Les services collectifs zéro papier. Les apports de la gestion de contenu d entreprise

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1 Les services collectifs zéro papier Les apports de la gestion de contenu d entreprise

2 Les services collectifs zéro papier Les apports de la gestion de contenu d entreprise Les conditions économiques commencent lentement à s améliorer, mais la consigne reste la même dans les municipalités et les coopératives de services collectifs : Il faut réduire les coûts. Prises en étau entre les fluctuations des cours de l énergie et le souhait des clients d éviter ou de minimiser les augmentations de tarif, les organisations régionales et locales, qu elles assurent la production ou la distribution, restent sous pression. Elles sont donc dans l obligation de fournir une énergie sûre et fiable, tout en réduisant les coûts. 2 Mais il y a des limites à l optimisation de l efficacité opérationnelle et à la réduction des dépenses non essentielles. Une fois ces limites atteintes, que peuvent faire les entreprises? Comment est-il possible de faire encore des économies, sans nuire au service?

3 Maîtriser le contenu pour maîtriser les coûts Le retour sur investissement de l ECM De nombreuses organisations de services collectifs ont rationalisé leurs processus comptables et financiers en installant des technologies de gestion de contenu d entreprise (Enterprise Content Management, ou ECM). Cette technologie permet de capturer des documents (papier ou électroniques) dès leur réception, d en extraire les données et de stocker l image du document et ses données dans un référentiel sécurisé. Les images et les données sont ensuite reliées aux dossiers correspondants, et envoyées en vue de leur traitement ou de leur revue. En plus des avantages écologiques liés à la suppression du papier, ces organisations améliorent le service aux clients et simplifient leurs processus métier. Les demandes de renseignement sur les factures ou les interventions sont traitées plus rapidement, car les documents électroniques sont accessibles instantanément, sans faire patienter le client ou lui demander de rappeler. La technologie d ECM peut aussi être utilisée pour numériser, importer et indexer des documents du bureau d études, comme les fiches de relevé de terrain, pour améliorer la collaboration entre les équipes de terrain et les ingénieurs. Elle contribue aussi à faciliter la maintenance des dossiers, leur stockage et leur élimination, dans le respect de la réglementation. Enfin, la technologie d ECM peut être un composant essentiel d une stratégie de continuité des activités, en supprimant le risque de perte des dossiers et des archives des clients et fournisseurs en cas de sinistre ou de catastrophe naturelle. La reprise est ainsi plus rapide, car les informations sont immédiatement disponibles. L ECM présente des avantages indéniables en termes de service aux clients, de continuité des activités et de conformité. Mais les organisations du domaine des services collectifs disposent de budgets de plus en plus réduits. Elles attendent donc un retour sur investissement très rapide. Voici quelques facteurs à prendre en compte dans le calcul du retour sur investissement de la technologie d ECM : ~ ~ Amélioration de la productivité. Comme les documents sont disponibles en format numérique, les salariés peuvent se concentrer sur leurs responsabilités, au lieu de perdre du temps à classer, transférer et chercher des documents papier. ~ ~ Économies sur les fournitures, l impression et les photocopies. Les documents numériques peuvent être distribués instantanément, ce qui réduit significativement les coûts en papier, toner, impressions, photocopies et matériel de classement. ~ ~ Réduction de l espace de stockage. Les armoires à dossiers occupent une place considérable dans les entreprises. Le recours à un référentiel électronique permet de récupérer des mètres carrés d espace, convertible en bureaux. ~ ~ Amélioration de la collaboration et de la communication. Les documents numériques peuvent être affichés simultanément par différentes personnes, ce qui améliore la communication entre les équipes, et la qualité de la prise de décisions. 3 Comment extraire la valeur

4 4 Choisir une technologie d ECM Votre choix d une technologie d ECM aura des conséquences significatives sur le délai de retour sur investissement. Voici quelques éléments à prendre en compte dans votre évaluation : ~ ~ Flexibilité. La solution doit fonctionner avec de multiples applications métier, afin d y intégrer facilement des processus supplémentaires au fil du déploiement. ~ ~ Intégration. Elle doit s intégrer à pratiquement toutes vos applications métier, sans codage. ~ ~ Facilité d utilisation. Elle doit être facile à utiliser, et apporter des améliorations immédiates et mesurables à vos processus. Mid-Carolina Electric Cooperative : Historique d un cas Mid-Carolina Electric Cooperative, Inc. (MCEC) est une organisation à but non lucratif de distribution d électricité. Elle est basée à Lexington, en Caroline du Sud. MCEC a choisi Perceptive Content et ses fonctions de gestion de documents, d imagerie et de workflow pour ses services Assitance aux clients, Comptabilité et Finances. Perceptive Content s est facilement intégré aux logiciels financiers en place et à différentes applications internes basées sur la plate-forme Oracle. Grâce à la connexion entre les dossiers des systèmes centraux et les documents stockés dans Perceptive Content, les utilisateurs peuvent accéder à l information depuis leurs écrans habituels, en un seul clic. MCEC a converti images de documents depuis le format propriétaire vers des fichiers TIFF, qui ont été importés dans Perceptive Content. À l aide d un complément basé sur navigateur, l organisation a pu étendre l accès aux documents à ses salariés d un autre site. «La simplicité de son interface utilisateur est le premier atout de Perceptive Content» explique Aleshia Bailey, analyste système. «Il est facile à exploiter et à installer, et la formation des utilisateurs se fait en quelques minutes.» L ECM peut apporter des avantages importants aux organisations de services collectifs. Mais, comme toute autre technologie, il est essentiel d évaluer vos processus actuels et de déterminer si l ECM peut vous aider à réaliser des gains. Vous devez ensuite évaluer la facilité d intégration de la technologie, son délai de déploiement et sa facilité d utilisation par des non-techniciens. Cette approche garantira la concrétisation rapide des avantages de l ECM, pour vous et pour vos clients ou vos adhérents.

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