Réduire ses coûts d exploitation avec une solution de gestion des outputs et des impressions

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1 Réduire ses coûts d exploitation avec une solution de gestion des outputs et des impressions Etude de Cas

2 Le contexte Pour ses besoins internes et externes, une grande banque européenne imprimait en 2012 jusqu à 7,5 millions de pages format A4 sur des imprimantes centrales, soit l équivalent de pages par jour 1. A la minute, le volume d impression atteignait les 70 pages 2, soit un flux continu d impression tout au long de l année. Afin de réduire ses coûts d exploitation tout en améliorant son empreinte écologique, la banque lance un projet de gestion des documents, avec pour objectif principal la réduction des impressions massives de listes sur imprimantes centrales. Pour cela, l équipe en charge du projet sélectionne la solution de gestion des outputs et des impressions développée par Beta Systems. L output management est effectuée par Beta 93, une solution d archivage centralisé utilisée sur z/os par la banque et disponible sur d autres systèmes d exploitation, qui collecte puis éclate, regroupe et distribue les documents issus des différentes plateformes. En complément, Beta Web Enabler permet aux utilisateurs de visualiser en ligne les documents contenus dans Beta 93 à partir de leur navigateur web. Le projet débuté en 2013 est mis en production au premier trimestre Les 4 étapes clés du projet La première phase du projet a d abord permis de réduire le volume global de listes. Celles qui ne sont plus utilisées sont détectées puis extraites du système. Dans un second temps, un dispositif de communication et d accompagnement au changement est déployé pour faciliter la transition. Une campagne de communication interne à destination des utilisateurs finals est mise en place. Le message annonce l intention d arrêter les impressions en masse et précise les tenants et aboutissants du projet. Toutes les organisations internes sont visées, soit plus de 100 départements et 800 agences locales. En complément, l équipe-projet conçoit des formations, rédige des guides utilisateurs et déploie un helpdesk. Pendant toute la durée du projet, une équipe support est nommée pour gérer en central la sécurité du dispositif ainsi que les accès des utilisateurs. L utilisation de Beta 93 commence en Avril Les impressions centrales sont maintenues dans un premier temps pour faciliter la transition vers le zéro-papier. Fin 2013, les impressions centrales sont définitivement arrêtées. Toutes les agences utilisent désormais l interface en ligne Beta Web Enabler pour consulter une liste. La dernière phase du projet était une phase de consolidation. Les imprimantes centrales sont désinstallées. Une dernière campagne de communication annonce l arrêt définitif des impressions centrales de listes. Quelques données d utilisation La première étape du projet a permis de diviser par deux le volume global de listes imprimées. De 7,5 millions de pages en 2012, le volume d impression est passé à 4 millions en Aujourd hui, en 2014, plus aucune liste n est imprimée en central. La solution d output management de Beta Systems répond parfaitement aux attentes du client. 1 Hypothèse : 220 jours travaillés par an. 2 Hypothèse : 8 heures par jour. Page 2

3 Désormais, plus de recherches de documents et consultations sont effectuées tous les jours par près de 500 utilisateurs via l interface en ligne. Ce sont ainsi listes et rapports qui sont générés chaque jour par les utilisateurs. Beta 93 traite un volume global annuel de listes éclatées en rapports, et distribuées à près de destinataires (départements, agences ). Si l on se réfère à la consommation annuelle d un utilisateur, d autres indicateurs témoignent des enjeux du projet. En 2012, un utilisateur imprimait en moyenne 1875 pages par an. Aujourd hui ces impressions n ont plus lieu, et sont remplacées par des consultations en ligne à travers l interface Beta Web Enabler. Ainsi, un utilisateur consulte en moyenne 975 rapports par an. L impact en termes de coûts Après l achat des licences logicielles et les coûts de maintenance liés à l utilisation des produits Beta 93 et Beta Web Enabler, la banque a dû faire appel à quelques ressources internes pour mettre en œuvre le projet. Au sein de la direction informatique en charge du projet, environ 20 jours-hommes ont été nécessaires pour le déploiement, le support, les documentations et les formations utilisateurs. Le nombre de demandes de support adressées au département IT est resté faible pendant toute la durée du projet. Les autres organisations internes de la banque ont mis en œuvre une cinquantaine de jours-hommes, principalement lors de la seconde phase du projet dédiée à la communication et aux formations. Si l on considère que le coût moyen d un jour-homme atteint 360 pour les cadres du secteur Banques & Assurance, la mise en œuvre du projet aura coûté environ A cela s ajoute également des coûts supplémentaires ou nouveaux afin de permettre l archivage électronique des documents. Dans ce cas, il faudra par exemple prendre en considération les coûts d achat d espace disque supplémentaire, ainsi que les coûts d exploitation et de maintenance sous-jacents. Ces postes de coûts sont largement couverts par le nombre important de sources d économies, chiffrées cidessous (tant en CAPEX qu en OPEX), et les gains de productivité, difficilement quantifiables, mais bien réels. Enfin, la solution mise en œuvre augmente significativement la sécurité des données et permet de mieux gérer le niveau de risque. Les bénéfices de la solution Sur la maintenance des imprimantes et les consommables (encres, papiers), l économie sur les 7,5 millions d impressions réalisées en 2012 atteint Les investissements (CAPEX) liés aux imprimantes centrales sont également considérablement réduits. 3 Hypothèse : 1,50 pour 100 pages. Page 3

4 A raison de 7 manipulations effectuées par page imprimée, le poids manipulé en 2012 représente près de tonnes de papier. Avec un seuil maximum de pénibilité autorisée par jour et par personne, on peut déduire que 447 jours-hommes ont été nécessaires pour réaliser ces manipulations. Ce sont donc près de qui sont économisés chaque année. Il n est plus nécessaire de stocker physiquement les listes puisque la solution permet l archivage électronique des documents jusqu à 10 ans, conformément à la règlementation. Les économies sont alors multiples : gain de mètres carrés, réduction de mobiliers, gain de temps liés à la manipulation et à la destruction des documents. En conséquence, près de sont économisés chaque année 5. Mais le principal poste d économie reste l affranchissement postal et les frais de transport liés à la distribution des pages en externe. En règle générale, on considère que 90% des pages imprimées sont destinées à être diffusées en externe, soit aux clients finals, soit aux agences locales. Bien sûr, la banque dispose d un service interne de transport des documents du siège vers ses 936 agences, mais les documents destinés aux clients sont eux affranchis et transmis par voie postale. Dans ce contexte, l économie sur l affranchissement 6 atteint sur la seule année L économie sur le poste transport 7 atteint quant à elle Par ailleurs, la dématérialisation des listes permet d optimiser l organisation du travail et de réaliser d importants gains de productivité. La recherche de documents est facilitée, et les délais réduits. Les services à l utilisateur sont plus élaborés. La consultation à distance offre plus de flexibilité, par exemple en rendant possible le home office. Enfin, la sécurité des données est largement renforcée, puisque un document imprimé sur papier peut très facilement faire l objet de malversations : vol à l imprimante, perte, accès non sécurisé La consultation des listes en ligne via l interface Beta Web Enabler augmente grandement le niveau de sécurité. La confidentialité des données est assurée par la sécurisation des accès (RACF et LDAP). Un pas de plus vers le green-it Nul doute que ce projet de gestion des documents aura permis de réduire les coûts d exploitation de cette banque de manière significative. En définitive, les frais de personnel, les coûts des licences et de maintenance, ainsi que l achat d espace de stockage numérique sont largement compensés par les importantes économies réalisées. Le ROI financier est évident, mais l impact du projet ne se limite pas qu à un ensemble de gains économiques. Le projet de gestion des documents se traduit aussi en impact environnemental. Il constitue 4 Hypothèse : le coût du travail d un jour-homme atteint 2000 par mois dans les métiers de manutention. 5 Hypothèse : par mètre linéaire par an pour la conservation et la gestion des archives. Un mètre linéaire peut accueillir jusqu à à pages. 6 Hypothèse : Frais d affranchissement de à 0,50 par pli, avec deux pages par pli. 7 Hypothèse : 2 camionnettes réalisant 500 kms par jour chacune pendant 220 jours au coût de 1 par kilomètre. Page 4

5 une étape importante venant appuyer la démarche de développement durable initiée par cette grande banque européenne. Auparavant, les impressions étaient envoyées physiquement par transporteur depuis les imprimantes centrales vers les agences. Tous les rapports sont désormais accessibles en ligne via Beta Web Enabler. Dès lors, d importantes économies de carburant sont réalisées, et les émissions de CO2 diminuent considérablement. Le zéro-papier vient renforcer la démarche green-it. Ce sont désormais plusieurs milliers de pages qui sont économisées. En 2013, l économie équivaut à pages par jour. Grâce à la solution Beta Systems, la banque agit en faveur de l environnement. Synthèse des économies réalisées en 2012 VOLUME IMPRIMÉ IMPRESSION Nombre de pages imprimées / an Dont à destination des gestionnaires (états externes) Dont à archivage uniquement (états internes) Clé de répartition : Externe / Pages Imprimées 90,0% Economie sur l'impression pour 100 pages 1,50 Economie sur l'impression Maintenance imprimantes + consommables (encres, papiers) MANIPULATION STOCKAGE Poids manipulé en tonnes À raison de 7 manipulations / page Clé de répartition : Poids / Pages Imprimées 0,04 Nombre de JH nécessaires à la manipulation / an 447 Seuil max de pénibilité : 2,8 tonnes / JH / pers Economie sur la manipulation / an Coût du travail d'un JH : / mois, 18,3 JH / mois Economie sur le stockage physique À raison de pages / ml 2008 / ml / an pour la conservation et gestion des archives AFFFRANCHISSEMENT & TRANSPORT Clé de répartition : Affranchissement / Transport 50% Economie sur l'affranchissement Page 5 2 pages / pli, 0,56 / pli Economie sur le transport / an

6 STOCKAGE Economie sur le stockage physique À raison de pages / ml 2008 / ml / an pour la conservation et gestion des archives AFFFRANCHISSEMENT & TRANSPORT Clé de répartition : Affranchissement / Transport 50% Economie sur l'affranchissement pages / pli, 0,56 / pli Economie sur le transport / an kms / j, 1 / km - 2 camionnettes TOTAL Beta 93 et Beta Web Enabler sont deux solutions de notre suite logicielle Discovery. Les solutions Beta Systems automatisent et sécurisent la gestion des productions informatiques multiplateformes : output management et archivage, analyse multiplateforme des logs, planification automatisée des traitements, gestion des accès aux ressources mainframe. Nos produits s adressent aux PME et grandes entreprises ayant d importants centres de production informatique en environnements z/os, Unix, Linux et Windows. Depuis plus de 30 ans, nos logiciels démontrent au quotidien leur robustesse pour le traitement efficace, sûr et fiable de grandes quantités de données. Page 6

7 About Beta Systems Beta Systems est un éditeur de logiciels leader de la gestion des datacenters et de la sécurité informatique des entreprises. Depuis plus de 30 ans, nos produits démontrent au quotidien leur très grande qualité pour le traitement efficace, sûr et fiable de grandes quantités de données. Beta Systems permet à ses clients d'automatiser et de sécuriser leurs procédures de traitement des données et leur gouvernance d'entreprise basée sur l'identité et les accès des utilisateurs. Plus de 1300 clients dans le monde s appuient sur nos solutions pour assurer la sécurité de leurs processus IT et ainsi répondre aux exigences de gouvernance, gestion des risques et conformité (GRC). Nos clients sont de grandes entreprises leaders sur des secteurs tels que Banque & Assurance, Finance, Industrie, Transport, Santé. La société Beta Systems Software AG est basée à Berlin et commercialise ses produits dans le monde à travers ses 14 filiales et son réseau de partenaires. Beta Systems est présent en France par sa filiale locale depuis plus de 25 ans. Vous pourrez en savoir plus sur Beta Systems en visitant et sur Nous contacter marketing-f@betasystems.com Etude de cas Décembre 2014 Bastien MEAUX Responsable Marketing Beta Systems Software Page 7