Une initiative de l Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France. OPTIMISEZ votre saisie avec ETEBAC, Internet, Jedeclare.

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1 Une initiative de l Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France OPTIMISEZ votre saisie avec ETEBAC, Internet, Jedeclare.com

2 Intervenants Arlette PATIN Expert Comptable CAC François-Gérard MONDI Expert Comptable CAC Gauthier ROUSSEL Responsable Commercial

3 Dématérialisation du relevé Dématérialisation de la facture Au delà de la productivité Dématérialisations et Gains de productivité sur la tenue

4 OBJECTIF : GAINS DE PRODUCTIVITE SUR LA TENUE! 4 VECTEURS DE DEMATERIALISATION DES RELEVES : AVANTAGES ET INCONVENIENTS EXPLOITATION DES DONNEES BANCAIRES DEMATERIALISEES

5 Flux bancaire classique BANQUE RELEVÉS CABINET CLIENT RELEVÉS PERTES ANNOTÉS RELEVÉS SAISIE ET CODIFICATION MANUELLES STOCKAGE DES PIÈCES AU CABINET DÉLAI RÉCEPTION

6 Flux bancaire DEMATERIALISE BANQUE RELEVÉS TÉLÉTRANSMISSIONS depuis 2005 JEDECLARE.COM depuis INTERNET depuis 1997 ETEBAC 3 CABINET CLIENT RELEVÉS PERTES ANNOTÉS RELEVÉS SAISIE ET CODIFICATION MANUELLES STOCKAGE DES PIÈCES AU CABINET DÉLAI RÉCEPTION depuis SCANNÉRISATION

7 Objectifs : Gains de productivité sur la tenue - Ne plus courir après le client pour avoir ses relevés, - Supprimer la saisie des relevés, - Supprimer ou faciliter l affectation par le collaborateur, - Être à jour plus régulièrement, - Répartir sur l année les périodes chargées de saisie, - Mieux rentabiliser les dossiers, - Résoudre des soucis divers : affectation des tâches, embauche... - Permettre aux collaborateurs de faire d autres missions. Résoudre le paradoxe du collaborateur qualifié qui fait des heures de saisie!

8 OBJECTIF : GAINS DE PRODUCTIVITE SUR LA TENUE! 4 VECTEURS DE DEMATERIALISATION DES RELEVES : AVANTAGES ET INCONVENIENTS EXPLOITATION DES DONNEES BANCAIRES DEMATERIALISEES

9 4 vecteurs de dématérialisation : avantages et inconvénients - SCANNERISATION - Initiée en 95 - TELETRANSMISSION ETEBAC ETEBAC depuis 97 : - Avantages du protocole standardisé, - Adaptation progressive des tarifs proposés par les banques, - Travail d information du Conseil Supérieur et des Conseils régionaux - TELECHARGEMENT DES RELEVES VIA INTERNET : - Pas de standard, pas industriel, mais souvent gratuit pour la Cabinet - cadre juridique et commercial inadapté? - RECEPTION VIA JEDECLARE.COM - Nouveau vecteur depuis Congrès PARIS Réflexion initiée par le Conseil Supérieur - Centralisation des flux échangés sur un seul portail - Mise en place administrative simplifiée

10 La scannérisation Moins industrielle que les procédés de télétransmission, la scannérisation, apparue avec «ScanBANK» en 1995 reste très utile pour : La récupération des relevés bancaires dans des banques ne proposant pas d abonnement à une télétransmission, La récupération des relevés bancaires dans des banques pratiquant des coûts excessifs ou dans lesquelles le rapport nombre de clients/coût d abonnement est rédhibitoire, La récupération des antécédents... Aujourd hui, la qualité des scanners, des impressions de relevés et de l OCR permet plus de 95 % de reconnaissance dans de bonnes conditions. Une roue de secours non négligeable... mais toujours avec des manipulations!

11 ETEBAC 3 - Télétransmissions ETEBAC3 : un standard efficace! - Mandat tripartite modélisé par le Conseil Supérieur - Connexions régulières et automatisées, sans attendre le client! - Collecte GROUPEE des relevés des clients - Le client ne paie rien et continue à recevoir ses relevés - Standard utilisé par toutes les banques françaises Mais des contraintes à la mise en place! - Ouverture de compte, abonnement à la banque - Contacts et tarifs bancaires : parfois difficile d y voir clair! 05/06 15/06 25/06 1/07 5/07 Date du Mandat Connexion 1 Connexion 2 Connexion manuelle - Détails CB et LCR : une pratique croissante. Remises de chèques : jamais? ETEBAC 3 est LE VECTEUR le plus utilisé à ce jour : près d un tiers des Cabinets!

12 - Récupération par Internet? - le client doit s abonner à Internet ET au service de sa banque - pas de format de fichier standard - Trois solutions : Le client s équipe, s abonne, se connecte, récupère le fichier et donne la disquette aux collaborateur... Difficile! Dangereux! Réception via les sites Internet des banques Le client s abonne, donne son mot de passe au collaborateur qui se connecte à sa place... L avenir? Certaines banques organisent l accès groupé aux relevés via Internet par une «boite aux lettres» ouverte pour le Cabinet... mais le manque de standardisation reste un frein majeur!

13 Jedeclare.com! - Conçu et porté par le Conseil Supérieur/ GT7, le procédé est opérationnel. - Principe : simplifier la mise en place administrative et centraliser les circulations de fichiers sur le portail dans un principe initial d échanges : «Envoi de liasses aux banques & mise à disposition de relevés bancaires» - Un nouveau procédé : Le client signe un mandat que l Expert envoie au portail de son choix. JeDeclare.com s abonne aux banques, assure les récupération de fichiers et les met à disposition du Cabinet. Le Cabinet dispose d un logiciel qui assure les récupération et intégrations des relevés dans la comptabilité.. les échanges via portails vont-ils remplacer ETEBAC à terme?

14 Organisation matérielle STOCKAGE DES DONNÉES SCANNER ETEBAC 3, JDC.. Connexion aux banques MODEM SERVEUR CLASSIQUE OU TSE POSTES RÉSEAU

15 OBJECTIF : GAINS DE PRODUCTIVITE SUR LA TENUE! 4 VECTEURS DE DEMATERIALISATION DES RELEVES : AVANTAGES ET INCONVENIENTS EXPLOITATION DES DONNEES BANCAIRES DEMATERIALISEES

16 Exploitation des données bancaires ACQUISITION ETEBAC, JDC.. CODIFICATION COMPTA - Tris des écritures : par n chèque, libellé... - Affectations automatiques par mots clefs : CPAM, VIREMENT, PREL*DUPONT, TIP, EDF, TPG, TELECOM, AGIOS... - Traitements automatisés pour les chèques, les remises CB, les emprunts - «Rapprochement permanent» sur les chèques. des heures gagnées pour les collaborateurs! 16

17 Dématérialisation du relevé Dématérialisation de la facture Au delà de la productivité Dématérialisations et Gains de productivité sur la tenue

18 Dématérialisation de la facture : où en est-on? - Facture émise sous forme dématérialisée : - quasi inexistant en France, - Accessible mais peu pratiquée dans certains pays, - Nécessite des process lourds : certificat numérique - Facture dématérialisée après son émission papier : - nécessite une scannérisation chez le client ou au Cabinet, - avec ou sans OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) - tache qui n est PAS réalisée par le collaborateur, - disparité des formats et des qualités des factures... - Un enjeu important : - les factures représentent la plus grosse masse de papier circulant, - problèmes de stockage et de recherche en plus de la saisie, - les factures sont très normées et souvent répétitives. Plus de 10% des Cabinets se sont lancés dans la dématérialisation des factures!

19 Dématérialisation de la facture : Scannérisation au Cabinet ou chez le client? - Scannérisation au Cabinet Centralisation sur un poste dédié à temps partiel ou plein temps Tri des pièces reçues par format, degrafage Scannérisation (photocopieur-scanner ou scanner) 1500 factures/jour, et factures sur 5 Go! TOUTES LES FACTURES SONT DEMATERIALISABLES Retour rapide au client, gain de place, meilleure traçabilité... - Scannérisation chez le client Eviter les frais postaux, les déplacements de personnes ou de pièces Petit scanner chez le client Transfert par Internet directement dans le dossier du collaborateur concerné «GED» pour le client! - Scannérisation sur le site d un prestataire Schéma économique lourd : circulation des factures ET des compétences.

20 Dématérialisation de la facture : Traitements optiques de la facture - Traitements optiques Moteurs ABBY (FineREADER) : leader mondial Traitement PLEINE PAGE SANS PARAMETRAGE DE ZONES Identification des factures dans 50 à 80 % des cas Auto-apprentissage de l OCR (siren/siret) Factures manuscrites : l OCR souvent désactivée - Traitements logiques Appel du plan de compte du dossier Auto-apprentissage des liens tiers/comptes de charges Proposition des habitudes de codification lues dans l historique N-1 - Conservation de l image Lien image/écriture Accès à l image depuis la comptabilité

21 Scannérisation et codification : Comment ça marche? Traitement optique : Fournisseur, Date, HT, TVA, TTC + Traitement logique : Compte(s) de charge Taux de TVA Dossiers tenus dans la comptabilité = Production de l écriture!

22 Dématérialisation de la facture Dématérialisation du relevé Au delà de la productivité Dématérialisations et Gains de productivité sur la tenue

23 Au delà de la productivité Au delà des gains de productivité mesurés sur la tenue par l utilisation de ces technologies, quelles grandes lignes retenir? - Inconvénients : Le coût de la dématérialisation est porté par le Cabinet. Nécessité d une réelle organisation des tâches Modification du discours commercial du Cabinet auprès des clients -Avantages: Maîtrise de l outil par le Cabinet : pas de prestataire. Flux documentaire et compétences restent en interne. Meilleure «fraîcheur» des informations bancaires du client, amélioration de la circulation des pièces, traçabilité Confort de révision, états imagés Solutions identiques existant pour les clients du Cabinet Indépendance vis-à vis du fournisseur de comptabilité

24 Questions / réponses Merci de votre attention!