Marché public !"# $ Personne responsable du marché : Monsieur le président du Conseil général

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1 Marché public!"# $ Personne responsable du marché : Monsieur le président du Conseil général Comptable assignataire : Monsieur le payeur départemental Code nomenclature : Marché n 05 MPA.

2 Les services du Département de la Somme disposent du logiciel Kimparc V pour la gestion des inventaires des parcs informatiques de l'administration départementale et des collèges, du parc mobilier, et du parc des matériels technologiques des collèges. Ils recherchent un nouveau système qui prenne en compte l'ensemble de leurs besoins et dont les performances et l'ergonomie soient supérieures à celles du système actuel, en particulier concernant la mise à jour de l'inventaire sur site. Les développements qui suivent décrivent : 1. L'ORGANISATION ET LES MOYENS ACTUELS. 2. LES OBJECTIFS ET FONCTIONNALITES DU FUTUR PRODUIT. 3. LES PRESTATIONS ATTENDUES ET LES MODALITES DE REPONSES. %

3 1 - L'ORGANISATION ET LES MOYENS ACTUELS. 3 services utilisent actuellement le logiciel Kimparc. Ils possèdent tous des PC ou des portables sous XP avec au minimum 256 Mo. Le logiciel Kimparc est hébergé sur un serveur non dédié Pentium III 1,3 Ghz avec 512 Mo de mémoire et un disque dur de 30 Go fonctionnant sous Windows 2000 SP4. Le remplacement de ce serveur est envisagé par la DIT. 1.1 La Direction de la logistique service des moyens Le parc mobilier du Conseil Général est inventorié sur la base Kimparc, représentant instances. Au moins deux personnes assurent la mise à jour des informations. Elles éprouvent de réelles difficultés avec cette version du logiciel qui semble trop lourde et inadaptée à ce service. L'inventaire sur site est difficile : N'ayant pas les moyens adaptés pour extraire les instances d'une localisation précise (il faut charger la totalité de la base), l'extraction est un module qui est lourd d'utilisation, peu fiable, non fonctionnel et non conforme à nos besoins. C'est une charge supplémentaire et une source d'erreur. Compte tenu du nombre important de sites, un lecteur optique performant est indispensable. Ceci permettrait un gain de temps conséquent sur le travail de terrain avec une mise à jour automatique des informations. Les impressions ne sont que peu utilisées car il n'y a pas ou peu de possibilités d'éditer des états adaptés aux besoins du service. 1.2 La direction Informatique et télécommunication (DIT) L'ensemble du parc informatique est inventorié sur la base Kimparc. Une personne assure la mise à jour des informations. Des extractions sous Excel sont faites régulièrement, car plusieurs personnes (encadrement et techniciens) ont besoin de consulter ces données. 1.3 La direction de l'éducation et du sport Le type de fonctionnement de la direction de l'éducation et du sport sur le logiciel Kimparc est le même que celui de la DIT. Les parcs informatiques et technologiques sont ainsi gérés. La mise à jour est assurée par 3 personnes. &

4 2 - LES OBJECTIFS ET FONCTIONNALITES DU FUTUR PRODUIT. Kimparc dans sa version actuelle donne satisfaction pour les fonctionnalités de base de l'inventaire (description des produits, des utilisateurs etc). Les problèmes posés, auxquels le prestataire devra remédier, sont : ( la mise à jour de l'inventaire sur site, surtout pour le parc mobilier. Il faut donc que les nouveaux outils (matériels et logiciels) facilitent ce travail. Le prestataire fera une description précise de ce module. ( les éditions du logiciel ne donnent pas satisfaction et les extractions ne sont actuellement réalisées que par la DIT. Ce qui pose un problème de réactivité. Le prestataire indiquera l'ensemble des éditions standards du produit. Il proposera et chiffrera une solution pour rendre autonome les services dans leurs extractions et éditions de tableaux de bords. ( S'il y a peu de personnes mettant à jour les données, beaucoup sont intéressées par la consultation du ou des parcs. Une possibilité de consultation par Intranet serait un plus. Le prestataire chiffrera cette solution si elle existe. Il donnera précisément les éléments nécessaires sur le serveur. Tout oubli devra être pris en charge gratuitement par le prestataire pour un bon fonctionnement. L Intranet et les sites Internet sont hébergés par un prestataire extérieur relié aux services du CG par un lien haut débit existe avec lui. ( La mise à jour par Intranet peut aussi être un plus, s'il y un coût supplémentaire pour cette fonctionnalité, le prestataire le proposera en option. La direction informatique n a pas fait de choix unique de SGBD/R. Oracle ou SQL Server peuvent être proposés, s ils sont nécessaires. Le prestataire indiquera si son système fonctionne dans les deux cas et sa préférence pour une bonne intégration. L'utilisation de ce logiciel n'est pas continue. Si la solution retenue peut fonctionner en terme d'accès simultané à la base, alors on peut considérer que trois accès sont suffisants. Les Fonctionnalités minimales et la reprise des données La nouvelle solution devra au minimum posséder l ensemble des fonctionnalités actuelles de Kimparc V Le prestataire apportera toutes les informations nécessaires à la vérification de cette conformité. Les données devront être reprises. Le prestataire proposera un plan de migration. Il indiquera s il a déjà réalisé une migration d un environnement tel que le nôtre. Il donnera les coordonnées précises (société et nom du contact). C est un point essentiel pour le projet. '

5 3 LES PRESTATIONS ATTENDUES ET MODALITES DE REPONSE. Le Conseil Général de la Somme attend du prestataire : ( la reprise des fichiers actuels, ( la livraison, l installation et la mise en route du logiciel et des matériels (hors serveur qui sera fourni par le CG) ( la formation des utilisateurs et la documentation, ( une assistance dans la période de démarrage ( une période de garantie d un an sur le matériel et les logiciels. Les nouvelles versions devront être mises gratuitement en place pendant cette garantie. 3.1 LA REPRISE DES FICHIERS C'est un point-clé de la mise en route du nouveau système. Le soumissionnaire proposera un planning détaillé de l'opération de reprise, sachant que la période pendant laquelle les sites ne disposeront d'aucun outil doit être la plus courte possible. Des tests devront être réalisés par le prestataire, en préalable à l'opération de chargement des fichiers dans le nouveau système. 3.2 LA LIVRAISON, L INSTALLATION ET LA MISE EN ROUTE DU SYSTEME Le logiciel et les matériels Le prestataire doit montrer que son système propose au minimum les fonctionnalités de bases de gestion de l'inventaire présentes dans la solution actuelle. Il présentera et chiffrera, tant du point de vue matériels que logiciels, les fonctionnalités de : ( saisie ou modification de l'inventaire sur site. Il chiffrera deux de ces matériels (dont un en cas de secours). ( extraction et édition de tableaux de bords. ( consultation Web s'elle existe. En option, il proposera la fonctionnalité de mise à jour par le Web si elle existe L installation et la mise en route Le prestataire proposera un planning d'installation et de mise en route du système sur les sites, incluant la formation et la reprise des fichiers. La mise en ordre de marche devra être achevée au plus tard 1 mois après la notification du marché. 3.3 LA FORMATION DES UTILISATEURS ET LA DOCUMENTATION Elle aura lieu dans les locaux du Conseil Général, sur le système en état de marche. Le soumissionnaire précisera le nombre de jours et les modalités. Une documentation devra être fournie. )

6 3.4 L ASSISTANCE AU DEMARRAGE, LA GARANTIE Une assistance au démarrage devra être assurée pendant la période de garantie d au moins un an. Les mises à jour de version pendant la période de garantie devront être installées gratuitement par le prestataire. 3.5 L'ARCHITECTURE Le prestataire devra indiquer précisément l'architecture à mettre en place pour un fonctionnement correct de sa solution. Il donnera les éléments nécessaires sur le ou les serveur(s). Tout oubli devra être pris en charge gratuitement par le prestataire pour un bon fonctionnement. Il pourra, en outre, proposer toute solution utile pour améliorer le travail des services. *