Rapport d'audit étape 2

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1 Rapport d'audit étape 2 Numéro d'affaire: Nom de l'organisme : CMA 76 Type d'audit : audit de renouvellement Remarques sur l'audit Normes de référence : Autres documents ISO 9001 : 2008 Documents du système de management (version, date ) Manuel Qualité 03/11/2011 Date(s) d audit : 19 et 20 décembre 2011 Robert GEOFFROY Equipe d'audit Périmètre de certification FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE POUR LES ACTEURS DE L'ARTISANAT ET DES TPE Le certificat en cours doit-il être modifié? CMA 76 - Diffusion du rapport d audit : Page 2/11

2 Rapport d'audit étape 2 Numéro d'affaire: Nom de l'organisme : CMA 76 Organisation, limites de responsabilités en regard du périmètre, points critiques Suite à d'importants problèmes interne la CMA 76 s'est réorganisée en 2011 autour d'un nouveau Président élu et d'un nouveau Secrétaire Général. Organisation claire et périmètre sans ambigüité. Pas de réel point critique, sinon la jeunesse du nouveau système de management revu en Exclusions énoncées et autorisées 7.6 de la norme Points Forts : Politique qualité Relations avec les élus de la CMA Formulaire d'entretiens annuels Fiches de conception de formation Motivation du personnel Points Faibles : Jeunesse du système tel que reétabli par la nouvelle équipe Revues de Direction Maîtrise des données insuffisamment documentée Opportunités d'amélioration: Rapport de synthèse de l audit : Processus piloter : Organiser les revues de Direction conformément aux exigences de la norme ISO 9001 Revoir l'écoute client pour mieux apprécier les attentes client SMQ : Compléter les fiches processus par la description des éléments de maîtrise du processus (si possible résultant d'une analyse de risques) Mettre en oeuvre des revues de processus Ressources humaines : Etablir une matrice des compétences intégrant les vacataires Assurer systématiquement l'évaluation des prestataires de formation critique Conception de formation : Décrire dans le processus les dispositions appliquées pour la réalisation de formations à la carte Veiler à bien indiquer dans la fiche de conception l'objet des revues de conception Système d'information : Préciser dans les contrats de services informatiques les exigences de disponibilité, de sécurité, et d'intégrité quand applicable Gestion Financière : Préciser dans la fiche processus les éléments de maîtrise et un indicateur représentatif de l'efficacité du processus Page 3/11

3 Rapport d'audit étape 2 Opportunités d'amélioration: Site du Havre : Elaborer un plan de développement conforme à la stratégie et aux objectifs du SG Définir formellement les responsabilités attachées aux différentes fonctions liées au processus de formation continue (pilote, organisateur, responsable, ) Valoriser dans le référentiel SMQ les réunions bi-hebdomadaires notamment pour ce qui concerne le RE Actions correctives et préventives : Compléter le tableau de suivi des actions par les rubriques origine (audit, réclamation,...), action de remise en conformité, cause, validation de l'efficacité pour clôture Sensibiliser l'ensemble des acteurs à la nécessité d'identifier dans le système tous les dysfonctionnements constatés pour analyse des causes et mise en oeuvre d'actions efficaces (contribution à l'amélioration continue) Page 4/11

4 Rapport d'audit étape 2 Numéro d'affaire: Nom de l'organisme : CMA 76 Conclusion de l audit étape 2 -conformités relevées relatives aux normes suivantes Mineure(s) Majeure(s) Total NF EN ISO 9001 : Total Revue des performances du système de management sur la période de certification : Revue des rapports d'audits du cycle précédent Rapports non représentatifs de l'organisation et de la démarche actuelles Réclamations reçues et actions entreprises Pas de réclamations clients sur le fond des formations reçues depuis la mise en place de la nouvelle équipe début Processus de traitement adapté et personnel bien sensibilisé. Engagement actuel pris par l'organisme avec l Administration dans le respect de la conformité Sans problème particulier Confirmation des informations du SF01 périmètre (IRE) et du SF01-2 Confirmation des informations du SF01 périmètre (IRE) et du SF01-2 Cohérence entre politique, objectifs et cibles Avis sur le système de management : efficacité, maturité, adaptation, résultats par rapport aux objectifs de performance clés et aux cibles, aux exigences réglementaires Système intelligemment redéployé en se fondant sur des processus clairs et bien identifiés, quelques lacunes constatées mais essentiellement dues à la jeunesse du système. Politique claires et connues de tous déclinées généralement en objectifs et plans d'actions. Performance clés conformes aux objectifs. Nécessité de réaliser un audit complet, complémentaire ou supplémentaire Accord client CMA76 Nombre de sites concernés : 3 Liste jointe Adresse(s) du/de(s) site(s) à faire apparaître sur le certificat 135 boulevard de l'europe Rouen Cedex 1 28 rue Lefévreville Le Havre ZI de Rouxmesnil-Bouteilles - Zone Marron Dieppe Accréditations et Nombre de Certificats COFRAC 1 Recommandation du responsable d audit Robert GEOFFROY Toutes les non conformités sont levées En attente d'éléments de réponse pour solder le dossier Date: 04/11/2011 Page 5/11

5 Organisme : CMA 76 SF03 Numéro d'affaire : A B C D E F G H (1) Robert GEOFFROY (5) (2) (6) (3) (7) (4) (8) Personnes rencontrées : P-O.Ruschenstain, G.Saint Genieis, C.Juillé, H.Aubert, G.Marais, L.Mabille, J C Lauwereys, C.Tarlève, N.Nore, D.Duvallet ISO 9001 : 2008 Secrétariat Général Responsable Qualité Ressources Humainres Départements Responsable SI Responsable Gestion Achats Service Commercial Responsable Formation Continue TOTAL Date : 19 décembre - Siège de Rouen Auditeur N PERIODE ("m"=matin / "p"=après-midi ) Exigences générales Exigences relatives à la documentation Normes et exigences réglementaires Engagement de la direction Ecoute client Politique qualité Planification Responsabilité, autorité Représentant de la direction Communication interne Revue de direction Mise à disposition des ressources Ressources humaines / Compétence, formation et sensibilisation Infrastructures Environnement de travail Planification de la réalisation du produit Processus relatifs aux clients Conception et développement Achats Production et préparation du service Maîtrise des équipements de surveillance et de mesure Généralités Surveillance et mesures Maîtrise du produit non conforme Analyse des données Amélioration Revue des modifications apportées au périmètre certifié Efficacité des actions correctives relatives aux précédentes SF02 Utilisation du logo TOTAL "/" = exigence auditée et aucun rapport de non-conformité (SF02) établi "nb" = exigence auditée et nombre de SF02 établies m m m p p p p p GP Page 6/11

6 SF03 Organisme : CMA 76 Départements Numéro d'affaire : A B C D E F G H (1) Robert GEOFFROY (5) (2) (6) (3) (7) (4) (8) Personnes rencontrées : M.Gere, C.Duvallet, G.Saint Genieis, C.Juillé ISO 9001 : 2008 Formation continue Le Havre Responsable Qualité TOTAL Date : 20 décembre - Centre du Havre et Siège Rouen Auditeur N PERIODE ("m"=matin / "p"=après-midi ) Exigences générales Exigences relatives à la documentation Normes et exigences réglementaires Engagement de la direction Ecoute client Politique qualité Planification Responsabilité, autorité Représentant de la direction Communication interne Revue de direction Mise à disposition des ressources Ressources humaines / Compétence, formation et sensibilisation Infrastructures Environnement de travail Planification de la réalisation du produit Processus relatifs aux clients Conception et développement Achats Production et préparation du service Maîtrise des équipements de surveillance et de mesure Généralités Surveillance et mesures Maîtrise du produit non conforme Analyse des données Amélioration 1 1 m p GP Revue des modifications apportées au périmètre certifié Efficacité des actions correctives relatives aux précédentes SF02 Utilisation du logo TOTAL "/" = exigence auditée et aucun rapport de non-conformité (SF02) établi "nb" = exigence auditée et nombre de SF02 établies / Page 7/11

7 SF02 SF02 -conformité (SF02) Numéro d'affaire: Organisme CMA 76 -conformité n Type d'audit : Date : audit de renouvellement 19/12/11 -conformité majeure Description et Preuve Référentiel(s) Processus NF EN ISO 9001 : 2008 Clause(s) 5;6 PILOTER Responsable d audit : Autre document Auditeur : Représentant de l entreprise : 1 / 3 Robert GEOFFROY La revue de Direction réalisée le 15/12/2011 n'a pas été organisée pour répondre à l'ensemble des exigences des et de la norme Risque associé Processus Piloter incomplètement alimenté en données d'entrée et donc potentiellement inéfficace Confusion entre détails de fonctionnement du SMQ nirmalement discutés en réunion mensuelle et examen des bilans de fonctionnement du SMQ pour en apprécier la pertinence globale et l'efficacité et pour décider des ressources éventuelles à affecter aux actions convenues Commentaires du responsable d'audit : Problème corrigé à l'issue de l'étape 2 Corrections apportées A compléter par l organisme Analyse des causes : Action(s) corrective(s) (joindre les preuves documentaires correspondantes) : Date de mise en œuvre Revue des corrections et actions correctives (à compléter par l auditeur) Auditeur : Acceptée : Robert GEOFFROY Nom ou visa du représentant de l'organisme Déclassée : A confirmer lors d'audits ultérieurs : Date : Page 8/11

8 SF02 SF02 -conformité (SF02) Numéro d'affaire: Organisme CMA 76 -conformité n 2 / 3 Type d'audit audit de renouvellement Processus Maîtriser l'information Responsable d audit : Robert GEOFFROY : Date : 19/12/11 Référentiel(s) Clause(s) Autre document Auditeur : -conformité majeure Description et Preuve NF EN ISO 9001 : Représentant de l entreprise : Les dispositions appliquées pour assurer la maîtrise des documents et des données ne sont pas documentées (veille, utilisation de l'intranet, validation des documents mis sur Intranet, gestion des enregistrements) Risque associé Perte de maîtrise de la documentation de référence Processus trop général et incomplet pour répondre à l'exigence de procédure documentée Commentaires du responsable d'audit : Problème corrigé à l'issue de l'étape 2 Corrections apportées A compléter par l organisme Analyse des causes : Action(s) corrective(s) (joindre les preuves documentaires correspondantes) : Auditeur : Robert GEOFFROY Date : Date de mise en œuvre Nom ou visa du représentant de l'organisme Acceptée : Déclassée : A confirmer lors d'audits ultérieurs : Revue des corrections et actions correctives (à compléter par l auditeur) Page 9/11

9 SF02 SF02 -conformité (SF02) Numéro d'affaire: Organisme CMA 76 -conformité n Type d'audit : -conformité majeure Description et Preuve audit de renouvellement Processus NF EN ISO 9001 : GERER L'INFORMATION Responsable d audit : Date : 19/12/11 Référentiel(s) Clause(s) Autre document Auditeur : Représentant de l entreprise : 3 / 3 Robert GEOFFROY Les bandes de sauvegarde des données et enregistrements informatisés sont stockées dans une armoire ignifugée dans le local des serveurs informatiques Risque associé En cas d'incendie important la perte des bandes est probable entrainant la perte d'une part importante des données de fonctionnement et historiques de la CMA Le stockage en armpoire ignifugée n'est pas suufisant pour garantir l'intégrité des bandes en cas d'incendie de l'immeuble. Ce problème devrait être résolu simplement par l'entreposage des bandes concernées en un lieu différent Commentaires du responsable d'audit : Problème corrigé à l'issue de l'étape 2 Corrections apportées A compléter par l organisme Analyse des causes : Action(s) corrective(s) (joindre les preuves documentaires correspondantes) : Auditeur : Robert GEOFFROY Date : Date de mise en œuvre Nom ou visa du représentant de l'organisme Acceptée : Déclassée : A confirmer lors d'audits ultérieurs : Revue des corrections et actions correctives (à compléter par l auditeur) Page 10/11