SUPPORT DE COURS ACCESS 2010

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1 Qu est-ce qu Access? Access 2010 est un outil de déploiement et de conception d application de base de données que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi d informations importantes. Vous pouvez conserver vos données sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le Web afin que d autres puissent utiliser votre base de données avec un simple navigateur Web. Bases de données relationnelles dans Access Il est parfois nécessaire d utiliser une base de données relationnelle pour effectuer le suivi de ce type d informations : un entrepôt de stockage de données réparties en plusieurs collections de données plus petites (les tables) pour éliminer les redondances et reliées entre elles par les informations qu elles ont en commun (les champs). Par exemple, une base de données relationnelle dédiée à la planification d événements peut inclure une table contenant les informations sur les clients, une autre contenant les informations sur les fournisseurs et une autre avec les informations sur les événements. Cette dernière table peut contenir un champ la reliant à la table des clients et un autre la reliant à la table des fournisseurs. De cette façon, par exemple, lorsqu un fournisseur change de numéro de téléphone, l information est mise à jour dans la table des fournisseurs uniquement, et il n est pas nécessaire de la modifier dans tous les événements impliquant le fournisseur. Access est un outil qui permet de développer rapidement et facilement des applications de base de données relationnelle afin de gérer vos informations. Vous pouvez créer une base de données pour effectuer le suivi de n importe quel type d informations, par exemple, un inventaire, des contacts professionnels ou des procédures d entreprise. En fait, Access est fourni avec des modèles que vous pouvez utiliser en l état pour suivre toute une variété d informations et qui rendent les choses aisées même pour un débutant. Lorsque vous ouvrez Access Lorsque vous démarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparaît : vous pouvez y obtenir des informations sur la base de données active, créer une nouvelle base de données, ouvrir une base de données existante et afficher du contenu proposé dans Office.com.

2 Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous pouvez utiliser pour modifier, maintenir ou partager vos bases de données. Les commandes dans le mode Backstage s appliquent généralement aux bases de données entières et non aux objets contenus dans une base de données. REMARQUE Vous pouvez afficher le mode Backstage à tout moment en cliquant sur l onglet Fichier. Trouver et appliquer un modèle Access fournit de nombreux modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer la création de vos bases de données. Un modèle est une base de données prête à l emploi contenant toutes les tables, les requêtes, les formulaires et les états requis pour effectuer une certaine tâche. Par exemple, vous pouvez avoir recours à des modèles pour assurer le suivi des problèmes, pour gérer vos contacts ou pour enregistrer vos notes de frais. Certains modèles contiennent des exemples d enregistrements afin d illustrer leur utilisation. Vous pouvez utiliser ces modèles de base de données tels quels ou les personnaliser en fonction de vos besoins. Pour trouver et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit : 1. Sous l onglet Fichier, cliquez sur Nouveau. 2. Sous Modèles disponibles, effectuez l une des opérations suivantes : Pour réutiliser un modèle récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, puis sélectionnez le modèle de votre choix. Pour utiliser un modèle déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis sélectionnez le modèle de votre choix. Pour trouver un modèle sur Office.com, sous Modèles Office.com, cliquez sur une catégorie de modèle, sélectionnez le modèle de votre choix, puis cliquez sur Télécharger pour télécharger le modèle depuis Office.com vers votre ordinateur. REMARQUE Vous pouvez également rechercher des modèles sur Office.com à partir d Access. Dans le champ Rechercher des modèles dans Office.com, tapez un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur la flèche pour lancer la recherche. 3. Vous pouvez également cliquer sur l icône en forme de dossier en regard du champ Nom fichier pour accéder à l emplacement où vous voulez créer la base de données. Si vous n indiquez pas d emplacement, Access crée la base de données à l emplacement par défaut qui est affiché sous le champ Nom fichier. 4. Cliquez sur Créer. Access crée la base de données et l ouvre pour l utiliser. Créer une base de données entièrement nouvelle Si aucun des modèles ne correspond à vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access des données d un autre programme, vous pouvez décider qu il vaut mieux créer une base de données entièrement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de données de bureau standard ou une base de données sur le Web. Pour créer une nouvelle base de données, procédez comme suit :

3 1. Démarrez Access. 2. Sous l onglet Nouveau dans le mode Backstage, cliquez sur Base de données vide ou Base de données Web vide. IMPORTANT Votre choix détermine les fonctionnalités disponibles dans la nouvelle base de données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le Web, et les bases de données Web ne prennent pas en charge les fonctionnalités de bureau, telles que les requêtes globales. 3. Sur la droite, tapez le nom de votre base de données dans le champ Nom de fichier. Pour modifier l emplacement de création du fichier, cliquez sur Parcourir en regard du champ Nom de fichier, puis sélectionnez le nouvel emplacement et cliquez sur OK. 4. Cliquez sur Créer. Access crée la nouvelle base de données, puis ouvre une table vide (appelée Table1) en Mode Feuille de données. 5. Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter de la nouvelle table. Pour ajouter des données, commencez à taper ou collez des données provenant d une autre source comme indiqué dans la section Coller des données d une autre source dans une table Access, plus loin dans ce support. REMARQUES L entrée de données en mode Feuille de données est très similaire à l entrée de données dans une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est qu il est obligatoire d entrer les données dans des lignes et des colonnes contiguës, en commençant par l angle supérieur gauche de la feuille de données. N essayez pas de mettre en forme vos données en insérant des lignes ou des colonnes vides, comme vous le feriez dans une feuille de calcul Excel : cette opération se solderait par une perte d espace dans la table. La table ne contient que les données. Leur présentation visuelle se fait dans les formulaires et les états que vous créez ultérieurement. La structure de la table est créée lors de l entrée des données. Un nouveau champ est défini dans la table à chaque ajout d une colonne à la feuille de données. Access définit le type de données du champ en fonction du type de données que vous entrez. Par exemple, si la table contient une colonne dans laquelle vous n avez renseigné que des dates, Access attribue le type de données Date/Heure à ce champ. Par la suite, si vous essayez d entrer une valeur qui n est pas une date (comme un nom ou un numéro de téléphone) dans ce champ, Access affiche un message vous informant que cette valeur ne correspond pas au type de données de cette colonne. Dans la mesure du possible, pensez à concevoir une table où chaque colonne contient un type de données unique, que ce soit du texte, des dates, des nombres ou toute autre valeur. C est ainsi que vous faciliterez la génération de requêtes, de formulaires et d états qui sélectionnent uniquement les données souhaitées. Si vous ne souhaitez pas entrer de données, cliquez sur Fermer. REMARQUE Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans l enregistrer.

4 Ouvrir une base de données Access SUPPORT DE COURS CONSEIL Pour ouvrir rapidement l une des dernières bases de données que vous aviez ouverte, sous l onglet Fichier, cliquez sur Récent, puis cliquez sur le nom du fichier. 1. Sous l onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 2. Cliquez sur le raccourci dans la boîte de dialogue Ouvrir ou dans le champ Rechercher dans, cliquez sur le lecteur ou le dossier contenant la base de données souhaitée. 3. Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers l un après l autre jusqu à parvenir au dossier contenant la base de données. 4. Une fois que vous avez trouvé la base de données, effectuez l une des opérations suivantes : Pour ouvrir la base de données en mode d ouverture par défaut, double-cliquez dessus. Pour ouvrir la base de données en mode d accès partagé dans un environnement multiutilisateur de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données en même temps, cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule. Pour ouvrir la base de données en mode exclusif, empêchant ainsi toute autre personne de l ouvrir au même moment que vous, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en exclusif. Pour ouvrir la base de données en mode lecture seule, cliquez sur la flèche à côté du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. D autres utilisateurs peuvent ouvrir la base de données, mais en lecture seule uniquement. Si la base de données à ouvrir est introuvable 1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail ou, dans le champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail. 2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de données, puis cliquez sur Rechercher. 3. Entrez vos critères de recherche puis appuyez sur la touche ENTRÉE pour rechercher la base de données. 4. Si vous trouvez la base de données, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche. REMARQUE Étant donné que la recherche a été lancée dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le bouton Annuler de cette boîte de dialogue pour que la base de données s ouvre. Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe (tel que dbase, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez également ouvrir directement n importe quelle source de données ODBC, telle que Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de données externe. Utiliser votre nouvelle base de données Selon le modèle utilisé, vous devrez peut-être effectuer l une des opérations suivantes pour démarrer la nouvelle base de données :

5 Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion incluant une liste vide d utilisateurs, utilisez l une des procédures suivantes pour commencer : 1. Cliquez sur Nouvel utilisateur. 2. Complétez le formulaire Détails de l utilisateur. 3. Cliquez sur Enregistrer et fermer. 4. Sélectionnez le nom d utilisateur que vous venez d entrer, puis cliquez sur Connexion. Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper directement les données dans la feuille de données ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour découvrir la base de données. Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page pour en savoir plus sur la base de données, ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour découvrir la base de données. Si Access affiche un message Avertissement de sécurité dans la barre des messages et que vous faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. S il est nécessaire de se connecter à la base de données, vous devrez vous reconnecter. Ajouter une table Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les outils du groupe Tables sous l onglet Créer. REMARQUE Dans la base de données Web, seule la commande Table est disponible dans le groupe Tables. Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous pouvez basculer de l un à l autre grâce aux boutons de modes d affichage situés dans la barre d état de la fenêtre Access. Créer une table vide en mode Feuille de données Le mode Feuille de données permet d entrer directement des données. La structure de la table est alors créée en tâche de fond. Les noms sont attribués aux champs par incréments numériques (Champ1, Champ2, etc.) et Access définit leur type de données en fonction du type de données que vous y entrez. 1. Sous l onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table. 2. Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter. 3. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ; vous pouvez également les coller à partir d une autre source, comme décrit plus loin dans cet article. Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l en-tête correspondant, puis tapez le nouveau nom. CONSEIL Attribuez un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en déterminer le contenu sans avoir à afficher les données.

6 Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête avant de la faire glisser à l emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës et toutes les faire glisser vers une nouvelle destination. Pour ajouter d autres champs à votre table, vous pouvez soit commencer à taper dans la colonne Cliquer pour ajouter en mode Feuille de données, ou vous pouvez ajouter de nouveaux champs à l aide des commandes du groupe Ajouter et supprimer sous l onglet Champs. Créer une table en mode Création En mode Création, vous devez d abord créer la structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode Feuille de données pour entrer des données, ou bien vous pouvez entrer des données à l aide d une autre méthode, comme avec un formulaire. REMARQUE Le mode Création n est pas disponible pour les tables d une base de données Web 1. Sous l onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table. 2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ, puis sélectionnez un type de données dans la liste Type de données. 3. Vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans chaque champ dans la colonne Description. Cette description s affiche dans la barre d état lorsque le point d insertion se trouve dans ce champ et lorsqu il est utilisé comme texte de la barre d état pour tous les contrôles que vous créez en faisant glisser le champ du volet liste de champs vers un formulaire ou un état, ainsi que pour tous les contrôles créés pour ce champ par le biais de l Assistant Formulaire ou État. 4. Après avoir ajouté tous les champs, enregistrez la table : Sous l onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer. 5. Vous pouvez commencer à entrer des données dans la table à tout moment en basculant en mode Feuille de données, en cliquant sur la première cellule vide, puis en tapant les données. Vous pouvez par ailleurs coller des données à partir d une autre source, comme décrit dans la section suivante. Coller des données d une autre source dans une table Access Si les données sont stockées dans un autre programme, comme Excel, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En règle générale, pour optimiser cette opération, il est recommandé que les données soient déjà organisées en colonnes, comme dans le cas d une feuille de calcul Excel. Si les données sont contenues dans un programme de traitement de texte, il vaut mieux séparer les colonnes de données à l aide de tabulations ou convertir les données en tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les données doivent être modifiées ou manipulées (par exemple, fractionner les noms complets en prénoms et noms), il est recommandé de le faire avant de les copier, notamment si vous n avez pas l habitude d utiliser Access. Lorsque vous collez des données dans une table vide, le type de données de chaque champ est automatiquement défini en fonction du type des données collées. Par exemple, si un champ collé ne contient que des dates, Access lui applique le type de données Date/Heure. Si le champ collé ne contient que les mots «oui» et «non», Access lui applique alors le type de données Oui/Non. Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la première ligne de données collées. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms génériques (F1,

7 F2, etc.). Si la première ligne de données collées n est pas similaire aux lignes suivantes, Access détermine qu elle est constituée de noms de champs. Les champs sont alors nommés en conséquence et la première ligne n est pas incluse dans les données. Si Access attribue des noms de champ génériques, renommez les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Suivez la procédure ci-dessous : 1. Sous l onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table. 5. En mode Feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom pour la colonne. 6. Enregistrez à nouveau la table. Importer ou lier des données issues d une source externe Vous pouvez vouloir utiliser dans Access des données collectées dans un autre programme. Vous travaillez peut-être avec des personnes qui stockent leurs données sur d autres programmes, et vous souhaiteriez pouvoir travailler avec leurs données dans Access. Ou bien encore, vous utilisez plusieurs sources de données et avez besoin d un «point de collecte» où rassembler vos données en vue de les analyser plus avant. Access facilite l importation de données, ou la liaison de données, à partir d autres programmes. Vous pouvez importer des données provenant d une feuille de calcul Excel, d une table appartenant à une autre base de données Access, d une liste SharePoint ou de tout un éventail d autres sources. Le processus varie légèrement en fonction de la source choisie, mais les instructions ci-dessous faciliteront la mise en route : 1. Sous l onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier à partir duquel vous effectuez l importation. Par exemple, si vous importez des données d une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si le type du programme n est pas affiché, cliquez sur Plus. REMARQUE Si le type de format adéquat n apparaît pas dans le groupe Importer et lier, il vous faudra peut-être démarrer le programme dans lequel les données ont été créées, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier texte délimité, par exemple) avant de les importer dans Access. 2. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au fichier de données source ou tapez le chemin d accès complet de ce fichier dans la zone Nom fichier. 3. Cliquez sur l option de votre choix sous Spécifiez le mode et l emplacement de stockage des données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table en utilisant les données importées, ajouter les données à une table existante ou créer une table attachée qui conserve un lien avec la source de données. 4. Enfin, cliquez sur OK. Selon le choix effectué, la boîte de dialogue Lier des objets ou Importer des objets s ouvre. 5. Utilisez la boîte de dialogue pour terminer le processus. La procédure exacte dépend de l option d importation ou de liaison choisie. 6. Dans la dernière page de l Assistant, cliquez sur Terminer.

8 Si vous avez choisi l importation, Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l opération d importation que vous venez d effectuer. 7. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Enregistrer les étapes d importation, puis entrez les détails. Vous pouvez ensuite facilement reproduire l opération d importation en cliquant successivement sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l onglet Données externes, sur la spécification d importation, puis sur Exécuter. 8. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l opération, cliquez sur Fermer. Access importe les données dans une nouvelle table, qu il affiche ensuite sous Tables dans le volet de navigation. REQUETES Lorsque vous souhaitez examiner, ajouter, modifier ou supprimer des données de votre base de données, utilisez une requête. Vue d ensemble Une requête vise à obtenir des résultats de données, à effectuer une action sur des données, ou les deux à la fois. Vous pouvez utiliser une requête dans le but d obtenir une réponse à une question simple, d effectuer des calculs, de combiner les données de différentes tables, ou encore d ajouter, modifier ou supprimer des données de table. Les requêtes que vous utilisez pour extraire les données d une table ou pour effectuer des calculs sont appelées requêtes Sélection. Les requêtes qui ajoutent, modifient ou suppriment des données sont appelées requêtes Action. Vous pouvez également utiliser une requête pour fournir des données à un formulaire ou un état. Dans une base de données bien conçue, les données que vous souhaitez présenter dans un formulaire ou un état résident souvent dans plusieurs tables différentes. Par le biais d une requête, vous pouvez assembler les données à utiliser avant de concevoir votre formulaire ou votre état. Ouvrir une requête existante Pour ouvrir un objet de base de données, y compris une requête, vous pouvez double-cliquer sur l objet dans le volet de navigation. Examiner un sous-ensemble de données dans une table Vous pouvez parfois souhaiter passer en revue l ensemble des données d une table, tout comme vous pouvez parfois juger bon d examiner uniquement les données de certains champs, qu ils répondent ou non à certains critères. Pour passer en revue certaines des données d une table, utilisez une requête. Supposons que vous souhaitiez examiner une liste de produits et leurs prix. Vous pouvez créer une requête qui renvoie des informations sur les produits et leurs prix en procédant comme suit : 1. Ouvrez la base de données 2. Sous l onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.

9 3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l onglet Tables, double-cliquez sur Produits. 4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. 5. Dans la table Produits, double-cliquez sur Nom du produit et Afficher la liste des prix pour ajouter ces champs à la grille de création de requête. 6. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête s exécute et affiche une liste de produits avec leurs prix. Examiner des données issues de plusieurs tables à la fois Les tables d une base de données bien conçue entretiennent des relations logiques. Ces relations existent en fonction des champs que les tables ont en commun. Pour examiner les données de tables liées, vous devez utiliser une requête sélection. Supposons que vous souhaitez examiner les commandes des clients résidant dans une ville déterminée. Les données sur les commandes et les données sur les clients sont stockées dans deux tables d une même base de données. Chaque table comporte un champ Réf client, qui forme la base d une relation un-à-plusieurs entre les deux tables. Vous pouvez créer une requête qui renvoie les commandes des clients d une ville déterminée (p.ex., Orléans) en procédant comme suit : 1. Ouvrez la base de données 2. Sous l onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l onglet Tables, double-cliquez sur Clients et Commandes. 4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. Notez la présence d une ligne, appelée jointure, qui relie le champ ID de la table Clients et le champ Réf client de la table Commandes. Cette ligne indique la relation entre les deux tables. 5. Dans la table Clients, double-cliquez sur Société et sur Ville pour ajouter ces champs à la grille de création de requête. 6. Dans la grille de création de requête, dans la colonne Ville, désactivez la case à cocher de la ligne Afficher. 7. Sur la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Orléans. En désactivant la case à cocher Afficher, vous empêchez la requête d afficher la ville dans les résultats ; en tapant Orléans sur la ligne Critères, vous indiquez votre souhait d afficher uniquement les enregistrements dont le champ Ville a la valeur Orléans. Dans ce cas, la requête renvoie uniquement les clients résidant à Orléans Société L et Société AA. Notez qu il n est pas nécessaire d afficher un champ pour l utiliser avec un critère. 8. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf commande et sur Date de commande pour ajouter ces champs aux deux colonnes suivantes de la grille de création de requête. 9. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête s exécute et affiche la liste des commandes des clients d Orléans. 10. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête. La boîte de dialogue Enregistrer sous s affiche.

10 11. Dans la zone Nom de la requête, tapez Commandes par ville, puis cliquez sur OK. Poser des questions légèrement différentes en utilisant les paramètres d une requête Vous pouvez parfois être amené à exécuter une requête légèrement différente d une requête existante. Vous pouvez modifier la requête d origine en vue d utiliser de nouveaux critères, mais si vous envisagez d exécuter régulièrement des variantes d une requête déterminée, utilisez plutôt une requête Paramètre. Lorsque vous exécutez une requête de ce type, vous êtes invité à spécifier la valeur des champs qu elle utilise pour créer les critères de votre requête. Dans l exemple précédent, vous avez créé une requête qui renvoyait les commandes des clients résidant à Orléans. Vous pouvez modifier cette requête de façon à spécifier la ville à chaque exécution de la requête en procédant comme suit : 1. Ouvrez la base de données 2. Cliquez sur la barre de redimensionnement pour afficher le volet de navigation. REMARQUE Cette étape n est pas nécessaire si le volet de navigation est affiché. 3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête nommée Commandes par ville (que vous avez créée dans la section précédente), puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel. 4. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères de la colonne Ville, supprimez Orléans et tapez [Pour quelle ville?]. La chaîne [Pour quelle ville?] est votre invite de paramètre. Les crochets indiquent que vous souhaitez que la requête invite l utilisateur à fournir une entrée et le texte (dans le cas présent, Pour quelle ville? ) est la question affichée par l invite de paramètre. REMARQUE Vous ne pouvez utiliser ni un point (.) ni un point d exclamation (!) comme texte dans une invite de paramètre. 5. Activez la case à cocher sur la ligne Afficher de la colonne Ville pour que les résultats de la requête affichent la ville. 6. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête vous invite à entrer une valeur pour la ville. 7. Tapez New York, puis appuyez sur Entrée. La requête s exécute et affiche les commandes des clients de New York. Mais que se passe-t-il si vous ne savez pas quelles valeurs spécifier? Vous pouvez intégrer des caractères génériques à l invite pour que votre paramètre soit moins rigide : 8. Sous l onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création. 9. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Comme [Pour quelle ville?]&"*". Dans cette invite de paramètre, le mot clé Comme, le «et» commercial (&) et l astérisque (*) entre guillemets permettent à l utilisateur de taper une combinaison de caractères, y compris des caractères génériques, pour renvoyer divers résultats. Par exemple, si

11 l utilisateur tape *, la requête renvoie toutes les villes ; si l utilisateur tape L, la requête renvoie toutes les villes dont le nom commence par la lettre «L» ; et si l utilisateur tape *s*, la requête renvoie toutes les villes dont le nom contient la lettre «s». 10. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. À l invite de requête, tapez Nouveau, puis appuyez sur Entrée. 11. La requête s exécute, puis affiche les commandes des clients de New York. Spécifier le type de données des paramètres Vous pouvez également spécifier le type de données qu un paramètre doit accepter. Vous pouvez définir le type de données de n importe quel paramètre, mais il est particulièrement important de le définir pour les données de type numérique, monnaie ou date/heure. Lorsque vous spécifiez le type de données qu un paramètre doit accepter, les utilisateurs reçoivent un message d erreur plus utile dans l hypothèse où ils entrent un type de données incorrect (par exemple, du texte alors qu une monnaie était attendue). REMARQUE Si un paramètre est défini de façon à accepter des données de type texte, toute entrée est interprétée comme étant du texte et aucun message d erreur ne s affiche. Pour spécifier le type de données pour les paramètres dans une requête, procédez comme suit : 1. Après avoir ouvert la requête en mode Création, sous l onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Paramètres. 2. Dans la boîte de dialogue Paramètres de la requête, dans la colonne Paramètre, tapez l invite de chaque paramètre dont vous souhaitez spécifier le type de données. Assurez-vous que chaque paramètre correspond à l invite que vous utilisez sur la ligne Critères de la grille de création de requête. 3. Dans la colonne Type de données, sélectionnez le type de données de chaque paramètre. Effectuer des calculs à partir de vos données La plupart du temps, les valeurs calculées à partir de données issues d une même base de données ne sont pas stockées dans des tables. Ainsi, les sous-totaux des produits ne sont pas stockés dans la table Détails commande de la base de données Northwind 2007, car le soustotal d un produit donné est calculé à partir des données stockées dans les champs Quantité, Prix unitaire et Remise de la table Détails commande. Dans certains cas, les valeurs calculées peuvent devenir obsolètes, car les valeurs sur lesquelles elles reposent évoluent. Par exemple, il n y aurait aucun intérêt à stocker l âge d une personne dans une table, car il faudrait mettre à jour cette valeur chaque année ; la solution consiste plutôt à stocker la date de naissance de la personne et d utiliser une expression dans une requête pour calculer l âge de la personne. Pour créer une requête qui calcule les sous-totaux des produits à partir des données de la table Détails commande, procédez comme suit. 1. Ouvrez la base de données Northwind configurée précédemment à l aide de ces étapes. 2. Sous l onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l onglet Tables, double-cliquez sur Détails commande. 4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

12 5. Dans la table Détails commande, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ à la première colonne de la grille de création de requête. 6. Dans la deuxième colonne de la grille, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. 7. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les éléments suivants : Sous-total: ([Quantité]*[Prix unitaire])-([quantité]*[prix unitaire]*[remise]) Cliquez sur OK. Ceci correspond au champ calculé. Le champ calculé multiplie la quantité de chaque produit par leur prix unitaire respectif, multiplie la quantité de chaque produit par le prix unitaire et la remise correspondante, puis retranche la remise totale du prix unitaire total. 8. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête s exécute et affiche une liste ordonnée de produits et de sous-totaux. 9. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête, puis nommez-la Sous-totaux des produits. Examiner des données synthétisées ou agrégées Lorsque vous enregistrez des transactions ou stockez régulièrement des données récurrentes dans une table, il est commode de pouvoir consulter ces données sous forme d agrégats, par exemple des sommes ou des moyennes. Accès vous permet de passer en revue des données agrégées simples dans n importe quelle de feuille de données en ajoutant une ligne Total. Une ligne Total est une ligne située au bas de la feuille de données qui peut afficher un total cumulé ou autre valeur d agrégation. REMARQUE Vous ne pouvez pas ajouter de ligne Total à la feuille de données d une requête sur le Web. Vous pouvez ajouter une ligne Total à la requête Sous-totaux des produits que vous avez créée dans l exemple précédent en procédant comme suit : 1. Exécutez la requête Sous-totaux des produits et laissez les résultats ouverts en mode Feuille de données. 2. Sous l onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux. Une nouvelle ligne apparaît au bas de la feuille de données, avec le mot Total dans la première colonne. 3. Cliquez sur la cellule de la dernière ligne de la feuille de données nommée Total. Notez qu une flèche apparaît dans la cellule. 4. Cliquez sur cette flèche pour afficher les fonctions d agrégation disponibles. Dans la mesure où la colonne contient des données de type texte, vous ne disposez que de deux choix : Aucune et Compte. 5. Sélectionnez Compte.

13 Le contenu de la cellule change, passant de Total au nombre de valeurs contenues dans la colonne. 6. Cliquez sur la cellule adjacente (la deuxième colonne). Notez qu une flèche apparaît dans la cellule. 7. Cliquez sur la flèche, puis sur Somme. Le champ affiche la somme des valeurs de la colonne. 8. Laissez la requête ouverte en mode Feuille de données. Créer une requête totaux pour des synthèses plus complexes La ligne Total d une feuille de données est très utile, mais pour des questions plus complexes, vous pouvez utiliser une requête Totaux. Une requête Totaux est une requête sélection qui permet de regrouper et de synthétiser des données. Par exemple, supposons que vous voulez afficher le total des ventes par produit. Dans une requête Totaux, vous pouvez utiliser Somme, une fonction d agrégation, pour afficher les ventes totales par produit. REMARQUE Vous ne pouvez pas utiliser de fonction d agrégation dans une requête sur le Web. Pour modifier la requête Sous-totaux des produits pour obtenir une synthèse des sous-totaux des produits par produit, procédez comme suit. 1. Sous l onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création. La requête Sous-totaux des produits s ouvre en mode Création. 2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux. La ligne Totaux est affichée dans la grille de création de requête. REMARQUE Bien qu elles portent des noms similaires, la ligne Totaux de la grille de création et la ligne Total d une feuille de données ne sont pas identiques : Vous pouvez effectuer un regroupement par valeurs de champ en utilisant la ligne Totaux de la grille de création. Vous pouvez ajouter une ligne Total de feuille de données aux résultats d une requête Totaux. Lorsque vous utilisez la ligne Totaux de la grille de création, vous devez choisir une fonction d agrégation pour chaque champ. Si vous ne souhaitez pas effectuer de calcul au niveau d un champ, vous pouvez effectuer un regroupement en fonction de ce champ. 3. Dans la deuxième colonne de la grille de création, sur la ligne Total, sélectionnez Somme dans la liste déroulante. 4. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête s exécute et affiche une liste de produits avec des sous-totaux.

14 5. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête. Laissez la requête ouverte. Créer une requête Analyse croisée pour ajouter un autre niveau de regroupement Supposons à présent que vous voulez examiner les sous-totaux des produits tout en effectuant un regroupement par mois, de sorte que chaque ligne présente les sous-totaux d un produit et que chaque colonne présente les sous-totaux des produits pour un mois donné. Pour afficher les sous-totaux d un produit et présenter les sous-totaux des produits pour un mois donné, utilisez une requête Analyse croisée. REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Analyse croisée. Vous pouvez à nouveau modifier la requête Sous-totaux des produits afin que celle-ci renvoie des lignes de sous-totaux de produits et des colonnes de sous-totaux mensuels. 1. Sous l onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création. 2. Dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur Afficher la table. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes, puis cliquez sur Fermer. 4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée. Dans la grille de création, la ligne Afficher est masquée et la ligne Analyse croisée est affichée. 5. Dans la troisième colonne de la grille de création, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. La zone Zoom s ouvre. 6. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les éléments suivants : Mois : "Month " & DatePart("m", [Date de commande]) 7. Cliquez sur OK. 8. Sur la ligne Analyse croisée, sélectionnez les valeurs suivantes dans la liste déroulante : En-tête de ligne pour la première colonne, Valeur pour la deuxième et En-tête de colonne pour la troisième. 9. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête s exécute et affiche des sous-totaux de produit, agrégés par mois. 10. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête. Créer une table à partir de données issues d autres tables Vous pouvez utiliser une requête Création de table pour créer une table à partir de données stockées dans d autres tables. REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Création de table. Supposons, par exemple, que vous voulez envoyer des données sur les commandes de Chicago à un partenaire commercial basé à Chicago, qui se sert d Access pour préparer ses états. Au lieu

15 d envoyer les données de commande, vous souhaitez limiter les données que vous envoyez aux données spécifiques aux commandes de Chicago. Vous pouvez créer une requête sélection contenant les données des commandes de Chicago et utiliser ensuite cette requête sélection pour créer la nouvelle table. Pour ce faire, procédez comme suit : 1. Ouvrez la base de données. 2. Pour exécuter une requête Création de table, vous devrez peut-être activer le contenu de la base de données à l aide de la barre des messages, qui apparaît sous le Ruban si la base de données n est pas approuvé lorsque vous l ouvrez. Montrer comment activer la base de données REMARQUE Si votre base de données se trouve dans un emplacement approuvé, la barre des messages ne s affiche pas et il n est pas nécessaire d activer le contenu. 3. Fermez le formulaire Boîte de dialogue de connexion. 4. Sous l onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 5. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Détails commande et sur Commandes. 6. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. 7. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf client et sur Ville d expédition pour ajouter ces champs à la grille de création. 8. Dans la table Détails commande, double-cliquez successivement sur Réf commande, Réf produit, Quantité, Prix unitaire et Remise pour ajouter ces champs à la grille de création. 9. Dans la colonne Ville d expédition de la grille de création, désactivez la case à cocher au niveau de la ligne Afficher. Sur la ligne Critères, tapez Chicago (incluez les guillemets simples). Vérifiez les résultats de la requête avant de les utiliser pour créer la table. 10. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. 11. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête. La boîte de dialogue Enregistrer sous s affiche. 12. Dans la zone Nom de la requête, tapez Requête sur les commandes de Chicago, puis cliquez sur OK. 13. Sous l onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création. 14. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Création de table. La boîte de dialogue Création de table s affiche. 15. Dans la boîte de dialogue Création de table, dans la zone Nom de la table, tapez Commandes Chicago, puis cliquez sur OK. 16. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. 17. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour confirmer. La nouvelle table est créée et apparaît dans le volet de navigation. REMARQUE Si une table portant le nom que vous avez spécifié existe déjà, cette table est supprimée avant l exécution de la requête.

16 18. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La table Commandes Chicago existant déjà, une boîte de dialogue d avertissement s affiche à l écran. 19. Cliquez sur Non pour annuler l action et fermer la boîte de dialogue. Ajouter à une table des données issues d autres tables Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour extraire les données d une ou plusieurs tables et ajouter ces données à une autre table. REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Ajout. Supposons que vous avez créé une table à partager avec un partenaire commercial de Chicago. Or, vous réalisez que le partenaire travaille aussi avec des clients de la région de Milwaukee. Vous souhaitez ajouter des lignes à la table pour intégrer les données de la région de Milwaukee avant de partager la table avec votre partenaire. Vous pouvez ajouter les données de la région de Milwaukee à la table Commandes Chicago que vous avez créée en procédant comme suit : 1. Ouvrez la requête nommée «Requête Commandes Chicago» en mode Création. 2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout. La boîte de dialogue Ajout s ouvre. 3. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur la flèche située dans la zone Nom de la table, puis sélectionnez Commandes Chicago dans la liste déroulante. 4. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Ajout se ferme. Dans la grille de création, la ligne Afficher disparaît, tandis que la ligne Ajouter à apparaît. 5. Dans la grille de création, sur la ligne Critères de la colonne Ville d expédition, supprimez Chicago et tapez Milwaukee. 6. Sur la ligne Ajouter à, sélectionnez le champ approprié pour chaque colonne. Dans cet exemple, les valeurs de la ligne Ajouter à doivent en principe correspondre aux valeurs de la ligne Champ, sans toutefois que cela conditionne le bon fonctionnement des requêtes Ajout. 7. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. Modifier des données de façon automatisée Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour modifier les données de vos tables. De même, ces requêtes vous permettent d entrer des critères de façon à spécifier les lignes qui doivent être mises à jour. Enfin, une requête Mise à jour offre la possibilité d examiner les données mises à jour avant de procéder à la mise à jour proprement dite. IMPORTANT Une requête Action ne peut pas être annulée. Vous avez donc tout intérêt à effectuer une sauvegarde des tables que vous vous apprêtez à mettre à jour au moyen d une requête Mise à jour.

17 REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Mise à jour. Dans l exemple précédent, vous avez ajouté des lignes à la table Commandes Chicago. Dans cette même table, le champ Réf produit indique la référence numérique des produits. Pour des données plus exploitables dans les états, vous pouvez remplacer les références produit par des noms de produits. Pour remplacer cela, vous devez d abord modifier le type de données du champ Réf produit de la table Commandes Chicago (de Numérique à Texte), de telle sorte que le champ Réf produit puisse accepter des noms de produits. Vous pouvez mettre à jour les valeurs de la table Commandes Chicago en procédant comme suit : 1. Ouvrez la table Commandes Chicago en mode Création. 2. Sur la ligne Réf produit, modifiez le type de données en le faisant passer de Numérique à Texte. 3. Enregistrez et fermez la table Commandes Chicago. 4. Sous l onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 5. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago et sur Produits. 6. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. 7. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour. Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Mise à jour apparaît. 8. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ à la grille de création. 9. Dans la grille de création, sur la ligne Mise à jour de la colonne Réf produit, tapez ou collez l expression suivante : [Produits].[Nom du produit] CONSEIL Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour supprimer des valeurs de champs à l aide d une chaîne vide ("") ou NULL sur la ligne Mise à jour. 10. Sur la ligne Critères, tapez ou collez l expression suivante : [Réf produit] Comme ([Produits].[ID]) Le mot clé Comme est nécessaire car les champs que vous comparez contiennent différents types de données (Réf produit représente des données de texte, ID représente des données numériques). 11. Vous pouvez identifier les valeurs qui seront modifiées par une requête Mise à jour en affichant celle-ci en mode Feuille de données. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de données. La requête renvoie la liste des références produit qui seront mises à jour. 12. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

18 Après avoir ouvert la table Commandes Chicago, vous pourrez constater que les valeurs numériques du champ Réf produit ont été remplacées par les noms de produits de la table Produits. Supprimer des données de façon automatisée Vous pouvez utiliser une requête Suppression pour supprimer des données dans vos tables. De même, ces requêtes vous permettent d entrer des critères afin de spécifier les lignes qui doivent être supprimées. Enfin, une requête Suppression offre la possibilité d identifier les lignes qui seront supprimées avant de procéder à la suppression proprement dite. REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Suppression. Supposons que vous vous apprêtez à envoyer la table Commandes Chicago (mise à jour dans l exemple précédent) à votre partenaire commercial de Chicago et notez que certaines lignes contiennent un nombre de champs vides. Vous souhaitez supprimer ces lignes contenant des champs vides avant d envoyer de table. Vous pourriez simplement ouvrir la table et supprimer manuellement les lignes, mais il peut s avérer utile d utiliser une requête Suppression si le nombre de lignes à supprimer est conséquent et que vous avez des critères clairs selon lesquels les lignes doivent être supprimées. Vous pouvez utiliser une requête pour supprimer des lignes de la table Commandes Chicago dont le champ Réf commande n a pas de valeur. Pour ce faire, procédez comme suit : 1. Sous l onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago. 3. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. 4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Suppression. Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Supprimer apparaît. 5. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Réf commande pour l ajouter à la grille. 6. Dans la grille de création, sur la ligne Critères de la colonne Réf commande, tapez Est Null. 7. Sous l onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. FORMULAIRES Un formulaire est un objet de base de données que vous pouvez utiliser pour créer l interface utilisateur d une application de base de données. Un formulaire «lié» est un formulaire connecté directement à une source de données telle qu une table ou une requête. Il peut servir à entrer, modifier ou afficher des données à partir de cette source de données. Vous pouvez également créer un formulaire «indépendant» qui ne se connecte pas directement à une source de données, mais qui contient néanmoins des boutons de commande, des étiquettes et autres contrôles dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre application. Cet article traite principalement des formulaires liés. Les formulaires liés vous permettent de contrôler l accès aux données en n affichant, par exemple, que certains champs ou lignes de données. Par exemple, il est possible que certains utilisateurs n aient besoin d afficher que certains champs d une table constituée d une multitude de champs. Si vous leur proposez un formulaire qui ne contient que ces champs, il leur sera plus facile d utiliser la base de données.

19 Vous pouvez également ajouter des boutons de commande et d autres fonctionnalités à un formulaire afin d automatiser les opérations fréquemment effectuées. Les formulaires liés peuvent être comparés à des fenêtres à travers lesquelles les personnes voient et accèdent à votre base de données. Un formulaire efficace permet d accélérer l utilisation d une base de données dans la mesure où les utilisateurs n ont pas besoin de rechercher les éléments dont ils ont besoin. Un formulaire d aspect agréable améliore non seulement la convivialité et l efficacité de la base de données, mais il permet également d éviter la saisie de données incorrectes. Créer un formulaire à l aide de l outil Formulaire L outil Formulaire permet de créer facilement et rapidement un formulaire. Lorsque vous utilisez cet outil, tous les champs de la source de données sous-jacente sont placés dans le formulaire. Vous pouvez commencer à utiliser le nouveau formulaire immédiatement, ou le modifier en mode Page ou Création pour l adapter à vos besoins. Utiliser l outil Formulaire pour créer un formulaire 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. 2. Sous l onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire. Access crée le formulaire et l affiche en mode Page. Ce mode vous permet d apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire. Si Access trouve une table qui a une relation un-à-plusieurs avec la table ou la requête qui a servi à la création du formulaire, Access ajoute au formulaire une feuille de données basée sur la table ou la requête associée. Par exemple, si vous créez un formulaire standard à partir de la table Employés et qu une relation un-à-plusieurs est définie entre la table Employés et la table Commandes, la feuille de données affiche tous les enregistrements de la table Commandes se rapportant à l enregistrement Employé actif. Vous pouvez supprimer la feuille de données du formulaire si vous jugez ne pas en avoir besoin. S il existe plusieurs tables liées par une relation un-à-plusieurs à la table qui a servi à créer le formulaire, Access n ajoute pas de feuille de données au formulaire. Créer un formulaire double affichage à l aide de l outil Formulaire double affichage REMARQUE Vous pouvez ajouter un formulaire double affichage à une base de données Web, mais vous ne pouvez pas exécuter le formulaire à moins d ouvrir la base de données Web à l aide d Access (en d autres termes, il ne s exécutera pas dans un navigateur Web). Le formulaire double affichage offre deux affichages simultanés des données : un affichage Formulaire et un affichage Feuille de données. Un formulaire double affichage diffère d une combinaison formulaire/sous-formulaire, dans le sens où les deux affichages sont rattachés à la même source de données et sont toujours synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez un champ dans une partie du formulaire, le même champ est sélectionné dans l autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des données dans chacune des parties (à condition que la source d enregistrement soit modifiable et que vous n ayez pas configuré le formulaire de façon à empêcher ces opérations).

20 L utilisation de formulaires double affichage offre les avantages des deux genres de formulaires dans un seul et même formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser la partie feuille de données du formulaire pour retrouver rapidement un enregistrement et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier l enregistrement. Pour créer un formulaire double affichage à l aide de l outil Formulaire double affichage : 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous pouvez également ouvrir la table ou la requête en mode Feuille de données. 2. Sous l onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire double affichage. Access crée le formulaire et l affiche en mode Page. Ce mode vous permet d apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire. Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l aide de l outil Plusieurs éléments Lorsque vous créez un formulaire à l aide de l outil Formulaire, le formulaire créé par Access affiche un seul enregistrement à la fois. Si vous avez besoin d un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements tout en offrant davantage de possibilités en termes de personnalisation qu une feuille de données, vous pouvez utiliser l outil Plusieurs éléments. 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. 2. Sous l onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Plusieurs éléments. Access crée le formulaire et l affiche en mode Page. Ce mode vous permet d apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez adapter la taille des zones de texte en fonction des données à afficher. Lorsque vous utilisez l outil Plusieurs éléments, le formulaire créé par Access ressemble à une feuille de données. Les données sont disposées dans des lignes et des colonnes, et vous voyez plusieurs enregistrements à la fois. Toutefois, un formulaire Plusieurs éléments offre davantage d options de personnalisation qu une feuille de données, avec notamment la possibilité d ajouter des éléments graphiques, des boutons et d autres contrôles. Créer un formulaire à l aide de l Assistant Formulaire Pour être plus sélectif quant aux champs à faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez utiliser l Assistant Formulaire à la place des divers outils de création de formulaires mentionnés précédemment. Vous pouvez également définir la façon dont les données sont regroupées et triées, et vous pouvez utiliser les champs de plusieurs tables ou requêtes, à condition d avoir préalablement spécifié les relations entre les tables et les requêtes. Pour plus d informations sur la façon de créer des relations, voir les liens mentionnés dans la section Voir aussi de cet article. 1. Sous l onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Assistant Formulaire. 2. Suivez les instructions fournies dans les pages de l Assistant Formulaire. REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables ou requêtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur Terminer après avoir sélectionné les