TNT Electronic Services

Transcription

1 TNT Electronic Services l option la plus rapide pour une expédition optimale 1

2 Introduction Solutions PC... 4 ExpressShipper... 6 ExpressManager Solutions Internet ExpressInternet mytnt ExpressConnect Services Express Mobile 14 SMS Tracking Services en ligne Tracking e-invoicing Version mai

3 TNT Electronic Services Contrôle global! TNT Express s efforce à vous simplifier la vie. C est pourquoi nous suivons de près les innovations technologiques et développons des applications pratiques, conviviales et fiables qui vous permettent un contrôle total du processus d expédition. Réserver un enlèvement, calculer le prix exact, faire le suivi d un envoi, gérer la facturation. Nos solutions sont efficaces et fiables grâce à l infrastructure électronique mise en place ces dernières années. Cette brochure vous initie aux services PC, Internet et mobiles que TNT Express met à votre disposition. 3

4 1. Solutions PC Vous êtes à la recherche d une solution informatique pratique en vue d assurer l acheminement optimal de vos envois via TNT. Nos applications PC tournant sous Windows vous assistent dans ce cadre. Elles dynamisent le processus d expédition et optimisent la prestation de services fournie à votre client. 4

5 Faites votre choix Que vous souhaitiez saisir vos coordonnées d expédition, préparer un envoi, imprimer les documents d envoi requis ou consulter le statut de votre envoi. Vous effectuez ces opérations de façon rapide, correcte et claire grâce aux applications PC ExpressShipper et ExpressManager de TNT. Découvrez leurs multiples possibilités dans cette brochure. 5

6 1.1 ExpressShipper gestion optimale de vos envois ExpressShipper désigne un progiciel spécialement conçu pour les PME clientes de TNT Express. Il offre tous les avantages d une application PC tout en recourant à Internet pour la réservation d un enlèvement, le calcul d un prix ou la localisation d un envoi. Voici un aperçu des possibilités. 6 Un outil ingénieux Vous faites régulièrement appel à TNT pour envoyer vos colis, mais vous ne souhaitez pas rester connecté(e) en permanence? Dans ce cas, ExpressShipper représente la solution idéale pour la gestion de vos envois. Il s agit d une application PC hors connexion très facile d emploi, proposant une multitude d options. Vous pouvez l utiliser depuis n importe quel ordinateur. Si vous disposez d une connexion Internet, vous pouvez obtenir le tarif de votre envoi, transmettre vos coordonnées d expédition à TNT et suivre en ligne le statut de votre envoi, pendant que vous utilisez ExpressShipper. Principales fonctionnalités Calcul du prix de votre (vos) envoi(s) Création des documents d envoi (étiquettes, bordereaux, factures commerciales, manifestes) Consultation du statut de votre (vos) envoi(s) Notification du destinataire de l expédition du colis par le biais d un automatique Exportation de vos coordonnées d expédition à des fins de rapport personnelles Le Shipping Manager génère un aperçu de vos envois les plus récents et sauvegarde vos demandes de prix ou de statut. Afin de permettre le déroulement optimal des opérations, vous disposez également de : POD Imaging : cette option permet d afficher la signature numérique du destinataire (Proof Of Delivery, soit POD) ; un répertoire pour gérer et/ou importer vos adresses professionnelles (plusieurs personnes de contact possibles par adresse) ; une base de données d articles ; une base de données d emballages sous laquelle vous pouvez enregistrer vos informations standard en matière de conditionnement ; modèles pour créer rapidement et simplement vos colis les plus fréquents. Enregistrement Lorsque vous utilisez ExpressShipper pour la première fois, vous devez vous enregistrer sur le site Une clé d activation vous est communiquée par au plus tard dans les 24 heures. ExpressShipper est alors opérationnel.

7 Matériel requis? Droits d administrateur local pour l installation d ExpressShipper Système d exploitation : XP / Vista / Windows 7 Imprimante laser HP compatible Internet Explorer version 4 ou supérieure pour le module d activation TNT en ligne Connexion internet Spécifications matérielles minimum : Processeur Pentium II 233 MHz 512 MB RAM 16 Mo d espace libre sur le disque dur Résolution de l écran : minimum 800 x 600 Démonstration? Une démonstration Flash de l application ExpressShipper est disponible sur le site Celle-ci vous fait découvrir en un clin d œil les avantages de cette solution PC. 7

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9 1.2 ExpressManager un aperçu global du processus d expédition ExpressManager désigne une application PC destinée aux grandes entreprises clientes. Elle a été conçue pour gérer les différents aspects du processus d expédition de TNT. La solution globale ExpressManager vous permet de répertorier le maximum d informations possible concernant les expéditions, introduites soit manuellement soit via le système proprement dit. En outre, cet outil complet et pratique vous aide à préparer l ensemble des documents d envoi requis en deux temps trois mouvements. Démonstration? Une démonstration Flash de l application ExpressManager est disponible sur le site Celle-ci vous fait découvrir en un clin d œil les avantages de cette solution informatique. Principales fonctionnalités : Saisie rapide et efficace de données et création de documents d expédition Intégration de données aux systèmes proprement dits Transfert de données EDI vers / depuis TNT Génération de rapports, standards et personnalisés Saisie automatisée de données Exportation de données Calcul de prix et de tarifs relatifs aux envois Suivi de votre (vos) envoi(s) POD Imaging : cette option permet d afficher la signature numérique du destinataire (Proof Of Delivery, soit POD) Répertoire Base de données d articles et d emballages Le Shipping Manager génère un aperçu de vos envois les plus récents et sauvegarde vos demandes de prix ou de statut. La création de modèles 9

10 2. Solutions Internet Déterminer la localisation exacte de votre colis via Internet? Consulter le prix d un envoi spécifique? Calculer un temps de transit? Arranger un enlèvement? Tout cela est possible en ligne sur le site Voici un aperçu des possibilités. 10

11 2.1 ExpressInternet bienvenue sur le site web de TNT Au départ de notre site web, TNT met à votre disposition une série d applications en ligne en vue de l organisation de votre processus d expédition, de la commande à la facturation, de l enlèvement à la livraison. Expédier un colis L application Expédier un colis vous permet d enregistrer en ligne un envoi en toute simplicité. Elle est accessible tant aux clients existants qu aux nouveaux clients et la navigation conviviale donne un aperçu clair de toutes les fonctionnalités : Calcul de tarifs (également personnalisés) Calcul de temps de transit Impression de documents d envoi pour l enlèvement Consultation du carnet d adresses avec les 10 dernières adresses choisies Si vous vous enregistrez via le site internet TNT, il sera d autant plus facile d enregistrer votre prochain envoi puisque les coordonnées de l expéditeur seront saisies automatiquement. Suivre votre envoi Entrez votre (vos) numéro(s) de bordereau pour vérifier immédiatement si votre envoi a été livré et qui a signé pour réception. Calcul des délais & tarifs Cette application vous permet de calculer le délai de livraison de votre colis ou document. Une fois connecté, vos tarifs personnels sont automatiquement saisis. De plus, le système reconnaît aussitôt les coordonnées de l expéditeur. Question de vous rendre la vie facile 11

12 2.2 mytnt votre espace personnel sur le site de TNT Vous vous êtes enregistré(e) sur le site web de TNT? Vous pouvez alors utiliser à votre guise mytnt. Dans cette zone sécurisée au sein du site web de TNT, chaque utilisateur bénéficie d une gamme de services complets et personnalisés. En voici un aperçu. Qu est-ce que mytnt? 12 mytnt désigne un espace web professionnel, personnel et sécurisé au sein du site web de TNT Express. Il s agit de votre environnement personnel sur notre site, protégé par votre code d identification et votre mot de passe. mytnt permet le traitement électronique de tous vos envois. Rapide, facile et conforme à vos attentes. La multitude d options contribue à un confort d utilisation optimal. Lorsque vous vous êtes enregistré(e), vous pouvez configurer mytnt comme bon vous semble. Ainsi, vous pouvez consulter mytnt en toute sécurité, où que vous vous trouviez, au moyen d une connexion Internet. Groupe cible mytnt désigne l outil par excellence pour les clients TNT adéquats et réguliers, désireux de gérer et d opérer le suivi de leurs envois sur Internet. Principales fonctionnalités Consultation des services TNT, de vos tarifs et temps de transit personnels ; Réservation d un enlèvement ; Création et impression de documents d envoi (étiquettes, bordereaux, facture commerciale, manifestes) ; Suivi de votre envoi à l aide du numéro de bordereau TNT, de votre référence ou numéro client ; POD Imaging : cette option permet d afficher la signature numérique du destinataire (Proof Of Delivery, soit POD) ; Un carnet d adresses pour gérer et / ou importer vos adresses personnelles histoire de pouvoir les consulter rapidement lorsque vous créez vos envois ; Un Shipping Manager, le centre nerveux de mytnt, pour consulter et localiser vos envois, contrôler les temps de transit et les prix et, au besoin, réimprimer des documents ; mysettings pour gérer vos paramètres standard et utilisateur personnels ; Faire des rapports de tous les envois enregistrés (importation & exportation). Vous gardez le contrôle sur vos envois et l administration et l information détaillée est directement disponible. Système Express Import Avec le système Express Import, fonctionnalité intégrée dans mytnt, vous gérez toutes vos importations. C est vous qui décidez où et quand elles doivent être enlevées, afin de maîtriser les frais d envoi. Vous choisissez le service qui convient le mieux à votre budget et à vos délais. Comme vous recevez en outre des factures dans votre devise, vous n êtes pas confronté aux risques de change. Démonstration? Une démonstration Flash de mytnt peut être consultée sur le site Celle-ci vous fait découvrir en un clin d œil les fonctionnalités pratiques susceptibles d accélérer votre processus d expédition.

13 2.3 ExpressConnect la solution ebusiness intégrée Avec ExpressConnect, la solution ebusiness de TNT Express, vous pouvez suivre la progression de vos envois du début à la fin. Pour obtenir des informations sur les prix, il vous suffit de cliquer avec la souris. En bref, une fois intégrée dans votre système IT personnel, ExpressConnect permet de simplifier vos activités en ligne. Qu est-ce que l application ExpressConnect? ExpressConnect permet l intégration sans peine du processus de distribution de TNT à votre site web, à votre réseau Intranet, Extranet ou à n importe quelle autre plateforme. Vous pouvez ainsi disposer aisément et rapidement d une solution adaptée à vos besoins. ExpressConnect utilise le protocole XML, la norme mondiale en matière de communication électronique sur Internet. Les fonctionnalités Calcul des prix : dès que vous avez transmis les coordonnées d expédition via XML, TNT vous communique le tarif TNT correspondant. Expédition de colis : cette application vous permet de commander votre (vos) envoi(s) chez TNT Express et d imprimer les documents d expédition requis par le biais de stylesheets. Suivi des envois : à l aide du numéro de bordereau ou de votre référence personnelle, vous et votre client pouvez facilement consulter le statut de votre (vos) envoi(s). POD Imaging : cette option permet d afficher la signature numérique du destinataire (Proof Of Delivery, soit POD) 13

14 3. Services ExpressMobile Grâce aux solutions mobiles de TNT Express, vos envois sont toujours à portée de main. Avec un simple SMS, vous les localisez en deux temps trois mouvements. De plus, notre site internet a été optimisé pour les téléphones mobiles. Finalement, un courriel suffit pour recevoir rapidement le statut d une sélection de numéros de bordereau. Découvrez ici les services ExpressMobile pratiques de TNT Express. 3.1 SMS Tracking vous avez reçu un message TNT Vous pouvez transmettre par SMS à TNT Express le numéro de bordereau ou votre référence client. Nos systèmes vous communiquent ensuite les informations les plus récentes relatives au statut de votre envoi. Comment activer la localisation par SMS (SMS Tracking) sur votre GSM? 14 Envoyez un SMS au numéro (tarif local). Tapez C <espace> numéro de bordereau pour localiser votre envoi à l aide du numéro de bordereau Vous pouvez également utiliser votre référence client. Tapez R <espace> reference vous recevez d emblée un message vous informant du statut de votre envoi.

15 3.2 Services en ligne gardez vos envois à portée de main Grâce à nos services mobiles pour iphone, BlackBerry et Android, vous pouvez accéder à tout moment au site internet de TNT Express, où que vous soyez. Comment utiliser les services TNT en ligne? connectez-vous sur internet avec votre téléphone portable ou votre ordinateur de main ; surfez sur m.tnt.com/express ; le service mobile est accessible depuis votre iphone, Blackberry et Android. L application est téléchargeable sur 15

16 3.3 Tracking plus d informations par courriel La localisation par permet de consulter le statut d au maximum 50 numéros de bordereau à la fois. Vous devez uniquement adresser un courriel reprenant les numéros de bordereau ou vos références personnelles à TNT Express. Comment fonctionne le suivi par ? Envoyez un avec les numéros de bordereau et/ou vos références à track@tnt.com (max. 50) ; mentionnez comme sujet : C (si vous utilisez des numéros de bordereau) ou R (pour les références) ; Dans le corps du courriel, indiquez un numéro de bordereau ou une référence par ligne. Terminez le message par le mot END ; Vous recevez pour chaque envoi un avec son statut. 16

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18 4. e-invoicing Gain de temps, économie de papier Imaginez : tous les jours, vous êtes submergé(e) de documents. Les factures papier s amoncèlent sur votre bureau, alors qu en réalité vous travaillez principalement sur votre ordinateur. Vous vous reconnaissez dans cette situation? TNT Express vous apporte la solution pour remédier à ce problème : la facturation électronique ou e-invoicing. Passer aux factures électroniques Les factures et les notes de crédit peuvent multiplier la paperasse. Le service e-invoicing de TNT Express vous permet de recevoir des factures électroniques, de les consulter en ligne ou de les télécharger. Les informations financières sont ainsi gratuitement et plus rapidement disponibles. La facturation électronique offre plusieurs avantages : Consultation et traitement électroniques de vos factures et notes de crédit Possibilité de consulter vos factures aux formats PDF, CSV, XLS et XML et de télécharger les données. Accès à toutes vos factures et notes de crédit des 26 dernières semaines. Vous travaillez dans un environnement web protégé, auquel vous ne pourrez accéder qu avec votre nom d utilisateur et mot de passe personnels. Grâce à la signature numérique certifiée, la facture électronique est un document légal. La facture papier devient donc superflue. Vous réduisez ainsi de façon significative la consommation de papier. Comment fonctionne l e-invoicing? En matière de facturation électronique, TNT Express a opté pour un système e-invoicing en ligne, afin d assurer sa compatibilité avec les programmes comptables et logiciels de facturation utilisés par la plupart des entreprises. La fiabilité de ce système est confirmée tous les jours, notamment par l échange efficace des données bancaires. Comment s enregistrer? Vous souhaitez consulter désormais vos factures TNT en ligne ou les recevoir par ? Aucun problème. Les clients TNT peuvent s enregistrer gratuitement au service e-invoicing en envoyant un à credit.control.be@tnt.com. Vous n êtes pas encore client chez nous? Alors appelez-nous au Veillez à ce que vous ayez toutes vos coordonnées à portée de main, telles que votre numéro de TVA. Une fois enregistré, vous recevrez une confirmation par , ainsi que votre nom d utilisateur et mot de passe personnels. Des questions? 18 Pour plus d infos, veuillez contacter notre service facturation au numéro ou via l adresse credit.control.be@tnt.com.

19 TNT Express ne peut être tenu responsable d éventuelles erreurs d impression - mai 2013 Des questions? Contactez notre Service Clientèle au Nos collaborateurs se feront un plaisir de vous aider. TNT Express Benelux Bedrijvenzone Machelen Cargo Machelen België 19