GER helpdesk permet de traiter et d optimiser la gestion de vos interventions au sein de chaque bureaux.

Transcription

1 GER helpdesk est un bureau d'assistance pour les moyens généraux (ou "centre d'assistance"), et qui fournit des services d assistance aux utilisateurs, consistant en la gestion des incidents lié à la gestion de vos bâtiments. GER helpdesk permet de traiter et d optimiser la gestion de vos interventions au sein de chaque bureaux. GER helpdesk permet de déclarer et d identifier chaque problème pour une intervention technique dans les plus bref délais. Problème de climatisation dans votre bureau Une fuite d eau dans les sanitaires Le ménage n est pas fait dans votre bureau Déclarer les sur GER Helpdesk pour transmettre et suivre le déroulement de votre déclaration.

2 Logiciel Intranet GER HelpDesk Gestion d interventions et des incidents pour les services généraux GER HelpD est un logiciel intranet destiné à la communication, à la gestion et à la traçabilité d actions nécessitant une déclaration et/ou une intervention. Chaque demandeur peut suivre en temps réel l avancement et le traitement de sa requête. Déclaration de problème identifié : - Problème de climatisation - Ménage pas fait - Prise électrique défectueux Le gestionnaire reçoit en temps réel les demandes d intervention sur son interface d administration. Le Work-flow est assuré par e- mail afin de donner une réponse sur le suivi de chaque demande. Le gestionnaire assure un suivi des demandes et des interventions. GER HelpD vous permet de déclarer un problème identifié pour une intervention technique. Le demandeur déclare dans son module. Sa déclaration est transmise à l équipe responsable selon le type de problème (chauffage/clim, plomberie, alarme, serrurerie, ménage, électricité, etc), et sur le site du problème. GER HelpD permet de recevoir les déclarations des problèmes identifiés pour une intervention technique. Le gestionnaire, d un ou plusieurs types de problème, d un ou plusieurs sites, reçoit une alerte sur son . Il assure un suivi de la requête allant de la prise de lecture, en passant par les interventions nécessaires, jusqu à la clôture de la requête. Ce qui vous assure une réelle traçabilité de chaque demande.

3 Utilisation très simple GER HelpD est simple d utilisation, à la manière d un web-mail les déclarations sont triées par : - Non lu (message en attente de lecture par le gestionnaire) - Lu (prise de connaissance de la fiche détaillé, pas d intervention déclenchée) - Avec suivi (lancement de l intervention sur le site de l incident) Les requêtes sont classées par état : Classement : - Non lu - Lu - Avec suivi Le Work flow envoie par au demandeur: - Les Messages lus - Les Interventions déclenchées - Un message envoyé - La clôture de la demande d intervention A chaque intervention du gestionnaire, le déclarant est prévenu par sur l état de sa demande. (Message lu, intervention déclenchée, message, dossier clôturé) Le déclarant consulte ses demandes dans son module de suivi. Envoie par des suivis Une fois la requête clôturée, elle est transféré de la boite de réception vers la base de données «Historique». Cette base de données contient alors toutes les demandes traitées. Le gestionnaire pourra facilement faire des recherches ou extraire le fichier. Dans l onglet «statistiques», le gestionnaire pourra connaitre en détails toutes les informations relatives à la gestion des bâtiments au cours du temps.

4 Le formulaire de déclaration de GER HelpD est tout aussi simple. Il est composé de 3 parties : - Partie déclarant - Partie problème - Partie localisation, si ce n est pas dans son bureau Formulaire simplifié Il vous suffit de saisir les 3 premières lettres du problème pour avoir une liste de problèmes récurrents selon le type, ou de le sélectionner dans une liste détaillée. Aide au remplissage du formulaire au travers de listes Pré-remplis Il vous suffit de saisir les 3 premières lettres du libellé du lieu pour avoir une liste déroulante. Vous pouvez également sélectionner le lieu depuis une liste déjà parametrer. Liste en provenance de l annuaire des déclarants : - Annuaire interne - Annuaire de la base GER HelpD Ci-dessous le formulaire de déclaration du module gestionnaire. Il suffit de saisir les 3 premières lettres du nom du déclarant pour avoir une liste de noms de l annuaire correspondant à ces lettres 1 type de problème = liste de problème récurrent Liste de lieux Ci-dessous le formulaire de déclaration du module demandeur. La partie déclarant est pré-rempli par rapport au matricule de connexion au module demandeur.

5 Caractéristique Technique au niveau Serveur L installation se fera sur votre serveur intranet web acceptant les fichiers PHP. Tout se trouve sur le serveur Rien sur les postes utilisateurs Connexion via un navigateur Internet Intranet Utilisable depuis n importe quel poste relié à votre intranet ou à votre extranet PHP + MySql Les pages PHP seront installées sur un serveur intranet web (si nécessaire nous pouvons installer une couche de serveur apache). La taille des pages (application) est inférieure de 10Mo Caractéristiques Techniques au niveau utilisateur Il suffit que le poste client possède un navigateur web (ex : Internet Explorer) relié à votre réseau intranet. Les utilisateurs utiliseront le navigateur web pour ouvrir l application via l url que l administrateur fournira.

6 Gestionnaires selon le type de problème et selon le site Notification par au(x) gestionnaires(s) de nouvelle déclaration Consulte les déclarations Assure les suivis SERVEUR INTRANET ou EXTRANET WEB PHP + MySQL GER HelpD Notification par de la prise de lecture au déclarant Déclare et/ou consulte le suivi Notification par des interventions prévues Notification par de clôture Les résidents via Internet Explorer Déclarent les demandes interventions identifiés

7 Pour en savoir plus sur les solutions GER Solutions ou Obtenir une démonstration contactez nous : GER Systèmes 15, rue Georges PITARD PARIS FRANCE Tél. : Fax : commerciale@ger-systemes.fr