Synthèse d'études de migration vers LibreOffice vs MS Office STARXPERT MAI 2013 AUTEUR

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1 Synthèse d'études de migration vers LibreOffice vs MS Office AUTEUR STARXPERT MAI 2013 STARXPERT - Siège social : 100, rue des Fougères Lyon SAS au capital de Siret : NAF : 723Z

2 Sommaire 1 Introduction Aspects pris en compte pour le chiffrage des études Comparaison d'une migration vers LibreOffice / OpenOffice versus Microsoft Office Coût de portage des macros vers OpenOffice.org versus coût des licences MS Office Conclusions...6 StarXpert 2013 SYNTHÈSE D'ÉTUDES DE MIGRATION VERS LIBREOFFICE VS MS OFFICE 2

3 1 Introduction Ce document a pour objectif de présenter les écarts constatés de coût de migration entre LibreOffice ou OpenOffice d'un côté, et Microsoft Office 2010 de l'autre, dans le cadre d'une l'évolution de la suite bureautique. Les données sont extraites d'études de l'existant et d'études d'opportunité réalisées par la Société StarXpert pour le compte de six de ses clients. Les études ont porté sur des sociétés privées, des organismes publiques et des collectivités locales ou territoriales, comptant de 200 à postes. Sans constituer un échantillon représentatif des entreprises et organisations françaises, cette synthèse couvre des réalités très différentes; les structures sont de plusieurs tailles et de différents secteurs, les existants, objectifs et bénéfices attendus variés. 2 Aspects pris en compte pour le chiffrage des études Lors de la création d'un scénario de migration vers LibreOffice ou OpenOffice et vers Microsoft Office, les évaluations chiffrées des coûts et charges intègrent certaines considérations : 1. LibreOffice et OpenOffice n'ont aucun coût de licence. Le prix des licences Microsoft Office utilisé dans l'étude est celui appliqué par Microsoft pour chaque client et varie en fonction de l'accord dont ce dernier dispose. Le calcul du coût d'acquisition des licences tient compte du nombre de licences Office 2010 dont le client dispose déjà et qui ne sont pas à racheter. 2. La migration des macros est souvent surévaluée et perçue comme l'un des postes majeurs du coût de migration vers LibreOffice ou OpenOffice. Il faut noter qu'il existe également un coût de migration de macros vers MS Office 2010, même si celui-ci est sensiblement inférieur. 3. Les projets de migration, vers LibreOffice ou OpenOffice comme vers MS Office 2010, incluent le coût des diverses actions nécessaires pour un accompagnement optimal des utilisateurs : formation, support, communication, outils d'aide (fiches guides, didacticiels...). Ces coûts sont plus élevés dans le cas d'une migration vers LibreOffice ou OpenOffice que vers MS Office Cependant, les ordres de grandeur restent proches si on veut fournir l'accompagnement nécessaire à la prise en main de MS Office 2010.Un certain nombre d'actions sont calibrées d'après un arbitrage du client : la politique d'accompagnement, de conversion de macros, etc. jouent dans le chiffrage final mais dépend des choix faits par le client lors de l'étude Tous ces facteurs sont pris en compte dans le calcul du coût de la migration. StarXpert 2013 SYNTHÈSE D'ÉTUDES DE MIGRATION VERS LIBREOFFICE VS MS OFFICE 3

4 3 Comparaison d'une migration vers LibreOffice / OpenOffice versus Microsoft Office Société A Société B Société C Société D Société E Société F TOTAL Coût LO/OO par poste Coût MS Office par poste StarXpert 2013 SYNTHÈSE D'ÉTUDES DE MIGRATION VERS LIBREOFFICE VS MS OFFICE 4

5 4 Coût de portage des macros vers OpenOffice versus coût des licences MS Office Le principal de dépense des projets de migration bureautique est lié à la formation. Cependant, le besoin de formation est à peu près équivalent dans les 2 scénarios. Dès lors, le facteur de coût différentiant repose essentiellement sur le coût du portage des macros et de l'achat des licences. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Société A Société B Société C Société D Société E Société F Macros OO/LO Macros + licences MSO StarXpert 2013 SYNTHÈSE D'ÉTUDES DE MIGRATION VERS LIBREOFFICE VS MS OFFICE 5

6 5 Conclusions SYNTHÈSE D'ÉTUDES DE MIGRATION VERS LIBREOFFICE VS MS OFFICE Nous pouvons voir qu'un projet de migration vers OpenOffice ou LibreOffice est en moyenne deux fois moins coûteux qu'une mise à jour vers MS Office Il existe cependant des écarts dans les coûts de migration, qui sont directement liés au contexte de chaque organisation. Aussi il s'avère utile d'effectuer une étude d opportunité pour analyser l'environnement, construire le projet de migration approprié à chaque entreprise ou organisme public, afin de permettre une décision de migration en toute connaissance des coûts et des avantages induits. La formation est un centre de coût important lors de la migration vers OpenOffice ou LibreOffice. Or, elle permet une remise à niveau des utilisateurs dont la formation bureautique initiale est ancienne ou incomplète. Leur efficacité s améliore puisqu'ils sont mieux à même d'utiliser les fonctionnalités de leur nouvelle suite bureautique. Cependant, la formation n'est pas qu'un coût, elle est aussi une conséquence favorable du projet de migration auprès des utilisateurs. Enfin, si cette étude se concentre sur le facteur coût, d'autres raisons peuvent pousser une organisation à choisir OpenOffice ou LibreOffice, telles que l'accès au format standard et ouvert OpenDocument, les bénéfices de l'utilisation d'un logiciel libre, des fonctionnalités innovantes, etc. Ces raisons sont été suffisantes pour convaincre certaines sociétés à s'intéresser à LibreOffice, sans ressentir le besoin de comparer le coût de la migration vers LibreOffice à celui de Microsoft Office. Le coût de la migration vers MS Office 2010 est supérieur à celui des versions de antérieures de MS Office. En effet, plusieurs éléments se conjuguent : la nouvelle interface utilisateur avec son concept «à ruban» nécessite davantage de formation, la préconisation du langage DotNet pour les macros (et la disparition progressive de VBA), entraînent une charge d'adaptation importante des macros existantes et a un impact sur la formation des développeurs et leur équipement (coût d'achat de Visual Studio pour développer sous DotNet). Enfin, les fichiers avec macros ont un format différent, avec à la clé un problème de compatibilité avec les versions anciennes de MS Office. StarXpert 2013 SYNTHÈSE D'ÉTUDES DE MIGRATION VERS LIBREOFFICE VS MS OFFICE 6