Utiliser Access ou Excel pour gérer vos données

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1 Page 1 of 5 Microsoft Office Access Utiliser Access ou Excel pour gérer vos données S'applique à : Microsoft Office Access 2007 Masquer tout Les programmes de feuilles de calcul automatisées, tels que Microsoft Office Excel 2007, offrent des fonctionnalités de calcul et de calcul étendues pour la visualisation et la manipulation des données tabulaires. Ils peuvent également être utiles pour le stockage de listes d'informations, telles que des listes de publipostage ou des inventaires. Toutefois, à mesure que vos exigences de listes croissent en complexité, il peut devenir difficile de conserver vos données dans un tableur. Un programme de base de données relationnelle (base de données relationnelle : type de base de données qui stocke des informations dans des tables. Utilise les valeurs correspondantes de deux tables pour relier les données de l'une des tables à celles de l'autre table. Dans une base de données relationnelle, vous ne stockez en général qu'une fois un certain type de données.), tel que Microsoft Office Access 2007, convient mieux à la création et à l'utilisation de listes complexes et offre des outils plus puissants pour la saisie, l'organisation, la maintenance et la récupération de vos données. Faire le bon choix est primordial si vous voulez accéder et mettre à jour vos informations avec des performances et une précision optimales. Après avoir lu cet article, vous devriez être en mesure de choisir le programme le plus adapté à vos données et à leur protection. Que voulez-vous faire? Comprendre les différences entre Access et Excel Décider du programme à utiliser Protéger vos données dans Access Excel Comprendre les différences entre Access et Excel Office Access 2007 et Office Excel 2007 présentent de nombreuses similarités. Ils vous permettent tous deux d'effectuer les tâches suivantes : exécuter des requêtes puissantes pour trier et filtrer vos données ; effectuer des calculs complexes pour obtenir les informations que vous souhaitez ; utiliser des vues de Tableau croisé dynamique et de Graphique croisé dynamique pour gérer vos données de manière interactive ; générer des rapports sur vos données et les afficher dans divers formats ; utiliser des formulaires pour ajouter, modifier, supprimer et parcourir facilement vos données ;

2 Page 2 of 5 créer un publipostage Microsoft Office Word 2007 par exemple pour produire des étiquettes d'adresse en nombre ; vous connecter à des données externes de manière à pouvoir afficher, interroger et modifier ces données sans avoir à les importer ; créer des pages Web pour afficher vos données au format lecture seule ou pour y accéder dans un format autorisant la mise à jour ; importer des données à partir de bases de données externes (par exemple Access ou Microsoft SQL Server) et d'autres types de fichiers (.txt ou.htm). Ces deux programmes organisent les données en colonnes (également appelées champs (champ : élément d'un tableau qui contient un élément spécifique d'informations, tel qu'un nom de famille. Un champ Titre peut contenir M. ou Mme. Des bases de données telles que Microsoft SQL Server font référence aux champs en tant que colonnes.)) qui stockent certaines informations également appelées type de données (type de données de champ : caractéristique d'un champ qui détermine le type de données qu'il peut stocker. Par exemple, un champ dont le type de données est Texte peut stocker des données composées soit de texte, soit de chiffres, mais un champ de type numérique peut stocker uniquement des données numériques.). La première cellule de chaque colonne contient le nom de celle-ci. La seule différence réside dans la terminologie employée : une ligne dans Excel est appelée un enregistrement dans Access. En guise d'exemple, vous pouvez utiliser Excel pour créer une liste personnelle. Votre liste utilise cinq colonnes pour organiser les ID, les prénoms, les noms, les numéros de téléphone et les dates d'embauche d'employés. La cellule tout en haut de chaque colonne contient des étiquettes de texte décrivant les données. Malgré tout, Excel n'est pas un système de gestion de base de données. Il s'agit d'un logiciel de feuilles de calcul qui stocke des unités d'informations dans des lignes et des colonnes de cellules appelées feuilles de données. Par comparaison, Access stocke les données dans des tables (table : objet de base de données qui stocke des données dans des enregistrements (lignes) et dans des champs (colonnes). Les données ont généralement trait à une catégorie particulière d'informations, telles que des employés ou des commandes.) dont l'apparence est semblable à celle des feuilles de données - mais les tables sont conçues pour une interrogation complexe de données stockées dans d'autres tables et d'autres emplacements, voire dans des champs d'autres tables. Par conséquent, bien que ces deux programmes conviennent à la gestion des données, chacun offre de nets avantages selon le type de données que vous gérez et ce que vous voulez faire avec ces données. Décider du programme à utiliser Pour déterminer quel programme convient le mieux au stockage de vos données, posez-vous la question suivante : les données sont-elles relationnelles ou non? Si vous pouvez stocker vos données dans une seule table ou feuille de données, faites-le. Les données contenues sur une seule page ou feuille portent le nom de données à deux dimensions ou non relationnelles. L'exemple de données personnelles décrit plus haut en est un bon exemple. Vous ne devez stocker le nom de famille d'un employé dans aucune autre table que celle contenant son prénom. Les données contenues dans chaque colonne de la table aident à décrire la même entité : l'employé. Par contraste, si votre table ou feuille de données personnelle contient une série de colonnes au nom ressemblant, telles que Ordinateur1, Ordinateur2 et Ordinateur3, cela indique que vos données sont relationnelles et qu'elles doivent être stockées dans plusieurs tables. Pour cela, il vous faut un programme de base de données relationnelle tel qu'access. Dans une base de données relationnelle, chaque table contient essentiellement des informations

3 Page 3 of 5 concernant le type de données (par exemple employés, ordinateurs, événements, produits ou commandes). Si vous avez besoin d'une base de données relationnelle, il existe une relation un-à-plusieurs (relation un-à-plusieurs : association entre deux tables dans laquelle la valeur de clé primaire de chaque enregistrement de la table primaire correspond à la valeur du ou des champs correspondants de plusieurs enregistrements de la table liée.) entre vos données. Par exemple, si vous utilisez une base de données contenant les commandes des clients, une table contiendra les noms des clients et une autre leurs commandes. N'oubliez pas qu'un même client peut avoir plusieurs commandes. En outre, vous souhaiterez peut-être utiliser une autre table pour les détails des commandes, car chaque commande peut comporter plusieurs lignes d'articles. Les données relationnelles, nécessitant plusieurs tables connexes, doivent de préférence être stockées dans Access. Pour plus d'informations sur les données relationnelles, cliquez sur le lien dans la section Voir aussi relatif aux notions fondamentales concernant la conception des bases de données. Il existe une corrélation directe entre la taille de vos données et la difficulté à les organiser de manière efficace. Plus vous conservez de données, plus vous aurez d'avantages à les stocker dans différentes tables dans Access. Pour vous aider à gérer vos données et à garantir leur cohérence, Access et Excel fournissent tous deux des identificateurs uniques. Dans Access, une clé primaire (clé primaire : un ou plusieurs champs (colonnes) dont la valeur identifie de façon unique chaque enregistrement d'une table. Une clé primaire n'accepte pas les valeurs Null et doit toujours avoir un index unique. Une clé primaire sert à relier une table à des clés étrangères se trouvant dans d'autres tables.) (indiquée par une icône en forme de clé visible en mode Création) identifie de manière unique chaque enregistrement. Dans Excel, chaque ligne est numérotée et chaque colonne est dénotée par une lettre, de sorte que chaque cellule ou plage de cellules possède une référence unique, par exemple B5. Les identificateurs uniques aident à préserver l'intégrité des données et garantissent que deux lignes (ou deux enregistrements) ne peuvent contenir exactement les mêmes données. Ils constituent également le moyen le plus rapide de récupérer des données lors des opérations de recherche et de tri. Quand utiliser Access Utilisez Access dans les cas suivants : Vous avez besoin d'une base de données relationnelle (plusieurs tables) pour stocker vos données. Vous prévoyez d'ajouter des tables à un ensemble de données à l'origine à deux dimensions ou non relationnelles. Par exemple, si vous souhaitez effectuer le suivi d'informations sur vos clients, telles que leurs noms, prénoms, adresses et numéros de téléphone, mais que ces informations risquent de croître et d'inclure des actions effectuées par les clients, telles que des commandes vous devriez envisager de stocker vos données dans Access. Vous avez un très gros volume de données (des milliers d'entrées). Par exemple, si vous travaillez pour une grande société et que vous devez stocker des informations personnelles, il est préférable d'utiliser Access. Vous conservez des données constituées principalement de texte. Vous utilisez plusieurs bases de données externes pour extraire et analyser les données dont vous avez besoin. Par exemple, si vous devez importer ou exporter des données régulièrement à partir de bases de données Page d'origine :

4 Page 4 of 5 Access, il peut être plus judicieux de travailler dans Access pour bénéficier d'une plus grande compatibilité. Vous avez besoin d'une connexion constante à une base de données externe volumineuse telle qu'une base de données Microsoft SQL Server. Vous devez exécuter des requêtes complexes. Par exemple, si vous travaillez dans une grande société qui reçoit des commandes de clients, vous devez rechercher les noms des clients stockés dans une base de données SQL Server tout en prenant les nouvelles commandes des clients dans Access. Vous pouvez assurer une connexion à la base de données SQL Server à partir de la vue Table dans Access. Lorsque vous ajoutez ou recherchez le nom d'un client, vous travaillez avec une base de données SQL Server, mais les détails de la nouvelle commande que vous venez d'entrer sont stockés localement dans des tables Access. De nombreuses personnes travaillent dans la base de données et vous avez besoin d'options robustes pour exposer les données aux mises à jour. Quand utiliser Excel Utilisez Excel dans les cas suivants : Vous avez besoin d'un affichage à deux dimensions ou non relationnel de vos données (autrement dit, vous n'avez pas besoin d'une base de données relationnelle avec plusieurs tables). Cela s'applique tout spécialement si les données sont pour la plupart numériques par exemple si vous voulez tenir à jour un budget financier pour une année donnée. Vous devez exécuter essentiellement des calculs et des comparaisons statistiques de vos données par exemple si vous voulez afficher une analyse coût/bénéfice du budget de votre société. Vous savez que le jeu de données est d'une taille gérable (pas plus de lignes). Protéger vos données dans Access et Excel Quel que soit le programme que vous choisissez, il est important de savoir comment protéger vos données. Voici quelques conseils : Créez une copie de sauvegarde de votre fichier à chaque fois que vous mettez à jour vos données. Évitez les cellules vides dans les lignes et les colonnes devant contenir des données. Dans Access, vous pouvez pour cela utiliser la validation des données. Utilisez les options Afficher/Masquer pour ne pas afficher les données sensibles dans la mesure du possible. Prenez des mesures pour contrôler l'accès des utilisateurs à vos données afin de les protéger. Ces mesures de sécurité sont notamment : Le chiffrement Les mots de passe Les signatures numériques Les privilèges de lecture seule

5 Page 5 of 5 Pour plus d'informations sur la protection de vos données, reportez-vous aux liens de la section Voir aussi Microsoft Corporation. Tous droits réservés.