COMMENT LA POSTE PEUT VOUS ACCOMPAGNER POUR RENDRE VOS ACTIONS PLUS LISIBLES, PLUS EFFICACES ET PLUS PROCHES DE VOS ADMINISTRES

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1 COMMENT LA POSTE PEUT VOUS ACCOMPAGNER POUR RENDRE VOS ACTIONS PLUS LISIBLES, PLUS EFFICACES ET PLUS PROCHES DE VOS ADMINISTRES 1

2 1 UN ENVIRONNEMENT EN MUTATION 2

3 Un environnement en mouvement La pression budgétaire qui oblige à faire des choix dans la priorisation des actions Le futur Acte III de la décentralisation qui devrait clarifier et renforcer certaines compétences Collectivités territoriales Application de contraintes réglementaires ex: PES V2 et contrôle de la légalité Nouveaux usages et évolutions sociétales avec le développement de la relation multicanal et la rapidité dans les échanges

4 sur fond d attentes nombreuses des citoyens/usagers Des citoyens/usagers de plus en plus technophiles et connectés, qui attendent plus de réactivité, d interactivité et de simplicité dans l accomplissement de leurs démarches administratives, plus généralement dans leur dialogue avec les administrations locales 4

5 sur fond d attentes nombreuses des citoyens/usagers Sans pour autant accepter une administration déshumanisée Besoin des usagers d être accompagnés dans leurs démarches administratives, par un service «humain» et personnalisé Enjeu des zones à faible densité de population où les citoyens n ont pas un accès facile aux services publics Nécessité d accompagner dans leurs démarches administratives les personnes les moins aguerries aux technologies de l information et de la communication, principalement les personnes âgées ou en grandes difficultés sociale 5

6 sur fond d attentes nombreuses des citoyens/usagers Tout en étant demandeurs d informations locales et friands des publications papiers des collectivités. 6

7 Votre enjeu pour la mise en œuvre de vos politiques publiques locales Maîtriser les dépenses de fonctionnement en confortant la relation de proximité avec les administrés / usagers 7

8 Notre ambition Positionner le courrier comme levier naturel de l action publique locale Pour valoriser la politique publique locale Pour optimiser le service public de proximité Pour gérer efficacement les échanges

9 2 LA VALORISATION DES ACTIONS LOCALES 9

10 Pour informer sur les services et les infrastructures disponibles sur le territoire La valorisation des actions locales 10

11 Pour animer le territoire La valorisation des actions locales 11

12 Pour promouvoir le territoire La valorisation des actions locales 12

13 La valorisation des actions locales Pour faire évoluer les comportements 13

14 La valorisation des actions locales Pour accompagner les projets et les chantiers 14

15 La valorisation des actions locales Pour faire comprendre l institution et ses domaines de compétences 15

16 NOS SOLUTIONS 16

17 Une communication courrier, c est courrier carte Imprimé offre media Document d informations Imprimé sous (format enveloppe & contenu) Ciblage + + Distribution Journal d informations enveloppe personnalisée 17

18 NOTRE OFFRE media imprimé publicitaire media courrier adressé services associés distribution imprimé publicitaire Ciblage distribution courrier adressé base de données Conseil Études impression routage Courrier connecté Mesure qualité Offres cross avec d autres médias 18

19 Communiquez auprès de tous les foyers concernés par votre action Avec l offre GéO : Adaptez la zone à votre territoire. Enjeu : - informer tous vos administrés 19

20 Etablissez une relation privilégiée avec vos administrés grâce au courrier adressé Avec l offre DATA : Enjeu : - adaptez et personnalisez votre communication Avec NOUVEAUX VOISINS : Enjeu : - souhaitez la bienvenue à vos nouveaux administrés dès leur arrivée 20

21 BESOIN CLIENT Connaître tous les mois les nouveaux arrivants sur la commune de Boulogne-Billancourt afin de leur communiquer des informations pratiques (activités, démarches administratives ) SOLUTION : Mediapost Nouveaux Voisins avec abonnement mensuel INTERLOCUTEUR : Directrice du Service accueil de la population 21

22 BESOIN CLIENT : Identification des nouveaux arrivants pour l envoi adressé d un courrier de bienvenue et un fascicule détaillant les services proposés sur le territoire (tri sélectif, garderie ) SOLUTION : Data Ciblage Nouveaux Arrivants INTERLOCUTEURS : Directeur général adjoint Responsable communication 22

23 BESOIN CLIENT : Mise à jour des listes électorales SOLUTION : Data Ciblage Optimis Mairie INTERLOCUTEUR : Direction de l Etat Civil 23

24 Etablissez une relation privilégiée avec vos administrés grâce au courrier adressé Avec l offre DESTINEO : adapter et personnalisez votre communication Enjeu : - informer nominativement vos administrés, les entreprises, et les associations présentes sur un territoire à un prix plus avantageux dès 100 plis. 24

25 Être à l écoute de ses administrés Mesurer l impact de vos communications et évaluer éventuels corrections / modifications Avec l offre POSTREPONSE : instaurer un lien privilégié et développer la démocratie participative Enjeu : - donner la possibilité à vos administrés de répondre à vos communication ou de donner leur avis sur un sujet 25

26 BESOIN CLIENT : Consulter les habitants d un quartier dans le cadre du vaste programme de réhabilitation lancé par la Ville Faire participer les habitants à l élaboration du projet de quartier SOLUTION : GeoPublic Plus Postréponse * Distribution de questionnaires avec enveloppe T dans toutes les boîtes aux lettres des habitants * résultats : 1878 questionnaires retournés ( taux de retour = 19% ) et la restitution des résultats a été faite en IP 26

27 BESOIN CLIENT : Dans le cadre d une consultation citoyenne départemental sur les projets/chantiers prioritaires souhaités par les Icaunais, le CG recherchait une solution pour augmenter le taux de participation des habitants SOLUTIONS : Geopublic Plus Postréponse * Résultats : taux de retour de 18% INTERLOCUTEUR : Directeur de la communication 27

28 Décuplez l efficacité de votre communication Avec notre offre ING : Ciblage des internautes. Rapidité de mise en place. Enjeux : - communiquez au plus près d un événement, - sensibilisez d avantage les jeunes. 28

29 BESOINS CLIENT Dans le cadre d une réunion publique annoncée par courrier, envoyer un message de relance aux habitants concernés 4 jours avant la tenue de cette réunion SOLUTION : Data Ciblage Contrat Geomail => Plus de 1400 adresses internet de personnes de plus de 25 ans sur la zone géographique concernée INTERLOCUTEUR : Responsable projet communication 29

30 Pour une communication interactive, complémentaire, innovante et mesurable Interactive La relation avec votre collectivité se tisse au-delà du support physique. Vous collectez des contacts et consolidez votre relation. Complémentaire Vous associez les atouts du média papier : efficace, personnalisé, apprécié, aux qualités du numérique : immédiat, ludique et facile à actualiser. Innovante Les lecteurs prêtent une attention plus marquée à vos supports*. Mesurable Vous suivez en temps réel le nombre de visites sur les pages web mobile. *72% des utilisateurs se souviennent mieux des campagnes intégrant des codes 2D (Étude MGH, 2011). 30

31 du OFF vers le ON Impulser un parcours administré online Intégrez un code 2D à votre courrier pour Le mini-site Fiche Info Le mini-site Vidéo Le mini-site Géolocalisation Le mini-site Jeu Le mini-site Sondage Compléter le contenu de votre courrier publicitaire Associer écrit et audio visuel pour un message plus dynamique Orienter précisément vos administrés vers un site déconcentré Séduire vos administrés avec une démarche ludique Mesurer instantanément l avis de vos administrés 31

32 BESOIN CLIENT : Dans le cadre de sa programmation , la Comm Agglo souhaitait optimiser le taux de remplissage des spectacles donnés dans les Arènes de l Agora via une campagne de recrutement optimisée SOLUTION : Pack , Courrier IP, et courrier connecté INTERLOCUTEUR: Responsable de la communication 32

33 BESOIN CLIENT : Communiquer pour la commémoration des 150 ans du rattachement de la ville de Nice à la France SOLUTION : ID TIMBRES 100 planches de 30 pour affranchir les envois d invitation, et 1000 livrets prestige de 4 timbres remis aux invités lors de la journée de commémoration du 16 juin 2011 INTERLOCUTEUR : Direction de la communication 33

34 3 POUR GERER EFFICACEMENT LES ECHANGES AVEC LES ADMINISTRES 34

35 L éco-système documentaire des collectivités locales aujourd hui Personnels Élus Entités délocalisées Administrés Associations Collectivités territoriales Autres Collectivités territoriales Entreprises Fournisseurs Préfecture Trésorerie Générale Chambre Régionale des Comptes 35

36 Les multiples approches de l e-administration L e-administration concerne exclusivement la mise en à disposition de services administratifs à travers le web L e-administration concerne l ensemble des moyens informatiques mis à disposition des agents et la relation dématérialisés entre les collectivités et l Etat L e-administration englobe la gestion de la relation usager au travers tous les canaux (web, téléphone, guichet et courrier) 36

37 Des bouleversements internes L administration électronique se met en place dans les collectivités territoriales Des opportunités nouvelles Des bénéfices importants 37

38 Des bouleversements internes Le partage de l information entre différents services L informatisation des métiers (ressources humaines, finances ) L informatisation des processus d instruction et de validation administrative comme les marchés publics, la gestion du courrier, des plannings de congés, des commandes Des opportunités nouvelles La modernisation des structures (informatisation des processus, optimisation des relations avec les administrés ) L augmentation de vitesse de diffusion de l information et de traitement des dossiers Des bénéfices importants La précision des informations lues Une plus grande fluidité dans la circulation des documents Une simplification dans la recherche de document La sécurisation des transferts des documents aux différents destinataires L élimination du risque de perte des documents La réduction du coût de tri, d indexation et de saisie La mise à jour en temps réel des dossiers 38

39 La gestion documentaire est un gisement d opportunités pour les collectivités locales à intégrer dans : les processus de fonctionnement les organisations 39

40 ACCOMPAGNER L EVOLUTION DES ORGANISATIONS ET DES PROCESSUS DES COLLECTIVITES LOCALES 40

41 POUR AMELIORER LA GESTION INTERNE ET LE TRAVAIL DES AGENTS EN FLUIDIFIANT LES ECHANGES Tri Archivage numérique Service 1 Ouverture Vidéocodage Indexation Serveur Ou GEIDE Service 2 Service 3 Numérisation Lecture Automatique de Documents Service 4 41

42 BESOIN : Étudier la centralisation de tous les flux courrier Étudier la faisabilité de la numérisation des flux courrier entrant SOLUTION : Audit ISC INTERLOCUTEUR : Directeur des moyens généraux 42

43 BESOIN CLIENT Faire monter en compétence les agents du service courrier SOLUTION : DynaPost Contrat Dynaform => 2 agents du service courrier ont été formés pour optimiser la gestion du courrier INTERLOCUTEURS : Directeur des services intérieur Chef de service courrier sortant 43

44 BESOIN CLIENT : Dans le cadre du plan de continuité d activité, identifier les axes d amélioration pour préserver la réactivité et le traitement des flux courrier SOLUTION : Contrat Affranchigo => Pour répondre aux attentes des directions soumises à des impératifs de timing et s appuyer sur une solution complémentaire pour absorder les pics de trafic de courrier à affranchir INTERLOCUTEURS : Directeur des moyens généraux Responsable service courrier 44

45 POUR SIMPLIFIER, MASSIFIER ET AUTOMATISER LES ENVOIS RECURRENTS AUX ADMINISTRES ET AUX COLLABORATEURS Serveur DOCAPOST DPS Centre Éditique Mise sous pli Affranchissement 45

46 BESOIN CLIENT : Recherche d une solution d éditique pour l envoi des bulletins de salaire et des envois de communication interne SOLUTION : Docapost DPS INTERLOCUTEUR : Direction des Ressources Humaines 46

47 BESOIN CLIENT : Recherche d une solution d éditique pour l impression, la mise sous pli et l affranchissement des bulletins de salaires des collaborateurs SOLUTION : Docapost DPS INTERLOCUTEUR : Direction des Ressources Humaines 47

48 BESOIN : Envoyer à toutes les familles dont les enfants utilisent les transports scolaires un courrier pour lutter contre les incivilités pendant les transports SOLUTION : Maileva on demand => réactivité => facilité d utilisation INTERLOCUTEUR : Directeur Général 48

49 BESOIN CLIENT : Recherche d une solution d éditique pour l envoi des factures de cantine scolaire, de garderie périscolaire et de crèche SOLUTION : Docapost DPS INTERLOCUTEUR : Responsable NTIC 49

50 Notre solution GRC Docapost BPO Notre solution permet à une collectivité de gérer simplement l ensemble des services interactifs à des destination des administrés avec une procédure d alerte et de suivi des délais moyens de traitement, couplée à une plateforme SMS et une solution d archivage Notre solution est proposée en mode SaaS

51 Notre solution GRC Docapost BPO Notre solution permet de traiter 3 types de prestations: Les flux entrant; Les demande de document personnalisé; Les demandes d inscription à un service; 51

52 Notre solution GRC Docapost BPO Les flux entrant : L administré fait une requête par courrier, par , par téléphone ou en guichet; La plateforme GRC envoie un accusé de réception par mail ou SMS avec un lien permettant le suivi de l avancement de la requête; La demande est transmise au service concerné qui y répond; Une procédure d alerte se déclenche si le délai préalablement fixé est dépassé. 52

53 Notre solution GRC Docapost BPO Les demandes de document personnalisé : L administré souhaite un obtenir document administratif le concernant (ex: acte de naissance, acte de mariage, documentation touristique) et il souhaite recevoir ce document par courrier La demande est traitée via un formulaire avec des champs obligatoires et des tests de cohérence des informations saisies; Le formulaire est envoyé au service concerné qui traitera la demande. 53

54 Notre solution GRC Docapost BPO Les demandes d inscription à un service : L administré remplit en ligne un formulaire intelligent pour s inscrire à un service (ex: inscription à une activité culturelle, sportive ou extrascolaire) Le formulaire est envoyé au service concerné qui traitera la demande. 54

55 Pour piloter de bout en bout votre relation avec vos administrés 1 Qualification des demandes en mode multicanal Traitement des demandes en mode collaboratif Notification et information de l administré 4 Traçabilité et tableau de bord de qualité 3 5 5

56 Pour automatiser votre communication multicanale auprès de vos administrés

57 Un outil de pilotage performant GRC: pour statistiques prise de décision et anticipation

58 Une interface intuitive pour les agents 58

59 Déjà 67 communes clientes! Exemple Asnières Exemple Limours 59

60 JE VOUS REMERCIE DE VOTRE ATTENTION