Description générale de la solution Documalis.

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1 Description générale de la solution Documalis. Document : Description générale de la solution Documalis Version : DS 2.00 Mise à jour : 01 janvier 2013 Copyright 2013 Tous droits réservés Scanpoint Software Rev 1

2 Table des matières 1. Introduction Le pendant Documalis entre physique et virtuel Dématérialiser sans déstructurer! Les différentes composantes de la solution Documalis Le module de capture universelle des documents Module de traitement et workflow des documents Module de signature électronique Module de stockage et consultation des documents Module de publication et d archivage légal des documents La notion de «Bannettes» Les Bannettes sur le poste des utilisateurs Les différents types de bannettes Les Bannettes Courrier Les Bannettes de Collecte Les Bannettes de Routage Les Bannettes d entrée et de sortie de Flux Les Bannettes internes aux Flux Les Bannettes Techniques Les «Docks» présents dans les Bannettes Documalis Le rôle des variables dans les Bannettes La numérisation des documents entrants Ergonomie sur écran tactile Numérisation unitaire Numérisation par lots avec séparateurs Utilisation de séparateurs avec codes à barre Traitement OCR et signature des documents Le concept Scan2box de numérisation sur écran tactile Capture documentaire en haute volumétrie La Gestion du Courrier Une gestion de courriers entièrement visuelle Le dispatching du courrier entrant dans les services La numérisation des courriers Les gains attendus de la dématérialisation du courrier entrant Archivage physique des courriers entrants Délégation et absences La gestion des délais de réponse Les réponses aux courriers entrants La gestion des dossiers complexes La validation des courriers sortants La centralisation des éditions et de la mise sous plis Edition, mise sous plis et affranchissement externalisé Les gains attendus de la dématérialisation du courrier sortant Une base documentaire par service Présentation générale Page 2

3 7. La Gestion Documentaire Un accès en mode Web Les Bannettes accessibles depuis la GED Les bases documentaires de la GED Les trois modes de recherche d un même document Une GED visuelle et des résultats sous forme d images Les opérations possibles depuis la GED Le concept Documalis de «Copie PDF» Le concept de pièces jointes Documalis La gestion des droits d accès à la GED La gestion des droits d accès dans les Bannettes L import des données de la GED L export des données de la GED Mode de stockage et sauvegarde des documents de la GED Le respect des normes et standards La notion de Variables Les assistants de saisie des variables Stockage et utilisation des variables dans la GED Les caractéristiques des variables Documalis Export, Import et Archivage des documents au format ZDOC La notion de Flux Les Bannettes de Flux Les Etapes de Flux Les Processus spécifiques via l atelier Documalis Designer Les statistiques Modélisation sous Excel (ou OpenOffice) Sélection et alimentation du fichier de statistiques L accès direct aux documents via une URL vers la GED L usage des statistiques Documalis La reconnaissance automatique de contenu : RAD-LAD Définitions Les technologies de reconnaissance Documalis OCR et Full texte Documalis La RAD pour le rangement automatisé des documents dans la GED Les projets RAD-LAD Documalis L interface de modélisation Documalis Modeler La notion de Vidéocodage Documalis Les usages généralistes de la RAD-LAD L intégration avec les ERP et logiciels de comptabilité Le traitement de la Facture Fournisseur La problématique de la facture fournisseur Fonctionnement et gains attendus de la solution Documalis L analyse des factures fournisseurs La lecture automatique des factures en mode sémantique L extraction de contenu de type lignes Présentation générale Page 3

4 12.6 Génération d écritures et intégration directe en comptabilité L ajout de justificatifs pour la facture Rapprochement automatique des commandes, BRs et BLs Les gains financiers attendus de la dématérialisation des factures Les règles juridiques Françaises concernant l archivage des factures Rédaction et travail collaboratif Des modèles de documents Un éditeur de texte intégré Gestion des accès concurrents Conversion finale au format PDF Versionning et traces des documents dans la GED Formulaires de saisie et création dynamique de documents Les modes d installation de la solution Documalis L installation sur un serveur interne La solution en mode «Box» Le mode serveur hébergé sur Internet La location en mode SaaS La tarification des licences Documalis Les prestations de maintenance disponibles Mode de fonctionnement de la maintenance L architecture globale de la solution Documalis L architecture globale Documalis Les serveurs de production Fonctionnement en mode Service Windows Exécution piloté d un processus Documalis La Bannette Documalis : un Widget client optionnel Un format d échange documentaire sécurisé : ZDOC Une architecture moderne sur base Webservice et TCP/IP Pas de Framework ni de dll à déployer Le choix de la base de données Des pré-requis système minimalistes Les prestations de mise en œuvre de la solution L audit documentaire préliminaire : 1 à 2 jours Le cahier des spécifications : 1 à 3 jours L installation du serveur et sauvegardes : 0 à 3 jours Formation de l équipe informatique - 0 à 5 jours Collecte des éléments documentaires et jeux d essais - 0 à 2 jours Paramétrages applicatifs - 0 à 10 jours Tests unitaires et globaux - 0 à 3 jours Formation des utilisateurs 0,5 à 1 jour par groupe fonctionnel Les bonnes pratiques de la dématérialisation globale Ne pas sous-estimer les craintes des utilisateurs Accompagner le processus du changement Conserver le rôle et les prérogatives des services Adapter les postes de travail Présentation générale Page 4

5 17.5 Travailler en mode Projet Voir plus loin au-delà du premier projet! Présentation générale Page 5

6 GED BANNETTES ET WORKFLOWS 1. Introduction Ce document présente les grands concepts à la base de la solution Documalis. Bien que non exhaustif, ce guide couvre les principaux aspects de la solution, incluant la numérisation, l indexation, la notion de bannette et de courrier, la gestion documentaire, les circuits décisionnels et la signature électronique 1.1 Le pendant Documalis entre physique et virtuel Documalis est une solution de dématérialisation des documents d entreprise qui repose sur des bases traditionnelles de l entreprise réelle. Il est ainsi facile de faire le parallèle entre «la vraie vie» et le monde dématérialisé : L existant physique de l entreprise Le bâtiment qui abrite les utilisateurs et leurs documents papiers Les salles d archives fermées à clef et accessibles à certaines personnes ou services Les armoires, rayons, cartons et pochettes qui contiennent les documents archivés Les cahiers ou listings d index qui contiennent les documents archivés Les sécurités anti feux, sprinkler et copies microfilm de sécurité La gestion des clés, badges et codes d accès aux bâtiments, portes et armoires des bureaux La boite aux lettres et l ouverture des plis du secrétariat Le Fax papier traditionnel La photocopieuse du couloir Le tampon de dispatching interservices et de photocopies rempli par la Direction La distribution physique des courriers dans l entreprise Les casiers, pochettes ou parapheurs courriers des différents services et utilisateurs Les pochettes linéaires suspendues pour les dossiers en cours de traitement La circulation des documents métiers entre services Les annotations au stylo, les signatures manuscrites, tampons et post-its autocollants Les instructions effaçables au crayon de bois La fiche de circulation du document avec visa des différents acteurs concernés Le concept Documalis La Gestion Documentaire d entreprise contient tous les documents numériques Les bases documentaires de la GED et avec droits d accès par utilisateurs ou services Les répertoires et sous-répertoires du plan de classement de la GED Les index et le moteur plein texte intégrés à la GED Le backup journalier des données de la GED sur disque externe sécurisé La gestion de droit centralisée et intégrée à Documalis via Config Server La borne de numérisation, et la Bannette de Collecte des courriers et fax entrants La Bannette de réception des télécopies, recevant les documents au format numérique La fonction native de Copie des Bannettes Le dispatching graphique des documents vers les Bannettes services et utilisateurs La circulation instantanée des documents dans les Bannettes Courrier par drag&drop Les Bannettes Courrier des services et utilisateurs Les Dossiers de traitement collaboratifs de la GED Les Flux de traitement et les Bannettes internes associées à ces Flux Les commentaires électroniques, signatures visuelles et via certificats, tampons et notes dans la copie PDF des documents. Le champ Statut des documents, visible des utilisateurs mais non archivé dans la GED. La zone de Traçabilité intégrée aux documents dans les bannettes et la GED Présentation générale Page 6

7 1.2 Dématérialiser sans déstructurer! Les processus de dématérialisation constituent souvent une étape importante dans la vie quotidienne des salariés qui passent d un support palpable (le papier) à un support purement visuel (le PDF à l écran). Cette transition représente un réel traumatisme pour certains d entre eux et il est important de les accompagner dans ces changements afin de limiter les risques de rejet de l ensemble de la solution par des utilisateurs réticents et il y en a toujours! Quelques règles de bonnes pratiques à respecter au démarrage de ce genre de projet : Changer le support sans changer l organisation du travail, les tâches et les rôles de chaque intervenant (tout du moins dans un premier temps) Respecter les prérogatives, droits et pouvoirs des différents responsables de services (créer des espaces et GED propres aux différents services) Doubler ou augmenter la taille et la résolution des écrans pour un confort visuel accru lors du traitement des documents au format PDF pour éviter des réimpressions systématiques liées à des écrans non adaptés. En 2013, un écran 24 pouces 16/9 ème ou deux écrans 19 pouces 4/3 ne sont plus un luxe, mais les outils de travail adaptés pour des utilisateurs «ordinaires» entièrement dématérialisés. Démontrer aux utilisateurs que l accès à la GED, ses traces et commentaires permettent de retrouver les documents et de «se couvrir» vis-à-vis du travail effectué sans devoir faire une photocopie «de sécurité». Choisir un projet pilote dans un service dynamique pour tester in-situ la solution sur un périmètre limité avant de lancer un déploiement à grande échelle. Présenter, informer, impliquer et convaincre les futurs utilisateurs des avantages de la solution plutôt que de leur imposer «un logiciel de plus». Une fois le cap du numérique accepté par les différents utilisateurs (3 à 6 mois en général), il sera alors temps de penser à restructurer les processus internes à l entreprise, à ajouter les contrôles qualité, le respect des délais de réponse, les statistiques de productivité, la recherche de la performance et de la réduction des coûts internes 2. Les différentes composantes de la solution Documalis La solution Documalis couvre l ensemble des services documentaires nécessaires au cycle de vie du document : Collecte : quel que soit son format et son support d origine, Traitement : pour transformations technologiques, extractions d informations, Workflow : pour la circulation et la validation des documents entre les utilisateurs, Signature : pour la signature électronique à caractère probant, Stockage : pour la conservation sécurisée des documents dans la GED, Consultation : pour retrouver et visualiser les documents dans la GED, Publication : pour la mise à disposition des documents vis-à-vis de l extérieur, Archivage légal : pour la conservation légale et probante des documents originaux. 2.1 Le module de capture universelle des documents Documalis dispose de tous les modules de capture des documents entrants : Un module de numérisation haute volumétrie sur scanners professionnels disposant de techniques de séparation automatique des pages et des documents, Un module de capture via copieur multifonction des documents papier, Présentation générale Page 7

8 Un module de capture des télécopies entrantes, Un module de capture des s indépendant de la messagerie, Un module d import automatique des documents par scrutation disque, FTP Un module d import utilisateur via bannette de collecte ou téléchargement Web. 2.2 Module de traitement et workflow des documents Documalis fournit de nombreux modules de traitement documentaires : Un module de transformation PDF quel que soit le type de documents entrants : images, texte, bureautique, s, plans Un module de reconnaissance de caractères (OCR) afin de pouvoir exploiter le contenu des documents papier numérisés, Un module de reconnaissance de documents (RAD) pour automatiser et fiabiliser le classement automatique des documents dans la GED ou les Workflows, Un module de lecture de documents (LAD) pour minimiser les saisies nécessaires à l indexation riche des documents entrants, Un module d échange inter applicatif performant (EAI-ETL-SOA) afin de pouvoir coupler le système documentaire à l ensemble des systèmes d information existants (applications métiers, RH, compta, production, logistique ) dans les phases de collecte, de RAD, de LAD et de Workflows. Un module de workflow non contraint où les utilisateurs peuvent faire circuler les documents entre eux pour information, avis ou distribution du courrier entrant Un module de workflow structuré sur base d organigrammes dynamiques en fonction des actions utilisateurs et des informations liées au document, mais qui doit rester SIMPLE à paramétrer, Une interaction forte entre le Workflow et la GED qui doivent partager les mêmes documents, pour enrichir les index documentaires et la traçabilité globale à chaque étape des workflows. 2.3 Module de signature électronique La solution Documalis intègre la signature numérique sous toutes ses formes : Un module signature individuelle pour les utilisateurs leur permettant de signer très facilement un document PDF depuis leur poste à l aide du certificat Internet de niveau 1, 2 ou d une clé de niveau 3 pour les opérations ponctuelles. Un module de signature serveur sécurisé en charge de contresigner tous les documents officiels issus des différents logiciels et systèmes documentaires internes avant envoi vers les clients via le système de routage externe. Un module de traçabilité de tous les documents signés qui engagent donc l entreprise, idéalement stockés dans la GED, à des fins de suivi ou de recherche globale et uniforme avec tous les autres documents numériques de l entreprise, que ce soit pour les signatures individuelles ou les signatures serveurs. 2.4 Module de stockage et consultation des documents Documalis dispose d un module très performant de stockage des documents basé sur une architecture 3 tiers : Un module de stockage physique des documents sur disque dur NTFS sécurisé, accessible par toutes les autres applications de l entreprise, capable de supporter des volumes de plusieurs Téraoctets sans complexité technologique ainsi qu un accès direct aux documents via partage de disque serveur. Présentation générale Page 8

9 Un module d indexation des documents indépendant du stockage basé sur les bases de données relationnelles du marché (Oracle, SQL Server, MySql ) et disposant d un modèle relationnel simple, documenté et ouvert aux autres applications métier via une API moderne de type Webservice/XML. Un module d indexation plein texte indépendant du stockage basé sur des outils standards Microsoft et disposant d une API moderne de type Webservice/XML. Un module GED de recherche plein texte pour les utilisateurs à la recherche de documents non indexés, pas encore indexés par le circuit de validation en cours ou mal indexés (l erreur est humaine!). Un module GED de recherche par arborescence (aussi appelé plan de classement) pour les utilisateurs habitués à exploiter une arborescence disque sous Windows ou un disque réseau partagé pour classer leurs documents, Un module GED de recherche par index (ou multicritères) le plus souple et le plus performant possible, capable de traiter des documents partiellement indexés, Un module GED de type «panier» permettant la collecte de documents dans la GED au fil des recherches et des parcours documentaires, afin de constituer un dossier dynamique contenant tous les éléments faciles à exporter ou à synchroniser sur le poste de l utilisateur pour un travail en mode nomade ou déconnecté. 2.5 Module de publication et d archivage légal des documents Documalis intègre un module performant de routage des documents sortants : Un module d édition des documents sur imprimantes locales, réseau, copieurs Un module d édition externalisée des documents avec mise sous plis et remise automatique à la poste, via un prestataire externe en sous-traitance, Un module de dépôt des fichiers simple vers un répertoire, un disque réseau, un espace FTP ou un site externe de publication des documents via http, Un module d échange des documents avec les autres applications sur base de fonctions intégrées de type EAI-ETL-SOA ou d une API simple et ouverte de type Webservice/XML ou accès direct HTTP Un module de dépôt dans un coffre-fort électronique externalisé chez un tiersarchiveur garant de l horodatage et de la valeur probante des documents déposés, Un module d import utilisateur via bannette de collecte ou téléchargement Web. Au final, grâce à tous ces modules, le gain en efficacité, en agilité, en réactivité vis-àvis des demandes des clients, en coût global de possession (TCO) devient évident pour l entreprise, avec des ROI immédiatement démontrable. Présentation générale Page 9

10 4. La notion de «Bannettes» La solution Documalis repose sur un concept simple de Bannettes virtuelles qui remplacent les bannettes, parapheurs, dossiers ou casiers physiques omniprésents dans l entreprise pour la gestion quotidienne des documents papiers entrants et sortants de l entreprise. Elles servent aux circuits d informations, de gestion ou de validation des documents, aussi appelés «Workflow» et fournissent des alertes et une interface conviviale aux utilisateurs, en mode Web ou via le client portable installé sur leur poste. 4.1 Les Bannettes sur le poste des utilisateurs Les Bannettes sont accessibles depuis le module de GED en interface Web ou via un exécutable client Windows pour une ergonomie maximale. Un développement spécifique pour iphone est également disponible et fourni un accès à distance via Webservice aux Bannettes Courrier, Parapheur, et Actions. Au démarrage, la Bannette exige une authentification classique de type Utilisateur / Mot de passe. Un système de connexion automatique à partir des identifiants Windows est disponible pour éviter de se connecter plusieurs fois au système (single signon). L interface de la Bannette démarre comme un Widget présent sur le bureau et dans la barre système de Windows, affiche les icônes des différentes Bannettes accessibles pour l utilisateur connecté avec son libellé et un compteur assorti d une barre graphique de remplissage qui permet de visualiser rapidement le nombre de documents restant à traiter. Avec un double clic sur l icône de la bannette, on accède à un écran entièrement paramétrable sous forme de «Docks» fonctionnels qui présentent visuellement les documents à traiter et les outils pour le faire. C est en quelque sorte un bureau virtuel où le papier est remplacé par le PDF et les stylos, tampons, post-its par leurs homologues virtuels. 4.2 Les différents types de bannettes Documalis propose plusieurs types de bannettes en fonction de leurs rôles fonctionnels dans le processus de traitement des documents dématérialisés : Les bannettes Courrier : réceptionnent le courrier entrant, autorisent le traitement des réponses et la distribution libre entre utilisateurs et services. Les bannettes de Collecte : sont chargées de collecter les documents en provenance de sources variées (numérisation, fax, , disque, drag&drop ) et de la saisie d index optionnels pour le classement et l orientation des documents. Les bannettes de Routage : ont pour rôle la publication des documents traités vers l extérieur (édition, , fax, mises sous plis) ou les autres systèmes applicatifs (portail, comptabilité, ERP, CRM, CMS, GED interne ). Les bannettes d entrée et de sortie de Flux: sont utilisées pour déclencher un traitement spécifique sur un document. Le fait de déposer un document dans une bannette d entrée de Flux déclenche automatiquement le Flux associé, et le document ressort dans la bannette de sortie de Flux une fois celui-ci terminé. Présentation générale Page 10

11 Les bannettes internes aux Flux : sont des étapes utilisateurs lors des workflows de traitement composées de 3 variantes pour les étapes d indexation (vidéocodage), de validation (parapheur électronique) ou d orientation (action workflow). Les bannettes Techniques : autorisent la distribution du courrier, la visualisation des documents en erreur ou supprimés par les utilisateurs. 4.3 Les Bannettes Courrier Ces bannettes contiennent les documents entrants de type Courrier, Fax ou à traiter par les différents services de l entreprise. En règle générale, on crée des bannettes individuelles pour toutes les personnes en charge de traiter le courrier, ainsi que des bannettes de services qui servent au dispatching général du courrier entrant. La bannette du service collecte à la fois les documents numérisés par l accueil ou le service courrier, les fax propres au service (issus du copieur connecté dans le service) et les s entrants transformés en PDF qui nécessitent un traitement ou un archivage identique à un courrier reçu. Les bannettes Courrier permettent de visualiser les documents sous forme de vignettes, d accéder directement aux versions PDF, de tamponner, d annoter, de signer la copie PDF du document, d ajouter des pièces jointes ou de créer une réponse à partir des modèles prédéfinis et au final de classer dans la GED ou d envoyer le courrier ou une copie vers d autres destinataires ou d autres services. Une traçabilité complète des actions réalisées et de la circulation du document est disponible à tout moment au niveau de la bannette et au niveau de la GED. 4.4 Les Bannettes de Collecte Ces bannettes ont pour principal rôle de collecter les documents entrants dans le système : Dépôt de fichiers dans la bannette en glisser-déposer sur le poste de travail, Interface de numérisation intuitive sur le poste de l utilisateur (scanner local), Borne de numérisation interactive et tactile (scanner réseau), Présentation générale Page 11

12 Récupération automatisée des documents générés par les copieurs multifonctions (scan et fax en général), Collecte des s dans des boites dédiées (protocoles POP et IMAP), Collecte périodique de documents via les protocoles Ftp, Http, Webdav, Webservice Intégration d un addin dans Microsoft Office (barre d outils dans Word, Excel, Powerpoint et Outlook permettant l envoi direct du document ou de l actif dans les bannettes Documalis), Scrutation d un répertoire du nom de la bannette dans «Mes documents», Imprimantes virtuelles PDF sur le poste de travail de l utilisateur ou partagées depuis un serveur en réseau local, Collecte des spools d édition Windows, Unix, Linux et AS/400, Et de manière plus générale, exécution périodique d un scénario spécifique, conçu avec Documalis Designer pour la collecte des documents (connecteur entrant). Les bannettes de collecte autorisent l indexation des documents entrants «à la volée» à partir des variables locales ou globales déclarées pour ces bannettes. Ces index contribuent souvent au plan de classement et au rangement des documents dans la GED. Les bannettes de collecte peuvent être «bloquantes» et nécessiter une validation humaine avant de transmettre les documents entrants. Ces bannettes peuvent appliquer un prétraitement applicatif (Documalis Designer) sur tous les documents entrants, afin de préparer les documents pour la GED ou le Workflow : suppression des pages blanches, conversion PDF avec ou sans OCR, découpage en multiples fichiers PDF selon séparateur ou tampon visuel, extraction d informations automatisée, contrôles applicatifs de contenu vis-à-vis d applications tierces 4.5 Les Bannettes de Routage Ces bannettes autorisent la publication des documents vers les systèmes externes à Documalis : Impression locale ou sur des copieurs connectés en réseau, Envoi par ou télécopie à une ou plusieurs listes de destinataires, Edition, mise sous plis et affranchissement automatisé via un prestataire externe, Dépôt dans un répertoire local ou réseau du document et de ses informations, Intégration vers les applicatifs comptables, ERP, CRM, Logistique Envoi vers un portail, une GED, un CMS externe, une base de donnée, Transfert sur un serveur distant via FTP, HTTP, Webdav, Webservice Et tout autre scénario nécessaire à la publication du document pouvant être développé très rapidement à l aide de Documalis Designer (connecteur sortant). Toutes les actions de publication sont conservées dans la GED Documalis de manière automatique, afin de garantir la sécurité et la traçabilité intégrale des documents. 4.6 Les Bannettes d entrée et de sortie de Flux Ces bannettes particulières permettent de déclencher des traitements applicatifs, documentaires ou des workflows spécifiques pour tous les documents déposés dans les bannettes d entrées de Flux. Un Flux est au moins constitué de deux bannettes (entrée et sortie) et d un certain nombre d étapes qui peuvent aussi utiliser des bannettes internes de Flux (vidéocodage, parapheur, actions) : La Bannette d entrée de Flux peut être bloquante ou exiger la saisie d un certain nombre de variables obligatoires avant déclenchement du Flux associé. Elle permet aussi d assigner au document un certain nombre de variables (index dans la GED) de manière automatique (valeurs par défaut) ou invisibles pour l utilisateur (cachées) Présentation générale Page 12

13 La Bannette de sortie de Flux est optionnelle si le document est entièrement traité durant le Flux ou s il est déplacé vers une autre bannette ou un autre Flux à l intérieur même du Flux. Elle est donc rarement visible sur les postes des utilisateurs. Pour déclencher un traitement particulier à partir d une bannette de collecte ou de courrier, il suffit donc aux utilisateurs de déplacer (drag&drop depuis l interface graphique) le document dans la bannette d entrée de Flux correspondant au traitement associé et de renseigner les éventuelles variables obligatoires. Le document peut être conservé dans la bannette d origine par l utilisateur (Copy) ou transmis au flux sans conservation locale (Move). Il est dans tous les cas accessible à tout moment dans la GED au travers de l interface de recherche en mode Web. 4.7 Les Bannettes internes aux Flux Trois types de bannettes particulières sont accessibles à l intérieur des Flux de traitement pour les étapes manuelles nécessitant une intervention humaine : La Bannette de Vidéocodage : permet la saisie assistée d informations liées au document, généralement associée à une étape préalable OCR, RAD ou LAD pour préparer la saisie ou simplement afficher les valeurs pour contrôle par un utilisateur. La Bannette d action : affiche de 1 à 5 boutons personnalisés pour orienter le document vers une branche spécifique du flux (débranchements applicatifs selon une saisie ou un choix de l utilisateur). La Bannette de Parapheur Electronique : sert à valider et à signer les documents de manière automatique (signature visuelle et/ou à base de certificat PDF) en général pour les dirigeants et chefs de service. Ces Bannettes (comme toutes les autres) peuvent bénéficier de connecteurs visuels, sous forme de «Docks personnalisés», permettant la visualisation ou la saisie assistée d informations spécifiques et mettant en jeu des référentiels externes (accès à une base de données, contrôles statistiques ou d existence dans une ERP, liste d utilisateurs, de Présentation générale Page 13

14 services, de clients, de numéros de commande, de comptes tiers ) développés sur mesure en Pascal- ou VB-Script pour les besoins de projets particuliers. Les Bannettes internes aux Flux n autorisent pas la suppression directe par l utilisateur (corbeille) pour éviter la terminaison du Flux sans trace du document traité, mais il est possible de paramétrer le Flux de telle manière à ce que les boutons «Annuler» des bannettes internes renvoient vers une étape de fin de Flux applicative. 4.8 Les Bannettes Techniques Ces Bannettes ont des rôles prédéfinis dans le système de Workflow Documalis : La Bannette de Distribution : autorise la ventilation d un courrier ou d un lot de courriers vers différents interlocuteurs, avec des rôles différents selon la bannette destinatrice (pour info, à lire, à traiter, à répondre ). La Bannette Deleted : contient tous les documents supprimés manuellement par les utilisateurs du système (comme la poubelle de Windows). La Bannette Error : contient tous les documents en erreur, généralement issus de Flux qui ont rencontré une anomalie, ainsi que les documents isolés collectés lors d un redémarrage suite à un crash machine ou arrêt forcé du système. Les Bannettes Deleted et Error ne sont normalement visibles que par les administrateurs fonctionnels ou techniques du système Documalis, alors que la Bannette de Distribution peut être accessible à tous les utilisateurs en charge de traiter son courrier. 4.9 Les «Docks» présents dans les Bannettes Documalis L interface graphique des Bannettes est organisée sous forme de «Docks» ou zones fonctionnelles ayant chacun un rôle bien précis. La diversité des écrans présents sur les postes utilisateurs a conduit Documalis à cette présentation en Docks permettant à chaque utilisateur de ranger ces zones comme bon lui semble sur 1, 2 ou 3 écrans physiques connectés à son PC. Les Docks fonctionnels les plus importants sont les suivants : Le Dock des vignettes : présente la liste des vignettes de la première page des documents pour une identification visuelle des documents à traiter. Le nom du fichier Présentation générale Page 14

15 ou son «statut» apparait sous la vignette ainsi que des indicateurs visuels d urgence, de confidentialité et de délai de traitement peuvent apparaître en superposition sur les documents à traiter. La Dock de prévisualisation : affiche une grande vignette zoomable de la première page, ce qui permet de voir instantanément le contenu du document, voire d y lire les informations essentielles à son traitement sans ouvrir le PDF associé. Le Dock de visualisation PDF : affiche la copie PDF du document dans son intégralité, avec les fonctions de recherche interne, de sauvegarde locale, de réimpression du document, et ce, quel que soit le format original du document archivé dans la GED grâce au concept de «Copie PDF» intégré à la GED. La Dock des outils PDF : contient les outils d annotation de la copie PDF (l original reste intact) pour y ajouter des tampons PDF, des annotations (équivalent du postit), des signatures graphiques (sans valeur légale) ou électroniques sur base de certificats PFX ou de clés de signature de niveau 3. Le Dock du courrier : contient les informations spécifiques au traitement du courrier : son statut, sa date limite, ses indicateurs (urgent et confidentiel), la nature du traitement : à lire, à répondre, à traiter, copie pour info Le Dock de saisie des variables : permet la saisie assistée des variables liées au document, qui seront associées aux index de la GED et pourront servir au calcul automatique du plan de classement servant à ranger le document. La Dock de validation : contient les boutons de validation, refus, ou toute autre action déclarée dans le paramétrage central de Config Server. Le Dock des pièces jointes : permet de visualiser, ajouter, supprimer, créer des pièces jointes associées au document courant qui se comporte alors comme un dossier complet qui circule entre les utilisateurs. Très pratique pour conserver les pièces jointes issues des s et collectées dans le système. Le Dock des traces : affiche toute la traçabilité associée au document. Le Dock des informations : liste les propriétés, dates, propriétaires du document. Le Dock de vidéocodage : pour la saisie assistée ou le contrôle des informations issues de la RAD-LAD dans les flux métiers. Les Dock spécifiques : paramétrés sur-mesure pour les projets spécifiques à l aide de l atelier Dock Designer en Pascal-Script ou VB-Script. Autorise les contrôles en temps réels lors de la saisie, l accès aux référentiels métiers ou bases de données externes liés à la compta, un ERP ou un CRM d entreprise. Présentation générale Page 15

16 L accès aux Docks est lié au paramétrage de la Bannette dans Config Server, et seuls les Docks essentiels peuvent être conservés pour les utilisateurs ordinaires. Les superviseurs, chefs de services et administrateurs du système peuvent avoir accès à plus d informations dans des docks supplémentaires Le rôle des variables dans les Bannettes Les Bannettes Documalis offrent la possibilité de saisir des variables associées aux documents à chaque étape de leur traitement. Ces variables constituent des index dans la Gestion Documentaire permettant des recherches multicritères sur les documents archivés. Toute la partie indexation manuelle des documents est réalisée à l aide de variables de bannettes, contextuelles en fonction de la bannette qui propose le document à l utilisateur. Les variables peuvent être déclarées de manière globale, par utilisateur, par groupe d utilisateurs, pour une bannette donnée ou tout un groupe de bannettes. Certaines variables peuvent être obligatoires et bloquantes au niveau de la bannette (l utilisateur ne pourra valider le document qu après saisie des variables obligatoires), d autres peuvent être purement techniques à l intérieur des Flux (par exemple pour router le document vers une branche particulière du workflow) ou cachées à l utilisateur (variables sys_ non visibles dans la GED). Les variables Documalis disposent d éditeurs spécialisés pour leur saisie contextuelle au niveau des bannettes : chaines, montants, dates, listes de valeurs, liste d utilisateurs, mots de passe, etc. Présentation générale Page 16

17 5. La numérisation des documents entrants L étape de numérisation est essentielle au bon traitement de courrier entrant ou des factures fournisseur et fait systématiquement partie des «bonnes pratiques» nécessaires dématérialisation du courrier! Documalis dispose des dernières technologies en matière de numérisation haute volumétrie, de séparation automatique des documents et de dispatching graphique par les responsables pour une productivité maximale. 5.1 Ergonomie sur écran tactile Les solutions Documalis offrent une interface tactile hautement ergonomique et productive pour les phases de numérisation des documents papiers. Cette interface simplifiée autorise le contrôle visuel des documents numérisés à la vitesse optimale du scanner connecté, de 20 à 160 images par minute. 5.2 Numérisation unitaire Documalis permet l acquisition unitaire des documents, en les passant l un après l autre dans le scanner et en choisissant le destinataire du courrier. La solution Documalis permet également la numérisation de documents via des scanners individuels connectés sur les postes des utilisateurs, depuis des photocopieurs réseau et imprimantes multifonctions personnelles. 5.3 Numérisation par lots avec séparateurs Le service courrier en charge de l ouverture des plis chaque matin doit disposer d outils «industriels» de numérisation des documents. Documalis vous apporte le savoir-faire, le conseil et les outils nécessaires à la numérisation haute volumétrie sur scanner dédié à chargeur de pages, ou photocopieur multifonction équipé d une partie scanner performante. Présentation générale Page 17

18 Les lots à scanner sont préparés lors de l étape d ouverture des courriers, assemblés en piles et repérés avec des pages de séparation automatique du lot après numérisation. Ces pages sont réutilisables et disposent d un fond de couleur clair pour être facilement repérables dans le lot scanné. 5.4 Utilisation de séparateurs avec codes à barre Les pages de séparation peuvent contenir des indications sur la nature des documents à numériser, sous la forme de codes à barre facilement identifiables. La solution Documalis permet d exploiter ces informations de manière optimale selon les modes d implémentations retenus : Identification du service destinataire (courrier) Identification du type de document et détermination du Workflow ou traitement associé (factures, devis, BC, BI) Identification de la nature du document et de sa durée de conservation Les lots ainsi constitués peuvent être homogènes ou hétérogènes et permettent de répartir le traitement physique sur plusieurs personnes : ouverture des plis, tri des documents, constitution des lots, passage au scanner, dispatching 5.5 Traitement OCR et signature des documents Le traitement de reconnaissance de caractères est une opération longue au regard des performances des scanners actuels : compter 5 à 45 secondes pour extraire un texte de qualité d une image A4 en haute résolution. Scan2box de numérisation sur écran tactile Documalis intègre les meilleurs moteurs d OCR du marché avec la possibilité de paralléliser les traitements sur plusieurs processeurs, selon les contraintes de chaque projet : volumétrie journalière, délais de mise à disposition, posttraitement OCR en tâche de fond la nuit Les scénarios de traitement sont personnalisables par client au besoin. 5.6 Le concept L écran tactile de la Scan2box Documalis offre aux utilisateurs une ergonomie simplifiée pour la numérisation en lots ou unitaire des documents : identification classique de l utilisateur à l aide d un mot de passe ou lecteur biométrique : L utilisateur choisit alors entre un traitement, un Workflow documentaire ou l envoi du courrier numérisé vers des destinataires physiques ou des services : Présentation générale Page 18

19 S ensuit les choix optionnels des critères d acquisition et la numérisation proprement dite avec prévisualisation des images en trois tailles : Documalis intègre une détection/suppression de pages blanches et la possibilité de déplacer les images dans le document numérisé en les glissant sur l écran tactile. L indexation peut être réalisée sur l écran tactile ou en post-traitement dans les bannettes et écrans de vidéocodage. 5.7 Capture documentaire en haute volumétrie La suite Documalis comporte également un module «Capture» d acquisition professionnelle en haute volumétrie capable d afficher 1, 2, 4 ou 8 images simultanément à la vitesse nominale du scanner jusqu à 150 images/minute : Les lots numérisés à haute vitesse sont stockés sur le disque dur puis traités en tâche de fond via un scénario Process Server entièrement paramétrable. Présentation générale Page 19

20 6. La Gestion du Courrier La dématérialisation du courrier est un chapitre important au sein de la solution Documalis version 5. C est en règle générale la première étape nécessaire à conduire pour tous les projets de dématérialisation plus orientés métiers qui utilisent les documents arrivés au courrier (commandes, sav, factures, logistique ). 6.1 Une gestion de courriers entièrement visuelle En mode traditionnel papier, le courrier est géré de manière visuelle. Le contenu de la page permet d identifier à l œil les informations pertinentes pour son traitement : nature du document, nom et coordonnées de l expéditeur, objet et contenu du courrier. Il ne viendrait à personne l idée de créer une fiche papier à agrafer devant le document et qui reprendrait les informations déjà présentes sur le document (date, expéditeur, objet ) Pourtant, de nombreuses solutions courriers conçues il y a plusieurs années travaillent encore sur le concept de la fiche, plutôt que le concept du visuel, parce qu à de cette époque, la taille des écrans ne permettait pas la visualisation correcte des documents PDF. Or les échecs les plus fréquents dans la dématérialisation proviennent de la pénibilité imposée aux utilisateurs à la base du système à qui on demande de ressaisir un très grand nombre d éléments dans la «Fiche Courrier», sans aucune valeur ajoutée. La qualité des écrans actuels, combinée à l intelligence de reconnaissance de contenu des logiciels modernes permet enfin de s affranchir de la notion de fiche courrier. Documalis est l un des pionniers dans le domaine de la GED visuelle et propose des solutions simples, ergonomiques et performantes, basées sur un dispatching graphique des documents, une indexation de contenu en mode full texte basée sur un OCR performant pour ne saisir que les données réellement utiles à la gestion du courrier. 6.2 Le dispatching du courrier entrant dans les services La solution Documalis Courrier s adapte très facilement à l organisation de l entreprise afin de ne pas perturber les habitudes des utilisateurs lors de la mise en œuvre des premiers processus de dématérialisation. En règle générale, l entreprise est organisée en services, avec un responsable du service (ou une secrétaire de direction) en charge de la lecture quotidienne du courrier entrant, et du dispatching dans ses équipes s il ne traite pas le courrier lui-même. Documalis reproduit à l identique l organisation papier au travers des Bannettes courriers «services» qui sont traitées par le chef de service (ou sa secrétaire), et des bannettes courriers «individuelles» pour chaque membre du service. On dispose en plus de Bannettes partageables entre plusieurs individus ou un service tout entier, sur le principe du «premier qui prend». Le dispatching se fait à l écran par un simple glissé-déposé de la vignette du courrier vers la Bannette destinatrice d un individu dans le service, ou la Bannette d un autre service en cas d erreur d aiguillage du courrier (tout comme en papier). La plupart du temps, ce sont les services généraux, l accueil ou le service courrier qui reçoivent les courriers le matin, ouvrent les plis, réalisent des «tas» par service puis déposent les documents dans les boites ou bannettes physiques des différents services. Présentation générale Page 20

21 Il en va exactement de même chez Documalis où l équipe courrier est en charge de numériser les courriers entrants, et de les dispatcher vers les services concernés de manière visuelle à l écran au via un pré-tri avant le scanner en utilisant des séparateurs code à barres pour router automatiquement les lots vers les bons services. Le dispatching Documalis peut comprendre plusieurs niveaux successifs des courriers, par exemple : Sociétés -> Agences -> Services -> Utilisateurs. La distribution du courrier peut aussi intégrer des points de passage obligés, comme le parapheur du Directeur Général qui désire contrôler tout ce qui passe (on favorisera alors une copie pour info) et/ou filtrer certains courriers sensibles afin d éviter le dispatching dans les services (il orientera alors ce courrier vers un espace de la GED sécurisé et non accessible à ses collaborateurs). 6.3 La numérisation des courriers Cette étape constitue souvent un frein aux projets de dématérialisation des documents entrants si on n équipe pas le service courrier d un vrai scanner professionnel. En effet, de nombreuses offres se contentent d un scanner de base ou de l utilisation du copieur connecté dans le couloir pour numériser les documents, mais ce genre de solution est fortement anti-productif au niveau du service qui ouvre les plis, qui ne verra dans la solution qu une contrainte et une tâche de plus dans son travail quotidien, source de conflits, de retards de numérisation (j ai pas le temps!) et de travail mal fait : documents de travers, nombreuses pages blanches non supprimées, bourrage et indisponibilité du copieur multifonction, passage de pages en doublon et donc perte d information. Le service en charge de l ouverture des plis doit à minima être équipé d un scanner professionnel : A4 recto/verso en une passe (2 lampes et 2 optiques de lecture), à chargeur de 50 pages minimum pour passer des lots, acceptant des formats hétérogènes (du ticket CB à la plaquette couleur épaisse) rapide : au minimum 20 pages/minute ou 40 images/minute en recto/verso avec passage (quasiment) à plat pour éviter les bourrages fréquents. Ce scanner devra également offrir les fonctionnalités suivantes au niveau matériel : Détourage dynamique des pages (pour le multi-format) Redressement des biais (pour des images toujours bien alignées) Correction automatique de la luminosité et du contraste pour chaque document. Ce scanner peut être individuel (ex Kodak i1120 à 500 ht) et branché sur le poste de la personne en charge de la numérisation. Documalis autorise alors la numérisation directe au niveau des bannettes Courrier, Service ou de Distribution pour une insertion directe dans la GED et le circuit courrier des documents unitaires, au fil de l eau. Ce scanner peut aussi être branché sur une Borne de Numérisation Tactile (à partir de 1690 avec un Kodak i1120 et un écran tactile 20 pouces chez Documalis) à usage partagé, tout comme Présentation générale Page 21

22 le photocopieur, et bénéficier des technologies avancées de traitement de lots importants en volume, avec postprocessing des images et des lots en tâche de fond pendant que le scanner continue à traiter les lots suivants. En règle générale, les courriers sont ouverts, tamponnés et triés par service destinataires en tas ou dans des bannettes physiques. En version dématérialisée, on ne change rien à ce processus, hormis la suppression des agrafes et le remplacement du tampon «Reçu le» par un tampon Documalis sous forme de cible qui permettra le découpage ultérieur des documents PDF. (Il existe une version du tampon cible avec horodateur pour ceux qui désireraient absolument conserver le tampon daté sur les originaux papier et de gommettes en forme de cible pour ne pas abimer les documents originaux précieux) Une fois les lots constitués par service, l utilisateur ajoute une page séparateur Documalis qui comporte un patch (symbole de détection optique de séparateur) et un code à barres dont le texte correspond au service destinataire. On prend alors le lot constitué avec son séparateur en première page et on passe le lot complet au scanner rapide à chargeur en une ou plusieurs fois puisque ces scanners professionnels autorisent le rechargement du scanner pendant qu il travaille ou l ajout de lots et de pages en fin de numérisation. Les pages numérisées apparaissent en temps réel sur l écran de l utilisateur ou sur la borne tactile 20 pouces pour un contrôle visuel des documents avant validation du lot et envoi pour traitement au système de GED. Présentation générale Page 22

23 La page de séparateur qui route vers le service est en début de lot et peut facilement être récupérée (recyclage et écologie), et aucune page supplémentaire (patch, page blanche r/v) n a été insérée dans le scanner pour la séparation unitaires des documents grâce au «tampon cible» Documalis qui constitue une avancée technologique importante. La séparation des différents documents envoyés à un même service se fait par détection optique du tampon «cible» qui a été apposé sur toutes les premières pages des documents. Un PDF avec OCR de «n» pages pour chaque document est généré au final pour le service destinataire qui le reçoit dans sa Bannette «Service» au bout de quelques minutes sans autre manipulation de la part du service courrier. En mode de secours, il est possible d utiliser le scanner des multifonctions connectés que Documalis sait parfaitement utiliser pour la numérisation ponctuelle, mais la pénibilité du travail debout, la piètre qualité des numérisations, les performances ralenties en recto/verso et le taux de bourrage lié au passage en «U» des photocopieurs ne peut que nous inciter à ne pas les utiliser de manière intensive pour le traitement du courrier. 6.4 Les gains attendus de la dématérialisation du courrier entrant Les gains de la dématérialisation sont nombreux et immédiats à ce niveau : Gain de temps dans la circulation des documents entre services Réduction des pertes de documents entre services Gain de productivité au niveau des utilisateurs si on les a équipé d écrans adaptés Diminution des délais de réponse dûe à l effet Bannette consultable par le chef Gain de temps et de consommables importants sur les photocopies multiples Gain de temps sur les classements et archivage des documents dans les services Gain de place au niveau des bureaux et des armoires Gain de temps sur les recherches de documents grâce à la GED Meilleure réactivité face aux clients lors d un appel téléphonique Traçabilité intégrale des traitements associés à chaque document Capacité à rechercher et à analyser les dysfonctionnements Diminution des coûts globaux de gestion du courrier La version la plus simple de l implémentation du courrier dématérialisé chez Documalis permet un ROI immédiat sans même initier les processus de workflow, de suivi des délais, de Reporting sur les «hors délais», souvent très mal perçu au démarrage dans les équipes. C est dans une seconde phase du projet que l on paramètre les outils de pilotage Documalis pour «aider» et comprendre les utilisateurs qui ont du mal avec la gestion quotidienne du courrier entrant. 6.5 Archivage physique des courriers entrants Les documents originaux ne peuvent pas tous être détruits après numérisation. En fonction des volumes entrants, des contraintes de place et des stratégies de sécurité propres à chaque entreprise, des scénarios différents doivent être envisagés pour la conservation et la circulation des originaux papiers. Selon les métiers, il reste entre 10 et 30% d originaux papiers qui doivent circuler dans les services, pour signature et renvoi à l expéditeur dans la plupart des cas. Les autres documents peuvent être archivés ou détruits à la source, dès le service courrier. On adoptera souvent un rangement des originaux par horodatage (et éventuellement par service puisque le tri a été fait au niveau du scanner) avec des cartons d archive sur lesquels figurera une version manuscrite «Du xx/xx/xxx au xx/xx/xxx». La GED mémorisant la date de numérisation pour tous les documents introduits dans le système, il devient très simple de retrouver le carton daté contenant l original si celui-ci est rangé par ordre chronologique en salle d archive. Il est également simple dans ces conditions de confier le carton à un prestataire de tiers-archivage comme Everial pour la conservation externalisée à longs termes à des coûts au m² défiant toute salle d archive «interne». Présentation générale Page 23

24 6.6 Délégation et absences Documalis gère de manière simple l absence des individus (congés, maladie, indisponibilité ) grâce au concept de délégation présent dans Config Server. Chaque individu autorisé peut déléguer ses droits d accès aux bannettes à une autre personne qui sera en charge de traiter les documents présents dans ses bannettes durant son absence. Cette délégation peut même se cascader dans le cas où le délégué est luimême absent. Si la personne n a pas pu planifier sa délégation à temps, l administrateur fonctionnel ou l administrateur du service peut forcer la délégation dans Config Server. Le délégué se connecte alors au système Documalis avec ses propres identifiants et bénéficie (en plus de ses propres bannettes) d un accès temporaire aux bannettes de la personne absente le temps de la délégation, sans autre manipulation complexe. Il n y a pas usurpation d identité puisque la personne qui a reçu la délégation se connecte avec son propre nom et traite, valide et signe avec ses propres identifiants. 6.7 La gestion des délais de réponse Pour certains courriers à caractères sensibles ou à délais contraints, Documalis propose une gestion de délai par type de courrier, avec une date limite et des alertes visuelles au niveau de la bannette, assortie à des rappels par programmables à l approche de l échéance. La base de données relationnelle de la GED et les informations de Traçabilité présentes dans le système autorisent la création de rapports spécifiques et d écrans Web d interrogations en temps réel pour la gestion des statistiques du courrier, de son traitement, des réponses apportées et des délais de renvoi. Ces tableaux de bord et états sur-mesure sont fonction des critères de surveillance demandés. Ils sont cependant souvent mal perçus des utilisateurs au démarrage de la solution et c est la raison pour laquelle nous préférons les mettre en place que dans un second temps, une fois que les utilisateurs ont passé le cap de la dématérialisation et adopté le système pour son ergonomie et sa productivité. 6.8 Les réponses aux courriers entrants La solution Documalis intègre nativement un mode de réponse aux courriers entrants. Présentation générale Page 24

25 On dispose d une base de modèles de réponses, paramétrable par service ou par catégorie de courrier, pouvant être enrichie par chaque client au niveau de Config Server. Un éditeur de texte sur le concept de Word est intégré à la Bannette Documalis. Il permet d importer facilement un document réponse à partir de la base des modèles prédéfinis, et de le compléter directement sans sortir de la Bannette. On peut aussi partir d un modèle vierge ou d un simple fond de page avec les références et les couleurs de la société. La réponse rédigée est alors automatiquement associée à la demande grâce à la notion de pièce jointe présente dans Documalis. Le document ainsi rédigé peut ensuite être imprimé ou envoyé par à l aide d un flux d édition qui transformera la réponse éditable en format PDF et le rangera dans la GED dans le plan de classement prédéterminé des réponses, ou dans le dossier correspondant à la demande. Il est aussi possible d importer une réponse rédigée directement dans un traitement de texte externe ou générée à partir d un applicatif de gestion tiers, dont l édition aura été capturée grâce une imprimante virtuelle PDF en local. Les réponses peuvent faire l objet d un Flux de «demande d avis», y compris pendant le cycle de rédaction collaboratif entre plusieurs intervenants et/ou d un Flux de validation par un sachant ou un supérieur hiérarchique Au final, dans la GED, on retrouvera deux documents distincts : La demande originale (souvent en PDF) avec en pièce jointe la réponse au format éditable (si on a besoin de refaire une réponse à partir de la première réponse) La réponse renvoyée par courrier ou mail au format PDF (non modifiable) avec la demande en pièce jointe (si on n est pas dans le cadre d une gestion par dossier comprenant un grand nombre de correspondances unitaires dans le temps). Toute cette gestion est entièrement personnalisable à l aide des Flux Documalis. La réponse peut être envoyée par un partenaire de mise sous plis externalisée qui se charge de l édition, la mise sous plis, l affranchissement et le dépôt à la poste pour un coût forfaitaire très intéressant au regard des budgets de fonctionnement internes. 6.9 La gestion des dossiers complexes La Gestion Documentaire intégrée à Documalis offre toutes les fonctions nécessaires de gestion de «dossier», afin de ranger les documents liés à un dossier dans un répertoire commun, ou une arborescence complète pour les dossiers les plus complexes. En règle générale, le critère de regroupement des documents est la référence du dossier présente sur les différents courriers échangés, ce qui permet un rangement rapide via un flux de classement qui utilise ce numéro unique pour classer les documents dans la GED, indépendamment des Flux de type Bannette où circule «virtuellement» le document pour information, traitement ou rédaction de la réponse. La date et le type de document peuvent aussi servir à affiner le plan de classement à l intérieur du dossier dans la GED dont les pièces sont automatiquement classées via le flux de traitement associé. Ce type de gestion par dossier est fréquent dans le milieu Banques et Assurances, pour les projets longs qui nécessitent le rangement de nombreuses pièces durant toute la vie du dossier, ou la gestion des courriers pour des clients ou partenaires récurrents La validation des courriers sortants La plupart des courriers importants sortants de l entreprise doivent faire l objet d une validation par un sachant, un directeur, un chef de service ou une personne accréditée. Pour cela, deux types de Flux classiques sont souvent utilisés chez Documalis: Présentation générale Page 25

26 Le Flux de «Demande d avis» : il consiste à faire transiter une copie du document vers différents utilisateurs compétents en charge de donner leur avis, ajouter des informations ou des documents en pièce jointe et/ou commenter la réponse en cours de rédaction. C est généralement la personne qui demande un avis qui choisit (librement) à qui il transmet la réponse grâce à une liste d utilisateurs filtrée par Documalis. Le «Flux de Validation» : il permet de faire valider un document par un supérieur ou une personne dûment habilitée à signer avec édition ou routage vers l extérieur. Ce flux peut comporter plusieurs intervenants devant valider séquentiellement ou en parallèle selon le modèle d implémentation retenu. Il est généralement assorti d une signature graphique ou électronique du document final. La Bannette de Parapheur Electronique joue un rôle particulier dans les Flux sortants Documalis car elle permet de présenter un document au signataire avec deux grandes options «Valider» ou «Refuser», ainsi que les outils PDF habituels : tampon, post-it, signature Présentation générale Page 26

27 6.11 La centralisation des éditions et de la mise sous plis Documalis facilite également l organisation du courrier sortant au sein du service courrier ou du secrétariat en charge de l affranchissement et de la remise à la poste. Il est en effet très simple de prévoir un circuit électronique de documents sortants à base de Bannettes Documalis pour : Simplifier la rédaction à partir des modèles prédéfinis de courriers ou de réponses Normaliser les pages d entête et en particulier la position de l adresse d expédition qui doit se situer à la bonne position pour les enveloppes à fenêtre, Faire circuler le document entre les utilisateurs et les signataires pour validation et signature graphique avant l édition finale, Déposer le document dans une Bannette d édition et mise sous plis gérée par le service courrier, en charge tous les soirs de contrôler les documents et leur présentation, puis de lancer le processus d édition groupée et de mise sous plis centralisée pour une productivité maximale bien plus efficace qu un traitement éclaté au niveau de tous les utilisateurs de l entreprise. Le système apporte une numérotation automatique et centralisée des documents sortants ainsi qu un rangement automatique dans la GED sans intervention manuelle. On dispose immédiatement d un accusé d édition sur les documents ainsi que de statistiques précises sur le volume de documents sortants, leur nature et la répartition par services, ce qui permet rapidement des économies financières. Le fait de centraliser les éditions, la mise sous plis via un système de Bannettes avec une traçabilité intégrale en GED permet souvent de réduire les frais généraux de l entreprise, en supprimant certains coûts cachés comme la multiplication des ramettes papiers, des imprimantes personnelles, des enveloppes dans chaque service, des Présentation générale Page 27

28 déplacements inutiles, des courriers personnels sans rapport avec les besoins de l entreprise et du remplissage des cahiers de courriers sortants Edition, mise sous plis et affranchissement externalisé L étape ultime de la dématérialisation du courrier sortant consiste à ne même plus imprimer les documents dans l entreprise, mais à externaliser cette tâche sans valeur ajoutée chez un prestataire de service qui effectue l édition, la mise sous plis, l affranchissement à tarif préférentiel (vu ses volumes) et le dépôt à la poste pour le compte de la société. Documalis fournit une solution élégante pour ce type de sous-traitance, intégrant un stockage en GED des documents externalisés, un contrôle d envoi au partenaire et un accusé d envoi récupéré lors du dépôt à la poste avec mise à jour des index correspondants dans la GED interne pour une parfaite traçabilité des envois. Documalis dispose de plusieurs partenaires géographiques pour ce type de traitement externalisé, dont le coût à la page est presque toujours inférieur aux coûts internes lorsque l on compte correctement le papier, l enveloppe, le coût des imprimantes, des consommables, de l entretien, des machines à mettre sous enveloppe, à affranchir et surtout le temps passé cumulé dans l entreprise (systématiquement le plus gros budget lors de l étude) par les secrétaires ou le service courrier pour effectuer toutes ces tâches Les gains attendus de la dématérialisation du courrier sortant Les gains de la solution documentaires sont nombreux à ce niveau : Gain de temps dans la rédaction et la circulation des documents sortants, Sécurisation des procédures grâce aux workflows de signature des documents, Homogénéisation des documents sortants grâce à la bibliothèque de modules, Normalisation du classement des documents sortants dans la GED, Numérotation automatique des courriers sortants grâce aux Bannettes de routage, Gain de temps et de consommables importants sur les photocopies courrier, Gain de temps sur les classements et archivage des documents dans les services, Gain de place au niveau des bureaux et des armoires, Gain de temps sur les recherches de documents grâce à la GED, Meilleure réactivité face à l interlocuteur lors d un appel téléphonique, Traçabilité intégrale des traitements associés à chaque document sortant, Diminution des coûts globaux de gestion du courrier sortant Une base documentaire par service Une des bonnes pratiques au niveau du courrier consiste à archiver les documents traités par le service dans la Base Documentaire du service concerné, avec un filtrage des droits d accès élémentaire au niveau des utilisateurs du service. Cela n interdit pas les workflows de traitement transversaux interservices sur le document en question durant son cycle de vie, mais limite les droits d accès et de recherche à ce type de document une fois le document traité et archivé dans le service concerné. Il est bien entendu possible de définir des profils utilisateurs ayant accès à plusieurs services simultanément et de manière transparente, pour certains chefs de services ou la direction générale. Présentation générale Page 28

29 7. La Gestion Documentaire La gestion Documentaire est le pilier de tous les traitements Documalis : en effet, tous les documents sont immédiatement insérés dans la gestion documentaire dès leur capture (bannette de collecte en général) et y «vivent» durant tout le cycle de traitement des documents. Les documents les plus anciens sont souvent archivés dans une base documentaire d historique pour les séparer des documents «vivants», mais restent accessibles au sein de la même GED, quel que soit le volume archivé : Documalis supporte facilement quelques millions de documents sur quelques Téraoctets de disque dur. 7.1 Un accès en mode Web La GED Documalis est accessible via un simple navigateur Internet disposant de l extension Adobe PDF Reader pour visualiser directement les documents, sur tous les postes de l entreprise, à partir du réseau interne, du global intranet multi-site ou même de l extérieur par le biais d une liaison en tunnel VPN ou d une communication sécurisée SSL. Cette facilité d accès permet aux dirigeants et personnel itinérants de traiter leurs documents de l extérieur, de chez eux, depuis un cybercafé, un ordinateur portable équipé d une carte WIFI ou 3G ou même d un PDA ou d un Smartphone type BlackBerry, Windows Mobile, Android ou iphone. La connexion se fait de manière traditionnelle via une identification de type Utilisateur / Mot de passe. Un mode de connexion sécurisé SSL est disponible au besoin chez Documalis. Il est possible de créer des raccourcis de type URL pour se connecter et d intégrer les écrans de la GED Documalis dans un portail d entreprise avec login automatique et transparent pour l utilisateur final : le concept de Single SignOn. 7.2 Les Bannettes accessibles depuis la GED Les Bannettes Documalis sont directement accessibles en mode Web et sont regroupées dans le menu principal «Bannettes». Certains utilisateurs peuvent n avoir Présentation générale Page 29

30 qu un accès restreint aux Bannettes, sans autorisation de recherche directe dans la GED, lorsque leur rôle se limite au traitement des documents en mode Workflow. Il est cependant dommage de ne pas fournir un accès en recherche aux documents traités pour les utilisateurs disposant de Bannettes, parce que cela risque de mener au réflexe d impression des documents traités pour «se couvrir au cas où», alors que leur donner un accès à la GED à ces documents permet facilement de démontrer qu ils ont fait leur travail via la traçabilité incorporée au système Documalis (pour éviter les copies «au cas où»). Toutes les opérations classiques de la Bannette sont possibles sur les documents en mode Web à l identique de ce qui est fait dans la Bannette Windows. 7.3 Les bases documentaires de la GED Le module de Gestion Documentaire intégré à Documalis permet de créer une multitude de bases documentaires autonomes au sein du même serveur. Il est ainsi facile de séparer physiquement et hiérarchiquement les documents des différents services dont un certain nombre sont par nature confidentiels. En règle générale, on retrouve une base documentaire par service «sensible» : Direction générale, contrats, légal Comptabilité, gestion, finances Paie, ressources humaines Qualité, sécurité, hygiène Commerce, achats, ventes Fabrication, production, logistique Etc. Les bases documentaires permettent aussi de séparer les documents par des critères légaux ou administratifs en les rangeant dans des espaces séparés : Courriers entrants et sortants, documents expédiés. Base d archivage à longs termes des documents «morts». Base de conservation légale des documents originaux (signés, horodatés ). Présentation générale Page 30

31 7.4 Les trois modes de recherche d un même document Documalis propose trois modes de recherche différents et complémentaires dans la GED afin de pouvoir retrouver tous les documents disponibles, avec un strict minimum de classement et d indexation de la part des utilisateurs lors de leur intégration : Le mode de recherche Full Texte autorise des recherches sur le contenu et le nom du document, en texte intégral (on peut rechercher les documents contenant n importe quel mot à l intérieur). En règle générale, tous les documents entrants sont OCRisés de manière automatique pour bénéficier d une indexation full texte sans saisie d index par les utilisateurs). On bénéficie de filtres supplémentaires sur le type de document, une plage de dates d intégration dans la GED, une portion d arborescence dans le plan de classement et la taille du document. C est le principe de la recherche «à la Google». Le mode de recherche par Dossier ou Plan de classement est très proche de ce qui se pratique sur un disque réseau partagé sous Windows, où il suffit de parcourir les différents sous-répertoires pour trouver les documents qui y ont été rangés au préalable. Ce mode opératoire est simple pour les utilisateurs habitués à Windows, mais nécessite un rangement des documents parfois complexe ou pénible à réaliser lors de l intégration des documents dans la GED. C est le principe de la recherche «disque réseau Windows». En règle générale, le plan de classement est plutôt hérité automatiquement des index du document, pour éviter tout mauvais rangement manuel par les utilisateurs. Présentation générale Page 31

32 Le mode de recherche par Index multicritères permet de retrouver les documents à l aide d une combinaison d index attachés au document, issus de la source du document, de la bannette de collecte, du workflow de traitement du document ou d une saisie manuelle d index dans les variables des différentes bannettes traversées. Ce mode de fonctionnement est très puissant sur les documents structurés (spools, éditions sortantes, bulletins de paie, factures, bons de commande et de livraison ) qui ont fait l objet d un traitement de type des processus de RAD, de LAD et de vidéocodage 7.5 Une GED visuelle et des résultats sous forme d images Toutes les recherches présentent leurs résultats sous forme de tableaux ou de vignettes de plusieurs tailles afin d identifier visuellement le document à partir de la première page. Présentation générale Page 32

33 On bénéficie ainsi d une recherche visuelle très proche de ce qui se fait en papier lorsque l on feuillette un classeur à la recherche d un document précis. Dès que le document est identifié, on peut basculer en vue PDF et consulter l intégralité des pages du document. Ce mode de visualisation des documents trouvés apporte un réel «plus» dans l identification du bon document parmi ceux qui ont été sélectionnés par la recherche initiale, ce qui permet de gagner un temps considérable lors de l indexation des documents qui ne nécessite plus la ressaisie de toutes les informations du document : le mode Full Texte couplé à la prévisualisation des documents fait généralement des «miracles» que même Google ne fournit pas en standard dans sa recherche de contenu (on ne peut pas voir l aperçu des pages trouvées sans un plugin spécifique dans le navigateur). 7.6 Les opérations possibles depuis la GED La GED Documalis autorise de nombreuses opérations sur les documents présents dans la base documentaire selon un mode collaboratif avancé. Ces opérations sont soumises à une gestion de droits par utilisateur, groupe et base documentaire, paramétrée dans Config Server. Les opérations les plus courantes sont les suivantes : Visualisation de la copie PDF directement dans la GED, Téléchargement du document original ou de sa copie PDF, Ré-indexation du document en fonction des index déjà présents, Déplacement du document vers une autre arborescence, Ajout d un tampon, d un post-it, d une signature à la copie PDF, Ajout, visualisation ou suppression d une pièce jointe, Saisie d un commentaire externe au niveau de la GED, Envoi par , Fax, Impression, mise sous plis externalisée, Renvoi du document vers une Bannette Courrier, Collecte, Flux ou Routage, Suppression du document de la GED avec ou sans archivage préalable, Versionning du document courant, Présentation générale Page 33

34 Historisation vers la base de conservation «longue durée», Transfert vers le coffre-fort électronique d un tiers archiveur. La plupart de ces opérations sont possibles en mode unitaire ou en lots de documents sélectionnés depuis une recherche quelconque. Et bien sûr, depuis le menu de Bannette : Lecture des Bannettes courrier, Dispatching du courrier entre services et utilisateurs, Indexation contextuelle des documents en vue de leur rangement dans la GED, Validation, refus, revois entre Bannettes dans le cadre des Flux documentaires, Accès au parapheur électronique pour signature légale en PDF, Et toutes les autres opérations décrites au chapitre des Bannettes. 7.7 Le concept Documalis de «Copie PDF» La GED Documalis dispose d une fonction de création automatique de copie PDF pour tous les documents entrants de type image, bureautique, texte, html L original au format natif n est bien entendu pas supprimé de la GED Le document original est alors stocké avec sa copie PDF, ce qui présente l énorme avantage d être lisible et imprimable depuis n importe quel poste de travail équipé d un navigateur Web et du Reader PDF Adobe, même si ce dernier ne dispose pas de l application source ayant créé le document d origine. Présentation générale Page 34

35 Cette copie PDF permet aussi la création de vignettes de la première page du document qui se révèlent extrêmement pratiques pour l identification visuelle du document dans la GED ou les Bannettes Documalis. 7.8 Le concept de pièces jointes Documalis La solution Documalis intègre une logique de pièce jointe similaire aux s, ce qui permet de joindre des fichiers à n importe quel document, aussi bien depuis l interface Web de la GED que depuis la bannette sur le poste utilisateur. Tout type de document peut être joint au document principal, et cette fonction est souvent utilisée pour : Archiver des s, en conservant la notion de pièce jointe séparée Annexer des justificatifs à un document principal, comme les bons de livraison attachés à la facture, les feuilles de présence attachées à la fiche de formation, les tickets de caisse attachés à la note de frais, etc. Participer à une rédaction collaborative dans le cadre d une réponse complexe ou de création de dossier. Depuis la bannette Documalis, il est également possible de numériser une pièce en direct pour l attacher au document principal, directement en PDF ou au format image. La fonction de création de document éditable collaboratif est un autre type de pièce jointe autorisé au niveau de la bannette Documalis. 7.9 La gestion des droits d accès à la GED Plusieurs niveaux de sécurité sont mis en œuvre dans la solution Documalis pour garantir la sécurité des documents archivés. En premier lieu, c est l autorisation globale de connexion à la GED qui est contrôlé par une option globale dans la déclaration de l utilisateur Documalis au sein de Config Server. Présentation générale Page 35

36 Ensuite les utilisateurs doivent être explicitement déclarés pour disposer d un accès unitaire sur chaque base documentaire du système, en fonction de ses droits personnels et de ses groupes d appartenance. Le concept de base documentaire permet de simplifier la gestion des droits d accès aux différents documents à un niveau macroscopique, qui gère les autorisations de groupes (fonctionnels, services) et d utilisateurs individuels (direction, auditeurs) de manière simple et efficace. Une gestion plus fine des droits d accès est disponible en version Corporate pour affiner la gestion d accès individuel aux différents dossiers de la GED, mais cela nécessite une administration plus complexe et la définition de règles de typage et de rangement plus complexes lors de la mise en œuvre, plus adaptée aux structures lourdes avec plusieurs centaines ou milliers d utilisateurs qu aux PME axées sur une gestion simple et pragmatique La gestion des droits d accès dans les Bannettes Les documents placés dans les Bannettes d un utilisateur lui sont accessibles temporairement, durant le temps de traitement nécessaire au sein de la Bannette (courrier, indexation, validation, signature, publication ), même si le document en question est physiquement placé dans une base documentaire ou une arborescence de la GED dont l accès est interdit à l utilisateur en mode recherche. Cela permet un réel travail collaboratif sur les documents de la GED, sans pour autant les dupliquer pour le traitement de type Workflow, ni modifier les droits d accès en recherche au document dans la GED. Ce sont généralement les processus métiers implémentés et les utilisateurs ayant un accès au document qui décident quel traitement lui associer et à qui le communiquer L import des données de la GED Un scénario d import en masse de données en provenance d un disque dur ou d un répertoire réseau est disponible dans la solution Documalis, afin de récupérer facilement et rapidement l existant numérique présent dans l entreprise. Il restitue un plan de classement Présentation générale Page 36

37 identique et corrige les dates d intégration dans la GED à partir des dates des fichiers présents sur le disque source, ce qui permet de bénéficier du filtrage sur des critères de dates du document. Afin de bénéficier des apports de la recherche plein texte, les documents récupérés peuvent subir un OCR automatique pour les images et PDF sans texte. Les documents de type Bureautique et PDF avec du texte seront automatiquement indexés. Le nom des sous-répertoires peuvent aussi être utilisés en tant qu index si ceux-ci représentent des informations exploitables pour les documents récupérés. Des scénarii sur mesure sont facilement réalisables pour récupérer des documents historiques archivés dans une autre GED ou base propriétaire L export des données de la GED Les documents stockés dans la GED sont très facilement exportables à partir du menu d administration de Document Server. Il suffit de sélectionner une base documentaire ou un sous-répertoire et de lancer la procédure d export vers un répertoire cible. Les documents sont exportés avec toutes leurs métadonnées, ce qui représente un gage de pérennité pour l avenir Mode de stockage et sauvegarde des documents de la GED La GED Documalis est capable de stocker de très gros volumes de documents sans perte notoire de performances (plusieurs dizaines de millions de documents). Pour cela, la GED utilise un stockage physique sur disque dur NTFS sécurisé côté serveur (il n y a aucun document sur les postes utilisateurs) couplé à une base de données SQL Server, Oracle ou MySQL qui ne contient que les index (et pas les documents) et au moteur d indexation plein texte Microsoft Index ou Desktop Search. La version gratuite SQL Server Express 2008 est recommandée et largement suffisante en termes de performances pour les configurations de type PME jusqu à 50 utilisateurs. La sauvegarde de la GED en est grandement simplifiée : les documents sont sur un disque physique très simple à sauvegarder ou à dupliquer par des processus de mirroring de type RAID ou en réseau, la base de données et très peu volumineuse et une réplication temps réel ou un export global quotidien à chaud est parfaitement envisageable. Quant au moteur plein texte, inutile de sauvegarder ses données, puisqu il sait reconstruire ses index à partir des fichiers présents sur disque en cas de restauration de la GED Le respect des normes et standards La solution Documalis est entièrement basée sur des normes et standards pérennes et ouverts : Fichiers PDF intelligents au format Texte-Image et PDF/A pour l archivage, Vignettes au format JPEG normalisé documentaire, Gestion native des documents bureautique MS Office et OpenOffice, Archivage unitaire des documents dans des fichiers ZIP normalisés, OCR de qualité fourni par les éditeurs Nuance Scansoft ou Abby Base de données relationnelle Microsoft SQL Server, Oracle ou MySQL, Schéma de la base simple, accessible et ouvert aux clients, Fichiers d échanges au format ouvert XML, Moteur d indexation plein texte fourni par Microsoft, Echanges normalisés via TCP/IP entre serveurs et clients/serveurs, API de programmation ouverte et accessible en mode Webservice, Moteur EAI/ETL/SOA/Documentaire intégré pour une connectivité maximale Présentation générale Page 37

38 La solution Documalis respecte toutes les spécifications de la norme AFNOR concernant la dématérialisation du papier. 8. La notion de Variables Documalis utilise la notion de variable dans le paramétrage des Bannettes et des Flux, qui correspondent aux index de la GED permettant d effectuer des recherches multicritères ou de classer les documents en fonction des Index saisis. Les variables peuvent être déclarées localement au niveau de chaque Bannette ou de manière Globale via le menu principal «Indexation» de Config Server. Dans le cas de variables globales, celles-ci peuvent apparaître automatiquement dans certaines catégories de Bannettes (ex la variable «Service destinataire» dans toutes les Bannettes Courrier) et/ou pour certains utilisateurs et/ou groupes d utilisateurs, ce qui laisse une grande latitude de programmation. 8.1 Les assistants de saisie des variables Les Bannettes Documalis permettent de saisir les variables déclarées au niveau de cette Bannette par utilisateurs du Workflow. Les variables saisies sont attachées au Document dans la Gestion Documentaire. Si les variables ne sont pas typées (ce sont des données XML), il est cependant possible de préciser un assistant de saisie pour chaque variable demandée à un utilisateur dans la zone de saisie de la Bannette ou de la GED. Des assistants de base type «entier», «date», «nombre» sont disponibles dans Documalis, mais il est aussi possible de créer des assistants personnalisés de type liste déroulante, masque de saisie ou liste d utilisateurs prédéfinis via le menu «Indexation/Editeurs» de Config Server. Enfin il est possible de créer des docks de saisie entièrement personnalisables dans la Bannette en langage Pascal- ou VB-Script, ce qui lève toutes les limites aux assistants de saisie, autorisant le contrôle en temps réel, les accès à des bases de données ou des services Web contextuels. Ceci est souvent utilisé pour la saisie des informations techniques (code fournisseur, code tiers, ventilation analytique) liées à la facture et extraites de la comptabilité fournisseur. 8.2 Stockage et utilisation des variables dans la GED Les variables sont stockées par le module GED dans la base de données relationnelle au niveau de chaque document. Un document peut comporter un nombre illimité de variables associées qui sont disponibles sous forme d index dans le mode de recherche multicritère. Présentation générale Page 38

39 La recherche multicritère permet de sélectionner des documents en fonction des variables qu il possède, en combinant différents critères avec des opérateurs de type égale, plus grand, plus petit, contenant etc. Ces recherches sur les variables peuvent être mémorisées dans la GED afin de les retrouver très rapidement la seconde fois. 8.3 Les caractéristiques des variables Documalis Les variables Documalis sont toutes de type Chaine de caractères limitées à caractères par variable en version 5.1 Elles sont définies par un nom technique n autorisant ni les espaces ni les caractères accentués, car ces variables peuvent être manipulées par des langages de programmation de type Pascal- ou VB-Script. Cependant, il est possible de préciser un libellé au niveau des variables globales qui sera présenté à l utilisateur en remplacement du nom de la variable et qui autorise espaces et accents. 8.4 Export, Import et Archivage des documents au format ZDOC Le format d export et d archivage normalisé ZDOC utilisé par Documalis conserve l intégrité des variables associées aux documents. Le format ZDOC est une archive ZIP cryptée grâce à un mot de passe sécurisé qui contient le document, ses vignettes, sa copie PDF, ses variables, commentaires, traces et toutes les informations existant dans la GED au moment de son exportation. Il est possible de réintégrer une archive ZDOC dans la GED par dépôt dans un répertoire d intégration en mode Batch (arborescence Document Server\DocumentServer\ZDocIn) ou par téléchargement unitaire depuis l interface de la GED. Le Fichier ZDOC peut contenir plusieurs documents dans la même archive, et il se présente alors sous la forme d un ZIP. Il existe une API et une dll Windows permettant aux développeurs de manipuler des fichiers ZDOC de l extérieur tout en respectant les contraintes d intégrité et de sécurité des documents ZDOC. Présentation générale Page 39

40 9. La notion de Flux La solution Documalis intègre nativement la logique de Workflows documentaires qui permettent de faire circuler des documents (ou des informations) entre utilisateurs, selon une logique plus ou moins structurée : Les Workflows «Libres» : sont matérialisés par la gestion du Courrier au sens Documalis, où les utilisateurs reçoivent des documents dans leur bannette et décident librement de les annoter, commenter, traiter, puis de les transmettre à d autres utilisateurs ou d autres services via un glisser-déposer sur les bannettes destinatrices. Les Workflows «Contraints» : sont réalisés à l aide d un Flux de traitement Documalis qui enchaîne différentes étapes pouvant contenir des bannettes de Flux prédéfinies pour l indexation (vidéocodage), la signature (parapheur électronique) ou les choix de validation et d orientation des documents (actions). Les Workflows «Mixtes» : peuvent associer une partie de circulation libre (c est l utilisateur qui choisit la prochaine étape du workflow) et des règles de gestion plus contraignantes (ex : double validation en fonction du montant de la facture à valider). 9.1 Les Bannettes de Flux Un Flux Documalis est un Workflow constitué de 3 composantes : Une bannette d entrée pour déclencher le Flux en y déposant un document, Des étapes de Flux qui s exécutent séquentiellement ou selon une logique applicative interne au Flux (valeur de variables, boutons choisis par les utilisateurs dans les bannettes ) Une bannette de sortie qui collecte les documents en fin de Flux. La Bannette d entrée permet un dépôt en drag&drop d un document depuis le bureau d un utilisateur, une autre Bannette Documalis (souvent de type Courrier ou Collecte), une numérisation directe dans l entrée de Flux ou un enchaînement depuis un autre Flux. Cette Bannette peut être visible sur le bureau des utilisateurs autorisés à démarrer directement le Flux de leur poste. Présentation générale Page 40

41 La Bannette de sortie récupère les documents en sortie de Flux si ceux-ci doivent être contrôlés ou orientés manuellement en glisser-déposer vers une autre bannette. La plupart du temps, le document traité dans le Flux ne ressort pas vers cette Bannette de Sortie (il est cependant toujours dans la GED). Présentation générale Page 41

42 Les Bannettes de Flux sont accessibles uniquement à l intérieur des Flux et ce sont les étapes de même nom qui permettent d y placer des documents à traiter par les acteurs du Workflow. La Bannette de Vidéocodage (Indexing) permet un contrôle visuel du document et des variables détectées durant le processus de lecture automatisée RAD-LAD. Il est possible d y saisir des variables supplémentaires non présentes dans le modèle RAD-LAD, et même d y afficher des Docks personnalisés de saisie assistée, en particulier lorsqu il s agit de saisie d information concernant les BC, BL ou Factures. Un contrôle de cohérence est possible au niveau des variables, grâce aux règles prédéterminées dans les projets RAD-LAD. La Bannette de Parapheur Electronique (Signbook) permet de regrouper les documents à contrôler ou à valider par un dirigeant qui doit aller à l essentiel. Deux boutons paramétrables sont présents dans cette bannette pour traiter les documents, avec des libellés habituels «Valider» (ou Signer) et «Refuser». Selon le bouton choisi, le Workflow effectue un débranchement à l étape associée. L utilisateur dispose aussi de toute la palette des outils PDF classiques de Documalis: tampon, post-it, signature manuelle graphique ou numérique. La Bannette d Actions (Action) ressemble au parapheur électronique mais laisse jusqu à 5 choix et boutons pour valider le document : exemple 1-Renvoyer à la compta, 2-Valider la facture, 3-Demande d avis au DAF, 4-Signature supplémentaire par le DG, 5-Engager un litige. Ces Bannettes de Flux sont toutes regroupées sous le menu principal «Flux» de Config Server. 9.2 Les Etapes de Flux Les étapes de Flux sont en nombre variable en fonction de la complexité du Flux et constituées d instructions unitaires de type : Etape Variable : permet d affecter des variables documentaires de manière contextuelle pour enrichir l indexation du document (par exemple affecter la date d échéance à J+30 de manière automatique). Etape Case : permet d orienter le Flux en fonction de la valeur d une variable du document (par exemple faire valider par le DG les factures de plus de 10K ). Etape permet d envoyer un à des utilisateurs internes ou externes à Documalis avec le document traité en pièce jointe optionnelle. Etape BasketMail : permet de placer une copie du document dans une Bannette de type en précisant un statut, un commentaire, une date limite et une action à réaliser sur ce document (à lire, à répondre, à traiter, copie pour info ). Etape Basket : permet d envoyer le document dans une autre bannette de type Collecte, Routage ou entrée d un autre Flux en déclenchant le traitement associé. Etapes Indexing, Signbook et Action : permettent de bloquer le Flux dans une Bannette de traitement de type Vidéocodage, Parapheur Electronique ou Action afin qu un acteur du Workflow en charge de cette Bannette intervienne en appuyant sur l un des boutons de validation permettant d orienter dynamiquement le Flux vers la bonne étape : autorise des débranchements, des boucles, des choix multiples Etapes RAD, LAD et RAD-LAD : permettent d effectuer les opérations d analyse de contenu sur les documents pour identifier son type et son contenu et l affecter automatiquement aux variables du document. Ces étapes sont généralement suivies d un contrôle via une étape de vidéocodage (Indexing) Etapes PDF Comment, Signature et Stamp : permettent d intervenir sur le visuel de la copie PDF (et/ou des originaux PDF) pour y ajouter des post-its virtuels, des tampons ou des signatures graphiques et numériques de manière automatisée dans le Flux, généralement en sortie d une bannette Parapheur ou Vidéocodage. Les utilisateurs ont également la possibilité de réaliser ces actions manuellement dans les Bannettes de Flux si elles disposent d une autorisation dans Config Server. Présentation générale Page 42

43 Etape Transform PDF : permet l application des processus OCR sur le document en cours, avec deux formats possibles en sortie : PDF optimisé avec Texte et Image ou PDF/A spécifique pour les archives et conservation optionnelle du document d origine en pièce jointe. Etape Process : permet l exécution d un scénario de traitement applicatif spécifique réalisé à l aide de l atelier de développement de scenarii Documalis Designer. Le paramétrage des différentes étapes permet de créer des traitements : Séquentiels : les étapes les unes après les autres, Parallèles : via plusieurs flux déclenchés en y plaçant le même document grâce à l étape Basket, Arborescents : on choisit l arbre parcouru grâce à l étape Case, Dynamiques : c est l utilisateur qui sélectionne une étape via les Bannettes de Flux, En boucles : grâce à un débranchement conditionnel sur une étape précédente. 9.3 Les Processus spécifiques via l atelier Documalis Designer Documalis intègre un atelier de création de scenarii EAI/ETL/SOA/Documentaires capables de traiter des documents et des informations issus du système d information extérieur à Documalis, de manière rapide et efficace. L atelier Documalis Designer bénéficie de 175 instructions et 440 commandes qui couvrent la quasi-totalité des besoins d interface entre les Documents et les systèmes existants : Fonctions de manipulation de fichiers, y compris XML et INI, Fonctions avancées de manipulation de bases de données (ETL), Fonctions d échanges inter applicatifs (API, Webservice, Exec, appel DLL ), Fonctions d échanges via les différents protocoles IP (http, ftp, pop, smtp, imap ), Fonctions d envoi et réception via , compatibles TLS (Google), Fonctions de manipulation et de conversion d images, Fonctions de manipulation et de documents PDF et Bureautiques, Fonctions de lecture de contenu : analyse de spools, OCR, RAD, LAD, Fonctions de compression, de cryptage et d empreintes, Et des dizaines d autres encore pour toutes les interfaces nécessaires à Documalis. Présentation générale Page 43

44 Les scénarii ainsi développés peuvent être ensuite chargés dans les 3 moteurs de Workflow de la solution Documalis et disponibles sous forme de connecteurs : Dans la Bannette de Collecte (récupération de documents et prétraitements) Dans la Bannette de Routage (publication d un document selon scénario) Dans l Etape «Process» d un Flux pour un traitement particulier sur le document. 10. Les statistiques La solution Documalis intègre une gestion de statistiques à la fois souple et très puissante, basée sur l extraction d information dans la GED pour alimenter des feuilles Excel de restitution, incluant tableaux, courbes et analyses de résultats 10.1 Modélisation sous Excel (ou OpenOffice) La modélisation des documents statistique se fait sous Excel, elle est très simple et utilise au minium deux feuilles de calcul et de présentation distinctes : La feuille «data» qui sera renseignée automatiquement lors de l exécution des statistiques depuis l interface utilisateur de la GED en mode Web. Le modèle ne contient qu une seule ligne en haut de page, avec dans chaque colonne le nom de la variable ou de la propriété à renseigner lors de la fusion des statistiques. Les autres feuilles du classeur Excel sont les pages de présentation des résultats, grâce à des liens exploitant le contenu des cellules présentes dans la page «data». Il est ainsi possible d insérer des calculs, des moyennes, des tableaux et des représentations graphiques des données collectées dans la GED, de manière simple et abordable aux utilisateurs non informaticiens (cela nécessite tout de même de maitriser la présentation des données sou Excel). Présentation générale Page 44

45 Les modèles de statistiques ainsi crées pourront être importés dans Config Server et disponible pour une partie des utilisateurs en fonction de leur droits d usage Sélection et alimentation du fichier de statistiques Les éléments d alimentation des statistiques sont des variables ou des informations liées aux documents présents dans la GED Documalis. A ce titre, une recherche de documents préalable est nécessaire à la fusion des statistiques sur les documents sélectionnés. Cette liste de documents peut être librement réalisée et affinée en exploitant les modules de recherche plein texte, par plan de classement ou par requête multicritères dans la GED Documalis. Il suffit ensuite de sélectionner le bon modèle de statistiques, de fusionner et de télécharger le document généré dynamiquement à la demande de l utilisateur L accès direct aux documents via une URL vers la GED La feuille Excel ainsi générée (ainsi que sa version PDF obtenue très facilement via un Save as PDF dans Excel) peuvent intégrer des hyperliens d accès direct aux documents stockés dans la GED, grâce aux liens URL pointant directement sur la GED. Le document original ou sa copier PDF sont ainsi accessibles d un clic depuis le document de statistique produit automatiquement. Cette fonction est très pratique pour visualiser les documents hors délais, les tickets de caisse agrégés dans une note de frais ou les factures fournisseur du mois répondant aux critères d extraction statistiques. Un navigateur internet, ainsi que l accès réseau ou Internet au serveur de GED sont les prérequis de base pour l affichage des documents liés aux statistiques L usage des statistiques Documalis Ces statistiques trouvent de multiples usages dans l entreprise. La liste ci-dessous n est nullement exhaustive, mais fournit quelques axes d utilisation récurrente : Présentation générale Page 45

46 Statistiques de traitement du courrier entrant, volumétrie par service, temps de circulation moyen, taux de réponse selon type de documents Temps de traitement des courriers sortants, liste des documents hors délais Création des fiches des notes de frais à partir des dépenses unitaires Justificatifs des frais liés aux interventions pour chaque client Statistiques de commande par fournisseur, période, produit Volume de ventes par client, nombre de devis archivés par mois Présentation générale Page 46

47 11. La reconnaissance automatique de contenu : RAD-LAD Les technologies d OCR et de codes à barres sont relativement anciennes dans le mode de la dématérialisation (près d une dizaine d années) et largement répandues dans les solutions du marché. Les technologies les plus intelligentes de Reconnaissance et de Lecture Automatique des Documents (RAD-LAD) sont bien plus récentes, et réservés jusqu à ces dernier temps à des solutions coûteuses pour entreprises fortunées. Heureusement, depuis 2010, Documalis propose des technologies RAD-LAD performantes à des prix abordables pour répondre aux besoins de PME ou de services localisés des grands comptes, avec des coûts d acquisition dix fois moindre pour un ROI réel et démontrable sur de nombreux documents semi-structurés, dont le traitement de la Facture Fournisseur Définitions Derrière ces termes techniques se cachent des fonctionnalités de reconnaissance de contenus documentaires pouvant multiplier le facteur de productivité et de retour sur investissement dans des proportions très intéressantes : OCR : Reconnaissance de caractères (Optical Character Recognition ou ROC en français) dans les documents papiers numérisés via un scanner. Le principal but de l OCR est de générer des fichiers PDF «intelligents» comprenant une couche image (pour restituer visuellement un document conforme à l original) et une couche texte (souvent transparente pour permettre l indexation plein texte des documents dans la GED). RAD : Reconnaissance Automatique des Documents qui permet de déterminer la nature des documents (BC, BL, Facture, Avoir ), leur émetteur (le fournisseur) ou toute autre information globale nécessaire à son classement automatique dans la GED (ex : Gestion/Fournisseur/Année/Factures). LAD : Lecture Automatique des Documents qui permet d extraire du texte et certaines informations spécifiques du document (comme le montant TTC, le numéro Siret du fournisseur ou la date de la facture à traiter). Vidéocodage : interface utilisateur de contrôle ou ressaisie des informations présentes visuellement dans un document, présentant côte à côte l image numérisés et les éléments à saisir (sans nécessiter la manipulation du papier). Les technologies d OCR permettent des opérations de glisser/déposer ou de copier/coller entre les zones du document présenté en PDF texte-image et les zones de saisie associées. Le format PDF texte-image : est largement utilisé dans le cadre de la numérisation des documents, et consiste à créer un fichier PDF multicouches incluant l image et le texte reconnu en OCR en superposition. L image numérisée en fond de page permet de respecter la fidélité de l image à l original (tampons, graffitis, notes au crayon de bois.), quant au texte superposé en couleur transparente sur l image, il autorise l indexation par le contenu full texte et les opérations de copier/coller pour le vidéocodage par exemple. La spécificité PDF/A : est un fichier PDF spécialement dédié à l archivage (explicitement cité dans la ) des documents. Il limite les possibilités d interaction dans le PDF, mais reste compatible avec le format PDF texte-image pour le traitement des images scannées. Expression régulière : syntaxe (un peu barbare mais) très puissante pour la recherche de chaînes de caractères structurées ou semi-structurées dans un texte, souvent utilisée dans les processus de reconnaissance, de RAD ou de LAD EAI, ETL, SOA : Respectivement Entreprise Application Intégration, Extract Transform Load et Service Oriented Architecture, trois jolis termes anglais qui définissent des outils de haut niveau nécessaires à l interfaçage inter applicatif simple et rapide si on veut éviter le développement spécifique point à point Présentation générale Page 47

48 complexe à maitriser à terme à cause de l effet spaghetti des interfaces. Ces technologies permettent de créer des liens entre les documents insérés, capturés et les applications métiers existantes de manière efficace. API : il s agit d une interface de programmation entre deux logiciels (Application Programming Interface). Dans le cas de la GED, du Workflow et de la Signature électronique, il s agit de la manière dont les applications (métiers) externes vont pouvoir accéder aux documents en lecture, enrichissement, validation ou pour les signer numériquement durant les processus métiers. COLD : processus de capture informatique de documents à éditer, visant à récupérer un flux d impression multi documents (un spool en langage technique), à le découper au niveau unitaire des documents, puis à extraire les informations nécessaire à son archivage ou à son classement automatisé dans le module de GED. Très souvent utilisé dans le cadre des bulletins de paie, des facturations globales de fin de mois, des récapitulatifs mensuels ou annuels issus des logiciels métier 11.2 Les technologies de reconnaissance Documalis Documalis intègre des moteurs puissants de reconnaissance de contenu, en se basant sur les meilleures moteurs OCR disponibles et des technologies de RAD/LAD internes performantes pouvant exploiter plusieurs modes de détection différents : Analyse sémantique : basée sur le contenu contextuel des documents, en particulier des factures fournisseurs, afin d en extraire les informations sans devoir modéliser unitairement les différents types de documents. On peut en attendre des taux variables de 60% à 80% de réussite unitaire sur des champs factures de type entête / pied de page (date, fournisseur, montant, échéance, numéro de facture ). Recherche modélisée : très performante sur les documents structurés, avec des taux de reconnaissance unitaire des champs pouvant atteindre 99% sur des documents de bonne qualité traités avec un scanner professionnel. Inconvénient : nécessite de modéliser chaque type de document, ce qui est acceptable pour une centaine de fournisseurs, mais pas des milliers! Apprentissage : mémorisation automatique par le système des règles de gestion permet à un utilisateur de corriger les valeurs détectées en sémantique ou en modélisation. Cette opération est effectuée en temps réel lors du traitement du document courant dans la bannette de vidéocodage. Documalis est l une des rares solutions RAD/LAD du marché vous proposant à la fois des technologies de modélisation et de lecture sémantique des factures, qui sont des techniques complémentaires en fonction de la récurrence du fournisseur analysé OCR et Full texte Documalis La recherche de documents par le contenu dans la GED (Full texte) nécessite que tous les documents insérés contiennent des informations textuelles indexables. Si c est le cas nativement des documents bureautiques, ça ne l est pas systématiquement pour les documents issus d une numérisation, d un fax, d un ou d une édition captée au format électronique par une imprimante virtuelle ou un processus de COLD automatisé. Les technologies d OCR et le format PDF texte-image entrent alors en jeux pour ajouter le texte non nativement présent dans les images numérisées et permettent ainsi la recherche Full Texte sur tout type de document. On comprend ici l intérêt d utiliser des documents PDF dans la GED Documalis par rapport aux solutions «un peu anciennes» qui stockent des images TIFF et ne bénéficient pas des technologies l OCR. Présentation générale Page 48

49 11.4 La RAD pour le rangement automatisé des documents dans la GED L idée de Gestion Documentaire d Entreprise doit tout de suite éveiller la problématique de la volumétrie du nombre de documents insérés dans le système de GED, et donc de la pénibilité des procédures de classement informatique, même si l on gagne à terme beaucoup de temps (et d argent) sur le non rangement des documents papiers. Les technologies de RAD permettent d identifier la nature et le type de document de manière simple, ce qui permet de dispatcher immédiatement les documents vers les bonnes personnes pour traitement manuel ou les bonnes interfaces logicielles pour intégration automatique sans intervention humaine. A titre d exemple, pour le rangement des factures fournisseurs, la RAD permet d identifier que le document est une facture de la société XYZ, et permet ainsi à la GED de ranger le document dans une arborescence cohérente de type «Fournisseur/XYZ/factures/2010». La lecture RAD sert également à déterminer le modèle de LAD à appliquer au document dans le cas d un traitement par modélisation Les projets RAD-LAD Documalis Config Server permet la déclaration de différents projets RAD-LAD qui se fait au niveau du menu «Indexation/RAD-LAD». Il est possible de créer plusieurs projets RAD-LAD pour l analyse de différents types de documents : Factures, Bons de commande, Enquêtes, Formulaires, Attestations de présence, Relevés bancaires Un projet RAD-LAD est caractérisé par : Un nom et une description, Une liste d utilisateurs et de groupes autorisés à modéliser les documents, Un ensemble de variables à rechercher dans les documents, Une liste de contrôles unitaires sur les champs lus, Une logique de contrôle global par Scripting des données lues. L analyse sémantique se fait via un processus spécifique appelé dans le Flux de traitement des factures. Elle est livrée sous forme de scénario modifiable par les consultants avec l atelier de paramétrage optionnel Documalis Designer L interface de modélisation Documalis Modeler L interface de modélisation se nomme Documalis Modeler et est accessible sur les postes utilisateurs au travers de la Bannette. Les utilisateurs disposant du droit de modéliser peuvent utiliser le menu contextuel accessible par clic droit sur l icône de la Bannette dans la barre d outils Windows pour lancer le modéliseur (dans la Tray icon). La Bannette de Vidéocodage propose également un accès direct au modéliseur depuis le document en cours de traitement, pour ajouter ou modifier un modèle existant au niveau de la base des modèles. Présentation générale Page 49

50 Documalis Modeler propose un premier menu aux utilisateurs permettant de choisir le projet RAD-LAD, puis de sélectionner un modèle ou d en créer un nouveau. Une fois le modèle sélectionné, un assistant de modélisation à 4 étapes fournit les fonctions essentielles : Chargement de l image servant à modéliser, par numérisation directe sur le poste de l utilisateur ou importation d un fichier image ou PDF existant. Détermination du modèle de document via la RAD exploitant des technologies OCR plein texte ou sur zone et une combinaison de mots clés discriminants couplé à un moteur d expressions régulières, avec tests unitaires des mots-clés. Application des règles de lecture des champs de manière globale au niveau du document dans son ensemble (semi-sémantique, expressions régulière, réseaux intelligents) ou via des zones spécifiques déterminées par des coordonnées relatives indépendantes de la résolution de numérisation, avec test unitaire des zones à lire dans le modèle. Test globaux de bon fonctionnement du modèle en ré-exécutant l ensemble de l analyse avec présentation des résultats similaires à l interface de Vidéocodage de la Bannette de même nom. La base des modèles est gérée par l application Documalis Recognize Server qui mémorise les modèles de documents, leur paramétrage ainsi que les images de référence ayant servi à la modélisation des champs La notion de Vidéocodage Documalis Il s agit d une technique de saisie numérique d index assistée par ordinateur, visant à mettre côte à côte le document numérisé passé à l OCR et des zones de saisies assistées par des Présentation générale Page 50

51 assistants connectés au système informatique et exploitant des technologies de type glissédéposé entre le PDF-OCR et la zone de saisie pour éviter de retaper toute l information au clavier. Ces écrans d indexation servent également au contrôle et éventuelles corrections des valeurs reconnues automatiquement au préalable par les processus de RAD et de LAD. Il est très important que les personnes en charge de vidéocodage fréquent (secrétaires, assistantes ) disposent de conditions de travail ergonomique pour garantir une productivité au moins équivalente au travail traditionnel sur papier, ce qui se traduit par des postes exploitants 2 écrans informatiques (le premier pour l image du document à traiter en remplacement du papier le second pour l application de ressaisie, la GED, le Workflow ou toute autre application métier) ou à défaut d un écran de taille minimale 22 ou 24 pouces en résolution Full HD de 1920x1200 pixels Les usages généralistes de la RAD-LAD Les processus de RAD-LAD peuvent également extraire de l information de tout document structuré ou semi-structuré : Bons de commande, de Livraison, de préparation, d intervention. Fiches de formation, de congés ou de planning, Mandat, ordres à payer, RIB, lettre chèque, Relevé bancaire, téléphoniques, de consommation. Etc. L extraction des lignes de détails des relevés ou de certaines factures est possible mais beaucoup plus complexe à paramétrer et fortement dépendant du modèle de document analysé. Il nécessite l intervention d un consultant Documalis au niveau programmation pour chaque type de document à traiter L intégration avec les ERP et logiciels de comptabilité Documalis embarque un véritable moteur de traitement inter-applicatif (EAI-ETL-SOA) capable de communiquer rapidement et simplement avec les ERP, CRM, logiciels d achats, de comptabilité et de règlements existants dans l entreprise. Ce moteur de traitement et ses connecteurs rapides à mettre en œuvre permettent la construction de passerelles entre les systèmes de gestion et la plateforme de dématérialisation, afin de valider en temps réel la présence d éléments clés comme un numéro de commande dans le document traité, la concordance des montants lus et attendus, la récupérations des informations fournisseurs au sein de l ERP ou de la comptabilité pour éviter toute ressaisie inutile, la lecture des codes tiers et d imputation des lignes de factures, la mise à jour des statuts de la commande dans l ERP ou la création de liens images, PDF ou URL entre les logiciels de gestion métier et la gestion documentaire de l entreprise. Ces passerelles sont généralement construites sur mesure en fonction des besoins du projet par les consultants Documalis en collaboration active avec les équipes informatiques de l entreprise ou avec le prestataire de service en charge de la maintenance de l ERP. Présentation générale Page 51

52 12. Le traitement de la Facture Fournisseur Les coûts de traitement de la facture fournisseur méritent qu on s y attache plus particulièrement, au regard des gains potentiels attendus. En effet, ce type de document nécessite de longs et nombreux traitements humains (réception, pré-enregistrement, validation, contrôle de livraison ou service fait, imputations comptables et analytiques, classement, archivage) menant à des coûts de traitements moyens estimés entre 15 et 25 par facture reçue selon les grands cabinets d expertise financière La problématique de la facture fournisseur Le traitement des factures fournisseur est une charge complexe, à haut niveau de risque et de pénibilité pour le service comptable : pénalités de retard suite au non-respect des délais, problèmes de conformité des documents, paiements incorrects ou en double, perte d opportunité de remise pour paiement, levée des Crédit et Approvisionnement, erreur de règlement ou mauvais fournisseur, demandes téléphoniques répétées des fournisseurs, création du reporting mensuel pour la direction, trop d aller-retour et de relances dans les services, pourcentage de factures égarées, coût de stockage des factures traitées, turnover du personnel et temps inutile passé aux régularisations et aux litiges. Ce traitement constitue également un budget important de toute entreprise amenée à traiter quelques milliers de factures fournisseur par an qui se chiffre en dizaine de milliers d euros et qui peut facilement bénéficier des apports de la dématérialisation couplée aux fonctions de workflow, de GED et de lecture automatique des données RAD-LAD Fonctionnement et gains attendus de la solution Documalis Documalis propose une solution adaptée permettant de réduire les différents centres de coûts de la facture fournisseur, de manière rapide et homogène : Numérisation des factures à la source (plus de pertes) Rangement des factures fournisseur en cartons d archives à la sortie du scanner (plus de transport du papier, de photocopies, de classement complexe dans des classeurs, puis des cartons, puis en salle d archive après 3 à 5 ans ) Transformation au format PDF/A avec OCR (conservation légale à long termes et recherches en plein texte dans la GED sur n importe quel mots contenu dans la facture : rappel du numéro de commande, code article, libellé en clair, adresse de livraison etc.) Reconnaissance automatique du fournisseur RAD pour rangement GED automatisé et récupération automatique des éléments comptables (codes comptables, analytiques par défaut, fait générateur, devis, conditions de règlement, proposition d écritures comptables, etc.) Lecture automatique des informations entête et pied de page en LAD pour les index en GED et les règles de workflow de validation (diminution de la charge de travail comptable par extraction automatique de la TVA, des montants HT, des dates et échéances) Lecture complémentaire des lignes de factures, pour les fournisseurs récurrents, à l aide d algorithmes d extraction complexes et programmable en spécifique (gains de temps et automatisation des lignes d écriture comptables) Présentation générale Page 52

53 Circuit de validation électronique de la facture, grâce aux bannettes Documalis, pour vérification de la livraison, prestation ou du service fait, afin de pouvoir comptabiliser les factures (gains de temps énormes, de photocopies, fax et relances des valideurs) Simplification des rapprochements BC/BL/Facture grâce à la collecte des bons de commande émis imprimante virtuelle ou collecte de spools) et par la numérisation des bons de transport et bons de livraisons pouvant être facilement attachés en pièce jointe à la facture (gains de classement des pièces justificatives, suppression de photocopies inutiles, automatisation du rapprochement sur numéro de commande) Extraction de listes de factures pour signature et Bon à Payer, pour le contrôle de gestion, le directeur financier ou le dirigeant en charge de signer les ordres de virements, chèques ou autorisations bancaires. (gains de papier, de manipulations physiques, de reclassement des factures, possibilités de signature à distance, de recherches et contrôles statistiques dans la GED ou via un fichier PDF concaténé des factures à payer ) Réponses en temps réel aux fournisseurs, permettant, un respect des délais et une réponse professionnelle en cas d appel téléphonique pour connaître l état d avancement du processus et le point éventuel de blocage, grâce aux documents et traces fonctionnelles disponibles en GED. Statistiques et suivi pour disposer d indicateurs de traitement, d un calcul de cut-off à tout instant et assurer une qualité de service globale dans le traitement de ces documents financiers importants. Accès performant aux factures via la GED pour permettre à tous les services autorisés des recherches par plein texte ou par fournisseur selon leurs besoins (contrôle de gestion, direction des achats, production, logistique etc.) L analyse des factures fournisseurs L utilisation la plus fréquente de la RAD-LAD concerne la lecture automatique des factures fournisseurs : L analyse sémantique exploite les champs SIRET et TVA INTRA pour identifier le fournisseur à partir de la base de référence issue de la comptabilité, La RAD complète l identification du fournisseur pour les factures modélisées, L analyse sémantique extrait les informations générales sur la facture : date de facture, date de règlement, numéro de facture, numéro de commande, montants TTC, HT et TVA, le mode de règlement La LAD modélisée complète cette recherche avec plus de précision sur les fournisseurs récurrents modélisés. Les écrans de variables classiques de la Bannette de Vidéocodage peuvent être complétés par des Docks spécifiques autorisant la saisie complexe des écritures comptables : Les informations relatives au tiers (numéro, nom, siret et TVA intra), Les informations liées à la facture (numéro, commande associée, engagement), Les dates de facture et d échéance selon un calcul automatique, Les informations de devise, de taux et change si nécessaire, Le mode de règlement et le RIB fournisseur, Le workflow interne de validation associé à la facture, Les montants HT, TVA et TTC et le contrôle de leur ventilation intégrale, La ventilation comptable en lignes d écriture pour intégration directe en compta, La ventilation analytique à la saisie ou durant le Workflow de contrôle. Les connecteurs Documalis présents au niveau des Bannettes de Routage pourront ensuite générer directement les lignes d écriture comptable pour les progiciels les plus répandus, ainsi qu un fichier XML à intégrer dans tout autre logiciel comptable. L atelier de Présentation générale Page 53

54 conception de scénario Documalis Designer autorise la construction rapide de connecteurs natifs pour d autres solutions comptables ou ERP du marché La lecture automatique des factures en mode sémantique La notion de lecture sémantiques exploite des règles de gestion pour déterminer l emplacement, la valeur et extraire des informations d un document structuré de type facture. Ces règles d extraction concernent chaque valeur à extraire, avec un moteur de règles évolutif pouvant s enrichir de nouvelles logiques fonctionnelles. Cela permet de retrouver facilement, sans modélisation ni apprentissage des éléments tels que la date de facture, la date d échéance, la devise, les montants HT, TVA et le TTC A titre d illustration voici une partie des règles de détermination du TTC : Rechercher et trier du plus grand au plus petit tous les montants de la facture (suite de nombres séparée par des points ou des virgules, avec 2 chiffres après la dernière décimale) Si me mot clé «avoir» est présent sur la facture, accepter les montants négatifs. Supprimer les montants incohérents (trop grands) ou proches des mots clés «capital», «social» Vérifier si le plus grand montant n est pas en Francs, Lire, Pesetas, Deutschemark ou autre monnaie européenne grâce au taux de parité avec l Euro (il reste de nombreuses factures avec un rappel des montants en francs pour information) Déterminer dans les autres montants une combinatoire de 2, 4 ou 6 montants HT et TVA inférieurs, dont la somme est égale au montant TTC testé à plus ou moins 1 ou 2 centimes et dont le rapport entre HT et TVA fait partie d une liste définie (TCA à 5.5, 19.6, 8.5 etc.) Compléter l analyse par la proximité de mots clés tels «TTC», «Total», «A payer» etc. afin d affiner le taux de fiabilité. Sans vouloir dévoiler l ensembles des règles d extraction du logiciel Au final, la sémantique pure peut extraire 60% à 80% des valeurs individuelles des champs clés de la facture de manière totalement automatique, ce qui constitue une base de travail rapide pouvant être améliorée par des processus d apprentissage et de modélisation, afin d obtenir des taux de lecture proches des 100% pour les fournisseurs récurrents L extraction de contenu de type lignes Les projets les plus complets pourront utiliser les outils intégrés de lecture semiautomatisée de contenu des lignes de factures, listes de remboursement, listes de prélèvements, détail des frais et relevés bancaires. Cette opération d extraction est envisageable sur des documents récurrents, formatés en tableaux (lignes et colonnes), répartis sur une ou plusieurs pages. Le principe consiste en premier lieu à reconnaitre le type de document grâce à la lecture OCR et un processus de RAD sur base de mots clés autorisés et interdits. Une fois le type de document identifié, un algorithme intelligent d extraction de zones sur base de cadres des tableaux permet de séparer le contenu utile du document (contenu du tableau) des autres informations parasites (tout le texte en dehors pouvant fausser la lecture automatique). Les portions de tableaux extraits de plusieurs pages successives sont ainsi concaténées pour former un nouveau document pertinent pour la reconnaissance et la saisie de contenu. Une lecture OCR en mode «grille» permet une extraction formatée des informations du tableau, en lignes et colonnes, relativement faciles à exploiter par la suite : Présentation générale Page 54

55 Des règles intelligentes de nettoyage permettent de supprimer les lignes contenant des informations non utiles dans les tableaux extraits : entête de tableaux, libellés, sous-totaux Le typage de certaines colonnes en dates, montants ou quantités permet des corrections automatiques de la lecture OCR (généralement des I et 1, O et 0, B et 8, virgules et points) Le contrôle par expressions régulières permet de détecter des erreurs de lecture OCR avant même l envoi des informations en bannette de vidéocodage. Un fichier résultant au format XML (pou CSV) est ensuite produit et attaché au document principal (la facture, pièce de banque, relevé traité) afin d être utilisé par la suite pour préparer des lignes d écritures comptables ou injection automatique dans le logiciel de gestion associé au document analysé Génération d écritures et intégration directe en comptabilité Les projets de dématérialisation des factures Documalis les plus complets intègrent la génération directe des écritures comptables et analytiques dans le traitement automatisé du Workflow Documalis, en amont du logiciel comptable. Documalis gère nativement la notion de groupe multi-sociétés. Cela passe par la création d un référentiel externe des tiers (fournisseurs), des plans comptables et analytiques, des règles de gestion et d imputation comptable et analytique par défaut pour un fournisseur donné. Une synchronisation périodique des informations fournisseurs, plans comptables et analytiques est mise en place au niveau du logiciel de comptabilité et/ou des achats, grâce aux connecteurs techniques fournis par Documalis et aux passerelles d accès comptables autorisées par le client. Dans ce mode de fonctionnement, après l étape de RAD-LAD entête et pied de page, puis éventuellement la lecture de contenus de type ligne pour les fournisseurs récurrents, un écran de vidéocodage comptable est proposé aux utilisateurs. Il comprend : Une zone d informations générales basée sur la table fournisseurs (choxi de la société, code fournisseur, devise, date facture, échéancier, montants globaux HT, TVA, TTC ) renseignés par la RAD fournisseur (basée sur les numéros SIRET et TVA intra extraits de la compta, fait générateur) et la LAD facture (dates et montants) Une zone d imputation comptable permettant la ventilation du montant HT sur plusieurs lignes, comprenant le code-libellé du plan comptable, le montant HT, le type de TVA, le montant de TVA calculée (à partir du type), le montant de TVA réelle saisie (au besoin) Une zone d imputation analytique pour chaque ligne HT permettant de spécifier la ventilation analytique sur 1 à 5 axes par défaut. Le choix du workflow de validation pour la facture Des contrôles de cohérence des valeurs (dates d exercice, ventilation intégrale du montant HT etc.) sont appliqués avant validation de la facture. Le document transite alors par le circuit de validation où les acteurs peuvent encore modifier les imputations analytiques (ou éventuellement comptables au besoin) avant retour el comptabilité pour validation finale, génération et intégration des écritures comptables dans le logiciel comptable de l entreprise. En fonction de l ouverture du logiciel comptable, plusieurs options sont possibles : Insertion en comptabilité d une URL pointant vers le document GED, pour bénéficier d un lien direct au niveau de la pièce comptable (pour visualiser le PDF de la facture d un seul clic en compta). A défaut possibilité de d envoyer le PDF complet dans le logiciel comptable (moins bien car duplication des PDF et aucun lien avec le circuit de validation de la facture) Présentation générale Page 55

56 Génération d une pré-écriture initiale dans la compta dès la phase de RAD-LAD et Vidéocodage, dans un brouillard dédié (ou marquée en attente) pour le suivi du budget et les cut-off de fin de mois. Possibilité de bloquer les factures en litige au niveau du Workflow de validation dans des bannettes litiges dédiées Un nombre réduit de factures les plus complexes (TVA atypique, escompte, montants erronés, etc.) pourront être traitées en saisie manuelle dans la comptabilité, tout en conservant le workflow de validation Documalis et un rapprochement final dans la GED via une URL Documalis, ou le numéro de pièce généré dans le logiciel comptable L ajout de justificatifs pour la facture Les documents gérés par Documalis disposent de propriétés multiples gérées par le serveur de stockage en GED : index, traçabilité intégrale, commentaires et pièces jointes. La notion de pièce jointe est similaire au concept de même nom dans les s : il permet d attacher une série de documents de formats divers (scan, PDF, images, bureautique, rédactionnel collaboratif) à la facture PDF qui circule dans les différentes étapes du Workflow, pour contrôle, saisie comptable, saisie analytique, validation du service fait, du bon à payer etc. A chaque étape du traitement, les utilisateurs peuvent ajouter de manière manuelle les documents justificatifs nécessaires au traitement de la facture : bon de commande, bons de livraisons, lettres de voiture, justificatifs d intervention, relevés, pesées, justificatifs de frais, de déplacements, de repas, de tournées etc. Certains documents justificatifs peuvent aussi être attachés automatiquement, comme le bon de commande original issu du logiciel achats ou de l ERP si le numéro de commande a pu être extrait de la facture ou ressaisi par un opérateur de vidéocodage. Les pièces jointes associées à la factures sont conservés en GED et consultables à tout moment par toute personne ayant accès au document facture, ce qui permet de justifier facilement de la bonne procédure administrative en cas de contrôle interne, qualité, externe, administratif, social ou fiscal Rapprochement automatique des commandes, BRs et BLs Une extraction périodique des commandes non soldées, ou un accès informatique en recherche direct, permet des contrôles supplémentaires et un rapprochement semiautomatique des commandes simples de type «une facture pour une commande» avec contrôle des montants TTC des deux documents. Le Bon de Commande peut aussi être capté au préalable lors de son édition et envoi au fournisseur (papier ou PDF) et inséré dans la GED dans un espace en attente de réception des factures associées. Il en va de même des documents numérisés lors de la réception des marchandises (Bons de Livraison, Bon de Réception) ou des Fiches d intervention comprenant le numéro de commande associé qui pourront être automatiquement associée à la commande originale (via le numéro de commande) Dans ce cas, Documalis peut réaliser l ajout automatique en pièces jointes justificatives à la facture des documents préalablement collectés de type BC, BR, BL, Fiches d intervention si un numéro de commande est identifié dans la facture (LAD ou vidéocodage) pour ce fournisseur (résultat de la RAD) et d un numéro de commande présent dans la liste des commandes non soldées pour ce fournisseur Les gains financiers attendus de la dématérialisation des factures L estimation du coût du traitement d une facture est variable d une entreprise à l autre, mais il se situe en moyenne dans une fourchette de 15 à 25 euros. De manière concrète, si vous Présentation générale Page 56

57 traitez factures fournisseur par an, vous dépensez au moins Euros pour ces factures. Si vous y ajoutez un délai moyen de paiement de 30 à 60 jours par facture difficile à respecter, vous comprendrez rapidement qu une réduction de ce délai et des coûts de traitement, par l automatisation du processus, générerait une économie substantielle rentable très rapidement si l on se base sur une réduction des coûts opérationnels réalistes liée à la dématérialisation de l ordre de 30% au minimum. Cela représente Euros d économies par an qui méritent largement l investissement dans une solution comme Documalis Les règles juridiques Françaises concernant l archivage des factures Les documents numériques à la source : la loi française reconnaît à un document d origine électronique sa valeur d original, à condition qu il soit authentifiable (identité de l expéditeur) et intègre (le document reçu est identique au document expédié). C est la signature électronique qui confère ces deux qualités au document. Pour les originaux papiers : l original reste l original papier, spécialement aux yeux de l administration fiscale. L article 54 du code général des impôts, datant du 1er avril 2006, continue d imposer un archivage papier des factures reçues au format papier pour une durée de 10 ans. Si l entreprise fait une dématérialisation de l original papier en le transformant en image électronique (PDF), elle peut lui conférer un minimum de valeur probante en prenant certaines précautions, voisines de celles utilisées pour les documents entièrement électroniques : fidélité de la restitution et authenticité du document et de son auteur. L entreprise a donc tout intérêt à conserver son original papier, avec un archivage électronique dans une Gestion Documentaire qui représente une réelle plus-value pour conservation de ces documents papier dans un endroit éloigné, à faible coût de stockage. Les critères à respecter : Les modalités d archivage des documents numériques ne sont régies par aucune disposition légale. Pour autant, le Code civil précise que la fiabilité de l archivage est une condition de validité du document numérique, sans préciser en quoi consiste cette fiabilité. Il faut dès lors se référer à un état de l art défini par diverses normes, telles que les normes NF Z ou ISO qui ne font pas office de loi, mais que Documalis peut respecter dans sa mise en œuvre technique chez les clients (PDF, signature, processus certifiables). Présentation générale Page 57

58 13. Rédaction et travail collaboratif Les solutions Documalis intègrent un module de création et de rédaction de documents en mode collaboratif, incluant des modèles de documents, un éditeur de texte intégré, les circuits de relecture et validation, ainsi que le versionning des différentes versions du document durant son cycle de vie active Des modèles de documents Documalis intègre une bibliothèque de documents modèles entièrement personnalisables par les utilisateurs disposant du droit de mise à jour des modèles de documents. Ces modèles peuvent être classés par catégories de documents, et accédés en fonction des droits chaque utilisateur, généralement liés à son service d appartenance. Les modèles peuvent intégrer des zones de texte dynamiques pouvant être remplacés par les valeurs des variables associées au document d origine : Les modèles de documents sont accessibles directement depuis le menu contextuel des bannettes autorisant la création de nouveaux documents. Le document principal sera alors de type éditable pour tous les utilisateurs autorisés en mode collaboratif. Les modèles de documents sont également utilisables dans la zone fonctionnelle d ajout de pièces jointes, afin de pouvoir ajouter des informations externes au document principal, dans le cadre d un circuit de validation ou d une réponse en mode collaboratif. Les documents éditables sont au format RVF (proche du RTF) et autorisent les manipulations de type copier-coller depuis ou vers MS Office ou OpenOffice, tout en conservant le texte et les attributs de police, taille et couleur d origine. Présentation générale Page 58

59 13.2 Un éditeur de texte intégré L éditeur de texte intégré à la bannette Documalis permet l édition simple et rapide des documents RVF, qu ils soient local au poste de l utilisateur (un double-clic ouvre l éditeur de texte) ou présent dans une bannette de travail (et donc stocké dans la GED Documalis). Cet éditeur est fonctionnel, riche et facile à utiliser puisqu il reprend l ergonomie traditionnelle des suites bureautique du marché. Les documents gérés peuvent être complexes, intégrant graphiques, couleurs, fonds de page, alignements, attributs, taille et couleur du texte, mise en page et gestion des tableaux etc Gestion des accès concurrents Documalis intègre la notion de «checkout-checkin» afin de verrouiller le document en cours d édition par un utilisateur. Les autres utilisateurs verront alors le document comme verrouillé en écriture, mais conserveront un accès en lecture seule au document, le temps de son édition. Cette gestion des accès concurrents est entièrement automatique dans la GED Documalis. Présentation générale Page 59

60 13.4 Conversion finale au format PDF Les documents éditables en direct par la suite Documalis sont au format RVF. Lors de la finalisation d un document et afin d en figer le contenu, il est possible de transformer le document éditable en un document PDF final, autorisant la signature graphique et électronique avant publication. Le document éditable d origine peut être conservé en pièce jointe, afin de pouvoir repartir de la dernière version éditable au besoin, grâce au versionning de la GED Versionning et traces des documents dans la GED Toute la phase rédactionnelle du document est gérée par la gestion documentaire intégrée à Documalis de manière intelligente : A chaque modification du document depuis l éditeur intégré à la bannette Lors de la transformation finale au format PDF Des traces peuvent également être générées automatiquement à chaque consultation ou modification du document, afin de bénéficier d un suivi précis et exhaustif des traitements apportés au document. Il est également possible de versionner manuellement le document depuis l interface Web de Document Server, par exemple dans le cas d une mise à jour distante, ou d une gestion des modifications directement dans la suite Office, avec réintégration en GED des versions validées uniquement Formulaires de saisie et création dynamique de documents Documalis dispose d un module de création de formulaires pouvant être facilement intégrés au module de gestion documentaire en mode Web (via les écrans dynamiques). Ce type de formulaire permet la création d un nouveau document formaté dans le cadre d un workflow de traitement, d approbation ou de rédaction collaborative entre utilisateurs. Il est également possible de démarrer un traitement par l édition directe d un modèle RVF depuis toute bannette disposant du droit de création de nouveau document éditable. Présentation générale Page 60