NOUVEAU! SEPA Service Center

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1 NOUVEAU! SEPA Service Center

2 SEPA : un nouveau challenge pour votre entreprise! Une uniformisation progressive des instruments de paiement au sein de l Union européenne Avec le projet SEPA Single Euro Payments Area, nous assistons ces dernières années à une uniformisation des instruments de paiement au sein de l Union européenne. Après le passage à l euro en tant que monnaie unique (janvier 2002) et l utilisation du virement européen et des codes IBAN et BIC, nous sommes confrontés depuis novembre 2009 à l introduction d un nouveau système de domiciliation européenne. Ce qui implique un nombre important de modifications. Dorénavant, vous assumerez notamment la responsabilité de l activation et de la gestion des domiciliations de vos clients. Les nouvelles domiciliations SEPA exigent une expertise en gestion de documents L introduction de ce nouveau système de domiciliation européenne implique des modifications tant légales qu opérationnelles pour vos clients et vous-même. Un changement essentiel réside dans le fait que vos clients ne doivent plus adresser leur demande de domiciliation à leur banque mais à votre entreprise. D un point de vue opérationnel, c est vous qui serez donc désormais responsable des nouvelles tâches administratives relatives à la gestion de ces mandats. CRÉATION & ENVOI DES DOMICILIATIONS RÉCEPTION DES DOMICILIATIONS SIGNÉES ATTRIBUTION D UN NUMÉRO DE RÉFÈRENCE UNIQUE À CHAQUE DOMICILIATION DÉMATÉRIA- LISATION & ARCHIVAGE DES DOMICILIATIONS MISE À JOUR DES DONNÉES PRODUCTION D UNE COPIE SUR DEMANDE DU CLIENT ENVOI DES INSTRUCTIONS DE PAIEMENT À LA BANQUE Vos nouvelles tâches et responsabilités en GESTION DE DOCUMENTS Le système SEPA permet aussi une distinction légale entre vos clients professionnels et vos clients particuliers. Ces derniers sont mieux protégés et peuvent demander le remboursement d une domiciliation dans les 8 semaines suivant le paiement (13 mois si une copie du mandat original signé ne peut être présentée). Vos clients professionnels déjà protégés par la relation contractuelle qui les unit aux fournisseurs, ne bénéficient pas, quant à eux, de cette garantie de remboursement. Vous avez donc tout intérêt à migrer rapidement ces domiciliations vers des domiciliations SEPA B2B. De plus, vos clients ne bénéficieront plus d une gestion centrale de leurs domiciliations via leur banque et devront donc s adapter aux différentes procédures mises en place par leurs fournisseurs.

3 Comment tirer profit des nouvelles normes SEPA? Externalisez la gestion de vos domiciliations En externalisant les tâches relatives à la gestion des mandats de domiciliation de vos clients, vous vous concentrez sur votre core business et réduisez de manière significative vos coûts opérationnels. > Vous ne devez pas développer d expertise SEPA. > Vous n investissez pas dans le développement de nouveaux processus importants. > Vous ne devez pas prévoir de personnel supplémentaire pour assumer cette nouvelle charge de travail. Choisissez La Poste comme partenaire La Poste est, avec le SEPA Service Center, parfaitement en mesure de vous aider à limiter l impact de l introduction de ce nouveau système de domiciliation sur vos activités. Impression et gestion de documents, solutions hybrides de scanning, sécurisation, archivage papier et électronique : La Poste dispose avec ses filiales spécialisées, exbo, Speos et Certipost, de toute l expertise et du savoir-faire nécessaires dans le domaine de la gestion de documents. N hésitez pas un seul instant à externaliser toutes les nouvelles tâches qui vous incombent désormais. Laissez simplement le SEPA Service Center s en charger. Vous avez tout à y gagner. La Poste est le seul fournisseur en gestion de documents à être membre des groupes de travail SEPA instaurés par la Banque nationale de Belgique et Febelfin. 1. Plus de 31 millions de mandats de domiciliation sont actifs en Belgique et sont gérés par près de sociétés. 2. 9% de ces mandats sont modifiés ou adaptés chaque année et cela concerne 2,7 millions de mandats.

4 L offre du SEPA Service Center Afin de vous aider à respecter et à tirer profit de la Directive européenne SEPA, le SEPA Service Center gère pour vous les différentes tâches liées à la migration des mandats existants, à l activation des nouveaux mandats et à la gestion des modifications de vos mandats actifs. Ce qui vous permet d être conforme aux normes SEPA tout en restant concentré sur vos activités principales. MIGRATION DES MANDATS EXISTANTS ACTIVATION DES NOUVEAUX MANDATS GESTION DES MODIFICATIONS DES MANDATS ACTIFS Les 3 cas de figure gérés par le SEPA Service Center 1 La mise à disposition d un formulaire de demande de domiciliation personnalisé et conforme aux normes SEPA : il reprend les coordonnées et le logo de votre entreprise ainsi que les données de vos clients, si disponibles. L envoi des demandes de domiciliation à votre entreprise ou directement à vos clients. La demande de domiciliation, accompagnée d une lettre explicative, est préaffranchie avec l adresse de retour déjà imprimée et ne doit donc pas être glissée dans une enveloppe. Votre client peut ainsi facilement retourner le formulaire. La réception des mandats signés et l attribution d un numéro de référence unique SEPA. L envoi à vos clients du numéro de référence avec une (client particulier) ou deux (client professionnel) copies du mandat (une à conserver, une à remettre à leur banque pour confirmer sa validité). La numérisation des mandats et l extraction des données pour une intégration aisée dans vos systèmes. L archivage papier et électronique pour une période de 10 ans avec possibilité de demander le retrait d un mandat archivé en cas de demande spécifique de votre client. L envoi électronique à votre entreprise des mandats numérisés sous format PDF (image) et/ou SEPA.xml (données). L accès sécurisé pour vos employés à la base de données en ligne reprenant toutes les domiciliations de vos clients. L accès sécurisé via e-id pour vos clients à une plate-forme en ligne pour consulter tous leurs mandats (indépendamment du fournisseur et de leur banque). Ils pourront ainsi visualiser leurs mandats et introduire facilement d éventuelles modifications depuis leur domicile ou dans un bureau de poste. Toute modification d une domiciliation introduite sur notre plate-forme par vos employés ou vos clients enclenche automatiquement le processus de gestion de document adéquat. > > Pour les domiciliations de vos clients professionnels, seule la signature d un nouveau document de domiciliation SEPA B2B vous protège des nouvelles modalités de remboursement, et ce à partir du 1 er avril Les mandats de vos clients particuliers ne doivent être, quant à eux, ni remplacés ni signés. Seul un nouveau numéro de référence unique SEPA sera attribué à chaque mandat et communiqué aux clients. 1 Nos services varient en fonction du cas de figure (migration, activation, modification). Pour plus de détails, contactez votre Account Manager ou envoyez un à sepaservicecenter@post.be.

5 Les avantages du SEPA Service Center SEPA Service Center : tout pour réussir la gestion des domiciliations de vos clients. UNE EXPERTISE UNIQUE UN SEUL PARTENAIRE La Poste allie connaissance des normes SEPA et expertise en gestion de documents, vous garantissant une gestion optimale et conforme de vos domiciliations nationales et internationales. Vous collaborez avec un fournisseur unique pour l ensemble des processus de gestion des domiciliations : migration des mandats actuels, activation des nouveaux mandats et gestion des modifications des mandats actifs. UNE PLATE- FORME EN LIGNE SÉCURISÉE Vous accédez facilement aux données des domiciliations de vos clients. Ceux-ci pourront quant à eux les gérer et les modifier sur notre plate-forme sécurisée. UNE SOLUTION FACILE POUR TOUS VOS CLIENTS > Indépendance SEPA Service Center permet à vos clients de gérer leurs mandats de manière centralisée, indépendamment de leur banque. > Simplicité d utilisation une seule et même procédure pour toutes leurs domiciliations, indépendamment de leur fournisseur. > Assistance vos clients bénéficient en cas de besoin de toute l aide nécessaire auprès de nos bureaux de poste. UN GAIN EN EFFICACITÉ Vous bénéficiez d une gestion automatisée de vos mandats : nous les réceptionnons, les numérisons et vous les envoyons par voie électronique pour une intégration automatique des données dans vos systèmes. Tous les documents nécessaires sont automatiquement envoyés pour vous. Dans le futur, vos clients auront également la possibilité d activer en ligne leurs nouveaux mandats. UN ATOUT CONTRE LES RISQUES FINANCIERS En migrant aujourd hui les domiciliations de vos clients professionnels vers des domiciliations SEPA B2B, vous évitez la garantie de remboursement pour ces clients et vous vous protégez ainsi des éventuelles demandes de remboursement abusives.

6 Une expertise unique Un seul partenaire Une plate-forme en ligne sécurisée Une solution facile pour tous vos clients Un gain en efficacité Un atout contre les risques financiers VOUS SOUHAITEZ EN SAVOIR PLUS OU RECEVOIR UNE OFFRE PERSONNALISÉE? Contactez votre Account Manager. Surfez sur Envoyez un à E.R.: Nico Cools, La Poste, société anonyme de droit public, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles. Code OIP