Associations. Nos solutions dédiées

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1 Associations DE PROXIMITÉ Nos solutions dédiées CRÉER SON ASSOCIATION GÉRER AU QUOTIDIEN GÉRER SUR LE LONG TERME

2 ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ Nos solutions dédiées Les offres et services proposés dans ce guide sont exclusivement réservés aux associations clientes du réseau d agences BNP Paribas. Les informations à caractère juridique et fiscal contenues dans ce guide sont données à titre indicatif et n ont aucune valeur contractuelle. Elles peuvent faire l objet de modification à tout moment, en fonction des évolutions légales et réglementaires, et sont à jour au 31 octobre 2012, date de rédaction.

3 Avant-propos Avec plus de associations en France, le monde associatif ne cesse d être plébiscité. Il bénéficie toujours de la bonne volonté et de la disponibilité de ses membres. Lieux d échange et de dialogue où toutes les générations et toutes les classes sociales peuvent partager leurs idées librement, les associations constituent un puissant levier de promotion où les intérêts individuels se regroupent en intérêts collectifs. C est probablement pour cette raison que nombre de personnes sont unies pour une grande cause ou autrui : 16 millions de Français exercent une activité bénévole. Cela représente une personne sur trois au service des autres. Et ils ne sont pas seuls personnes sont aujourd hui employées à temps plein ou à temps partiel dans le secteur associatif (1). Partenaire des associations, BNP Paribas soutient les initiatives sociales et solidaires grâce à l'action de sa Fondation et à l'implication de ses collaborateurs. Localement, la Banque contribue à dynamiser le tissu économique et à encourager l'insertion par le savoir. Le blog «Pourunmondequichange.com» donne également la parole aux associations. Aujourd hui, plus de d entre elles nous font déjà confiance en tant que clientes. BNP Paribas s est engagé depuis quelques années dans une démarche, baptisée «Parlons vrai», axée sur la transparence et la personnalisation de son offre. Ce guide s y inscrit totalement avec des témoignages de clients et une offre de solutions dédiées à des tarifs compétitifs. En tant que dirigeant, bénévole ou salarié, vous y trouverez des réponses adaptées à toutes les étapes du cycle de vie de votre association : sa création ; sa gestion au quotidien ; sa gestion sur le long terme. Nous vous en souhaitons une bonne lecture et surtout, n hésitez pas à solliciter votre chargé d affaires BNP Paribas. Il pourra vous donner de nombreuses informations complémentaires et, par ce biais, prendre part à vos projets associatifs. (1) Source : CPCA, «Repères sur les associations en France», mars 2012.

4 Sommaire 06 Vos besoins / nos solutions en un coup d œil 08 Créer son association Le cadre associatif Les démarches Se faire connaître 16 Gérer au quotidien Les obligations comptables La banque au quotidien Le financement des équipements Les ressources humaines La protection des biens et des personnes 34 Gérer sur le long terme Trouver des ressources Optimiser les ressources grâce aux produits financiers 45 Contacts utiles 46 Lexique solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 05

5 vos besoins / nos solutions en un coup d œil GÉRER AU QUOTIDIEN Vos besoins Nos solutions page Ouvrir un compte Suivre ses comptes Encaisser les recettes et cotisations Financer son matériel Services essentiels Cartes bancaires Par téléphone Par Internet ou mobile Esprit Libre Pro pour les associations p.21 Carte Business p.21 Carte Gold Business p.21 Centre de Relations Professionnels et Entrepreneurs p.22 BNP Net Professionnels p.22 BNP Net Évolution p.22 Par smartphone Appli «Mes comptes Pro» p.22 Par Internet Merc@net St@rt p.37 Disposer d un terminal de paiement Offre TéPéo p.40 Contrat monétique Forfait Access p.40 Financement classique Prêt Colorato p.25 Formule de location BNP Paribas Crédit Bail p.26 Payer ses salariés Gestion administrative du personnel Chèque Emploi Associatif p.29 06

6 GÉRER SA TRÉSORERIE Gérer les décalages de trésorerie Valoriser les excédents de trésorerie Vos besoins Nos solutions page Bénéficier d une avance sur subvention Découvert autorisé p.39 Livret A Association p.42 Sur le court terme Compte sur livret Association p.42 Cascade Association p.43 Sur le moyen terme Dépôts à terme (DAT) p.44 OPCVM de trésorerie p.44 PROTÉGER Vos besoins Nos solutions page Protéger ses moyens de paiement Protéger les biens et les locaux de l association Assurance des moyens de paiement BNP Paribas Sécurité Pro p.33 Protection des locaux Assurance des appareils nomades (ordinateurs portables, mobiles, GPS, tablettes ) Télésurveillance des locaux professionnels p.31 Mobileo Pro p.32 solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 07

7 Créer son association Avec enregistrements chaque année, le monde des associations est dynamique. La liberté d association en est très probablement la principale raison. Elle favorise en effet le développement de l esprit d initiative et de la créativité. Le monde de l association est également un creuset où les qualités individuelles peuvent s épanouir au service de la vie sociale. Créer et participer à la vie d une association, c est développer des qualités de convivialité, de compréhension et de tolérance. C est aussi encourager la solidarité et associer dans un projet collectif des personnalités et des compétences. Les motivations pour s associer sont diverses : favoriser la pratique d une activité, gérer des services d accueil et d hébergement pour le médico-social ou favoriser la réinsertion sociale par les services publics, défendre les intérêts d une collectivité, affirmer l identité d un groupe social... et les domaines d intervention sont variés : les associations sportives, culturelles et de loisirs prédominent (24 % pour les seules associations sportives), suivies par les associations tournées vers les autres (humanitaire, action sociale, santé, éducation). Les associations de défense des droits et des causes forment le 3 e grand type d associations. Vous êtes prêt à vous investir dans l un de ces secteurs et vous envisagez de créer votre association? Sachez que vous bénéficierez d un cadre juridique simplifié et d une grande souplesse de gestion (pas de capital, des formalités de constitution réduites et peu onéreuses, la possibilité de définir des règles de fonctionnement sur mesure). Pour créer son association, il suffit de respecter les formalités légales de constitution des différents organes de gouvernance et de tenue des assemblées générales. 08

8 1 2 3 Le cadre associatif... p. 10 L association loi 1901 La diversité juridique des associations Les organes de direction (gouvernance) Les démarches... p. 12 Les statuts La déclaration Se faire connaître... p. 14 Communiquer avec les différents médias La création d un site Internet solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 09

9 1. le cadre associatif Vous êtes désireux de mener un projet éducatif, philanthropique ou culturel que vous partagez avec une ou plusieurs personnes? Vous n en attendez aucune contrepartie financière? Pourquoi ne pas vous lancer, car créer une association est beaucoup plus simple qu il n y paraît sur le plan juridique et administratif. 1.1 L association loi 1901 Héritage de l histoire, les associations des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, dites associations de droit local ou loi 1908, sont soumises à des règles spécifiques. Pour plus d information, rendez-vous sur Une association régie par la loi du 1 er juillet 1901 présente les caractéristiques suivantes : elle est un contrat de droit privé conclu entre deux personnes au minimum ; elle fixe un projet collectif, pour une durée limitée ou non et déterminée par ses membres ; elle se définit sans but lucratif. À ce titre, elle est donc fondamentalement différente d une société commerciale. Car si elle peut tout à fait dégager des bénéfices (on parle alors d excédents), il lui est totalement interdit de les distribuer à ses membres, les excédents doivent être exclusivement consacrés à la réalisation des buts et objectifs tels que définis dans les statuts ; son objet ne doit pas porter atteinte à l ordre public, ni être contraire aux lois et aux bonnes mœurs. Vérifiez donc que vos objectifs sont bien en adéquation avec ces fondamentaux. La définition du projet de votre future association est une étape fondamentale qui mérite une réflexion commune approfondie de la part des membres fondateurs. La décision d opter pour la structure associative, le choix et la délimitation du domaine d activité et la prévision des moyens sont autant de sujets dont vous devrez débattre. À l arrivée, une position commune et un consensus clair vous faciliteront les étapes suivantes, à commencer par la rédaction des statuts. 1.2 La diversité juridique des associations Le monde associatif présente de nombreuses facettes : certaines associations s orientent vers des activités très ciblées, avec des effectifs restreints, d autres s appuient sur des activités bénévoles souvent qualifiées et fonctionnent essentiellement sur des dons et des cotisations. Certaines encore se consacrent à la mise en œuvre des volets de l action publique. De même sur le plan juridique, de nombreuses formes d associations coexistent. Les associations non déclarées Deux personnes ou plus peuvent décider d associer leur effort pour poursuivre un but d intérêt général, sans pour autant choisir de se déclarer. Dans ce cas, cette association non déclarée n a pas de capacité juridique ni d existence en tant que personne morale. Elle ne peut donc ni contracter, ni ouvrir un compte en banque, ni recevoir de subventions. Elle ne peut pas non plus agir en justice, ni encourir une responsabilité. 10

10 Créer son association Les associations déclarées L association régie par la loi du 1 er juillet 1901 acquiert la capacité juridique et morale dès lors qu elle a fait l objet d une déclaration à la préfecture et qu elle a été rendue publique par une insertion au Journal Officiel. Elle dispose alors d une «personnalité propre», distincte de celle de ses membres, ce qui lui permet d exercer une action en justice, de recevoir des dons manuels et des subventions, de devenir locataire ou propriétaire des locaux et des immeubles strictement nécessaires à l accomplissement de son but. Les associations reconnues d utilité publique Une association loi 1901 peut être reconnue d utilité publique par décret en Conseil d État. À ce titre, elle peut recevoir, en plus des dons manuels, des donations et des legs. Au-delà de cet aspect purement juridique, ce statut confère à l association qui en bénéficie une légitimité particulière dans son domaine d action. Si aucun texte ne définit précisément les critères de l utilité publique, une association doit en pratique, pour être reconnue comme telle : poursuivre un but d intérêt général distinct des intérêts particuliers de ses membres ; avoir un rayonnement dépassant le cadre strictement local ; avoir exercé son activité pendant au moins trois ans en tant qu association déclarée dans un domaine philanthropique, social, sanitaire, éducatif, scientifique ou culturel ou concernant la qualité de vie, l environnement, la défense des sites et des monuments, la solidarité internationale et avoir fourni ses comptes pendant cette période ; justifier de 200 adhérents minimum ; disposer de ressources financières suffisantes (cotisations, produits financiers, production de services, etc.) en adéquation avec son objectif ; disposer de statuts conformes aux statuts-types approuvés par le Conseil d État pour les associations reconnues d utilité publique. Tout contrat passé au nom d une association non déclarée engage la responsabilité de la personne qui s est présentée comme représentante du groupement. Si la personne s est présentée en qualité de mandataire des autres membres du groupement, tous seront solidairement responsables de l acte souscrit. 1.3 Les organes de direction (gouvernance) Aucune disposition légale ne réglemente les structures dont une association se dote pour fonctionner. Cependant, il est d usage que la gouvernance d une association s appuie sur trois organes principaux, dont le rôle est toujours défini par les statuts. Il s agit de l organe de décision, l assemblée générale (ordinaire et extraordinaire) et des deux organes de fonctionnement : le conseil d administration et le bureau. L assemblée générale Les assemblées générales sont constituées par la réunion de tous les membres de l association. Elles ont lieu à dates fixes (assemblées ordinaires) ou non (assemblées extraordinaires) : L assemblée générale ordinaire Elle rassemble l ensemble des membres d une association selon les modalités définies par les statuts : composition, fréquence des réunions, modalités de convocation, règles de quorum, de majorité et de compétence. Sauf clause contraire dans les statuts, elle a pouvoir de décision sur les actes touchant le patrimoine de l association, comme par exemple les achats et les ventes. Elle élit et procède au renouvellement des membres du conseil d administration, qu elle peut aussi révoquer. Elle nomme les commissaires aux comptes titulaires et suppléants. L assemblée générale extraordinaire Comme l assemblée générale ordinaire, elle rassemble l ensemble des membres prévus par les statuts, mais elle est convoquée en cas d urgence par le conseil d administration ou selon les procédures prévues par les statuts, le plus souvent pour la modification des statuts. Le conseil d administration Il est nommé par l assemblée générale pour laquelle il établit l ordre du jour et dont il applique les décisions. Il a souvent le pouvoir de proposer à l assemblée générale des modifications des statuts ou du règlement intérieur. solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 11

11 Le bureau Le conseil d administration peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un bureau, réunissant des personnes choisies en son sein : il regroupe, selon la taille de l association, un président, un ou plusieurs vice-présidents, un trésorier, un ou plusieurs trésoriers adjoints, un secrétaire, un ou plusieurs secrétaires adjoints. Le président représente de plein droit l association, sauf disposition contraire des statuts, il la représente également en justice. Le bureau a vocation à se réunir plus fréquemment et gère l association au quotidien. La tenue d une assemblée générale Si ce sont les statuts qui déterminent le mode de fonctionnement de l assemblée générale (composition, convocation et tenue des assemblées), votre association devra néanmoins respecter certaines règles. La convocation doit préciser l ordre du jour sur laquelle l assemblée va délibérer, elle doit être envoyée dans les délais prévus dans les statuts. Mieux vaut prévoir une rubrique «questions diverses» au cas où. À défaut, si une décision était prise sur un point non inscrit à l ordre du jour, cela pourrait être considéré comme une irrégularité et entraîner l annulation de toutes les décisions prises. La tenue d une feuille de présence avec le nom de chaque membre présent ou représenté est recommandée. Elle facilite le calcul du quorum et des majorités et évite les éventuelles contestations. La rédaction d un procès verbal n est pas obligatoire, sauf si votre association perçoit des subventions, mais elle est recommandée pour apporter la preuve des décisions. 2. les démarches Il est recommandé de mentionner clairement dans les statuts le projet associatif. Vous pouvez trouver des modèles de statuts et de règlements intérieurs sur le site Internet de Service-Public.fr vosdroits.service-public.fr Pour officialiser la création de votre association, nul besoin d effectuer de nombreuses formalités. Une fois les statuts rédigés, il vous suffira d effectuer une déclaration à la préfecture (ou sous-préfecture) du lieu où votre association a fixé son siège et de publier un extrait de cette déclaration au Journal Officiel. 2.1 Les statuts Que vous choisissiez ou non de déclarer votre association, les statuts sont obligatoires. Ce sont eux qui fixent les principes du fonctionnement et de l organisation qui s appliqueront durant toute la vie de l association. En cas de litige, ils servent de référence. Il convient donc d apporter un soin tout particulier à leur rédaction. Si le projet et les objectifs de l association ont bien été définis par les membres fondateurs, cette étape ne devrait pas vous poser de problème particulier, d autant plus que leur forme et leur contenu sont libres. Les statuts comportent généralement les éléments suivants : l objet de l association ; la dénomination de l association ; le lieu de son siège social ; la durée pour laquelle l association est créée (qui peut être une durée indéterminée) ; les moyens de l association, c est-à-dire les modalités pratiques de son action ; 12

12 Créer son association la composition de l association : les différentes catégories de membres (membres fondateurs, bienfaiteurs, adhérents ), les conditions d adhésion et de radiation (démission et exclusion) ; l organisation de l association : modalités des prises de décisions et de leur exécution, fonctionnement des instances dirigeantes, organisation financière et comptable, obligations de transparence ; les ressources de l association : ressources financières (dont les cotisations et les dons, donations ou legs), ressources humaines, les modalités de modification et de dissolution. Ils peuvent être complétés par un règlement intérieur qui fixe dans le détail les modalités de fonctionnement interne de l association. Lorsqu il est rédigé séparément des statuts, celui-ci peut être modifié par la suite sans que cela entraîne une modification des statuts. 2.2 La déclaration Si vous en restez au stade des statuts, sans les déposer et sans accomplir les formalités de déclaration et d insertion au Journal Officiel, votre association demeure une association non déclarée. Cet état est parfaitement légal, mais vos moyens d action seront alors très limités. C est pourquoi la majorité des associations optent pour la déclaration, qui permet d acquérir une existence juridique : l association devient alors une personne morale, qui peut agir en justice, acheter et administrer des biens, signer des contrats (emploi, assurance), percevoir des ressources diverses, réaliser des actes commerciaux et ouvrir un compte bancaire. Désormais vous pouvez déclarer votre association en ligne avec le téléservice e-création et joindre les pièces justificatives en ligne (procès verbal de l assemblée constitutive, statuts de l association et, le cas échéant, le mandat), ainsi que l attestation justifiant l établissement du siège de l association (bail ou attestation du membre hébergeant à son domicile le siège de l association). Vous pouvez aussi demander par ce biais la publication obligatoire au Journal Officiel. Mais si Internet ne vous tente pas, vous pouvez aussi envoyer votre dossier par courrier à la préfecture ou à la sous-préfecture dont dépend le siège social de l association. L administration vous enverra un récépissé dans les 5 jours suivant le dépôt du dossier complet par courrier électronique ou postal. Conservez bien ce document qui prouve que votre association existe bel et bien. Pour télécharger les documents nécessaires à l enregistrement de votre association et à sa publication au Journal Officiel, rendez-vous sur le portail «association» du site «service-public.fr» compteasso.service-public.fr ou sur interieur.gouv.fr Obtenir l agrément pour son association L agrément n est pas inscrit dans les textes de la loi Il résulte de textes législatifs et réglementaires plus récents et constitue un acte par lequel l Administration, par le biais d un ministère, reconnaît l intérêt de l action ou des activités d une association. Il peut être délivré au plan local ou au plan national. L agrément garantit aux personnes et aux structures, qui ne connaissent pas par eux-mêmes l association, que celle-ci est un partenaire fiable reconnu par les autorités publiques, même si l association n est pas reconnue d utilité publique. Il est aussi une condition préalable pour bénéficier de certains avantages, comme des exonérations fiscales, l octroi de subventions ou d aides matérielles ou en personnel de la part des pouvoirs publics. Certains agréments ministériels offrent des possibilités de coopération avec les services publics. Pour obtenir l agrément de son ministère de tutelle, une association doit remplir certaines conditions qui peuvent être différentes d un ministère à l autre (se renseigner directement auprès du ministère concerné). Toutefois, dans un souci de simplification des démarches, les pouvoirs publics ont mis en place un tronc commun d agrément : les associations doivent répondre à un objet d intérêt général, fonctionner selon un mode démocratique et respecter la transparence financière. Une validation par un ministère de ces critères s impose à toutes les autres administrations : ainsi une association n aura plus à fournir ces informations lors d une nouvelle demande d agrément, sauf en cas de changement de sa situation. Toutefois, chaque ministère reste compétent pour l examen des dispositions spécifiques à chaque département ministériel. À la délivrance d un agrément est associée l attribution d un numéro qui vient compléter la série des numéros d immatriculation (RNA, Siren, Siret, code APE) déjà acquis par l association. solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 13

13 3. se faire connaître Les associations, comme les entreprises, n échappent pas à la nécessité de se faire connaître pour acquérir de nouveaux adhérents, recruter des bénévoles, trouver des ressources et communiquer sur leurs projets. Bref, une bonne communication est indispensable au bon développement de votre association. 3.1 Communiquer avec les différents médias Pour mettre en œuvre une communication efficace et cohérente dans les meilleures conditions, mieux vaut vous appuyer sur une réflexion collégiale. Quel message transmettre? Auprès de qui? Avec quel budget? La communication sera-t-elle traitée grâce à des compétences internes ou sous-traitée à des professionnels? Une fois toutes ces informations validées, vous pourrez définir les supports. Communiquer n est pas forcément onéreux sous réserve de choisir les bons médias. En effet, de nombreux éléments peuvent contribuer à forger l image de votre association sans grever votre budget. Quelques supports et médias classiques Objets publicitaires Prospectus Plaquette Journal Presse écrite et multimédia Presse audiovisuelle Peu onéreux (de 0,30 à 9 ). Utile pour ne pas se faire oublier à condition d y apposer son logo. Le meilleur outil de communication pour les petites associations car il est possible de le réaliser en interne. Bonne efficacité, s il est distribué au bon endroit et au bon moment. Document synthétique sur votre association, il contient les réponses à toutes les questions des nouveaux adhérents, des donateurs potentiels, des éventuels partenaires et de la presse. Bon support de communication interne, il peut permettre d élargir l audience vers l extérieur. Il est à la fois informatif, mais peut aussi être un instrument stratégique destiné à alimenter la réflexion, engendrer un sentiment d adhésion aux objectifs de l association. Permet de fidéliser adhérents, usagers, clients et partenaires. Extrêmement variée (de nombreux supports existent en kiosque ou sur Internet, mais il faut aussi penser à la presse gratuite, la presse municipale et même associative). Tenir compte de la zone de diffusion, de la périodicité, de la cible, des sujets abordés. Des radios locales aux radios nationales et aux chaînes de télévision (généralistes ou thématiques, privées ou publiques, etc.). Privilégier les supports susceptibles de s intéresser à votre association pour des raisons de proximité (presse locale ou de quartier dans les grandes villes) ou de sensibilité (presse destinée à un public précis). 14

14 Créer son association 3.2 La création d un site internet En matière de communication, vous pouvez utiliser Internet pour vous faire connaître. Partenaires, usagers, donateurs et adhérents peuvent être joints à tout moment par courrier électronique, pour peu que vous ayez connaissance de leur adresse . Mais les avantages procurés par Internet vont bien au-delà. Se doter d un site vitrine décrivant votre activité et donnant des exemples de réalisations vous permettra de diffuser les informations que vous jugerez utiles et accessibles à tous les internautes. Ça marche, c est simple, et c est peu onéreux. Pour faciliter vos démarches dans ce domaine, BNP Paribas a noué des partenariats avec des éditeurs de solutions pour la création de sites et négocié pour vous des conditions avantageuses. Dès la mise en œuvre de votre site, pensez : au choix du nom de domaine et à sa protection ; à référencer votre site dans les moteurs de recherche et à vous inscrire dans les annuaires généralistes ou parlant d une thématique voisine. Créez votre site Web Grâce aux partenariats conclus entre BNP Paribas et des sociétés spécialisées, vous bénéficiez, en tant que client de la banque, de solutions complètes pour PC, qui vous accompagnent de la création du site jusqu à l hébergement chez un prestataire de votre choix. Chacun de nos partenaires offre un service différent. Il vous suffit de choisir celui qui correspond à vos besoins en fonction : du niveau d accompagnement dont vous souhaitez bénéficier pour la mise en œuvre de votre site ; du temps que vous êtes en mesure de consacrer à sa création et à sa maintenance ; du budget que vous êtes prêt à y investir pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. En 30 minutes seulement, vous pouvez créer un site d information au «look» très professionnel. Par la suite, vous êtes libre de le faire évoluer au gré de vos besoins et au rythme qui vous convient, notamment en y adjoignant la possibilité d encaisser des dons ou cotisations (voir Solution Merc@net St@rt page 37). Pour en savoir plus, rendez-vous sur > comptes, cartes et services > optimisez vos encaissements > création d un site web marchand. N hésitez pas également à vous renseigner auprès de votre chargé d affaires. solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 15

15 Gérer au quotidien La gestion d une association peut parfois ressembler à celle d une entreprise. Gestion, comptabilité, ressources humaines, communication, stratégie ou management sont en effet autant de domaines que vous aurez à explorer au quotidien. Même si les dispositions légales sont relativement souples, il convient de respecter des règles de plus en plus précises. Ces règles s imposent à toutes les associations, quels que soient leur taille et leur budget. Elles concernent la tenue de leur comptabilité et la gestion de l association, la formation et la motivation des bénévoles, la protection des membres de l association. À défaut, même si les tâches effectuées par les dirigeants d association sont effectuées à titre bénévole, leur responsabilité personnelle peut être engagée en cas de non respect de ces obligations. Malgré tout, gérer une association au quotidien est moins compliqué qu il n y paraît. Encore faut-il être bien informé et bénéficier de conseils précis. 16

16 Denis Kuvaev / Shutterstock.com 1 Les obligations comptables... p Les ressources humaines... p. 27 La tenue d une comptabilité Le budget de fonctionnement Gérer ses bénévoles Employer des salariés 2 3 La banque au quotidien... p. 20 Les services essentiels Les services en ligne Le financement des équipements... p. 24 Les solutions de financement à moyen terme Financer ses équipements avec le crédit bail 5 la protection des biens et des personnes... p. 30 Les membres de l association et les tiers Les locaux Les biens de l association Les moyens de paiement solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 17

17 1. les obligations comptables Bien que la loi de 1901 n impose aucune obligation en matière de tenue des comptes, la règlementation rend impérative pour les associations la tenue d une comptabilité dont le degré et la nature seront fonction de la taille de l association, de la source de ses financements (subventions, prêts bancaires, dons, etc.), de son activité et enfin de l exercice ou non d une activité lucrative. Si l établissement d un budget n est en principe pas exigé, il est fortement recommandé car il contribue à l équilibre financier de l association. Il est aussi le garant d une bonne gestion auprès des banquiers et des partenaires. Il devient même obligatoire dans un certain nombre de cas bien précis. 1.1 La tenue d une comptabilité Pour vous procurer le Plan comptable associatif (PCA), vous pouvez vous rendre à l adresse suivante : Il est conseillé de conserver toutes les pièces comptables pendant 10 ans. Selon la taille de l association, les dirigeants ne sont pas tenus aux mêmes obligations comptables. Certaines associations doivent adopter une comptabilité conforme au plan comptable associatif (en référence au règlement n du 29 avril 1999 du Comité de la réglementation comptable). C est le cas notamment pour : les associations reconnues d utilité publique ou agréées, et celles qui font appel à la générosité publique ; les associations percevant des subventions publiques de l État ou des collectivités locales pour un montant annuel dépassant ; les associations qui ont une activité économique soumise aux impôts commerciaux ou financées par des collectivités territoriales pour plus de 50 % de leur budget ou pour plus de ; les associations émettant des valeurs mobilières ou contractant un emprunt ; les associations d intérêt général recevant des versements par l intermédiaire d associations relais ; les associations qui interviennent dans certains secteurs tels que le sanitaire et social, les sports (groupements sportifs et fédérations), les groupements politiques et les associations de financement électoral ; les associations ayant pour but exclusif l assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ; les associations ayant une activité économique et remplissant au moins deux des trois critères suivants : ressources supérieures à , bilan de plus de , effectifs dépassant 50 salariés ; les associations en redressement ou en liquidation judiciaire ; les associations dont les statuts prévoient l établissement des comptes annuels pour pouvoir rendre compte à leurs adhérents des actes de gestion lors des assemblées générales (si les statuts prévoient que le trésorier doit rendre compte de sa gestion et soumettre le bilan à l approbation de l assemblée, l association pourra se contenter de tenir une comptabilité simplifiée du type recettes-dépenses). 18

18 Gérer au quotidien En outre, certaines associations sont soumises à des règles spécifiques et doivent établir des documents particuliers : une association bénéficiant d une subvention publique d un montant supérieur à doit fournir à la collectivité publique qui l a subventionnée une copie de ses comptes approuvés. En cas de subvention affectée, elle est tenue d établir un compte-rendu financier de l emploi de cette subvention ; une association bénéficiant d une aide publique supérieure à et représentant plus de 50 % de ses ressources, doit remettre une copie de ses comptes certifiés à la collectivité publique qui lui a attribué la subvention ; les associations agréées doivent adresser chaque année au ministère de tutelle un rapport financier comprenant un tableau avec leurs ressources et leurs charges financières. Dans tous les autres cas, les associations peuvent se contenter de tenir une comptabilité simplifiée du type recettes-dépenses. Néanmoins, elles ont tout intérêt à tenir une vraie comptabilité. Celle-ci leur permettra, le cas échéant, de justifier l exactitude des déclarations en cas de contrôle de l Administration fiscale ou des organismes sociaux, de mettre en évidence le caractère non lucratif de l association ou de justifier un prêt ou une demande de subvention. Association et TVA Une association sans but lucratif n est en principe pas concernée par la TVA. Elle peut y être toutefois soumise dans les cas où elle propose des produits, des services, des prestations à titre onéreux, c est-à-dire autres que dans le cadre d une gestion désintéressée. Ainsi, la TVA collectée par une association doit être reversée au Trésor Public. La soumission à la TVA a notamment pour conséquence de permettre à l association de déduire de la TVA collectée le montant de la TVA qu elle a elle-même payée à ses fournisseurs de biens et services pour les achats nécessaires à l activité de l association. Certaines recettes d activités ou associations sont exonérées de TVA, renseignez-vous auprès du Trésor Public. 1.2 Le budget de fonctionnement Il doit être le reflet le plus exact possible de l évaluation des charges et des ressources pour l ensemble des activités de l association pour l année à venir, reprendre autant que possible le plan comptable associatif pour permettre les comparaisons et être à l équilibre. Sa présentation n est en principe pas obligatoire, mais elle est exigée pour les associations reconnues d utilité publique ou bénéficiant de subventions publiques et pour celles gérant des établissements du secteur sanitaire et social. Elle est également requise lorsque vous sollicitez un prêt pour le compte de l association. solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 19

19 2. la banque au quotidien Une fois votre association créée et votre budget arrêté, l une de vos premières démarches sera probablement l ouverture d un compte bancaire, ce que vous pourrez effectuer dans une de nos agences. Ouvrir un compte chez BNP Paribas Si l ouverture d un compte n est pas prévue dans les statuts, il faudra vous munir du procès verbal de l assemblée générale l autorisant. Pour ouvrir le compte de votre association chez BNP Paribas, présentezvous dans l une de nos agences avec les documents suivants : copie des statuts de l association certifiée conforme depuis moins d un an par le président de l association ; exemplaire du Journal Officiel faisant état de la publication de l association ; pour les associations reconnues d utilité publique, un exemplaire du Journal Officiel publiant le décret en Conseil d État procédant à la reconnaissance d utilité publique de l association ; procès verbal nommant le bureau ; justificatifs d adresse et d identité des membres du bureau ou des mandataires ; le cas échéant, délibération spécifique de l organe collégial qui dirige et administre l association (conseil d administration-bureau), voire de l assemblée générale des membres de l association, certifiée conforme par le président de l association qui justifie des pouvoirs du/des mandataire(s) conventionnel(s). Une fois votre compte ouvert, la banque vous remettra une convention de compte qui précisera toutes les modalités d ouverture, de fonctionnement et de clôture, les principales caractéristiques des moyens de paiement fournis, ainsi que les coordonnées du médiateur de la banque. 20

20 Gérer au quotidien 2.1 Les services essentiels Pour vous simplifier la vie, BNP Paribas a sélectionné un ensemble de services indispensables à un prix avantageux et sans surprise : Esprit Libre Pro pour les associations. Esprit Libre Pro pour les associations C est un abonnement mensuel unique regroupant tous les services bancaires essentiels à la gestion de votre activité au quotidien. Caractéristiques Tenue de votre compte : suivi, gestion informatique, traitement des arrêtés, fourniture de relevés détaillés et d une synthèse mensuelle d activité Moyens de paiement : la Carte Business ou Gold Business, 2 virements permanents par mois Accès à votre banque 24 h/24 grâce à nos services en ligne : téléphone, Internet et mobile via BNP Net Professionnels ou BNP Net Évolution, smartphone avec l appli «Mes comptes Pro» Avantages Un avantage tarifaire sur le prix de l abonnement pour les petites et moyennes associations ayant un budget annuel inférieur à Des services qui simplifient le quotidien des bénévoles ou des membres du bureau en charge des relations avec la banque Possibilité de choisir le type de carte, la périodicité de vos relevés et l offre Internet Des services en option pour plus de souplesse et pour ne payer que le strict nécessaire Des avantages tarifaires lors de la souscription ou de l utilisation de certains services BNP Paribas Possibilité de bénéficier de vos relevés en ligne (relevés de comptes courants et d épargne) en remplacement du format papier Alerte SMS Pro Pour quelques euros de plus par mois, vous pouvez bénéficier d un service vous permettant de recevoir automatiquement par SMS des alertes «compte» (solde, franchissement de seuil, dépassement d autorisation de découvert ) et des alertes «Bourse» pour vous aider dans la gestion et l optimisation de votre trésorerie. solutions DÉDIÉES aux ASSOCIATIONS DE PROXIMITÉ 21