Questionnaire sur la situation de l archivage dans les laboratoires du CNRS

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1 Questionnaire sur la situation de l archivage dans les laboratoires du CNRS Une mission Les archives scientifiques ont toujours représenté un patrimoine d'une richesse inestimable : elles sont le témoignage de l'activité et de la force intellectuelle d'un chercheur, d'un établissement, d'un pays. Or, aujourd'hui, paradoxalement, leur collecte, leur conservation et leur valorisation ne sont pas ou peu assurées et organisées, les chercheurs ne sont pas toujours bien informés de l'importance et de la valeur de la conservation de leurs documents et de leurs données. La sauvegarde de ce patrimoine en péril est donc à entreprendre avec le concours de tous, chercheurs, historiens, directeurs de laboratoires, archivistes des universités et établissements d'enseignement supérieur, CNRS et institutions universitaires. Pour mesurer plus précisément la situation réelle des archives de la recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales, la direction de l INSHS m'a confié la mission d'évaluer la situation et les problèmes que posent l'archivage de la recherche. Un réseau A cette fin, j'ai constitué un Réseau thématique pluridisciplinaire (RTP ArchisSHS-CNRS) qui regroupe des chercheurs, des archivistes, des juristes, bientôt des informaticiens, tous préoccupés par ces questions et soucieux d'aboutir à des solutions concrètes. Les activités de ce réseau sont publiées sur un site: Une enquête Pour évaluer plus finement la situation dans les unités de recherche SHS du CNRS, j'ai élaboré une enquête par questionnaire. Cette enquête est conduite de deux manières: par téléphone, par l envoi d un questionnaire. Elle concerne d'une part les directeurs d'unités et, lorsqu'ils existent dans les unités, les personnels chargés du traitement des archives. Les résultats L'analyse et la synthèse seront mises à disposition des unités de recherche et publiées sur le site du réseau. Il importe que les résultats collectés soient représentatifs des situations existantes que je sais déjà très diverses. Complétées par d'autres données, elles me permettront d'élaborer une démarche pragmatique et positive sur l'avenir d'un patrimoine scientifique et historique essentiel que je pourrai proposer à la direction de l INSHS. Par avance, je vous remercie de votre coopération et reste à votre disposition pour tout complément d'informations. Bertrand Müller Directeur de recherche CNRS-Centre Maurice Halbwachs École Normale Supérieure 48 boulevard Jourdan PARIS tel: bertrand.muller@ens.fr Ce questionnaire a été établi en collaboration avec le groupe Aurore

2 Questionnaire sur la situation de l archivage dans les laboratoires du CNRS Mode d emploi Le questionnaire est destiné 1) aux directeurs d unité. Le cas échéant, une personne responsable de la gestion de l unité. 2) à la personne en charge de la gestion des archives ou de la documentation Le questionnaire est structuré autour de 9 rubriques 1) Identification des services d archives de l unité 2) Connaissance du réseau AURORE (Archivistes des Universités, rectorats, organismes de recherche et étudiants). 3) Situation des archives dans l unité 4) Gestion des documents, de la documentation, dans l unité 5) Recours à des services d archivage externe 6) Situation du laboratoire 7) Situation des chercheurs en retraite ou sur le départ en retraite 8) Politique d archivage de l unité Questions spécifiques Les rubriques 1, 5, 6, 7 (en rouge) concernent plus spécifiquement les directeurs d unité. Les rubriques 2, 3, 4, 5 (en bleu), les personnels responsables de l archivage. Les rubriques 8 et 9 peuvent concerner directeurs d unité et responsables des archives. Questions fermées et semi-ouvertes Les questions sont donc pour la plupart fermées et les réponses aux questions ouvertes peuvent être formulées de manière succincte. Réponses L objectif de cette enquête est de disposer d informations précises et synthétiques sur la situation de l archivage qui permettront de dresser une cartographie nationale. Les réponses seront traitées de manière confidentielle et anonyme. Envoi du questionnaire Le formulaire peut être rempli directement (formulaire PDF) et retourné par courriel : bertrand.muller@ens.fr Les données feront l objet d une exploitation synthétique et les résultats seront communiqués à chaque unité. L enquête fera l objet d une journée d études au printemps ) Situations d urgences

3 Questions destinées au directeur dʼunité 1.Identification 1. Identification du service dʼarchives 1.1. Y a-t-il dans votre laboratoire un service particulier dʼarchives? 1.2. Ce service dʼarchives est-il propre au labo extérieur au labo 1.3 Y a-t-il sur le site du laboratoire un service dʼarchives à votre disposition? 1.4. Etes-vous informé des directives concernant lʼarchivage par la direction du CNRS? centre de documentation bibliothèque bibliothèque universitaire archives de l'université aucun en particulier 1.5. Avez-vous des contacts particuliers avec les archives départementales? Versez-vous aux AD? 1.6. Y a-t-il une personne responsable ou en charge des archives? 1.7. Quel est son nom? 1.8. Comment la joindre, téléphone: Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 3

4 Questions destinées au responsable des archives ou de la documentation 2. AURORE 2. Connaissance du réseau AURORE (questions au responsable des archives) 2.1.Quelle est votre fonction précise par rapport aux archives?: Archiviste Bibliothécaire Documentaliste Ingénieur 2.2. En avez-vous entendu parler du réseau? 2.3. Etes-vous intéressé(e) à connaître ce réseau? 2.4.Avez-vous songé à remplir le questionnaire du réseau AURORE? 2.5 Souhaitez-vous recevoir le questionnaire? Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 4

5 Questions destinées au responsable des archives ou de la documentation 3. Archives 3. Situation globale des archives! 3.1. Quelle part de votre travail consacrezvous à la gestion des archives? 3.2. Quels sont exactement les documents dont vous avez la charge? (plusieurs réponses possibles) documents administratifs documents de chercheur documents de recherche base de données fichiers collections photos collection objets livres revues (%) estimation brochures polycopiés rapports, etc.. doc. numériques archives ouv. (HAL) site web 3.3. Quelles sont les personnes qui recourent à vos services pour verser des documents? (plusieurs réponses possibles) directeur gestionnaire chercheur 3.3. Quelles sont les personnes qui recourent à vos services pour consulter des documents? (plusieurs réponses possibles) directeur gestionnaire chercheur 3.4. Où les documents sont-ils entreposés: archives (plusieurs réponses possibles) bibliothèque centre de documentation local spécifique cave couloir bureau domicile Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 5

6 Questions destinées au responsable des archives ou de la documentation 4. Documents 4. Situation globale des documents (questions au responsable des archives) 4.1. Par quelle voie les documents vous parviennent-ils? versement collecte 4.2. Conservez-vous des fonds de chercheur? Combien? 4.3. Lesquels? Sʼil y en a plus de 10, demandez sʼi l y a un répertoire des fonds 4.4. Les fonds sont-ils traités? Tous Partiellement Aucun 4.5. Y a-t-il des inventaires? Partiel 4.6. Y a-t-il un site Web des archives, si oui adresse? Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 6

7 Questions destinées au directeur dʼunité 5. Archives externes 5. Pas de service dʼarchives Vous avez accès à un service extérieur dʼarchivage 5.1. Comment lʼutilisez-vous? Régulièrement, c'est prévu Occasionnellement Rarement Jamais 5.2. Les documents sont-ils versés à ce service? 5.3. Quels sont les documents versés à ce service? versement collecte documents administratifs documents de chercheur documents de recherche base de données fichiers collections photos collection objets livres revues brochures polycopiés rapports, etc.. doc. numériques archives ouv. (HAL) site web Vous nʼavez aucun service à votre disposition, ni personnel 5.4. Que deviennent les documents produits dans le labo? stockés déposés emportés détruits 5.5. OÙ sont localisés les documents conservés? bureaux couloirs local d'archives local matériel cave grenier 5.6. Quel type de documents sont-ils conservés? documents administratifs documents de chercheur documents de recherche base de données fichiers collections photos collection objets livres revues brochures polycopiés rapports, etc.. doc. numériques archives ouv. (HAL) site web Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 7

8 Questions destinées au directeur dʼunité 6. Laboratoire 6. Situation du laboratoire 6.1. Quand le labo a-t-il été créé (selon lʼannuaire )? 6.2. Avez-vous connaissance des antécédents du labo? Lesquels? 6.3. Le laboratoire est organisé sur plusieurs sites, un de ces sites a-t-il en charge la gestion de lʼarchivage? 6.4. Quelle est la surface du laboratoire? 6.5. Les chercheurs ont-ils un bureau? oui, tous non, seulement les chercheurs CNRS non, pas les non permanents non, pas les chercheurs non CNRS Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 8

9 Questions destinées au directeur dʼunité 7. Chercheurs 7. Situation des archives des chercheurs 7.1. Y a-t-il des chercheurs partis récemment à la retraite? Combien? 7.2. Pouvez-vous me donner les noms de ces chercheurs? 7.3. Que sont devenus leurs papiers personnels, leurs archives? 7.4. Y a -t-il des chercheurs qui vont partir prochainement en retraite? Combien? 7.5. Pouvez-vous me donner les noms de ces chercheurs? 7.6. Que vont devenir leurs papiers personnels? Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 9

10 Questions destinées au directeur dʼunité, ou responsable du service dʼarchives 8. Archivage 8. Situation de lʼarchivage 8.1. Y a-t-il une ligne de conduite définie dans le laboratoire à propos des archives? 8.2. Quʼest-ce qui fait défaut, à votre avis, pour quʼun telle ligne existe? 8.3. Quelles sont, à votre connaissance, les raisons qui expliquent lʼabsence de service dʼarchives? Place Personnel Finances Intérêt Ignorance Indifférence 8.4. La préservation des documents en particulier de la recherche vous parait-elle une question Prioritaire Importante Marginale Essentielle Nécessaire Aucun 8.5. Vous avez peut-être un commentaire particulier à faire sur la conservation des archives Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 10

11 Questions destinées au directeur dʼunité ou responsable du service dʼarchive 9. Urgence 9. Situation dʼurgence 9.1. Avez-vous connaissance de destruction récente de documents? Lesquels 9.2. En connaissez-vous les raisons? 9.3. Avez-vous connaissance de documents menacés de destruction? Questionnaire élaboré par Bertrand Müller, responsable du RTP ArchiSHS-CNRS page 11