Aide mémoire pour l organisation d une course régionale

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1 Aide mémoire pour l organisation d une course régionale Quelques mois avant : inscription de la course au calendrier régional (descriptif de la course ) attribution d un n de codex (permet de valider la course et d attribuer des points à partir de la catégorie cadet). Attribution d un DT (délégué technique) qui ne peut pas faire partie du club organisateur. Inviter les institutionnels (maire, conseiller général, président comité..) 3 à 4 semaines avant Envoi d une plaquette d information et d inscription au principaux clubs du Dauphiné. Sur cette plaquette figurent : -date lieux et horaires de rendez-vous de la course ; -Le style (classic ou skate ) -Le type de départ mass start ou contre la montre. -Les distances. -Les horaires approximatifs de chaque catégorie -Le coût d inscription -l adresse électronique du chronométreur permettant d inscrire les coureurs d un club (logiciel ffsski) - la date limite d inscription. -le site de repli -les lieux et horaires approximatifs de remise des prix. Le cas échéant, on indique également quelles sont les catégories primées. Si la course fait partie d un challenge on précise les règles de ce challenge. Le contact pour info supplémentaire. SPEAKER

2 Penser à réserver la sono 1 ou 2 semaines avant la date de la course on provoque une réunion pour créer des commissions d organisation. Passer à la radio (prévenir de l événement) -commission pour l achat des coupes et récompenses ; attribution par catégorie, recherche de lots. -commission technique qui définit les pistes à utiliser, la mise en place des stades de départ et arrivée, le cas échéant la piste d échauffement et le lieu de fartage Nomination des différents chefs de poste le jour de la course. DT (délégué technique en général invité lors de la réunion de préparation) DIRECTEUR D EPREUVE. CHEF DE PISTE. JUGES DE STYLE. RESPONSABLE SECRETARIAT RECEPTION DES LISTES DE DEPARTS ET ATTRIBUTION DES DOSSARDS (encaissement des inscriptions et édition des factures pour chaque club) RESPONSABLE DE LA MISE EN PLACE DU STADE DE DEPART ET D ARRIVEE. (définit l orientation la circulation et l emplacement des différents lieux d une course, départ, arrivée, zones de bouclage ) RESPONSABLE DES CONTROLEURS Définit le nombre de contrôleurs, en fonction des carrefours, préciser le rôle des contrôleurs. Si possible équiper chaque contrôleur avec une radio pour la sécurité Définit la couleur des fanions en fonction des boucles. DOUBLAGE CHRONOMETRAGE (réunion préalable avec le chronométreur ) RESPONSABLE RAVITAILLEMENT (achat et mise en place du ravitaillement) RESPONSABLE PODIUM ET REMISE DES RECOMPENSES. RESPONSABLE DE LA SECURITE (en relation avec le directeur de la zone nordique et les pisteurs ; le cas échéant, recherche le médecin de garde le week-end de la course.).définit le lieu où les contrôles anti-dopage peuvent avoir lieu.

3 RESPONSABLE DE LA SIGNALETIQUE ET PLAN DE LA COURSE Etablit, avec le chef de piste, un plan général-papier des boucles de course et la couleur attribuée pour chaque boucle en fonction des catégories. Définit également un lieu d affichage des infos (liste de départ, plan des pistes, résultats) RESPONSABLE MARQUAGE DES SKIS RESPONSABLE CONTACTS AVEC LA PRESSE ET LA RADIO POUR MEMOIRE CATEGORIES DISTANCE ET COULEUR CATEGORIE DISTANCE COULEUR DE FANION Poussin, poussine, benjamine Benjamins, minimes fille 2,5 km Vert 3,5 km Bleu Minime g, cadette fille 5km Rouge Cadet g jeune, junior senior f Jeune, junior senior homme 5 ou 7, 5 ou 10 km Rouge + vert 10 ou 15 km Rouge L AVANT VEILLE DE LA COURSE Le directeur d épreuve et le chef de piste font le point météo, le point sur l enneigement et récapitulent avec le directeur de zone nordique les différents points d organisation transport en scooter des caisses à fart et du matériel de chronométrage, sécurité, lieux et horaires de rendez vous pour le jour de la course, emplacement des parkings coureurs et réception des VIP. En général, j essaie de faire une reconnaissance des pistes et de définir les zones de bouclages avec le traceur. Il faut téléphoner au responsable des inscriptions pour connaître le nombre approximatif de coureurs et définir les numéros de dossard

4 La veille de la course Le responsable secrétariat récupère les listes de départ puis fait des paquets de dossards par club et par catégorie et établit une facture par club. La commission stade de départ et arrivée se charge d implanter les filets, positionner les banderoles d arrivée et de départ, la cabane de chronométrage, passer les câbles électriques, délimiter les raquettes d arrivée et de départ en veillant à ce que le chronométreur ait une vision d ensemble du dispositif. ( veiller à laisser de la place pour le traçage machine )si possible 4 traces sur la ligne d arrivée. Positionner les marquages au sol («rouleaux de printemps») visualiser les intérieurs de virage. Organisation de la circulation des athlètes, du public, des officiels. Le jour de la course Commission aiguilleur Quelques heures avant la course il faudra fanionner les différents circuits toujours à droite insister sur les carrefours. Mettre en place les aiguilleurs (si possible avec radio pour la sécurité fréquence interne en liaison avec le directeur d épreuve, lui même en liaison avec la sécurité des pistes ) Placer les panneaux d aiguillage de distance, Sur le site de départ arrivée repositionner les filets placer les banderolessponsor, accueillir le chronométrage. monter les tentes Tracer les lignes de départ et d arrivée. Responsable secrétariat Afficher le plan de course ; Mettre en place le bureau d accueil pour donner les, le plan des pistes de course et les listes de départ ; accueillir les clubs et faire la navette avec le chronométreur, pour les éventuels derniers inscrits. Rôle du chef de piste Une heure avant la course le chef de piste fait le tour de tous les circuits afin de s assurer que toute est en place. Aiguilleurs, Balisage, protection des carrefours, panneaux de bouclage, protection des zones dangereuses Poste ravitaillement

5 2h avant la course l équipe de ravitaillement doit mettre en place la zone ou sera placé le stand Faire chauffer l eau pour le thé, le lait etc.. prévoir également une tente au cas où la météo serait mauvaise ; Poste chronométrage Une heure avant la course les doubleurs chrono se mettent en place, 1 aboyeur+1personne qui note les dossards à l arrivée. Dans la palette d arrivée prévoir 2 personnes qui récupèrent les dossards, et si possible les rangent par ordre croissant. ROLE DU DIRECTEUR D EPREUVE Avec l aide du DT -décision à prendre si nécessaire en cas de changement brusque des conditions météorologiques -inspection des pistes, une heure avant le départ, -supervise l ensemble de l organisation, c est le chef d orchestre le la course Appeler les coureurs par ordre de dossard environ 1/4 avant la première course pour départ chronomètre, PENDANT LA COURSE Directeur d épreuve S assurer que les pistes sont libres, que personne n encombre la palette d arrivée et de départ. Appeler les coureurs dans l ordre des dossard ; veiller à ce qu aucune personne étrangère au coureur ne soit dans la palette de départ. Contrôler et Afficher les résultats au fur et à mesure que les courses se terminent (résultats officieux). SUR LA PALETTE D ARRIVEE Veiller à la récupération des dossards ( si possible les ranger par ordre ), faire libérer la ligne d arrivée lorsque les coureurs arrivent.

6 RESPONSABLE PODIUM ET REMISE DES RECOMPENSES. Avant la fin de la course les responsables podium et récompenses se rendent sur le lieu de remise des prix pour mettre en place les podiums et répartir les récompenses. APRES LA COURSE Les contrôleurs de style apportent les cas éventuels de disqualification. Le DT valide les résultats, et affiche les résultats officiels. Le responsable aiguillage fait le tour des circuits, récupère les aiguilleurs,. défanione les circuits. Le directeur d épreuve accueille les élus, organise et effectue la remise des prix avec le speaker et les responsables podium. Il faut que la remise des prix soit assez rapide sans temps mort. Il faut prévoir une équipe pour démonter le stade. (veillez à laisser le lieu le plus propre possible). LE LENDEMAIN DE LA COURSE Envoyer les résultats au DL par l'intermédiaire du correspondant CRSND Egalement au CRSND pour mise en ligne sur le site du comité et également à Jacques MIGNEREY Passer à la radio Envoi des résultats par courrier électronique auprès de tous les clubs S informer auprès du chrono pour savoir si l envoi des résultats a été fait auprès de la FFS..

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