L archivage dans votre entreprise

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1 L archivage dans votre entreprise Benchmark entre membres du CR2PA + entreprises intéressées Le CR2PA lance une enquête auprès de ses adhérents. Les entreprises non adhérentes mais intéressées par la démarche de benchmark des projets d archivage sont invitées à répondre également. L objectif est de dresser une cartographie de la prise de conscience des risques de non archivage dans l environnement numérique et de la mise en œuvre de l archivage managérial par les entreprises privées et les institutions publiques. Tous les répondants (qui auront indiqué leurs coordonnées) recevront par une synthèse de ce benchmark qui fera par ailleurs l'objet d'une présentation lors de la manifestation du CR2PA de l automne Les informations collectées par le biais de ce questionnaire sont anonymes et confidentielles. Elles ne sont utilisées et communiquées que sous forme agrégée à des fins statistiques et uniquement pour l objet de cette enquête de benchmark. Le CR2PA exclut toute exploitation commerciale des données, conformément à sa charte éthique. Si vous souhaitez prendre connaissance de l'intégralité des 40 questions avant de répondre en ligne, merci de télécharger le questionnaire au format PDF en cliquant ici. Le Club des responsables de politiques et projets d archivage (CR2PA) est né en 2008 de la rencontre de directeurs de projets d archivage pionniers partageant la même vision et la même ambition de promotion de l archivage, au niveau managérial dans l entreprise. Association régie sous loi 1901, le CR2PA fédère les porteurs de projets confrontés aux enjeux de la conservation et de la destruction des données, à l externalisation, aux cessions d entreprise, etc. Il défend une vision managériale de l archivage et interpelle les dirigeants sur les risques du non-archivage pour la pérennité des entreprises. Il regroupe aujourd hui plus de quarante grandes entreprises et organismes publics. Plus d'informations sur 1

2 La gestion et la conservation des données, documents et dossiers dans votre entreprise Précisions sur les termes utilisés pour ce questionnaire : Information : terme générique pour données, documents, contenus, dossiers. Données structurées : toutes données d une base de données, d un formulaire ou d un tableur Données non structurées : par opposition, tout le reste, c est-à-dire tout document de type courrier, décision, contrat, rapport, message électronique, page web, enregistrement vocal, etc. Contenu : synonyme de document (contenu est plus adapté à l environnement numérique, document est le mot classique) Document engageant : tout document/contenu figé et validé, avec valeur de preuve ou de mémoire, dont la mauvaise gestion constitue un risque pour l entreprise (équivalent de l anglais «record»). 1. Comment appréciez-vous la gestion et la conservation de l information dans votre entreprise pour les aspects suivants? (une seule réponse possible par ligne) Très bonne Satisfai sante Insuffisante Très insuffisante Ne se prononce pas Gestion et conservation de l information en général Accès à l information (authentification, droits, moteur de recherche, indexation ) Gestion et conservation des données structurées Gestion et conservation des données non structurées Gestion et conservation des messages électroniques engageants ( s classiques, messages instantanés, réseaux sociaux ) Traçabilité des flux associés aux informations Destruction des documents/contenus périmés Commentaire : 2. Si la situation est différente selon les directions ou services, pouvez-vous affiner votre réponse? (sinon, passez à la question 4) (une seule réponse possible par ligne) Très bonne Satisfai sante Insuffis ante Très insuffisante Ne sait pas Service inexistant Communication Juridique RH Financier / Comptable / Fiscal Achats Recherche & Développement Vente / Commercial Relation client/usagers Système d information Logistique / Supply chain Archives historiques 2

3 3. Si la situation est selon les zones géographiques où votre entreprise est implantée, pouvez-vous affiner cette appréciation? (sinon, passez à la question 4) (une seule réponse possible par ligne) Très bonne Satisfaisante Insuffisante Très insuffisante Ne sait pas Pas présent dans ces pays France Union Européenne Reste de l Europe (inc. Russie) Etats-Unis / Canada Amérique du Sud Afrique / Moyen Orient Asie / Océanie 4. La responsabilité de la conservation et de la destruction des documents/contenus engageants (cf définition sous la question 1) est-elle clairement identifiée au sein d un service ou d une direction interne à votre entreprise? (une seule réponse possible) Oui C est en cours de définition 5. Votre entreprise a-t-elle externalisé la conservation de ses archives quelles qu elles soient (engageantes ou non)? (une seule réponse possible) Une partie seulement des archives papier Une partie seulement des archives numériques Une partie des archives papier et une partie des archives numériques La totalité des archives papier La totalité des archives numériques La totalité des archives papier et numériques 6. Si oui, quelles sont les 3 principales raisons poussant votre entreprise à externaliser ses archives? (Si vous n'avez pas externalisé, passez à la question 7) (multi-réponses) Nous manquons de place L archivage n est pas notre cœur de métier La gestion des archives en interne est trop lourde, trop coûteuse Le prestataire délivre des services à valeur ajoutée que nous ne pouvons pas fournir à nos clients internes Les risques encourus sont ainsi mieux assurés Les équipements, infrastructures et processus employés sont plus sécurisés Les processus d archivage sont mieux automatisés et optimisés Nous n avons pas les compétences en interne Nous n avons pas les ressources suffisantes en interne Nous souhaitons bénéficier d infrastructures et de technologies de pointe L externalisation est une politique de la direction générale de notre organisation Autre, précisez : 3

4 Les besoins d accès aux documents/contenus à risque en temps différé 7. Quels sont les motifs principaux à l origine des demandes de consultation des documents et contenus archivés dans votre entreprise? Evaluez leur récurrence. (une seule réponse possible par ligne) La plupart De temps en du temps temps Rarement Jamais Besoin opérationnel des services Litiges / contentieux Audit externe Audit interne E-discovery* Projet de cession d actifs Projet de développement Autres cas. Précisez ci-dessous Si autre cas, précisez ici : *E-discovery : demande d investigation systématique du système d information d une entreprise, formulée par la partie adverse dans le cadre d une procédure d audit ou contentieuse (réglementation US) 8. Arrive-t-il que les documents/contenus archivés ne soient pas retrouvés? (une seule réponse possible) Oui, souvent Oui, parfois 9. Comment évaluez-vous les conséquences pour votre entreprise de ne pas avoir pu (re)trouver ces documents/contenus archivés? (une seule réponse possible) Très grave Dommageable Incidence mineure Sans conséquence 10. Inversement, votre entreprise a-t-elle subi les conséquences négatives de documents/contenus conservés trop longtemps? (une seule réponse possible) Oui plusieurs fois Oui mais rarement 11. Les coûts liés au non-archivage de certains documents/contenus ou à un défaut d archivage ontils été évalués financièrement par votre entreprise? (une seule réponse possible) Oui, c est réalisé systématiquement Oui, mais uniquement pour certains documents/contenus à risque Oui, c est en cours de mise en œuvre 4

5 La politique d archivage de votre entreprise 12. Votre entreprise a-t-elle défini une politique d archivage? (une seule réponse possible) Oui c est déjà le cas Oui c est en cours ou prévu et ce n est pas prévu 13. Si oui, cette politique d archivage se présente-t-elle sous la forme (une seule réponse possible) : D une déclaration de principes directeurs pour l archivage* D un document qui définit les exigences relatives à un archivage électronique sécurisé* D un document général qui englobe les principes managériaux et les exigences techniques D un document qui suit les recommandations du Service interministériel des Archives de France Autre cas. Précisez : * Références éventuelles à la norme ISO sur le «Records management» ou aux principes du GARP (Generally accepted recordkeeping principles) de l ARMA ; ou à la norme NFZ (ou ISO ) sur la conservation numérique sécurisée. 14. À quel niveau cette politique est-elle portée dans votre entreprise? (une seule réponse possible) Direction générale, maison-mère ou corporate Secrétariat général Direction de la stratégie Direction administrative et financière Direction / service des risques Direction / service de l audit interne Direction / service juridique Direction / service des archives Direction informatique / des systèmes d'information Direction de l innovation / R&D Direction de la qualité Au niveau de chaque filiale (pays / entité ) Au niveau uniquement de certaines fonctions support Au niveau uniquement de certains directeurs / responsables métiers opérationnels Autre. Précisez : 15. Quels ont été les événements déclencheurs de la mise en place de votre politique d archivage? (multi-réponses) Audit Contentieux Contrôle par les instances fiscales ou réglementaires Gestion de risques Déménagement Fusion-acquisition Cession d actifs Projet de dématérialisation 5

6 Projet de stockage Révision de processus Perte de documents / contenus Valorisation du patrimoine immatériel Capitalisation dans le cadre de projets d innovation / de R&D Mise en place d un plan de reprise ou de continuité d activité (PCA/PRA) Rationalisation des coûts Autre. Précisez : 16. Votre politique d archivage est-elle reliée à d autres politiques internes? (multi-réponses) Politique de sécurité de l information (aspect classification) Politique de protection du patrimoine informationnel Politique de gestion de risques ou Entreprise Risk Management (ERM) Plan de reprise/continuité d activité (PRA/PCA) Politique de gestion documentaire ou de contenus (GED/ECM) Politique de gestion des connaissances (KM) Politique de traçabilité Politique de qualité, elle est indépendante de toute autre politique Autre. Précisez : La mission / fonction archivage dans votre entreprise 17. Existe-t-il une entité, «mission» ou «fonction», qui pilote l archivage? (une seule réponse possible) Oui c est déjà le cas Oui c est en cours ou prévu et ce n est pas prévu 18. Si oui, quel est le rattachement hiérarchique de cette entité «mission» ou «fonction» archivage? (une seule réponse possible) Direction générale Direction administrative et financière Services généraux / facility management Direction / service juridique Direction informatique / des systèmes d'information Direction de l innovation / R&D Direction de la qualité Service documentaire Autre. Précisez : 6

7 19. Quels sont la nature et le périmètre des documents et contenus pris en charge par la fonction archivage? (multi-réponses) Papier Numériques* Données structurées Données non structurées (bureautique, intranet) Données non structurées (messagerie) Documents issus de processus dématérialisés Juridiques Administratifs et/ou comptables RH Achats Techniques (R&D, production, logistique ) Opérationnels (contrats, réclamations commerciales ) Archives historiques ou patrimoniales Autres. Précisez : Nota bene : on emploi plutôt le mot numérique pour les documents, et le mot électronique pour les systèmes. 20. L accès à vos archives par des personnes externes à votre entreprise est-il encadré? (une seule réponse possible) Oui, via des règles et des procédures internes clairement définies Oui, via des prescriptions réglementaires externes, l accès à nos archives par des personnes externes à notre entreprise n est pas autorisé La mise en œuvre de votre politique d archivage 21. Votre entreprise a-t-elle élaboré un référentiel de règles de conservation et de destruction pour l ensemble de ses documents/contenus engageants (exigence de la norme ISO sur le «records management»)? (une seule réponse possible) Oui c est le cas Oui, c est en cours ou prévu et ce n est pas prévu 22. Par quels moyens votre entreprise communique-t-elle régulièrement sur l offre de service interne relative à la gestion et à l archivage des documents/contenus? (multi-réponses) Intranet / portail Blog interne Messagerie électronique Journal interne au format papier Notes de service Réunion présentielle Kit de communication dédié à ce sujet Compte rendu régulier sur l usage par les clients internes du service d archives Rapport d activité annuel publié par le service d archives Aucune communication régulière n est effectuée sur ce sujet Autre moyen. Précisez : 7

8 23. Existe-t-il des relais internes pour diffuser la politique d archivage et les bonnes pratiques associées? (une seule réponse possible) Oui C est en cours ou prévu 24. Si oui, quelles sont les fonctions exercées par ces relais ou correspondants internes? (sinon, passez à la question suivante) (multi-réponses, faire tourner les items dans le questionnaire en ligne) Dirigeants et membres du COMEX Top managers Cadres intermédiaires Risk managers Qualiticiens Logisticiens Juristes Auditeurs Financiers Comptables Informaticiens Acheteurs Commerciaux Archivistes/documentalistes Autre. Précisez : Votre système d archivage électronique (SAE) On entend ici par SAE, au sens large, toute solution de gestion et de conservation des documents numériques, numérisés ou papier. 25. Votre entreprise dispose-t-elle d un ou plusieurs systèmes d archivage électronique (SAE)? (une seule réponse possible) Oui c est déjà le cas Oui, c est en cours ou prévu et ce n est pas prévu 26. Si c est en cours, à quel stade se situe ce projet de SAE? (multi-réponses) Note d opportunité réalisée Note de faisabilité réalisée Sponsor identifié et engagé En attente de «feu vert» managérial En attente de budget Budget accordé ou en cours d attribution 8

9 27. Votre entreprise a-t-elle réalisé ou prévoit-elle une étude des gains (quantitatifs ou qualitatifs) de son système d archivage électronique? (une seule réponse possible par ligne) Oui En cours ou prévu Avant le lancement du projet Après le déploiement du projet 28. Quels ont été, sont ou seront les profils des membres du comité de projet du SAE? (multiréponses) Dirigeants et membres du COMEX Top managers Risk managers Qualiticiens Logisticiens Juristes Auditeurs Financiers Comptables Informaticiens Acheteurs Archivistes Autre. Précisez : 29. Le cas échéant, dans la conduite de votre projet de SAE, quels normes ou standards votre entreprise a-t-elle suivis? (multi-réponses) Norme ISO sur le «records management» et normes associées (méthode DIRKS, MoReq2 / MoReq2010, ICA-Req / ISO 16175) Norme NF Z / ISO sur la conservation numérique sécurisée Norme ISO (OAIS) sur la pérennisation des données Labels FNTC (Fédération nationale des Tiers de Confiance) Standards de l Administration des Archives pour les agréments accordés aux tiers (SEDA) Aucune de ces normes Autre. Précisez : Les solutions techniques de gestion documentaire et/ou d archivage choisies par votre entreprise 30. Dans le cas où votre entreprise est passée ou passera par un appel d offres pour le choix d une solution technique d archivage, quels ont été ou seront les 3 critères de pondération les plus importants retenus pour la sélectionner? (multi-réponses) Respect des normes Prix de la solution Délai de déploiement Certification de l éditeur (si le cas) Facilité d intégration à l existant Couverture fonctionnelle proposée Evolutivité dans le temps 9

10 Hébergement tiers Accès à distance Interopérabilité avec d autres solutions du marché Garanties de confidentialité Ergonomie / interface utilisateur Respect de la législation / compliance Adaptation au contexte et aux particularités de votre secteur d activité Localisation des archives (si recours à un tiers-archiveur) Conformité aux recommandations du SIAF (service interministériel des archives de France) Pas d appel d offres défini ou prévu Autre. Précisez : 31. Cette solution technique est-elle ou sera-t-elle automatiquement adossée au référentiel de conservation (règles de conservation/destruction) défini par votre entreprise? (une seule réponse possible) Oui C est en cours ou prévu 32. Dans le domaine de la gestion et de l archivage de documents/contenus, votre entreprise utiliset-elle les outils ou solutions suivantes? (une seule réponse possible par ligne) Système de GED / Electronic Document Management System Système d archivage électronique (SAE) / Electronic Records Management System (ERMS) Système de gestion de documentaire et archivage / Electronic Document and Records Management System (EDRMS) Coffre-fort électronique (CFN) Système d archivage uniquement pour des données applicatives Logiciel de gestion des archives papier seulement Solution logicielle développée en interne Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques Oui Ne sait pas Commentaire : 33. Si vous souhaitez recevoir les réponses des autres répondants au questionnaire sur les outils utilisés, indiquez les noms des solutions ou fournisseurs que vous avez retenus pour les domaines suivants : (sinon passez à la question suivante) (question ouverte) Système de gestion de documentaire et archivage Outils de GED Système de records management (ERMS) Coffre-fort électronique (CFN) Logiciel de gestion des archives papier Outils de gestion de contenu électronique (ECM) Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques 10

11 34. Quel est votre degré de satisfaction vis-à-vis des outils et solutions suivants si vous les utilisez? (une seule réponse possible par ligne) Système de gestion de documentaire et archivage Outils de GED Système de records management (ERMS) : Logiciel de gestion des archives papier Solution de gestion de contenu (ECM) Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques Très satisfait Satisfait Insatisfaisant Très insatisfaisant Pas d expérience dans le domaine Commentaire : Bilan (provisoire) et perspectives 35. Parmi les items suivants, quels sont les 5 principaux challenges que votre entreprise (ou service) devra relever ces prochaines années? (multi-réponses) Mieux gérer les droits d accès à l information Valoriser les archives historiques / patrimoniales Mieux gérer la confidentialité de l information (système de classification) Assurer la pérennité de la conservation numérique S assurer que toute information archivable est bien archivée Sensibiliser les personnels et collaborateurs aux questions de l archivage Centraliser le pilotage de la gestion de l information Intégrer de nouveaux supports d information (plans 3D, audio, vidéo, wiki, blogs, réseaux sociaux ) Promouvoir et mettre en œuvre le records management dans l entreprise Établir un référentiel de conservation Élaborer une arborescence des répertoires pertinente et en assurer le maintien Élaborer un plan de continuité d activité relatif à la gestion et à l archivage des documents et contenus Formaliser les politiques et procédures d archivage Mettre en place un Electronic (Document and) Records Management System (E(D)RMS) Relier la politique d archivage à d autres politiques relatives à la gestion de l information Développer les usages liés à l archivage en déployant des coffres-forts numériques, espaces sécurisés de conservation, pour les collaborateurs, clients, fournisseurs, etc. Mieux gérer les métadonnées associées aux documents Autre (spécifier): 36. Quel conseil donneriez-vous à des collègues s engageant dans un projet d archivage? (question ouverte avec champs libre) 11

12 Pour terminer et afin de pouvoir comparer les approches entre grandes fonctions, secteurs d'activité et/ou tailles d'entreprise, nous vous remercions de compléter les questions ci-dessous permettant de mieux caractériser votre profil d entreprise. 37. Dans quelle direction ou quel service travaillez-vous? Sélectionnez la direction ou le service qui correspond le mieux à la/le vôtre. (une seule réponse possible) Direction générale / Secrétariat général Finance/Comptabilité Juridique Archives / Documentation Informatique / Système d'information Autre direction ou service. Précisez : 38. A quel secteur d'activité appartient votre entreprise? Sélectionnez le domaine qui représente le mieux l'activité de votre entreprise en France. (une seule réponse possible) Secteur public Banque/Finance/Assurance/Mutuelles Distribution/Commerce Industrie Autres services : précisez : 39. Combien d'employés votre entreprise compte-t-elle en France? (une seule réponse possible) Moins de 250 employés Entre 250 et employés Plus de employés 40. Votre entreprise a-t-elle des filiales ou bureaux à l international? (une seule réponse possible) Oui Nous vous remercions de votre contribution. Pour recevoir par la synthèse des résultats de notre enquête, merci de compléter la signalétique ci-dessous. Nom de votre entreprise : Votre nom (prénom) : Votre fonction : Votre Votre téléphone (facultatif) : LE CR2PA VOUS REMERCIE ET VOUS DIT À BIENTÔT POUR TOUTE QUESTION : contact@cr2pa.fr 12