ANNEXE 3.3. Organisation internationale de la Francophonie Construction du système d'information globale Génération 2

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1 ANNEXE 3.3 Organisation internationale de la Francophonie Construction du système d'information globale Génération 2 Expression des besoins

2 EXPRESSIONS DES BESOINS SIG 2G «Services collaboratifs» 1 EXPRESSION DE BESOINS DE LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS Le contexte de la GED à l'oif Les enjeux et objectifs Le constat de l'existant Description des besoins Synthèse des besoins Le fond documentaire Les utilisateurs Fonctionnalités attendues de la GED EXPRESSION DE BESOINS DE LA DEMATERIALISATION Le contexte Les enjeux et objectifs Le constat de l'existant Description des besoins Synthèse des besoins Les documents à dématérialiser Mode de fonctionnement Fonctionnalités attendues de l application EXPRESSION DE BESOINS DES WORKFLOW Le contexte Les enjeux et objectifs Parapheur électronique Présentation Principes de fonctionnement Avantages attendus du parapheur électronique Description des besoins de workflow par processus métier Processus «Elaborer la programmation quadriennale et son budget» Workflow : «Valider la programmation quadriennale et son budget» Processus «Elaborer la planification opérationnelle» Workflow : «Valider la planification opérationnelle» Workflow : «Réajuster la planification opérationnelle» Workflow : «Lancer des opérations non planifiées» Processus «Intégrer les modifications de budget» Workflow : «Affecter budget exceptionnel» Workflow : «Reporter budget exceptionnel» Workflow : «Prélever sur fond de réserve» Workflow : «Modifier le budget» Processus «Elaborer le budget rectificatif annuel» Workflow : «Elaborer et valider un budget rectificatif» Processus «Exécuter les interventions» Workflow : «Valider un protocole d'accord» Workflow : «Elaborer une convention de cofinancement» Workflow : «Régler une tranche, un achat de bien ou une prestation de service» Workflow : «Validation de la facture fournisseur» Processus «Gérer les EB, les EJ et les BPP» Workflow : «Valider des EB et des EJ» Workflow : «Contrôle des dossiers par le service CF» Processus «Arrêter un exercice comptable et réédition des comptes»

3 Workflow : «Clôture budgétaire» EXPRESSION DE BESOINS DE GESTION DES MISSIONS Le contexte Les enjeux et objectifs Description des besoins Gestion des calendriers de mission Gestion des demandes de missions L Ordre de Mission Gestion des plans de vol Gestion des rapports de mission EXPRESSION DE BESOINS DE GESTION DES ACHATS Le contexte Les enjeux et objectifs Workflow : «achats en dessous de euros» Workflow : «achats entre et EURO» Workflow : «Appels d'offres» EXPRESSION DE BESOINS DES ANNUAIRES (ORGANISATION & TIERS) Le contexte Les enjeux et objectifs Le constat de l'existant Description des besoins Synthèse des besoins Fonctionnalités attendues de l application Principales fonctions de gestion souhaitées EXPRESSION DE BESOINS DE LA GESTION DU COURRIER Le contexte Courriers entrants Courriers sortant Courriers internes Gestion des colis entrants Gestion des colis sortants Courriers électroniques Les enjeux et objectifs Le constat de l'existant Description des besoins Synthèse des besoins Fonctionnalités attendues de l application Courriers entrants Courriers sortants Courriers internes Mode de fonctionnement Courriers entrants Courriers sortants Fonctions des courriers internes Fonctions des dossiers

4 La lecture préalable du document "Contexte technique du projet" est requise pour une meilleure compréhension du présent document. 4

5 1 EXPRESSION DE BESOINS DE LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS 1.1 Le contexte de la GED à l'oif Les besoins en termes de gestion électronique de documents concernent toutes les unités administratives de l'oif y compris les unités hors siège, pour la gestion de la documentation liée aux activités de mise en œuvre de la programmation et du fonctionnement. Dans le cadre de ces activités, les différents acteurs travaillent avec de nombreux partenaires internes et/ou externes à l OIF. Cette collaboration implique un échange volumineux d informations et de documents. 1.2 Les enjeux et objectifs Actuellement, le patrimoine documentaire de l OIF est géré essentiellement de façon manuelle et décentralisée dans ses différentes unités administratives. Il en résulte d énormes difficultés d exploitation et de partage dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités. C est pourquoi l'oif souhaite acquérir un outil commun qui lui permettra de centraliser, d échanger et de gérer de manière rationnelle et intelligente l information et la documentation qu elle reçoit, crée, traite et stocke. Pour atteindre ces objectifs, l OIF souhaite mettre en place un système de gestion électronique de documents (GED) qui deviendra la principale source documentaire pour, d une part, alimenter le parapheur électronique et tous les autres workflow métiers (voir les chapitres suivants) et, d autre part, mettre à la disposition des membres du personnel de l OIF toutes les données et les informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches. Les objectifs de la mise en place d une GED sont les suivants : Centralisation et mutualisation du patrimoine documentaire de l'organisation ; Disponibilité et accès facilité à l'information à toutes les unités administratives, aux unités hors siège et aux personnels itinérants ; Traçabilité des échanges et des traitements des documents ; Meilleure gestion de la sécurité et de la confidentialité des documents ; Amélioration de la productivité. Les enjeux sur le plus long terme seraient de : Optimiser les échanges en interne et en externe avec les Instances de la Francophonie et les partenaires ; Constituer une véritable mémoire des actions de l OIF. 1.3 Le constat de l'existant Les différentes unités administratives de l'oif gèrent et échangent actuellement la documentation au moyen des outils traditionnels à leur disposition tels que les ordinateurs individuels, disques externes, disques réseaux, sites web, messagerie, etc Or ces outils inadaptés à la collaboration et à la gestion partagée de la documentation évolutive, présentent plusieurs inconvénients : 5

6 Lourdeur dans la gestion quotidienne et le suivi des procédures documentaires pour l acquisition, le référencement, la mise à jour, la diffusion et l archivage de la documentation projet (actions manuelles et répétitives) ; Problèmes de sécurité des données (doublons, écrasement de données, suppressions involontaires) ; Manque de visibilité lié à l éparpillement des données sur différents supports, à l impossibilité de rechercher des fichiers sans savoir où ils sont classés et à une structuration très limitée induisant parfois un manque d information ; Gestion des droits d accès limitée ; Ergonomie restreinte. 1.4 Description des besoins Synthèse des besoins Les principaux besoins à couvrir par la GED sont les suivants : 1) Centraliser l ensemble de la documentation sur une même plateforme ; 2) Accéder à la documentation à distance via le web (en mode portail documentaire) ; 3) Interfacer la solution avec les outils existants ; 4) Différencier les droits d accès aux informations (aux dossiers voire aux documents), selon des profils d utilisateurs prédéterminés, permettant d effectuer des actions différentes (consultation, dépôt, modification, suppression ) ; 5) Stocker et gérer un volume important de fichiers ; 6) Structurer des informations et des documents ; 7) Décrire finement les documents ; 8) Référencer de manière unique les documents ; 9) Faciliter la recherche des informations et des documents ; 10) Prévoir un thésaurus (thématiques et mots clés de l'organisation) ; 11) Conserver les différentes versions de documents, et effectuer l'historique des modifications ; 12) Travailler à plusieurs sur les documents (commentaires, verrouillage, notifications, historique des actions) ; 13) Faciliter les procédures documentaires pour l acquisition de documents (création de document, dépôt de fichier), le référencement et le contrôle documentaire ; 14) Gestions des statuts des documents (nécessité de définir les différents statuts exemple: proposition, collaborative, adopté) ; 15) Gestions des délais de communication, avec spécification de la date à partir de laquelle un document peut être ouvert à la communication (optionnel) ; 16) Lien avec les documents hors GED, quel que soit le support, le format et la nature, notamment via des références ; 17) Mise en place d'alerte pour la transmission des documents habituellement archivés en format papier au service d'archivage. 6

7 Par ailleurs, l OIF possède des systèmes existants avec lesquels il est nécessaire d interfacer la solution de GED : Site Internet de l OIF ; Sites Intranet (L Intranet, Suivi GAR, DRH, CIVITAS, PGS, ) ; Sites Extranet (plateforme de travail des Instances) Le fond documentaire Le fond documentaire de l OIF est constitué de différentes typologies et formats de documents, parmi lesquels on a répertorié dans le périmètre SIG 2G les documents suivants classés par activité ou processus métier : Budget Contrats Accord d'ouverture de crédit ; Annonce validée (montant & affectation) ; Budget annuel ; Budget quadriennal ; Demande de prélèvement sur fonds de réserve ; Demande de modification budgétaire ; Nomenclature budgétaire ; Ouverture de crédit ; Plan d'exécution annuelle ; Recettes prévisionnelles ; Résolution sur fond de réserve. Arrêté de subvention ; Contrat d'expertise ; Contrat de prestation de services ; Convention de financement ; Protocole d'accord ; Convention de partenariat (objectifs communs et gestion séparée) ; Accord-cadre ; Accord de coopération. Bilan d Opérations Bilan détaillé ; Bilan global ; Compte-rendu financier ; Compte-rendu pédagogique ; Compte-rendu technique ; Résultats liés aux indicateurs GAR (produits et services). 7

8 Exécutions d Opérations Bon Pour Paiement (BPP) ; Engagement Budgétaire ; Engagement Juridique ; Fiche d'opération ; Rapport de mission. Textes de référence Documents généraux de l'institution ; Orientations, programmation et évaluation ; Discours et communiqués ; Ressources Humaines ; Documents financiers ; Documents relatifs à la structure ; Présentation et iconographie ; Règles d'usage ; Modèles de courriers administratifs ; Modèles de documents financiers ; Archives. Contractualisation Formulaire de requêtes ; Formulaires de candidature. Evaluations et audits Rapport d'audit ; Rapport d évaluation Les utilisateurs Profils Localisation géographique Volume approximatif Internes à l OIF : membres du personnel titulaires, agents temporaires, stagiaires et consultants du siège et des unités hors siège, Répartis partout dans le monde Environ 400 utilisateurs au total 8

9 1.4.4 Fonctionnalités attendues de la GED La GED doit couvrir tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Il doit prendre en compte toutes les étapes du cycle de vie d'un document, de l'acquisition à l'archivage. Acquisition L'acquisition doit concerner aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il doit donc être indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout, ) et son contenu (recherche en texte intégral). Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité et l'authenticité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion. Le système de GED doit donc gérer des circuits d approbation en mode parapheur électronique ou en simple workflow de validation. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés même s'ils n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation. Le système de GED doit donc gérer l étape d archivage des documents en prenant en compte les normes archivistiques en vigueur. 9

10 2 EXPRESSION DE BESOINS DE LA DEMATERIALISATION 2.1 Le contexte Dans le cadre des activités de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements, les différentes unités administratives de l'oif collaborent avec de nombreux partenaires internes ou externes. Cette collaboration implique un échange volumineux de documents au format papier qui induit une lourdeur dans le fonctionnement en termes de : Temps de traitement et de gestion de la relation avec les partenaires et les fournisseurs ; Tâches de classement et d archivage des documents entrants ; Complexité de recherche d information par manque d indexation des documents ; Multiplication des photocopies ; Circulation des originaux papiers avec le risque d altération physique (déchirure, tâche etc.) des documents ; Perte de documents dans les circuits administratifs complexes de validation. 2.2 Les enjeux et objectifs Dans le cadre de l amélioration continue de ses processus métiers l OIF souhaite automatiser certaines étapes, notamment par la mise en place de workflow métiers et par la numérisation des documents associés à ces workflow. C est pourquoi elle projette d'acquérir un outil de dématérialisation qui lui permettra de mettre en place : Une gestion modernisée et simplifiée de son patrimoine documentaire, Un espace de stockage unique et centralisé, destiné à accueillir aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques, Une politique de gestion de la valeur probante des documents depuis leur numérisation jusqu à leur archivage ou leur destruction, Un traitement automatisé des documents numérisés, incluant la lecture automatique et la reconnaissance optique des données (LAD/RAD), Les enjeux principaux de la dématérialisation se résument en quelques points : Accélérer le traitement de l information ; Intégrer les flux documentaires dans le SIG ; Retrouver l'information au moment opportun ; Sécuriser et tracer l information ; Partager l information plus facilement ; Supprimer des tâches fastidieuses ; Réduire les coûts de gestion. 10

11 2.3 Le constat de l'existant Excepté quelques documents qui sont scannés dans certaines unités administratives, la quasitotalité des documents non électroniques sont échangés dans l OIF au format papier. Ces documents sont ensuite archivés dans ce même format. 2.4 Description des besoins Synthèse des besoins Les principaux besoins à couvrir par l outil de dématérialisation sont les suivants : Gérer un volume important de documents ; Référencer de manière unique les documents ; Rechercher facilement des informations et des documents ; Interagir avec les autres systèmes existants (ex. la GED et le système de gestion des courriers) pour échanger avec eux des informations sur les documents dématérialisés Les documents à dématérialiser Budget Accord d'ouverture de crédit ; Annonce validée (montant & affectation) ; Budget annuel ; Budget quadriennal ; Demande de prélèvement sur fonds de réserve ; Demande de modification budgétaire ; Nomenclature budgétaire ; Ouverture de crédit ; Plan d'exécution annuel ; Recettes prévisionnelles ; Résolution sur fond de réserve. Contrat Arrêté de subvention ; Contrat d'expertise ; Contrat de prestation de services ; Convention de financement ; Protocole d'accord ; Convention de partenariat (objectifs communs et gestion séparée) ; Accord-cadre ; Accord de coopération. 11

12 Bilan Opérations Bilan détaillé ; Bilan global ; Compte-rendu financier ; Compte-rendu pédagogique ; Compte-rendu technique. Exécution d Opération Bon Pour Paiement (BPP) ; Engagement Budgétaire ; Engagement Juridique ; Fiche d'opération ; Rapport de mission ; Résultats liés aux indicateurs GAR (produits et services). Directives, Textes de référence Documents généraux de l'institution ; Orientations, programmation et évaluation ; Discours et communiqués ; Ressources Humaines ; Documents financiers ; Documents relatifs à la structure ; Présentation et iconographie ; Règles d'usage ; Modèles de courriers administratifs ; Modèles de documents financiers ; Archives. Contractualisation Formulaire de requêtes ; Formulaire de candidature. Evaluation et audit Rapport d'audit ; Rapport d évaluation. 12

13 2.4.3 Mode de fonctionnement La dématérialisation des documents pourrait se faire soit par le service des courriers soit par un service «Dématérialisation» ad hoc. Deux scénarios sont alors possibles : Scénario n 1 : Traitement par le bureau d ordre Ce scénario est centré sur la numérisation des documents dès l arrivée du courrier dans l organisation. Il se décompose en trois grandes étapes : Traitement des documents entrants Réception du courrier entrant ; Tri des documents par service ; Tri des documents à numériser ; Distribution du courrier non numérisé dans les services. Numérisation Préparation des documents pour le scanner ; Reconnaissance automatique de documents (RAD) ; Lecture automatique de documents (LAD) ; Contrôle Intégration dans l outil de GED avec distribution des documents aux services concernés. Vidéocodage dans les services concernés ; Intégration définitive des documents dans la GED. Dans ce scénario le service des courriers prend en charge les documents à numériser depuis leur arrivée dans l organisation jusqu à leur intégration dans la GED dans un statut «En attente de contrôle». Ensuite, ce sont les services qui contrôlent les documents numérisés qui leur sont destinés avant de passer leur statut à «Contrôlé». Il traitera aussi les documents internes qui nécessitent d'être dématérialisés selon les mêmes procédures. Scénario n 2 : Traitement par le service «Dématérialisation» Ce scénario décrit la numérisation des documents par un service «Dématérialisation» ad hoc qui reçoit les lots de documents à numériser du bureau d ordre ou de la part d'autres unités administratives. Il se décompose en deux grandes étapes : Numérisation Préparation des documents pour le scanner ; Reconnaissance automatique de documents (RAD) ; Contrôle Lecture automatique de documents (LAD). Vidéocodage dans le service «Dématérialisation» ; Intégration définitive des documents dans la GED. Dans ce scénario le service «Dématérialisation» reçoit les documents à numériser du bureau d ordre ou de la part des unités administratives. Il prend en charge leur traitement depuis la numérisation jusqu à leur intégration définitive dans la GED en passant par une étape de contrôle via un vidéocodage. 13

14 2.4.4 Fonctionnalités attendues de l application La solution doit couvrir toute la chaine de traitement des documents numériques : Numérisation des documents en lots avec séparateurs ; Regroupement des documents par dossiers (documents du même dossier ou annexes) ; Reconnaissance automatique des destinataires internes ; Distribution automatique et/ou manuelle des documents à leurs destinataires ; Tampons, annotations, commentaires et signature numérique ; Classement sécurisé dans la GED ; Recherches par le contenu plein texte, la date, les métadonnées, etc. ; Interaction avec la GED et le système de gestion des courriers. Les trois systèmes devront être capables d échanger des données entre eux, notamment pour autoriser la saisie des informations d identification (la référence du courrier, référence d un dossier, le numéro de la facture si le document est une facture, ). 14

15 3 EXPRESSION DE BESOINS DES WORKFLOW 3.1 Le contexte Un workflow, littéralement «flux des tâches», est la représentation sous forme de flux, des tâches à réaliser par une personne ou un groupe de personnes pour accomplir l'ensemble ou une partie des tâches regroupées en un même processus ou procédure métier. La plupart des processus métiers de l OIF contiennent une ou plusieurs étapes d approbation. L OIF souhaite transformer ces étapes en workflow gérant des circuits de validation et/ou de visa et de signature. Ces workflow doivent gérer un ou plusieurs documents à valider. Ces documents sont importés depuis la GED et peuvent être dans un format numérique dès leur création ou provenir de la dématérialisation des documents papier. Ces workflow doivent décrire le circuit d approbation, les tâches à répartir entre les différents acteurs d'un processus les délais et les modes de validation. 3.2 Les enjeux et objectifs Dans le cadre de l amélioration continue de ses processus métiers l OIF souhaite automatiser les circuits d approbation par la mise en place d'un système de Workflows qui lui permettra de : Augmenter l'agilité des processus ; Améliorer la traçabilité et réduire le temps de traitement des circuits d approbation ; Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée (envoi d' ) ; Contrôler et suivre l'avancement des circuits d approbation ; Automatiser la circulation des documents ; Impliquer les intervenants dans les circuits d approbation. Par ailleurs, il existe au sein de l OIF trois types de circuit d approbation que le système de workflow doit couvrir : Circuits d information : nécessite un simple accusé de réception de lecture qui ne conditionne pas la suite des actions ; Circuits de validation simple (sans certificat électronique) : nécessite une action de type «Accepté/Refusé» ; Circuits de visa et/ou de signature (avec certificat électronique) : nécessite une authentification par un certificat électronique en plus de l action «Accepté/Refusé». 3.3 Parapheur électronique Présentation Le parapheur électronique, ou e-parapheur est un outil de gestion des visas et des signatures électroniques qui implémentent les circuits d approbation de type «visa et signature électroniques» et qui reprend à minima les fonctionnalités d un parapheur papier, mais sous forme électronique. L e-parapheur doit faciliter l action de visa et de signature d'un ou plusieurs documents organisés sous forme de dossiers. Un dossier peut contenir plusieurs documents et leurs annexes. Le visa ou la signature peut concerner un ou plusieurs documents à la fois. 15

16 3.3.2 Principes de fonctionnement L agent sélectionne un ou plusieurs documents dans la GED, puis l importe dans le parapheur électronique dans un circuit d approbation préalablement défini. Cette action déclenche l envoi d un de notification vers le responsable qui doit approuver les documents. Ce dernier peut alors se connecter au parapheur électronique pour visualiser les documents et les approuver ou les refuser. Chaque intervenant doit pouvoir récupérer à tour de rôle les documents déposés dans le circuit et les approuver en fonction du profil et du rôle qui lui est assigné (validation, visa, signature, etc.) Le document ainsi approuvé est placé dans la GED sous une nouvelle version (validé, visé, signé) d où il pourra être visualisé ou téléchargé. Dans le cas où plusieurs personnes doivent signer le même document, le parapheur électronique les fera intervenir successivement, selon l ordre défini dans le circuit d approbation Avantages attendus du parapheur électronique La mise en place du parapheur électronique doit permettre à l OIF d optimiser et de pérenniser ces circuits d approbation et apporter une plus-value en termes de : Rigueur : les documents doivent effectivement suivre le parcours de validation qui leur est assigné ; Rapidité : après chaque étape, le document doit être immédiatement disponible pour le ou les acteurs intervenant dans le circuit de validation ; Fluidité : les documents doivent être disponibles en permanence, chaque intervenant peut y accéder au moment de son choix ; Ubiquité : le parapheur électronique doit être accessible et utilisable depuis n importe quel poste ; Traçabilité, horodatage : toutes les actions doivent être enregistrées à chacune des étapes ; Sécurité : l'accès aux documents doit être restreint aux personnes autorisées après authentification forte par certificat électronique. 3.4 Description des besoins de workflow par processus métier Processus «Elaborer la programmation quadriennale et son budget» Ce processus contient deux phases importantes pouvant donner lieu à deux workflows : Elaboration de la contribution de l OIF dans la construction du CSMT (possibilité) ; Elaboration de la programmation quadriennale et son budget. 16

17 Workflow : «Valider la programmation quadriennale et son budget» Description du workflow Ce workflow fait intervenir la DPE, les directions de programme, le bureau de l Administrateur et les Instances pour élaborer et valider la programmation quadriennale et coordonner la répartition et la ventilation de son budget. Cette élaboration va permettre à ce stade de déterminer : Les Domaines d'action, Les Programmes Les Projets, A ce stade, la DPE, la DAF et le bureau de l Administrateur vont déterminer les montants budgétaires globaux, puis en collaboration avec les autres directions de programmes ils vont déterminer le budget prévisionnel par mission, par Domaine d'action, Programme et Projets. La programmation quadriennale et son budget prévisionnel sont ensuite soumis à l Administrateur pour validation avant d être présentés aux Instances (CCP, CAF, CPF et CMF) pour validation et adoption. Si nécessaire, la programmation et son budget sont retournés à la DPE, la DAF et au bureau de l Administrateur pour être révisés puis représentés une nouvelle fois aux Instances pour validation et adoption. Fonctionnement du workflow Etape 0 1 Données en entrée CSMT Budget global Enveloppe budgétaire par mission Action Qui Résultats Remarques Elaboration du budget prévisionnelle par Mission Elaboration du projet de l architecture de la programmation et des résultats ADM et Conseil de direction Directions de projets (DIRPRO), avec l appui de la DPE Enveloppe budgétaire par Mission Architecture prévisionnelle de la programmation et des résultats Identification des grands éléments de la programmation quadriennale : Domaines d'actions, Programmes Projets. Résultats de ces unités d'action sont identifiés en même temps Architecture prévisionnelle de la programmation et des résultats Architecture prévisionnelle de la programmation et des résultats VALIDEE Architecture de la programmation et des résultats Validation interne Conseil de direction Architecture prévisionnelle de la programmation et des résultats VALIDEE Adoption de l'architecture Elaboration de la proposition de programmation et Instances (CCP : recommandation -> CPF : recommandation -> CMF : adoption) DIRPRO avec appui de la DPE Architecture de la programmation et des résultats ADOPTEE La proposition de programmation Cadres logiques Adoption du budget global 17

18 Etape 5 Données en entrée ADOPTEE La proposition de programmation Cadres logiques Cadres de suivi des résultats Action Qui Résultats Remarques cadres logiques et cadres de suivi des résultats Validation interne de la proposition de programmation, cadres logiques et cadres de suivi des résultats Conseil de direction Cadres de suivi des résultats La proposition de programmation Cadres logiques Cadres de suivi des résultats VALIDES 6 7 La proposition de programmation Cadres logiques Cadres de suivi des résultats VALIDES Partie programmation de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Partie fonctionnement de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Répartition des enveloppes budgétaires sur les Domaines d'action, les Programmes les Projets de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Elaboration de la nomenclature budgétaire prévisionnelle DIRPRO, DPE DAF, directions de support (DIRSUP) DAF (DPE->DAF) Partie programmation de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Partie fonctionnement de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Nomenclature budgétaire prévisionnelle 8 9 Nomenclature budgétaire prévisionnelle La nomenclature budgétaire VISEE (VCF) Validation de conformité de la nomenclature budgétaire prévisionnelle Signature et publication de la nomenclature budgétaire et de la décision d ouverture de crédit CF Administrateur La nomenclature budgétaire VISEE (VCF) Nomenclature budgétaire SIGNEE Décision d ouverture de crédit Décision de désignation des ordonnateurs délégués Intégration de la nomenclature budgétaire dans le SIG Ouverture des crédits dans le SIG Si refus, retour à l étape 6 pour modification 10 Nomenclature budgétaire SIGNEE Mise à jour dans le SIG DAF 18

19 Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Valider_programmation_quadriennale Processus «Elaborer la planification opérationnelle» Workflow : «Valider la planification opérationnelle» Description du workflow Ce workflow fait intervenir la DPE, les directions de programmes et le bureau de l Administrateur pour coordonner la mise en œuvre de la planification quadriennale et préciser les activités et les opérations. Ce workflow concerne à la fois les directions du siège et des unités hors siège (UHS). Les étapes de ce workflow sont : Collecter les informations de planification des Activités et des Opérations par les directions de programme ; Mettre en forme, pré-valider la planification des Activités et des Opérations par la DPE ; Préparer et ventiler le budget annuel (DPE, la DAF et les Directions de Programmes) ; Présenter la planification quadriennale pour validation à l Administrateur ; Si nécessaire, réviser la planification quadriennale et la resoumettre pour validation par l Administrateur ; Valider la planification quadriennale par l Administrateur. Fonctionnement du workflow Etape 0 Données en entrée Cadres logiques des projets Nomenclature budgétaire Action Qui Résultats Remarques Identification des Opérations et des missions urgentes Affectation des budgets et des crédits associés aux Opérations et missions urgentes DIRPRO Liste des opérations et des missions urgentes Propositions des DIRPRO 1 Liste des Opérations et des missions urgentes Cadres logiques des projets Nomenclature budgétaire Validation de la liste des Opérations et des missions urgentes Administrateur Note d autorisation de mise en œuvre Liste des Opérations et des missions urgentes VALIDEES 2 Cadres logiques des projets Nomenclature budgétaire Identification des Activités, des Opérations et des missions DIRPRO Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions Concertation et arbitrage interne au sein des DIRPRO. 3 Cadres logiques des Projets Nomenclature Pré-validation de la planification des Activités, des DPE DAF DIRPRO Tableau de planification des Activités, des Echanges entre les DIRPRO, la 19

20 Etape 4 Données en entrée budgétaire Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions PREVALIDE Action Qui Résultats Remarques Opérations et des missions Préparation et ventilation des budgets annuels Opérations et des missions PREVALIDE Crédit ventilé sur l année n et le budget ventilé sur les années suivantes du quadriennum Analyse DPE Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions PREVALIDE Note d analyse par UA adressé à l Administrateur DPE et la DAF 5 Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions, accompagnés des analyses de la DPE Validation de la planification quadriennale Administrateur Note d autorisation de mise en œuvre Tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions VALIDE Si nécessaire, le tableau de planification des Activités, des Opérations et des missions est révisé par la DPE, la DAF et les DIRPRO et soumis de nouveau à l Administrateur pour validation Modélisation du workflow Voir Lot2-Annexe _Planification_stratégique_de_la_programmation 20

21 Workflow : «Réajuster la planification opérationnelle» Description du workflow Ce workflow fait intervenir les directions de programmes, la DPE et l Administrateur pour suivre les ajustements de la planification opérationnelle. Les étapes de ce workflow sont : Ajuster la programmation à chaque clôture d exercice annuel, en intégrant les ajustements budgétaires annuels des états membres, et les impacts sur la planification annuelle à venir ; Ajuster la programmation en fonction de réductions budgétaires ou de nouveau financements, en intégrant les impacts sur la planification annuelle en cours ; Ajuster la programmation en fonction des évaluations externes et des rapports d audit, en intégrant les impacts sur la planification annuelle en cours ; Ajuster la programmation en fonction des décisions du dernier Sommet International de la Francophonie, en intégrant les impacts sur la planification annuelle en cours. Fonctionnement du workflow Etape 0 Données en entrée Résultats de la revue de programmes Cadres logiques Eléments contextuels Action Qui Résultats Remarques Réajustement de la planification opérationnelle DIRPRO Tableau révisé de planification des Activités/Opérations et des missions Cadre logique ajusté (si nécessaire) Echanges entre les directions de programme, la DPE et l Administrateur Après chaque année d exécution ou situation exceptionnelle 1 Tableau révisé de planification des Activités/Opératio ns et des missions Validation du tableau révisé de planification des Activités/Opératio ns et des missions Administrateur Note d autorisation de mise en œuvre Tableau révisé de planification des Activités/Opérations et des missions VALIDE Echanges entre directions de programme, la DPE et l Administrateur Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Réajuster_planification_opérationnelle Workflow : «Lancer des opérations non planifiées» Description du workflow Ce workflow fait intervenir les directions de Programmes et l Administrateur pour gérer le lancement des opérations non planifiées. 21

22 Etape 0 Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Demande de lancement d Opération non planifiée DIRPRO Notes explicatives Fiche d Opération 1 Notes explicatives Fiche d opération Validation de la demande de lancement d Opération non planifiée Administrateur Décision concernant le lancement d Opération non planifiée 2 Décision concernant le lancement d Opération non planifiée Application de la décision DIRPRO Si accord : création et lancement de l Opération Si refus : Fin du workflow Fonctionnement du workflow Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Lancer_opération_non_planifiées Processus «Intégrer les modifications de budget» Workflow : «Affecter budget exceptionnel» Description du workflow Ce workflow fait intervenir la DAF, les directions de programme et le Contrôleur Financier pour la gestion des crédits exceptionnels. A la réception d une annonce validée de crédit exceptionnel d un Etat ou d un partenaire, la DAF établie une proposition de décision, celle-ci est visée par le Contrôleur Financier. Ensuite la proposition de décision est soumise à l Administrateur pour signature. Ensuite la DAF se charge d exécuter la décision en : Créant une ligne hors programmation en cas d affectation à un nouveau projet Augmenter une ligne budgétaire existante en cas d affectation à un projet existant Fonctionnement du workflow Etape Données en entrée Annonce validée (montant & affectation) Proposition de décision Proposition de décision VISEE Action Qui Résultats Remarques Envoyer une annonce validée de crédit exceptionnel Traiter l'annonce validée de crédit exceptionnel Visa de la Proposition de décision Signature de Proposition de décision Etats Partenaires DAF CF Administrateur Annonce validée (montant & affectation) Proposition de décision Proposition de décision VISEE Décision (Proposition de décision SIGNEE) 22

23 Etape 4 Données en entrée Décision Créer une Ligne Budgétaire hors programmation Action Qui Résultats Remarques Augmenter une Ligne Budgétaire existante DAF Nouvelle ligne créée Budget augmenté Si affectation à un nouveau Projet Information des DIRPRO et du CF Si affectation à un Projet existant Information des DIRPRO Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Affecter_budget_exceptionnel Workflow : «Reporter budget exceptionnel» Description du workflow Ce workflow fait intervenir la DAF et le Contrôleur financier pour la gestion des reports des crédits exceptionnels. Fonctionnement du workflow Etape Données en entrée Tableau de bord Proposition de décision de report Proposition de décision de report VISEE Décision de report Action Qui Résultats Remarques Analyser l'état de consommation de crédit exceptionnel Visa de la proposition de décision de report Signature de la proposition de décision de report VISEE Reporter sur n+1 le reliquat sur le même Projet DAF CF Administrateur DAF Reliquat Proposition de décision de report Proposition de décision de report VISEE Décision de report (Proposition de décision de report SIGNEE) Augmentation du budget (intervention dans le SIG) Information des DIRPRO et du CF Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Reporter_budget_exceptionnel Workflow : «Prélever sur fond de réserve» Description du workflow Ce workflow fait intervenir les directions de programme, le bureau de l Administrateur et les Instances pour valider une demande de prélèvement sur le fond de réserve. Le directeur exprime un besoin budgétaire et présente sa demande de modification budgétaire à l Administrateur pour validation. L Administrateur présente une résolution de prélèvement sur fond de réserve aux Instances (CAF et CPF) pour validation et adoption. 23

24 Fonctionnement du workflow Etape 0 Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Exprimer un besoin budgétaire Directeurs de Programmes Demande de modification budgétaire Réserves 1 Demande de modification budgétaire Réserves Valider la demande de modification budgétaire Administrateur Résolution de prélèvement sur fonds de réserve Résolution de prélèvement sur fonds de réserve Résolution de prélèvement sur fonds de réserve VALIDEE Résolution de prélèvement sur fonds de réserve ADOPTEE Valider la résolution de prélèvement Adopter la résolution de prélèvement Intégrer le besoin validé dans le SIG CAF (ADM->CAF) CPF (CAF->CPF) DAF DFN Résolution de prélèvement sur fonds de réserve VALIDEE Résolution de prélèvement sur fonds de réserve ADOPTEE Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Prélever_fond_réserve Workflow : «Modifier le budget» Description du workflow Ce workflow fait intervenir les directions de programme, le Contrôleur Financier, la DAF, la DPE et le bureau de l Administrateur pour valider une demande de modification du budget. Le directeur exprime un besoin budgétaire et présente sa demande de modification budgétaire au Contrôleur Financier et à la DAF. Si le montant est inférieur à euro (100 K ) et qu aucun changement d Article n est prévu la demande est retournée au Directeur qui peut la valider. Sinon la demande de modification budgétaire est présentée par la DAF à la DPE et à l Administrateur pour validation. Fonctionnement du workflow Etape 0 1 Données en entrée Demande de modification budgétaire Action Qui Résultats Remarques Exprimer un besoin budgétaire Valider la demande de modification budgétaire Directeur de programme Directeur de Programme Demande de modification budgétaire Réserves Demande de modification budgétaire VALIDEE Echanges entre le directeur et la DAF Si Besoin < 100k (selon délégation) et aucun changement d Article n est nécessaire 24

25 Etape 2 Données en entrée Demande de modification budgétaire VALIDEE Décision Action Qui Résultats Remarques Administrateur Décision Si Besoin > 100k (selon délégation) ou si un changement d Article est nécessaire Virer la ligne de crédit DAF Actions dans le SIG Informer le CF Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Modifier_budget Processus «Elaborer le budget rectificatif annuel» Workflow : «Elaborer et valider un budget rectificatif» Description du workflow Ce workflow fait intervenir la DPE, la DAF, le bureau de l Administrateur et les Instances pour coordonner l élaboration et la validation d un budget rectificatif. La DPE fait une revue de l'exécution des programmes et produit un état des réalisations qu elle transmet à l'administrateur pour validation. La DAF fait une revue du budget de fonctionnement et produira un rectificatif et la tranche n+1 du budget quadriennal qu elle transmet à l'administrateur pour validation. Ces documents sont ensuite présentés aux Instances (CAF, CPF et CMF) pour validation et adoption. Fonctionnement du workflow Etape 0 Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Demande d estimation de recette ADM/Bureau ADM, DPE 1 2 Historique des contributions Estimation chiffrée des recettes N+1 Etat des réalisations Historique exécuté Tranche annuelle prévisionnelle Estimation de recettes N+1 Ajustement ou pas du budget En fonction de l estimation des recettes, nouvelles priorités ou de nouveaux Projets, DAF Administrateur, DPE Estimation chiffrée des recettes N+1 Décision d orientation (ex. X% du budget,) ou ajout d un nouveau Projet Envoyée à l ADM 3 Décision d orientation Informer les DIRPRO de la décision d orientation de DPE Note aux DIRPRO Tableau Le budget de programmation 25

26 Etape Données en entrée l Administrateur Action Qui Résultats Remarques d ajustement DAF Note aux DIRSUP, autre Tableau d ajustement Le budget fonctionnement DIRSUP : directions de support 4 5 Note aux DIRPRO Tableau d ajustement Tableau avec les propositions d ajustement programmation Tableau avec les propositions d ajustement fonctionnement Proposition d ajustement Synthèse des propositions DIRPRO DIRSUP, autre DAF Tableau avec les propositions d ajustement programmation Tableau avec les propositions d ajustement fonctionnement Proposition de budget rectificatif 6 7 Propositions de budget rectificatif Budget rectificatif VALIDE Validation de la proposition de budget rectificatif Adoption du Budget rectificatif Administrateur Instances (CAF - > CPF -> CMF) Budget rectificatif VALIDE Budget rectificatif ADOPTE Ouverture de crédit N Budget rectificatif ADOPTE Nomenclature budgétaire N+1 Nomenclature budgétaire N+1 VISEE Nomenclature budgétaire N+1 SIGNEE Edition de la nomenclature budgétaire N+1 Visa de la nomenclature budgétaire N+1 Signature de la nomenclature budgétaire N+1 Mise à jour dans le SIG DAF CF Administrateur DAF Nomenclature budgétaire N+1 Nomenclature budgétaire N+1 VISEE Nomenclature budgétaire SIGNEE Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Elaborer_valider_budget_rectificatif 26

27 3.4.5 Processus «Exécuter les interventions» Ces workflow permettent d automatiser les tâches de l élaboration et de validation des contractualisations (protocoles d'accord, arrêtés de subvention, convention de cofinancement, avenants, ) Workflow : «Valider un protocole d'accord» Description du workflow Ce workflow permet d automatiser les tâches de l élaboration et de validation des protocoles d'accord. Il fait intervenir les directions de programme, le Contrôleur Financier et le bureau de l Administrateur. La direction de programme prépare le dossier de protocole d'accord. Elle le transmet au Contrôleur Financier pour validation si le montant ne dépasse pas euro (100 K ), sinon elle le transmet à l Administrateur pour validation. Une fois le protocole d accord est validé la direction de programme le renvoie au partenaire. Fonctionnement du workflow Etape 0 Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Fiche opération Instruire les dossiers DIRPRO Protocole d'accord Fiche d'opération Budgétaire Juridique 1 Protocole d'accord Fiche d'opération Budgétaire Juridique Valider les documents : Budgétaire Juridique Ordonnateur délégué Administrateur Budgétaire VALIDE Juridique VALIDE Budgétaire VALIDE Juridique VALIDE Si Besoin < 100k Si Besoin > 100k 2 Protocole d'accord Fiche d'opération Budgétaire VALIDE Visa des documents : Protocole d'accord Budgétaire VALIDE Juridique VALIDE CF Protocole d'accord VISE Budgétaire VISE Juridique VISE 27

28 Etape 3 Données en entrée Juridique VALIDE Fiche d'opération Protocole d'accord VISE Budgétaire VISE Juridique VISE Action Qui Résultats Remarques Signature du protocole d accord Ordonnateur délégué Administrateur Protocole d accord SIGNE Protocole d accord SIGNE Si Besoin < 100k Si Besoin > 100k 4 Protocole d'accord SIGNE Envoyer le protocole signé au partenaire DIRPRO Circuit hors SIG Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Valider_protocole_accord Workflow : «Elaborer une convention de cofinancement» Description du workflow Ce workflow permet d automatiser les tâches de l élaboration et de validation des conventions de cofinancement. Il fait intervenir les directions de programme, le Contrôleur Financier et le bureau de l Administrateur. La Direction de programme prépare la convention de cofinancement en collaboration avec le conseil juridique, la DAF et le bureau de l Administrateur. La convention est ensuite transmise au Contrôleur Financier et à l Administrateur pour validation. L Administrateur transmet la convention à l organisme de cofinancement pour signature. La direction de programme lance un appel à manifestation d'intérêt. A la réception des formulaires de requêtes soumis par le partenaire, la direction de programme sélectionne les pays et organisations éligibles et instruit les dossiers. Ensuite, elle transmet le protocole d accord au Contrôleur Financier pour validation si le montant ne dépasse pas euro (100 K ) sinon elle le transmet à l Administrateur pour validation. Une fois que le protocole d accord est validé la direction de programme le renvoie au partenaire. Fonctionnement du workflow Etape Données en entrée Convention de financement Convention de financement VISEE (VCF) Convention de financement SIGNEE Action Qui Résultats Remarques Préparer la convention de cofinancement Visa de la convention de financement Signature de la convention de cofinancement Signer la convention avec l'organisme de cofinancement DIRPRO CF Administrateur organisme de cofinancement par ex. CE Convention de financement Convention de financement VISEE (VCF) Convention de financement SIGNEE En collaboration avec le Conseil Juridique, la DAF et le bureau de l Administrateur Circuit hors SIG A partir de ce point c est le même circuit 28

29 Etape 4 Données en entrée Tableau des demandes validé Convention de financement SIGNEE Action Qui Résultats Remarques (ADM-> CE) que le workflow «Protocole d accord» ci-dessus (en ajoutant la convention au dossier) Informer le CF à réception de la convention signée par l organisme de cofinancement : A partir de ce point c est le même circuit que le workflow «Protocole d accord» Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Elaborer_convention_financement Workflow : «Régler une tranche, un achat de bien ou une prestation de service» Description du workflow En général il y a l élaboration d un contrat de prestation ou d un protocole d accord avec un partenaire ou un fournisseur, signé par l Administrateur ou l ordonnateur délégué envoyé ensuite pour signature au partenaire qui retourne le contrat signé et la demande paiement de la 1ère tranche. Les workflow ci-dessous font intervenir la DAF le bureau de l Administrateur, les directions de programme ou les Direction de support et le Contrôleur Financier. Fonctionnement du workflow La première tranche Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 0 Demande de paiement (DDP) Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Dématérialisation de la DDP, du Protocole d'accord SIGNE et du RIB DAF Dépôt des documents numérisés dans la GED Envoi des originaux à la DBF 1 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Emission du BPP Assistant(e) de gestion BPP (CREAT) D autres documents seront joints au dossier : Budgétaire VCF Juridique VCF Fiche d'opération 29

30 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 2 BPP (CREAT) DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE budgétaire VCF Juridique VCF Fiche d'opération Validation du BPPt Spécialiste de programme / assistant(e) de gestion BPP VALIDE (VALID) DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Budgétaire VCF Juridique VCF Fiche d'opération 3 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE BPP VALID Signature du BPP Ordonnateur délégué BPP SIGNE (VD) 4 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE BPP VD Visa du BPP CF BPP VISE (VCF) 5 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE BPP VCF Effectuer le règlement de la première tranche DBF Remise préparée de paiement Bordereau d'accompagnement des virements 6 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE BPP VCF Remise préparée de paiement Bordereau d'accompagnement des virements Visa du Bordereau DBF Bordereau d'accompagnement des virements VISE DBF 7 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE BPP VCF Bordereau d'accompagnement Signature du Bordereau Bureau ADM Bordereau d'accompagnement des virements SIGNE ADM 30

31 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques des virements VISE DBF 8 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE BPP VCF Bordereau d'accompagnement des virements SIGNE ADM Virement DBF Envoi à la banque via NetCash (France) ou Fax (International) 9 Dossier demande règlement (format papier originaux) comptabilisation et archivage des originaux DBF Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Regler_tranche_1_achat La tranche intermédiaire Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 0 Demande de paiement (DDP) Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives Dématérialisation de la DDP, du Protocole d'accord SIGNE et du RIB DAG Dépôt des documents numérisés dans la GED Envoi des originaux à la DBF 1 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives Emission du BPP Assistant(e) de gestion Bon pour paiement (CREAT) D autres documents seront joints au dossier : Budgétaire VCF Juridique VCF Fiche d'opération 2 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Validation du BPP Spécialiste de programme BPP VALIDE (VALID) 31

32 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP CREAT 3 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VALID Signature du BPP Ordonnateur délégué BPP SIGNE (VD) 4 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VD Visa du BPP CF BPP VISE (VCF) 5 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VCF Effectuer le règlement de la dernière tranche DBF Remise préparée de paiement Bordereau d'accompagnement des virements 6 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VCF Remise préparée de paiement Bordereau d'accompagnement des virements Visa du Bordereau DBF Bordereau d'accompagnement des virements VISE DBF 32

33 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 7 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VCF Bordereau d'accompagnement des virements VISE DBF Signature du Bordereau Bureau ADM Bordereau d'accompagnement des virements SIGNE ADM 8 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VCF Bordereau d'accompagnement des virements SIGNE ADM Virement DBF Envoi à la banque via NetCash (France) ou Fax (International) 9 Dossier demande de règlement (format papier originaux) comptabilisation et archivage des originaux DBF Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Régler_tranche_intermediaire_achat La dernière tranche Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 0 Demande de paiement (DDP) Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives Dématérialisation de la DDP, du Protocole d'accord SIGNE et du RIB DAF Dépôt des documents numérisés dans la GED Envoi des originaux à la DBF 1 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Emission du BPP Assistant(e) de gestion BPP (CREAT) D autres documents seront joints au dossier : Budgétaire 33

34 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Rapport financier d'intervention Pièces justificatives VCF Juridique VCF Fiche d'opération 2 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP CREAT Validation du BPP Spécialiste de programme BPP VALIDE (VALID) 3 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VALID Signature du BPP Ordonnateur délégué BPP SIGNE (VD) 4 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VD Visa du BPP CF BPP VISE (VCF) 5 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VCF Effectuer le règlement de la dernière tranche DBF Remise préparée de paiement Bordereau d'accompagnement des virements 6 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier Visa du Bordereau DBF Bordereau d'accompagnement des virements VISE DBF 34

35 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques d'intervention Pièces justificatives BPP VCF Remise préparée de paiement Bordereau d'accompagnement des virements 7 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VCF Bordereau d'accompagnement des virements VISE DBF Signature du Bordereau Bureau ADM Bordereau d'accompagnement des virements SIGNE ADM 8 DDP Protocole d'accord ou contrat de prestation SIGNE Rapport financier d'intervention Pièces justificatives BPP VCF Bordereau d'accompagnement des virements SIGNE ADM Virement DBF Envoi à la banque via NetCash (France) ou Fax (International) 9 Dossier demande règlement (format papier originaux) comptabilisation et archivage des originaux DBF Modélisation du workflow Lot2-Annexe _Régler_dernière_tranche_achat 35

36 Workflow : «Validation de la facture fournisseur» Description du workflow Ce workflow fait intervenir la DAF, le bureau de l Administrateur, les directions de programmes ou les directions de support et le Contrôleur Financier pour gérer le règlement de la facture fournisseur. Fonctionnement du workflow Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 0 Facture fournisseur Bordereau de livraison Dématérialisation de la DDP, du Protocole d'accord SIGNE et du RIB DAF Dépôt des documents numérisés dans la GED Envoi des originaux à la DBF 1 Facture fournisseur Bordereau de livraison Emission du BPP Assistant(e) de gestion BPP (CREAT) D autres documents seront joins au dossier : Budgétaire VCF Juridique VCF 2 3 Facture fournisseur Bordereau de livraison BPP CREAT Facture fournisseur Bordereau de livraison BPP VALID Validation du BPP Signature du BPP Spécialiste de programme ou assistant(e) de gestion Ordonnateur délégué BPP VALIDE (VALID) BPP SIGNE (VD) 4 5 Facture fournisseur Bordereau de livraison BPP VD Facture fournisseur Bordereau de livraison BPP VCF Visa du BPP CF BPP VISE (VCF) Visé si le dossier est régulier sinon le retourner chez l ordonnateur délégué pour régularisation. En général une note explicative est émise. Effectuer le règlement de la dernière tranche DBF Remise préparée de paiement Bordereau d'accompagnement des virements 36

37 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 6 Facture fournisseur Bordereau de livraison BPP VCF Remise préparée de paiement Bordereau d'accompagnement des virements Visa du Bordereau DBF Bordereau d'accompagnement des virements VISE DBF 7 Facture fournisseur Bordereau de livraison BPP VCF Bordereau d'accompagnement des virements VISE DBF Signature du Bordereau Bureau ADM Bordereau d'accompagnement des virements SIGNE ADM 8 Facture fournisseur Bordereau de livraison BPP VCF Bordereau d'accompagnement des virements SIGNE ADM Virement DBF Envoi à la banque via NetCash (France) ou Fax (International) 9 Dossier demande règlement (format papier originaux) comptabilisation et archivage des originaux DBF Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Regler_facture_fournisseur Processus «Gérer les EB, les EJ et les BPP» Workflow : «Valider des EB et des EJ» Description du workflow Ce workflow fait intervenir Les assistantes et assistants de gestion, l Ordonnateur délégué et le Contrôleur Financier pour créer et valider les Engagements Budgétaires et les Engagements Juridiques. 1. L assistant(e) de gestion crée l EB/EJ. Ce dernier à un statut «CREAT». Une fois la saisie terminée, l assistant(e) de gestion passe l EB/EJ en statut «VALID». 2. Le directeur contrôle l EB/EJ et : Si tout est conforme, le valide et le passe en statut «VD» Sinon l EB/EJ est retourné à l assistant(e) de gestion qui le passe en statut «MODIF», le modifie, le valide à nouveau (le passer en statut «VALID») et le soumet à nouveau au directeur pour validation 3. L EB/EJ est contrôlé par le Contrôleur Financier : 37

38 Si tout est conforme, le Contrôleur le vise et le passe en statut «VCF» Sinon l EB/EJ est retourné au directeur (étape n 2) Si le Contrôleur financier avait déjà visé l EB/EJ, ce dernier retire son visa électronique et met le statut «ISCF». A ce stade le statut de l EB/EJ peut repasser en «MODIF» et l assistant(e) de gestion peut le modifier. Fonctionnement du workflow Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 0 1 EB/EJ en statut «VALID» Création de l EB/EJ Validation de l EB/EJ (VD) Assistant(e) de gestion Ordonnateur délégué EB/EJ en statut «CREAT» puis «VALID» EB/EJ en statut «VD» L EB/EJ est contrôlé par le directeur qui : Si tout est OK, le valide et le passe en statut «VD» Sinon l EB/EJ et retourné à l assistant(e) de gestion qui le passe en statut «MODIF», le modifie, le valide à nouveau (le passer en statut «VALID») et le soumet à nouveau au directeur pour validation 2 EB/EJ en statut «VD» Pièces justificatives (devis, ) Visa de l EB/EJ (VCF) CF EB/EJ en statut «VCF» Voir le détail dans le circuit de validation interne du Contrôle financier Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe _Valider_EB_EJ Workflow : «Contrôle des dossiers par le service CF» Description du workflow Ce workflow décrit le circuit interne de validation des dossiers au sein du service du Contrôle financier. Fonctionnement du workflow Etape 0 Données en entrée Dossiers des directions triés par nature, priorité, date, direction, Action Qui Résultats Remarques Tri des dossiers Secrétariat Dossiers triés (autre) Plusieurs dossiers dans un même parapheur Un parapheur par direction 38

39 1 Dossiers triés Réaffectation des dossiers aux vérificateurs Secrétariat ou à automatiser Travail réparti entre les vérificateurs Réaffectation des dossiers si nécessaire (intérim) 2 Dossier affecté Etude et analyse du dossier Vérificateur 3 Si dossier non conforme Renvoi du dossier à la direction ou contacter la direction par téléphone pour modification Vérificateur/CF Retour avec Note d observation (refus) signée par le CF. Avec gestion d ampliation (le directeur peu soit corriger le dossier et le remettre dans le circuit ou demander un passer-outre au SG ou à son délégataire qui est généralement l ADM) ou annuler le dossier Retour pour complément d info (message explicatif avec gestion d ampliation documents corrigés par téléphone Dossier visé par le CF avec Note d observation signée par le CF. Avec gestion d ampliation. Le dossier n est pas bloqué. Un tableau de bord permettra de regrouper les observations par nature 39

40 4 EB, EJ, BPP ou correction budgétaire, contrats, Enregistrement par import automatique et possibilité de modification des transactions dans la «Comptabilité budgétaire CF» Vérificateur «Comptabilité budgétaire CF» mise à jour (prévalidation) Dossiers classés par priorité ou annuler le dossier 5 Dossiers étudiés par les vérificateurs classés par ordre de priorité fixée par le vérificateur Deuxième étude et analyse par le Contrôleur Financier Contrôleur Financier Si dossier OK : la «Comptabilité budgétaire CF» validée (la compta n est plus modifiable sauf action CF : modification de l état du dossier) ou annuler le dossier Les dossiers sont traités au fil de l eau par priorité 6 Si le dossier est incorrect Renvoi du dossier à la direction ou contacter la direction par téléphone pour modification Contrôleur Financier Retour avec Note d observation (refus) signée par le CF. Avec gestion d ampliation (le directeur peu soit corriger le dossier et le remettre dans le circuit ou demander un passer-outre au SG ou à son délégataire qui est généralement l ADM) Retour pour complément d info (message explicatif avec gestion d ampliation documents corrigés par téléphone Dossier visé par le CF avec 40

41 Note d observation signée par le CF, avec gestion d ampliation. Le dossier n est pas bloqué. ou annuler le dossier 7 Dossiers étudiés par les vérificateurs et le Contrôleur Financier Visa électronique VCF Secrétariat/ Contrôleur Financier Données du SIG mises à jour SIG (la compta n est plus modifiable sauf action CF : modification de l état du dossier) Processus «Arrêter un exercice comptable et réédition des comptes» Workflow : «Clôture budgétaire» Description du workflow Ce workflow fait intervenir Les Unités Administratives, l Administrateur, l Ordonnateur délégué, le Contrôleur Financier, la DBF et la DSI pour gérer le circuit de la clôture budgétaire : Fonctionnement du workflow Etape 0 Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Annonce des dates de clôture budgétaire de la tranche N Administrateur Note de service qui fixe les dates/étapes des clôtures : Clôture des EB/EJ (plus de nouveau dossier à l exception des régularisations effectuées par la DAF) Clôture des BPP Exercice : 4 ans Tranche : 1 an 01/01/N 31/12/N Clôture de la tranche : 30/04/N+1 Les dates sont différentes selon le budget Programmation ou Fonctionnement 1 Note de service Finalisation des dossiers d engagements budgétaires et juridiques année N Unités Administratives /Ordonnateur délégué Dossiers EB/EJ clos sauf exceptions suite accord ADM (en cas d absence d engagements) Avant la date limite fixée par la note (date de transmission au CF faisant foi) 2 EB/EJ Validation des EB/EJ Ordonnateur délégué EB/EJ validé Avant la date limite fixée par la note (date de transmission au CF faisant foi) 41

42 3 4 EB/EJ Dossiers financiers Visa des EB/EJ des EB/EJ Régularisation d engagements (création d EB/EJ) : EB/EJ insuffisant : EB/EJ complémentaires Absence d engagements Imputations comptables (frais de banque et dotations aux amortissements) Régularisation des EB/EJ des UHS et IEPF CF EB/EJ visé Date limite règlementaire (30/04/N+1) au plus tard DBF Unités Administratives (EB/EJ complémentai res) Totalité des EB/EJ régularisés A partir de la date limite fixée par la note ou les UA ne peuvent plus intervenir EB/EJ EB/EJ EB/EJ visé BPP EB/EJ de régularisation visé DPP Validation des EB/EJ de régularisation Visa des EB/EJ de régularisation Création des BPP Ordonnateur délégué EB/EJ validé Date limite règlementaire (30/04/N+1) au plus tard CF EB/EJ visé Date limite règlementaire (30/04/N+1) au plus tard Unités Administratives EB/EJ visé BPP Régularisation de BPP DBF EB/EJ de régularisation visé BPP de régularisation Avant la date limite fixée par la note (date de transmission au CF faisant foi) Date limite règlementaire (30/04/N+1) au plus tard EB/EJ visé BPP EB/EJ visé BPP validée Règlement financier Validation des BPP Ordonnateur délégué EB/EJ visé BPP validée Visa des BPP CF EB/EJ visé BPP visée Clôture définitive de la tranche N DSI Tranche N close Si EB/EJ de régularisation : Date limite règlementaire (30/04/N+1) au plus tard Sinon : Avant la date limite fixée par la note (date de transmission au CF faisant foi) Date limite règlementaire (30/04/N+1) au plus tard 13 Tranche N close Reddition des comptes DBF CF Edition des états budgétaires de la tranche N Après la clôture définitive de la tranche N et 15 jours avant la tenue de la CAF 42

43 4 EXPRESSION DE BESOINS DE GESTION DES MISSIONS 4.1 Le contexte L'OIF est amenée à organiser des missions, dans le cadre de la mise en œuvre de sa programmation et son fonctionnement. Ces missions peuvent concerner des membres du personnel de l'oif ou des personnes extérieures, qui ont pour mandat d'accomplir une tâche déterminée entrainant un déplacement. On distingue trois types de missions : Mission programmée : mission ayant été intégrée dans la planification et validée par l'administrateur dans le processus de la validation de la programmation. Mission non programmée : mission n'ayant pas été intégrée dans la planification et qui n'a pas été validée par l'administrateur dans le processus de la validation de la planification opérationnelle. Mission urgente : mission programmée en réponse à tout évènement non prévu qui nécessite une action immédiate et qui est autorisée par le Secrétaire Général ou l'administrateur. Lors d'une mission la prise en charge de l'oif porte sur les frais de transport, d'hébergement, d'indemnité journalière de mission, de location de véhicules et de frais annexes. Les missions sont régies par la directive relative à la politique des voyages à l'oif. Cf. Lot2- Annexe-4.1-1_Directive_Voyages 4.2 Les enjeux et objectifs Afin de gérer la multiplicité des déplacements effectués dans le cadre de ses différentes missions, l OIF souhaite mettre en place une solution qui lui permettra d en optimiser la gestion et le suivi. Cette solution doit permettre d atteindre a minima les objectifs suivants : Une gestion centralisée et informatisée des missions des agents ; Une meilleure visibilité des missions prévues et effectuées ; Une gestion centralisée des réservations et des billets et leur affectation aux participants internes ou externes ; Un meilleur contrôle des dépenses afférentes aux déplacements en mission. 4.3 Description des besoins La gestion des missions à l'oif peut se décliner à travers les actions suivantes : Gestion des calendriers de mission ; Gestion des demandes de missions internes et externes ; Gestion des Ordres de Mission (OM) ; Gestion des plans de vol. 43

44 4.3.1 Gestion des calendriers de mission Le calendrier de missions permet le regroupement des informations sur l'ensemble des missions prévisionnelles de l'organisation. Il comporte l'ensemble des missions autorisées par l'administrateur. Les informations devant figurer dans ce calendrier comprennent entre autres : L'objet de la mission ; Unité Administrative ; La liste prévisionnelle des participants ; Le lieu de déroulement de la mission ; Les villes de départ/retour ; Les dates de début et de fin de l'évènement ; Lien vers le rapport de mission ; Lien vers l'ordre de Mission. Les fonctions nécessaires à la gestion du calendrier des missions sont : Création, modification, mise à jour du calendrier (Eviter les doublons de saisie) ; Création, édition et suppression des missions dans le calendrier ; Importation et Exportation des données du calendrier au format Excel ou csv ; Production de tableaux de bord pour le suivi des missions Gestion des demandes de missions La demande de mission est un document d'aide à la décision de l'administrateur pour autoriser ou non un déplacement. Il comporte un descriptif de la mission, les tâches à accomplir, les résultats escomptés, la liste des participants ainsi que le budget y afférant. Le budget prévisionnel comporte les indemnités journalières de mission, les frais de transport, les frais d'hébergement et les frais divers associés à la mission. L'outil de gestion de la demande de mission doit permettre de : saisir les informations nécessaires à l'élaboration de la demande (attention coût prévisionnel de la mission) ; consulter et éditer les informations d'une demande de mission ; imprimer la demande de mission L Ordre de Mission L Ordre de Mission est un document attestant de l'autorisation de l'administrateur pour la réalisation de la mission. La décision d'autorisation est prise par l'administrateur sur la base des informations de la demande de mission. Les informations de l ordre de mission sont saisies en même temps que celles de la demande de mission. Elles sont constituées des éléments suivants : Nom et prénom de l agent ; Fonction de l agent ; 44

45 Unité Administrative ; Lieu de la mission ; Moyen de transport ; Objet de la mission ; Numéro de l'ordre de mission Gestion des plans de vol Outre le fait de renseigner l identité du voyageur, les horaires de vol, le parcours, la classe de réservation et les conditions tarifaires, le plan de vol permet d'élaborer le dossier financier pour l'émission du bon de commande du billet pour le voyage. L'OIF fait appel à une agence de voyage pour la gestion des plans de vol et l'émission des billets. Pour un meilleur suivi des réservations et des billets et un contrôle optimal des dépenses afférentes aux déplacements, l'oif souhaite mettre en place un outil de gestion des plans de vol et des billets. Cet outil doit permettre de récupérer automatiquement les informations des plans de vol et des billets, à partir du système d'information de l'agence de voyage. Les informations relatives au voyage à récupérer par l'outil sont : Nom et prénom du passager ; Ville de destination ; Date de départ et de retour ; Compagnie ; Classe de voyage ; Horaires de vol ; Prix du billet et conditions tarifaires ; Numéro de vol ; Durée de vol ; Date et heure limite de confirmation de commande. La transmission des informations du plan de vol doit être effectuée dès son émission par l'agence de voyage. Les plans de vol reçus permettent à l'oif d'émettre les bons de commande correspondants qui sont transmis à l'agence pour émission des billets. Le numéro des billets ainsi que les éléments du plan de vol seront repris dans l'outil de gestion. L'outil doit permettre la consultation, l'impression et l'exportation des informations des plans de vol et des billets. En cas de non émission de billet, le plan de vol associé peut être supprimé Gestion des rapports de mission Le rapport de mission est un document rédigé par un ou plusieurs participants à une mission. L'OIF souhaite gérer les rapports de mission à travers un outil de saisie des résultats de la mission. L'outil de saisi pourrait s'appuyer sur un formulaire pré-rempli des informations initiales de la 45

46 demande de mission et offrirait une interface de saisie des résultats obtenus à l'issu de la mission. Il permettrait aussi de joindre des documents afférant à la mission si nécessaire. Les fonctions nécessaires à la gestion des rapports de mission sont les suivantes : Saisie d un rapport de mission ; Suppression d un rapport de mission ; Edition d un rapport de mission ; Impression d'un rapport ; Visa des rapports de mission ; Liens vers documents lié à la mission pour compléter le rapport. Processus de validation d une demande de déplacement Ce workflow fait intervenir l assistant(e) de gestion, le bureau de voyage, le directeur de programme, le Contrôleur Financier et l Administrateur pour gérer le circuit de validation des demandes de déplacement. Etape 0 Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Demande de Plan de vol/devis Référents voyages Bureau de voyage Plan de vol Devis - de 10 personnes + de 10 personnes VIP 1 Plan de vol Devis Création EB/EJ/OM Référents voyages / bureau voyage EB/EJ en statut «VALID» OM «VALID» Si non planifie passe directement chez l ADM avant la création des EB/EJ 2 Plan de vol Devis EB/EJ en statut «VALID» OM Tableau des missions Validation EB/EJ/OM (VD) Directeur de programme EB/EJ/OM en statut «VD» EB/EJ en statut «VD» OM «VALID» Si le bénéficiaire n est pas le directeur lui même Si le bénéficiaire est le directeur lui-même ou la mission est non planifiée EB/EJ/OM en statut «VD» Plan de vol Devis Tableau des missions Visa de l'eb/ej/om (VCF) CF EB/EJ/OM en statut «VCF» Si le bénéficiaire n est pas le directeur lui même 3 Plan de vol Devis Tableau des missions EB/EJ en statut «VD» OM en statut «VALID» Si le bénéficiaire est le directeur lui-même ou la mission est non planifiée 46

47 4 Plan de vol Devis Tableau des missions EB/EJ/OM en statut «VCF» Signature EB/EJ/OM Administrateur EB/EJ/OM SIGNE Si le bénéficiaire est le directeur lui-même ou que la mission est planifiée. 5 EB/EJ/OM SIGNE Confirmation du plan de vol auprès de l agence de voyage Assistant(e) de gestion Bureau de voyage Plan de vol confirmé - de 10 personnes + de 10 personnes VIP Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe-4.3-1_Valider_demande_mission 47

48 5 EXPRESSION DE BESOINS DE GESTION DES ACHATS 5.1 Le contexte Dans le cadre des activités de la programmation et du fonctionnement, les unités administratives de l'oif sont amenées à effectuer des achats de biens ou de prestations, afin d'accomplir les missions qui leur sont confiées. Ces acquisitions impliquent des échanges entre l'oif et des fournisseurs, déjà agréés ou nouveaux et doivent suivre un certain nombre de règles précisées dans la directive des achats. 5.2 Les enjeux et objectifs Dans le cadre de la rationalisation et l'amélioration continue de tous ses processus, l'oif souhaite standardiser et informatiser au maximum le processus d'établissement de l'expression des besoins pour les appels d'offres et les achats, par l'acquisition d'outil lui permettant : De standardiser les documents nécessaires à l'acquisition ; De simplifier le processus de validation et d'acquisition ; D'informatiser et automatiser les validations ; De restituer à tout moment la situation des acquisitions ; De distinguer les dépenses considérées comme charges des investissements ; D'automatiser le traitement des documents numérisés relatifs aux acquisitions. L'objectif final visé est une rationalisation de l'acquisition. 5.3 Workflow : «achats en dessous de euros» Les paragraphes suivants ont pour objectif de décrire les workflow existants en fonction de la valeur d'acquisition. Il convient de noter que la directive des achats, actuellement en cours de révision, proposera de nouveaux paliers. Les outils proposés doivent intégrer ces éléments. Les workflow décrits ici sont appelés à évoluer en fonction des nouvelles directives. Description du workflow Ce workflow fait intervenir l'assistant(e) de gestion ou le porteur du dossier, l'ordonnateur délégué, le Contrôleur Financier, la DAF et les directions de programme pour gérer le circuit des achats des biens et des services dont le montant total est en dessous de euros. Fonctionnement du workflow Etape Données en entrée Termes de références, spécification techniques Courriel «Demande de devis» Proposition commerciale Action Qui Résultats Remarques Demande de devis à un prestataire Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Courriel «Demande de devis» ou par téléphone Proposition de devis Prestataire Proposition commerciale Etude de la proposition commerciale Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Proposition commerciale acceptée 3 devis minimum Si la proposition est refusée, retour vers le prestataire ou contacter un nouveau prestataire 48

49 Etape 3 Données en entrée Proposition commerciale acceptée Action Qui Résultats Remarques Constitution de dossier de commande (si la proposition commerciale est acceptée) Assistante de gestion et porteur du dossier Budgétaire Juridique Proposition commerciale acceptée Termes de références / spécifications techniques 4 Budgétaire Juridique Proposition commerciale acceptée Termes de références Validation du dossier de commande Ordonnateur délégué Dossier de commande VALIDE : Budgétaire VALIDE Juridique VALIDE Proposition commerciale VISEE (signature bon pour accord par OD) Termes de références OD : Ordonnateur délégué 5 budgétaire VALIDE juridique VALIDE Proposition commerciale VISEE Termes de références Visa du dossier de commande CF budgétaire VISE juridique VISE Proposition commerciale VISEE (signature bon pour accord par OD) Termes de références 6 Budgétaire VISE Juridique VISE Proposition commerciale VISEE (signature bon pour accord par OD) Exécution de l achat du bien ou du service Assistante de gestion et Porteur du dossier Transmission de la commande au prestataire 49

50 Etape Données en entrée Termes de références Action Qui Résultats Remarques 7 8 Le bien commandé Bordereau de livraison Le service commandé Facture Réception et enregistrement du bien Exécution et recette du service Accueil Direction concernée Bordereau de livraison ENREGISTRE Rapport d exécution de service VISE Processus de paiement initié par la direction concernée Transmission du colis et du Bordereau de livraison ou du rapport d exécution de service à la DAG pour dématérialisation et transmission de à l'unité administrative concernée Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe-5.1-1_Achat_dessous_ Workflow : «achats entre et EURO» Description du workflow Ce workflow fait intervenir l'assistant(e) de gestion ou/et le porteur du dossier, l'ordonnateur délégué, le Contrôleur Financier, l'accueil et les directions de programme pour gérer le circuit des achats des biens et des services dont le montant total est en entre et euro. Fonctionnement du workflow Etape Données en entrée Termes de références Spécification technique Courriel «Demande de devis» Propositions commerciales Proposition commerciale retenue Action Qui Résultats Remarques Demande de devis à 3 avec consultation de 5 prestataires au minimum Proposition de devis (minimum 3) Etude et sélection de la meilleure proposition commerciale en rapport prix/qualité. Critère de sélection Constitution de dossier de commande (si au moins une proposition commerciale est a été retenue) Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Prestataire Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Courriel «Demande de devis» Propositions commerciales Proposition commerciale retenue Budgétaire Juridique Proposition commerciale retenue Termes de références Rapport Si toutes les propositions sont refusées, retour vers les prestataires ou faire nouvelle consultation. Délai de 10 jours pour la consultation 50

51 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques d étude et de sélection des propositions commerciales 4 Budgétaire Juridique Proposition commerciale retenue Termes de références Rapport d étude et de sélection des propositions commerciales Validation de dossier de commande Ordonnateur délégué (OD) Dossier de commande VALIDE : Budgétaire VALIDE Juridique VALIDE Proposition commerciale VISEE (signature bon pour accord par OD) Termes de références Rapport d étude et de sélection des propositions commerciales VISE 5 Budgétaire VALIDE Juridique VALIDE Proposition commerciale VISEE Termes de références Rapport d étude et de sélection des propositions commerciales VISE Visa du dossier de commande CF Budgétaire VISE Juridique VISE Proposition commerciale VISEE (signature bon pour accord par OD) Termes de références Rapport d étude et de sélection des propositions commerciales VISE 6 Budgétaire VISE Juridique VISE Exécution de l achat du bien ou du service Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Transmission de la commande au prestataire 51

52 Etape Données en entrée Proposition commerciale VISEE (signature bon pour accord par OD) Termes de références Rapport d étude et de sélection des propositions commerciales VISE Action Qui Résultats Remarques 7 8 Le bien commandé Bordereau de livraison Le service commandé Facture Réception et enregistrement du bien Exécution et recette du service Accueil Direction concernée Bordereau de livraison ENREGISTRE Rapport d exécution de service VISE Processus de paiement initié par la direction concernée Transmission du colis et du Bordereau de livraison ou du rapport d exécution de service à la DAG pour dématérialisation Modélisation du workflow voir Lot2-Annexe-5.2-1_Achat_entre_5000_ Workflow : «Appels d'offres» Description du workflow Ce workflow fait intervenir l'assistant(e) de gestion ou le porteur du dossier, l'ordonnateur délégué, le Contrôleur Financier, l'accueil et les directions de programme pour gérer le circuit des appels d offres. Fonctionnement du workflow Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 0 Constitution du Projet de Dossier d appel d'offres Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Projet de Dossier d Appel d'offres : Termes de références Clauses générales et particulières Le cahier d offre technique Le tableau de l offre financière Grille technique d évaluation La liste des Le dossier est transmis à la sousdirection des achats 52

53 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques prestataires à consulter Note des disponibilités des fonds fournie par l ordonnateur délégué 1 Projet de dossier d appel d'offres 2 Projet de dossier d appel d'offres VALIDE 3 Dossier d appel d'offres 4 Offres des prestataires 5 Offres administrativement recevables Validation du projet de dossier d appel d offres Etude du projet de dossier d appel d offres Publication de l appel d offres Ouverture des plis techniques Analyse technique des offres Sous-direction des achats (SDA) Commission des marchés SDA Commission des marchés Comité technique Projet de dossier d appel d'offres VALIDE (si dossier complet) Dossier d appel d'offres (si dossier accepté par la commission) PV de la commission des marchés Appel d offres PUBLIE Offres administrativement recevables Offres techniquement recevables PV d analyse technique des offres et liste des prestataires retenus Si dossier accepté, convocation de la commission des marchés. Si dossier refusé, retour à l étape 0 Si dossier refusé, retour à l étape 0 Le PV est signé par tous les membres de la commission et est dématérialisé et stocké dans la GED Offres recevables sur le plan administratif selon les critères de recevabilité (complétude des dossiers, séparation des offres technique et financières, ) 6 PV d analyse technique des offres et liste des prestataires retenus Ouverture des plis financiers Commission des marchés PV de conformité financière des offres et liste des prestataires retenus Les offres financières recevables 7 PV de conformité financière des Analyse financière des offres Comité technique Offres financièrement 53

54 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques offres et liste des prestataires retenus Les offres financières recevables recevables PV d analyse financière des offres et classement des prestataires retenus par ordre du moins disant prix/qualité 8 Offres financièrement recevables Offres techniquement recevables PV d analyse financière des offres et classement des prestataires retenus par ordre du moins disant prix/qualité Etude et adoption du PV d analyse financière des offres Commission des marchés PV final de proposition d attribution du marché à soumettre à l Administrateur 9 PV final de proposition d attribution du marché Décision d attribution du marché 10 Décision d attribution Elaboration du dossier d achat Administrateur Porteur du dossier Décision d attribution Contrat d achat Budgétaire Juridique Demandes de paiement Transmise au Porteur du dossier Informer la Commission des marchés 11 Décision d attribution Constitution de dossier de commande Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Contrat d achat Budgétaire Juridique Demandes de paiement Proposition commerciale Dossier d appel d offres Décision d attribution 54

55 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 12 Contrat d achat Budgétaire Juridique Demandes de paiement Proposition commerciale Dossier d appel d offres Décision d attribution Validation de dossier de commande Ordonnateur délégué si Montant < 100 K Dossier de commande VALIDE : Contrat d achat Budgétaire VALIDE Juridique VALIDE Proposition commerciale Demandes de paiement VALIDE Dossier d appel d offres Décision d attribution 13 Contrat d achat Budgétaire VALIDE Juridique VALIDE Proposition commerciale Demandes de paiement VALIDE Dossier d appel d offres Décision d attribution Visa du dossier de commande CF Contrat d achat Budgétaire VCF Juridique VCF Demandes de paiement VCF Proposition commerciale Dossier d appel d offres Décision d attribution 14 Contrat d achat Budgétaire VCF Juridique VCF Demandes de paiement VCF Proposition commerciale Dossier d appel d offres Décision d attribution Si montant > 100 k : Signer le contrat et les EB/EJ Administrateur Contrat d achat SIGNE Budgétaire SIGNE Juridique SIGNE Demandes de paiement SIGNE Proposition commerciale Dossier d appel d offres Décision d attribution 55

56 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques Si montant < 100 k : Signer le contrat Ordonnateur délégué Contrat d achat SIGNE Budgétaire VCF Juridique VCF Demandes de paiement VCF Proposition commerciale Dossier d appel d offres Décision d attribution 15 Si montant > 100 k : Contrat d achat SIGNE Budgétaire SIGNE Juridique SIGNE Demandes de paiement SIGNE Proposition commerciale Dossier d appel d offres Décision d attribution Exécution de l achat du bien ou du service Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Contrat transmis au prestataire Si montant < 100 k : Contrat d achat SIGNE Budgétaire VCF Juridique VCF Demandes de paiement VCF Proposition commerciale Dossier d appel d offres Décision d attribution 16 Contrat signé par le prestataire et la DDP 1 ère tranche Réception du contrat signé par le prestataire et paiement de la 1 ère tranche Assistant(e) de gestion et porteur du dossier Paiement de la 1 ère tranche (voir circuit de paiement) 56

57 Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 17 Le bien commandé Bordereau de livraison Le service commandé 18 DDP autre tranche (intermédiaire ou dernière) Réception et enregistrement du bien Exécution et recette du service Accueil Direction concernée Bordereau de livraison ENREGISTRE Rapport d exécution de service VISE Transmission du colis et du Bordereau de livraison ou du rapport d exécution de service à la DAG pour dématérialisation Processus de paiement initié par la direction concernée (voir circuit de paiement) Modélisation du workflow voir SC_Lot2-Annexe-5.3-1_appel_offres 57

58 6 EXPRESSION DE BESOINS DES ANNUAIRES (ORGANISATION & TIERS) 6.1 Le contexte Dans le cadre de la mise en œuvre des activités de sa Programmation, de son Fonctionnement et de ses Investissements, l'oif est amenée à entretenir diverses relations avec des entités morales, des organismes et des personnes physiques, internes ou externes qui constituent l'ensemble de ses contacts. Ces contacts sont actuellement dispersés dans plusieurs bases de données du système d'information selon les besoins de chaque application métier. Ces bases comportent essentiellement : Les agents de l'oif ; Les contacts officiels ; Les fournisseurs ; Les médias ; Les experts et consultants ; Les relations publiques. Cette liste n'est pas exhaustive et elle évolue dans le temps en fonction des besoins des différents métiers de l'oif. 6.2 Les enjeux et objectifs La relation avec ses contacts est au cœur de l'action de coopération de l'oif. Il est donc important que l'oif dispose d'une base de données de contacts performante, cohérente, fiable et facile d'utilisation par les équipes métiers dans leur travail quotidien. Dans le cadre de la modernisation de ses outils de travail et plus particulièrement dans le cadre de la mise en place de son nouveau système d'information, l'oif souhaite revoir son système de gestion des contacts en vue de le moderniser, tant sur les procédures de gestion que sur les technologies et l'architecture logicielle utilisée. Il s'agit notamment de mettre en place : Une politique de gestion modernisée, rationnelle, simplifiée, efficace et cohérente des informations des contacts ; Une base de données des contacts unique et centralisée, destinée à contenir de manière structurée tous les contacts de l'organisation et accessible par l'ensemble des applications du système d'information ; Des interfaces conviviales et efficaces pour l'exploitation des informations de l'annuaire par les utilisateurs. 6.3 Le constat de l'existant Comme spécifié précédemment, les différentes bases de données de contacts de l'oif sont non connectées et ne communiquent pas entre elles. Cela a pour conséquence : Une lourdeur dans la gestion et le suivi des contacts ; Un manque de synchronisation des données entre les annuaires ; Des problèmes de sécurité des données (doublons, données différentes voire contradictoires d un annuaire à l autre, etc.) ; 58

59 Un manque de visibilité lié à l éparpillement des données sur différents annuaires et à l impossibilité de rechercher des contacts sans savoir où ils ont été créés ; Un risque de non exhaustivité des informations disponibles suivant l'application utilisée. 6.4 Description des besoins En vue de permettre à l'oif d'atteindre son objectif de modernisation de son système de gestion de ses contacts, la solution proposée doit répondre aux besoins présentés ci-dessous Synthèse des besoins Les principaux besoins à couvrir par l annuaire global sont les suivants : Centraliser l ensemble des contacts dans une même base de données ; Prendre compte la gestion de personnes physiques, des organismes et des entités morales ; Partager ces données avec les différentes applications du système d'information ; Permettre l'accès aux données en lecture et/ou modification de manière sécurisée sur la base de règles et de droits d'accès bien définis, tant pour le siège de l'oif que pour ses unités hors siège et le personnel itinérants ; Gérer efficacement la cohérence des informations et éviter la présence de doublons ; Gérer différents types et catégories de contacts ; Disposer de tableaux de bord permettant divers états croisés avec les autres données du SIG ; Permettre l'archivage des contacts devenus obsolètes dans le système Fonctionnalités attendues de l application L'annuaire global sera le référentiel des contacts de l'organisation. Il sera utilisé par toutes les applications du système d'information pour l'identification ou l'utilisation des contacts tant par le nouveau SIG que par les autres applications métiers de l'organisation Principales fonctions de gestion souhaitées Les informations nécessaires à la gestion des contacts sont fonction du type de contact, mais on peut énumérer les éléments suivants : Civilité ; Appellation ; Noms ; Prénoms ; Nom entité morales ; Nom organisme ; Fonctions ; Organisme de rattachement ; Adresses complètes ; 59

60 Coordonnées bancaires ; Téléphones, télécopies ; Adresses électroniques ; Nationalités ; Utilisateur qui le crée (renseigné automatiquement) ; Comptes réseaux sociaux ; Sites web. Cette liste n'est pas exhaustive, le système doit respecter les standards en matière d'information de contacts et permettre le paramétrage d'informations spécifiques associées aux différents types de contacts. Les fonctions de gestion des contacts doivent permettre de : Créer une fiche associée à un contact ; Consulter et modifier une fiche contact ; Activé et désactiver la fiche contact ; Archiver les fiches contact devenues obsolètes ; Gérer les adresses d un contact ; Affecter un type et une catégorie à un contact ; Gérer les coordonnées bancaires d un contact ; Lier des contacts entre eux ; Associer des mots clés à un contact pour pouvoir le retrouver en fonction de ces mots clés ; Effectuer des recherches multicritères sur l'ensemble des champs des fiches contacts ; Empêcher la création de doublons ; Importer et exporter des données de l'annuaire ; Créer des groupes de contact pour des besoins spécifiques ; Gérer des listes pour des publipostages ou des envois groupés de courriels ; Offrir un système d'alimentation partagée de la base de données avec des procédures de validation bien définies. 60

61 7 EXPRESSION DE BESOINS DE LA GESTION DU COURRIER 7.1 Le contexte L'OIF reçoit et envoie par jour, une grande quantité de courriers dans le cadre des échanges avec ses différents partenaires à travers le monde. La grande majorité des opérations liées à la gestion de ces courriers est prise en charge par le service courrier qui en assure l'acheminement et la traçabilité. Les courriers sont identifiés par type et nature. Le type correspond au mode de réception (postal, courriels, télécopie, etc.). La nature est identifiée en fonction du contenu du courrier (lettre, note verbale, formulaire, etc.) Le service courrier traite aussi l'envoi et la réception des colis de l'oif. L'activité du service courrier s'articule autour des processus suivants : La gestion des plis entrants ; La gestion des plis sortants ; La gestion des plis internes ; La gestion des colis entrant ; La gestion des colis sortants ; La gestion de certains courriers électroniques ; La gestion des fax Courriers entrants Les courriers entrants sont identifiés par type (postal, courriels, télécopie, etc.) et par nature (lettre, note verbale, formulaire, etc.) Le processus de gestion des courriers entrant se caractérise par les étapes suivantes : Réception et tri des plis ; Enregistrement des courriers dans le système de gestion des courriers ; Distribution des plis dans les casiers des Unités administratives ; Recherche et suivi Courriers sortant Le service courriers dispose d'interfaces web pour préparer les documents nécessaires à l'expédition des courriers express. Les courriers ordinaires sont récupérés, affranchis et expédiés par les services de la poste. Le processus de gestion des courriers sortants se caractérise par les étapes suivantes : Préparation du courrier avec enregistrement par l'unité Administrative ; Réception des plis par le service courriers de la part des Unités Administratives dans le système de gestion des courriers ; Enregistrement des courriers express avec traçabilité ; Récupération des courriers par les services de la poste et des sociétés d'expédition de courriers rapides ; Recherche et suivi des plis. 61

62 7.1.3 Courriers internes On entend par courrier interne, les notes et les bordereaux d'envoi et les colis transmis d'une Unité Administrative à une autre. Le processus de gestion des courriers internes se caractérise par les étapes suivantes : Préparation du courrier avec enregistrement par l'unité Administrative ; Distribution par l'unité Administrative quand le courrier est destiné à une seule Unité Administrative ; Distribution par le service courrier quand le courrier est destiné à plusieurs Unités Administratives Gestion des colis entrants Le processus de gestion des colis entrants se caractérise par les étapes suivantes : Réception de colis et enregistrement du bordereau de livraison (les bordereaux de livraison sont traités comme des courriers entrants) ; Acheminement du colis auprès de l'unité Administrative ; Accusé de réception par l'unité Administrative ; Recherche et suivi Gestion des colis sortants Le service des courriers dispose d'interfaces web de Chronopost et Colissimo (Expédinet) pour préparer les documents nécessaires à l'expédition des colis. Le processus de gestion des colis sortant se caractérise par les étapes suivantes : Préparation du colis par l'unité Administrative ; Etablissement des documents de transport et de douane pour l'expédition avec émission d'un numéro d'envoi du colis pour le suivi ; Récupération des colis par Chronopost et Colissimo Courriers électroniques Actuellement les courriers électroniques ne sont pas systématiquement enregistrés dans le système de gestion des courriers, ils sont gérés par les destinataires. Tous les courriers électroniques des membres du personnel n'ont pas vocation à être enregistrés et aucune règle en la matière n'existe pour le moment, le système doit permettre de le faire aisément. 62

63 7.2 Les enjeux et objectifs L'OIF dispose dans le SIG actuel de modules de gestion des courriers entrants et sortants. Ils permettent d'effectuer l'enregistrement, le référencement, le classement, la catégorisation et le suivi des courriers. Excepté quelques documents qui sont scannés, la quasi-totalité des courriers est transmise aux Unités Administratives au format papier. Ces documents sont ensuite archivés dans ce même format. En outre, les délais de distribution des courriers à leurs destinataires sont variables car ils dépendent du temps du traitement manuel des flux de courriers circulants. 7.3 Le constat de l'existant Afin de gérer la multiplicité des documents échangés et en complément de la mise en place des systèmes de dématérialisation et de gestion électronique des documents, l OIF souhaite mettre en place une solution qui lui permettra d industrialiser la gestion du courrier et optimiser la gestion de sa relation avec les partenaires et la coordination des services internes. Cette solution doit permettre d atteindre à minima les objectifs suivants : Optimiser les délais de traitement des flux de circulation des courriers ; Accroître la flexibilité et absorber les variations de volume et les pics d activité ; Améliorer la satisfaction des correspondants internes et externes ; Fiabiliser les données intégrées dans le système d information. Tout en étant : Simple et intuitive pour les utilisateurs ; Facilement adaptable au processus de traitement ; Extensible pour s intégrer facilement à l infrastructure de l OIF. 7.4 Description des besoins L'objectif premier visé par la mise en place du nouveau système est la gestion efficace et rationnelle de l'enregistrement des courriers entrants et sortants avec une traçabilité optimale. Toutefois la solution proposée doit répondre à l'ensemble des besoins listés ci-dessous Synthèse des besoins Les principaux besoins à couvrir par l outil de gestion des courriers sont les suivants : Numériser les courriers et tirer profit des solutions de dématérialisation et de gestion électronique des documents. Le système de courrier doit être interfacé avec la GED qui doit lui servir de base documentaire ; Intégrer les courriers dans le système de référencement de la GED pour permettre de les retrouver facilement ; Signer les documents numérisés électroniquement et les sceller par un certificat électronique, afin de garantir leur intégrité et leur procurer une valeur probante ; Créer des dossiers pour organiser le stockage des documents électroniques ; 63

64 Créer des dossiers pour grouper l ensemble de la correspondance relative à un même objet ; Diffuser les courriers aux bonnes personnes via une automatisation de la distribution et le classement des courriers ; Assurer la confidentialité des courriers en ajustant les listes de distribution et le niveau de partage. Les courriers confidentiels ne devront être visibles que par les destinataires autorisés ; Dans le processus de dématérialisation, gérer de manière similaire tout type de document, entrant ou sortant : facture, courrier postal, fax, ou formulaires en ligne ; Faciliter le partage et la collaboration autour des documents et dossiers quand ceux-ci concernent plusieurs destinataires ; Faciliter le suivi des avancements des dossiers afin d éviter qu ils ne restent bloqués en cas d absence de leurs gestionnaires, et permettre, le cas échéant, leur réaffectation à d autres personnes ; Interfacer le système de courrier avec les outils de gestion courriers rapides et colis (Chronopost et Expedinet) pour recueillir les informations d'envoi ; Produire des tableaux de bord de suivi de l'ensemble des courriers avec toutes les informations et les liens avec les autres objets de la base de données ; Disposer de tableaux de bord pour faciliter le pilotage de l'ensemble des entrées et sorties des courriers et des colis de l'organisation ; Disposer d'outils d'exportation / importation des informations des fiches courriers ; Etre à même de faire la liaison des factures scannées avec les actes budgétaires auxquelles elles sont associées ; Ouvrir les droits d'accès aux fiches courriers d'une direction à une autre selon des conditions spécifiques ; Prendre en compte l'enregistrement de courriels arrivés dans le système de gestion des courriers de la même manière que les courriers ordinaires Fonctionnalités attendues de l application Courriers entrants La solution doit couvrir toute la chaîne de traitement des courriers entrants : Trier les courriers selon leur type et leur nature ; Dématérialiser les courriers entrant qui doivent être convertis en format électronique ; Enregistrer les courriers via la création d une fiche pour chaque courrier ou dossier de courriers. Les informations à saisir sont fonction de la nature du courrier. (facture, arrêt maladie, etc.) ; Grouper l ensemble de la correspondance relative à un même objet ; Distribuer les courriers numérisés (à une ou plusieurs unités administratives) ; Gérer le suivi des réponses aux courriers entrants (lien et clôture de courrier et dossiers afférant) ; Gérer la réaffectation d un courrier, si nécessaire, à une autre personne ou Unité Administrative ; Rechercher et consulter un courrier entrant. 64

65 Courriers sortants La solution doit couvrir toute la chaine de traitement des courriers sortants : Dématérialiser les courriers sortants qui doivent l'être ; Enregistrer les courriers sortants via la création d une fiche pour chaque courrier ou dossier de courriers ; Associer l ensemble de la correspondance relative à un même objet dans un même dossier ; Gérer la liste des destinataires du courrier via l annuaire des contacts de l Organisation ; Gérer les ampliations ; Distribuer des copies internes à l Organisation ; Gérer le suivi des courriers sortants ; Rechercher et consulter un courrier sortant ; Permettre d'effectuer une traçabilité des colis sortis de l'organisation. Courriers internes Les courriers internes concernent l ensemble des courriers échangés entre les différentes Unités Administratives de l Organisation. Les fonctions de gestion des documents internes sont identiques à celles des courriers entrants ou sortants Mode de fonctionnement Courriers entrants Les courriers entrants sont réceptionnés par le service courriers qui les trie, les numérise et les enregistre dans le système avant de les distribuer à leurs destinataires. Parmi les courriers entrants on distingue les factures et les courriers ordinaires. Selon ces deux catégories, le traitement du courrier diffère : Courriers à distribuer sans enregistrement (Journaux, publicité, devis, ) ; Courriers à enregistrer (Factures, lettres, protocoles d accord, arrêtés de subvention, etc.). Les courriers à enregistrer sont à leur tour triés en deux sous-catégories : Courrier à enregistrer avec dématérialisation ; Courrier à enregistrer sans dématérialisation. Enregistrement d un courrier entrant L enregistrement d un courrier entrant se traduit par la création d une fiche et la saisie des données d identification du courrier. Cette création peut se faire soit directement dans le processus d enregistrement soit lors de l opération de numérisation pour les courriers à dématérialiser. 65

66 Les données à minima indispensables à la création initiale de la fiche sont : La référence du courrier, qui doit être générée automatiquement. La référence des courriers doit être différenciée en fonction du type et de la nature du courrier ; Le numéro de facture, si le courrier est une facture ; Les coordonnées de l expéditeur ; Le type et la nature du courrier, sélectionnés dans les listes des types et des natures de courrier disponibles ; La date du courrier ; La date d arrivée ; La date d enregistrement dans le système, qui doit être fixée automatiquement par le système ; L Unité Administrative, dont le nom est sélectionné dans la liste des Unités Administratives ; Le nom de la personne en charge des courriers entrants dans l'unité Administrative concernée, sélectionné dans la liste des employés de l'organisation ; Nom de la personne qui est en charge de suivi du dossier ; La possibilité de saisir un commentaire/observation ; L objet du courrier ; Lien vers le courrier initial, si besoin (contrat, demande paiement, etc.) ; Référence dossier le cas échéant. L enregistrement d un courrier peut être précédé de celle d un dossier de courriers qui permet de regrouper plusieurs courriers qui traitent d un même sujet. Le courrier peut être aussi associé à un dossier qui existe déjà en spécifiant la référence de ce dernier. Lorsque le courrier est enregistré, un numéro de référence interne lui est affecté. Ce numéro est reporté sur la fiche du courrier, afin de pouvoir faire le lien avec le document physique. Les factures sont considérées comme des courriers entrants particuliers et sont enregistrées à partir du même module dans le système. Le service courrier affecte le courrier reçu à une Unité Administrative. Si une Unité Administrative est en copie pour information d'un courrier, il ne peut que le consulter. Si elle est en copie pour action, les droits d'accès pour cette action lui sont octroyés. Distribution du courrier à une ou plusieurs unités administratives Il arrive qu un courrier concerne plusieurs Unités Administratives. Dans ce cas, le système doit permettre, lors de l enregistrement du courrier, de saisir la liste des Unités Administratives qui recevront une copie du courrier. Il faut distinguer deux types de copie, celle transmise pour information et celle transmise pour un traitement spécifique. Le dernier cas concerne par exemple les factures pour lesquelles l'original est envoyé au service de comptabilité et une copie à la direction concernée par la facture pour traitement. Pour les courriers dématérialisés la distribution des copies se traduit par des droits d accès aux documents électroniques octroyés aux Unités Administratives concernées. 66

67 Attribution interne La fonction d'attribution interne permet au sein d'une Unité Administrative d'attribuer la responsabilité de traitement du courrier à une personne spécifique d'une Unité Administrative, lui conférant ainsi tous les droits sur le courrier. La fonction doit permettre de sélectionner le nom et la fonction de la personne dans la liste des membres du personnel de l'unité Administrative et de préciser l'objet de l'attribution. Elle doit aussi permettre d'accompagner l'attribution d'un commentaire. Suivi des réponses aux courriers entrants Certains courriers nécessitent des réponses, la fonction de gestion des réponses permet de lancer la création d un courrier sortant ou interne et de consigner un ensemble d informations dans la fiche du courrier entrant. Les réponses aux courriers entrants sont gérées dans un tableau avec les informations suivantes : La référence du courrier sortant pour la réponse ; L objet du courrier ; Le nom de la personne ayant effectuée l opération. La fonction doit permettre de suivre l état d avancement de traitement des réponses. Elle doit permettre notamment de préciser qu une réponse a été traitée. Gestion des réaffectations des courriers La fonction de réaffectation permet à une Unité Administrative de réattribuer un courrier à une autre. Elle gère une liste des réaffectations successives qui ont pu se faire pour un courrier. Une réaffectation se caractérise par : Le nom de la personne qui a fait l opération ; L Unité Administrative de départ ; L Unité Administrative cible ; Le nom de la personne en charge des courriers entrants dans l Unité Administrative cible. Les changements d affectations sont tracés afin de pouvoir suivre les mouvements de courriers. Gestion de redistribution de courriers La fonction permet au service courrier de corriger une erreur de distribution de courrier. Elle consiste à récupérer un courrier déjà distribué. Il pourra être de nouveau affecté ou non. Consultation et édition de la fiche d'un courrier entrant Il peut arriver que des erreurs se glissent dans la saisie des informations d une fiche de courrier, dans de telles situations, les utilisateurs doivent être à même de faire les corrections nécessaires. Toutes les informations de la fiche de courrier peuvent être modifiées, excepté le numéro de référence. 67

68 Processus de gestion des courriers entrants L enchainement des étapes du processus de gestion des courriers entrants est décrit dans le tableau ci-dessous : Etape Données en entrée Action Qui Résultats Remarques 0 Réception et tri des courriers DAG Courriers à distribuer sans enregistrement Courriers à enregistrer Courriers à distribuer sans enregistrement Courriers à enregistrer avec dématérialisation Courriers à enregistrer sans dématérialisation Courrier numérisé/enregistré Courriers sans dématérialisation enregistré Courriers originaux numérisés/enregistrés de type financier Courriers originaux numérisés/enregistrés de type autre Distribution des courriers Dématérialisation des courriers Enregistrer les courriers Distribution du courrier Envoyer les originaux à la DBF Envoyer les originaux aux archives DAG Courriers distribués Journaux, pub, devis, DAG Courriers Factures, lettres, numérisés, protocoles d accord, endossés, avenants, arrêtés de enregistrés et subvention, stockés dans la GED Courriers sans dématérialisation enregistrés DAG Une alerte est envoyée vers les Unités Administratives Courriers sans dématérialisation distribués DAG Originaux en traitement à la DBF avant envoi aux archives Originaux archivés Courriers sortants Les courriers sortants de l organisation peuvent être effectués par tout membre du personnel susceptible d envoyer du courrier Enregistrement d un courrier sortant De même que pour l enregistrement d un courrier entrant, l enregistrement d un courrier sortant se traduit par la création d une fiche et la saisie des données d identification du courrier par l'unité Administrative concernée. Les données à minima indispensables à la création initiale de la fiche sont : La référence du courrier sortant, générée automatiquement par le système selon une codification appropriée ; L Unité Administrative ; Le nom de la personne qui crée la fiche ; 68

69 Le type et la nature du courrier, sélectionnés dans les listes des types et des natures de courrier disponibles ; Les coordonnées des destinataires qui doivent être renseignées automatiquement après sélection du nom dans l'annuaire. Plusieurs destinataires peuvent être concernés par un courrier sortant ; L objet du courrier ; Le nom d'une personne chargé du suivi du courrier ; La possibilité de saisir un commentaire/observation. La référence du courrier sortant est reportée sur le courrier physique afin de faire le lien avec la fiche dans l outil de gestion des courriers. La fiche de courrier saisie peut être associée à un dossier existant ou entraîner la création d un nouveau dossier. Gestion des destinataires d'un courrier sortant Les destinataires des messages sont sélectionnés à partir l'annuaire. Cette fonction gère un tableau qui contient les informations suivantes pour chaque destinataire : Nom et prénom du destinataire ; Nom de son organisme d affiliation ; Adresse du destinataire. La fonction doit permettre d'ajouter ou supprimer un destinataire dans le tableau. Gestion des ampliations Cette fonction permet de gérer les ampliations des courriers sortants. Elle gère un tableau comportant les informations sur les contacts ou organismes auxquels une copie du courrier est transmise. La fonction permet d ajouter ou supprimer une entrée dans le tableau. Pour chaque contact en ampliation, les informations saisies sont les suivantes : Nom et prénom du destinataire ; Nom de l organisme ; Adresse du destinataire. Les contacts en ampliation sont sélectionnés dans l'annuaire. Gestion des copies internes à l organisation Cette fonction permet de gérer les copies des courriers en départ à d autres Unités Administratives de l Organisation. Elle gère un tableau comportant les noms des Unités Administratives auxquelles une copie du courrier est transmise. La fonction permet d ajouter ou supprimer une entrée dans le tableau. Les informations saisies sont les suivantes : Nom et prénom du destinataire ; Unité Administrative ; Pays de destination du courrier (pour les unités hors siège). Consultation et édition de la fiche d'un courrier sortant Les courriers sortant ne sont modifiables que par les directions et les agents qui les ont créés. Cette fonction permet la consultation et l'édition si nécessaire d'une fiche courrier sortant. La modification ne pouvant se faire que par la personne ayant créé la fiche. 69

70 Fonctions des courriers internes Les documents internes concernent l ensemble des courriers transmis entre les différents agents de l Organisation. Les fonctions de gestion des documents internes sont identiques à celles des courriers entrants Fonctions des dossiers Un dossier est un regroupement de courriers ayant un rapport les uns avec les autres. Les fonctions de gestion d un dossier comportent à minima les fonctions de gestion de bases permettant de : Créer un dossier ; Consulter et éditer un dossier ; Imprimer les informations d'un dossier ; Supprimer un dossier ; Gérer les courriers d un dossier ; Gérer le statut du dossier ; Exporter les informations des courriers contenus dans le dossier. Création d'un dossier Si plusieurs courriers doivent être regroupés ensemble, la création d un dossier est opérée au préalable. Les éléments indispensables pour la création d un dossier sont les suivantes : La référence du dossier, générée automatiquement par le système selon une codification appropriée ; L intitulé du dossier ; L objet du dossier ; L Unité Administrative à laquelle le dossier est associé ; Le nom et le prénom de la personne en charge du dossier. Le code du dossier et sa date de création sont générés automatiquement à la sauvegarde du dossier. A la création d un dossier, son statut est positionné automatiquement à "Ouvert", jusqu à ce qu il soit clos. Consultation et édition d'un dossier Toutes informations d un dossier peuvent être modifiées tant que le dossier n est pas clos, excepté sa référence. La date de modification est mise à jour à la sauvegarde des modifications, un historique des modifications doit être gérée par la fonction. Les modifications sont faites par le responsable du dossier, ou par le responsable de l Unité Administrative. Impression d'un dossier L impression du dossier concerne ses éléments d identification et la liste des principales informations des courriers qu il contient. Les informations imprimées de chaque courrier sont : 70

71 La référence du courrier ; L objet du courrier ; La date du courrier ; Le destinataire du courrier ; Nature du courrier (protocole d accord, lettre, notes internes, etc ). Supprimer un dossier La suppression d un dossier, n est possible que s il est vide. Le dossier ne peut être supprimé que par son responsable. Fonction de gestion des courriers d un dossier Pendant ou après la création d un dossier, il est possible de lui associer des courriers en appelant leur fonction de création. Lorsqu un courrier est ainsi créé, il est consigné dans un tableau comportant pour chaque courrier les informations suivantes : La référence du courrier ; L objet du courrier ; La date du courrier ; Le destinataire du courrier (on peut rattacher à un dossier aussi bien des courriers entrants, départs qu internes) ; Nature du courrier (protocole d accord, lettre, notes internes, etc ). Tous les courriers d un dossier doivent être de la même Unité Administrative. La fonction doit permettre de visualiser/éditer/supprimer un courrier du tableau. Gestion du statut du dossier Cette fonction permet de positionner les statuts d un dossier. Un dossier est "Ouvert" ou "Clos". Quand il est clos, il ne peut plus lui être ajouté de courrier ; la fonction doit permettre de repositionner le dossier à "Ouvert". La clôture d un dossier est opérée par le responsable du dossier, ou par le responsable de l Unité Administrative. 71