importer tout historique associé à des documents électroniques voire à des agrégats, capturés et conservés par l application, en garantissant l intégrité de l information importée Export Pouvoir exporter les documents électroniques engageants ou les agrégats, avec leurs métadonnées, vers : o un autre système de l entreprise/organisme, o un système dans une autre entreprise, o une institution archivistique ou un organisme de conservation sur le long terme des documents électroniques sélectionnés comme archives historiques. S assurer que tout export comporte : o tous les documents électroniques ou tous les agrégats, o toutes les métadonnées des documents et agrégats exportés, et o tous les historiques des données des documents exportés. Pouvoir exporter en une seule fois tous les documents électroniques et, s il y a lieu, les agrégats, de manière à ce que : o le contenu et la structure des documents et des agrégats ne soient pas altérés ; o les liens entre les documents exportés et leurs métadonnées soient préservés ; o les liens entre tous les composants d un même document électronique, et les liens entre les documents électroniques exportés ou entre les agrégats soient préservés, afin qu on puisse rétablir la structure de l information ans le système cible. Pouvoir exporter tous les types de documents qu elle peut capturer, indépendamment du format et de l application de production. Permettre d exporter les mêmes objets plus d une fois. 99

100 4. Conservation et destruction selon les règles 4.1. Conformité avec les référentiels de conservation applicables Faciliter le contrôle des actions de sort final des documents dûment validées. Permettre la définition de règles de conservation applicables aux documents archivés et à leurs métadonnées, ou aux agrégats, à l aide d une fonctionnalité de l application métier, ou par un mécanisme externe, automatique ou manuel Assurer que la définition de chaque règle de conservation comprend : o un événement déclencheur pour initialiser la conservation ; o une durée de conservation, établissant la période durant laquelle le document doit être conservé ; et o une action de sort final, fixant le sort du document. Faciliter la définition et l application du processus de sort final, soit : o révision o export, o transfert, et o destruction. Donner de la souplesse dans la définition des règles de conservation pour permettre à l administrateur l application métier de définir d autres durées de conservation ou actions de sort final. Permettre d avoir un identifiant unique pour chaque règle de conservation, et, le cas échéant, permettre que cette règle soit associée au référentiel de conservation correspondant. Permettre des durées de conservation allant de un jour à une durée illimitée. Réserver à l administrateur système ou aux utilisateurs habilités la possibilité de créer, de corriger et de supprimer les règles et les référentiels de conservation. Conserver l historique de toutes les modifications apportées aux règles de conservation (date et motif de la modification, etc.). Garantir que les modifications apportées à une règle de conservation s appliquent immédiatement à tous les documents relevant de cette règle (avec leurs métadonnées) et aux agrégats correspondants Application du sort final Permettre d appliquer systématiquement les règles de conservation aux documents et aux agrégats archivés électroniquement (avec leurs métadonnées). L application 100

101 métier peut appliquer les règles de conservation et les processus liés au sort final à l aide de : o l ajout d une fonctionnalité de gestion du sort final dans l application métier ; o l intégration à l application métier d une solution externe disposant de la fonctionnalité de gestion du sort final ; o une vérification manuelle des règles et de leur application par l administrateur métier ou un utilisateur habilité, ou o toute combinaison des précédents. Quand l'application métier permet de prédéfinir des règles et qu'une nouvelle règle de conservation est paramétrée, elle doit permettre la mise à jour manuelle des métadonnées de fort final ou leur héritage rétrospectif. Permettre d appliquer les règles de conservation à tous les documents archivés (avec leurs métadonnées) et aux agrégats capturés par le système. Enregistrer toutes les actions de sort final dans les métadonnées. Tracer automatiquement le déclenchement et le déroulement des durées de conservation afin de définir les dates de sort final des documents engageants (avec leurs métadonnées) et des agrégats. Permettre à un administrateur système ou à un utilisateur habilité d appliquer à un document électronique, à un moment donné, une règle de conservation différente. Réserver à un administrateur système ou à un utilisateur habilité la possibilité d appliquer ou de modifier une règle de conservation. Gérer un processus de sort final consistant à : o identifier les documents (avec leurs métadonnées) et les agrégats dont la durée de conservation est échue ; o alerter l administrateur système ou un utilisateur habilité ; o réviser la règle de conservation si nécessaire ; o effectuer les actions de sort final appropriées, après confirmation par un administrateur système ou un utilisateur habilité ; Ce qui peut être fait automatiquement ou manuellement selon le mécanisme utilisé par l application métier Réserver à un administrateur système ou à un utilisateur habilité le droit de lancer le processus de sort final. Gérer une liste d événements déclencheurs sur la base des métadonnées actives. Par exemple : o date de validation du document archivé, o dernière date de consultation, o date d ouverture ou de clôture d un agrégat de documents, 101

102 o date de la dernière révision du document ou de l agrégat. Permettre l utilisation d événements déclencheurs externes à partir d un fait donné saisi manuellement dans l application par un utilisateur ou capturé automatiquement via une application extérieure intégrée au mécanisme de sort final. Garantir que la durée de conservation est calculée en temps réel et non définie artificiellement à l avance. Permettre le gel du sort final d un document engageant (avec ses métadonnées) voire d un agrégat, afin d empêcher toute action de destruction pendant la période de gel. Empêcher la suppression ou la destruction de tout document visé par un gel. Réserver à un administrateur système ou à un utilisateur habilité la possibilité de lever un gel. Être capable d identifier toute contradiction entre plusieurs actions de sort final et, le cas échéant : o appliquer automatiquement la bonne règle en fonction de la préséance définie par l entreprise/organisme ou o alerter l administrateur système ou un utilisateur habilité en demandant une action corrective Révision Fournir un moyen de vérifier le contenu d un document électronique ou d un agrégat arrivé à échéance avant d appliquer l action de sort final. Rendre accessible, lors de la révision d'un document archivé électroniquement (ou d un agrégat), l'ensemble de son contenu, même s'il est soumis à des restrictions d'accès. Permettre à l'administrateur système d affecter aux documents (ou aux agrégats) un nouveau sort final qui : o prolonge la conservation, avant une nouvelle révision ; o implique un export, un transfert, un traitement de pérennisation (une migration par exemple) ou une destruction immédiat(e) ; o prolonge la conservation, avant un futur export, un transfert, un traitement de pérennisation (migration) ou une destruction Destruction Garantir que la destruction se traduit bien par un effacement ou une inaccessibilité complète de tous les documents électroniques (avec tous leurs composants) sans 102

103 aucune restauration possible par des outils du système d'exploitation ou des techniques de récupération de données Demander confirmation de la destruction à un administrateur de l application métier ou à un utilisateur habilité dans le cadre du processus de destruction. Empêcher la destruction de documents électroniques engageants (ou d agrégats) jusqu'à réception de cette confirmation et permettre d annuler le processus si elle n'est pas donnée. Faire la distinction entre une fonction de suppression ponctuelle et la fonction de destruction dans le processus d'application du sort final, afin qu elles puissent être attribuées séparément aux utilisateurs. Empêcher l utilisation de la fonction de suppression dans le processus de sort final : la destruction effective des documents électroniques archivés ne peut être effectuée qu en lien avec une règle de conservation associée au document Métadonnées de sort final Permettre l'ajout progressif de métadonnées aux documents et aux agrégats, pour faciliter l application du sort final, conformément aux normes sur les métadonnées. Créer un lien actif entre les métadonnées de sort final et la fonctionnalité correspondante, afin de pouvoir déclencher automatiquement le processus. Pouvoir détecter tout changement dans les métadonnées qui affectent la durée de conservation d'un document électronique engageant et calculer sur cette base une nouvelle date d'application du sort final. Pouvoir réserver la modification des métadonnées relatives à la durée de conservation d'un document archivé à un administrateur système ou à un utilisateur habilité. Pouvoir conserver les métadonnées des documents et des agrégats qui ont été transférés ou détruits. Pouvoir enregistrer la date et le détail de toutes les actions de sort final dans les métadonnées du document ou de l agrégat Reporting sort final Pouvoir produire des états de toutes les actions de sort final effectuées par l application, y compris celles effectuées par des mécanismes externes intégrés ou interfacés avec l application. Pourvoir produire des listes de : o toutes les règles de conservation en vigueur dans l application, 103

104 o tous les documents (avec leurs métadonnées) et tous les agrégats associés à une règle de conservation donnée, o tous les documents visés par une action particulière de sort final pour une période donnée, o tous les documents arrivés à échéance pour une période donnée (avec des données quantitatives sur les volumes et les types de documents), et tous les documents dont l échéance de conservation est dépassée depuis une date donnée (avec des données quantitatives sur les volumes et les types de documents). Pouvoir produire un état détaillé des anomalies d export des documents électroniques, identifiant ceux qui ont généré des erreurs ou dont l export a échoué. Pouvoir produire un rapport détaillé du processus de destruction, donnant le détail de tous les documents électroniques qui ont été effectivement détruits ainsi que des documents électroniques dont la destruction n est pas effective. 104

105 Annexe 3 Tableau des exigences et fonctionnalités de GDA pour les applications informatiques Ces fonctionnalités sont issus de : GDA0039 Exigences et fonctionnalités de GDA pour les applications métier [11] Tableau 6 Exigences et fonctionnalités de GDA pour les applications informatiques Informations Confidentielles 105