Conférence IDC Information Management

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1 Conférence IDC Information Management Managed Print Services : Comment baisser les investissements IT? Franck Nassah Consulting Manager IDC France Copyright 2009 IDC. Reproduction is forbidden unless authorized. All rights reserved.

2 La gestion des impressions : les principales problématiques Les Challenges Les Conséquences Les Questions La plupart des entreprises ne connaissent pas le nombre d imprimantes/copieurs dont elles disposent Moins de la moitié des coûts d impression sont suivis Les entreprises ont jusqu'à 10 fois plus de périphériques d impression que nécessaire L utilisation habituelle de ces périphériques peut descendre jusqu à 3% Avez-vous réellement besoin de tous vos fax, copieurs, imprimantes et scanners? Combien de ressources sont gaspillées et quel est l impact sur le business? Moins d un tiers des entreprises suivent les coûts de helpdesk et de support liés aux impressions Les coûts des documents sont généralement inconnus - et donc non gérés Comment pouvez-vous alors gérer ces coûts? Quels mécanismes peuvent être mis en place? Peu d entreprises ont audité leur infrastructure d impression dans le but d optimiser leur déploiement Du matériel non nécessaire devient «enraciné» La responsabilité de la gestion des coûts d'impression peut ne pas être claire Qui est responsable? La DSI, les achats, les RH? 2009 IDC 2

3 Les briques d une offre de Managed Print Services Démarche continue Conseil - TCO - Infrastructure et processus d impression Gestion du matériel - Installation d une infrastructure d impression - Gestion du cycle de vie du matériel - Support pour le parc existant (multi-vendeurs) Conduite du changement Support Contrôle à distance Flexibilité des prix Reporting - Équipes IT - Utilisateurs - Help Desk et support - Formation - Supervision à distance du matériel - Gestion des approvisionnements proactive - Coût à la page - Coût à l utilisation - Uniforme - Performance réelle comparée aux objectifs (SLAs) - Tendances relatives à l'utilisation réelle - Recommandations d amélioration 2009 IDC 3

4 Coûts Coût Total de Possession (TCO) Coûts matériel Coûts d exploitation Coûts cachés Les équipements Options de finition et de mise à niveau TCO sur 3 ans Consommables (papier, toner, encre, etc) Installation/administration Service/maintenance Intervention sur site Électricité et infrastructure Maintenance IT Help Desk et support Productivité réduite des employés Production, distribution, stockage de Documents Prise de décision fragmentée Forte hétérogénéité du matériel Faible utilisation du matériel Services standards Gains sur 3 ans Nombreuses machines anciennes Manque de gestion des impression et de solution de dématérialisation Pas ou insuffisant contrôle des coûts MPS Coûts matériel Coûts d exploitation Coûts Cachés 2009 IDC 4

5 Les conséquences sur les coûts Coûts inutiles Coûts liés au matériel Maintenance Support helpdesk Approvisionnement Pas de gestion du matériel >30% des coûts d impression liés à l IT (installation, helpdesk) >20% des appels au helpdesk IT liés aux impressions Un indicateur Pour une entreprise de employés, le coût d impression est de / salarié en coût direct (maintenance et toner) Exemple Entreprise de 200 M de CA Dépense en impression : 10 M par an, Gain possible : 20-40% /an Au delà de 5 ans, gains : entre 10 M et 20 M 2009 IDC 5

6 Qu attendre des Managed Print Services? MPS économies entre 10% et 40% Économies moyennes supérieures à 20% 40% venant de la réduction des coûts de support liés aux documents 25% venant de la réduction des coûts des consommables 20% venant de la réduction des coûts de réparation des machines 10% venant de la réduction des coûts d installation / mise à jour des machines 5% venant de la réduction des coûts d investissement de matériel MPS : résoudre les principaux problèmes de gestion d'impression Résoudre les problèmes liés aux documents de manière proactive Support utilisateurs Mise à jour sur les équipements pratiquement invisibles pour les utilisateurs Coût et gestion des consommables MPS : résoudre les principaux problèmes de gestion d'impression 2009 IDC 6

7 Les questions à vous poser Les coûts d impression sont-ils réellement suivis? Regardez autour de vous... Audit et évaluation benchmark possible Existe-t-il des questions culturelles qui doivent être abordées - votre entreprise est-elle «papier-dépendante»? Quels processus et workflows documentaires peuvent être améliorés? Rappelez-vous, c'est un processus et efforcez-vous de l'amélioration continue par le suivi et les ajustements 2009 IDC 7

8 Les questions à poser à votre fournisseur de MPS Que devient mon parc actuel? Comment vous assurez-vous que les coûts futurs seront considérablement réduits? Quelles sont les options de tarification laquelle serait la meilleure pour moi et quel est la flexibilité des prix? De quelle manière allez-vous être transparent sur les coûts? Ai-je besoin de faire des investissements initiaux quels sont les impacts financiers et métiers? Le service est-il évolutif?, que se passe-t-il si mon entreprise se développe ou a à réduire sa taille? Avez-vous des références clients que je pourrais rencontrer? Quels éléments de suivi et de contrôle sont inclus? 2009 IDC 8

9 Merci de votre attention Franck Nassah Consulting Manager Direct : Cell : fnassah@idc.com IDC France 13, rue Paul Valéry Paris France Fax : idc.com 2009 IDC 9