LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS : Une démarche d avenir!

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1 LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS : Une démarche d avenir!

2 Introduction par Bertrand Degruson Directeur du développement Intervention de Stéphane Bertrand Expert Direction social RH Laurent Douressamy Expert Direction comptabilité Jonathan Benhamou Président Témoignage Claude Portmann Directeur

3 Présentation SVP Notre métier : Accompagner les décideurs dans l exercice de leurs responsabilités au quotidien clients utilisateurs 400 personnes en France Un réseau déployé dans 40 pays

4 Présentation SVP Notre vocation : Apporter chaque jour des réponses personnalisées, fiables et opérationnelles pour la gestion ou le développement 200 experts sources documentaires et bases de données questions traitées chaque jour, dont 75 % en temps réel

5 Présentation SVP Nos compétences : Assister et faciliter la prise de décision pour les principales problématiques opérationnelles : Ressources Humaines Finances, affaires et gestion Santé, qualité et environnement Innovation et développement International Collectivités et acteurs publics Communication et société

6 + de 25 ans d expérience 50 collaborateurs clients 1 à salariés Tous secteurs d activité bulletins/an Pionnier des NTC : Présentation e-paye 1989 : premier service en ligne sur Minitel 2000 : premier service en SaaS sur internet 2008 : première offre de dématérialisation des bulletins de paye e-paye partenaire de nombreux groupements d Experts Comptables e-paye partenaire exclusif de Ceridian pour la France depuis 2002 Ceridian et ses partenaires réalisent 25 millions de payes tous les mois.

7 Présentation Novapost

8 Un process évolutif depuis 30 ans Années 70 : essor de l informatique et des technologies de l information Années 80 : dématérialisation des flux financiers Années 90 : dématérialisation des correspondances Années 2000 : dématérialisation des produits culturels Années 2010 : dématérialisation des documents?

9 Une évolution logique mais complexe Des avantages indéniables : Aspect environnemental (lorsque la dématérialisation est native et qu elle ne génère pas d autres déchets ) Économies de charges et gain de temps Simplicité d accès à l information Des points de vigilance à avoir : Contraintes et obligations légales Acceptation par les tiers et changements d habitudes

10 Résultats enquête Novapost / OpinionWay Étude réalisée auprès d un échantillon de 985 salariés, représentatif de la population salariée au regard des critères d âge et de catégorie socioprofessionnelle. Le caractère pratique de la solution est presque unanimement reconnu par les salariés qui se déclarent intéressés, mais leur conviction est un peu moins forte en ce qui concerne la sécurité garantie. et 50% des salariés français déjà intéressés par le bulletin de paie électronique!

11 Intervention de Stéphane Bertrand Expert Direction social RH Laurent Douressamy Expert Direction comptabilité

12 Le cadre juridique de la dématérialisation des documents La valeur probante et la force juridique des documents électroniques La réglementation de la facture électronique Le bulletin de paye électronique : fer de lance de la dématérialisation

13 La valeur probante et la force juridique des documents électroniques L admission de la preuve électronique: une évolution jurisprudentielle et législative La reconnaissance jurisprudentielle de la valeur probante Un cadre légal incitatif et moderne La signature électronique, gage de la valeur probante du document dématérialisé Quid de la signature électronique? Intérêts eu égard à la valeur probante? Opposabilité des documents électroniques à l égard des tiers

14 La réglementation de la facture électronique Historique de la dématérialisation des factures Cadre général des deux méthodes admises de dématérialisation fiscale des factures (EDI et signature électronique) Les factures transmises par EDI, solution plutôt destinée à de gros volumes Les factures transmises avec une signature électronique, solution plus souple que l EDI

15 Le bulletin de paye électronique : fer de lance de la démat matérialisation Article L du code du travail «L employeur remet une pièce justificative dite bulletin de paye. Avec l accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique dans des conditions de nature à garantir l intégrité des données.» L accord du salarié Comment rassurer et convaincre à accepter? Comment formaliser l accord du salarié? Que faire en cas de refus ou d absence de réponse? La garantie de l intégrité des données du bulletin de paye électronique

16 Les modalités de conservation et d accès aux documents dématérialisés Cas des factures électroniques Cas des bulletins de paye électroniques

17 Les modalités de conservation et d acc accès des factures électroniques Conditions de conservation des factures électroniques Durée Format Lieu Contraintes spécifiques à l archivage des factures électroniques Obligation de restitution Accès Contraintes spécifiques à chaque format Contrôle des procédés de transmission

18 Les modalités de conservation et d acc accès des bulletins de paye électroniques Modalités pratiques de conservation du bulletin de paye électronique Pour le salarié: la conservation à vie des bulletins de paye Pour l entreprise: obligation de conservation de 5 ans (article L du code du travail) Modalités d accès et de consultation des documents électroniques Quid de l accès en cas de changement d employeur? L accès et la consultation par des tiers : les garanties posées par l article L du code du travail

19 Intervention de Jonathan Benhamou Président

20 Bulletins de salaire électroniques : un effet durable sur votre développement Le 16 mars Novapost tous droits réservés

21 Sommaire 1. Les enjeux de la dématérialisation pour Ubisoft 2. Le service Novapost RH pour Ubisoft et ses avantages 3. La mise en œuvre du service et accompagnement 4. Les retours des salariés Confidentiel

22 Profil de la gestion de la paie chez Ubisoft Nombre d employés : 1300 (dont 50 intermittents) Nombre d entités : 37 en France Logiciel de paie : Cegid -CCMX(> 5 ans) Organisation de la paie : décentralisée sur 4 sites 4 gestionnaires de paie Impression : gérée en interne Distribution : papier par la poste Archivage : papier dans leurs locaux

23 Les enjeux de la dématérialisation pour Ubisoft Capitalisation sur Existant Optimisation Economies Ecoresponsabilité Image innovante et dynamique Confidentiel 23

24 Sommaire 1. Les enjeux de la dématérialisation pour Ubisoft 2. Le service Novapost RH pour Ubisoft et ses avantages 3. La mise en œuvre du service et accompagnement 4. Les retours des salariés Confidentiel

25 La solution Novapost RH Permettre à l employé de recevoir son bulletin de paie et autres documents RH sous format électronique au sein d un coffre-fort personnel en ligne payé par son entreprise tout en conservant la valeur juridique de ces derniers. Confidentiel

26 Une organisation, imposée par l usage du papier Archivage papier/électronique entreprise Impression, mise sous pli et distribution à domicile Archivage papier salarié: àvie Confidentiel

27 Une organisation simplifiée grâce au passage à l électronique Archivage électronique àvaleur probante Archivage papier/électronique salarié à vie Confidentiel

28 Les salariés peuvent exploiter leurs documents selon leurs besoins (partage, consultation, ) Confidentiel

29 Un gain financier réel, immédiat et mesurable Confidentiel

30 Simulation de ROI Taux de dématérialisation Coût interne estimé par document % 40% 50% 60% 70% 80% 90% 1, , , , , , , , , , , , , , , , salariés Confidentiel

31 Un enjeu environnemental qui ne peut être négligé Un projet concret dont les effets sont mesurables Un projet intégrant une démarche de certification ISO Confidentiel

32 Un service offert à vos salariés Un service «à valeur ajoutée» gratuit pour vos collaborateurs Une démarche éco-responsable pour l entreprise et pour les salariés Un libre-choix à tout moment (opt. out, formulaire d inscription, CGU) Confidentiel

33 Sommaire 1. Les enjeux de la dématérialisation pour Ubisoft 2. Le service Novapost RH pour Ubisoft et ses avantages 3. La mise en œuvre du service et accompagnement 4. Les retours des salariés Confidentiel

34 Une mise en place maîtrisée et couronnée de succès Lancement sur 3 entités. 70% d inscrits Déploiement Groupe 24 août: suivi régulier au tel. 27 août: Signature du contrat. 17 juillet: Présentation effectuée. 28 juillet: accord de principe de la DA et envoi d un échantillon de bulletins. 31 juillet: validation des tarifs et options, envoi du contrat. Déploiement sur 12 entités supplémentaires 60% d inscrits TAUX DE DEMATERIALISATION AUJOURD HUI : 1 er juin: Premier contact 63 % Confidentiel

35 Un accompagnement tout au long de la délivrance du service (1) Pack de communication pour sensibiliser les salariés au nouveau service ing ou mailing papier (salariés ne disposant pas d adresse mail professionnelle) Présentation du service sur votre site, siteinternet personnaliséet modifiable Rédactionnels de messages de sensibilisation et d explications (courriers, affiches, newsletter, annonce dans votre intranet, etc.) Présentation au CE Paramétrages de la solution Intégration de l annuaire des salariés Intégration de la charte graphique Mise en place des droits des gestionnaires Formation des gestionnaires et des administrateurs Accompagnement pour la conduite du changement (intervention sur site, présentiel, etc.) Outil de suivi de projet Etude de satisfaction des salariés Confidentiel

36 Le pack de communication Confidentiel

37 Tout comme l entreprise, le salarié est un utilisateur de Novapost La gestion du salariétout au long de sa «vie professionnelle» Donc en cas de départ de l entreprise : Des services complémentaires 1. Migration qui peuvent gratuite être sur mis Novapost en production Me (interface générique) 2. Téléchargement gratuit d une archive (.zip) sécurisée sur son coffre puis fermeture du coffre (avec l accord du salarié) Confidentiel

38 Sommaire 1. Les enjeux de la dématérialisation pour Ubisoft 2. Le service Novapost RH pour Ubisoft et ses avantages 3. La mise en œuvre du service et accompagnement 4. Les retours des salariés Confidentiel

39 Un retour positif des initiateurs du projet «Pour consulter ses fiches de paye, il suffit d'un identifiant et d'un mot de passe. Les salariés accèdent à leurs informations à partir de n'importe quel ordinateur relié à Internet.» Cet atout, combiné à l'avance technologique du produit, «le plus adapté aux besoins et le plus abouti du marché» Manuel Henry, Responsable Administratif et Social Ubisoft Confidentiel

40 Vue générale Le questionnaire Novapost Pro a étésoumis en ligne du vendredi 11 au jeudi 17 décembre. Un a étéenvoyéà1 300 personnes environ. 373 personnes ont commencé les questionnaires soit 30%. 249 personnes ont commencé et terminé les questionnaires soit 19%. Taux de réponse inscrits Taux de réponse Non inscrits «started» 51% 18% «completed» 38% 10% Conclusion: Le taux de réponse est satisfaisant

41 Des freins à l adhésion identifiés NI Pour quelles raisons ne vous êtes-vous pas inscrit(e) au service: Je m'interroge sur le fonctionnement du service Je n'ai pas encore eu le temps de m'inscrire Je n'ai pas réussi à m'inscrire Autres motifs / commentaires: 20% 4% 55% 22%

42 Le service intéresse la moitié des non inscrits NI Conclusion: les salariés sont intéressés par le service mais souhaitent le «tester» avant de s inscrire.

43 Des axes de communication principaux se dégagent I Conclusion: l éco-responsabilité est la première raison d inscription.

44 L information semble s être bien diffusée I Avez-vous eu assez d informations sur le service avant et après votre inscription? Conclusion: les salariés inscrits sont globalement satisfaits de l information qui leur a été communiquée

45 Conclusion I «Il serait fort intéressant qu'en plus des bulletins de salaire de l'année 2009 répertoriés chez Novapost tous ceux des années précédente depuis notre entrée chez Ubisoft y soient également.» «faire ça pour tous les documents administratifs (banque, assurance, complémentaire, facture électricité, loyer,... )» «Apprendre àutiliser les autres fonctionnalités permettant de stocker d'autres documents. Un mémento par exemple» «plus d'infos quant àla sécuritédu service (risque de se faire hacker?), que se passe-t-il si le serveur est HS, y a-t-il une solution de backup?»

46 Témoignage Claude Portmann Directeur

47 Témoignage Et si Gutenberg? Pourquoi faire simple quand? Et demain? L interopérabilité des coffres-forts?

48 Questions - Réponses

49 SVP, c est 200 experts pour décider vite et bien